PEMBAHASAN
4.1 Peranan Teknologi Informasi dalam Model Bisnis Yang Diusulkan
Dalam pengembangan model bisnis yang diusulkan ini, proses yang digunakan adalah dengan menggunakan peranan teknologi informasi yang saat ini perkembangannya sangatlah cepat, dan menjadikan salah satu komponen utama dalam format perusahaan baru sebagai hasil rekayasa ulang proses bisnis.
Di mana perkembangan teknologi informasi seperti Local Area Network (LAN) (jaringan lokal, semua komputer didalam area yang relatif kecil saling terhubung),
Wide Area Network (WAN) (hampir sama dengan LAN, hanya untuk WAN ini area
yang dicakup lebih luas dibanding dengan LAN), Multimedia, Data Warehouse, Internet dan Intranet dengan didukung oleh tulang punggung telekomunikasi yang semakin murah. Melihat dari perkembangan inilah maka mengakibatkan manajemen perusahaan mendefinisikan kembali visi dan misi bisnisnya, terutama yang berkaitan dengan strategi pelaksanaan bisnis.
Model bisnis yang diusulkan ini akan menunjukkan bahwa teknologi informasi sangat memainkan peranan penting dalam proses rekayasa ulang bisnis yang dapat memberikan keleluasaan kepada perusahaan dalam mengembangkan proses bisnisnya serta proses pelaporan.
Metode rekayasa ulang proses bisnis merupakan suatu teknik dari teori manajemen perubahan (management change) yang menitik beratkan kepada pendekatan revolusioner yang menggejala secara internasional sejal awak tahun 1990-an, sampai sekarang. Dan merupakan suatu alternatif bagi perusahaan yang modern untuk memikirkan masa depan dari proses bisnis perusahaan tersebut dalam menghadapi persaingan yang semakin ketat.
Dan setiap perusahaan yang ingin melakukan proses ini harus mempunyai komitmen yang kuat dan jelas serta ditunjang dan dukungan sepenuhnya dari pihak manajemen puncak dalam memperoleh keberhasilan proses perubahan ini. Kemudian didukung oleh komitmen pula dari pihak manajemen dan dukungan dari seluruh sumber daya manusia yang ada didalam perusahaan tersebut.
Karena sumber daya manusia merupakan faktor utama dalam keberhasilan proses ini. Dan sudah bukan menjadi rahasia umum lagi terhadap istilah bahwa ‘people don’t like to change’, maka perusahaan harus dapat dengan jeli dan peka terhadap isu ini. Dengan memberikan pengarahan dan pengertian terhadap semua karyawan yang ada serta motivasi yang benar, maka keberhasilan dari perubahan ini akan semakin jelas untuk dicapai. Dan sebaliknya jika sumber daya manusia yang akan melakukan dan menjalankan perubahan tersebut, tidak mempunyai pandangan yang sama, maka akan dikhawatirkan status keberhasilan perubahan .
Karena proses ini mengalami perubahan yang intinya merupakan perubahan segalanya dari nol dengan mendefinisikan kembali visi dan misi perusahaan (starting
Tujuan dari rekayasa ulang proses bisnis ini adalah untuk meningkatkan kinerja perusahaan secara maksimal , radikal dan dramatikal serta bersifat fundamental guna mendukung peningkatan yang tajam bagi perusahaan.
Dengan dirancangnya suatu model yang baru dimana melalui beberapa proses rekayasa ulang, seperti menghilangkan (eliminate) proses-proses yang dianggap tidak perlu lagi dilakukan jika sistem komputer diimplementasikan karena faktor efisiensi.
Selain itu pula, cara untuk menentukan titik proses terlemah adalah dengan menggunakan metode TOC (Theory of Constraint) untuk memperbaiki dan mengembangkan titik proses terlemah tersebut, sehingga diharapkan agar dapat mengangkat hasil keluaran secara radikal dan dramatikal serta berguna bagi perusahaan.
Karena yang menjadi fokus utama dalam rekayasa ulang pada proses bisnis ini adalah improvisasi pada level proses di dalam perusahaan bukan di luar perusahaan. Dengan memperbaiki dan mengembangkan titik proses terlemah dalam perusahaan, maka diharapkan pengembangan dapat dicapai dengan maksimal. Karena prinsip ‘lebih baik-lebih cepat-lebih murah’ akan menjadi acuan bagi proses rekayasa ulang proses bisnis dalam memperhatikan setiap perbaikan dan pengembangan yang terjadi.
Proses seperti validasi pesanan (purchase order) yang dilakukan secara manual oleh beberapa operator dapat dilakukan oleh sistem komputerisasi dengan
automatically validation merupakan salah satu kemudahan yang ditawarkan oleh
teknologi informasi. Dengan demikian proses validasi PO yang selama ini dikerjakan secara manual dapat dihilangkan dengan menerapkan expert system dan mengadopsi semua logika pemecahan dari proses validasi yang ada, sehingga tingkat produktivitas
dapat lebih ditingkatkan serta hasil keluaran dari proses ini dapat mendongkrak hasil keluaran secara keseluruhan proses bisnis, mulai dari order processing, order
fulfillment, order payment dan sales reporting dengan ditunjang oleh teknologi
informasi sebagai pendukung proses tersebut.
Serta dalam hal proses pembuatan laporan-laporan yang beragam (baik yang bersifat periodik atau rutinitas maupun ad-hoc) yang biasanya memakan waktu berjam-jam bahkan berhari-hari jika harus dikerjakan secara manual, maka akan digantikan dengan diterapkannya sistem laporan generator berbasis komputer serta sistem real-time reporting.
Cara kedua yang ditawarkan oleh teknologi informasi adalah proses penyederhanaan (simplification) proses-proses bisnis atau pengurangan ranting proses untuk pelaksanaan aktivitas yang lebih cepat dan murah. Seperti proses pemeriksaan PO dan pemasukan data PO kedalam sistem komputerisasi, dapat digantikan dengan sistem real-line Ordering, dimana proses pemeriksaan PO yang sebelumnya menggunakan sumber daya manusia dalam melakukan proses tersebut, dapat digantikan dengan proses validasi yang dilakukan oleh sistem komputerisasi dengan pemberian peraturan-peraturan serta algoritma pemecahan solusinya.
Kemudian proses pemasukan data PO oleh operator PO dapat disederhanakan dengan mengadaptasi langsung proses mentransfer data yang telah divalidasi tersebut kedalam sistem komputerisasi yang terhubung dalam jaringan lokal. Sehingga para operator PO dapat lebih meningkatkan produktivitas mereka dengan lebih memperhatikan kualitas pemasukan data.
Proses pengintegrasian data yang sebelumnya dilakukan oleh departemen yang terpisah dapat dijadikan sebuah proses yang lebih sederhana. Seperti proses pelaporan dimana sebelumnya dilakukan oleh pihak EDP kemudian data-data yang telah diproses diberikan ke setiap departemen untuk diolah kembali dalam bentuk
spreadsheet untuk dibuatkan grafik dan tabel dalam pembuatan proses pelaporan
yang dibutuhkan oleh pihak manajemen seperti presentasi dan lainnya.
Dan kebutuhan akan laporan juga semakin meningkat mengingat bisnis perusahaan yang semakin banyak, sedangkan penyediaan pelaporan masih mengalami penyumbatan, karena terbatas oleh bentuk laporan yang ada. Melihat dari kebutuhan akan laporan tersebut maka harus dipikirkan mengenai solusi yang tepat tentang peningkatan produktivitas pelaporan yang dapat disediakan oleh pihak EDP, guna menunjang proses bisnis perusahaan yang sedang berjalan.
Penggabungan proses dengan penggunaan datawarehouse, dimana setiap departemen dapat dengan langsung mengolah dan mengambil data untuk dijadikan informasi dan bentuk laporan tanpa harus secara langsung melibatkan pihak EDP (OLAP / On-line Analytical Processing), sehingga pihak manajemen dapat melakukan drill down serta break down terhadap informasi yang ada tersebut dengan lebih leluasa dan tidak terbatas dalam bentuk format pelaporan yang disajikan oleh pihak EDP.
Disamping itu pula tingkat keamanan dan kebijaksanaan perusahaan dalam menyeragamkan proses dan laporan yang sedang berjalan, merupakan suatu langkah guna mendukung proses rekayasa ulang secara keseluruhan.
Proses terakhir adalah otomatisasi, proses seperti data capture, data transfer dan data analysis yang merupakan tahap dalam pembuatan proses pelaporan dapat dikomputerisasikan, karena proses tersebut biasanya dapat dilakukan dengan lebih cepat, lebih murah dan lebih akurat, serta menyenangkan bagi yang menggunakannya. Dalam tabel 4-1 akan ditunjukkan bagaimana peranan teknologi informasi dalam menggerakan proses bisnis utama dan pelaporan.
Tabel 4.1
Peranan Teknologi Informasi dalam Proses Bisnis
Proses Dasar Aktivitas Pembedaan Aktivitas Peranan TI
1. Proses Pesanan Melakukan validasi data PO yang masuk, memasukan data (data
capture) dan
pencetakan PL
Peningkatan proses da[at menjalankan pesanan, dimana melalui proses tersebut proses pesanan dapat lebih ditingkatkan
Diharapkan TI dapat menjadi alat bantu serta infrastruktur dalam membantu perusahaan untuk menangani proses pesanan yang bersifat sistem on-line dan automatic validation untuk mempercepat proses pelaporan dan pemenuhan pesanan
TI dapat langsung melaporkan kepada pihak yang terkait untuk informasi status dari pesanan
2. Proses Pemenuhan
Pesanan Menyiapkan mendistribusikan barang dan dalam memenuhi pesanan
Meningkatkan waktu penyiapan barang dengan bantuan komputerisasi dalam penentuan kode lokasi barang dan routing code
Dapat menyelesaikan masalah pengambilan barang dari gudang dengan bantuan komputerisasi dalam penentuan kode lokasi dan routing code, sehingga tidak bergantung terhadap manusia
TI dapat mencatat dan menginformasikan data barang yang sudah di-pick
3. Proses Pembayaran Melakukan penyimpanan data pembayaran serta pencetakan dan pengiriman faktur pajak
Meningkatkan waktu pencetakan dan penyimpanan data
Status dari penagihan maupun pembayaran dapat dimonitor
Peranan TI adalah dapat
mengintegrasikan data pengiriman barang dengan penagihan
TI dapat mencatat dan menginformasikan status dari penagihan maupun pembayaran
4. Proses Pelaporan Melaporkan semua
informasi yang berhubungan dengan proses pesanan
Proses pelaporan dapat bersifat real-time
Format pelaporan dapat
disesuaikan dengan kebutuhan (fleksibel)
Waktu pelaporan dapat dipercepat
Data warehouse
Peranan TI adalah dapat melaporkan status dari semua proses yang berhubungan dengan pesanan secara
real-time.
Menjalankan
datawarehousing sehingga
laporan dapat di break-down dan di drill down sesuai dengan kebutuhan
4.2 Analisa Proses Pesanan dan Pelaporan Yang Diusulkan
Untuk dapat menggambarkan proses pesanan dan pelaporan yang diusulkan, maka digunakan program aplikasi EXTEND+BPR untuk dapat mensimulasikan proses-proses tersebut. Sedangkan untuk memilih proses yang akan diperbaiki dan dikembangkan akan digunakan metode TOC (Theory of Constraint) yaitu dengan mencari titik proses terlemah, kemudian memperbaiki dan mengembangkan proses tersebut dengan cara eliminasi, penyederhanaan, otomatisasi, dan integrasi.
Dan waktu proses yang digunakan dalam simulasi ini adalah satu hari sama dengan 480 menit (per-hari kerja). Sebagai dasar dari proses yang diusulkan ini, digunakan fungsi dan peranan teknologi informasi dalam memecahkan beberapa masalah yang ada dalam proses pesanan dan pelaporan sebagai mata rantai PT NL. Sehingga total PO yang masuk ke dalam sistem dalam sehari sebanyak 480 PO.
Pengintegrasian dari beberapa sistem komputer yang mencakup proses pesanan dari pelanggan, pemasukan data pesanan, proses pesanan, pemenuhan pesanan, pembayaran dan pelaporan yang ada, merupakan salah satu faktor untuk dapat melakukan rekayasa ulang proses tersebut, sehingga dapat dihasilkan jasa yang lebih murah, lebih baik dan lebih cepat.
Selain itu juga penyederhanaan bentuk dan format laporan yang sedang berjalan sudah diusulkan kedalam bentuk yang standar (standard report), serta pengawasan dan pengkoordinasian laporan baik permintaan maupun penyerahan laporan sudah diusulkan dalam bentuk daftar laporan, yang dapat memenuhi kebutuhan pengguna.
Dari semua block process yang sedang berjalan (tabel 4.2) maka dengan menggunakan metode Theory of Constraint, akan dicari proses manakah yang paling terlemah dan menjadi penyumbat (bottleneck) bagi proses selanjutnya yang akan mempengaruhi hasil akhir dari mata rantai proses tersebut.
4.2.1 Proses Pesanan Yang Diusulkan Tabel 4.2
TOC untuk Proses OP&R Yang Sedang Berjalan
PO
Masuk Processing Order Fulfillment Order Payment Order Reporting Sales PO Keluar Total
#POs 480 171 171 171 171 171
Cycle Time /PO 12’ – 21’ 6’ – 9’ 4’ 6’
Bottleneck V - - -
Berdasarkan data dari tabel diatas maka total PO yang masuk kedalam sistem adalah 480 PO dengan asumsi setiap menit masuk 1 PO kedalam sistem.
Dengan keadaan sistem yang sedang berjalan maka setelah PO tersebut masuk kedalam proses blok yang pertama yaitu order processing maka bukan 480 PO yang keluar dari proses pertama ini melainkan 171 PO. Hal ini disebabkan ada sesuatu yang terjadi didalam order processing tersebut, mengakibatkan penyumbatan hasil keluaran pada proses ini, dengan menggunakan TOC maka akan dicari penyebab dari penyumbatan tersebut. Dan diharapkan setelah diperbaiki dan dikembangkan dengan metode rekayasa ulang, maka hasil keluaran akan mengalami perubahan yang dramatikal dan radikal secara keseluruhan proses bisnis dan pelaporan yang ada.
Dengan penentuan order processing sebagai proses awal yang harus diperbaiki, dibandingkan dengan proses lainnya, adalah karena order processing merupakan ‘pintu’ awal dalam sistem. Jika proses awal tersebut tersumbat maka secara otomatis proses selanjutnya akan terpengaruh hasil keluarannya. Sedangkan apabila proses awal ini dapat diperbaiki dan dikembangkan secara maksimal, maka akan sangat berarti perubahan yang terjadi untuk kelanjutan proses tersebut. Faktor yang akan diperbaiki dan dikembangkan order processing ini adalah dari segi waktu dan hasil keluaran yang secara radikal berubah.
Penentuan perbaikan terhadap proses pertama ini adalah karena dari data diatas penyebabnya adalah adanya penyumbatan data dari proses pertama sehingga akan mempengaruhi proses selanjutnya. Karena jumlah PO yang dikeluarkan dari
order processing adalah 171 PO sehingga secara otomatis untuk proses order fulfillment akan menghasilkan 171 PO pula dan seterusnya.
Hasil akhir dari proses yang sedang berjalan ini adalah 171 PO yang keluar dari sistem per-hari. Sedangkan total PO yang masuk 480 PO, sehingga sistem yang sedang berjalan tidak dapat memenuhi pesanan dari para pelanggan pada hari yang sama. Untuk itulah perlu dikembangkannya dan diperbaiki proses blok pertama ini dalam iterasi pertama yang akan mengubah hasil keluaran dari proses blok pertama secara maksimal dengan menggunakan prinsip rekayasa ulang (eliminasi, penyederhanaan, otomatisasi dan integrasi) dan penentuan titik proses yang paling lemah dengan menggunakan metode TOC.
Tabel 4.3
TOC untuk Order Processing Yang Sedang Berjalan
PO
Masuk Validasi PO Entry PO Print PL PO Keluar Total
#POs 480 171 171 171 171
Cycle Time /PO 8’ – 15’ 3’ – 5’ 1’
Bottleneck V - -
Jika dianalisa lebih mendalam terhadap order processing yang sedang berjalan, maka ada tiga sub proses dalam proses tersebut. Yaitu validasi PO yang masuk, pemasukan data PO dan pencetakan picking list untuk pengambilan barang gudang.
Untuk sub proses validasi PO membutuhkan waktu 8 sampai 15 menit sedangkan hasil keluaran dari sub proses tersebut adalah 171 PO. Dibandingkan dengan sub proses lainnya dalam proses order processing ini maka sub proses pertama ini merupakan penyumbat (bottleneck) bagi proses selanjutnya. Karena dari semua sub proses, hasil akhir keluarannya selalu sama 171 PO sedangkan waktu terlama adalah sub proses validasi PO yaitu sebesar 8 sampai 15 menit.
Berdasarkan metode dari TOC yaitu mencari proses yang paling terlemah dan perbaiki proses tersebut, maka sub proses pertama ini harus diperbaiki dengan menggunakan metode rekayasa ulang.
Sebab jika sub proses pertama ini dapat dikembangkan secara maksimal maka akan mempengaruhi sub proses selanjutnya bahkan akan memperbaiki hasil akhir dari proses diatasnya, seperti order fulfillment, order payment dan sales reporting.
Dalam tabel 4.4 akan diteliti secara lebih mendetil lagi, proses manakah yang harus diperbaiki dan dikembangkan berdasarkan metode rekayasa ulang.
Tabel 4.4
TOC untuk Sub Proses Validasi PO Yang Sedang Berjalan
PO Masuk Tahap Pertama Validasi PO (Trans 1.1.1) Tahap Kedua Validasi PO (Trans 1.1.2) Total PO Keluar #POs 480 171 128 171
Cycle Time /PO 3’ – 5’ 5’ – 10’
Bottleneck - V
Untuk menentukan sub proses manakah yang harus diperbaiki dalam sub proses validasi PO ini, maka harus dicari sub proses yang mempunyai penyumbatan (bottleneck) bagi sub proses selanjutnya. Jika dianalisa dari tabel diatas maka untuk sub proses tahap pertama validasi PO (Trans 1.1.1) menghasilkan 171 PO dengan waktu 3 sampai 5 menit per PO.
Sedangkan sub proses kedua yaitu Trans 1.1.2 menghasilkan 128 PO tapi membutuhkan waktu yang lebih lama dibandingkan tahap pertama validasi PO yaitu
sebesar 5 sampai 10 menit, maka dapat ditentukan bahwa sub proses kedua inilah yang menjadi penyumbatan (bottleneck) dalam sub proses validasi PO.
Ada beberapa pilihan yang harus dianalisa dalam menentukan pengembangan sub proses ini, yaitu sebagai berikut :
1. Pengembangan secara radikal terhadap sub proses tahap kedua (Trans 1.1.2), dimana jika ingin dikembangkan dalam sub proses ini, maka peningkatan presentasi hasil akhir dari sub proses kedua ini adalah sebesar 33% dari 128 PO menjadi 171 PO.
2. Pengembangan secara radikal terhadap sub proses validasi PO secara keseluruhan dimana sub proses tersebut dapat dieliminasi dan diotomatisasikan dari 171 PO menjadi 471 PO (peningkatan presentase sebesar 275%). Dengan menggabungkan proses validasi PO dengan pemasukan data PO. Dan waktu proses dapat berkurang lebih drastis dari 12 sampai 21 menit menjadi 3 menit – 5 menit. (Lampiran B, diusulkan OP&R iterasi 1). Dengan menggunakan metode rekayasa ulang yaitu eliminasi dan otomatisasi maka usulan tersebut akan terlihat sebagai berikut :
Tabel 4.5
Penggunaan Metode Rekayasa Ulang Dalam Sub Proses Validasi PO
Order
Processing Validation PO Validate & Entry PO Print PL
Penyederhanaan V - - V
Integrasi V V V - Otomatisasi V V V V
Untuk sub proses validasi PO maka akan dilakukan integrasi terhadap
database pelanggan dan sistem validasi yang dimasukkan kedalam sistem
komputerisasi lalu diotomatisasikan proses validasi tersebut dalam sub proses pemasukan data PO dengan menggunakan Expert System. Sehingga proses validasi yang sebelumnya dilakukan secara manual dapat dihilangkan dan digantikan oleh komputer dengan cara pengambilan keputusan berdasarkan logika dan algoritma komputer. Dimana seluruh persyaratan validasi yang selama ini dilakukan secara manual dapat diterapkan kedalam sistem komputerisasi (expert system) sehingga proses validasi tersebut dapat diganti oleh komputer.
Sedangkan untuk proses pemasukan data PO digabungkan dengan validasi PO dalam sistem komputerisasi, sehingga pada saat operator PO memasukan data, maka secara otomatis sistem akan mengolah data tersebut apakah masuk dalam kriteria kesesuaian data pelanggan dengan jumlah kredit limit serta ketersediaan barang digudang. Sehingga lebih membuat pemeriksaan PO dapat lebih cepat.
Jika ternyata ada PO yang belum memenuhi persyaratan pemesanan maka dapat divalidasi oleh para Key Account Manager secara cepat dan on-line terhadap data PO tersebut. Untuk proses pencetakan picking list hanya ditambahkan 1 buah
printer baru, sehingga hasil pencetakan dapat dilakukan dengan cepat dan lebih
banyak.
Usulan proses yang baru untuk iterasi pertama ini adalah dengan digabungkannya sub proses validasi PO dengan pemasukan data PO menjadi satu dalam proses order processing, seperti dalam gambar 4.1
Print Picking List Validate & Entry PO Order Processing Gambar 4.1
Order Processing Yang Diusulkan
Sehingga akan didapatkan perbedaan hasil dari order processing yang sedang berjalan dengan yang diusulkan dalam tabel 4.6, sebagai berikut :
Tabel 4.6
Perbandingan Order Processing Antara Berjalan Dengan Diusulkan
PO
Arrived Berjalan Diusulkan %
#POs (order processing) 480 171 171 0
#POs (sub process op) 480 171 471 175
Cycle Time /PO 12’ – 21’ 3’ – 6’ (73)
#PO Checker 2 0 (100)
#Block Sub Process 3 2 (33)
%PO Pass Validation 75 85 13
PO Approved 171 471 175
PO Rejected 3 6 100
Menganalisa dari tabel diatas maka dengan adanya perbaikan dalam proses
order processing yaitu menggabungkan sub proses validasi PO dengan pemasukan
disetujui (PO Approved) mencapai 175% dari 171 PO (berjalan) menjadi 471 PO (diusulkan). Selain itu juga, waktu yang diperlukan untuk memproses PO dalam blok
order processing menurun menjadi 73% sehingga mengakibatkan pengurangan waktu
total dari seluruh proses dari 34' (OP = 16,5' ; OF = 7,5' ; Opay = 4 ; SR = 6' Æ berjalan ) menjadi 21,5' (OP = 4' ; OF = 7,5' ; Opay = 4 ; SR = 6' Æ diusulkan) dalam iterasi pertama.
4.2.2 Proses Pemenuhan Pesanan Yang Diusulkan Tabel 4.7
TOC untuk Proses OP&R Yang Diusulkan Iterasi 1
PO
Masuk Processing Order Fulfillment Order Payment Order Reporting Sales PO Keluar Total
#POs 480 471 171 171 171 171
Cycle Time /PO 3' - 5' 6’ – 9’ 4’ 6’
Bottleneck - V - -
Melihat dari data tabel diatas, maka dapat ditentukan bahwa yang menjadi penyumbatan (bottleneck) adalah proses order fulfillment. Hal ini dikarenakan, data PO dari proses sebelumnya adalah 471, pada saat memasuki proses order fulfillment maka hasil keluaran PO adalah 171 PO dan mengakibatkan jumlah hasil keluaran PO selanjutnya terus menjadi 171 PO. Jika pada proses ini diperbaiki dan dikembangkan dengan menggunakan metode rekayasa ulang maka diharapkan akan menghasilkan suatu perubahan secara radikal baik dari jumlah hasil keluaran maupun waktu proses. Sedangkan untuk proses order payment dan sales reporting belum dapat diperbaiki, sebelum proses order fulfillment dikembangkan secara optimal.
Dan untuk proses sebelum order fulfillment yaitu order processing, masih terus dapat memberikan hasil keluaran sebanyak 471 PO dengan total waktu yang dibutuhkan per-PO dalam proses order processing adalah sebanyak 3 sampai 5 menit.
Jika terus ditelusuri lebih dalam terhadap proses order fulfillment maka akan didapatkan hasil yang memuaskan seperti dalam tabel 4.8 yang akan menjelaskan bahwa setelah dilakukannya penyederhanaan, integrasi dan otomatisasi terhadap proses tersebut, akan menghasilkan suatu data yang radikal.
Tabel 4.8
TOC untuk Proses Order Fulfillment Diusulkan Iterasi 1
PO
Masuk Trans 2.1 PO Keluar Total
#POs 471 171 171
Cycle Time /PO 6' - 9'
Bottleneck V
Karena dalam proses order fulfillment diusulkan iterasi pertama hanya ada satu sub proses transaksi yaitu pengambilan barang dari gudang main W/H ke dalam
picking area, maka pengembangan proses terletak dalam sub proses ini yaitu dengan
penyederhanaan sub proses. Yaitu dengan diterapkan Warehouse Management
System seperti location system, routing system.
Salah satu cara dalam pengembangan sub proses transaksi ini adalah dengan dipisahkannya jenis picking list berdasarkan jenis produk (lokal maupun impor) kemudian diurutkan berdasarkan sopir dan pelanggan. Sehingga pada saat picker sedang mengambil barang dari dalam main W/H maka picker tersebut sudah memegang daftar barang yang harus diambil berdasarkan pembagian jenis barang.
Proses yang selama ini berjalan adalah para picker mengambil barang berdasarkan pengalaman mereka yaitu sudah menghafal letak dari masing-masing produk. Kelemahan dari proses ini adalah bergantungnya proses pemenuhan barang terhadap manusia, sehingga jikalau terjadi sesuatu terhadap para picker tersebut yang akan mengakibatkan terganggunya proses bisnis. Selain itu pula penempatan produk yang selama ini diletakkan berdasarkan ruang kosong atau estimasi menurut para
picker, akan mengakibatkan internal kontrol tidak dapat dikendalikan.
Selain itu pula, penempatan maupun pengambilan barang dari main W/H diurutkan berdasarkan jenis produk dan tata letak aktivitas produk. Sebagai contoh jikalau produk SQ yang merupakan produk fast moving, maka ditempatkan didepan rak atau aisle yang mudah dan cepat diambil oleh picker. Sedangkan untuk produk-produk yang slow moving diletakkan dibelakang rak atau aisle. Dan untuk kebutuhan akan banyaknya shelf (rak) untuk masing-masing produk ditentukan berdasarkan banyaknya penjualan per-minggu.
Dalam pengambilan barang berdasarkan jenis produk maka para picker akan sangat mudah dan cepat mengambil barang berdasarkan picking list. Contoh : jika produk-produk yang cepat terjual diletakkan didepan rak, maka para picker dapat dengan cepat mengambil dan menyiapkan barang yang ingin didistribusikan ke pelanggan berdasarkan delivery order.
Penentuan jalur pengambilan barang juga ikut menentukan kecepatan seorang
picker dalam mengambil barang dari main W/H ke picking area, yang semuanya itu
diatur oleh komputerisasi (otomatisasi = rekayasa ulang). Dengan routing system maka pekerjaan para picker akan lebih mudah dan lebih cepat.
Dalam hal ini peranan sumber daya manusia sangat penting, dimana jika para
picker tersebut melakukan pengambilan barang sesuai dengan daftar picking list
maka faktor human error akan dapat dihindari. Akan tetapi hal yang mengkhawatirkan adalah para picker tersebut tidak melaksanakan pengambilan barang sesuai dengan apa yang tertera didalam picking list, yang akan mengakibatkan data barang di komputer tidak sesuai dengan keadaan persediaan barang digudang.
Kembali dijelaskan bahwa peranan sumber daya manusia dalam perubahan ini sangat berperan. Sehingga perusahaan hendaknya terus menerus memberikan pengarahan dan motivasi terhadap dampak dan kegunaan yang akan didapatkan dengan melakukan perubahan ini.
Dalam tabel 4.9 akan dijelaskan mengenai penggunaan metode rekayasa ulang terhadap proses order fulfillment ini. Dimana proses ini disederhanakannya proses pembagian picking list-nya berdasarkan jenis produk, per-sopir dan per-langganan, serta dilakukannya otomatisasi penempatan barang (location system) dan jalur pengambilan barang (routing system).
Semua metode diatas sangat berguna dalam pengembangan proses order
fulfillment ini, disamping penambahan seorang picker lagi sehingga total perubahan
secara radikal adalah waktu proses yang dulunya membutuhkan 6 sampai dengan 9 menit per PO, maka dengan diusulkannya proses order fulfillment yang baru, hanya membutuhkan waktu 1 sampai dengan 3 menit, adanya penurunan waktu untuk efisiensi sebesar 73%.
Tabel 4.9
Penggunaan Metode Rekayasa Ulang Dalam Proses Order Fulfillment
Order Fulfillment Trans 2.1
Penyederhanaan V V
Integrasi - -
Otomatisasi V V
Eliminasi - -
Sehingga ada beberapa solusi yang diberikan untuk meningkatkan kinerja dari proses order fulfillment ini, yaitu sebagai berikut :
1. Dipisahkannya picking list berdasarkan jenis produk, per-sopir, per-pelanggan dan rute pengiriman barang disuatu area tertentu. Sebagai contoh untuk rencana pengiriman kepada pelanggan diarea yang kurang lebih berdekatan, maka pengiriman barang akan langsung didistribusikan. Seperti daerah Jakarta Barat, semua pelanggan yang berlokasi daerah tersebut akan dikirim langsung. Sehingga penyiapan barang dapat dilakukan dengan lebih cepat dan mudah bagi para picker dalam mengerjakan tugas mereka masing-masing.
2. Dijalankannya Warehouse Management System yaitu penggunaan location system dan routing system untuk memudahkan para picker dalam mengambil dan menyiapkan barang. Dengan demikian dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja dari para picker dalam menyiapkan dan mengambil barang untuk pengiriman barang ke pelanggan.
Dari perbaikan dan pengembangan proses diatas maka akan didapatkan suatu bentuk proses order fulfillment yang baru yaitu sebagai berikut (gambar 4.2) :
4 Pickers Takes 1-3' Rev iew1 Done Merge 2.1 11 22 RandRand Random 2.2 A1-3 A1-3 S DS u Operation 2.1 RR P L W P FIFO 2.1 # u Picker 2.1 D # u Trans. 2.1 R Q1-Q3 Unbatch 2.1 Rev iew1 Done
List of Product Group ?
Set Group Product Y N
?
Decision 2.1 22 11 RandRand Random 2.1 Rev iew2 Done A1-3 A1-3 S DS u Operation 2.2 Merge 2.2 D # u Trans. 2.2 R Q1-Q3 Unbatch 2.2 Rev iew2 Done u # # 471 Gambar 4.2Order Fulfillment Yang Diusulkan
Dari picking list yang sudah kelompokkan berdasarkan jenis produk,
per-sopir, per-pelanggan dan lainnya, maka para picker akan lebih mudah mengambil barang dari main W/H kedalam picking area, karena sudah dipandu oleh komputer dalam pencetakan picking list yang telah disempurnakan.
Karena semua cara pengambilan mulai dari letak barang yang ingin diambil, jalur pengambilan dan penentuan jumlah barang yang ingin diambil dapat diatur oleh komputer sehingga para picker hanya mengikuti saja pengambilan barang tersebut berdasarkan picking list yang telah disempurnakan.
Hasil keluaran PO dari proses ini meningkat dari 171 PO menjadi 471 PO, hal ini disebabkan para picker lebih cepat dan tepat dalam mengambil dan menyiapkan barang pesanan sebelum dikirim ke pelanggan.
Selain itu pula jalur pengambilan barang juga telah diatur oleh komputer sehingga lebih efisien bagi para picker dalam menyiapkan barang dan lebih cepat karena para picker hanya mengikuti saja instruksi dari picking list yang telah disempurnakan oleh sistem komputer ini.
Untuk perbandingan antara proses order fulfillment yang sedang berjalan dengan yang diusulkan akan didapatkan perbedaan hasil dari proses tersebut dalam tabel 4.10, sebagai berikut :
Tabel 4.10
Perbandingan Order Fulfillment Antara Berjalan Dengan Diusulkan
PO
Arrived Berjalan Diusulkan %
#POs (order fulfillment) 471 171 233 36
#POs (sub process of) 471 171 471 175
Cycle Time /PO 6' - 9' 1' - 3' (73)
#PO Checker 3 4 33
Picking List Digabung Dikelompokan -
Max # POs Output 1.000 190 929 389
Maka perubahan secara radikal telah didapatkan dengan dilakukannya penyederhanaan proses picking dan otomatisasi location system. Hal ini akan sangat memudahkan perusahaan dalam melayani pemenuhan pesanan, di mana bisnis utama dari PT NL ini adalah sebagai distributor, maka tingkat kepuasan pelanggan dalam memenuhi pesanan akan dapat dicapai dengan semaksimal mungkin.
Selain itu pula dengan diterapkannya sistem Warehouse Management System, perusahaan akan mendapatkan kesempatan untuk meluaskan bisnis usaha. Yaitu dengan menambah jumlah kapasitas ruang penyimpanan dan armada distribusi, serta menambah jumlah produk.
Tidak terbatas dengan beberapa supplier produk saja, tetapi dapat ditingkatkan dengan menjadi gudang penyimpanan dan jasa distribusi bagi setiap
supplier yang ingin bekerja sama dalam bidang distribusi barang maupun penyewaan
ruang gudang, di samping produk-produk makanan yang sudah berjalan saat ini. Pengembangan proses bisnis ini sangat berarti bagi PT NL sebagai perusahaan distribusi mengingatkan akan globalisasi dan persaingan yang semakin ketat dalam tahun-tahun mendatang.
4.2.3 Proses Pembayaran Yang Diusulkan Tabel 4.11
TOC untuk Proses OP&R Yang Diusulkan Iterasi 2
PO
Masuk Processing Order Fulfillment Order Payment Order Reporting Sales PO Keluar Total
#POs 480 471 471 233 233 233
Cycle Time /PO 3' - 5' 1’ – 3’ 4’ 6’
Bottleneck - - V -
Setelah dilakukannya perbaikan dan pengembangan dalam proses order
fulfillment, maka hasil selanjutnya adalah seperti dalam tabel 4.11 diatas, di mana
yang menjadi penyumbatan (bottleneck) terletak dalam proses order payment.
Hal ini disebabkan karena setelah proses order fulfillment hasil keluaran adalah 471 PO dan pada saat memasuki proses order payment, hasil keluaranya berubah menjadi 233 PO, mengalami penyumbatan proses sebesar 51%.
Jika hal ini terus terjadi, maka secara otomatis proses setelah order payment yaitu sales reporting juga mengalami penyumbatan hasil keluaran. Apabila dapat dilakukan perbaikan dan pengembangan dalam proses order payment dengan cara rekayasa ulang, maka diharapkan hasil keluaran dapat berubah secara radikal.
Dalam tabel 4.12 dibawah ini akan ditampilkan secara lebih mendetil, sub proses atau transaksi mana saja yang harus mengalami perubahan berdasarkan metode eliminasi, penyederhanaan, otomatisasi dan integrasi data maupun proses.
Tabel 4.12
TOC untuk Proses Order Payment Diusulkan Iterasi 2
PO
Masuk Trans 3.1 Trans 3.2 PO Keluar Total
#POs 471 233 233 233
Cycle Time /PO 2' 2'
Bottleneck V V
Dengan dilakukannya integrasi data delivery order yang telah diantar oleh para sopir berdasarkan pemenuhan pesanan keberbagai pelanggan, maka para operator
delivery order tidak perlu lagi memasukan data secara manual dari awal.
Proses yang sedang berjalan adalah para operator delivery order tersebut memasukan data ke dalam sistem secara manual dan hasil yang didapatkan adalah seperti dalam tabel 4.12 diatas.
Dimana hasil keluarannya adalah 233 PO dengan waktu 2 menit untuk transaksi validasi delivery orderdan 2 menit juga untuk memasukan data delivery order ke dalam sistem.
Integrasi data yang diusulkan adalah dengan dihubungkannya data order
processing dengan order fulfillment lalu order payment , maka setiap operator delivery order tidak perlu lagi melakukan pemeriksaan secara manual. Akan tetapi
dapat dengan cepat melakukan validasi secara otomatis seperti melakukan pemeriksaan silang terhadap data tersebut di komputer (dengan memberi tanda check
mark) terhadap data-data delivery order yang berhasil dikirim ke pelanggan.
Dengan demikian proses order payment dapat dengan cepat dilakukan, selain itu pula dalam mengirim data Faktur Pajak dapat menggunakan fasilitas e-mail atau faks sebagai tagihan awal kepada pelanggan, disamping surat faktur pajak yang asli dikirim melalui kurir atau salesman.
Hal ini akan sangat membantu perusahaan dapat meningkatkan waktu penagihan kepada pelanggan. Karena dengan demikian para pelanggan dapat mempersiapkan pembayaran apabila surat faktur pajak asli sudah didapatkan.
Untuk menjalankan proses ini diharapkan kedua belah pihak dapat membuat kesepakatan bersama, dalam mencarai solusi untuk cara penagihan yaitu dengan cara pengiriman tagihan awal melalui e-mail dan dengan diiringi penagihan surat faktur pajak asli.
Hal lain yang dapat dilakukan oleh kedua belah pihak adalah dengan menentukan batas waktu pembayaran yang dapat dikurangi dari 3 sampai 4 minggu dapat dikurangi menjadi 1 sampai 2 minggu, karena tagihan awal telah dikirim agar pelanggan dapat mempersiapkan pembayaran pesanan tersebut.
Dalam tabel 4.13 dibawah ini akan ditampilkan penggunaan metode rekayasa ulang dalam memperbaiki dan mengembangkan proses order payment.
Tabel 4.13
Penggunaan Metode Rekayasa Ulang Dalam Proses Order Payment
Order Payment Trans 3.1 Trans 3.2
Penyederhanaan - - -
Integrasi V V V Otomatisasi V V V Eliminasi - - -
Sehingga perubahan secara radikal akan dapat dilihat dalam gambar 4.3 usulan proses order payment yang baru dengan peningkatan hasil keluaran PO yang dapat diproses sebesar 51% dari 233 PO (berjalan) menjadi 471 PO (diusulkan).
Dengan melakukan integrasi antara transaksi 3.1 dengan transaksi 3.2 yaitu validasi dan pencetakan data diintegrasikan dan disederhanakan. Yaitu dengan satu
database dengan semua proses bisnis yang ada.
Sehingga proses order payment dapat ditingkatkan dan diperbaiki dari segi
hasil keluaran dan waktu prosesnya. Hal ini akan mempengaruhi proses selanjutnya karena dapat membongkat sumbatan yang ada dalam proses order payment sehingga proses sales reporting dapat dihasilkan dengan maksimal.
3 Opr DO Takes 1' Rev iew1 Done Merge 3.1 Takes 1' A1-3 A1-3 S DS u Operation 3.1 RR P L W P FIFO 3.1 # u Checker 3.1 D # u Trans 3.1 R Q1-Q3 Unbatch 3.1 Rev iew1 Done D # u Trans 3.2 22 11 RandRand Random 3.1 22 11 RandRand Random 3.2 u # # 471 Gambar 4.3
Setelah diusulkannya suatu proses order payment yang baru maka perubahan secara proses adalah waktu yang dibutuhkan untuk membutuhkan validasi data
delivery order yang telah terintegrasi dengan data proses sebelumnya adalah hanya 1
menit per delivery order, dengan melakukan tanda check mark terhadap semua data
delivery order yang telah diproses.
Sehingga pemasukan data delivery order dalam membuat surat faktur pajak tidaklah terlalu membutuhkan waktu yang relatif lama, karena semuanya telah terotomatisasi oleh komputer dan operator tersebut tidak perlu melakukan pemasukan data secara manual akan tetapi dengan melakukan validasi silang terhadap data
delivery order tersebut dan mencetak surat faktur pajak.
Pengiriman tagihan tersebut juga dapat dilakukan seperti yang diusulkan yaitu dengan kesepakatan antara kedua belah pihak baik perusahaan maupun pelanggan, maka sebagai tanda bahwa pesanan pelanggan telah diterima dengan baik pelanggan, maka penagihan awal dapat dikirimkan melalui e-mail maupun faks.
Sedangkan surat faktur pajak asli akan dikirimkan melalui kurir ataupun
salesman. Dan diharapkan dengan dijalankan usulan proses ini akan memudahkan
kedua belah pihak dalam melakukan transaksi bisnis dan saling menguntungkan. Dalam tabel 4.14 akan dijabarkan mengenai perubahan secara radikal dengan dilakukannya perbaikan dan pengembangan proses order payment. Dengan menggunakan metode rekayasa ulang seperti eliminasi, penyederhanaan, otomatisasi dan integrasi maka akan dihasilkan data sebagai berikut :
Tabel 4.14
Perbandingan Order Payment Antara Berjalan Dengan Diusulkan
PO
Arrived Berjalan Diusulkan %
#POs (order payment) 471 233 471 51
#POs (sub process opay) 471 233 471 51
Cycle Time /PO 4' 2' (50)
#Operator DO 2 3 50
Max # POs Output 1.000 239 734 207
Perubahan secara radikal dapat dilihat bahwa peningkatan jumlah PO yang diproses akan mempengaruhi proses selanjutnya. Dan waktu yang berkurang sekitar 50% akan sangat membantu perusahaan dalam memberikan jasa distribusi kepada pelanggan.
Dan perubahan waktu proses secara keseluruhan proses adalah dari 16' (OP = 4' ; OF = 2' ; OPay = 4' ; SR = 6' Æ berjalan) menjadi 14' (OP = 4' ; OF = 2' ; OPay = 2' ; SR = 6' Æ berjalan). Dengan demikian akan sangat berpengaruh terhadap proses secara keseluruhan dalam memenuhi pesanan pelanggan.
4.2.4 Proses Pelaporan Yang Diusulkan Tabel 4.15
TOC untuk Proses OP&R Yang Diusulkan Iterasi 3
PO
Masuk Processing Order Fulfillment Order Payment Order Reporting Sales PO Keluar Total
#Pos 480 471 471 471 235 235
Cycle Time /PO 3' - 5' 1’ – 3’ 2’ 6’
Proses terakhir yaitu sales reporting juga mengalami penyumbatan sebanyak 50% dari 471 PO menjadi 235 PO dan waktu yang dibutuhkan adalah sebanyak 6 menit per PO dalam proses sales reporting ini. Sehingga mengakibatkan hasil keluaran dari total proses adalah sebanyak 235 PO yang diselesaikan.
Jika diperbaiki dan dikembangkan proses sales reporting tersebut, maka akan didapatkan perubahan yang radikal dan mengakibatkan hasil akhir keluaran akan meningkatkan dengan tajam serta waktu proses juga berkurang lebih banyak.
Sehingga dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan jumlah informasi yang akan diberikan kepada pihak manajemen. Serta membantu pihak manajemen tersebut dalam pengambilan keputusan yang cepat dan tepat berdasarkan informasi yang tepat pula serta cepat dan lengkap.
Untuk dapat menentukan sub proses atau transaksi yang harus diperbaiki dan dikembangkan dapat dilakukan metode rekayasa ulang yaitu eliminasi, integrasi, otomatisasi dan penyederhanaan, maka penentuan sub proses tersebut digunakan metode Theory of Constraint yaitu dengan memilih proses yang mempunyai hasil atau proses yang paling lemah, seperti yang terlihat dalam tabel 4.16.
Dimana dari semua transaksi yang ada didalam proses sales reporting dapat dengan cepat diidentifikasi dan transaksi-transaksi yang menjadi penyumbatan (bottleneck) dalam proses sales reporting tersebut. Kemudian diperbaiki dan dikembangkan baik menggunakan teknik eliminasi , otomatisasi , integrasi maupun penyederhanaan proses.
Tabel 4.16
TOC untuk Proses Sales Reporting Diusulkan Iterasi 3
PO
Arrived Transfering Data Indexing Data Grouping Data Calculating Data & Export Printing PO Keluar Total
#Pos 471 235 235 235 235 235 235
Cycle Time / PO 1' 1' 1' 1' 2'
Bottleneck V V V V V
Melihat data diatas maka semua transaksi dalam proses sales reporting mengalami penyumbatan (bottleneck), karena transaksi tersebut saling berhubungan antar proses sehingga untuk dapat mengembangkan proses tersebut adalah dengan memperbaiki seluruh transaksi yang ada dengan metode rekayasa ulang dan bantuan TOC dalam penentuan titik proses terlemah.
Sehingga untuk meningkatkan hasil keluaran tersebut harus menggunakan metode rekayasa ulang seperti eliminasi, integrasi, otomatisasi dan penyederhanaan proses. Usulan untuk mengintegrasikan semua data mulai dari order processing,
order fulfillment, order payment dan sales reporting adalah dengan diterapkan sistem datawarehouse (semua data secara sistem database menjadi satu, akan tetapi menurut
pengguna dapat dilihat secara transparan). Dan untuk pendistribusian pelaporannya dapat menggunakan sistem intranet dan workflow, sehingga informasi tersebut dapat disampaikan kepada orang yang tepat dan laporan yang tepat pula. Selain itu pula tingkat keamanan merupakan faktor penting dalam penyampaian informasi ini.
Dengan demikian dalam menyiapkan laporan tidak membutuhkan lagi proses
transfering data karena semua data yang masuk pertama kali dalam proses order processing akan langsung masuk ke dalam gudang data.
Sehingga proses transfering akan digantikan oleh sistem yang saling terhubung dan terkait antar database tanpa harus melakukan transfering data. Dan proses akan lebih semakin cepat dan mudah yang akan mengakibatkan hasil keluaran dari proses akan meningkat.
Dengan demikian proses transfering dapat dieliminasi, sama juga dengan proses
indexing data yang berguna untuk mengurutkan data didalam program Paradox
(sistem yang sedang berjalan) dapat dihilangkan, karena secara otomatis proses pengurutan akan dilakukan oleh komputer dan sistem pada saat pemasukan data atau perubahan data PO didalam sistem. Dengan menggunakan sistem real-time database, maka data yang masuk akan secara otomatis diurutkan secara cepat dan tepat berdasarkan peraturan sistem yang telah didefinisikan sebelumnya.
Sedangkan grouping data, dapat diotomatisasikan berdasarkan produk atau kebutuhan dari pengguna dalam menyajikan laporan yang diinginkan. Dengan demikian keterbatasan format laporan dapat dikembangkan menjadi laporan yang berformat bebas, dan dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Pengguna dapat melakukan drill down dan break down terhadap data penjualan yang ada, sehingga pengguna dapat lebih leluasa dalam mendapatkan informasi yang diingingkan. Kelebihan lainnya adalah untuk laporan yang bersifat ad hoc, maka secara mudah masalah tersebut akan dapat terselesaikan, melihat kemudahan dan keleluasaan yang ditawarkan oleh sistem datawarehouse ini. Tanpa tergantung oleh pihak EDP yang biasanya cukup ‘sibuk’ dengan melakukan hal-hal yang rutinitas, di mana para pihak eksekutif dapat dengan cepat dan mudah ‘berselancar’ dengan bebas
terhadap semua data yang ada guna kepentingan perusahaan. Dan dengan tidak melupakan faktor keamanan yang merupakan hal penting dalam hal on-line system.
Untuk transaksi calculating data, proses ini juga secara otomatis akan hilang. Karena sistem komputer akan secara otomatis menjumlahkan data pada saat grouping data dilakukan atau pada saat pemasukan data dilakukan.
Proses terakhir yaitu printing dan exporting data dapat disederhanakan, di mana untuk proses exporting data dapat dihilangkan, karena dengan menggunakan sistem OLAP maka proses exporting kedalam bentuk file lainnya akan dapat dengan mudah dan cepat dilakukan (ODBC) atau dengan menggunakan perangkat lunak pihak ketiga dalam membuat laporan dalam berbagai bentuk format database.
Hal ini untuk mempermudah pengguna dalam mendapatkan informasi, dengan menggunakan istilah ‘dimana saja dan kapan saja, Anda akan dengan cepat mendapatkan informasi yang sesuai dengan kebutuhan Anda.’
Sedangkan untuk proses printing, masih perlu dipertahankan karena proses ini tidak dapat digantikan dengan cara lain. Hanya perlu dipertimbangkan untuk menambah sebuah mesin alat cetak baru atau sistemnya yang harus diperbaiki lagi.
Dalam tabel 4.17 akan dijabarkan penggunaan metode rekayasa ulang (eliminasi , penyederhanaan, integrasi dan otomatisasi) dalam pengembangan semua sub proses dalam sales reporting. Dan dengan mempertimbangkan kendala yang ada yaitu faktor infrastruktur dan sumber daya manusia, maka perbaikan dan pengembangan proses ini sebagai berikut :
Tabel 4.17
Penggunaan Metode Rekayasa Ulang Dalam Proses Sales Reporting
Sales
Reporting Transfering Data Indexing Data Grouping Data Calculating Data & Export Printing
Penyederhanaan V - - - - V
Integrasi V V V V V V
Otomatisasi V V V V V V
Eliminasi V V V V V
Sehingga perubahan secara radikal akan dapat dilihat dalam gambar 4.4 usulan proses sales reporting yang baru dengan peningkatan hasil keluaran PO yang dapat diproses sebesar 50% dari 235 PO (berjalan) menjadi 471 PO (diusulkan).
u # Takes 1' # 471 A1-3 A1-3 S DS u Operation 4.1 RR P L W P FIFO 4.1 Gambar 4.4
Sales Reporting Yang Diusulkan
Setelah diusulkannya suatu proses sales reporting yang baru maka perubahan secara proses adalah waktu yang dibutuhkan untuk membutuhkan waktu dalam membuat laporan adalah 1 menit dalam pencetakan laporan. Sedangkan hasil keluaran adalah 471 PO yang dapat selesai dikerjakan.
Dengan demikian pembuatan laporan yang bersifat ad hoc juga dapat dilakukan secara mudah, karena semua data telah tersedia. Sehingga dapat dilakukan
drill down dan break down terhadap data penjualan dapat dilakukan secara fleksibel
dan cepat oleh pengguna.
Dan pembuatan laporan yang bersifat rutinitas dapat dilakukan secara mudah oleh para operator dalam menyajikan laporan. Untuk format laporan juga dapat dikembangkan karena semua data telah tersedia dan fasilitas untuk OLAP juga dapat dengan mudah digunakan untuk keperluan pengembangan pelaporan.
Untuk perbandingan antara proses sales reporting yang berjalan dengan yang diusulkan akan didapatkan perbedaan hasil dari proses tersebut dalam tabel 4.18, sebagai berikut :
Tabel 4.18
Perbandingan Sales Reporting Antara Berjalan Dengan Diusulkan
PO
Arrived Berjalan Diusulkan %
#POs (sales reporting) 471 235 471 100
#POs (sub process sr) 471 235 471 100
Cycle Time /PO 6' 1' 500
#PO Checker 1 1 0
Maka perubahan secara radikal telah didapatkan dengan dilakukannya penyederhanaan proses sales reporting. Sehingga proses pelaporan yang dulunya membutuhkan waktu yang relatif lama dalam menyajikan laporan tersebut, dengan diusulkannya proses yang baru ini maka dapat dengan mudah pengembangan format laporan dan waktu laporan yang dapat ditingkatkan sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Tingkat keberhasilan dari perubahan ini sangat bergantung kepada semua aspek yang terkait, mulai dari pihak pimpinan manajemen, menengah manajemen dan operasional. Banyak contoh kasus yang terjadi dimana perusahaan yang telah melakukan perubahan ini tidak semua metode dari rekayasa ulang dapat dilaksanakan dengan sempurna. Dan hanya metode yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan saja yang dapat diimplementasikan guna meningkatkan efektifitas dan efisiensi kinerja dari perusahaan tersebut.
Dan tidak dapat dipungkiri lagi bahwa perusahaan harus melakukan perusahaan dalam era persaingan yang semakin ketat dan cepat ini, jika perusahaan tersebut masih ingin tetap bersaing dan memimpin dalam bidang usahanya. Maka penggunaan metode rekayasa ulang proses bisnis atau apa saja, harus dipilih dan ditempuh oleh perusahaan tersebut.
Dalam tabel 4.19 akan dijelaskan secara keseluruhan mengenai perbandingan proses yang sedang berjalan dengan proses bisnis dan pelaporan yang diusulkan, yaitu sebagai berikut :
Tabel 4.19
Perbandingan Proses Yang Sedang Berjalan Dengan Yang Diusulkan
Berjalan Diusulkan Improvisasi %
#POs 171 471 175
Cycle Time /PO 34 9 167
#SDM 11 8 22
4.3 Analisa Hasil Pelaporan Yang Diusulkan
Setelah menganalisa semua hasil pelaporan yang sedang berjalan dalam bab 3 sub bab 3.6, maka dalam sub bab ini akan dibahas mengenai usulan perbaikan dan pengembangan baik format laporan maupun jumlah laporan serta penerima maupun pengguna yang membutuhkan laporan tersebut.
Metode yang digunakan dalam pengembangan dan perbaikan dari usulan hasil pelaporan ini adalah dengan menerapkan teknik integrasi, otomatisasi, penyederhanaan dan eliminasi. Dimana tidak semua dari teknik tersebut diterapkan, hanya disesuaikan dengan kebutuhan pengguna.
Dalam tabel 4.20 akan dijelaskan dari semua hasil laporan yang selama ini disediakan dan dikerjakan oleh pihak EDP adalah sebagai berikut :
Tabel 4.20
Daftar Hasil Laporan Yang Diusulkan
No. Lampiran Judul Laporan Frekuensi Rekayasa Ulang Pengunaan
L-01 Group Customer by Product Report Per- KAM and Per - Customer Group
Bulanan / Mingguan
Penyederhanaan, Eliminasi field
L-02 Customer Report Bulanan Penyederhanaan,
Eliminasi field
L-03 Year to Date Breakdown Sales Per- Branch
And Per - Product Group Mingguan Bulanan / Tetap
L-04 Year to Date Budget
( in value )
Bulanan /
Mingguan Tetap
L-05 Last Year, Actual, Budget By Group ( in million ) per - Branch and per - Quartal
Bulanan /
Quartal Tetap
L-06 (Year to Date Breakdown Sales Per – Branch) Laporan ini dihilangkan
L-07 Net Sales vs Budget Sales by Customer ( Incentive per - Salesman )
Bulanan /
Mingguan Tetap
L-08
(Sales Performance by Product
Per - Month and per - Group Customer)
Laporan ini dihilangkan
Bulanan /
Mingguan Mingguan Bulanan /
L-09 Customer by Category Product Report ( value in thousand ) ( in carton ) per - KAM
Ad hoc Ad hoc
L-10 Customer by Category Product Report
( in carton ) per - YTD Ad hoc Ad hoc
L-11 Actual Sales per - Group Product Ad hoc Ad hoc
L-12 Sales Industrial
by Salesman - Customer - Product
Bulanan / Mingguan
Bulanan / Mingguan
L-13 Penjualan Industrial
Per - Chain Outlet Mingguan Bulanan / Mingguan Bulanan /
L-14 Penjualan Industrial Product - Customer Bulanan / Mingguan Bulanan / Mingguan L-15 Customer by Product Report ( in quantity )
per - KAM
Bulanan / Mingguan
Bulanan / Mingguan
L-16 Customer by Product Report Bulanan /
Mingguan
Bulanan / Mingguan
L-17 Customer by Product Report
Per - Product Group
Bulanan / Mingguan
Bulanan / Mingguan
L-18 Customer by Product Report
( Total Product Group Only )
Bulanan / Mingguan
Bulanan / Mingguan
L-19 Customer by Product Report
( per - product type )
Bulanan / Mingguan
Bulanan / Mingguan
L-20 Customer by Product Report
Tanda yang digelapkan berarti proses tersebut dihilangkan dan untuk pengganti telah disesuaikan dengan format dan bentuk laporan yang hampir sama dengan laporan yang dihilangkan tersebut. Dalam lampiran D akan lebih jelas mengenai laporan-laporan yang mengalami perbaikan dan pengembangan tersebut.
Dari total hasil laporan diatas maka laporan yang mengalami penyederhanaan dari bentuk laporan ada sebanyak 3 laporan, sedangkan laporan yang dihilangkan sebanyak 5 laporan.
Dalam lampiran D akan dijelaskan mengenai perbaikan dan pengembangan hasil laporan bukan hanya dari jumlah maupun bentuk laporan, akan tetapi memperbaiki sistem dan kepada siapa laporan tersebut ingin diberikan.
