Time Management
Dipresentasikan oleh Muhammad Adha Ilhami
Curriculum Vitae
Muhammad Adha Ilhami S1 & S2 : Institut Teknologi Bandung
Pengalaman di kemahasiswaan:
1. Ketua Divisi PSDM Himpunan MTI-ITB 2. Staf Kaderisasi Kabinet Mahasiswa ITB
3. Komandan Lapangan (DanLap) Kaderisasi Himpunan MTI-ITB 4. Anggota Tim Majelis Wali Amanat Mahasiswa ITB
5. Tim Konseptor Kaderisasi Himpunan MTI-ITB 6. Mentor Kaderisasi (OSKM ITB)
7. Asisten Lab Perancangan Sistem Kerja & Ergonomi
8. Kepanitiaan : 27 kegiatan kepanitiaan (seminar, pelatihan, upgrading, dll)
IP S1 : 3,12 & IP S2 : 3,93
First things first…
You can’t
manage
First things first…
Time is
Finite
First things first…
Time is
A Hard
Time
Management
Tujuan Manajemen (Diri) Waktu
Stress=Mengatur waktu secara baik dapat
mencegah stres pada hal yang kita kerjakan.
Balance=Kebiasaan yang baik membuat
kita mendapatkan kehidupan yang
berimbang, dengan waktu dan energi yang cukup untuk bekerja, keluarga, dan diri
sendiri.
Tujuan Manajemen (Diri) Waktu
Productivity=Jika anda bisa menjadi lebihefektif dengan waktu, anda secara
otomatis meningkatkan produktivitas anda.
Goals=untuk mencapai progress demi
tujuan personal atau profesional, kita
membutuhkan waktu. Tak ada yang bisa dikerjakan saat kita kehabisan waktu.
Konsep yang Salah
“Time management is nothing but
common sense.”
“I work best under pressure.”
“I use an appointment calendar and a
to-do list. Isn’t that good enough?”
“I’m a spontaneous person. Time
management will take all of the fun out of life.”
“I don’t have time to learn how to do all of
Langkah Mengatur Waktu
Goals
Task List
Time Management
Tool
Scheduled
Planning Session
Putting it All Together
Mackenzie, 1997
1. Mulai dengan tujuan jangka panjang.
2. Hubungkan aktivitas harian terhadap tujuan jangka panjang.
3. Tetapkan prioritas pada aktivitas harian
berdasarkan kontribusinya terhadap tujuan jangka panjang.
4. Jadwalkan aktivitas berdasarkan prioritas dan tingkat konsentrasi yang dibutuhkan.
5. Stay on track, siapkan rencana untuk
Effective Goals
Specific
Measurable
Achievable
Realistic
Timed
1. SMART
2. Priorities
Priority Matrix
Mackenzie, 1997 High-Low High-High Low- Low Low-High Importance Urge ncyThe most successful people spend 65 to 80 percent of their time on activities that are
“important, but not urgent.” The typical person spends about 15 percent of his or her time on those activities and much more (50-60 percent) on putting out fires for “urgent, but not important” activities such as interruptions and handling other people’s priorities.
low high
hi
3. The 80/20 Rule (Pareto
Principle)
20% of your efforts produce 80% of the results.
Vaccaro, 2000
Belajarlah memahami dan fokus pada 20%, 20% dari teman, staf, dan permasalahan memungkinkan 80% dari dukungan dan kepuasan yang diharapkan. 20% itu adalah
Ilustrasi…
Permasalahan Paijo Permasalahan Tukimin Suparjo Jono Parto Partini Dono Mono Joko IminThe 80/20 Rule
Where are you?
Anda berada di daerah 80% jika anda:
Bekerja pada aktivitas yang orang lain ingin anda di situ, namun tidak ada investasi
apapun dari orang lain tersebut pada aktivitas tersebut.
Secara terus menerung bekerja pada aktivitas dalam kondisi “urgent”
Menghabiskan waktu pada aktivitas yang bukan anda kuasai
The 80/20 Rule
Where are you?
Anda berada di daerah 20% jika anda:
Berada di aktivitas yang memajukan tujuan anda dalam hidup.
Melakukan pekerjaan yang selalu anda
inginkan atau membuat anda merasa nyaman Bekerja pada aktivitas yang tidak anda suka,
namun anda melakukannya karena anda tahu aktivitas tersebut berhubungan dengan
tunjuan yang lebih besar Tersenyum
Implementasi the 80/20 Rule
Sedikit membaca. Identifikasikan 20% dari jurnal yang anda dapat yang paling bagus.
Ikuti perkembangan teknologi. Teknologi mempermudah pekerjaan.
Ingat yang dasar. Lalu gunakan etika dan kemampuan mengambil keputusan
sehingga anda akan tetap berada pada daerah 20%
Yang Menghabiskan Waktu
Meninggalkan
pekerjaan
Staf yang tidak cukup Bersosialisasi Bingung antara tanggungjawab atau kekuasaan Komunikasi yang buruk Kendali dan laporan kemajuan yang minim Informasi yang tidak lengkap Perjalanan
Time Wasters
Manajemen
berdasarkan krisis
Adanya telepon
Rencana yang tidak
cukup
Tamu yang terus
menerus datang
Delegasi yang tidak efektif Kurang disiplin Ketidakmampuan bilang “tidak” Menunda Rapat-rapat Paperwork
Berani katakan “tidak”?
Mengapa sulit berkata tidak?
Banyak dari kita berpikir bahwa menolak adalah tidak sopan bahkan penghinaan.
Cenderung menilai waktu orang lain lebih penting dari pada waktu kita.
Kita memiliki keinginan untuk disukai.
Bahkan ada pikiran kalau menolak adalah
Katakan “tidak bisa”
Cara penolakan yang halus?
“Saya tidak bisa sekarang, tapi nanti bisa”
“Saya bukan orang yang pas untuk
pekerjaan itu, bagaimana kalo si…”
“Saya lagi ada kerjaan”
“Saya tidak bisa fokus ke pekerjaan itu
Katakan “tidak”
“Saya sudah komit untuk beresin
pekerjaan ini dulu, baru nanti saya bantu.”
“Normalnya sih bisa, tapi saya ada
pekerjaan yang tidak diduga dan harus beresin itu dulu”
“Sebaiknya saya bilang tidak deh,
Orang Indonesia bukanlah bangsa pemalas, namun bangsa ini adalah bangsa yang “malas” untuk memulai.
Butuh “energi” yang cukup besar untuk
“memaksa” diri untuk memulai sementara butuh pengalihan kecil untuk membuat
berhenti.
Tips: jangan berhenti sampai pekerjaan tersebut selesai.
Vacarro, 1999
Contoh Time Management
Where does all my time go?Socialising with friends Earning some extra cash
Looking after my appearance
Keeping fit / playing sport
Finding (or spending time with) a partner
Time with my family
Watching TV Revising for exams
Listening to music.
Put these in order of 1 (most important) to 10 (least important)
Misal: Persiapan ujian
Membuat Jadwal Aktivitas
Pertanyaan awal:
Berapa minggu waktu sebelum ujian?
Berapa waktu maksimum yang secara realistis bisa saya alokasikan? ….hari kerja? ….sabtu? ….minggu? ….2 jam? ….0 jam? ….3 jam?
Apakah ada hari dalam selang 7 minggu tersebut yang tidak mungkin saya gunakan untuk persiapan ujian?
Lebaran
Pernikahan teman
Tahun baru
Ulang tahun/traktiran teman
Hari libur
Final Liga Champion
Semi Final Liga Champion Liga Inggris dan Spanyol
Berapa banyak Mata Kuliah? Menggambar Teknik Pendidikan Agama 2 Pendidikan Kewarganegaraan Kalkulus 2 Fisika Dasar 2
Berapa banyak topik dalam satu mata kuliah?
Potongan (1Jam)
Isometric (1Jam) Makna Shalat (1Jam)
Zakat (1Jam)
Wajib Militer (1Jam)
Tur Parsial (1Jam)
Slopes (1Jam)
Integral (1Jam)
GLBB (1Jam)
JUMLAHKAN !!!!
Alokasi jam per hari x Jumlah hari kuliah dalam 7 minggu
Alokasi jam per Sabtu x Jumlah hari sabtu dalam 7 minggu
Alokasi jam per Minggu x Jumlah hari minggu dalam 7 minggu
Jumlah semuanya Total jumlah jam untuk persiapan ujian =
Jumlah total tersebut dibagi jumlah minggu = alokasi belajar waktu mingguan 2 x 28 = 56
1 x 7 = 7
1 x 7 = 7
70 ÷ 7 = 10
ALOKASIKAN WAKTU UNTUK SETIAP MATA KULIAH !!!!
Tidak harus sama antara satu mata kuliah dengan mata kuliah lain
Mata kuliah yang berat diberikan alokasi waktu yang lebih banyak
Anda tidak harus memberikan alokasi waktu yang sama untuk setiap topik pembahasan
Anda mungkin perlu mengalokasikan waktu yang lebih banyak pada topik yang lebih sulit.
Subject Jam total untuk belajar
Alokasi jam per week
Menggambar Teknik 14 2 Pendidikan Agama 14 2 Pendidikan Kewarganegaraan 7 1 Kalkulus 2 21 3 Fisika Dasar 2 14 2 TOTAL 70 10
TOTAL Senin Selasa Rabu Kamis Jum’at Sabtu Minggu TOTAL Gamtek 2jam PAI 2jam PPKN 1jam Kalkulus 3jam Fisdas 2jam Potongan (1Jam) Isometric (1Jam) 2 Makna Shalat (1Jam) Zakat (1Jam) 2 Wajib Militer (1Jam) Tur Parsial (1Jam) Slopes (1Jam) Integral (1Jam) 1 3 GLBB (1Jam) Magnet (1Jam) 2 1 2 1 2
MALEM MINGGU NONTON BPL & LA LIGA
1 0 3 10 Schedule dari tanggal ……… sampai ………..
Komitmen terhadap Jadwal
Komitmen adalah bagian akhir yang
sangat penting.
Tanpa komitmen jadwal hanyalah
selembar kertas.
Bekali diri anda dengan strategi
penolakan terhadap gangguan atau masalah.
Kenali/identifikasi aktivitas tiba-tiba yang prioritasnya lebih besar dari rencana
