13
BAB III
PELAKSANAAN KERJA MAGANG
3.1 Kedudukan dan Koordinasi
Penempatan kerja magang di Studio Yord yaitu pada Social Media Department yang dipimpin oleh Carol Melani sebagai Chief Marketing Officer atau Studio Manager, dengan bantuan dari Yulia Ciputri sebagai supervisi desain. Keterlibatan dalam setiap aktivitas kerja magang ditentukan oleh Studio Manager yang menempatkan pada aktivitas media sosial klien. Selama menjalankan magang, diberikan kesempatan untuk terlibat dalam aktivitas media sosial klien. Pembagian tugas dan tanggung jawab biasanya diberikan melalui daily sync up melalui Google Hangouts pada jam 10 pagi, ataupun akan dihubungi langsung secara personal oleh studio manager terkait dengan tanggung jawab yang harus dikerjakan. Setiap hasil pekerjaan akan diajukan terlebih dahulu kepada Studio Manager dan supervisi desain atau melalui grup Whatsapp yang khusus memberikan masukan dan evaluasi terkait konten, baik dari segi copywriting ataupun desain, selain dilakukan melaui aplikasi chatting, koordinasi juga dilakukan melalui aplikasi Discord.
Koordinasi antar departemen seperti misalnya koordinasi dengan divisi art terkait jadwal foto, moodboard, dan shotlist yang dibutuhkan dan sesuai dengan brand message pada bulan tersebut. Koordinasi lainnya juga dilakukan dengan tim desain melalui aplikasi Trello, dimana social media officer yang in charge pada klien tersebut akan memberikan brief terkait dengan konten yang perlu didesain oleh desainer. Namun, ada kalanya komunikasi dilakukan langsung melalui aplikasi chatting atau telepon memudahkan pelaksanaan kerja. Apabila konten telah disetujui dari internal Studio Yord, koordinasi selanjutnya dilakukan bersama klien.
Biasanya ketika perjanjian kerja dijalin, Studio Yord kan membuat grup Whatsapp untuk berkomunikasi langsung dengan klien, grup tersebut terdiri dari project manager, social media officer, desainer, dan klien. Konten yang telah disetujui internal akan diajukan kepada klien melalui grup tersebut. Saran dan kritik dari klien biasanya juga langsung disampaikan melalui grup tersebut.
3.2 Tugas yang Dilakukan
Berdasarkan penjabaran pada bagian ruang lingkup kerja divisi, terdapat berbagai pekerjaan dan aktivitas yang dilakukan sebagai social media officer Intern. Berikut rincian dari tugas-tugas tersebut yang diklasifikasikan ke dalam jenis masing masing.
Tabel 3. 1 Timeline Pekerjaan setiap Minggu Jenis Pekerjaan Minggu Ke- 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Perencanaan Konten Penyusunan Konten Pengunggahan Konten Social Media Monitoring
Berdasarkan tabel di atas, kegiatan yang dilakukan selama praktik kerja magang adalah Social Media Marketing dan Branding. Dengan kegiatan Social Media Marketing yang dilakukan setiap minggu, dan kegiatan branding yang dilakukan apabila terdapat klien baru yang meminta layanan jasa branding. Kegiatan social media marketing meliputi pembuatan content draft, content plan, monthly message and value, perancangan campaign hingga eksekusinya menjadi konten media sosial pada media sosial klien dan dilengkapi dengan digunakannya promotional tools sesuai dengan kebutuhan yang ada. Branding yang dilakukan meliputi kegiatan pembuatan company profile dan brand identity yang biasanya dilakukan apabila ada klien baru yang sedang merintis usaha dari nol ataupun sedang melakukan rebranding. Secara lebih rinci, berikut penjabaran pekerjaan yang dilakukan setiap minggunya.
3.3 Uraian Pelaksanaan Kerja Magang
Social media officer melakukan pekerjaan berupa Social Media Marketing. Social Media Marketing merupakan pekerjaan utama yang dilakukan selama aktivitas kerja magang sebagai seorang social media officer. Kegiatan social media marketing yang dilakukan meliputi pembuatan content draft untuk media sosial klien, perancangan brand message, hingga proses eksekusinya menjadi sebuah konten yang diunggah ke media sosial. Menurut Safko & Brake (dalam Pienrasmi, 2015 p.5) media sosial merupakan sebuah aktivitas dan perilaku suatu komunitas yang terdiri dari berbagai kumpulan orang yang bersatu secara online pada media percakapan dan berbagi pengetahuan, informasi, serta pendapat melalui setiap fitur yang dimiliki, pada media sosial dapat terjadi komunikasi dua arah dan aktivitas seperti liking, comment, atau mengirimkan pesan. Pada pelaksanaan kerja magang yang dilakukan, klien Studio Yord berfokus pada media sosial Instagram, tetapi ada beberapa klien yang juga memilih channel/vehicles lain untuk mengunggah konten. Dengan kata lain, konten merupakan elemen utama dalam aktivitas social media marketing. Hal ini diperkuat dengan ungkapan Andrew Macarthy dalam bukunya 500 Social Media Marketing Tips Essential Advice, Hints and Strategy for Business Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest, LinkedIn, YouTube, Snapchat,
and More yang mengatakan bahwa With the foundations of social media marketing covered, let's get down to the nitty-gritty: social media content (Andrew Macarthy , 2015, p. 23). Adapun sebagai sebuah agensi kreatif yang bergerak untuk pengembangan media sosial, perlu menciptakan konten yang baik dan mengetahui konten apa yang akan bekerja dengan efektif bagi media sosial tersebut. Oleh karena itu, terdapat aktivitas dan strategi yang dilakukan seorang social media officer dalam pembuatan konten yang juga dipaparkan oleh Tuten & Solomon (2018) dalam bukunya yang berjudul Social Media Marketing. Tuten & Solomon memaparkan konsep Social Media Campaigns: The Strategic Planning Process. Dengan proses yang terdiri dari:
a. Conduct a situation analysis and identify key opportunities b. State objectives
c. Create an experience strategy
d. Establish an activation plan using other promotional tools (if needed)
e. Execute and measure the campaign.
Proses tersebut telah diterapkan oleh social media officer dalam aktivitas social media marketing di Studio Yord.
3.3.1 Perencanaan Konten
Kegiatan pengelolaan konten media sosial di Studio Yord diawali dengan perencanaan konten, Adapun tahapan awal yang dilakukan pada saat client mempercayakan aktivitas media sosialnya kepada Studio Yord, adalah menyepakati jumlah konten yang harus diupload pada bulan tersebut. Biasanya, setiap bulan terdapat 12 hingga 24 konten instagram feeds yang harus diunggah ke media sosial milik client. Oleh karena itu, agar setiap konten dapat tereksekusi dengan rapi dan jelas, diperlukan sebuah perencanaan yang matang. Perencanaan dimulai dari kegiatan analisis situasi, membuat content draft, menentukan month’s message and value, hingga kegiatan opsional seperti merencanakan dan menentukan
penggunaan promotional tools (KOL atau Advertising). Sebelum membuat konten secara rinci, pembuatan konten dimulai dari content draft yang hanya meliputi topik sesuai dengan jumlah konten yang dibutuhkan. Namun, sebelum menentukan konten apa yang akan dibahas, diperlukan kegiatan analisis situasi.
3.3.1.1 Analisis Situasi
Analisis situasi adalah aktivitas yang dilakukan untuk mengenali bagaimana kondisi internal maupun eksternal perusahaan, dalam hal ini adalah situasi dari perusahaan client. Social media officer akan memeriksa terlebih dahulu bagaimana audience dari akun Instagram client. Analisis situasi dilakukan dengan memanfaatkan fitur insight pada akun Instagram milik client. Adapun dalam fitur insights yang dimaksud, social media officer dapat melihat overviews (Account reached, content interactions, & total followers) selama jangka waktu 7 hingga 30 hari, insights dari setiap konten yang telah diunggah (feeds maupun stories).
Dalam melakukan analisis situasi, insights yang seringkali dijadikan sebagai acuan dan evaluasi adalah insight mengenai audience, dimana lokasi dari audience mayoritas, usia dari audience mayoritas, serta gender dari audience mayoritas, diikuti dengan melihat insight rinci dari setiap konten yang meliputi jumlah like, comment, shares, saves, profile visits, impressions, dan reach. Dengan melakukan analisis situasi, pembuatan konten akan menjadi lebih mudah karena social media officer dapat merencanakan konten apa yang cocok dengan audience. Selain dari audience, tren ataupun kondisi sekitar juga dapat menjadi acuan pembuatan konten. Dalam hal ini karena konten adalah elemen utama dari aktivitas media sosial, maka social media officer harus aware dengan berita, peristiwa, ataupun hal apa yang sedang menjadi tren di masyarakat dan dapat menciptakan opportunity dalam meningkatkan efektivitas
dari aktivitas media sosial. Hal penting lainnya yang perlu diperhatikan adalah image dari perusahaan yang dipasarkan, yang nantinya akan menentukan bagaimana tone of voice dari konten yang akan diunggah, sebagai contoh brand Zola Power Indonesia yang dibangun dengan tone sebagai brand yang fun dan casual. Konten yang disampaikan untuk memenuhi image tersebut adalah konten yang santai, menyenangkan, dan memiliki unsur humor.
Hal ini juga diungkapkan oleh (Tuten & Solomon, 2018, p. 197) dalam bukunya yang berjudul Social Media Marketing, langkah pertama dalam konsep Social Media Campaigns: The Strategic Planning Process adalah conduct a situation analysis and identify key opportunities, Tuten & Solomon menyatakan ahwa proses analisis situasi internal dilakukan untuk dapat memeriksa apakah aktivitas sosial media yang dilakukan telah sesuai dengan brand image perusahaan, frekuensi aktivitas, responsivitas, keterlibatan, dan ukuran efektivitas lainnya. Setelah mengetahui kondisi internal dan eksternal perusahaan, tahap selanjutnya adalah membuat editorial plan yang salah satunya berisi month’s message & values. Dalam tahap ini, perusahaan dapat menjawab pertanyaan berikut dalam melakukan analisis situasi terhadap lingkungan eksternal.
-In which social media channels and specific vehicles are competitors active?
- How do they present themselves in those channels and vehicles? Include an analysis of profiles, company information provided, tone, and activity. - Who are their fans and followers? How do fans and followers respond to the brand’s social activity? Namun, analisis situasi terhadap lingkungan eksternal ini belum diterapkan secara mendalam oleh social media officer dalam proses analisis situasi.
3.3.1.2 Menentukan Month’s Main Message & Values
Setelah mengetahui situasi dari audiens pada akun media sosial klien, pekerjaan selanjutnya yang dilakukan adalah menentukan main message and value. Proses ini sesuai dengan langkah kedua pada konsep Social Media Campaign: The Strategic Planning Process yaitu State Objectives. Objective adalah pernyataan spesifik/khusus mengenai aktivitas media sosial apa yang ingin dilakukan dan dalam hal apa yang ingin dicapai. Tuten & Solomon memberikan contoh objectives yang dapat dicapai perusahaan seperti meningkatkan brand awareness, meningkatkan reputasi merek, ataupun untuk meningkatkan kunjungan penentuan objective harus bersifat spesifik, dapat diukur, terdapat perubahan yang diinginkan, menyertakan timeline, serta menjadi realistis dan konsisten.
Proses penentuan month’s main message and value yang dilakukan oleh social media officer ini diawali dari produk apa yang sedang ingin di highlight pada bulan tersebut, yang kemudian diolah menjadi main message and value yang dianggap tepat untuk disampaikan pada bulan tersebut kepada audiens. Pada akhir bulan, biasanya klien akan memberikan 2 buah produk yang ingin ditonjolkan pada bulan tersebut, setelah mendapatkan informasi tentang produk tersebut, Langkah selanjutnya adalah melihat objektif apa yang ingin dicapai oleh klien atau berdasarkan hasil pengamatan dari social media officer. Objective yang dimaksud lebih mengarah kepada marketing communication objective karena kaitan utamanya adalah dengan konten. Contoh marketing communication objective seperti ingin meningkatkan awareness audience bahwa Zola Power Indonesia merupakan brand dengan produk bervariasi, praktis, dan up to date. Maka, untuk mencapai objektif tersebut, diperlukan konten-konten mengenai produk
tersebut yang dikemas sesuai dengan values yang ingin dicapai. Hasil dari penentuan main message and value ini ada pada editorial plan yang nantinya akan diajukan kepada klien.
Gambar 3. 1 Contoh Pembentukan Brand Message
(Sumber: Dokumen Pribadi)
Dalam konsep teori komunikasi, main message and value yang dibuat dalam tanggung jawab sebagai social media officer memiliki kesamaan, main message dengan brand message serta value dengan marketing communication objective yang seringkali dijumpai di dunia Ilmu Komunikasi. To the extent that we can understand why consumers engage in social entertainment, as marketers, we can then find ways to provide value for those target audiences that are consistent with our brand message and marketing objectives (Tuten & Solomon, 2018, p. 383). Brand message berkaitan dengan pesan apa yang mau disampaikan oleh suatu perusahaan dan berdampingan dengan marketing objective yang akan mempengaruhi pada pembentukan pesan dalam konten yang akan disampaikan kepada target audiences. Hal ini serupa dengan proses yang dilakukan di Studio Yord dalam proses pembentukkan konten. Penentuan objective akan memudahkan dalam proses
pembuatan konten. Pada gambar 3.3, Tuten & Solomon membagi taktik aktivitas media sosial yang sesuai dengan masing-masing objective yang ingin dicapai. Pekerjaan yang dilakukan di Studio Yord dalam membuat konten untuk client telah menerapkan beberapa taktik yang disarankan pada gambar 3.3, namun kekurangannya adalah saat eksekusi konten, objective seringkali menjadi hal yang dilupakan dan tidak difokuskan, Setelah menentukan value dan objective yang ingin dicapai, social media officer dapat menentukan garis besar konten sesuai dengan jumlah yang diharuskan ke dalam sebuah content draft. Namun terkadang, terdapat kebutuhan akan penggunaan KOL ataupun penggunaan advertising sebagai promotional tools pada bulan tersebut. Penggunaan KOL atau advertising juga merupakan perencanaan, yang nantinya juga akan menentukan bagaimana content draft yang akan dibuat.
Gambar 3. 2 Mapping Objectives to Strategies and Tactics
Sumber: Tuten & Solomon (2018, p. 244) 3.3.1.3 Menentukan Promotion Tools
Dalam menggunakan media sosial sebagai sarana melakukan promosi/pemasaran, akan lebih efektif apabila konten tersebut dapat dipush dengan menggunakan promotional tools. Adapun pada akun bisnis media sosial Instagram, terdapat fitur promote yaitu untuk menyebarluaskan konten tersebut ke pasar Instagram yang lebih luas dengan cara beriklan. Terutama jika konten yang dibuat memiliki tujuan tertentu dan membutuhkan dukungan dari promotional tools. Contohnya ada pada konten giveaway Fortis Coffee yang bertujuan untuk meningkatkan followers Instagram akun @fortiscoffeeid, selain menyebarkannya kepada orang-orang internal dan
teman-teman dekat, untuk mencapai tujuan utama dan untuk meraih lebih banyak engagement maka diperlukan pemasangan advertising pada konten tersebut. Melihat diperlukannya pemasangan advertising maka dilakukan pengajuan terhadap pemasangan iklan pada Instagram. Pemasangan advertising ini dilakukan oleh CEO Studio Yord yang pada klien Fortis Coffee masih mengambil peran sebagai desainer dan supervisi.
Hasil dari pemasangan iklan kemudian direkap yang juga dijadikan sebagai bahan evaluasi apakah pemasangan iklan bekerja dengan efektif.
Gambar 3. 3 Contoh Hasil Pemasangan Advertisement
(Sumber: Dokumen Pribadi)
Selain pemasangan advertising, promotional tools juga berupa Kerjasama dengan KOL. Seperti halnya Haluu Essentials yang kerap menggunakan KOL karena dianggap efektif untuk meraih dan mendapatkan pengikut baru. Sebelum menuju tahap dealing dengan KOL, dilakukan riset mengenai calon KOL yang akan dipakai untuk mempromosikan brand tersebut. Untuk memudahkan pada waktu kedepannya untuk mencari data dan daftar
KOL yang cocok untuk brand Haluu Essentials, dibuatlah sebuah dokumen yang berisi data-data kandidat KOL yang kemudian akan dihubungi melalui email, Whatsapp atau kontak untuk berbisnis milik KOL. Data ini akan memudahkan apabila nantinya KOL yang saat ini juga kerap dipakai sebagai salah satu promotional tools akan dipakai lagi untuk kedepannya.
Gambar 3. 4 Pendataan KOL TikTok untuk Haluu Essentials
(Sumber: Dokumen Pribadi)
Setelah mendata dan mendapatkan rate card dari KOL yang dinginkan, proses selanjutnya adalah merekap hasil KOL yang dipilih agar memudahkan klien untuk memilih dan menentukan KOL mana yang akan diajak bekerjasama. Dokumen yang dibuat berisi nama, jumlah followers, serta ratecard yang diberikan oleh masing-masing client.
Gambar 3. 5 Rekapan KOL Alternatif untuk Halu Essentials
(Sumber: Dokumen Pribadi)
Dalam konsep Social Media Campaign: The Strategic Planning Process, penggunaan promotional tools ada pada tahap Establish an activation plan using other promotional tools (if needed). Sebuah Social media campaign atau aktivitas yang terjadi di media sosial tidak memiliki waktu tetap untuk memulai atau kapan akan berhenti, sebuah kampanye atau konten media sosial dapat tersimpan dan menjadi bahan pembicaraan di dalam komunitas online ini secara terus -menerus. Keunggulan ini dapat dikembangkan oleh perusahaan dengan menggunakan promotional tools, namun promotional tools memang bersifat opsional, seperti halnya yang dilakukan di Studio Yord bersama dengan client. 3.3.4 Membuat Content Draft
Setelah melakukan social media monitoring dan mengetahui situasi dari media sosial yang dijalankan dan menentukan brand message, langkah selanjutnya adalah membuat content draft. Content draft merupakan kumpulan topik konten yang nantinya akan diproses hingga menjadi konten yang tayang di media sosial. Pada Studio Yord, terdapat perjanjian yang dilakukan bersama klien
terkait dengan bentuk kerja sama yang dijalankan. Termasuk dalam hal jumlah konten yang akan diunggah pada bulan tersebut. Biasanya, setiap bulannya terdapat 12 hingga 24 konten feeds yang harus diunggah pada media sosial klien. 12 post terdiri dari 6 konten hasil photo session, 6 konten lainnya adalah designed post yang biasanya terdiri dari 2 konten product knowledge, 2 konten engagement/trivia post, dan 2 konten edukatif, tetapi hal ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan permintaan dari klien. 2 konten product knowledge dan 6 konten hasil photo session adalah konten yang menonjolkan produk apa yang sedang ingin dihighlight oleh klien pada bulan tersebut, educative content adalah konten yang juga mengangkat produk yang sedang ingin ditonjolkan namun dikemas menjadi konten yang memberikan pengetahuan ataupun edukasi, sedangkan engagement content/trivia adalah konten yang dibuat dengan tujuan untuk meningkatkan jumlah likes, comments, shares, dan saves. Dalam buku Tuten & Solomon (2018, p. 284) terdapat empat zona dalam media sosial atau yang disebut dengan four community zone yang juga berkaitan dengan pembuatan konten di media sosial.
Gambar 3. 6 Four Community Zone
“In the zone of social community, the experience should build relationships and will likely include conversation and sharing. In the zone of social publishing, the experience should be informative and/or educational. In the zone of social
entertainment, the experience should be
entertaining. In the zone of social commerce, the experience is related to shopping and buying”
(Tuten & Solomon, 2018, p. 252)
Dalam hal ini, brand yang ditangani oleh social media officer Studio Yord ingin memenuhi keempat zona tersebut. Yaitu untuk menyajikan konten yang dapat membangun dan
mempertahankan relasi dengan target audience, konten yang informatif dan edukatif, konten yang entertaining dan karena brand yang tangani oleh Studio Yord adalah online store, maka konten yang berkaitan dengan shopping & buying juga perlu dibagikan kepada target audience. Perkembangan jejaring sosial yang memberikan lebih banyak fitur pendukung untuk melakukan aktivitas yang dapat membangun interaksi dan relasi juga diikuti dengan antusiasme pengguna internet untuk membagikan konten melalui media sosial.
“A study of social media users found that 75% of people are likely to share content via social media channels. The top three reasons people share content “socially” are because they find it interesting and/or entertaining, they think it could be helpful to others, and to get a laugh. Although the content can be virtually anything you can send in digital form, most people reported sharing family pictures and videos, news about family and friends, funny videos, news articles and blog posts, and coupons and discounts.”
Pada Oktober 2020, Zola Power Indonesia memiliki 2 produk yang ingin ditonjolkan yaitu produk Zola Phone and Tablet Stand Holder dan Zola Magnetic Extension Macbook, setelah mendapatkan informasi produk, maka produk tersebut yang akan dikembangkan menjadi sebuah konten product knowledge, educative content, dan engagement content dan sebagai objek yang digunakan untuk photo session. Namun, tidak menutup kemungkinan bahwa konten yang dibuat tidak dibuat relate dengan produk yang sedang dihighlight tetapi mengangkat isu atau informasi seputar teknologi yang sedang tren di kalangan masyarakat dan audiens dari media sosial tersebut. Fitur IG Stories pada Media sosial Instagram juga dimanfaatkan untuk membangun engagement dan memberikan informasi kepada audiens, dengan konten yang dibahas cenderung lebih ringan dan biasanya berjumlah 6 hingga 9 topik konten pada setiap bulannya.
Gambar 3. 7 Content Draft untuk Zola Indonesia
Setelah content draft direview oleh studio manager, selanjutnya content draft ini akan dibuat menjadi sebuah editorial plan. Editorial plan berisi brand message yang akan diangkat pada bulan tersebut, jumlah konten yang akan dipost dan design draft dari konten-konten yang jika telah disetujui oleh client akan diproses menjadi content breakdown. Dengan melihat editorial plan ini, client dapat mengetahui secara jelas konten-konten apa saja yang akan diunggah pada media sosial milik perusahaannya. Biasanya, editorial plan akan dikirimkan langsung ke group whatsapp untuk dapat diberi feedback oleh klien.
Gambar 3. 8 Percakapan dengan Owner Zola Power
(Sumber: Dokumen Pribadi)
Content Draft termasuk dalam tahap Create an experience strategy dalam konsep Social Media Campaign: The Strategic
Planning Process, untuk menciptakan social media experience diperlukan sebuah experience brief yang dapat disusun melalui pertanyaan:
- What experiences are possible given target market needs and motives, the available channels, and the creative assets?
- What content will be needed? Social media are content-driven. What content will be relevant to the campaign and what will be the source? Comments? Questions and polls? Video? Images? Stories? Apps?
Hal ini relevan dengan aktivitas perencanaan konten pada tahap pembuatan content draft. Social media officer dapat menjawab pertanyaan tersebut dengan menentukan jenis konten yang akan dibuat. Apakah experience yang dituju adalah untuk memberikan edukasi ataupun memberikan ruang untuk audience dapat berkomentar seperti pada engagement content. Kemudian social media officer juga merencanakan bagaimana creative asset nantinya akan dibuat dan dikemas menjadi konten yang utuh.
Setelah mendapatkan persetujuan dari owner ataupun orang yang dipercayakan untuk mengambil keputusan, berikutnya adalah pembuatan content breakdown. Yaitu pengembangan dari content draft yang telah dibuat.
Ideas deemed worthy of further development can then be assigned to a team member and tracked through the stages of development, approval, production, publication, promotion, and assessment.
3.3.2 Penyusunan Konten
Penyusunan konten merupakan tahap dimana social media officer akan menjabarkan secara rinci konten yang akan diunggah pada media sosial client. Mulai dari pembuatan caption, hastag, hingga membuat content overview (schedule & feeds draft). Pada tahap ini pula, social media officer melakukan komunikasi dengan designer, supervisI desain, dan supervisi konten. Oleh karena itu, social media officer perlu Menyusun sebuah content breakdown yang jelas.
3.3.2.1 Penyusunan Content Breakdown
Content breakdown merupakan turunan dari content draft yang telah dibuat. Tahap ini juga termasuk dalam tahap create an experience strategy pada konsep Social Media Campaign: The Strategic Planning Process. Tuten & Solomon memaparkan taktik dalam menciptakan experience strategy melalui konten (p.257) atau yang disebut dengan content strategy yaitu dengan merumuskan informasi apa yang dicari oleh target audience melalui aktivitas media sosial perusahaan, hal apa yang dapat perusahaan berikan untuk menunjukkan bahwa perusahaan peduli dengan mereka, hal seperti apa yang perlu kita katakan dan mudah dipahami oleh audience, apakah konten yang dirancang dapat dikembangkan dan meningkatkan atau memberikan impact yang positif? Rumusan masalah tersebut dapat membantu social media officer dalam membuat content breakdown. Content breakdown
merupakan isi keseluruhan dari konten yang akan diunggah. Artinya, content breakdown ini perlu dibuat sejelas dan seringkas mungkin. Konten yang terlalu panjang tidak disarankan karena di Instagram, target audience ingin
menemukan suatu informasi dari sebuah konten yang singkat, padat, dan jelas. Dalam pembuatan content breakdown juga diperlukan ketelitian dalam penyusunan kata, tanda baca, dan tata Bahasa Indonesia yang baik dan benar. Dalam hal ini, client menggunakan Bahasa Indonesia sebagai Bahasa dalam konten yang dibuat, karena Bahasa Indonesia adalah bahasa yang dimengerti dan dipahami oleh sebagian besar target audience. Selanjutnya, content breakdown yang telah dibuat akan diproses untuk didesain. Social media officer akan memberikan task kepada desainer yang bertugas di bulan tersebut untuk klien yang dimaksud melalui aplikasi atau website bernama Trello. Social media officer akan membuat card yang berisi rincian konten dan menentukan due date.
Gambar 3. 9 Content Breakdown untuk Zola Power
(Sumber: Dokumen Pribadi)
Gambar 3. 9 Koordinasi dengan Designer Melalui Trello
Setelah konten selesai didesain, desainer akan langsung mencantumkan attachment pada card yang sama, tahap selanjutnya adalah melakukan internal review yang biasanya dilakukan melalui group Whatsapp yang khusus memberikan review terkait konten, baik dari segi copywriting ataupun desain. Setelah mendapatkan approval dari internal, card yang ada pada Trello dapat dipindahkan agar desainer dan social media officer serta studio manager dapat mengetahui perkembangan dari konten yang dibuat. Penggunaan aplikasi Trello memudahkan dalam koordinasi tugas dengan divisi lain. Melalui aplikasi ini, task dapat dideskripsikan secara lengkap dan rapi sehingga meminimalisir terjadinya miscommunication. Proses tracking pun menjadi lebih mudah karena adanya fitur card yang dapat dipindahkan. Task yang terdaftar dengan rapi juga akan membantu desainer atau divisi yang ditugaskan agar tidak missed karena banyaknya pekerjaan, dan dapat menentukan task mana yang menjadi prioritas untuk dikerjakan karena terdapat due date/deadline yang akan datang.
Gambar 3. 10 Proses Card Task Update
3.3.2.2 Membuat Content Overview
Setelah mendapatkan approval dari internal dan seluruh konten atau sebagian besar konten telah berhasil didesain, maka social media officer akan membuat sebuah content overview menggunakan google slides yang berisi content schedule, caption, dan feeds draft. Pembuatan content overview juga direkomendasikan oleh Tuten & Solomon sebagai bagian dari create an experience strategy - content strategy yaitu scheduling content posting and promotion dengan beberapa poin yang direkomendasikan oleh Tuten & Solomon untuk dimasukkan ke dalam content scheduling adalah:
- The date the piece of content will be published. - The topic or headline of the content piece. -The author of the content.
-The owner of the content—i.e., who is in charge of making sure the content makes it from ideation to publication and promotion.
- The current status of the content (updated as it moves through your publishing cycle).
Gambar 3. 11 Internal Review melalui Whatsapp Group
(Sumber: Dokumen Pribadi) Gambar 3. 12 Content Overview
Gambar 3. 13 Feeds Draft
(Sumber: Dokumen Pribadi)
Berdasarkan poin yang direkomendasikan oleh Tuten & Solomon, dalam content overview yang dirancang oleh social media officer dari Studio Yord, beberapa poin seperti tanggal pengunggahan konten, topik atau headline dari konten yang sudah termasuk dalam design post yang dimasukkan ke dalam content overview, the owner of the content yang dapat dideteksi pada google slides dimana content overview dibuat, the current status of the content yang ditandai dengan diubahnya font menjadi warna hijau sebagai tanda bahwa konten tersebut telah dipost. Selain itu, terdapat juga caption yang mewakili masing-masing konten post di media sosial instagram. Jadwal mengunggah konten/content schedule disesuaikan dengan jumlah konten yang akan diunggah pada media sosial client. Hal terpenting adalah social media officer harus memastikan bahwa jumlah konten yang sudah disepakati di SOP bersama dengan client benar-benar sudah terunggah dan tentu saja diharapkan suatu hasil yang positif dari unggahan tersebut. Oleh karena itu, juga diperlukan jadwal atau waktu yang tepat untuk mengunggah konten agar konten mendapatkan reach ataupun impressions yang tinggi. Biasanya, konten dari client akan diunggah
antara pukul 3 hingga 6 sore, karena pada jam tersebut adalah waktu dimana target audience membuka Instagram. Melansir dari Expert Voice (Jones, 2020), tengah hari adalah waktu puncak atau peak time dari media sosial karena pada jam tersebut, energi orang-orang telah berkurang setelah bekerja dan social networking dapat menjadi aktivitas di tengah istirahat atau bahkan menjadi aktivitas yang memberikan energi. In generalf, posting during the hours of 9:00 AM to 6:00 PM during weekdays can help you generate solid engagement. But you will see peak engagement at specific points in time throughout every week
.
(Jones, 2020).Kemudian untuk pembuatan caption biasanya dibuat sekaligus pada awal bulan setelah social media officer menerima hasil desain konten dari desainer. Pembuatan caption didasari atas pengetahuan sebelumnya yang diperoleh dari pengalaman menjadi penyiar radio di radio kampus UMN yaitu UMN Radio. Dengan formula yang serupa memudahkan dan memberikan gambaran untuk membuat caption. Formula yang dimaksud adalah bridging, content, dan punchline. Namun, karena konten utama pada Instagram adalah visual maupun audio visual (foto dan video) maka caption yang dibuat tidak terlalu panjang. Studio Manager turut memberikan masukkan terkait pembuatan caption dengan menggunakan formula copywriting, content, call to action (CTA). Copywriting yang dimaksud adalah kalimat pengantar atau kalimat yang sifatnya dapat menarik perhatian audiens sebelum membaca ke kalimat selanjutnya, dilanjutkan dengan content yang adalah poin penting yang ingin disampaikan kepada audiens, disertai dengan call to action yang adalah kalimat persuasif yang mengarahkan audiens untuk melakukan tindakan yang diharapkan, seperti untuk mengunjungi store dari brand tersebut ataupun untuk memberikan komentar pada unggahan tersebut.
Hal penting lainnya yang perlu diperhatikan saat membuat caption adalah untuk menyesuaikan dengan brand image dan tone of voice dari brand tersebut. Dengan brand image yang jelas, diikuti dengan target pasar yang jelas, maka tone of voice dapat ditentukan. Contohnya seperti Zola Power Indonesia yang ingin membangun image sebagai brand yang fun, sehingga konten dapat dibuat dengan santai/casual dan mengandung humor appeal, baik dari cara penyampian/Bahasa yang digunakan ataupun konten secara keseluruhan. Berikutnya adalah hastag yang digunakan. Hastag juga memiliki peranan untuk meningkatkan jumlah reach dari suatu konten. Hastag biasanya akan diperbaharui setiap bulan sesuai dengan hal apa yang sedang viral atau tren di kalangan audiens.
Gambar 3. 14 Contoh Caption pada Unggahan Zola Power Indonesia
Sumber: (Instagram @zolapower.id, 2020)
3.3.3 Pengunggahan Konten
Setelah memperoleh hasil akhir desain, yang mana telah melalui proses desain dan persetujuan dari berbagai pihak bersangkutan, dan telah dimasukkan ke dalam content overview, social media officer akan
melakukan pengunggahan konten ke Instagram client sesuai dengan jadwal yang tertera pada content overview, yaitu terdiri dari tanggal dan jam pengunggahan konten. Pada saat mengunggah konten, melakukan double check merupakan hal yang diperlukan. Hal ini dilakukan untuk menghindari adanya konten yang salah, terutama pada multiple
sama), juga untuk menghindari copywriting yang salah ketik atau typo. Apabila ada konten yang tidak diunggah sesuai dengan jadwal, perlu dilakukan reschedule dan diupdate pada file content overview yang telah dibuat agar pengunggahan konten dapat terus ditrack dan semua konten dapat terunggah sesuai dengan jumlah konten yang harus diupload dan akan tetap sesuai dengan feeds draft yang telah dibuat.
3.3.4 Social Media Monitoring
Setelah merencanakan, menyusun, dan mengunggah konten, hal akhir yang dilakukan adalah melakukan evaluasi. Evaluasi juga terdapat dalam tahapan akhir dari Social media Campaigns: The Strategic Planning Process yaitu tahap Measure Outcomes. Mengukur hasil dari konten yang telah diunggah dapat digunakan sebagai insight pada campaign selanjutnya, atau dalam hal ini sebagai insight untuk perencanaan konten di masa yang akan datang. Evaluasi dilakukan dengan melakukan social media monitoring. Pada Studio Yord, hasil dari social media monitoring ini dituangkan pada social media report yang dibuat pada akhir bulan, dan dijadikan sebagai bahan evaluasi untuk pembuatan konten pada bulan berikutnya. Dengan mengetahui dimana lokasi tempat tinggal audiens, rentang usia dan gendernya serta mengetahui konten seperti apa yang memiliki jumlah impression tertinggi pada bulan lalu menjadi acuan social media officer dalam mengenal audiens dari akun media sosial tersebut dan memudahkan dalam menentukan konten yang dapat dibuat pada bulan tersebut.
Gambar 3. 15 Hasil Social Media Monitoring dari Zola Indonesia
(Sumber: Dokumen Pribadi)
Social media monitoring merupakan aktivitas yang dapat dilakukan untuk memastikan bahwa konten yang diciptakan dan diberikan kepada audiens berada pada jalur yang benar, dalam arti sesuai dengan brand image dari brand atau perusahaan tersebut. Pada akhir bulan, Ketika seluruh konten telah diunggah pada media sosial, akan dibuat sebuah laporan performa dari konten-konten tersebut atau yang diberi nama social media report. Social media report ini akan berfungsi untuk kegiatan social media monitoring yang dilakukan saat pembuatan konten di bulan berikutnya. Pada social media report, terdapat beberapa informasi yang dijabarkan dan nantinya akan diberikan kepada client dan biasanya dibuat dalam 3 bab atau chapter. Bab 1 meliputi jumlah informasi tentang jumlah konten yang diunggah pada bulan tersebut, jumah impressions dan reach yang dicapai pada bulan tersebut, insights details dari masing-masing konten yang telah diunggah, details yang dimaksud meliputi jumlah likes, saves, shares, impressions, dan reach dari masing-masing konten.
Dilanjutkan pada Bab 2 adalah informasi seputar audience. Pada kota apa mayoritas followers dari media sosial Zola Power Indonesia, gender dan pada usia berapa mayoritas dari followers media sosial Zola Power Indonesia dalam bentuk grafik dan diagram, yang diikuti dengan
keterangan kesimpulan dari grafik tersebut. Pada Bab 3 sekaligus bab terakhir, informasi yang dibahas adalah top performing post dimana ada 3 jumlah konten feeds yang memiliki engagement terbanyak dan dijadikan sebagai acuan untuk pembuatan konten berikutnya karena dapat disimpulkan bahwa audiens menyukai jenis konten tersebut atau ada faktor lain yang membuat konten tersebut memiliki engagement yang lebih tinggi daripada konten lainnya. Seluruh bab dari 1-3 disimpulkan pada 1 slide kesimpulan yang sebagian besar mengacu pada insight dari konten yang telah diunggah. Contoh kesimpulan yang dibuat seperti “IGTV about product’s review hasn’t been received very well by the audience” melalui kesimpulan ini, maka pada bulan berikutnya, konten IGTV akan dipertimbangkan terlebih dulu untuk mengunggah konten IGTV, sebaliknya contoh kesimpulan lain seperti “product photos and design post, especially product knowledge has been received very well by the audience”melalui kesimpulan ini maka pada bulan berikutnya, konten mengenai product knowledge akan menjadi konten yang dapat diunggah setiap bulan.
Selanjutnya di slide terakhir pada social media report terdapat pembahasan mengenai future recommendation yaitu hal-hal apa saja yang dapat dilakukan agar performa dari media sosial semakin meningkat dan mampu mencapai objektif. Future recommendation biasanya berupa saran terkait konten atau saran mengenai promotion tools ataupun sales promotion seperti giveaway/competition yang dapat dilakukan pada bulan berikutnya atau di masa yang akan datang. Contoh future recommendations yang dimaksud seperti Held Giveaways that can better engage more with @Zolapower.idIG account, gain new followers and to maintain the followers.
3.4 Kendala yang ditemukan
Pada saat melakukan praktik kerja magang, terdapat beberapa kendala yang dihadapi yaitu sebagai berikut.
1. Dalam pembuatan caption atau copywriting, tidak ada acuan benar salah, tetapi caption juga perlu diapprove oleh supervisi. Revisi yang terjadi terkadang tidak mempunyai alasan yang jelas, hanya karena gaya bahasa yang digunakan social media officer berbeda dengan gaya bahasa yang digunakan oleh supervisi. Akan lebih baik apabila revisi dilakukan dengan alasan yang objektif.
2. Social media officer dalam agensi kreatif yang memiliki berbagai client yang memiliki produk berbeda-beda mengharuskan social media officer untuk memahami berbagai perusahaan dengan produk yang berbeda-beda, menjadi kendala karena beberapa perusahaan yang ditangani bergerak di industri yang cukup baru bagi social media officer.
3. Pekerjaan yang dilakukan dari rumah atau work from home menghambat komunikasi, terutama dengan supervisi karena beberapa hal memerlukan persetujuan dari supervisi yang dilakukan melalui personal chat Whatsapp. Keterlambatan respon atau slow respond yang terjadi membuat pekerjaan terhambat dan kadangkala menyebabkan kerja menjadi lebih lama/lembur. Komunikasi melalui chat juga kadangkala menimbulkan kesalahpahaman karena tidak mengetahui nada biacara/cara penyampaian dari informasi tersebut.
