BAB 4
RENCANA STRATEGI SISTEM DAN
TEKNOLOGI INFORMASI YANG DIUSULKAN
4.1.
EA Management Plan
EA Management Plan bertujuan untuk merencanakan transisi dari sistem yang sedang berjalan (Current) ke sistem yang di usulkan (Future).
4.1.1. EA Program Management
EA Program Management yang dilakukan pada PT.Sucofindo (Persero) bertujuan untuk melakukan suatu usulan perbaikan pada proses bisnis yang sedang berjalan dan juga mengusulkan penggunaan teknologi informasi agar lebih efektif dalam membantu kegiatan operasional.
a) Governance and Principle
Tata kelola perusahaan mempengaruhi bagaimana tujuan perusahaan dicapai, bagaimana risiko dikaji, dan bagaimana kinerja dioptimalkan. Sebagai BUMN yang bergerak di bidang mitigasi risiko, pelatihan dan konsultasi, tata kelola perusahaan menjadi semakin penting mengingat faktor risiko merupakan topik rutin yang dihadapi oleh seluruh insan SUCOFINDO dalam menjalankan tugasnya, baik tugas sehari-hari di dalam perusahaan maupun ketika sedang berhubungan dengan klien untuk memecahkan masalah mereka. Melalui tata kelola perusahaan yang baik, SUCOFINDO ingin menanamkan budaya sadar risiko, etika berbisnis, dan tata perilaku yang baik di seluruh insan SUCOFINDO untuk menciptakan kinerja perusahaan yang unggul.
Prinsip Tata Kelola Perusahaan yang Baik (Good Corporate Governance/ GCG) yang dimaksud adalah:
• Transparansi, yaitu prinsip keterbukaan dalam melaksanakan proses pengambilan keputusan dan keterbukaan dalam
mengemukakan informasi materiil yang relevan mengenai perusahaan.
• Akuntabilitas, yaitu prinsip kejelasan fungsi, pelaksanaan dan pertanggungjawaban organisasi yang memungkinkan pengelolaan perusahaan dapat terlaksana secara efektif.
• Pertanggungjawaban, yaitu prinsip kesesuaian di dalam pengelolaan perusahaan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku dan prinsip-prinsip korporasi yang sehat.
• Kemandirian, yaitu prinsip pengelolaan perusahaan secara profesional tanpa benturan kepentingan dan pengaruh maupun tekanan dari pihak manapun yang tidak sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan prinsip-prinsip korporasi yang sehat.
• Kewajaran, yaitu prinsip perlakuan yang adil dan sama dalam memenuhi hak-hak stakeholdersberdasarkan ketentuan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
b) Support for Strategy and Business
Salah satu tujuan utama dari Program EA adalah untuk mendukung visi dan misi PT.Sucofindo. dengan menggunakan dukungan dari usulan teknologi informasi yang di terapkan dapat membantu mengidentifikasi kesenjangan kinerja terhadap bisnis, efektif menjamin pemenuhan standar dan juga transparansi dan komunikasi yang melibatkan sejumlah orang dengan komposisi yang berbeda untuk mencapai sasaran strategi.
c) EA Roles and Responsibility
Tabel 4.1 EA Roles and Responsibility PT. Sucofindo No Fungsi area Fungsi bisnis Proses bisnis 1. Kepala cabang Menyusun rencana Kepala cabang
Menyusun rencana kerja dan anggaran cabang guna mendukung pencapaian tujuan cabang.
Menetapkan kebijakan khusus untuk cabang, selaras dengan
kebijakan umum
Regional/Perusahaan. Pengendalian Kepala cabang
Mengendalikan dan memastikan seluruh kegiatan di cabang dan memantau kegiiatan unit pelayanan agar berjalan dengan efektif dan efisien
2. Deputi operasi Menyusun rencana kerja operasi
Deputi operasi
Menyusun dan memkompilasi rencana kerja dan anggaran jangka pendek dan panjang untuk kegiatan operasi yang menjadi tanggung jawabnya sesuai dengan rencana kerja dan anggaran cabang.
Mengkoordinir kebijakan Deputi operasi
Mengkoordinir pelaksanaan kebijakan, sistem dan prosedur kerja serta mengevaluasi seluruh kegiatan operasi dibawah kendalinya.
3. Kabid inspeksi umum
Mengarahkan pencapaian pelaksanaan proyek
Kabid inspeksi umum
Melaksanakan program kerja yang mengarah pada pencapaian sasaran mutu yang di tetapkan untuk memastikan pelaksanaan proyek dilaksanakan sesuai permintaan pelanggan.
Memastikan staff Kabid inspeksi umum
pelaksana pelaksana, alat, bahan dan sarana operasional sesuai dengan kondisi kegiatan di cabang.
Koordinasi dengan client Kabid inspeksi umum
Mengkoordinasi dengan pihak pelanggan untuk memastikan jenis pekerjaan dan barang yang akan di inspeksi.
4. Kabid inspeksi teknik
Memantau pencapaian rencana kerja
Kabid inspeksi teknik
Menyusun, mengkoordinasikan dan memantau pencapaian rencana kerja dan anggaran Bidang Inspeksi Teknik di cabang Jakarta.
Memonitor,mengevaluasi dan melaporkan rencana kerja
Kabid inspeksi teknik
Memonitor, mengevaluasi dan melaporkan kepada atasan perkembangan dan hasil pencapaian realisasi rencana kerja.
5. Kabid solusi perdagangan
Mengkoordinasi
pencapaian rencana kerja dan anggaran
Kabid solusi perdagangan
Menyusun, mengkoordinasikan dan memantau pencapaian rencana kerja dan anggaran Bidang Solusi Perdagangan di cabang Jakarata. Menganalisa dan
mengembangkan usaha jasa
Kabid solusi perdagangan
Menganalisa dan mengembangkan usaha jasa sesuai tuntutan / potensi pasar dengan menerapkan inovasi teknologi yang terbaru dan “best practice”.
Mengkoordinasi strategi pemasaran
Kabid solusi perdagangan
Menyusun, mengkoordinasikan, dan memantau penerapan strategi pemasaran dan kegiatan penjualan. Membina hubungan baik Kabid solusi perdagangan
Membina hubungan dengan pelanggan, mengelola keluhan pelanggan selama proses pelaksanaan kegiatan operasional serta memberikan saran.
6. Kabid kajian, konsultasi dan pelatihan
Menyusun anggaran konsultasi dan pelatihan
Kabid kajian, konsultasi dan pelatihan
Menyusun rencana kerja dan anggaran Bidang kajian, konsultasi dan pelatihan di cabang Jakarta Mengkoordinir
implementasi sistem manajemen
Kabid kajian, konsultasi dan pelatihan
Mengkoordinir implementasi sistem manejemen dan sistem penilaian kinerja perusahaan yang telah ditetapkan sebagai bagian dari upaya untuk menjaga efektivitas dan kualitas hasil kerja perusahaan. 7. Kabid jasa manajemen properti Mengkoordinir rencana kerja manajemen properti
Kabid jasa manajemen property Mengkoordinir dan mengevaluasi penyusuan rencana kerja dan anggaran bidang jasa manajemen properti yang merupakan kosulidasi dari tiap cabang
Pengkajian pengelolaan dan potensi bisnis properti
Kabid jasa manajemen properti Mengkoordinir pengkajian atas pengelolaan dan potensi bisnis properti sesuai kebutuhan (seperti identifikasi potensi dan kebutuhan pasar, harga pokok penjualan, dll) melalui berbagai sarana informasi yang tersedia
8. Kabid penjualan dan dukungan
Menyusun rencana kerja dan anggaran bidang
Kabid penjualan dan dukungan operasi
operasi penjualan Menyusun rencana kerja dan anggaran Bidang Penjualan dan Dukungan Operasi di cabang Jakarata.
Mengkaji sistem dan prosedur bidang penjualan
Kabid penjualan dan dukungan operasi
Secara periodik mengkaji sistem dan prosedur di Bidang Penjualan dan Dukungan Operasi yang digunakan di cabang.
Berkoordinasi dengan bidang lain
Kabid penjualan dan dukungan operasi
Berkoordinasi dengan seluruh Bidang Operasi dan bidang dukungan bisnis
9. Kabid dukungan bisnis
Menyusun rencana kerja dan anggaran bidang dukungan bisnis
Kabid dukungan bisnis
Menyusun rencana kerja dan anggaran Bidang Dukungan Bisnis di cabang Jakarta serta mengajukan rencana kerja dan anggaran tersebut.
Memantau penyediaan data keuangan
Kabid dukungan bisnis
Memantau penyediaan data – data keungan dalam rangka penyusunan anggaran cabang.
Mengkoordinir
pengadaan sumber daya
Kabid dukungan bisnis
Mengkoordinir pengadaan sumber daya diluar kebutuhan operasi (seperti ATK, fasilitas kantor, dll) dan bertanggung jawab atas seluruh kegiataan pengelolaan asset.
Memantau dan
memastikan layanan umum
Kabid dukungan bisnis
Memantau dan memastikan layanan umum (seperti penggunaan
kendaraan layanan dinas, layanan utilitas, pemeliharaan sarana prasarana, dll) telah dilaksanakan sesuai sistem dan prosedur yang berlaku.
d) EA Program Budget
Untuk 3 tahun ke depan perusahaan membutuhkan teknologi baru untuk membantu dalam mengembangkan bisnis sesuai kebutuhan proses bisnis perusahaan serta menjaga persaingan dengan perusahaan lain. Biaya anggaran yang akan di keluatkan untuk program EA yang diusulkan harus dibuat berdasarkan kebutuhan program tersebut. Anggaran yang di rencanakan tersebut harus dibuat dengan rinci hingga 3 tahun kedepan sehingga jelas dan tepat sesuai sasaran yang diperlukan. Anggaran utama yang harus dikeluarkan untuk program EA antara lain yaitu membayar biaya pengembangan sistem yang semuanya sudah terintegrasi dengan baik yang ada diperusahaan.
Tabel 4.2 EA Program Budget Yang Diusulkan
No. Uraian Jumlah (RP)
1. System Analyst Rp 60.000.000 2. Pengembangan Sistem Rp 20.000.000 3. Pengembangan Software Rp 50.000.000 4. Pengadaan Hardware Rp 92.000.000 5. Training Karyawan Rp 18.000.000 Total Rp 240.000.000
e) EA Program Performance Measures
Program EA performance measure akan mengukur kemampuan sistem lama dibandingkan dengan sistem yang akan diusulkan. Dalam pengukuran tersebuat biasanya akan dibandingkan seberapa efektifnya sebuah sistem yang akan diusulkan.
Tabel 4.3 Program Performance Measures Yang Diusulkan
No. Uraian Waktu (menit) (sebelum penerapan) Waktu (menit) (sesudah penerapan) Selisih waktu (menit) 1. Melakukan pendaftaran 15 15 0 2. Melakukan order 15 3 12 3. Melakukan negosiasi harga 20 20 0 4. Membuat order cocnfirmation 5 2 3 5. Membuat draft 10 10 0
invoice DP 6. Melakukan pembayaran DP 10 10 0 7. Memberikan konfirmasi pembayaran DP 5 1 4 8. Membuat rencana kerja operasional 10 10 0 9. Memberikan
instruksi kerja dan alat pendukung 15 15 0 10. Memberikan biaya akomodasi 10 10 0 11. Melakukan operasional kerja
Tergantung persetujuan kontrak -
12 Membuat HPL 30 30 0 13. Melakukan verifikasi HPL - 5 5 14. Membuat draft survey 30 - 30 15. Membuat rincian invoice 10 - 10 16. Melakukan verifikasi draft survey 15 - 15 17. Melakukan penerbitan sertifikat 120 120 0 18. Mencetak draft invoice 3 - 3 19. Membuat draft invoice pelunasan 5 5 0 20. Memberikan 10 12 -2
sertifikat 21. Menerima pelunasan pembayaran 5 5 0 SELISIH WAKTU : 353 – 273 = 80 80
4.1.2. EA Current Architecture Summary
4.1.2.1. Strategic Goal and Initiatives
Dari strategi yang sudah didapatkan berdasarkan beberapa analisis, dalam rangka mencapai visi menjadi perusahaan jasa terpercaya dan menguntungkan dalam memberikan pemastian di Indonesia dan ASEAN untuk mencapai tujuan tersebut sebaiknya karyawan ikut mendukung dengan mengikuti prosedur – prosedur dan mengikuti pelatihan dalam rangka ikut meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang akan menggunakan teknologi tersebut.
4.1.2.2. Business Service and InformationFlow
Tabel 4.4 Business service and information flow
Line of business Key processes Information
flow
Supporting EA component
Order Customer service Melayani pendaftaran, permohonan order client, memberikan invoice pembayaran DP dan pelunasan serta sertifikat Database client, database order Marketing Memasarkan produk jasa, melakukan negosiasi kontrak Website
Operasional Administrasi operasional Berfungsi sebagai penanggung jawab terhadap kontrak yang di terima Simos, Database order, database client, database jasa, database RKO, database sertifikat PTK Berfungsi sebagai pemberian instruksi kerja, pengiriman petugas lapangan dan bertanggung jawab terhadap hasil pekerjaan dai petugas Simos, database petugas, database HPL Petugas Berfungsi sebagai pelaksana operasional dan memberikan hasil pekerjaan lapangan (HPL) Simos, database HPL Keuangan Bertanggung jawab sebagai penerima pembayaran yang di lakukan client dan pengeluaran biaya yang di butuhkan petugas Database RKO, database invoice, database pembayaran
sertifikat penanggung jawab dalam penerbitan sertifikat sertifikat, database HPL
4.1.2.3. System and Application
Sistem dan aplikasi yang dimiliki oleh PT.Sucofindo (Persero) merupakan turunan dari penerapan yang ada di kantor pusat, PT.Sucofindo (Persero) memiliki website yang digunakan hanya untuk mempermudah mengenalkan profil perusahaan.
4.1.2.4. Technology Infrastructure
Teknologi infrastruktur yang dimiliki oleh PT. SUCOFINDO (Persero) menggunakan sistem yang berbasis LAN terhadap komputer yang dimiliki di setiap bagian. Komputer - komputer yang telah terhubung semua disambungkan ke hub, yang berfungsi untuk menggabungkan beberapa komputer menjadi satu perangkat kelompok jaringan.
4.1.2.5. IT Security
Keamaan IT yang di terapkan pada PT.Sucofindo (Persero) sudah cukup baik, terutama pada keamaan data dan kerahasiaan data yang dimiliki. Hak akses terhadap data tidak bisa di gunakan oleh seluruh staff yang bekerja di PT.Sucofindo (Persero) ini, hanya beberapa yang memiliki jabatan tertentu yang bisa mengakses data tersebut.
4.1.2.6. EA Standards
PT. SUCOFINDO (Persero) memiliki standarisasi teknis di setiap divisi yang dapat memaksimalkan kinerja para staff PT. SUCOFINDO (Persero). Dan standarisasi tersebut menjadi pedoman bagi para staff PT. SUCOFINDO (Persero) untuk melakukan aktivitas mereka dalam melaksanakan tugas
4.1.2.7. Workforce Requirement
PT. SUCOFINDO (Persero) menetapkan standarisasi yang tinggi dalam kebutuhan di tiap bagian. Selain itu untuk mempersiapkan tenaga kerja yang berkualitas, PT. SUCOFINDO (Persero) memberikan pelatihan dan pengujian terlebih dahulu kepada karyawan baru, sehingga karyawan yang melamar kerja di PT. SUCOFINDO (Persero) tidak bisa langsung diterima karena dibutuhkan waktu pengujian untuk menyeleksi lebih dalam dan PT. SUCOFINDO (Persero) akan mengadakan pelatihan jika ada pengimplementasian teknologi baru dalam perusahaan. Selain itu semua staff diharuskan mengikuti training SMK3 (Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja).
Untuk tingkatan manager, para manajer PT. SUCOFINDO (Persero) akan mengikuti seminar dan training rutin setiap dua kali dalam setahun guna meningkatkan skill dan wawasan para manajer. Sehingga kinerja akan meningkat. Training yang diadakan adalah training inhouse yang diberikan perusahaan kepada staff terpilih dari tiap bidang yang berbeda dan PT. SUCOFINDO (Persero) mengadakan rapat evaluasi setiap bulan untuk melihat performance perusahaan selama sebulan itu mengalami peningkatan / penurunan.
4.1.3. EA Future Architecture Summary
4.1.3.1. Future Operations Scenario
Operation scenario yang di usulkan / di terapkan oleh penulis terhadap PT.Sucofindo (Persero) ke depannya adalah dengan mengefektifkan beberapa proses bisnis yang terjadi untuk meningkatkan kinerja perusahaan sehingga dalam pelaksanaan aktivitas bisnis perusahaan dapat berjalan lebih baik dan mengintegrasikan sistem informasi pada beberapa proses di ruang lingkup yang penulis bahas untuk memudahkan pertukaran informasi yang penting pada PT.Sucofindo (Persero).
4.1.3.2. Planning Assumptions
Asumsi perencanaan sistem informasi yang di terapkan oleh penulis pada PT.Sucofindo (Persero) berdasarkan dari strategis yang ingin di capai dalam menunjang kinerja PT.Sucofindo (Persero) untuk mencapai tujuannya penulis membuat perubahan pada beberapa alur proses bisnis yang ada agar bisa lebih efektif dan terintegrasi antar divisi, di butuhkan adanya beberapa penambahan perangkat maupun pengembangan sistem untuk menunjang agar terintegrasi dengan baik dan pengembangan terhadap kemampuan SDM agar dapat mengikuti perubahan sistem yang di implementasikan maka akan di adakan training untuk meningkatkan kualitas SDM yang ada pada di PT.Sucofindo (Persero).
4.1.3.3. Updating Current & Future Views
a) Goals and Initiatives
Terdapat beberapa strategi – strategi yang baru dan membuat beberapa alur proses bisnis yang berjalan sedikit berbeda terhadap pelaksanaannya. Hal ini didapatkan dari analisis SWOT yang telah dilakukan penulis terhadap PT.Sucofindo (Persero). Dalam kasus ini kekuatan dan peluang lebih dominan pada PT.Sucofindo (Persero) yang dapat menjadi acuan dalam perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi baru.
b) Product and services
Terdapat beberapa perubahan pada alur proses yang dilaksanakan di PT.Sucofindo (Persero) karena adanya implementasi terhadap teknologi baru dan perubahan dalam metode pelaksanaannya untuk membantu dalam pencapaian tujuan strategi PT.Sucofindo (Persero) menjadi perusahaan jasa yang memiliki daya saing global dan budaya berkinerja tinggi.
c) Data and Information
Pada bagian ini terdapat beberapa perubahan karena adanya data redundancy pada data yang dimiliki oleh PT.Sucofindo (Persero) sehingga untuk membuat penyimpanan data pada PT.Sucofindo (Persero) agar lebih efektif di lakukan integrasi pada sistem yang
di usulkan terhadap divisi yang bersangkutan untuk menghindari terjadinya data redundancy.
d) System and Application
Adanya perubahan yang di lakukan terhadap sistem dan aplikasi yang akan di terapkan pada PT.Sucifindo (Persero) seperti dengan di tambahkannya fitur Order pada website yang dimiliki PT.Sucofindo (Persero) dan beberapa UserInterface yang di perbarui terhadap aplikasi yang di gunakan dalam mendukung aktivitas operasional yang ada pada PT.Sucofindo (Persero) agar lebih terintegrasi dan menghindari terjadinya data redundancy sehingga dengan penerapan sistem tersebut akan membuat kinerja bagian Administrasi Operasional menjadi lebih efektif.
e) Network and Infrastructure
Pada bagian ini terdapat perubahan dalam penggunaan hardware dan software yang akan di gunakan oleh staff PT.Sucofindo (Persero) dalam beberapa bulan ke depan.
4.1.3.4. Sequencing plan
Gambar 4.1 Sequencing plan Yang Diusulkan
Gambar sequencing plan di atas merupakan skema dalam melakukan penerapan Enterprise Architecture pada PT.Sucofindo
(Persero) cabang jakarta. Perubahan yang kami usulkan akan langsung dilaksanakan setelah usulan di setujui oleh pihak executive dari PT.Sucofindo (Persero). S1 tidak adanya perubahan tetapi akan melakukan pendokumentasian terhadap sistem lama, S2 akan mulai di terapkannya usulan berupa penambahan fitur pada website untuk melakukan order dan pengembangan software SIMOS milik PT.Sucofindo (Persero) merupakan software operasional yang di gunakan pada PT.Sucofindo (Persero) bagian Administrasi Operasional dengan menambahkan fitur pembuatan maupun penerimaan Hasil Pengerjaan Lapangan (HPL) secara online dan verifikasi secara digital menggunakan alat digital signatured serta mengintegrasikan fitur order maupun HPL online dan verifikasi secara digital tersebut menjadi satu sistem yaitu sistem PT.Sucofindo (Persero).
4.1.3.5. Configuration Management
Untuk penerapan EA pada PT.Sucofindo (Persero) akan mengikuti proses standar EA yang akan diterapkan nanti, konfigurasi EA akan dibuat untuk mendukung penerapan EA terhadap kegiatan proses bisnis yang ada diperusahaan nantinya. Agar tepat dalam mencapai sasaran EA maka standar EA harus di ikuti sebaik mungkin oleh PT.Sucofindo (Persero).
4.1.3.6. EA Glossary and References
Enterprise : Daerah aktivitas dan tujuan dalam sebuah organisasi
atauantara beberapa organisasi, di mana informasi dan sumber daya lainnyadipertukarkan.
Enterprise Architecture : Analisis dan dokumentasi keadaan
suatuperusahaan saat ini dan masa depan dari strategi, bisnis, dan perspektif
teknologi yang terintegrasi.
Future View : EA artefak yang mewakili komponen EA atau proses
yangbelum ada di perusahaan.
Governance : Sekumpulan kebijakan, prosedur pengambilan
keputusan dan proses manajemen yang bekerja sama untuk memungkinkanperencanaan yang efektif dan pengawasan kegiatan dan sumber daya
Simos : Sistem Informasi Manajemen Operasional merupakan sebuah
aplikasi yang di gunakan sebagai pendukung kegiatan aktivitas pada bagian administrasi operasional
4.1.3.7. EA Repository
EA repository digunakan sebagai media dalam mengumpulkan dan kemudian menyimpan data-data artifact di setiap komponen baik arsitektur yang sedang berjalan ataupun arsitektur yang akan dirancang untuk masa mendatang yang bertujuan sebgai referensi atau gudang artifak yang ada di PT. SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta. Selain itu agar program EA yang telah dirancang dapat dilihat kembali bila para manajer ingin mengetahui jalannya informasi pada program EA ini dapat melihatnya di EA repository yang sekaligus dapat digunakan sebagai bahan untuk evaluasi program EA yang dilakukan. EA repository disini berbentuk sebuah aplikasi berbasis web, hal ini bertujuan agar dapat dilihat kapan saja oleh para manajemen yang ada PT. SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta. Berikut adalah sekema rancangan antar muka (user interface) pada EA repository ini:
Gambar 4.3 EA Repository design
4.1.3.8. EA Glossary and References
Enterprise : Daerah aktivitas dan tujuan dalam sebuah organisasi
atauantara beberapa organisasi, di mana informasi dan sumber daya lainnyadipertukarkan.
Enterprise Architecture : Analisis dan dokumentasi keadaan
suatuperusahaan saat ini dan masa depan dari strategi, bisnis, dan perspektif
teknologi yang terintegrasi.
Future View : EA artefak yang mewakili komponen EA atau proses
yangbelum ada di perusahaan.
Governance : Sekumpulan kebijakan, prosedur pengambilan
keputusan dan proses manajemen yang bekerja sama untuk memungkinkanperencanaan yang efektif dan pengawasan kegiatan dan sumber daya
Simos : Sistem Informasi Manajemen Operasional merupakan sebuah
aplikasi yang di gunakan sebagai pendukung kegiatan aktivitas pada bagian administrasi operasional
4.2.Update Strategic and Initiatives
4.2.1. Strategic Plan
Tabel 4.4 Strategic Plan Yang Diusulkan
Visi PT.Sucofindo (Persero)
Menjadi perusahaan jasa terpercaya dan menguntungkan dalam memberikan pemastian di Indonesia dan ASEAN.
Visi Usulan
Menjadi perusahaan jasa terpercaya, terdepan dan menguntungkan dalam memberikan pemastian di ASIA berkelas dunia
Misi PT.Sucofindo (Persero)
Kami menyediakan layanan jasa yang inovatif, handal, dan berkualitas tinggi dalam bidang inspeksi, pengujian sertifikasi dan jasa terkait kepada pelanggan. Kami mewujudkan lingkungan kerja
yang menantang, apresiatif, dan berlandaskan pengetahuan bagi karyawan.
Kami menciptakan nilai bagi pemegang saham berkontribusi kepada perekonomian dan masyarakat di tempat kami beroperasi.
Misi Usulan
Kami menyediakan layanan jasa yang inovatif, handal, berkualitas tinggi dan berdaya saing global dalam bidang inspeksi, pengujian sertifikasi dan jasa terkait kepada pelanggan.
Kami meningkatkan mutu lingkungan kerja yang lebih menantang, apresiatif, integrasi dan berlandaskan pengetahuan bagi karyawan.
Kami menciptakan nilai bagi pemegang saham berkontribusi kepada perekonomian dan masyarakat di tempat kami beroperasi dengan membangun budaya berkinerja tinggi.
Metode analisis SWOT digunakan untuk mengetahui perbandingan antara kelemahan, kekuatan, ancaman dan kesempatan yang di miliki oleh perusahaan. Hal ini dapat meningkatkan strategi – strategi penting untuk mendukung proses bisnis perusahaan agar dapat memaksimalkan kekuatan dan kesempatan yang di miliki oleh perusahaan dan meminimalkan kelemahan maupun ancaman terhadap perusahaan. Berdasarkan analisis pada lingkungan eksternal perusahaan yang ada pada sub bab sebelumnya maka untuk perbandingan ancaman dan peluang pada faktor internal dan kelemahan (SWOT) pada PT. SUCOFINDO (Persero) dapat dilihat pada tabel di bawah ini :
Tabel 4.5 Analisis SWOT PT.Sucofindo Faktor Internal
Faktor Eksternal
Strength (Kekuatan) Weakness
(Kelemahan) (S1) Memiliki pengalaman selama 55 tahun dibidang inspeksi, supervisi, pengkajian dan pengujian.
(S2) Jaringan kerja yang luas tersebar di berbagai kota di Indonesia.
(S3) Sudah dikenal baik di pasar Indonesia. (S4) Memiliki fasilitas
penunjang yang lengkap.
(S5) Memiliki layanan jasa yang luas. (S6) Memiliki SDM yang ahli dan berkompetensi dibidangnya. (W1) Kegiatan operasional yang belum efektif karena masih adanya proses yang tidak terintegrasi. (W2) Biaya operasional yang tinggi karena masih ada proses yang manual.
(W3) Tarif layanan jasa cukup tinggi di bandingkan kompetitornya (W4) Persebaran tenaga kerja ahli di setiap cabang tidak merata.
Opportunity (Kesempatan)
(O1) Masyarakat indonesia cenderung susah berpindah brand. (O2)Adanya kebijakan standarisasi dari pemerintah yang terkait terhadap jasa surveyor O3)Akan adanya merger dari pihak Surveyor Indonesia (O4)Banyaknya perusahaan yang membutuhkan jasa (S7) Memiliki kualitas sesuai standard International.
(S8) Memiliki relasi yang cukup baik terhadap pelanggan. (S9) Memiliki jaringan partner perusahaan dalam skala internasional. (S10) Sucofindo telah diakui oleh Asosiasi Lembaga Sertifikasi Indonesia (W5)Proses pengiriman laporan dari bagian inspeksi membutuhkan waktu lama karena masih manual. (W6) Penggunaan aplikasi operasional belum optimal karena aplikasi sering terjadi hang
(W7) Range harga yang tidak transparan (W8) ketergantungan terhadap proyek pemerintah Strategi SO : S1-01 S7-O2 S2-04
Strategi WO :
W4-03
W3-02
Surveyor (O5)Adanya perubahan orientasi pemasaran secara global (O6)Akan di adakannya pasar tunggal ASEAN Threat (Ancaman) (T1) Harga yang di berikan kompetitor lebih murah. (T2) Adanya
kompetitor baru yang semakin berkembang. (T3) Pemasaran dari kompetitor yang tidak bisa di prediksi.
(T4) Persaingan yang semakin ketat dan tidak sehat dari kompetitor.
(T5) Adanya keingin pelanggan mencari harga yang lebih murah dengan kualitas yang sama. Strategi ST: S3-T4 S8-T4 S6-T2 Strategi WT:
W3-T1
W1-T2
Berdasarkan analisis SWOT yang telah dilakukan, dapat dilihat bahwa PT. SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta saat ini berada pada posisi untuk menggunakan strategi SO, WO, ST, WT, antara lain:
Strategi SO :
• (S1-O1) : Dengan memiliki pengalaman selama 55 tahun di bidang inspeksi, supervisi, pengkajian, dan pengujian (surveyor) pengalaman tersebut menciptakan kepercayaan pelanggan dan image positif
terhadap PT.Sucofindo sehingga membuat mereka tidak memilih perusahaan lain atau berpindah brand.
• (S7-O2) : PT. Sucofindo dalam jasanya telah memiliki kualitas sesuai standar Internasional sehingga kebijakan standarisasi dari pemerintah yang terkait terhadap jasa surveyor tidak terlalu mempengaruhi PT.Sucofindo karena kebijakan pemerintah juga mengacu pada standarisasi Internasional.
• (S2-04) : PT.Sucofindo telah memiliki Jaringan kerja yang luas tersebar di berbagai kota di Indonesia memudahkan PT.Sucofindo dalam menerima Order dari perusahaan atau pelanngan di wilayah manapun terkait banyaknya perusahaan yang membutuhkan jasa Surveyor.
Strategi WO :
•(W4-O3) : Persebaran tenaga kerja ahli di setiap cabang tidak merata membuat PT.Sucofindo membutuhkan banyak tenaga ahli untuk membantu kegiatan bisnis mereka. Dengan Akan adanya merger dari pihak Surveyor Indonesia diharapkan karyawan surveyor indonesia dapat menutupi kekurangan tenaga ahli di PT.Sucofindo sehingga proses bisnis perusahaan dapat berjalan efektif.
•(W3-O2) : Tarif layanan jasa cukup tinggi sedikit banyak membuat pelanggan PT.sucofindo mencari perusahaan sejenis yang menawarkan jasa yang lebih murah. Tidak adanya standarisasi menuntut pemerintah agar adanya kebijakan standarisasi dari pemerintah yang terkait terhadap jasa surveyor sehingga terciptanya harga minumum atau terendah agar tarif layanan jasa tidak terlalu tinggi.
Strategi ST :
•(S3-T4) : PT. Sucofindo Sudah dikenal baik di pasar Indonesia karena memiliki pengalaman yang cukup lama hal ini membuat kepercayaan pelanggan sangat tinggi sehingga mereka tidak memperdulikan apabila ada persaingan ketat yang tidak sehat dari kompetitor yang menyebarkan informasi negatif tentang PT.Sucofindo.
• (S8-T4) : PT.Sucofindo selalu menjalin hunbungan yang baik denagn pelanggannya sehingga memiliki relasi yang cukup baik terhadap pelanggan. Oleh karena itu PT.Sucofindo tidak memikirkan apabila ada
perusahaan pesaing yang bersaing tidak sehat dangan memberikan informasi negatif kepada pasar.
• (S2-T2) :PT.Sucofindo memiliki SDM yang ahli dan berkompetensi dibidangnya hal tersebut membuat mereka semakin berkembang dan berpengalaman menjadi perusahaan surveyor di Indonesia sehingga mendapat kepercayaan dari pelanggan hal tersebut dapat mengimbangi mulai banyaknya perusahaan kompetitor yang semakin berkembang juga.
Strategi WT :
•(W3-T1) : PT.Sucofindo memiliki Tarif layanan jasa cukup tinggi hal
ini sedikit banyak mengakibatkan para pelanggan mereka mencari perusahaan sejenis yang menawarkan harga yang lebih murah dengan kualitas yang tidak jauh berbeda.
•(W1-T2) : kegiatan operasional pada PT.Sucofindo masih belum
berjalan dengan efektif sehingga menghambat perkembangan perusahaan sedangkan perusahaan kompetitor baru semakin berkembang hal tersebut ditakutkan PT.Sucofindo tertinggal dari perusahaan – perusahaan kompetitor lainnya
4.2.3. Conops
4.2.3.1. Conops Scenario
1. a) Client datang langsung ke PT. SUCOFINDO (Persero) kemudian langsung kebagian customer service untuk melakukan pendaftaran.
b) Setelah terdaftar maka client akan diberikan username dan password sementara untuk digunakan apabila akan melakukan order-order selanjutnya melalui website.
c) Apabila client sudah terdaftar maka dapat langsung meminta form permohonan order ke customer service.
2. Bagian customer service menginput data client dan permohonan order kedalam sistem.
3. a) Bagian administrasi operasional menerima pemberitahuan permohonan order dari sistem.
b) Setelah itu form permohonan order diserahkan kepada bagian bagian penjualan .
4. Berdasarkan permohonan order yang ada, bagian penjualan kemudian melakukan negosiasi harga kepada client atas jasa yang diinginkan.
a)Apabila client setuju dengan harga yang yang diberikan, bagian keuangan memberikan order confirmation kepada administrasi operasional.
b) Apabila client tidak setuju maka dapat melakukan negosiasi ulang atau membatalkan permohonan order.
5. a) Berdasarkan order confirmation yang diberikan oleh bagian penjualan maka administrasi operasional merubah status order yang terdapat didalam sistem.
b) Kemudian bagian administrasi operasional membuat draft invoice pembayaran DP (Down Payment) dan diserahkan kepada customer service untuk diserahkan kepada client.
6. Client yang menerima draft invoice DP langsung melakukan pembayaran DP ke bagian keuangan.
7. a) Bagian keuangan yang menerima pembayaran DP langsung menginput data pembayaran kedalam sistem.
b ) Setelah data pembayaran DP diinput maka bagian administrasi operasional akan menerima informasi melalui sistem bahwa client telah melakukan pembayaran DP.
8. Bagian administrasi operasional yang menerima informasi client telah melakukan pembayaran DP kemudian dibuat surat rencana kerja operasional (RKO) yang berisi perintah penugasan dan diserahkan ke bagian Penugasan Tenaga Kerja (PTK).
9. a) Berdasarkan surat rencana kerja operasional (RKO) yang telah diterima, bagian PTK membuat instruksi kerja kepada petugas yang dipilih sesuai dengan order yang diinginkan client. Selain itu bagian PTK juga memberikan alat-alat pendukung yang akan dibutuhkan oleh petugas dalam menjalankan operasional kerja nya.
b)Berdasarkan kebutuhan biaya akomodasi yang diperlukan petugas dalam menjalankan operasional kerja, bagian PTK memberikan RKO kepada bagian keuangan agar biaya akomodasi yang diperlukan petugas segera di keluarkan.
10.a) Bagian keuangan segera memberikan sejumlah dana yang dibutuhkan sesuai dengan nominal yang tercatat pada RKO. b)bagian keuangan menginput jumlah uang yang dikeluarkan kedalam sistem
11.Setelah instruksi kerja dan alat pendukung dan biaya akomodasi didapatkan oleh petugas, selanjutnya dilakukan operasional kerja.
12.Sesuai dengan semua yang telah didapatkan saat operasional kerja atau kerja lapangan berlangsung, selanjutnya petugas langsung membuat laporan hasil pekerjaan lapangan (HPL) dan kemudian data tersebut langsung dimasukkan kedalam sistem. proses penginputan data langsung dilakukan oleh petugas menggunakan personal computer laptop yang diberikan dan menggunakan jaringan internet.
13.Setelah HPL berhasil diinput petugas kedalam sistem, maka akan memberikan informasi kepada bagian PTK untuk segera dilakukan verifikasi menggunakan tanda tangan digital. Verifikasi ini dilakukan karena PTK bertanggung jawab sepenuhnya atas kinerja petugas yang telah ditunjuk.
14.Seletah diverifikasi oleh PTK maka data HPL akan disimpan kembali kedalam sistem. Setelah itu pejabat penerbitan sertifikat akan mendapatkan informasi dari sistem agar HPL segera diterbitkan kedalam sertifikat resmi.
15.Sertifikat yang telah diterbitkan oleh bagian PPS langsung diserahkan kembali kebagian adminstrasi operasional.
16. a) Setelah menerima sertifikat resmi, bagian administrasi operasional membuat draft invoice pelunasan pembayaran. b)Bersamaan dengan penyerahan draft invoice pelunasan, bagian administrasi operasional memberikan sertifkat resmi kepada customer service untuk segera diinformasikan kepada client bahwa sertifikat sudah jadi.
17.Client menerima sertifikat dan draft invoice pelunasan dari customer service. Setelah itu client langsung melakukan pelunasan pembayaran ke bagian keuangan.
Bagian keuangan yang menerima pelunasan pembayaran langsung menginput data pembayaran kedalam sistem.
4.2.3.2. Conops Diagram 2.2 Pe rm oh on an ord er 3. N egos iasi h arga 4. Ord er co nfi rm ati on 14. H PL u ntuk dite rbitk an 16 M em beri kan se rtifk at d an dra ft in voic e p elu nasa n 5.2 dra ft in voic e D P
4.3.Update Product And Service
4.3.1.Business Plan
4.3.1.1. Kegiatan Bisnis
PT. SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa inspeksi di Indonesia. Jasa yang mereka tawarkan yaitu jasa sertifikasi, konsultasi, pengujian dan analisa, inspeksi dan audit serta pelatihan. PT SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta bertempat di Jl. Cumi No. 33-35, Tanjung Priok. PT. SUCOFINDO (Persero) bekerja sama dengan Peruri (Perusahaan Umum Percetakan Uang Republik Indonesia) sebagai pemasok utama kertas untuk sertifikat, kertas yang digunakan merupakan bahan yang juga sama digunakan dalam pembuatan uang kertas Republik Indonesia sehingga kertas tersebut memiliki nomor seri yang tidak bisa digandakan dan dipalsukan. PT SUCOFINDO (Persero) memasarkan jasa mereka melalui website, brosur – brosur yang disebarkan ke perusahaan – perusahaan yang memerlukan jasa mereka, dan iklan dibeberapa media seperti majalah bisnis dan surat kabar.
4.3.1.2. Hubungan Kegiatan Usaha Dengan Tujuan Strategi
PT. SUCOFINDO (Persero) memiliki visi untuk menjadi perusahaan jasa yang menguntungkan dan paling terpercaya dalam memberikan pemastian di Indonesia dan ASEAN PT. SUCOFINDO (Persero) terus melakukan pengembangan dan peningkatan kualitas sumber daya manusia salah satunya dengan cara pelatihan yang dilakukan dari internal perusahaan ataupun pelatihan yang dilakukan oleh lembaga dari luar perusahaan. Salah satu upaya yang menjadi fokus Perusahaan dalam meningkatkan kompetensi SDM adalah dengan melalui Sistem Pengelolaan Pengetahuan yang diterapkan dengan intensif di segala jajaran Perusahaan. Upaya peningkatan kompetensi ini berangkat dari keyakinan bahwa sumber daya manusia yang berkualitas dapat mendorong pertumbuhan dan perkembangan perusahaan hingga mencapai tujuan utamanya.
4.3.1.3. Prospek Pasar dan Strategi Kompetitif
Dengan semakin berkembangnya dunia industri yang menuju kepasar tunggal ASEAN serta kelancaran arus barang dan pengamanan devisa negara dalam perdagangan ekspor – impor, PT. Sucofindo melakukan langkah – langkah kreatif dan menawarkan inovasi jasa – jasa baru berbasis kompetensinya. Diversifikasi ini menghasilkan jasa baru mencakup warehoushing dan forwarding, analytical laboratories, industrial and marine engineering, dan fumigation and industrial hygiene.
Keanekaragaman jenis jasa tersebut dikemas secara terpadu, didukung oleh tenaga profesional yang ahli dibidangnya, kemitraan usaha strategis dengan beberapa institusi internasional serta jaringan kerja yang tersebar diberbagai kota di Indonesia telah memberikan nilai terhadap layanan yang diberikan perusahaan.
Strategi-strategi yang dilakukan oleh perusahaan untuk menghadapi persaingan dengan kompetitor :
- Memberikan pelayanan yang terbaik bagi pelanggan - Memberikan hasil yang lebih cepat dibanding pesaing - Memberikan harga yang lebih murah dari kompetitor - Mengutamakan kepuasan pelanggan
4.3.1.4. Bisnis Kemitraan dan Aliansi
Daftar partner bisnis dan aliansi dari PT. SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta :
- Bank Indonesia - Bank Mandiri
- PT. Jamsostek (jaminan sosial tenaga kerja).
- Peruri (Perusahaan Umum Percetakan Uang Republik Indonesia). - APTEK (Asoaiasi Perusahaan Teknik Mekanikal dan Elektrikal). - APITINDO (Asosiasi Perusahaan Teknik Indonesia).
- KAN (Komite Akreditas Nasional).
- FOSFA (Federation of Oil Seeds and Fats Association). - IEC (International Electrotechnical Commission).
4.3.2. Swim Line Process Diagram
4.3.3. Business Process Diagram 1 Melayani pendaftaran 2 Membuat form permohonan order 3 Menegosiasi harga 4 Order confirmation 6 Menerima pembayaran DP 5 Membuat draft invoice DP 7 Memberikan RKO 8A Memberikan instruksi kerja dan alat pendukung 8B Memberikan RKO untuk akomodasi 9 Melaksanakan operasional kerja 10 Membuat HPL 11 Verifikasi HPL 12B Menerbitkan sertifikat 13 Memberikan sertifikat dan invoice pelunasan 14 Menerima pembayaran pelunasan 12A Membuat draft invoice pelunasan
4.3.4. Use Case
Use-case diagram adalah sebuah model untuk interaksi antara sistem dan actor dalam application domain. Use-case diagram berisi actor eksternal dalam sebuah system context, use case dimana sistem mendukung dan hubungan strukturalnya yang saling timbal balik. Actor dan use case adalah dua elemen utama dalam deskripsi, yang dapat dihubungkan satu sama lain, karena itu menunjukkan bahwa sebuah actor yang diberikan berpartisipasi dalam sebuah use case yang diberikan. Setiap use case menentukan beberapa urutan yang penting dalam interaksi antara actor dan system, yang diuraikan secara rinci menggunakan use case specification atau statechart diagram. Didalam PT. SUCOFINDO (Persero) Actor adalah user yang terlibat di dalam aktivitas bisnis perusahaan.
Use-case Narrative adalah deskripsi narasi yang menjelaskan secara deskriptif tentang uses case diagram.
4.3.4.1. Use Case Narrative
Melayani pendaftaran
Use case ini dilakukan oleh customer service. Customer service akan melayani pendaftaran client baru dan data client akan di simpan kedalam sistem.
Membuat form permohonan order
Use case ini dilakukan oleh customer service. Seletah client terdaftar maka customer service akan memberikan form permohonan order kepada client. Client dapat memilih bidang jasa yang diinginkan serta waktu yang ditentukan untuk menjalankan operasional kerja. Form permohonan order yang telah dibuat kemudian diinput kedalam sistem oelh customer service.
Melakukan negosiasi harga
Use case ini dilakukan oleh bagian penjualan. Bagian penjualan yang menerima permohonan order dari administrasi operasional langsung menghubungi client dan mengajukan harga. Apabila client tidak
setuju dengan harga yang ditawarkan maka dilakukan negosiasi harga.
Memberikan order confirmation (OC)
Use case ini dilakukan oleh bagian penjualan. Setelah dilakukan persetujuan dari client atas harga yang diberikan, bagian penjualan memberikan confirmation order (OC) dan diserahkan kebagian administrasi operasional.
Membuat draft invoice Down Payment (DP)
Use case ini dilakukan oleh bagian administrasi operasional. Bagian administrasi operasional menerima confirmation order langsung membuat draft invoice DP dan diserahkan kepada client.
Menerima pembayaran DP
Use case ini dilakukan oleh bagian keuangan. Client yang menerima draft invoice DP langsung melakukan pembayaran DP ke bagian keuangan dan data pembayaran DP akan diinput kedalam sistem.
Membuat rencana kerja operasional (RKO)
Use case ini dilakukan oleh bagian administrasi operasional. Bagian administrasi operasional membuat rencana kerja operasional setelah mendapatkan pemberitahuan dari sistem bahwa client telah membayar DP
Membuat instruksi kerja dan alat pendukung
Use case ini dilakukan oleh bagian penugasan tenaga kerja (PTK). Setelah menerima RKO dari bagian administrasi operasional, bagian PTK membuat instruksi kerja kepada petugas yang dipilih sesuai dengan order yang diinginkan client. Selain itu bagian PTK juga memberikan alat-alat pendukung yang akan dibutuhkan oleh petugas dalam menjalankan operasional kerja nya.
Memberikan biaya akomodasi
Use case ini dilakukan oleh bagian keuangan. Berdasarkan kebutuhan biaya akomodasi yang diperlukan petugas dalam menjalankan operasional kerja, bagian PTK memberikan RKO kepada bagian keuangan agar biaya akomodasi yang diperlukan petugas segera di keluarkan. Bagian keuangan segera memberikan biaya akomodasi
yang dibutuhkan sesuai kepada petugas yang akan menjalankan operasional kerja.
Melakukan operasioal kerja
Use case ini dilakukan oleh petugas. Setelah instruksi kerja, alat pendukung dan biaya akomodasi didapatkan oleh petugas, selanjutnya dilakukan operasional kerja .
Membuat hasil pekerjaan lapangan (HPL)
Use case ini dilakukan oleh petugas. Seletah melakukan operasional kerja, petugas yang terlibat langsung membuat hasil pekerjaan lapangan (HPL) mengenai apa saja data yang didapat saat dilakukan operasional kerja dan kemudian data tersebut langsung dimasukkan kedalam sistem .
Melakukan verifikasi HPL
Use case ini dilakukan oleh PTK. PTK yang menunjuk petugas bertanggung jawab atas kinerja yang dilakukan petugas, sehingga HPL yang diterima harus diverifikasi ulang.
Melakukan penerbitan sertifikat
Use case ini dilakukan oleh pejabat penerbitan sertifikat (PPS). PPS mendapatkan pemberitahuan melalui sistem bahwa terdapat HPL yang harus diterbitkan kedalam sertifikat resmi.
Membuat draft invoice pelunasan.
Use case ini dilakukan oleh bagian administrasi operasional. Bagian administrasi operasional yang menerima sertifikat resmi langsung membuat draft invoice pelunasan pembayaran dan diberikan kepada client.
Memberikan sertifikat
Use case ini dilakukan oleh bagian customer service. Setelah sertifikat resmi sudah selesai dicetak, bersamaan dengan penyerahan draft invoice pelunasan, customer service memberikan sertifkat resmi kepada client.
Menerima pelunasan pembayaran
Use case ini dilakukan oleh bagian keuangan. Client yang menerima draft invoice pelunasan langsung melakukan pembayaran pelunasan ke bagian keuangan dan data diinput kedalam sistem
Membuat laporan keuangan
Use case ini dilakukan oleh bagian keuangan. Bagian keuangan membuat laporan semua pembayaran yang masuk dan pengeluaran yang dibutuhkan untuk biaya akomodasi petugas.
Membuat laporan penggunaan kertas
Use case ini dilakukan oleh bagian PPS. Bagian PPS membuat laporan atas penggunaan kertas yang telah digunakan.
4.3.4.2. Use Case Diagram
4.4. Update Data & Information
4.4.1. Object State Transition Diagram
4.4.2. Logical Data Model
4.4.3. Activity/entity Matrix
Tabel 4.6Activity/entity Matrix Sistem Yang Diusulkan
No Entity Fungsi Bisnis C u st o m er S er v ic e A d m in is tr a si o p e ra si o n a l P en ju a la n P T K P et u g a s P P S K eu a n g a n 1. Melayani pendaftaran C
2. Membuat form permohonan order C R
3. Melakukan negosiasi harga C
4. Memberikan order confirmation R/U C
5. Membuat draft invoice DP C
6. Menerima pembayaran DP C
7. Membuat rencana kerja operasional C R 8. Memberikan instruksi dan alat
pendukung kerja C R
9. Memberikan biaya akomodasi R C
10. Melakukan operasional kerja C
11. Membuat hasil pekerjaan lapangan R C R
12. Melakukan verifikasi HPL C R
13. Melakukan penerbitan sertifikat R C
14. Membuat draft invoice pelunasan C
15. Memberikan sertifikat C
4.5. Update System& Application
4.5.1. System Communication Description
4.5.2. System Data Flow Diagram
4.5.3. Network Conectivity Diagram
Gambar 4.12 Network Conectivity Diagram Sistem Yang Diusulkan
4.6. Security / Standards
4.6.1. Security Plan
Pentingnya keamanan dalam suatu perusahaan tentunya menjadi salah satu hal yang harus diperhatikan secara khusus karena jika tingkat keamanan rendah, bisa saja terjadi hal – hal yang akan menghambat aktivitas dari perusahaan pada akhirnya. Penambahan penggunaan technology pada perusahaan juga harus diimbangkan dengan security pada perusahaan sebab semua menyangkut data dan informasi penting perusahaan. Oleh karena itu perencanaan sistem keamanan yang kami usulkan kepada PT. SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta yaitu sebagai berikut :
4.6.1.1. Sistem Pengamanan
PT. Sucofindo (Persero) akan menggunakan pengamanan untuk melindungi akses dan data transaksi client serta pengiriman data yang dilakukan oleh petugas menggunakan internet.
a. Secure Socket Layer (“SSL”)
SSL atau Secure Sockets Layer adalah sebuah protokol keamanan data yang digunakan untuk menjaga pengiriman data web server dan pengguna situs web tersebut. Transaksi order yang akan dilakukan client menggunakan web dan data HPL yang dikirimkan petugas menggunakan internet akan terjamin kerahasiaan nya.
b. Personal Identification Number (“PIN”) dan user id
Personal identifikasi number adalah nomor pribadi yang dimiliki oleh client apabila akan melakukan order melalui website PT. SUCOFINDO (Persero). Untuk mendapatkan PIN dan user id tersebut client diharuskan untuk mendaftar secara manual terlebih dahulu melalui customer service. Penggunaan PIN dan user iddalam proses order dimaksudkan agar client mendapatkan keamanan dan kenyamanan dalam mengirimkan data. Selain digunakan oleh client, PIN juga digunakan oleh petugas untuk mengamankan HPL yang dikirimkan kedalam sistem.
4.6.1.2. Kebijakan kesehatan dan keselamatan kerja karyawan
• Melakukan perbaikan dan peningkatan kinerja SMK3 (Sistem Manajemen Kesehatan Keselamatan Kerja) secara berkesinambungan
• Menyediakan lingkungan kerja yang aman bagi karyawan, rekanan, pelanggan dan pengunjung dengan memperhatikan aspek keamanan, keselamatan dan kesehatan kerja, dan berusaha mencegah terjadinya
kecelakaan kerja dan pencemaran terhadap lingkungan kerja maupun lingkungan sekitarnya
• Menjamin bahwa kegiatan operasionalnya tidak mengakibatkan resiko cedera, penyakit akibat kerja, kerugian atau berdampak negatif bagi karyawan, lingkungan dan masyarakat sekitar
• Mematuhi semua peraturan yang berlaku baik untuk aspek keselamatan dan kesehatan kerja maupun lingkungan dan menempatkan SMK3 pada posisi sejajar, seiring dan setara dengan sistem manajemen lainnya.
• Memastikan bahwa kebijakan keselamatan dan kesehatan kerja ini telah di komunikasikan, dimengerti dan dipatuhi oleh seluruh karyawan dan pihak terkait lainnya.
Prosedur keselamatan
Keadaan darurat kebakaran
• Bagi yang mengetahui adanya kebakaran pertama kali, teriakkan “kebakaran” tapi jangan panik.
• Segera laporkan ke petugas di lantai masing – masing.
• Pada lantai yang terbakar, anda dapat segera meninggalkan tempat dengan memperhatikan dan mengikuti petunjuk petugas. • Manfaatkan waktu untuk menyelamatkan dokumen dan barang
berharga tetapi utamakan keselamatan nyawa / jiwa.
• Segera menuju assembly point (tempat berkumpul / evakuasi) yang sudah ditentukan dengan tenang melalui jalur evakuasi. • Jangan kembali ke tempat kerja sebelum ada instruksi dari
petugas
Keadaan darurat gempa (jika berada di dalam gedung / ruangan) • Lindungi kepala dan badan anda dari reruntuhan bangunan
(dengan bersembunyi di bawah meja, dll)
• Mencari tempat yang paling aman dari reruntuhan dan goncangan
• Berlari keluar apabila masih dapat dilakukan
• Menjauh dari bangunan yang ada di sekitar anda (seperti gedung, tiang listrik, pohon, dll)
• Perhatikan tempat anda berpijak dan hindari bila terjadi rekahan tanah
• Periksa segala hal yang dapat membahayakan, jangan sentuh benda yang terpapar aliran listrik dan jangan menyalakan api Prosedur setelah terjadi gempa (jika berada di dalam ruangan /
gedung)
• Keluar dari bangunan tersebut tertib menuju tempat evakuasi (assembly point)
• Periksa apakah ada yang terluka, lakukan P3K
• Telephone / minta pertolongan apabila terjadi luka parah pada diri anda atau orang sekitar anda ke posko SPKD
• Jangan menunggalkan tempat evakuasi (assembly point) sampai ada pengumuman keadaan aman dari pengelola gedung (SPKD)
4.6.1.3. Kebijakan keamanan data perusahaan
Perencanaan sistem keamanan yang kami usulkan kepada PT. SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta yaitu sebagai berikut :
1. Upgrade sistem operasi
Salah satu cara untuk menjaga performa komputer agar tetap berjalan dengan baik yaitu dengan cara mengupdate sistem operasi pada komputer sesuai dengan perkembangan kebutuhan dan teknologi yang berkembang atau mengupdate sistem operasi yang telah digunakan ke versi yang terbarunya sehingga performa komputer tetap terjaga dan data – data yang tersimpan didalamnya tetap terjaga.
2. Menggunakan Firewall
Firewall berfungsi mengoptimalkan keamanan dalam jaringan dengan membatasi jaringan yang satu dengan jaringan lainnya sehingga dapat mencegah pencurian data
yang dilakukan oleh orang – orang yang tidak bertanggung jawab yang dapat merugikan PT. SUCOFINDO (Persero). 3. Menginstall anti virus
Anti Virus sangat berguna untuk melindungi komputer – komputer dari serangan virus yang dapat merusak sistem operasi dan dapat merusak data – data yang ada di dalam komputer yang dapat menimbulkan kerugian bagi PT. SUCOFINDO (Persero).
4. Membuat kebijakan tentang akses konrol
Yaitu dengan cara memberikan setiap karyawan user ID dan Password dan hak akses sesuai kebutuhannya masing – masing sehingga informasi yang ada pada perusahaan tidak bisa diakses sembarangan. Dengan begitu kita bisa mengetahui siapa saja yang mengakses dan mengambil informasi tersebut dari user ID yang digunakan ketika terjadi sesuatu yang merugikan perusahaan.
5. Back up
Setiap informasi yang penting dalam perusahaan harus di back up sehingga ketika terjadi kejadian yang tidak diinginkan atau tidak dapat di prediksi (bencana alam atau kebakaran) informasi tersebut tidak hilang melainkan ada salinan informasi tersebut.
4.6.2.Technology Forecast
Tabel 4.7Technology Forecast Yang Diusulkan
Technology Forecast Forecast area Short Term (12 – 24 Months) Mid Term (2 - 3 years) Long Term (3 - 5 years) Operating
Systems Windows 7 Windows 8
Masih menggunakan Operation System Windows versi terbaru
menyesuaikan dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan Office Automaticion Suite SIMOS Windows versi 2.0 dan Microsost Office 2010 SIMOS Windows versi 3.0 dan Microsost Office 2010
SIMOS Windows versi 3.0 dan Microsost Office Versi terbaru menyesuaikan dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan Desktop PCs Menggunakan spesifikasi teknologi Intel Core I3 yang digunakan di tiap bagian dan komputer tablet untuk petugas Menggunakan spesifikasi teknologi Intel Core I7 yang digunakan ditiap bagian dan komputer tablet umtuk petugas Menggunakan spesifikasi teknologi PC desktop sesuai kebutuhan perusahaan dan perkembangan teknologi Desktop Monitors LCD LG 18.5”W1953S Wide LED LG 18.5” Disesuaikan dengan perkembangan monitor ke depannya Connection Menggunakan jaringan komunikasi LAN di dalam perusahaan Masih menggunakan jaringan komunikasi dan mulai implementasi jaringan komunikasi WAN Menggunakan jaringan komunikasi WAN agar dapat berkomunikasi
antara kantor pusat dengan kantor cabang
4.7. Workforce Plan
•Summary of Human Capital Management Strategy
PT. SUCOFINDO (Persero) menetapkan standarisasi yang tinggi dalam kebutuhan di tiap bagian. Selain itu untuk mempersiapkan tenaga kerja yang berkualitas, PT. SUCOFINDO (Persero) memberikan pelatihan dan pengujian terlebih dahulu kepada karyawan baru, sehingga karyawan yang melamar kerja di PT. SUCOFINDO (Persero) tidak bisa langsung diterima karena dibutuhkan waktu pengujian untuk menyeleksi lebih dalam.
•Line Of Business Requirements
PT. SUCOFINDO (Persero) mendapatkan order dari client yang membutuhkan dalam berbagai macam bidang jasa. Setelah order diterima maka akan dibuatkan kedalam sertifikat dan diberikan kepada client. Kertas sertifikat yang digunakan adalah kertas khusus dandi suplai oleh PT. PERURI.
•Executive Level Competencies and Professional Development Plans
Executive PT. SUCOFINDO (Persero) terus melakukan koordinasi untuk mencari informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan. Selain itu terus dilakukan peningkatan terhadap kemampuan manajemen dalam mengontrol kegiatan operasional perusahaan.
•Management Level Competencies and Professional Development Plans
Manajemen PT. SUCOFINDO (Persero) akan mengikuti seminar dan training rutin setiap dua kali dalam setahun guna meningkatkan skill dan wawasan para manajer. Sehingga kinerja akan meningkat.
•Staff Level Competencies and Professional Development Plans
PT. SUCOFINDO (Persero) akan mengadakan training untuk meningkatkan setiap staffnya. Training yang diadakan adalah training inhouse yang diberikan perusahaan kepada staff terpilih dari tiap bidang yang berbeda.
Selain itu semua staff diharuskan mengikuti training SMK3 (Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja). Selain itu dilakukan training khusus kepada petugas yang langsung turun kelapangan mengenai standar pekerjaan sampai penggunaan alat komunikasi dalam mengirimkan hasil pekerjaan lapangan.
•Performance Review Process
PT. SUCOFINDO (Persero) mengadakan rapat evaluasi setiap bulan untuk melihat performance perusahaan selama sebulan itu mengalami peningkatan / penurunan. Dan selalu dilakukan evaluasi pengaruh dari penggunaan sistem yang baru, apakah sudah sesuai dengan target.
•Benefits Program
Keuntungan yang didapat dari program – program yang dijalankan oleh PT. SUCOFINDO (Persero) adalah meningkatkan kinerja PT. SUCOFINDO (Persero) dalam persaingan bisnis di bidangnya.
•Training and Tuition Program
PT. SUCOFINDO (Persero) akan mengadakan pelatihan jika ada karyawan baru atau adanya pengimplementasian teknologi baru dalam perusahaan
4.7.1. Organizational Chart
Gambar 4.13 Organizational ChartPT. Sucofindo
Untuk future architecture pada PT. SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta, tidak ada perubahan struktur organisasi dari struktur sebelumnya struktur organisasi masih sama seperti sebelumnya. Hal ini disebabkan karena PT. SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta merupakan perusahaan yang dimiliki oleh pemerintah (BUMN) yang jika diubah struktur organisasinya memerlukan persetujuan dari instansi pemerintahan yang bersangkutan yaitu kementerian BUMN. Kami hanya mengajukan beberapa perubahan tugas dan wewenang pada bagian Penjualan dan dukungan operasi.
1. Administrasi Operasional
-Administrasi Oprasioanal yang sebelumnya mengelolah HPL (hasil pemeriksaan lapangan) yang diserahkan oleh petugas menjadi draftsurvey dihilangkan pada sistem yang diusulkan, -Menghilangkan pekerjaan Administrasi Operasional yang
sebelum memberikan draft survey kepada bagian PPS (pejabat penerbit sertifikat) akan diproses penerbitan sertifikat.
-Tugas Administrasi Operasional yang sebelumnyamencetak draft invoice yang telah dibuat dari bagian PTK yang berisi keperluan petugas juga dihilangkan.
2. PTK
-Menghilangkan tugas PTK dalam membuat rincian invoice berdasarkan jumlah biaya yang diperlukan oleh petugas dalam menjalankan operasional.
3. Petugas
-Melakukan perubahan dalam pekerjaan membuat dan menyampaikan hasil pekerjaan lapangan (HPL) yang sebelumnya secara manual menjadi sistem yang terintegrasi. -Menghilangkan pekerjaan petugas melakukan verifikasi draft
survey
4. Bagian Keuangan
-Menginput hasil pembayaran DP yang dilakukan oleh client kedalam sistem.
-Menambah pekerjaan bagian keuangan yaitu menginput biaya akomodasi yang diperlukan petugas dalam menjalankan operasional
-Menginput pelunasan pembayaran yang dilakukan oleh client kedalam sistem.
5. Bagian Penjualan
-Menembah tugas bagian pemjualan membuat oder confirmation yang diberikan kepada bagian administrasi oprasional.
4.7.2. Knowledge Skill and Profile
Untuk pelatihan tentang metode pengelolaan EA di PT. SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta tentunya harus diadakan pelatihan kepada orang – orang tentang sistem/teknologi informasi yang akan digunakan agar mampu dijalankan dengan baik dalam
menunjang kegiatan, oleh karena itu penulis mengusulkan pelatihan dikhususkan kepada orang – orang yang berhubungan dengan operasional perusahaan dan proses bisnis pada di PT. SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta agar operasional dan proses bisnis dapat berjalan secara efektif dan efisien.
Tabel 4.8 knowladge skill and profile
Knowledge skill and profile C u st o m e r S er vi ce A d m in is tr a s i o p e ra si P T K P e n ju al an P P S K e u an g an P e tu g as Mengoprasikan Komputer (Menyalakan, mengetik, mengeprint, mematiakan) Mengoprasikan Aplikasi Simos Mengoprasikan Komputer Tablet Pengelolaan laporan HPL Pengelolaan Penjualan Pengelolaan Keuangan Pengelolaan Petugas Lapangan (RKO) Pengelolaan Pendaftaran Client
