Konsep Internal Audit
Konsep Internal Audit
Tubuh manusia adalah sistem yang terus
y g
beroperasi, sejauh apa sistem efektif
berjalan? Æ perlu check kesehatan
regular
Check kolesterol
Hasil?
Sesuai
Manakah organ tubuh yang
penting / kritikal? Misalkan
dari informasi kesehatan,
jantung merupakan bagian
yang penting yang banyak di
derita oleh orang yang
Perbaikan
Tidak sesuai standar
dengan obat, dan atau kontrol asupan kalori
Masih d k
derita oleh orang yang
berumur di atas 35 tahun,
maka perlu dilakukan
pemeriksaan jantung secara
berkala
Eketif?
Efektif ketika: ‐sudah minum obat dan sudah kontrol asupan kalori DAN p Cari perbaikan yang lain untuk menurunkan tidak sesuai
Bila organ / bagian tubuh ada
yang sakit atau dikeluhkan
maka perlu dicheck secara
kalori DAN ‐ kadar kolesterol turun menurunkan kadar kolesterol, misalkan olahraga teratur Kolesterol Turun
Organisasi adalah sistem
Organisasi adalah sistem
Organisasi terdiri dari proses proses
Organisasi terdiri dari proses‐proses
atau sub sitem. Apakah proses atau sub
sistem sudah efektif?
sistem sudah efektif?
Efektif artinya:
‐ Sasaran proses tercapai dan
p
p
‐ Aturan dilakukan sesuai prosedur atau
aturan
Proses Internal Audit
Internal Audit
Input
Semua proses /
kegiatan berjalan
d
Internal Audit
Input
Review apakah kegiatan sesuai ketentuan
‐ Evaluasi kesesuaian sistem Æ prosedur / IK/Form ‐ Mencari peluang peningkatan Æ Improvement
sesuai dengan
aturan / ketentuan
Schedule audit yang di set
berdasarkan status dan
kepentingan pada:
‐ Mencari peluang peningkatan Æ Improvement ‐ Perbaikan sistem Æ Problem
‐ Bentuk follow up kegiatan / action plan Æ Rencana kerja ‐ Pemahaman proses kerja Æ training
‐ Audit pada proses proses produksi, produk dan sistem
‐ proses yang mempunyai hub
dengan penyebab masalah
(komplain, external, problem
internal
‐ proses yang penting
hi
mempengaruhi persyaratan
produk, safety, persyaratan
lingkungan atau berhubungan
Inputan yang Audit
Inputan yang Audit
Semua proses atau kegiatan harus diaudit
berkala tetapi proses yang dinilai tidak efektif
harus dilakukan prioritas audit.
Prioritas Audit Æ Audit didahulukan dan
Prioritas Audit Æ Audit didahulukan dan
Inputan audit harus direview oleh perwakilan
j
d
dij dik
i i
di
manajemen dan dijadikan prioritas audit
•
Area mana yang yang dominan mempengaruhi
y g y g
p
g
persyaratan produk / jasa?
•
Proses mana yang sering menyebabkan
komplain? Waktu kapan masalah itu timbul?
komplain? Waktu kapan masalah itu timbul?
•
Proses mana yang mempunyai resiko tinggi atau
sering bermasalah pada K3
sering bermasalah pada K3
•
Proses atau kegiatan apa yang bisa menyebabkan
pencemaran lingkungan atau berhubungan
d
l h li k
dengan masalah lingkungan
Kasus: Schedule yang dibuat sesuai permasalahan proses
Di perusahaan jasa service/perbaikan alat berat selama setahun ini mempunyai proyek di Halmahera,
K t i B
d
S
b K
d l
k
d l h
Kutai, Berau dan Sumba. Kendala mereka adalah :
‐
jumlah spare part yang bisa berlebihan atau kurang sehingga beberapa pengerjaan tertunda, bahkan
ada beberapa part mahal yang sudah rusak di gudang krn kondisi penyimpanan yang tidak sesuai
standar part
‐
Kejadian incident di project Halmahera yang lebih dominan dengan project lain, hasil evaluasi karena
Halmahera adalah project baru dan hampir sebagian besar pekerjanya adalah pekerja baru
Maka audit proses pembelian, operasional di Halmahera, Penyimpanan di
Maka audit proses pembelian, operasional di Halmahera, Penyimpanan di
project dan training dilakukan lebih sering
Tips Inputan Audit
Tips Inputan Audit
‐ Management Representative mereview semua
Management Representative mereview semua
kendala dan peluang sistem lalu diterjemahkan
dalam:
‐ Schedule audit
Check List Audit
Check List Audit
Acuan untuk pemeriksaan proses
Acuan untuk pemeriksaan proses
Isi Check list:
l
‐ Normal
‐ Berisi pertanyaan rutin mengenai proses
‐ Inputan sistem
‐ Kendala sistem
‐ Peluang
Kasus pembuatan Check List Audit
Kasus pembuatan Check List Audit
Dari informasi kecelakaan kerja yang terjadi di proyek Halmahera,
beberapa kendalanya:
Safety, krn setelah diidentifikasi :
Pelaksanaan work permit sering diabaikan
Induksi pekerja baru tidak ada buktinya
Incident 7 kali dalam satu bulan sewaktu operasional tambang
Pembelian,
Banyaknya barang yang dibeli sehingga melebihi stock
Pengajuan barang proyek yang banyak pending
Pembelian yang salah spec
P
i
Penyimpanan
Beberapa barang yang bernilai mahal dalam keadaan rusak
Area penyimpanan yang berantakan
Check List Audit Penyimpanan
1 Ada standard lama penyimpanan material 1 Ada standard lama penyimpanan material
2 Jika standard lama penyimpanan terlampui, harus ada pengecekan ulang kualitas produk / material yang disimpan
3 Sistem FIFO berjalan dengan baik
4 Material/ produk disimpan sesuai dengan persyaratan penyimpanan (misalnya tid k t k i tid k t k i t h i l t t t
Point Pertanyaan:
‐1‐ 12 Normal
‐ 13‐ 17 inputan sistem
tidak terkena air, tidak terkena sinar matahari langsung, persyaratan temperatur tertentu, dll)
5 Material yang mempunyai expired date harus dikontrol expired date-nya 6 Check rencana kerja di proses penyimpanan, apakah dilakukan sesuai aturan 7 Check area penyimpanan apakah lay out ada dan apakah sesuai dengan actual
13 17, inputan sistem
p y p p y p g
8 Check aturan simpan barang berat/besar atau barang kecil / ringan. Misalkan barang berat atau besar di simpan di atas
10 Check pemahaman gudang, apakah mereka memahami pekerjaan / tugas mereka? Misalkan paham FIFO, paham 5R, antisipasi gawat darurat…p , p , p g
11 Untuk alat antisipasi gawat darurat, apakah dilakukan pengechekan regular? Misalkan APAR, APAB atau Hidran di gudang
12 Apakah ada standarisasi APD di Gudang dan diterapkan oleh pekerja? 13 Untuk barang yang rusak, bagaimana penanganannya
14 Check kondisi lapangan apakah tatacara simpan sudah memenuhi kreteria 5 R? 14 Check kondisi lapangan, apakah tatacara simpan sudah memenuhi kreteria 5 R? 16 untuk penyediaan barang sesuai dengan pekerjaan, bagaimana pengaturan
barang yang diminta dari gudang tetapi tidak ada di Bill Of Material, bagaimana tata caranya?
