MENGELOLA ADMINISTRASI GUDANG
1. MENGADMINISTRASIKAN PROSES PENERIMAAN BARANG
1.1 Pendataan Barang
Barang dagang yang dibeli oleh perusahaan harus masuk ke dalam gudang untuk dicatat. Data-data barang yang dicatat adalah:
nama barang; jenis barang; spesifikasi barang;
kualitas barang yang dipesan;
ukuran, berat, dan jumlah barang; dan cacat atau tidaknya barang.
1.2 Dokumen-Dokumen Pendukung
Dokumen yang terlibat dalam administrasi penerimaan barang adalah sebagai berikut.
Surat Jalan (SJ) Order Pembelian (OP)
Laporan Penerimaan Barang (LPB) 1.3 Bukti Pencatatan Penerimaan Barang
Catatan akuntansi yang terlibat dalam administrasi penerimaan barang adalah: Kartu gudang
Kartu ini diselenggarakan oleh administrasi gudang. Kartu persediaan barang
Kartu ini diselenggarakan oleh bagian akuntansi. Daftar pembelian
Kartu. barang
Kartu ini digantungkan dekat masing-masing jenis barang.
1.4 Prosedur Administrasi Penerimaan Barang
Prosedur administrasi penerimaan barang adalah sebagai berikut. Bagian Gudang
a. Menerima barang dan SJ dari pemasok.
b. Mencocokkan SJ dengan OP mengenai jenis dan jumlah barang dagang yang dibeli.
c. Mengirim SJ dan barang ke bagian penerimaan dan penyimpanan.
PDF Create! 4 Trial
www.nuance.com
MENGELOLA ADMINISTRASI GUDANG free e-books .stop commercialisms book 2 b. Menghitung barang dan mengembalikannya, apabila barang rusak/cacat.
c. Mengoreksi unit dalam SJ, apakah sesuai dengan jumlah unit hasil perhitungan fisik atas barang tersebut atau tidak.
d. Menyiapkan LPB rangkap empat.
e. Meminta paraf pada pemasok dan menyampaikannya ke bagian gudang. Bagian Pembelian
a. Mencocokkan LPB dan SJ dengan OP.
b. Mencatat LPB, SJ, dan OP dalam daftar pembelian dan mengarsipkannya untuk sementara.
1.5 Pembuatan Laporan Penerimaan Barang
Laporan penerimaan barang merupakan Laporan yang memuat hasil perhitungan fisik barang yang diterima dalam keadaan baik. LPB dan OP merupakan sarana bagian pembelian dalam mengecek kebenaran tagihan yang diterima dari pemasok. Berikut ini adalah bentuk LPB.
PDF Create! 4 Trial
www.nuance.com
TES FORMATIF 1 Jawablah Pertanyaan dibawah ini :
1. Apa yang dimaksud dengan Administrasi Gudang?
2. Dokumen-dokumen apa saja yang dibutuhkan dalam Administrasi Gudang? 3. Bukti-Bukti Pencatatan apa saja dalam Penerimaan Barang?
4. Jelaskan Prosedur Penerimaan Barang? 5. Apa Fungsi Laporan Penerimaan Barang
PDF Create! 4 Trial
www.nuance.com
MENGELOLA ADMINISTRASI GUDANG free e-books .stop commercialisms book 4
2. MENGADMINISTRASIKAN PENYIMPANAN BARANG
2.1 Saldo Awal dan Saldo Akhir
Saldo awal barang adalah persediaan akhir barang periode lalu. Jumlah saldo awal, baik unit maupun nominalnya harus sama dengan saldo akhir periode sebelumnya
2.2 Kartu Gudang
Kartu. gudang adalah catatan akuntansi yang berisi rincian jumlah persediaan dalam gudang. Setiap jenis persediaan dibuatkan satu kartu. Kartu ini menunjukkan mutasi persediaan dalam waktu berjalan dan saldo akhir. Informasi yang disajikan dalam kartu gudang hanya unit barang saja.
2.3 Perlakuan terhadap Barang Rusak/Catat/Out of Date
Perusahaan dagang yang mempunyai bermacam-macam jenis barang dagang pasti akan mengalami beberapa masalah, misalnya:
1. Barang rusak/cacat
Barang rusak/cacat dapat terjadi karena beberapa sebab, misalnya: a. rusak dari pemasok;
b. rusak selama penyimpanan di gudang; dan
c. barang rusak yang dikembalikan oleh pembeli.
Apabila kita menjumpai kasus-kasus di atas, yang harus kita lakukan adalah membuat perjanjian tentang pengembalian, penggantian, atau diskon atas barang yang rusak/cacat kepada pemasok atau pembeli.
2. Barang out of date
Barang menjadi out of date karena beberapa sebab, misalnya perubahan mode dan kebiasaan pembeli.
Apabila kita menjumpai kasus-kasus di atas, yang harus kita lakukan adalah mengembalikan barang tersebut kepada pemasok dan meminta barang yang lebih modern. Atau dapat juga melakukan cara lain, misalnya memberikan diskon kepada pembeli.
2.4 Prosedur Penyimpanan Barang
Prosedur yang harus dilakukan oleh bagian penyimpanan barang setelah barang sampai di gudang adalah:
1. memeriksa SJ; 2. menghitung barang;
3. memisahkan dan mengembalikan barang yang rusak/cacat atau salah pesan; dan 4. mengoreksi jumlah unit dan nominal pada hasil perhitungan fisik atas barang
yang mempunyai kondisi baik.
PDF Create! 4 Trial
www.nuance.com
TES FORMATIF 2 Jawablah Pertanyaan dibawah ini :
1. Apa yang dimaksud dengan kartu Gudang?
2. Bagaimanakah perlakuan jika barang yang diterima rusak, Cacat, atau out of date? 3. Bagaimanakah prosedur penyimpanan barang ketika sampai digudang?
4. Jelaskan apa yang dimaksud dengan Kartu Gudang, serta apa fungsi dari Kartu Gudang Tersebut?
PDF Create! 4 Trial
www.nuance.com
MENGELOLA ADMINISTRASI GUDANG free e-books .stop commercialisms book 6
BARANG
Salah satu kegiatan bagian gudang adalah mengelola pengiriman barang.
3.1 Dokumen Pengiriman Barang
Dokumen yang terlibat dalam proses pengiriman barang adalah seperti berikut. 1. Formulir Penawaran Penjualan (PPB)
2. Order Penjualan (OP)
3. Surat Jalan (SJ)
3.2 Catatan Akuntansi Pengiriman Barang
Catatan akuntansi yang terlibat dalam akuntansi pengiriman barang adalah: 1. Kartu gudang
Kartu ini diselenggarakan oleh administrasi gudang. 2. Kartu persediaan barang
Kartu ini digantung dekat masing-masing jenis barang. 3. Daftar penjualan
4. Kartu persediaan barang
Kartu ini diselenggarakan oleh bagian akuntansi.
3.3 Prosedur Pengiriman Barang
Prosedur pengiriman barang yang harus dilakukan adalah: 1. Bagian Penjualan
a. Membuat dan mengirimkan penawaran barang melalui PPB rangkap dua. b. Menerima kembali PBB yang disetujui Pelanggan
c. Menyiapkan SJ rangkap tiga.
d. Menyampaikan SJ ke bagian pengiriman.
2. Bagian Pengiriman, mengambil barang ke gudang berdasarkan SJ. 3. Bagian Penerimaan dan Penyimpanan
a. Mengeluarkan barang sesuai dengan yang tercantum dalarn. SJ. b. Mengirimkan SJ dan barang ke bagian pengiriman.
4. Bagian Pengiriman
a. Mengirimkan barang ke pelanggan beserta SJ.
b. Mengamati perhitungan fisik yang dilakukan oleh pelanggan. c. Meminta paraf untuk SJ.
d. Mendistribusikan SJ ke masing-masing bagian. 1)Lembar ke-1: pelanggan.
2)Lembar ke-2: bagian penjualan.
3)Lembar ke-3: bagian pengiriman (sebagai arsip).
PDF Create! 4 Trial
www.nuance.com
3.4 Memo Debit
Memo debit adalah formulir yang dikeluarkan oleh pembeli untuk memberi tahu kreditur bahwa utang usaha kreditur tersebut telah dibukukan suatu jumlah debit. Berikut ini adalah contoh memo debit:
Memo debit disusun karena ada retur pembelian. Dokumen ini menjelaskan dan menegaskan bahwa karena ada retur pembeffan, maka utang pembeff sebesar retur tersebut telah dikurangkan oleh penjual.
3.5 Distribusi Dokumen Pengiriman Barang
Dokumen yang terlibat dalam proses pengiriman barang adalah sebagai berikut. 1. PPB rangkap dua didistribusikan ke pelanggan dan arsip bagian penjualan. 2. SJ rangkap tiga, didistribusikan ke:
a. bagian Pengiriman;
b. bagian gudang; dan
c. arsip bagian penjualan.
4. Kartu barang yang dikelola oleh bagian penerimaan dan penyimpanan.
5. Kartu gudang yang dikelola oleh bagian gudang.
6. Daftar penjualan yang dikelola oleh bagian penjualan. PT JAYA
JAKARTA Untuk: CV Andika
Jalan Imam Bonjol No 90 Jakarta Utara
No. 23
Tanggal: 23 Maret 2003
Kami telah mendebit akun Anda atas:
Faktur Anda Nomor 21/GPM/03 tentang retur pembelian, yaitu 3 unit komputer seharga @ Rp 4.000.000,00.
PDF Create! 4 Trial
www.nuance.com
MENGELOLA ADMINISTRASI GUDANG free e-books .stop commercialisms book 8 a. Penawaran Penjualan Barang (PPB)
b. Daftar Penjualan
DAFTAR PENJUALAN
PPB SJ
No Tanggal No. Tanggal
PELANGGAN
JUMLAH (Rp)
PDF Create! 4 Trial
www.nuance.com
c. Surat Jalan
d. Kartu Persediaan barang
KARTU PERSEDIAAN BARANG
MASUK KELUAR SISA
LPB SURAT JALAN TGL. NO. JUMLAH UNIT TGL. NO. JUMLAH UNIT JUMLAH UNIT KETERANGAN
PDF Create! 4 Trial
www.nuance.com
MENGELOLA ADMINISTRASI GUDANG free e-books .stop commercialisms book 10 KARTU GUDANG
Nama Barang : Spesifikasi : Gudang : Maksimum :
Kode Barang : Unit Satuan: Lokasi: Minimum :
MASUK KELUAR SISA
LPB SURAT JALAN Tgl No. JUMLAH UNIT Tgl No. JUMLAH UNIT JUMLAH UNIT KETERANGAN
3.7 Melakukan Pemeriksaan Atas Barang yang Datang
Dalam kegiatan penerimaan barang, ada tiga kemungkinan yang dihadapi, yaitu: 1. menerima barang dalam jumlah berbeda dengan jumlah yang dipesan; 2. menerima barang yang rusak;
3. menerima barang dengan kualitas rendah.
Dalam ketiga kasus di atas, bagian pembelian harus menyelesaikan dengan pemasok yang bersangkutan. Biasanya, pemasok akan memberikan kesempatan kepada pembeli untuk mengoreksi faktur pembelian terhadap barang-barang yang tidak se-suai dengan pesanan.
3.8 Prosedur Pemeriksaan Barang
Berikut ini adalah prosedur yang harus dilakukan dalam pemeriksaan barang.
1. Menerima surat jalan dari pemasok, kemudian staf gudang akan memverifikasi surat jalan tersebut.
2. Melakukan rekapitulasi antara surat jalan dengan tembusan order pembelian yang diterima dari bagian pembeli, baik mengenai nama barang, jenis barang, spesifikasi barang, dan jumlah unit barang yang dibeli.
3. Melakukan verifikasi perhitungan fisik barang, mengecek nama barang, spesifikasi, dan mutu barang.
