BAB III
PELAKSANAAN KERJA MAGANG
3.1 Kedudukan dan KoordinasiKerja Magang yang dilakukan dari tanggal 1 September 2020 hingga 30 November 2020 yang telah melewati 60 hari kerja dan berposisi sebagai intern dari Emilia Loman yang menjabat sebagai Digital Marketing Manager selaku pembimbing lapangan. Fokus dari posisi Marketing Communication Internship di The Gunawarman Hotel adalah membantu Emilia untuk mengurus Instagram dari The Gunawarman Hotel sembari membantu beberapa hal, seperti membuat kontrak performance, double check creative brief, dan mengurus merchandise untuk Csaba member.
Pada posisi intern The Gunawarman Hotel, intern juga sering bersinggungan dengan divisi atau departemen lain, seperti photographer, design
department, dan oprational department di The Gunawarman Hotel, seperti bartender dan chef. Koordinasi ini bertujuan untuk mendukung kegiatan kegiatan social media marketing agar konten yang disuguhkan setiap harinya bisa lebih
bagus dan menarik lebih banyak customer. 3.2 Tugas yang Dilakukan
Tugas-tugas sebagai seorang intern selama praktik kerja magang sebagai
social media marketing intern antara lain sebagai berikut:
1. Membuat caption social media dan unggah foto ke Instagram feed The Gunawarman.
2. Mengunggah 10 foto dalam sehari untuk Instagram stories The Gunawarman.
3. Membuat social media plan. 4. Koordinasi dengan department lain.
Berikut bentuk tugas yang dilakukan selama melakukan praktik kerja magang di Syah Establishment pada gerai The Gunawarman Hotel sebagai
marketing communication dengan fokus pekerjaan social media marketing.
Tabel 3.1 Laporan Aktivitas Magang
NO JENIS PEKERJAAN September October November
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Social Media Marketing
2 Komunikasi Interpersonal
3 Event
Sumber: Data Laporan Magang, 2020 3.3 Uraian Pelaksanaan Kerja Magang
3.3.1 Social Media Marketing
Menurut Tuten dan Solomon (2017, p. 53) social media marketing adalah adalah pemanfaatan teknologi yang ada di media sosial, saluran, dan perangkat lunak untuk membuat, berkomunikasi, menyampaikan, dan melakukan penawaran yang memiliki nilai bagi pemangku kepentingan organisasi. Menurut Tuten dan Solomon (2017, p. 196) social media marketing juga memiliki tahapan tahapan yaitu:
1. Menganalisis situasi dan mengidentifikasi peluang
Seperti pada strategi marketing pada umumnya, sebuah social media
planning yang baik harus diawali oleh research pada industri dan competitors.
Setelah hasil research didapat, barulah strategi dibuat berdasarkan analisa dari data research dan analisis situasi juga kondisi. Beberapa cara dapat dilakukan untuk mempermudah tahap analisis seperti SWOT analysis, SWOT sendiri
adalah kependekan dari strength, weakness, opportunity dan thread. Analisa yang baik juga harus menjawab pertanyaan berikut:
a. Di platform social media atau platform mana competitors aktif?
b. Bagaimana mereka merepresentasikan diri mereka di platform tersebut? berikut dengan analisa dari profil, informasi perusahaan dan aktivitas c. Siapa fans dan follower mereka? Bagaimana fans dan follower mereka
merespon kegiatan social media mereka?
2. Identifikasi objektif dari Social Media Marketing dan Budget.
Pada tahap ini, harus ditentukan ekspektasi dari social media nya itu sendiri dan secara finansial dan SDM apakah mencukupi untuk memenuhi tujuan tersebut. Beberapa contoh objektif dari marketing, yaitu :
a. Meningkatkan brand awareness.
b. Meningkatkan nilai brand atau reputasi produk. c. Meningkatkan traffic dari platform tertentu. d. Memperkuat pekerjaan dari Public Relation. e. Meningkatkan search engine ranking.
f. Meningkatkan kualitas layanan pelanggan yang dirasakan. g. Mengurangi biaya dan mendapatkan dukungan pelanggan. h. Meningkatkan revenue.
Sebuah objektif yang baik harus harus berkarakteristik sebagai berikut: a. Spesifik (what, where, when, who).
b. Dapat terukur.
c. Perubahan yang diinginkan harus spesifik. d. Memiliki timeline.
e. Konsisten.
Seperti pada marketing plan, target dari social media marketing harus tepat dan relevan. Beberapa pertanyaan yang dapat membantu menspesifikan target, yaitu:
a. Siapa target utamanya?
b. Bagaimana mendeskripsikan segmen kunci dari target utama? c. Komunitas sosial apa yang diikuti oleh target?
d. Bagaimana mereka menggunakan social media? e. Bagaimana mereka berinteraksi dengan brand lain? 4. Memilih social media channels.
Setelah mengetahui dan mengerti target, pemilihan social media channel juga harus memilih yang terbaik untuk mengeksekusi social media marketing
plan. Penyampaian informasi dengan memilih social media yang spesifik
akan berkemungkinan lebih besar untuk mencapai target yang lebih spesifik. Seperti jika target kita adalah mahasiswa maka media seperti Youtube dan Instagram menjadi media terbaik untuk menyampaikan informasi. Lebih baik lagi jika memaksimalkan paid media dan owned media.
5. Menciptakan creative message.
Dalam sebuah marketing plan sudah seharusnya untuk mengidentifikasi
creative message strategy. Message strategy yang dimaksud berupa
pendekatan secara kreatif yang akan digunakan. Pesan yang diciptakan harus mengikuti dari brand positioning, sebuah pesan yang menerjemahkan posisi dari brand dan melekat dalam benak target. Sebagai contoh salah satu brand adalah google, dengan pesan “the world’s information in one click”.
6. Berintegrasi dengan komponen promosi lainnya.
Marketing tradisional biasanya dibuat dengan jarak waktu tertentu dengan
objektif yang spesifik. Berbeda dengan social media marketing yang bersifat lebih fleksibel dan tidak tergantung waktu tertentu, Perbincangan yang
berlangsung dalam sebuah komunitas selalu berlangsung maka social media
marketing harus mengikutinya. Maka dari itu tidak hanya dari dari satu
platform tetapi dibutuhkan juga platform lain agar dapat muncul secara konsisten. Terlebih dengan brand yang memang mengandalkan social media nya sebagai kanal utama beriklan.
7. Kerjakan dan mengukur hasil
Step terakhir dalam strategi perencanaan adalah mengimplementasikan dan
mengukur hasil, data data dikumpulkan dari semua sumber social media dan digunakan untuk program-program selanjutnya.
Dalam praktik kerja magang di Syah Establishment dengan penempatan di The Gunawarman Hotel, beberapa hal dalam pekerjaan sudah mengikuti teori-teori yang terlampir di atas dan mengikuti strategi perencanaan berikut penjabarannya:
1. Menganalisa situasi
The Gunawarman hotel atau di gerai Syah Establishment yang lain sudah memiliki pemetaan konsumen yang jelas dan sudah spesifik, seperti Lucy In The Sky yang menargetkan customer berumur kuliah (18-24 tahun) untuk menjadi konsumennya, Hotel Monopoly yang menargetkan kuliah atau karyawan atau yang sudah bekerja tahap awal sampai menengah (24-30 tahun) dan The Gunawarman Hotel yang menargetkan konsumen yang sudah berumur yang memiliki daya beli tinggi (30 + tahun), karena itu gerai The Gunawarman memang memasang harga yang cukup tinggi di hotel dan restaurantnya.
Social media-nya pun jelas mengikuti target konsumen dari The
Gunawarman, seperti foto foto yang lebih jelas dan caption yang sudah ada petunjuknya. Kata-kata kunci seperti feminim, luxury, class, lovely dan exclusive sudah menjadi kata kata yang sangat sering dipakai dalam pembuatan caption.
Di Jakarta hotel yang menjadi kompetitor langsung The Gunawarman belum ada, karena The Gunawarman adalah satu satunya luxury boutique hotel,
menyediakan hanya 34 kamar dan restaurant dan berfokus pada 1 restaurant yaitu Sofia at The Gunawarman berbeda dengan hotel-hotel sekelas The Gunawarman lain yang memiliki kamar lebih dari 100 dan restoran lebih dari 1, tetapi hotel yang paling menjadi kompetitor adalah The Dharmawangsa dengan konsep dekorasi yang juga eropa tetapi lebih mendominasi warna terang dan resotorannya Sriwijaya at The Dharmawangsa juga adalah semi-fine dining dengan masakan Eropa dan Indonesia. Dari segi social media konten konten dari The Dharmawangsa menyerupai The Gunawarman seperti food, wine, people, room dan decoration. Perbedaan terletak pada tone warna dengan The Gunawarman yang lebih gelap, The Dharmawangsa menggunakan tone yang lebih terang. Dari jumlah pengikut The Gunawarman memiliki pengikut 13 ribu lebih followers dengan 1324 posts, sedangkan The Dharmawangsa memiliki 12 ribu lebih followers dengan 995 posts.
Pada minggu-minggu pertama praktik kerja magang, banyak diajarkan hal-hal umum dan mendasar tentang The Gunawarman Hotel dan Sofia, buku-buku dan panduan berbentuk powerpoint juga diberikan agar mengerti apa itu The Gunawarman dan bagaimana menarik perhatian konsumen dalam social media The Gunawarman Hotel.
2. Identifikasi objektif Social Media Marketing dan Budgets.
Objektif dari social media marketing The Gunawarman adalah increasing
sales and exposure. Dari 3 bulan praktik kerja magang dapat diketahui bahwa
Syah Establishment adalah perusahaan yang berbasis dana dari investor dan dalam jangka waktu tertentu harus mengembalikan dana tersebut, oleh karena itu seluruh kegiatan social media marketing memiliki objektif untuk meningkatkan
sales, seperti caption di setiap feed Instagram yang memiliki karakteristik untuk
selalu mengajak follower untuk datang tetapi dengan kata-kata yang tersirat, seperti “boost your monday morning with a sip of The Gunawarman signature
coffee” . Kalimat dan kata-kata yang dipakai akan berupa ajakan secara halus
Budget, alokasi budget untuk marketing dibagi per bulan, dalam satu bulan
gerai The Gunawarman Hotel memiliki budget paling besar kurang lebih Rp.1.030.000.000,- untuk biaya operasional secara keseluruhan dan budget untuk
marketing dari yang diajarkan memiliki alokasi 20-25% dari budget tersebut dan
tidak pasti, karena keperluan setiap bulannya berbeda beda seperti pada bulan Desember yang memiliki 2 event besar seperti natal dan tahun baru, pasti berbeda dengan bulan febuari yang hanya memiliki event valentine. Budget yang akan dikeluarkan untuk Instagram biasanya berupa Instagram ads, influencer dan
collaboration.
Instagram ads akan digunakan jika ada menu baru dan event. Event dapat
berupa annual weekly event seperti sound of sofia atau pergantian head chef seperti yang dilakukan pada Desember 2020. Penggunaan influencer menggunakan sistem tukar nilai seperti gratis menginap dan makan atau The Gunawarman akan membayar jika exposure yang diberikan oleh influencer tersebut memang bernilai tinggi seperti pada Instagran milik selebriti layar lebar atau influencer dengan followers Instagram mencapai 1 juta. Collaboration atau
collab, akan dilakukan jika memang individu atau kelompok yang kita
bekerjasama memang sudah memiliki reputasi pada bidangnya, misalnya fotografer ternama yang ingin menjadikan The Gunawarman sebagai tempat berfoto atau designer yang ingin membuat show di The Gunawarman.
3. Menentukan dan mempelajari target audience
Seperti pada halya marketing plan, berikut target dari social media
marketing The Gunawarman Hotel:
a. Target utama : 30-35 Tahun SES A b. Gaya hidup : Menyukai hal hal mewah
c. Komunitas : Komunitas mobil klasik atau sport
d. Social Media : Aktif menggunakan socmed (Share dan lihat) e. Interaksi : Loyal terhadap apa yang disukai
4. Pemilihan Social Media.
The Gunawarman Hotel memilih Instagram sebagai platform utama untuk
social media marketing diikuti dengan website dan Facebook, karena di platform
berbasis foto tersebut The Gunawarman bisa menonjolkan kelebihan-kelebihannya, seperti dekorasi yang dibuat dari Eropa, ruangan hotel yang memiliki tema yang unik dan makanan dengan standard fine dining. Mayoritas pengunjung yang baru pertama kali ke The Gunawarman Hotel juga akan melihat dan menilai Instagram page dari The Gunawarman Hotel, karena fakta-fakta tersebut marketing manager sangat mengutamakan Instagram sebagai platform
marketing utama.
5. Menciptakan Creative Message.
Creative message dari The Gunawarman adalah “Life’s Grand Affair”
yang bermaksud untuk menjadi escape seluruh customer The Gunawarman untuk keluar dari kehidupan sehari-hari, jadi The Gunawarman menjadi tujuan pelarian mereka dari hidup agar dapat menikmati suasana, makanan dan mendapatkan pengalaman tiada duanya yang The Gunawarman sudah siapkan. Creative
Message tersebut menjadi dasar dalam membuat segala hal di The Gunawarman
khususnya marketing activity seperti event atau konten. Seluruh hal yang dibuat bertujuan untuk mengindahkan dan memanjakan customer dari The Gunawarman.
6. Berintegrasi dengan komponen promosi lainnya.
The Gunawarman juga menggunakan komponen promosi lainnya, tidak hanya mengandalkan Instagram, The Gunawarman juga selalu membalas dan memantau review di website lainnya seperti Zomato, Choppe, Traveloka, Tiket.com, Agoda, Booking.com dan seluruh website lainnya agar mendapat
feedback tentang apa yang kurang bagus ataupun bagus, karena selain social media The Gunawarman, website-website tersebut juga menjadi salah satu kanal
utama The Gunawarman untuk menerapkan customer service, seperti menjawab keluhan, menanggapi pujian dan menjawab pertanyaan.
7. Kerjakan dan mengukur hasil
Social media plan di The Gunawarman Hotel dibuat setiap bulan, dan
akan berimprovisasi jika memang diperlukan. Seperti jika sudah plot 15 foto apa saja yang akan di upload bulan itu, rencana dapat berubah jika tiba-tiba ada menu baru dari bar atau kitchen, jadi bagian social media marketing harus dapat mengubah dan menyesuaikan dengan keperluan divisi lain. Hasil atau outcome dari social media marketing di The Gunawarman tidak terlalu mendetail seperti dibuat per post tetapi dilihat secara keseluruhan, serta tidak tergantung pada
traffic. The Gunawarman akan post feeds dan story sesuai dengan jadwal, tetapi
tetap mencangkup seluruh waktu per harinya, karena untuk Instagram story 10 perhari sudah sangat mencangkup segala keperluan promosi pada hari tersebut, dan untuk Instagram feed tidak terlalu berpengaruh karena algoritma dari Instagram yang sudah tidak menampilkan feed bergantung dengan waktu upload tetapi sesuai dengan interaksi tiap-tiap akunnya.
3.3.2 Komunikasi Interpersonal
Selama pelaksanaan kerja magang sebagai social media marketing yang dilakukan di Syah Establishment pada gerai The Gunawarman Hotel, melibatkan banyak pihak agar social media dari The Gunawarman Hotel dapat dijalankan dengan baik. Menurut Hargie (2011, p. 1) menjalin hubungan dengan orang lain adalah kebutuhan yang mendasar, kuat dan universal antara manusia. Maka dari itu menjalin hubungan yang baik antar divisi sudah menjadi kewajiban agar dapat terjalin komunikasi yang baik.
Menurut Liliweri (2017, p. 14) komunikasi interpersonal merupakan sebuah proses saat seorang individu merangsang sebuah makna pesan verbal dan nonverbal yang sudah ada di dalam pikiran individu lain. Maka pesan akan sesuai dengan sebuah kejadian atau pesan yang sudah pernah dialami. Dalam pekerjaan
yang bersinggungan dengan banyak pihak sudah sebuah keharusan untuk menjalin hubungan dan komunikasi yang baik.
Dalam praktik kerja magang di lapangan, komunikasi tiap divisi sangat harus diperhatikan karena jika tidak terjalin komunikasi yang baik antar divisi
marketing dengan divisi yang bersinggungan seperti divisi design, photographer,
oprasional dan General Manager maka hasil dari social media dari The Gunawarman Hotel tidak akan maksimal. Syah establishment sudah menjalankan komunikasi yang baik seperti memiliki group per divisi dan group besar untuk seluruh team produksi. Dengan peraturan peraturan yang sudah ditetapkan jadi memperkecil kemungkinan miskomunikasi antar divisi.
Peraturan peraturan tersebut, seperti:
1. Design akan di berikan paling cepat H+3 setelah creative brief di berikan. 2. Penugasan photographer dengan pemberitahuan paling lambat H-1. 3. Weekly meeting diadakan seminggu 1 kali.
Seluruh komunikasi yang terjalin dirasa sudah baik tetapi terkadang
General Manager sebagai posisi tertinggi di sebuah gerai Syah Establishment
tidak menjalankan komunikasi yang baik karena biasnya informasi dari General
Manager seperti social media planning yang sudah approve oleh General Manager dan harusnya berjalan baik saat eksekusinya seperti upload konten di feeds, tiba-tiba General Manager bisa melakukan complain ke group marketing
untuk menghimbau perubahan konten.
3.3.3 Event
Menurut Goldblatt pada Matthews (2016, p. 3) moment unik yang dirayakan demi sebuah kebutuhan yang spesifik adalah special event. The Gunawarman Hotel mengadakan event agar costumer dari The Gunawarman Hotel merasa nyaman dan senang. Event juga bertujuan untuk meningkatkan
revenue dan sales dari The Gunawarman Hotel. Event dari The Gunawarman
Sofia’. Penyanyi yang dirasa merepresentasikan The Gunawarman Hotel akan
membawakan live music untuk para costumer The Gunawarman. Event ini diadakan 2 kali seminggu dengan harapan untuk meningkatkan revenue dan sales dari The Gunawarman Hotel.
Menurut Goldblatt (2013, p. 36) ada 5 tahap untuk menyelenggarakan event : 1. Riset
Hal pertama yang dilakukan untuk memulai event adalah riset, dengan tujuan untuk menentukan kebutuhan, keinginan dan harapan dari event tersebut.
2. Design
Tema dan konsep dari event dirumuskan pada tahap ini. 3. Perencanaan
Sudah mulai memilih strategi yang akan diimplementasikan dan perencanaan secara detail dalam event tersebut.
4. Koordinasi
Eksekusi rencana akan dilakukan pada tahap ini dengan mengikuti rencana rencana yang sudah ditentukan sebelumnya.
5. Evaluasi
Dalam tahap ini seluruh element dalam event mendapatkan pengalaman baik atau buruk akan dijadikan untuk pembelajaran pada event selanjutnya
Tahap tahap ini dijalankan dengan baik pada The Gunawarman Hotel penjabarannya sebagai berikut:
1. Riset
Pada tahap riset, The Gunawarman Hotel sudah melakukan dengan baik, pada tahap ini divisi marketing dan General Manager melakukan meeting untuk
menentukan event apa yang akan dilakukan, apakah berbentuk disc jockey atau
live music. Berhubung The Gunawarman Hotel memiliki pelanggan yang
berumur 30 tahun ke atas maka disc jockey dirasa tidak cocok dengan profil pelanggan dari The Gunawarman Hotel.
2. Design
Pada tahap design ditentukan konsep live music paling cocok dengan The Gunawarman Hotel dan ditentukan nama dari event tersebut. Nama dari event tersebut menjadi “Sound of Sofia”.
3. Perencanaan
Pada tahap ini ditentukan Davina dan Leon penyanyi Jazz yang merepresentasikan The Gunawarman Hotel dan event akan dilakukan beberapa kali dalam seminggu beserta data alat-alat apa saja yang dibutuhkan.
4. Koordinasi
Pada tahap ini, seluruh orang yang terlibat akan standby saat event berlangsung, seperti General Manager, marketing manager dan seluruh pihak yang terlibat serta memastikan seluruh peralatan siap dan acara berjalan dengan lancar.
5. Evaluasi
Setiap event selesai, event akan dievaluasi dalam group chat dan meeting. Dalam event Sound of Sofia dikatakan bahwa pemakaian baju dari penyanyi tidak sesuai dengan brand maka dari itu, dihimbau kepada penyanyi tersebut untuk mengenakan baju yang sesuai dengan brand.
Secara keseluruhan dalam event Sound of Sofia sudah mengikuti konsep yang berlaku dan dapat dipertahankan selama event tersebut berlangsung.
3.4 Kendala dan Solusi Dalam Proses Kerja Magang 3.4.1 Kendala dalam Proses Kerja Magang
Beberapa kendala yang ditemukan seperti ketidaksamaan konsep dan praktik pada kerja lapangan ada sebagai berikut:
1. Feedback di social media yang tidak diperhatikan dengan baik.
2. Masukan dari General Manager bersifat subjektif dan tidak mengikuti
social media plan awal yang sudah diberitahukan dan disetujui.
3. Beberapa instruksi untuk social media marketing seperti untuk story dan
post diberitahukan secara mendadak.
3.4.2 Solusi dalam Proses Kerja Magang
Solusi dari kendala yang ditemukan selama proses kerja magang di lapangan adalah sebagai berikut:
1. Melaporkan feedback setiap malam berupa screenshoot data Instagram. 2. Selalu mengingatkan kembali dan membahas ulang social media plan yang
akan dilakukan pada bulan tersebut setiap meeting dengan General
Manager.
