• Tidak ada hasil yang ditemukan

Perencanaan Alur Kerja dan Arsitektur Informasi Menggunakan Metode Business Systems Planning

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2021

Membagikan "Perencanaan Alur Kerja dan Arsitektur Informasi Menggunakan Metode Business Systems Planning"

Copied!
22
0
0

Teks penuh

(1)

Muhammad Rozahi Istambul STMIK Jabar

Abstract

Activities inside a company, institution or organization represents its business processes in order to achieve desired goals of the organization. The business processes needs to be supported by workflow to guarantee that the direction of business process will be suitable with the initial purpose. Therefore, a workflow needs to be established in developing appropriate work structure and in decreasing any overlaps. One of the factors that causes ineffectiveness and inefficiency in managing business processes is a not-well-formulated initial planning or workflow.

A method to establish the workflow is required to solve the problem as described above. One method that is commonly used to resolve the problem is the Business Systems Planning (BSP) method. The method was used to analyze business processes performed in STMIK JABAR, the research location. At STMIK JABAR, the researcher has developed an information architecture that manifests business processes and identify workflows.

The basic concept of BSP is staging every activities starting from business process definition, process grouping, business process data support determination, data class development, data flow and information architecture description.

The information architecture scheme is used to assess the need of data in subsystem development stage, where data that are formed in the information architecture can be used simultaneously. In short, an information architecture is a picture representation of immense data resources. It is a “blue print” in the information system that can be developed further in the operating system.

Keywords: Business system planning, Information architecture, Data flow

1. Pendahuluan

Aktivitas pendidikan memerlukan suatu proses kegiatan berkesinambungan yang harus didukung oleh setiap unit atau bagian yang terkait dalam suatu perguruan tinggi. Hal ini perlu di dukung dengan tatanan struktur kerja pada organisasi yang sangat berperan dalam menentukan arah dari tujuan pendidikan tersebut. Namun hasil yang dicapai Perguruan Tinggi XYZ hingga saat ini belum optimal, dikarenakan alur kerja dari proses bisnis yang dijalankan hingga saat ini belum maksimal. Beberapa hal utama yang

(2)

teridentifikasi penyebabnya adalah kurangnya: perencanaan awal, persiapan material, dan dukungan penuh dari seluruh perangkat sumber daya yang ada terhadap proses bisnis yang akan dijalankan.

Pekerjaan yang ada di Perguruan Tinggi XYZ sering muncul mendadak tanpa perencanaan awal, mengakibatkan banyaknya bagian proses kerja yang berbenturan satu sama lain, seperti pengaruh pola kebijakan pemerintah, perampingan salah satu atau beberapa bagian organisasi yang menuntut perubahan tatanan kerja berkaitan dengan prosedurnya. Kondisi ini menyebabkan proses bisnis menjadi kurang baik dalam pelaksanaannya dan tidak terintegrasi dengan baik pengelolaan datanya.

Salah satu pemecahan yang dapat digunakan dalam merancang ulang sistem kerja tersebut adalah perencanaan sistem bisnis atau disingkat BSP (Business Systems Planning). BSP ini mampu mengidentifikasi, menganalisis, dan merancang atau mendesain proses bisnis yang ada dalam suatu organisasi, instansi atau lembaga pendidikan.

2. Rumusan Masalah

Strategi yang baik tanpa perencanaan penataan struktur kerja yang efektif tidak akan mungkin berhasil, sehingga pemilihan strategi sistem kerja itu sendiri dibatasi oleh kemampuan untuk mengubah penggunaan sumber daya di masa lalu, perubahan struktur organisasi, perubahan kebijakan, dan sistem administrasi.

Adapun rumusan masalah yang dijadikan dasar pengembangan perencanaan penataan struktur kerja tersebut, perlu dilaksanakan dengan menentukan

(1) proses bisnis yang terjadi di bidang akademik dan keuangan; (2) kelas data pada bidang akademik dan keuangan;

(3) arsitektur informasi tentang keterkaitan data antara bidang akademik dan keuangan.

3. Tujuan

Penataan struktur kerja yang baru perlu ditetapkan dalam rangka mencapai tujuan umum pendidikan di Perguruan Tinggi XYZ, dengan demikian tujuan dari penelitian ini adalah

(1) Merancang ulang struktur kerja untuk mencapai sasaran bisnis yang diharapkan dengan melakukan pendefinisian dan penganalisisan kembali proses bisnis.

(2) Merancang sistem informasi manajemen berdasarkan hasil perancangan ulang struktur kerja

Hasil perancangan arsitektur informasi ini dapat menggambarkan sasaran bisnis dari visi dan misi Perguruan Tinggi XYZ dengan mengimplementasikannya pada tatanan struktur kerja bidang akademik dan keuangan. Di samping itu pula dapat memberikan gambaran tentang arsitektur informasi yang dihasilkan sebagai data dasar untuk mengembangkan rancangan sistem informasi berikutnya. Hasil akhir yang

(3)

diperoleh dapat juga sebagai bahan pendukung evaluasi bagi para pengambil keputusan dalam meninjau kembali semua pekerjaan yang telah ditetapkan sebelumnya.

4. Metodologi

Untuk menerapkan strategi implementasi dalam penganalisisan sistem bisnis tersebut, diperlukan suatu metodologi. Dalam hal ini menggunakan pendekatan business systems planning (BSP). Berdasarkan pendekatan ini, maka sistem secara keseluruhan diidentifikasi lalu diimplementasikan kedalam bagian-bagian atau kelompok prosedur yang disesuaikan dengan prioritas arah bisnis yang diharapkan.

Adapun tahapan metodologi yang akan dilakukan dengan menggunakan pendekatan BSP tersebut, yaitu :

(1) mengidentifikasi sasaran bisnis; (2) menentukan proses bisnis; (3) menentukan data pendukung; (4) membentuk kelompok proses; (5) menentukan organisasi bisnis; (6) membentuk kelas data;

(7) membentuk arsitektur informasi.

Mengingat waktu yang terbatas dan besarnya ruang lingkup dari struktur kerja pada bidang akademik dan keuangan di Perguruan Tinggi XYZ, maka tahapan metodologi hanya dilakukan hingga perancangan arsitektur informasi.

5. Perencanaan Alur Kerja

Pada saat organisasi dijalankan maka dibutuhkan adanya aktifitas sesuai alur kerja yang direncanakan. Sedangkan aktivitas pada dasarnya melakukan suatu kegiatan berdasarkan informasi yang masuk dan persepsi yang dimiliki tentang informasi tersebut, karena itu aktivitas merupakan fungsi dari sistem informasi. Sehingga, jika perencanaan alur kerja telah diterima oleh pemakai sistem informasi maka alur kerja akan menjadi pedoman bagaimana fungsi sistem informasi tersebut harus dioperasikan. Suatu organisasi yang baik tentu akan menghasilkan produk yang baik pula sesuai dengan misi dan tujuan yang telah direncanakan sebelumnya. Perencanaan ini menuntut peran aktif seluruh tingkatan elemen dalam organisasi agar dapat menjalankan semua sistem prosedur sesuai dengan misi dan tujuan organisasi tersebut. Implikasi dari diterapkannya suatu perencanaan sistem prosedur agar dapat ditata struktur kerja yang baik, sehingga menghasilkan proses yang efektif dan efisien.

(4)

Proses perencanaan akan meningkat secara signifikan dengan adanya komunikasi antara manajemen bisnis dengan sistem informasi. Manajemen bisnis akan menghasilkan pemahaman yang baik mengenai sistem yang ada saat ini dan sangat baik dalam mengidentifikasi resiko dan peluang. Sedang sistem informasi akan memahami arah dari bisnis dan bagaimana teknologi dapat membantu manajemen bisnis dalam mencapai tujuan perusahaan .

6. Business Systems Planning

Business Systems Planning (BSP) merupakan suatu metodologi atau

pendekatan terstruktur. Fokus utama metodologi BSP adalah bagaimana sistem informasi menjadi terstruktur, terintegrasi dan diimplementasikan dalam jangka waktu yang cukup lama. Adapun konsep dasar dari BSP dihubungkan dengan tujuan jangka panjang dari sistem informasi (SI) pada suatu organisasi, yaitu :

(1) Sistem informasi harus didukung oleh tujuan dan sasaran bisnis. (2) Strategi Sistem informasi harus dikenal pada semua tingkatan

manajemen.

(3) Sistem informasi harus konsisten menyediakan informasi pada setiap lapisan organisasi.

(4) Sistem informasi harus dapat bertahan pada setiap perubahan manajemen.

(5) Strategi sistem informasi harus diimplementasikan pada setiap subsistem yang digambarkan dalam arsitektur informasi.

Kunci sukses dalam suatu perencanaan, pengembangan dan implementasi pada arsitektur informasi yaitu dukungan yang efektif dari tujuan bisnis, seperti :

(1) perencanaan dari “atas ke bawah” dengan implementasi dari “bawah ke atas”;

(2) mengatur data sebagai sumber daya perusahaan; (3) berorientasi terhadap seluruh proses bisnis; (4) penggunaan metodologi secara menyeluruh.

(5)

Gambar 1. Analisis dari “atas ke bawah” dan implementasi dari “bawah ke atas”

Metodologi BSP terdiri atas beberapa tahap pertimbangan dalam penerapannya, seperti terlihat pada gambar 2 berikut :

langkah 1 langkah 2 Menentukan Menentukan Tujuan Proses Bisnis Bisnis langkah 3 langkah 4 Menentukan Menentukan Kelas Arsitektur Data Informasi

(6)

7. Siklus Hidup

Metodologi siklus hidup akan digunakan dengan cara menguraikan lebih lanjut langkah-langkah awal hingga akhir dari proses bisnis yang dilakukan, seperti dimulai dari proses survei pasar hingga proses merencanakan kegiatan kurikulum. Masing-masing proses tersebut merupakan tingkatan perencanaan pada siklus hidup proses produk dan pelayanan, kemudian akan dilanjutkan dengan menguraikan pada proses-proses pada tingkatan pengelolaan, pemeliharaan, dan penghapusan. Seperti dijelaskan pada tabel 1. berikut.

Tabel 1. Tingkatan siklus hidup proses produk dan pelayanan

Perencanaan Pengelolaan Pemeliharaan Penghapusan

Survei pasar Analisis trend

kebutuhan masyarakat Perencanaan bisnis Desain dan pengembangan kurikulum berbasis kompetensi 1 Pemantauan kurikulum 2 Pengendalian kurikulum berbasis kompetensi Penerapan kurikulum pada setiap program studi Penerimaan calon mahasiswa 1 Daftar ulang mahasiswa 2 Penempatan kelas 3 Penjadwalan kuliah Evaluasi hasil pembelajaran mahasiswa setiap semester dan batas akhir studi atau jenjang akademik Alumni Penerimaan dosen 1 Rapat dosen 2 Penempatan kelas 3 Penjadwalan mengajar 1 Evaluasi hasil proses pengajaran 2 Penggajian

Berakhir masa tugas dosen setiap akhir semester Merencanakan kegiatan pendukung program studi 1 Inventarisasi kegiatan pendukung 2 Fasilitas perkuliahan 1 Administrasi kegiatan 2 Pemantauan kegiatan pendukung dan fasilitas perkuliahan 3 Pengendalian kegiatan pendukung Distribusi kegiatan pendukung dan fasilitas perkuliahan

Hasil identifikasi tingkatan siklus hidup ini merupakan panduan untuk menggambarkan aliran proses produk dan pelayanan yang terjadi. Dalam hal ini kategori yang dipilih sebagai pelaku pelayanan dari proses bisnis pada tingkatan siklus hidup adalah bagian pemasaran, administrasi, jurusan, dan manajemen yang terlibat secara langsung pada proses produk dan pelayanan. Sedangkan pengguna dari produk dan pelayanan adalah mahasiswa dan dosen.

(7)

8. Aliran Produk dan Pelayanan

Penggambaran diagram alir menggunakan simbol umum sebagai proses dan aliran data atau informasi. Sedangkan pelaku pelayanan berada pada sisi kiri proses-proses yang mengalir dan sisi kanan merupakan pengguna sebagai hasil produk Perguruan Tinggi XYZ, seperti pada gambar 3.

Gambar 3. Aliran produk dan Pelayanan

Deskripsi dari masing-masing proses yang digambarkan pada aliran proses produk dan pelayanan yang dilakukan oleh bagian-bagian terkait, yaitu :

(1) Pemasaran melakukan proses bisnisnya mengenai kebutuhan dan pilihan pendidikan pada masyarakat, kegiatan ini dilakukan dengan cara menganalisis kondisi pasar. Adapun kegiatannya sebagai berikut :

a) Melakukan survei pasar tentang animo masyarakat untuk melanjut kan pendidikan pada jenjang perguruan tinggi dan seberapa banyak siswa SMU dan sederajat yang lulus setiap tahunnya.

b) Menganalisis trend masyarakat mengenai jurusan yang diminati dan peluang penyerapan lulusan perguran tingi yang dibutuhkan oleh industri atau jasa.

(2) Manajemen melakukan proses bisnisnya mengenai perencanaan bisnis lembaga pendidikan serta mengendalikan jalannya proses bisnis yang berlangsung, adapun kegiatannya sebagai berikut : a) Perencanaan bisnis dilakukan untuk menentukan arah dan

sasaran bisnis yang diharapkan pihak lembaga pendidikan untuk dapat berkompetisi dengan para pesaing.

(8)

b) Memantau jalannya semua kegiatan yang berlangsung di lingkungan Perguruan Tinggi XYZ agar tetap pada sasaran bisnis yang diharapkan.

c) Mengendalikan semua kegiatan dari setiap program, dengan mengevaluasi tingkat kemampuan dan keterampilan dari semua mahasiswa dan dosen yang telah mengikuti jalannya program studi sejak awal hingga akhir.

(3) Jurusan melakukan proses bisnisnya mengenai penentuan kurikulum dari setiap program studi yang akan diterapkan, berikut sumber daya yang akan digunakan sebagai pendukung keberhasilan studi. Adapun kegiatannya sebagai berikut :

a) Mendesain dan mengembangkan kurikulum berbasis kompetensi yang disesuaikan dengan kebutuhan pasar, industri, dan jasa.

b) Menentukan kegiatan-kegiatan yang dapat mendukung ke arah peningkatan kemampuan dan keterampilan mahasiswa. c) Menginventarisasi semua kegiatan yang dilakukan oleh

Perguruan Tinggi XYZ, yang selanjutnya untuk mengevaluasi potensi yang dilakukan dalam setiap kegiatan, agar sesuai dengan misi dan visi Perguruan Tinggi XYZ.

d) Mengevaluasi semua kegiatan yang telah dijalankan.

(4) Mahasiswa melakukan proses bisnisnya mengenai penentuan prosedur penerimaan calon mahasiswa, adapun kegiatannya sebagai berikut :

a) Penerimaan dilakukan dengan melakukan wawancara dan pemeriksaan kelengkapan ijazah, NEM atau UAN.

b) Persyaratan berikut yang harus dilakukan oleh calon mahasiswa melakukan registrasi atau mendaftar ulang untuk ditetapkan sebagai mahasiswa.

c) Menentukan kelas dan jadwal perkuliahan sesuai jurusan yang di pilih oleh calon mahasiswa.

(5) Dosen melakukan proses bisnisnya mengenai penentuan perekrutan hingga masa akhir penugasan dosen, adapun kegiatannya sebagai sebagai berikut :

a) Penerimaan dosen dilakukan berdasarkan kriteria dan kebutuhan yang telah ditentukan oleh pihak jurusan.

b) Melakukan rapat dosen untuk memberikan gambaran tentang mata kuliah yang akan dibawakannya.

c) Menentukan kelas dan jadwal mengajar.

d) Mengevaluasi hasil pembelajaran selama satu semester. (6) Administrasi melakukan proses bisnisnya mengenai penjadwalan

proses pembelajaran dan melayani fasilitas yang dibutuhkan bagi mahasiswa dan dosen, adapun kegiatannya sebagai berikut : a) Menjadwalkan waktu dan ruang perkuliahan bagi para

mahasiswa dan dosen.

b) Melayani kebutuhan fasilitas perkuliahan selama studi berlangsung.

(9)

c) Mengadministrasikan hasil pembelajaran mahasiswa yang dilakukan selama studi berlangsung (setiap semester).

9. Proses Sumber Daya Pendukung

Tahap ketiga yang dilakukan dalam penentuan proses bisnis adalah mengidentifikasi sumber daya pendukung yang mempengaruhi ke dua tahap sebelumnya. Sumber daya pendukung tersebut menggambarkan elemen-elemen yang mempengaruhi jalannya proses bisnis sehingga mencapai tujuan atau sasaran yang diharapkan. Ada empat dasar sumber daya pendukung yang ditetapkan dalam BSP, yaitu :

(1) materials (kurikulum);

(2) money (keuangan);

(3) facilities (fasilitas);

(4) personnel (mahasiswa, dosen, dan karyawan).

Penerapan dari proses sumber daya pendukung yang dikaitkan dengan tingkatan siklus hidup dapat dilihat pada tabel 2., yang mana penentuan proses pada sumber daya tersebut dibuat sesuai kebutuhan pada lingkup Perguruan Tinggi XYZ.

Tabel 2. Proses sumber daya pendukung

Tingkatan siklus hidup Sumber

Daya Perencanaan Pengelolaan Pemeliharaan Penghapusan

Dosen 1Perencanaan dosen 1Penerimaan dan penugasan dosen 2Penempatan dan penjadwalan dosen 3Administrasi kegiatan perkuliahan dengan mahasiswa 4Melakukan proyek penelitian 5Pengembangan diri 1Evaluasi kehadiran dosen 2Evaluasi hasil akhir perkuliahan mahasiswa 3Evaluasi hasil penelitian 4Evaluasi tingkat pendidikan 1Masa tugas berakhir 2Pengunduran diri 3 Pemberhen-Tian Maha-siswa 1 Perencanaan mahasiswa 1Penerimaan mahasiswa 2Penempatan kelas mhs. 3Penjadwalan wkt perkuliahan 4Percepatan studi 5Peningkatan mutu lulusan 1Pengujian tengah dan akhir semester 2Program peningkatan prestasi akademik 3Program standarisasi mutu terpadu 1Alumni 2Pengunduran diri 3 tian

(10)

Tingkatan siklus hidup Sumber

Daya Perencanaan Pengelolaan Pemeliharaan Penghapusan

6Administrasi pembelajaran mahasiswa Kuriku-Lum 1 Perencanaan kurikulum 1Pemetaan kurikulum berbasis kompetensi bagi setiap program 2Penyusunan silabus setiap mata kuliah 3Penyusunan SAP 1Evaluasi hasil penerapan kurikulum terhadap pengguna 2Evaluasi kurikulum setiap waktu tertentu 1Perubahan mata kuliah tertentu sesuai perkembangan 2Penghapusan mata kuliah 3Penambahan mata kuliah Fasilitas 1Perencanaan perlengkapa n karyawan dan fasilitas perkuliahan 1Pembelian perlengkapan dan fasilitas perkuliahan 2Pengalokasian perlengkapan dan fasilitas 3Administrasi perlengkapan dan fasilitas 1Perawatan atau perbaikan perlengkapan dan fasilitas 2Mengevaluasi masa kadaluarsa perlengkapan dan fasilitas 1Penggantian seluruh atau sebagian unit komponen perlengkapan atau fasilitas

Walaupun sumber daya tersebut di atas telah digunakan dan masih dianggap belum mewakili proses lainnya, maka dapat ditambahkan sumber daya lainnya sesuai kebutuhan. Contoh sumber daya yang dapat ditambahkan seperti tempat pemasaran (masyarakat umum, konsumen potensial, konsumen sebenarnya), gambaran mengenai lembaga pendidikan (konsumen, vendor), atau dokumen perjanjian (kontrak, pengembangan bangunan, hak paten).

10. Kelompok Proses

Proses bisnis yang telah diidentifikasi dari 3 (tiga) sumber, yakni : perencanaan strategi dan pengendalian manajemen, proses produk dan pelayanan, serta dukungan sumber daya, maka tahap berikutnya penentuan kelompok proses yang akan digunakan sesuai dengan ketentuan berikut :

(1) Proses yang dapat mengurangi inkonsisten dalam suatu tingkatan. Dalam contoh di atas, proses keuangan dapat mengelola aliran dana dan transfer keuangan pada tingkatan yang sama, hal ini dipilih salah satunya yang cukup mewakili proses keuangan.

(2) Proses tertentu dapat muncul berulang yang telah terbentuk pada tingkatan lainnya, contohnya penerimaan pada tingkatan siklus hidup pengelolaaan dapat dilakukan oleh sumber daya mahasiswa, karyawan, dan uang.

(11)

11. Proses Kunci

Identifikasi proses kunci adalah penentuan proses bisnis yang dapat dijadikan sumber daya bisnis yang utama sebagai dasar penyusunan arsitektur informasi. Dalam penentuan proses kunci ini tidak semua proses digunakan, namun di pilih proses mana saja yang sangat berpengaruh terhadap jalannya proses bisnis utama. Untuk hal tersebut, maka ditentukan proses kunci yang dijadikan sumber daya bisnis utama sebagai berikut :

(1) perencanaan bisnis; (18) evaluasi hasil pembelajaran;

(2) analisis organisasi; (19) alumni;

(3) perencanaan anggaran; (20) perencanaan karyawan;

(4) survei pasar; (21) penerimaan karyawan;

(5) analisis trend; (22) penempatan karyawan;

(6) perencanaan kurikulum; (23) distribusi anggaran;

(7) penyusunan silabus; (24) pembelian perlengkapan;

(8) penyusunan SAP; (25) pengalokasian perlengkapan;

(9) penempatan kelas mahasiswa; (26) administrasi perlengkapan;

(10) perencanaan dosen; (27) perawatan perlengkapan;

(11) penerimaan dosen; (28) penggantian perlengkapan;

(12) penjadwalan perkuliahan; (29) pembukuan anggaran;

(13) penentuan proyek penelitian; (30) penggajian dan honorarium; (14) evaluasi hasil penelitian; (31) percepatan studi;

(15) pelayanan kebutuhan; (32) peningkatan mutu lulusan; (16) pengendalian anggaran

(17) administrasi kehadiran dosen dan mahasiswa.

12. Kelas Data

Calon kelas data sangat mudah diidentifikasi dengan melihat relasi antara sumber daya bisnis dengan tipe data. Kelas data tersebut akan divalidasi dengan menggunakan informasi yang menjadi masukan atau keluaran pada proses bisnis. Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam penentuan kelas data tersebut terdiri atas :

(1) identifikasi kelas data; (2) validasi kelas data; (3) pendefinisian kelas data;

(12)

Tabel 3. Hubungan antara Tipe Data dengan Sumber Daya Bisnis Tipe data Sumber daya bisnis Data inventaris Data Transaksi Data perencanaan Data rekapitulasi / pelaporan

Calon mahasiswa Mahasiswa 1Pendaftaran

2Registrasi atau mengundurkan diri Jumlah calon mahasiswa Mahasiswa yang diterima

Jadwal Jadwal 1Penjadwalan

2Perubahan jadwal Jumlah waktu dan ruang yang tersedia Jadwal yang digunakan Mahasiswa 1Mahasiswa 2Biaya kuliah 1Pembayaran SPP 2Kehadiran perkuliahan 3Evaluasi ujian Jumlah mahasiswa yang lulus Mahasiswa lulus

Kurikulum Kurikulum 1Penempatan

mata kuliah setiap semester 2Perubahan jumlah atau jenis mata kuliah Jumlah dan jenis mata kuliah yang akan disusun dalam kurikulum Penggunaan kurikulum Dosen 1Dosen 2Pendidikan 3Honorarium 1Penerimaan 2Penggantian atau habis masa tugas Jumlah dosen yang dibutuhkan Dosen yang mengajar Karyawan 1Karyawan 2Penggajian 3Kemampuan 1Penerimaan 2Pemberhentian Jumlah karyawan yang dibutuhkan Karyawan yang produktif Perlengkapan 1Perlengkapan 2Perawatan 1Pembelian 2Perbaikan 3Penggantian Jumlah perlengkapan atau peralatan yang dibutuhkan Perlengkapan yang dapat digunakan

Penelitian Penelitian 1Pengajuan

proposal 2Penyelesaian atau pembatalan Jumlah penelitian yang dilakukan Penelitian yang dapat diterima Kontrak Bangunan Bangunan 1Pembayaran 2Cicilan atau pelunasan Jangka penyewaaan bangunan Pembayaran yang dapat dilakukan

Keuangan Pembukuan 1Penerimaan

2Pembayaran

Jumlah anggaran

Pemakaian anggaran

(13)

13. Validasi Kelas Data

Proses validasi kelas data adalah penentuan pembuatan atau penggunaan data untuk setiap proses. Validasi ini merupakan lanjutan pembangunan rangkaian diagram kelas data yaitu mengenai masukan-proses-keluaran.

Tabel 4. Rangkaian Masukan-Proses-Keluaran

No. Masukan Kelas Data Proses Keluaran Kelas Data

1 Calon Mahasiswa 1Pemasukan data

2Verifikasi kelengkapan data 3Status pilihan 4Registrasi Mahasiswa yang diterima

2 Jadwal 1Pemasukan data

2Perubahan jadwal Penjadwalan 3 Mahasiswa 1Pembayaran SPP 2Perwalian 3Jumlah kehadiran kuliah

4Nilai akhir setiap mata kuliah

1Daftar kontrak kredit mata kuliah

2Daftar nilai keseluruhan mata kuliah sesuai kontrak kredit

3Daftar mahasiswa yang lulus

4 Kurikulum 1Pemasukan data mata

kuliah

2Pemasukan data silabus

3Pemasukan data satuan acara perkuliahan

4Status mata kuliah (inti atau pilihan)

Daftar kurikulum

14. Pendefinisian Kelas Data

Langkah selanjutnya, mendefinisikan setiap kelas data berikut bagian data pendukungnya karena merupakan dasar pembentukan arsitektur informasi. Berikut adalah tahap pendefinisian kelas data dengan cara mengelompokkan data dari setiap masukan kelas data atau keluaran kelas data yang menjadi calon kelas data, seperti yang dihasilkan pada tabel 5 berikut.

(14)

Tabel 5. Definisi Kelas Data

No. Kelas Data Bagian Data

1 Calon mahasiswa 1Nama (mahasiswa, orang tua,

wali)

2Alamat (kost, orang tua)

3Status (agama, gol darah, gender)

4Data SMU atau sederajat (UAN atau NEM dan ijazah)

5Kegiatan (organisasi)

6Pilihan program studi 2 Registrasi calon mahasiswa 1Nim dan nama mahasiswa

2Data kontrak kredit atau

perwalian

3Penempatan kelas

4Status pembayaran

3 Ragistrasi mahasiswa 1Status pembayaran

2Nim dan nama

3Informasi perwalian

4Progress jumlah mata kuliah (lulus atau belum)

5Transkrip akademik

4 Alumni 1Nama

2Informasi kelulusan

3Status pernikahan

4Alamat (kantor dan rumah)

5Pengalaman pekerjaan

6Organisasi

5 Kurikulum 1Deskripsi (kode, nama mata kuliah

inti dan pilihan)

2Batasan (sks, penempatan pada semester)

3Bentuk pengajaran (teori atau praktek, teori dan praktek)

4Data fasilitas pendukung

Berikut matriks dan desain keterkaitan untuk membentuk arsitektur basis data, seperti berikut :

(15)

Kelas Data Proses perm in ta an ang g ara n fa si li tas A n ggar an b a ng un an Ku ri k u lu m ma h a si sw a cal o n ma h a si sw a Do se n ke las Fa si lit a s pe ne li ti an pe ne li ti an pe ne li ti an A lum ni Karyaw an ka ry awan pe m e li h ar aa n Pe ngga ji an Perencanaan bisnis C C C Analisis organisasi U Perencanaan anggaran U U C Survei pasar U U Analisis trend U Perencanaan kurikulum C U Penyusunan silabus U U U Penyusunan SAP U U U Perencanaan mahasiswa C C U Penerimaan mahasiswa U U Pembayaran SPP U U

Penempatan kelas mahasiswa U U U

Perencanaan dosen C U U U U

Penerimaan dosen U

Penjadwalan perkuliahan U U U C

Menentukan proyek penelitian C C

Mengevaluasi hasil penelitian U

Pelayanan kebutuhan U U U C U

Pengendalian anggaran U U

Adm. dosen dan mahasiswa U

Percepatan studi C U U U

Peningkatan mutu lulusan C U U U

Administrasi hasil ujian U U

Evaluasi hasil pembelajaran U

Alumni C Perencanaan karyawan C Penerimaan karyawan U Penempatan karyawan U C Distribusi anggaran U U Pembelian perlengkapan U Pengalokasian perlengkapan U U Adm. perlengkapan U U Perawatan perlengkapan C Penggantian perlengkapan U Pembukuan anggaran U

Penggajian dan honorarium U

(16)

Kelas Data Proses pe rm intaan a n ggar an fa si li tas A n ggar an ban gun a n Ku rik u lu m ma h a si sw a ma h si sw a ma h a si sw a Do se n ke las Fa si li ta s pe ne li ti a n pe ne li ti a n pe ne li ti a n Al u m n i Karyaw an ka ry aw a n pe m e li h a ra an Pe nggaji a n Perencanaan bisnis C C C U Analisis organisasi U Perencanaan anggaran U U C Survei pasar U U Analisis trend U Perencanaan kurikulum C U Penyusunan silabus U U U Penyusunan SAP U U U Perencanaan mahasiswa C C U Penerimaan mahasiswa U U Pembayaran SPP U U

Penempatan kelas mahasiswa U U U

Perencanaan dosen C U U U U

Penerimaan dosen U

Penjadwalan perkuliahan U U U C

Proyek penelitian C C

Evaluasi hasil penelitian U

Pelayanan kebutuhan U U U C U

Pengendalian anggaran U U

Adm. dosen dan mahasiswa U

Percepatan studi U U U U

Peningkatan mutu lulusan U U U U

Administrasi hasil ujian U U

Evaluasi hasil pembelajaran U

Alumni C Perencanaan karyawan C Penerimaan karyawan U Penempatan karyawan U C Distribusi anggaran U U Pembelian perlengkapan U Pengalokasian perlengkapan U U Adm. perlengkapan U U Perawatan perlengkapan C Penggantian perlengkapan U Pembukuan anggaran U U

Penggajian dan honorarium U

(17)

Kelas Data Proses An a lis is p e rmint aa n P renc a naan ang g a ran P e re nc a n aan fa si li ta s A n gga ra n K o n trak b a ng una n Ku ri ku lu m Cal o n mahas is w a Ra gi st ra si c a lo n m a h si swa Re gi st ra si m a h a si swa Dose n P e n ja d wa la n k e la s Fa si li tas Pr o p os al pe ne li tia n Ko ntr a k pe n e li ti an L a p o ran p e nel it ian Al u m n i Ka ry awan P e n e m p at a n k a ryaw an Jadw a l pe m e li h a ra a n Pe ng ga ji a n Perencanaan bisnis C C C U Analisis organisasi U Perencanaan anggaran U U C Survei pasar U U Analisis trend U Perencanaan kurikulum C U Penyusunan silabus U U U Penyusunan SAP U U U Perencanaan mahasiswa C C U Penerimaan mahasiswa U U Pembayaran SPP U U

Penempatan kelas mahasiswa U U U

Perencanaan dosen C U U U U

Penerimaan dosen U

Penjadwalan perkuliahan U U U C

Proyek penelitian C C

Evaluasi hasil penelitian U

Pelayanan kebutuhan U U U C U

Pengendalian anggaran U U

Adm. dosen dan mahasiswa U

Percepatan studi U U U U

Peningkatan mutu lulusan U U U U

Administrasi hasil ujian U U

Evaluasi hasil pembelajaran U

Alumni C Perencanaan karyawan C Penerimaan karyawan U Penempatan karyawan U C Distribusi anggaran U U Pembelian perlengkapan U Pengalokasian perlengkapan U U Adm. perlengkapan U U Perawatan perlengkapan C Penggantian perlengkapan U Pembukuan anggaran U U

Penggajian dan honorarium U

(18)

Kelas Data Proses Anal is is p e rm inta an P renc a naan a n gg aran P e renc a n aan fa si li ta s A n gg aran Ko nt ra k b a nguna n Ku ri k u lu m Ca lo n mahas is w a Ra gis tras i cal o n m a hs is w a Regis tr a si m a ha si sw a Do se n P e njad w a la n kel a s Fas il it as P ro p o sal p e nel it ian Ko nt ra k p e nel it ian Lapor a n pe n e li ti a n A lumni Ka ry a w a n P e nem p a tan k a ryaw an Ja dwa l pe m e li h a ra an Pe n g ga ji an Perencanaan bisnis Analisis organisasi Perencanaan anggaran Survei pasar Analisis trend Perencanaan kurikulum Penyusunan silabus Penyusunan SAP Perencanaan mahasiswa Penerimaan mahasiswa Pembayaran SPP Penempatan kelas mhs. Perencanaan dosen Penerimaan dosen Penjadwalan perkuliahan Proyek penelitian Evaluasi hasil penelitian Pelayanan kebutuhan Pengendalian anggaran Adm. dosen dan mahasiswa Percepatan studi Peningkatan mutu lulusan Administrasi hasil ujian Evaluasi hasil pembelajaran Alumni

Manajemen

Pengembangan Produk

Administrasi dan pelayanan

Kary awa n Perencanaan karyawan Penerimaan karyawan Penempatan karyawan Distribusi anggaran Pembelian perlengkapan Pengalokasian perlengkapan Adm. perlengkapan Perawatan perlengkapan Penggantian perlengkapan Pembukuan anggaran

Penggajian dan honorarium

Keb u tuhan Kary awa n

(19)

P rose s Kel as D a ta Pe re nc anaa n k uri ku lum Pen yu su nan sila bus Pen yu su nan SAP Pe renca na an ma hasi sw a Pe nerima an ma hasi sw a Pem baya ra n SPP Pen em pat an k ela s mahs iswa Pe re nc anaa n d ose n Pen eri maan do sen Pe re nc anaa n k ary aw an Pen eri maan ka ry awan Pen em pat an a kry awan Dist rib usi a ng gar an Pe mbel ia n pe rleng ka pa n Pen gal ok asian perl en gk apan Ad m. P erl en gk apan Pe rawa ta n pe rleng ka pan Pe ngga ntia n pe rle ng ka pa n Pe mbuk uan a ngg ara n Pe ngg aji an da n ho nora rium Pe re nc anaa n b isn is An alisis o rg an isasi Pere nc an aa n an gg aran Surv ei p asar An alisis t re nd Pe najd wala n perkul ia han Pro ye k pe ne liti an Eva lua si ha sil p enel iti an Pe la ya nan k eb utuha n Pe ng en da lia n a ngga ra n Ad m. d ose n d an ma ha siswa Perc ep atan studi Pe ning ka ta n mut u lu lu sa n Ad min istr asi ha sil u jian Eval ua si ha sil pe mb elajar an Alu mn i Ku ri ku lu m Ca lo n m a has is w a R e gis tr as i cal o n mahas is wa Re g istr a si m a h a si sw a Do se n J a d w al p e m e li haraan P e nggajian P e nja dw al an k e las Fas ilit as P ro p o sal penel it ian Ko ntrak p e n e li tian La por a n pe n e li ti a n Al u m n i Kar yaw a n P e ne m p atan kary aw an A n alis is perm inta an P e re ncanaan angga ra n P e re nc anaan fas il itas A n ggaran K on tra k b angunan M a n a jem en P e ng e m b a ng a n P ro d u k K e butuhan Admin ist ra si dan pe la y a n a n K a ry aw an Gambar 8. Penataan ulang ar sitektur infor masi d a lam

(20)

Singkatn ya arsitektur informas i ad alah pen yaj ian graf is p e rencanaan sumber d a ya data dal am jang ka panjang bag suatu bisn

is. Hal terseb

ut merupakan “cet ak biru” dalam p e ngembang an sistem in formasi pad a saat in i dan masa yang akan datang . KE LAS DATA PE N G E M B A NGAN Ku rikulum P ROD U K Cal o n mahas is w a Re g is tr a si ca lo n mhs . Re g is tras i m a has is wa Ku rikulum * ) KE LA S D A TA KE B U TU HA N D o se n M ahas is w a * ) Jad w al p e m e lihar aan Dos e n * ) Pen gg a jian PR O S ES B ISNI S Per le n g ka p an * ) P e re nc anaan kur ikul um PR O S E S B IS N IS G a ji * ) Pe n y u sun an s il a bus D is tribus i an gg aran Pe n y u sun an SA P P em b e li an p erlen g ka p an Pe n e m p at an kel as m h s. Pen g al o k as ia n p erlen g aka p a n K E LAS DA T A ADM IN IS T RASI P e re nc anaan d o se n A d m ini stras i p erlen g ka p an P e n ja d w a la n k e la s D A N P e n e ri m aan d o se n P erawat an p er le n g ka p a n F a si li ta s P E L AY A N AN Pen gg ant ian p erlen g ka p an P ro p osa l p enelitian Pem b u kuan an gg ar an K o nt rak p en el it ia n Pen gg a jian d a n ho no ra ri um L a p or a n p e n elitian A lum ni KE L A S D A TA KA R Y A W A N Ja dwa l * ) Ka ry aw an PR O S ES B ISNI S P e n e li ti a n * Pe n e m p atan kar y aw an Pe n jad wal an p er kul iahan Fas ilit as * ) Ka ry aw an * ) Pr o y ek p en el it ian A lu m n i * ) PR O S ES B ISNI S Ev a lu a si h a si l p enelitian P e ren can aan kar y awan Pe la y anan k e b u tuhan P e ner im aan kar y aw an Pe n e g ndal ian an gg aran Pe n e m p atan kar y aw an A d m . D o se n dan m a has is w a Pe rc e p atan s tud i K E LA S D A TA MA N A J E ME N P e n in g ka ta n m u tu lu lu sa n An a li si s p er min taan A d m inis tr as i has il u jia n Pere nc anaan an gg ar an E v al uas i h a si l p embel a jaran Pere nc anaan fas il itas A lum ni An gg aran RI P Ke te ra n g an : K o n trak ban g u n a n M O D EL S IST EM Ta n d a P RO SES B ISN IS *) si st e m y an gp er lu d itin g kat kan Pere nc anaan b is n is An a li si s or g anis as i si st e m sa a t in i y an g dit am p il k a n d e n g an tand a g abun g an Pere ncanaan an gg ar an hur uf b e sa r d a n k e cil S u rv e i p as ar An a li si s t re n d si st e m y an g d iu sulk an un tu k diad akan , di ta m p il kan d e n g an ta n d a s e m u a hu ru f b e sa r Gambar 9. Arsitektur informasi

dalam persepsi proses

(21)

Pengembangan Produk

Keterangan :

berbagi kebutuhan data laporan data operasional untuk kepentingan manajemen

Kebutuhan Administrasi dan Pelayanan

Karyawan Manajemen Pengembangan Produk Mahasis Dosen Kurikulu Model Sistem Perlengkapan Gaji Penelitian Jadwal Fasilitas Alumni Karyawan

(22)

Kesimpulan

Metodologi BSP dalam tahap implementasi awal harus terlebih dahulu mengetahui ruang lingkup dari proses bisnis yang akan dianalisis. Untuk itu, strategi fungsional dijadikan pedoman utama dalam menentukan definisi proses bisnis di Perguruan Tinggi XYZ. Proses bisnis yang telah diidentifikasi kemudian dianalisis hingga membentuk kelompok proses, tahapan ini merupakan langkah terstruktur yang harus dilakukan agar dapat membentuk kelas data berdasarkan kelompok proses. Produk akhir yang dihasilkan adalah rancangan arsitektur informasi yang bersumber dari kelas data.

Hasil rancangan arsitektur informasi ini sudah cukup baik untuk dapat digunakan dalam pengembangan sistem informasi selanjutnya. Namun untuk lebih mengoptimalkan lagi hasil tersebut, maka sebaiknya pertanyaan yang diajukan pada saat survei berlangsung terjawab keseluruhannya, sehingga ruang lingkup permasalahan menjadi makin luas.

Daftar Pustaka

Cassidy, A. (1998). Practical Guide to Information System Strategic

Planning.

Jauch, L. R., & Glueck, W. F. (1988). Strategic Management and Business

Policy. McGraw-Hill

Business Systems Planning (Information Systems Planning Guide). (1981).

Gambar

Gambar 1.  Analisis dari “atas ke bawah” dan implementasi dari
Tabel  1.  Tingkatan siklus hidup proses produk dan pelayanan
Gambar 3.  Aliran produk dan Pelayanan
Tabel 2.  Proses sumber daya pendukung
+7

Referensi

Dokumen terkait

Di beberapa negara dan juga dalam bank Syariah ijarah muntahiya bittamlik juga dikenal dengan sebutan ijarah wa iqtina atau al-Ijarah thumma al-bai’ (AITAB) yang artinya

Wawancara dilakukan dengan kepala bagian Garment bagian lokal untuk mengetahui proses produksi dan perencanaan produksi serta bahan baku yang diperlukan dari produk-produk

Pada gambar 1 diperlihatkan bahwa lama kelamaan, komunikasi pembangunan akan sampai pada titik equilibrium (keseimbangan) dimana masyarakat sudah memiliki power

Dari Spanyol Islamlah, Eropa banyak menimba ilmu, karena pada periode klasik, ketika Islam mencapai masa keemasannya, Spanyol merupakan pusat peradaban Islam yang

Kredensial staf keperawatan/kebidanan dilakukan pada awal penerimaan staf, berdasarkan kompetensi dan kwalifikasinya untuk menentukan kewenangan klinis staf

Perbandingan Debt To Equity menunjukkan bahwa tidak terdapat perbedaan yang signifikan pada tingkat kinerja perusahaan yang diukur dengan Debt To Equity antara periode sebelum

Guidelines for monitoring and management of pediatric during and after sedation for diagnostic and therapeutic procedures: An update... PEDIATRI

Pemindahan dan atau perpindahan penduduk yang terkena pembangunan seyogyanya mendapat perhatian dari pemerintah tidak hanya pada saat pemindahannya, akan tetapi