34
Analisis Sistem yang Berjalan 3.1. Sejarah Perusahaan
PT. Fortune Star merupakan perusahan yang bergerak di bidang penjualan barang bebas bea atau bebas pajak seperti Liquor, Tobacco, Accesoris and Gift, Boutique and Leather dan lain – lain. PT. Fortune Star tersebut pertama kali didirikan pada tahun 1991. Saat pertama kali didirikan, perusahaan tersebut bernama PT. Fortune Star Coltd. Pada tahun 1991 PT. Fortune Star tersebut berdiri dibawah kepemimpinan Bpk. John Halim. Lalu pada tahun 1994 PT. Fortune Star Coltd tersebut berubah namanya menjadi PT. Fortune Star Airport Duty Free. Pada saat PT. Fortune Star didirikan pada tahun 1991, Fortune merupakan satu – satunya perusahaan yang bergerak di bidang duty free. Pada tahun 1992 barulah mulai bermunculan kompetitor – kompetitor lainnya yang ikut bersaing dalam penjualan duty free.
Kemudian pada tahun 2013, PT. Fortune Star Airport Duty Free diakuisisi oleh manajemen baru. Manajemen baru tersebut berdiri dibawah kepemilikan Bpk. Sudiarto yang merupakan pemilik baru dari PT. Fortune Star Airport Duty Free. PT. Fortune Star memiliki hubungan yang sangat baik dengan para suppliernya diantara lain dengan perusahaan CAMUS dan Pernod Ricard, perusahaan CAMUS dan Pernod Ricard adalah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan minuman beralkohol. Saat ini PT. Fortune Star telah memiliki lebih dari 50 brand yang dijual.
Pada tahun 2014 ini, PT. Fortune Star Airport Duty Free berencana akan mengekspansi toko fisik mereka ke berbagai tempat yang ada di Indonesia, yaitu pada bulan Februari mendatang akan dibuka toko baru di Lombok Internasional Airport, lalu pada bulan April mendatang akan dibuka toko fisik baru di Jakarta Downtown lebih tepatnya di Hotel Derivier, lalu pada bulan Mei akan dibuka toko baru di Bali Downtown, lalu pada bulan Juni akan dibuka toko fisik baru di Terminal 3 Bandara Soekarno Hatta, lalu pada bulan Agustus akan dibuka toko baru di Bandara Internasional Kualanamu di Medan, lalu pada bulan Oktober akan dibuka toko baru di Balikpapan Downtown dan
yang terakhir pada bulan November akan dibuka toko baru di Surabaya Downtown.
3.2. Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan
3.3. Tugas dan Wewenang
Berikut penjelasan mengenai Tugas dan Wewenang dari masing – masing jabatan yang terdapat dalam PT. Fortune Star Airport Duty Free : - Bagian Operasional
• Direktur utama : Bapak. Reintohardi Haryo Sampurno
Memastikan visi dan misi suatu perusahaan berjalan dengan baik.
Mengatur kesinambungan perusahaan baik dari segi finansial dan HR (Human Resource).
• General Manager : Bapak. Randy Octamario
Merangkum semua laporan dari shop manager dan melaporkan ke direktur utama.
Direktur Utama General Manager Shop Manager Finance / Accounting Manager HR Manager
Staff Supervisor Staff
Menjalin hubungan dengan instansi – instansi yang terkait seperti Angkasapura, admin bandara, security bandara, dan lain – lain.
Membuat perencanaan rencana kerja dari setiap shop.
• Shop Manager : Ibu Kiki Rizky Amelia
Merangkum semua laporan dari supervisor dan memberikan laporan ke General Manager.
Mengurusi barang yang masuk dan barang yang di jual. Memberikan reward dan punishment kepada bawahan. Memastikan kelangsungan shop.
• Supervisor : Bapak. Harry dan Bapak. Sutan
Memastikan anak buah bekerja sesuai SOP(Standart operasional procedur).
Membuat daily report kepada shop manager. • SPG(Sales Promotion Girl) dan SPB(Sales Promotion Boy)
Berjualan.
Memastikan kondisi shop. Melakukan inventory harian. - Office
• Finance dan Accounting Manager : Ibu Riski Membuat rekap harian, bulanan, tahunan Mengurus segala laporan penjualan. • HR Management : Ibu Neneng Restiana
Mengontrol sumber daya manusia(karyawan dari segi kesejahteraan)
Mengurus perekrutan karyawan baru Penggajian.
• Supervisor (Staff)
Membantu pekerjaan dari masing – masing divisi.
3.4. Proses Bisnis yang sedang Berjalan
Dimulai dari pembelian barang langsung melalui supplier atau pemilik produknya langsung dimana PT. Fortune Star Duty Free melakukan order
dengan mengirimkan purchase order kepada supplier, kemudian supplier akan menerima purchase order dari PT. Fortune Star Duty Free, maka supplier akan memberikan respon dengan mengeluarkan proforma invoice. Setelah memberikan respon, PT. Fortune Star Duty Free dan supplier akan melakukan kesepakatan, jika kesepakatan tercapai maka supplier mengirimkan invoice dan PT. Fortune Star Duty Free akan melakukan pembayaran sesuai dengan nominal yang tertera pada invoice.
Setelah melakukan pembayaran maka PT. Fortune Star Duty Free memberikan informasi bahwa sudah melakukan pembayaran dan melengkapi semua dokumen yang diperlukan agar barang yang dipesan dapat dikirim. Pengiriman barang dapat melalui laut atau udara dan barang akan langsung dikirim ke gudang PT. Fortune Star Duty Free, tetapi jika ada barang yang dipesan berupa minuman beralkohol, maka pihak supplier tidak langsung mengirimkan ke gudang PT. Fortune Star Duty Free melainkan ke gudang PT. Sarina untuk melakukan pengecekan dokumen karena PT.Sarina merupakan BUMN yang bertugas untuk mengontrol import minuman beralkohol kedalam Indonesia. Jika bukan merupakan minuman beralkohol maka barang akan langsung dikirim ke gudang PT. Fortune Star Duty Free.
Setelah proses pengecekan selesai dilakukan maka dari pihak PT. Sarina akan melakukan pengiriman barang kembali ke pihak PT. Fortune Star Duty Free. Setelah barang masuk ke gudang PT. Fortune Star, pihak gudang dan bea cukai akan bersama-sama mengecek barang yang masuk dan bagian bea cukai akan melakukan pemasangan segel pada produk yang akan dijual yang menandakan bahwa produk tersebut bebas bea cukai. Untuk proses penjualannya, pembeli yang datang bebas memilih produk yang akan dibeli dengan catatan bahwa pembeli harus memiliki passport dan boarding pass untuk keluar dari negara Indonesia.
Pembeli yang ingin membeli barang di toko duty free tersebut juga memiliki batas pembelian sesuai dengan peraturan negara yang akan ditujunya. Kemudian setelah pembeli menentukan barang yang akan dibeli maka pembeli akan membawanya ke bagian kasir untuk melakukan pembayaran. Dari bagian kasir akan melihat apakah barang yang dibeli sesuai dengan peraturan negara yang akan ditujunya dengan meminta passport dan boarding pass pembeli.
Jika tidak sesuai maka bagian kasir akan memberitahukan peraturannya kepada pembeli tersebut, jika pembeli tetap ingin melakukan pembelian dan menanggung resiko pembelian maka bagian kasir akan menyetujui pembelian tersebut.
Jika barang yang dibeli telah sesuai dengan peraturan negara yang akan dituju maka bagian kasir akan menginput data barang yang dibeli beserta nomor passport dan boarding pass pembeli. Setelah semua data berhasil di input maka pembeli akan melakukan pembayaran kepada bagian kasir baik secara debet, kartu kredit maupun secara tunai. Di setiap akhir bulan bagian penjualan akan melakukan rekap data penjualan selama satu bulan tersebut. Data tersebut berisi seluruh data penjualan mulai dari barang yang dibeli, nomor passport si pembeli sampai dengan boarding pass pembeli. Kemudian setelah melakukan rekap data penjualan, maka data tersebut akan diberikan kepada pihak bea cukai untuk dilakukan pengecekan. Pihak bea cukai akan mencocokan data penjualan yang diberikan dengan stok barang yang ada di gudang.
3.5. Activity Diagram
Activity Diagram Pembelian Barang
Gambar 3.2 Activity Diagram Pembelian Barang yang sedang Berjalan Berikut penjelasan mengenai activity diagram pembelian barang :
Owner melakukan pemesanan barang kepada supplier, setelah terjadi kesepakatan antara owner perusahaan dengan supplier, pihak perusahaan akan melakukan pembayaran terlebih dahulu setelah itu baru pihak supplier
akan mengirim barang ke gudang PT. Fortune Star. Untuk minuman beralkohol, barang akan di kirim ke PT. Sarina terlebih dahulu. PT. Sarina akan melakukan pengecekan dokumen. Setelah pengecekan selesai dilakukan, maka barang akan dikirim ke gudang PT. Fortune Star.
Tetapi jika barang yang di kirim bukan minuman alkohol, barang akan langsung dikirim ke gudang PT. Fortune Star. Setelah barang sampai, barang akan langsung di hitung ulang dan dipasang segel bebas bea yang menandakan bahwa barang tersebut merupakan barang yang bebas pajak. Setelah itu pihak gudang akan mengirimkan barang yang datang tersebut ke toko fisik sesuai dengan apa yang dipesan oleh toko fisik.
Activity Diagram Penjualan Barang
Berikut penjelesanan mengenai activity penjualan barang :
Pembeli yang datang memilih produk yang akan dibeli dengan catatan bahwa pembeli harus memiliki passport dan boarding pass untuk keluar dari negara Indonesia dan setelah selesai memilih, pembeli akan ke kasir untuk melakukan pembayaran. Pada saat akan melakukan pembayaran, kasir akan mengecek apakah barang yang dibeli sesuai dengan peraturan negara yang akan ditujunya dengan meminta passport dan boarding pass pembeli. Jika sesuai dengan peraturan negara yang dituju, maka kasir akan menginput data barang yang dibeli beserta nomor passport dan boarding pass pembeli kemudian pembeli tinggal melakukan pembayaran.
Di setiap akhir bulan bagian penjualan akan melakukan rekap data penjualan selama satu bulan tersebut. Data tersebut berisi seluruh data penjualan mulai dari barang yang dibeli, nomor passport pembeli sampai dengan boarding pass pembeli. data yang sudah di rekap akan diberikan kepada pihak bea cukai untuk dilakukan pengecekan untuk mencocokan data penjualan yang diberikan dengan stok barang yang ada di gudang.
3.6. Event Table
Tabel 3.1 Event Table sistem yang berjalan
No. Event Trigger Source Use Case Response Destination
1 Owner melakukan pemesanan Adanya barang dibawah minimum stok Bag. Gudang Melakukan pemesanan barang Data pemesanan barang Supplier 2 Bag. Gudang menerima barang pesanan Adanya barang yang dipesan Supplier Menerima pesanan barang Bukti Penerimaan barang Bag. Gudang 3 Customer datang membeli barang Adanya barang yang ingin dibeli customer Customer Melakukan pembeliaan barang dan memberikan data penerbangan Data penerbangan Kasir
mengecek data penerbangan dengan peraturan negara tujuan
dalam duty free kesesuaian data pembelian barang dengan peraturan negara tujuan dibeli sesuai dengan peraturan negara tujuan 5 Kasir menginput barang dan data penerbangan Adanya barang yang ingin dibeli customer
Customer Menginput data barang dan data penerbangan Total barang yang dibeli Customer 6 Customer melakukan pembayaran Adanya barang yang dibeli Kasir Melakukan pembayaran Bukti pembayaran Customer 7 Customer menerima barang yang dibeli dan bukti pembayaran Customer melakukan pembelian barang dan melakukan pembayaran
Kasir Menerima barang yang dibeli dan bukti pembayaran - - 8 Bag. Gudang menerima data penjualan Untuk membuat laporan stok bulanan
Kasir Membuat laporan stok bulanan Laporan stok bulanan Bea Cukai 9 Bag. Penjualan menerima data penjualan berupa barang yang dibeli dan data penerbangan Untuk membuat laporan penjualan bulanan
Kasir Membuat laporan penjualan bulanan Laporan penjualan bulanan Bea Cukai 10 Pihak Bea Cukai menyesuaikan data penjualan Merupakan
prosedur yang harus dilakukan oleh pihak bea cukai
Bag. Gudang dan Bag. Penjualan Menyesuaikan data penjualan dan data stok
dan data stok untuk penjualan duty free
3.7. Dokumen yang digunakan
Adapun dokumen yang digunakan dalam proses bisnis PT. Fortune Star Duty Free berupa :
Dokumen yang ada Dokumen BC 2.3(dokumen pemasukan barang), PPB(perintah pengeluaran barang)
a. Dokumen Struk Penjualan
Dokumen struk penjualan berisi setiap struk transaksi penjualan yang terjadi, yang digunakan untuk membuat laporan penjualan.
b. Dokumen Barang
Dokumen barang berisi mengenai data – data perizinan dari setiap barang yang akan dijual dalam Duty Free
c. Dokumen Bea Cukai 2.3
Dokumen BC 2.3 ini berisi perijinan terhadap barang – barang yang akan masuk ke gudang PT. Fortune Star
d. Dokumen SPPB (Surat Perintah Pengeluaran Barang)
Dokumen tersebut berisi tentang Surat Perintah Pengeluaran Barang yang baru datang dan akan masuk ke gudang PT. Fortune Star
3.8. Laporan yang digunakan
Adapun laporan yang dibuat oleh PT. Fortune Star Duty Free sehubungan dengan penjualan dan persediaan berupa :
a. Laporan Penjualan
Laporan ini berisi mengenai hasil total penjualan, penerimaan pembayaran, data barang yang terjual, data pembeli yang mencakup nomor passport, nomor penerbangan dan data – data diri lainnya. b. Laporan Persediaan Barang
Laporan ini berisi mengenai data stok barang, data penjualan barang dan data pembelian barang dari pihak supplier.
Laporan pembiayaan, laporan operasional(saran)
Kedua jenis laporan inilah yang diberikan kepada pihak bea cukai untuk mencocokan data penjualan dan persediaan barang.
3.9. Analisa SWOT terhadap sistem yang berjalan
Tabel 3.2 SWOT sistem yang berjalan Strength :
• Toko buka 24 jam
• Barang yang dibeli langsung di ambil melalui supplier / principle • Barang duty free bebas bea cukai
sehingga harga lebih murah dibanding toko yang bukan duty free • Memiliki kerja sama dengan pihak
Garuda Airlines
• Harga lebih murah dibanding dengan kompetitor lain
• Varian produk lebih memiliki barang uniq
• Special partnership dengan lounge
Weakness :
• Penjualan hanya diberikan kepada orang yang akan keluar Indonesia • Posisi toko fisik yang terletak di
pojok sehingga membuat konsumen tidak begitu kelihatan • Keterbatasan varian produk
karena space terlalu sedikit
Opportunity :
• Dibuatnya peraturan yang menetapkan harga jual barang di setiap duty free seperti yang ada di luar negeri
• Duty free di Indonesia belum ada yang membuat penjualan melalui online
• Masih sedikitnya duty free di Indonesia sehingga membuat peluang pasar lebih besar
• Dengan adanya partnership bisa menangkap invisible market
• Memperbesar jaringan toko
Threat :
• Adanya toko duty free lain yang sudah lebih terkenal dan melakukan persaingan harga sehingga membuat customer jadi memilih
• Peraturan mengenai harga jual yang telah ditetapkan oleh pihak supplier belum diterapkan di Indonesia
• Adanya rencana relokasi bandara Soekarno Hatta
3.10. Analisa Masalah dan Solusi Pemecahannya
Adapun masalah yang dihadapi oleh perusahaan adalah sebagai berikut : • Penjualan yang kurang optimal dikarenakan posisi toko fisik yang
kurang strategis sehingga membuat toko fisik tidak begitu kelihatan • Pangsa pasar di toko fisik masih sangat kecil dan barang yang dijual
adalah barang khusus
• Lokasi toko yang kurang strategis, jika perusahaan menyewa atau membeli lokasi baru untuk membuat toko baru akan sangat dibutuhkan lagi biaya yang banyak
• Keterbatasan tempat membuat fortune kurang optimal dalam penjualan Berikut solusi akan pemecahan masalah yang dihadapi pada perusahaan :
• Dengan dirancangnya bisnis penjualan secara online, diharapkan perusahaan dapat memperluas pangsa pasar
• Dengan dirancangnya e-commerce, diharapkan agar penjualan dapat lebih optimal
• Dengan dirancangnya e-commerce, maka masalah keterbatasan tempat dapat teratasi
