SEMESTER I TAHUN 2016 LAPORAN MONITORING DAN EVALUASI PELAKSANAAN REFORMASI BIROKRASI

i

SEMESTER I TAHUN 2016

LAPORAN MONITORING DAN

EVALUASI PELAKSANAAN

REFORMASI BIROKRASI

ii

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa atas disusunnya Laporan

Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Reformasi Birokrasi Badan POM Semester I Tahun

2016 ini.

Dalam rangka menilai kemajuan pelaksanaan reformasi birokrasi di Badan POM dan

memastikan pelaksanaannya berjalan sesuai dengan yang diharapkan, Badan POM telah

membentuk Tim Monitoring dan Evaluasi yang ditetapkan dalam Keputusan Kepala Badan

POM No. HK.04.1.24.01.16.0039 tahun 2016 tentang Pembentukan Tim Reformasi

Birokrasi Badan POM. Tim Monitoring dan Evaluasi bertugas memastikan rencana aksi

berjalan sesuai target yang telah ditetapkan, mengkoordinir percepatan implementasi

pelaksanaan reformasi birokrasi, dan memastikan hasil evaluasi telah ditindaklanjuti oleh

masing-masing Tim Pelaksana. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi oleh Tim Monitoring

dan Evaluasi dimaksudkan untuk mendapatkan informasi yang lebih obyektif tentang

kemajuan pelaksanaan reformasi birokrasi dan menilai hasil pelaksanaannya.

Ruang lingkup kegiatan monitoring dan evaluasi pelaksanaan reformasi birokrasi yang

dituangkan dalam laporan ini meliputi 8 (delapan) area perubahan, yaitu Mental Aparatur,

Pengawasan, Akuntabilitas, Kelembagaan, Tatalaksana, SDM Aparatur, Peraturan

Perundang-undangan, dan Pelayanan Publik.

Badan POM senantiasa melakukan tindak lanjut atas saran-saran perbaikan yang diberikan

baik dari pihak internal maupun eksternal Badan POM. Perbaikan secara terus-menerus

(continuous improvement) dalam melaksanakan program reformasi birokrasi telah menjadi

komitmen Badan POMuntuk mendukung terciptanya Badan POM yang lebih baik.

Akhir kata semoga Laporan Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Reformasi Birokrasi

Badan POM Semester I Tahun 2016 ini dapat memberikan manfaat bagi pihak-pihak yang

berkepentingandan menjadi bahan perbaikan untuk pelaksanaan ke depannya.

Jakarta,

00

Juli 2016

Inspektur Badan POM

selaku Ketua Tim Monev RB,

Dra. Zulaimah, Apt., M.Si

NIP. 19611011 199101 2 001

iii

DAFTAR ISI

Kata Pengantar ………

ii

Daftar Isi ……….. iii

Bab I. Pendahuluan ………...

1

A. Latar Belakang ………..

1

B. Tujuan ………

1

C. Ruang Lingkup ……….

2

Bab II. Monitoring dan Evaluasi Reformasi Birokrasi ……….………..

6

A. Perkembangan dan Pelaksanaan Reformasi Birokrasi Badan POM ………

B. Tindak Lanjut atas Hasil Evaluasi RB oleh Kementerian PAN dan RB………

C. Monitoring dan Evaluasi Reformasi Birokrasi Badan POM Semester I Tahun

2016………

4

5

14

Bab III. Simpulan, Hambatan, dan Saran ………. 23

A. Simpulan ……….. 23

B. Hambatan ……… 23

C. Saran ………... 25

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Dalam rangka tercapainya tata kelola pemerintahan yang baik, Badan POM

melaksanakan reformasi birokrasi secara menyeluruh yang dilaksanakan bertahap 5

(lima) tahunan sampai tahun 2025 mengacu pada Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun

2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-2025.

Dalam Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN) 2015 – 2019 telah

disusun strategi pembangunan melalui tiga dimensi pembangunan, yaitu:

1. Dimensi Pembangunan Manusia, yang meliputi pendidikan, kesehatan, perumahan,

dan mental/karakter.

2. Dimensi Pembangunan Sektor Unggulan, yang meliputi kedaulatan pangan,

kedaulatan energi dan ketenagalistrikan, kemaritiman dan kelautan, serta

pariwisata dan industri.

3. Dimensi Pemerataan dan Kewilayahan, yang meliputi antar kelompok pendapatan,

antar wilayah desa, pinggiran, luar Jawa, dan Kawasan Timur.

Untuk menjamin terlaksananya tiga dimensi tersebut tentunya juga didukung dengan

kepastian dan penegakan hukum, keamanan, dan ketertiban, politik dan demokrasi

serta tata kelola reformasi birokrasi yang seharusnya berjalan dengan baik. Oleh karena

itu pelaksanaan reformasi birokrasi di Badan POM memiliki peran yang penting untuk

mendukung pelaksanaan pembangunan yang dilakukan oleh Badan POM dalam rangka

pengawasan obat dan makanan.

Pada tujuan akhir lima tahun ke depan diharapkan Badan POM sudah beranjak pada

tahapan selanjutnya dengan berbasis kinerja yang akan mencapai visi reformasi

birokrasi secara nasional pada tahun 2025 “Terwujudnya Pemerintahan Kelas Dunia”,

yaitu pemerintahan yang profesional dan berintegritas tinggi yang mampu memberikan

pelayanan prima kepada masyarakat dan manajemen pemerintahan yang demokratis.

Untuk mewujudkan tujuan tersebut, telah dirumuskan sasaran reformasi birokrasi

Badan POM yaitu:

1. Birokrasi yang bersih dan akuntabel.

2. Birokrasi yang efektif dan efisien.

3. Birokrasi yang memiliki pelayanan publik berkualitas.

Selanjutnya untuk mencapai sasaran tersebut, Badan POM telah memiliki Road Map

Reformasi Birokrasi yang dimaksudkan sebagai pedoman dan arahan bagi para

pengambil kebijakan/keputusan di lingkungan Badan POM dalam melaksanakan

reformasi birokrasi Badan POM dan agar diperoleh kesamaan pola pikir dan pola tindak

lanjut dari seluruh jajaran Badan POM mulai dari tingkat pimpinan tertinggi hingga

terendah dalam pelaksanaan reformasi birokrasi secara terpadu dan utuh.

Dalam perjalanan membangun reformasi birokrasi di Badan POM maka diperlukan

monitoring dan evaluasi pelaksanaan reformasi birokrasi di Badan POM agar rencana

2

aksi yang dituangkan dalam Road Map Reformasi Birokrasi dapat berjalan sesuai

jadwal, target-target, dan tahapan sebagaimana telah ditetapkan.

B. TUJUAN

Monitoring dan evaluasi pelaksanaan reformasi birokrasi di Badan POM bertujuan

untuk:

1. Memastikan rencana aksi berjalan sesuai target yang telah ditetapkan.

2. Mengkoordinir percepatan implementasi pelaksanaan reformasi birokrasi.

3. Memastikan hasil evaluasi telah ditindaklanjuti oleh masing-masing tim pelaksana.

C. RUANG LINGKUP

Kegiatan monitoring dan evaluasi meliputi dua sub kegiatan dengan ruang lingkup

sebagai berikut:

A. Monitoring

Ruang lingkup kegiatan pemantauan kemajuan pelaksanaan reformasi birokrasi

atas pelaksanaan program reformasi birokrasi yang telah ditetapkan dalamRoad

Map Reformasi Birokrasi Badan POM.

B. Evaluasi

Ruang Lingkup kegiatan evaluasi kemajuan pelaksanaan reformasi birokrasi di

lingkungan Badan POM atas pelaksanaan program reformasi birokrasi pada 8

(delapan) area perubahan, yaitu:

1) Mental Aparatur.

2) Pengawasan.

3) Akuntabilitas.

4) Kelembagaan.

5) SDM Aparatur.

6) Tatalaksana.

7) Penguatan Peraturan Perundang-undangan.

8) Pelayanan Publik.

3

BAB II

MONITORING DAN EVALUASI REFORMASI BIROKRASI

Untuk mewujudkan sasaran reformasi birokrasi di Badan POM, maka ditetapkan

area-area perubahan birokrasi. Perubahan-perubahan pada area-area tertentu dalam lingkup

birokrasi diharapkan menciptakan kondisi yang kondusif untuk mendukung

pencapaian tiga sasaran reformasi birokrasi, yaitu sebagai berikut:

a. Birokrasi yang bersih dan akuntabel

Arah kebijakan dari sasaran ini meliputi:

1. Penerapan sistem nilai dan integritas birokrasi yang efektif.

2. Penerapan pengawasan yang independen, profesional, dan sinergis.

3. Peningkatan kualitas pelaksanaan dan integrasi antarasistem akuntabilitas

keuangan dan kinerja.

4. Peningkatan fairness, transparansi, dan profesionalisme dalam pengadaan

barang dan jasa.

Meliputi area perubahan:

1) Mental Aparatur

2) Pengawasan

3) Akuntabilitas

b. Birokrasi yang efektif dan efisien

Arah kebijakan dari sasaran ini meliputi:

1. Penguatan agenda Reformasi Birokrasi Nasional dan peningkatan

kualitasimplementasinya.

2. Penataan kelembagaan instansi pemerintah yang tepat ukuran, tepat fungsi,dan

sinergis.

3. Penataan bisnis proses yang sederhana, transparan, partisipatif, dan

berbasise-government.

4. Penerapan manajemen ASN yang transparan, kompetitif, dan berbasis merit

untuk mewujudkan ASN yang profesional dan bermartabat.

5. Penerapan sistem manajemen kinerja nasional yang efektif.

6. Peningkatan kualitas kebijakan publik.

7. Pengembangan

kepemimpinan

untuk

perubahan

dalam

birokrasi

untukmewujudkan kepemimpinan yang visioner, berkomitmen tinggi, dan

transformatif.

8. Peningkatan efisiensi (belanja aparatur) penyelenggaraan birokrasi.

9. Penerapan manajemen kearsipan yang handal,komprehensif, dan terpadu.

Meliputi area perubahan:

1) Kelembagaan

2) Tatalaksana

3) SDM Aparatur

4) Peraturan perundang-undangan

c. Birokrasi yang memiliki pelayanan publik berkualitas

Arah kebijakan dari sasaran ini meliputi:

1. Penguatan kelembagaan dan manajemen pelayanan:

1) Implementasi UU Pelayanan Publik

2) Pemanfaatan ICT

4

4) Budaya pelayanan

5) Quick Wins

2. Penguatan kapasitas pengelolaan kinerja pelayanan publik.

1. Penguatan monev kinerja

2. Efektivitas pengawasan

3. Sistem pengaduan

4. Penerapan reward and punishment

Meliputi Area Perubahan: Pelayanan Publik

1) Sub Tim Pelaksana Bidang Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik Pre

Market

2) Sub Tim Pelaksana Bidang Perkuatan Sistem Pengawasan Post Market

3) Sub Tim Pelaksana Bidang Peningkatan Kualitas Pemberdayaan Masyarakat

4) Sub Tim Pelaksana Bidang Promosi dan Komunikasi Reformasi Birokrasi

Mengukur suksesnya reformasi birokrasi di Badan POM, dilakukan melalui monitoring

dan evaluasi reformasi birokrasi Badan POM sebagaimana diuraikan di bawah ini.

A. PERKEMBANGAN DAN PELAKSANAAN REFORMASI BIROKRASI BADAN POM

Perkembangan dan pelaksanaan reformasi birokrasi Badan POM pada 8 (delapan) area

perubahan yang didasarkan pada hasil evaluasi dari Kementerian PAN dan RB

diuraikan sebagai berikut:

Tabel Hasil Evaluasi oleh Kementerian PAN & RB Tahun 2014 dan 2015

No.

Komponen Penilaian

Nilai

Maksimal

Hasil Evaluasi

KemenPANRB

2014

Hasil Evaluasi

KemenPANRB

2015

Kenaikan

Nilai

%

Nilai

%

Nilai

%

A

Pengungkit/Proses

1

Manajemen Perubahan

5

3,43

68,60

3,76

75,13

0,33

6,53

2

Penataan Peraturan

Perundang-undangan

5

2,71

54,25

2,71

54,25

-

-

3

Penataan dan Penguatan Organisasi

6

2,82

47,00

3,84

64,06

1,02

17,06

4

Penataan Tatalaksana

5

3,34

66,80

3,60

71,90

0,26

5,10

5

Penataan Sistem Manajemen SDM

15

7,5

50,00

12,03

80,19

4,53

30,19

6

Penguatan Akuntabilitas

6

2,65

44,17

3,80

63,40

1,15

19,23

7

Penguatan Pengawasan

12

4,63

38,58

7,01

58,39

2,38

19,81

8

Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik

6

3,56

59,33

3,89

64,90

0,33

5,57

Sub Total Komponen Pengungkit/Proses

60

30,64

51,07

40,64

67,73 10,00 16,66

B

Hasil

1

Kapasitas dan Akuntabilitas Kinerja

Organisasi

20

13,51

67,55

14,09

70,43

0,58

2,88

2

Pemerintah yang Bersih dan Bebas

KKN

10

6,13

61,30

8,83

88,30

2,70

27,00

3

Kualitas Pelayanan Publik

10

7,29

72,90

7,33

73,30

0,04

0,40

Sub Total Komponen Hasil

40

26,93

67,33

30,24

75,60

3,31

8,27

Indeks Reformasi Birokrasi

Badan POM

100

57,57

57,57

70,88

70,88 13,31 13,31

Perkembangan dan pelaksanaan reformasi birokrasi Badan POM meningkat secara

signifikan baik pada komponen pengungkit maupun hasil. Berdasarkan table di atas,

komponen pengungkit yang masih memperoleh nilai di bawah rata-rata sub totalnya

5

yaitu pada area penataan peraturan perundang-undangan, penataan dan penguatan

organisasi, penguatan akuntabilitas, penguatan pengawasan dan peningkatan kualitas

pelayanan publik. Area-area tersebut perlu mendapatkan perhatian dan berpotensi

besar untuk ditingkatkan.

B. TINDAK LANJUT ATAS HASIL EVALUASI RB OLEH KEMENTERIAN PAN DAN RB

Atas hasil evaluasi pelaksanaan RB tahun 2015 sesuai Surat No.

B/03/D.I.PANRB-UPRBN/12/2015 tanggal 22 Desember 2016, Kementerian PAN dan RB memberikan 13

(tiga belas) rekomendasi atas hal-hal yang masih perlu disempurnakan dalam pelaksanaan

RB di Badan POM. Atas rekomendasi tersebut, Badan POM telah menindaklanjuti sebagai

berikut:

1. Rekomendasi:

Menyusun dan memformalkan road map periode tahun 2015-2019 yang memuat strategi

pelaksanaan reformasi birokrasi lima tahun mendatang secara konkrit pada

masing-masing area perubahan dan Quick Win yang sesuai dengan kinerja utama (core Business)

organisasi serta melakukan internalisasi pada seluruh unit organisasi agar seluruh

pegawai mengetahui dan ikut serta dalam pengembangan pelaksanaan reformasi

birokrasi di lingkungan Badan POM.

Tindak lanjut:

Badan POM telah menyusun dan memformalkan road map periode tahun 2015-2019

dalam suatu Keputusan Kepala Badan POM Nomor HK.04.1.24.08.15.4097 tanggal 28

Agustus 2015 tentang Road Map Reformasi Birokrasi Badan POM Tahun 2015-2019

2. Rekomendasi:

Melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan sistem pengendalian penyusunan peraturan

perindang-undangan.

Tindak Lanjut:

Badan POM telah melakukan evaluasi sistem pengendalian penyusunan peraturan

perindang-undangan sebagai berikut:

1. Terkait sistem pengendalian dalam penyusunan peraturan perundang-undangan:

a. telah disusun rancangan Keputusan Kepala Badan POM tentang Tata Cara

Penyusunan Peraturan Perundang-undangan di Lingkungan Badan POM.

b. Sedang melakukan inventarisasi, identifikasi dan analisis peraturan

perundang-undangan dari 2001-2016 dalam rangka melaksanakan simplifikasi regulasi

yang dicanangkan Presiden

c. melakukan evaluasi atas pelaksanaan sistem pengendalian penyusunan

peraturan perundang-undangan yang mensyaratkan adanya Rapat Koordinasi,

Naskah Akademis/kajian/policy paper, dan Paraf Koordinasi (routing

slip/verbal) baik di masing-masing anggota Tim Pelaksana, maupun dalam

pelaksanaan Tahubja Tim Pelaksana 2 sesuai dokumen POM 01.

d. melaksanakan sistem pengendalian penyusunan peraturan perundang –

undangan

melalui

rapat-rapat

koordinasi,

penyusunan

naskah

akademis/kajian/policy paper, dan paraf koordinasi (verbal) berdasarkan hasil

evaluasi.

6

3. Koordinasi dalam perencanaan penyusunan Peraturan Kepala Badan POM perlu

ditingkatkan terutama dalam penetapan Rancangan Peraturan yang akan disusun

setiap tahunnya.

4. Dalam setiap penyusunan Peraturan Kepala Badan POM telah dilakukan konsultasi

publik baik melalui pertemuan/rapat langsung dengan stakeholder, maupun melalui

pengiriman rancangan via email atau dengan cara mengunggah rancangan akhir

setelah disesuaikan dengan masukan hasil konsultasi publik pada website BPOM.

Pada pembahasan penyusunan rancangan juga telah melibatkan ahli di bidangnya

untuk lebih menjamin tercapainya rancangan yang dapat mengakomodasi

kepentingan masyarakat sesuai dengan kemajuan IPTEK terkini serta menjamin

adanya transparansi dalam penyusunan peraturan.

5. Pembahasan finalisasi rancangan akhir peraturan dilakukan bersama antara Bagian

Peraturan Perundang-undangan Biro Hukum dan Humas serta Direktorat

Standardisasi masing-masing Kedeputian serta melibatkan unit teknis terkait. Pada

tahap pembahasan finalisasi rancangan akhir ini dilakukan harmonisasi baik

terhadap materi muatan, dan konsepsi terhadap regulasi yang ada baik secara

horizontal maupun vertikal, serta terhadap ketentuan teknis legal drafting.

Terhadap rancangan akhir hasil finalisasi selanjutnya dilakukan proses verbal

kepada Pejabat Eselon II terkait, Kepala Biro Hukmas, Pejabat Eselon I terkait,

Sestama dan Kepala Badan POM untuk persetujuan penetapan. Setelah dilakukan

verbal, apabila semua telah membubuhkan tanda tangan persetujuan termasuk

pembubuhan paraf di setiap halaman oleh Pejabat Eselon 2 unit teknis terkait yang

selanjutnya dilakukan penyiapan naskah akhir untuk ditetapkan oleh Kepala Badan

POM.

6. Peraturan Kepala Badan POM yang telah ditetapkan dalam rangkap tiga selanjutnya

diajukan pengundangan oleh Sekretaris Utama kepada Direktur Jenderal Peraturan

Perundang-undangan Kementerian Hukum dan HAM.

7. Peraturan Kepala Badan POM yang telah diundangkan oleh Kementerian Hukum

dan HAM selanjutnya dilakukan pengunggahan ke website Badan POM oleh Bagian

Peraturan Perundang-undangan Biro Hukum dan Humas.

8. Lama waktu penyelesaian penyusunan dan pembahasan sejak rancangan awal mulai

dibahas hingga Peraturan Kepala Badan POM ditetapkan adalah berkisar antara 28

hari sampai dengan 158 hari.

9. Berdasarkan dari hasil evaluasi tersebut di atas masih perlu dilakukan perbaikan

perencanaan penyusunan Peraturan Perundang-undangan sehingga lama waktu

pembahasan hingga dapat ditetapkan bisa menjadi lebih baik.

3. Rekomendasi:

Menganalisis efisiensi dan efektivitas peta proses bisnis dan prosedur sesuai dengan

perkembangan birokrasi.

Tindak Lanjut:

1) Badan POM telah menyusun peta proses bisnis untuk semua unit kerja yang sesuai

dengan tugas dan fungsi berdasarkan pengelompokkan kegiatan. Terdapat 15 (lima

belas) proses bisnis Badan POM (POM-01 s.d. POM-15) terdiri atas :

(i) proses bisnis POM-01 s.d. POM-04 merupakan Core Process (Fungsi Utama);

(ii) proses bisnis POM-05 s.d. POM-13 merupakan Support Process (Fungsi

7

(iii) Proses bisnis POM-10 dan POM-14 s.d. POM-15 merupakan Management

Process (Fungsi Manajemen).

2) Seluruh proses bisnis telah dirinci ke dalam subproses bisnis dan dijabarkan dalam

95 (sembilan puluh lima) SOP (SOP Makro) yang digunakan oleh seluruh unit

organisasi eselon II di lingkungan Badan POM dan Unit Pelaksana Teknis (UPT)

Balai Besar/Balai POM. Ke-95 SOP ini dirinci menjadi Instruksi Kerja (SOP Mikro)

yang digunakan oleh masing-masing Unit Kerja Pusat dan Balai Besar/Balai POM.

3) Peta proses bisnis ini tercantum dalam dokumen Manual Mutu Quality Management

System ISO 9001:2008 Badan POM ditetapkan dengan Keputusan Kepala Badan

POM Nomor HK.04.1.23.11.11.09219 Tahun 2011 tentang Penerapan Sistem

Manajemen Mutu (Quality Management System) Badan POM yang telah dicabut dan

digantikan dengan Keputusan Kepala BPOM Nomor HK.04.1.21.08.15.4092 Tahun

2015.

4) Terdapat evaluasi peta proses bisnis dan prosedur operasional disesuaikan dengan

perkembangan tuntutan efisiensi dan efektivitas birokrasi yang dilakukan melalui

kegiatan audit internal yang dilakukan oleh internal Badan POM dan kegiatan audit

surveilan yang dilakukan oleh pihak eksternal, dalam hal ini Auditor dari Lembaga

Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu.

5) Hal ini dikarenakan 55 (lima puluh lima) unit kerja di lingkungan Badan POM telah

memiliki sertifikat ISO 9001:2008 Quality Management System sejak tahun 2012 dan

2013 dari lembaga sertifikasi United Registrar System (URS) dan tetap

dipertahankan hingga tahun 2015. Untuk mempertahankan implementasi sistem

manajemen mutu harus dilakukan evaluasi berupa audit internal dan audit

surveilan secara berkala minimal setiap 6 bulan sekali.

6) Pada tahun 2015 telah dilakukan evaluasi kesesuaian terhadap penerapan SOP

termasuk peta bisnis proses dan SOP dengan audit yang dilakukan secara internal

dan eksternal. Hal ini dibuktikan dengan didapatkannya sertifikat ISO 9001:2008

untuk 3 (tiga) tahun kedua oleh seluruh unit kerja (55 unit) pada bulan November

2015 dari PT. TUV SUD Indonesia.

7) Telah dilakukan evaluasi kesesuaian terhadap penerapan ISO 9001:2008 termasuk

peta bisnis proses dan SOP dengan audit yang dilakukan secara internal dan

eksternal secara berkala setiap tahun. Rekomendasi dari hasil audit tahun 2015 dan

2014 diantaranya dapat berupa reviu dan perbaikan SOP. Tindak lanjut hasil

evaluasi sebagai berikut:

a. Telah melakukan analisis efisiensi dan efektivitas peta proses bisnis, peta

subproses bisnis dan peta lintas fungsi (cross functional map) sesuai

perkembangan birokrasi pada tanggal 21 September 2015 - 26 Oktober 2015.

Hasil Evaluasi peta proses bisnis telah diunggah pada subsite sistem manajemen

mutu melalui qms.pom.go.id.

b. Pada Tahun 2015 telah dilakukan revisi terhadap 29 (dua puluh sembilan) SOP.

4. Rekomendasi:

Meningkatkan kualitas pengelolaan SDM melalui peningkatan kapasitas pegawai

berdasarkan pada gap kompetensi serta menyusun rencana pendidikan dan pelatihan

secara berkelanjutan.

Tindak Lanjut:

Tim Pelaksana Bidang Penataan Sumber Daya Manusia Aparatur telah melakukan

evaluasi melalui upaya peningkatan kapasitas sebagai berikut:

8

a) Melakukan Asesmen / Penilaian Kompetensi Pegawai.

b) Melakukan evaluasi dan pengolahan data mapping kompetensi pegawai.

c) Melakukan reviu Standar Kompetensi Jabatan (Soft Competency).

d) Menyusun Standar Kompetensi Jabatan Teknis (Jabatan Fungsional PFM di bidang

Pengujian, Jabatan Fungsional PFM di bidang Penyusun Standar, dan Jabatan

Fungsional PFM di bidang Pengawasan Pre Market).

e) Menyusun kurikulum diklat dan uji coba pelaksanaan diklat Jabatan Fungsional

Perencana dan Jabatan Fungsional yang terkait Kepegawaian.

f) Menyusun rencana dan melakukan pengembangan kompetensi melalui Pendidikan

Lanjutan S1, S2, dan S3.

g) Menyusun rencana dan melakukan pengembangan kompetensi melalui Pelatihan

Teknis dan Manajemen.

h) Melakukan monitoring dan evaluasi pengembangan pegawai berbasis kompetensi.

5. Rekomendasi:

Meningkatkan kualitas implementasi sistem akuntabilitas kinerja instansi pemerintah

untuk mendorong terwujudnya budaya kinerja organisasi yang berorientasi pada hasil

(outcome).

Tindak Lanjut:

Kegiatan dalam rangka peningkatan kualitas implementasi SAKIP di Badan POM telah

dilakukan antara lain:

a. Melakukan studi banding ke Bappeda dan Inspektorat Provinsi Daerah Istimewa

Yogyakarta dalam rangka Benchmarking Penyusunan Laporan Kinerja pada bulan

April 2016;

b. Pertemuan dalam rangka pembahasan reviu renstra dan indikator kinerja;

c. Rancangan implementasi e-performance di beberapa unit kerja;

d. Penetapan IKU Badan POM dan IKU Unit Kerja untuk Renstra 2015-2019.

6. Rekomendasi:

Melakukan penilaian kinerja individu dengan mengaitkan pada kinerja organisasi dan

selaras dengan kinerja individu level di atasnya, serta memonitor dan mengevaluasinya

secara berkala, serta memanfaatkan hasil penilaian untuk pemberian tunjangan kinerja.

Tindak Lanjut:

Tim Pelaksana Bidang Penataan Sumber Daya Manusia Aparatur telah melakukan

evaluasi penilaian kinerja individu antara lain:

a) Melakukan reviu pelaksanaan penilaian prestasi kerja tahun 2014.

b) Melakukan bimbingan teknis penyusunan sasaran kinerja pegawai 2015.

c) Penerapan sasaran kinerja untuk setiap pegawai.

d) Mengembangkan aplikasi penilaian prestasi kerja secara elektronik.

e) Membangun managemet cockpit.

f) Melakukan revisi Peraturan Kepala Badan POM tentang ketentuan teknis pemberian

tunjangan kinerja yang telah ditetapkan dalam Peraturan Kepala Badan POM Nomor

4 Tahun 2016 tentang Ketentuan Teknis Pelaksanaan Pemberian Tunjangan Kinerja

Pegawai di Lingkungan Badan POM.

9

7. Rekomendasi:

Menindaklanjuti hasil evaluasi penanganan gratifikasi dan benturan kepentingan.

Tindak Lanjut:

a. Hasil evaluasi penanganan gratifikasi dilakukan terhadap kebijakan penanganan

gratifikasi sebagaimana dituangkan dalam Laporan Hasil Evaluasi atas Kebijakan

Penanganan Gratifikasi, antara lain:

1) Terhadap pasal 2 ayat (2) dan Pasal 3 ayat (1) a poin 2, 3, dan 4, diperlukan

pengaturan lebih jelas tentang gratifikasi yang terkait dengan tugas kedinasan

mengacu pada Surat Komisi Pemberantasan Korupsi Republik Indonesia nomor

B.143/01-13/01/2013 tanggal 21 Januari 2013 perihal Himbauan Terkait

Gratifikasi. Dalam suara tersebut dinyatakan bahwa penerimaan gratifikasi

dalam kedinasan perlu dilaporkan ke instansi masing-masing.

2) Terhadap pasal 5 dan pasal 7 perlu ditambahkan poin tugas TPG untuk

melakukan reviu dan menyusun kajian mengenai titik rawan di mana terdapat

potensi terjadinya gratifikasi di lingkungan Badan POM. Hasil analisis tersebut

selanjutnya dapat digunakan sebagai dasar penyusunan rekomendasi langkah

perbaikan.

3) Saran perbaikan lain, yang meliputi:

a. Perlu ditambahkan penjelasan bahwa pelaporan penerimaan gratifikasi yang

berhubung dengan jabatannya dan yang berlawanan dengan kewajiban atau

tugasnya kepada KPK paling lambat dilakukan dalam 30 (tiga puluh) hari

kerja terhitung sejak tanggal gratifikasi tersebut diterima (sesuai dengan

surat Komisi Pemberantasan Korupsi Republik Indonesia nomor

B.143/01-13/01/2013 tanggal 21 Januari 2013 perihal Himbauan Terkait Gratifikasi)

b. Perlu ditambahkan pasal mengenai perlindungan pelapor

c. Perlu ditambahkan pasal mengenai sanksi apabila pelanggaran yang

dilakukan oleh pegawai Badan POM maupun pihak ketiga terhadap

ketentuan yang telah diatur dalam peraturan tersebut

d. Perlu ditambahkan pasal mengenai pembiayaan yang diperlukan untuk

pelaksanaan kegiatan pengendalian gratifikasi

e. Perlu penyusunan rencana aksi dari TPG untuk melakukan sosialisasi baik di

internal Badan POM maupun kepada stakeholder terkait

f. Perlu pembangunan tools pelaporan dalam rangka memudahkan proses

pelaporan

g. Penambahan poin perlunya dilakukan reviu terhadap laporan gratifikasi

yang disusun oleh TPG

Inspektorat Badan POM selaku Tim Pelaksana area perubahan Pengawasan telah

menindaklanjutinya dengan:

1) Membuat bahan untuk Komunikasi, Informasi, dan Edukasi (KIE) berupa banner

dan stiker yang telah dibagikan kepada seluruh Unit Kerja Badan POM pada saat

acara Pertemuan Nasional Evaluasi dan Implementasi SPIP dan WBK tanggal 10

s/d 14 Agustus 2015.

2) Menyusun rancangan revisi Peraturan Kepala Badan POM tentang Pengendalian

Gratifikasi sebagai tindak lanjut dari evaluasi atas kebijakan penanganan

gratifikasi.

10

b. Hasil evaluasi penanganan benturan kepentingan antara lain:

1) Dari 55 Unit Kerja Badan POM, terdapat 10 Unit Kerja yang mempunyai potensi

benturan kepentingan. Potensi benturan kepentingan paling banyak antara lain:

a) Pegawai yang melakukan bimbingan teknis atau pembinaan kepada

perusahaan juga melakukan pemeriksaan/inspeksi kepada perusahaan yang

sama.

b) Perencanaan tidak objektif, transparan dan akuntabel.

Prosedur penanganan/pencegahannya antara lain:

a) Diberikan surat tugas kepada pejabat terkait sesuai tujuan penugasannya.

b) Semua Pejabat membuat surat pernyataan potensi benturan kepentingan.

c) Mendorong pejabat yang mempunyai benturan kepentingan untuk

menyatakan ketidak-independensiannya.

d) Pemberian sanksi yang tegas terhadap pelanggaran dalam rangka

menimbulkan efek jera.

e) Meningkatkan kualitas quality assurance

2) Dalam Keputusan Kepala Badan POM Nomor HK. 04.1.6.01.13.653 Tahun 2013

tentang Pedoman Penanganan Benturan Kepentingan di Lingkungan Badan

POM, tidak ada kewajiban bagi Unit Kerja untuk melaporkan potensi benturan

kepentingan kepada Inspektorat Badan POM.

Inspektorat Badan POM selaku Tim Pelaksana area perubahan Pengawasan telah

menindaklanjutinya dengan:

1) Menyusun rancangan revisi Keputusan Kepala Badan Pengawas Obat dan

Makanan Republik Indonesia Nomor HK. 04.1.6.01.13.653 Tahun 2013 tentang

Pedoman Penanganan Benturan Kepentingan di Lingkungan Badan POM, antara

lain:

a) Menambahkan kewajiban setiap Unit Kerja untuk melaporkan potensi

benturan kepentingan secara berkala;

b) Setiap pegawai yang melaporkan adanya potensi benturan kepentingan

kepada Pimpinan Unit Kerja, wajib menembuskan kepada Inspektorat;

c) Unit Kerja dan Balai Besar/Balai POM wajib menindaklanjuti laporan atas

potensi benturan kepentingan dan mengirimkan hasil tindak lanjut kepada

Inspektorat.

2) Melaksanakan sosialisasi Keputusan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan

Republik Indonesia Nomor HK. 04.1.6.01.13.653 Tahun 2013 tentang Pedoman

Penanganan Benturan Kepentingan di Lingkungan Badan POM kepada seluruh

Unit Kerja dan Balai Besar/Balai POM.

8. Rekomendasi:

Menetapkan kegiatan pengendalian untuk meminimalisasi risiko yang telah diidentifikasi.

Tindak Lanjut:

Badan POM telah menetapkan kegiatan pengendalian untuk meminimalisasi risiko yang

telah diidentifikasi yang ditetapkan dalam Keputusan Kepala Badan POM No.

HK.1.23.11.15.5259 Tahun 2015 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyelenggaraan SPIP

di Lingkungan Badan POM. Dalam peraturan tersebut terdapat Atribut Pengendalian

yaitu karakteristik/ciri khusus yang melekat pada pengendalian atau bukti yang

menunjukkan bahwa pengendalian telah dilaksanakan atas Daftar Pengendalian Utama

yang digunakan dalam Kegiatan Pemantauan Pengendalian Intern melalui kegiatan

Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan (Pencairan Anggaran Kegiatan dan

11

Pengelolaan PNBP) serta Pengelolaan Barang Persediaan. Selain itu, juga telah

diterapkan Penilaian Mandiri Evaluasi Pengendalian Intern Tingkat Entitas (PM-EPITE)

yang dilakukan secara online, Rencana Pemantauan Tahunan, Tabel Pemantauan

Pengendalian Utama, Daftar Uji Pengendalian Utama, Tabel Observasi Pengendalian

Utama, Laporan Hasil Pengujian Pengendalian Utama, dan Laporan Akhir Semester

Pemantauan Pengendalian Utama.

9. Rekomendasi:

Mensosialisasikan penerapan Whistleblowing System (WBS), termasuk evaluasi untuk

mengukur efektivitas pelaksanaannya.

Tindak Lanjut:

Melakukan sosialisasi kembali atas penerapan Whistleblowing System (WBS),

Penanganan Benturan Kepentingan, dan Pengendalian Gratifikasi di Lingkungan Badan

POM.

Sosialisasi penerapan WBS telah dilakukan beberapa kali dalam acara yang dihadiri

oleh perwakilan seluruh Unit Kerja dan Balai Besar/Balai POM, yaitu:

a. pada tanggal 10 Agustus 2015 di Hotel Balairung bersamaan dengan kegiatan

Workshop Pengawasan Internal Badan POM Tahun 2015.

b. pada tanggal 18 Maret 2016 di Hotel Lumire bersamaan dengan kegiatan Workshop

Auditor Internal QMS BPOM ISO 9001:2015.

Efektivitas pelaksanaan WBS telah diukur melalui Survei Kepuasan Masyarakat yang

dilakukan oleh Inspektorat secara berkala. Seluruh Unit Kerja dan Balai Besar/Balai

POM telah mengetahui adanya WBS.

Badan POM tetap berkomitmen untuk mewujudkan penyelenggaraan pemerintahan

yang baik dan bebas dari korupsi, kolusi dan nepotisme. Sarana yang telah ada untuk

mewujudkan pemerintahan yang baik dan bebas dari korupsi, kolusi, dan nepotisme

salah satunya melalui WBS, namun dengan tidak adanya pengaduan (nihil pengaduan)

melalui WBS secara online maka Badan POM akan melakukan upaya perbaikan

terus-menerus (continuous improvement) untuk memperbaiki sistem pelaporan WBS secara

online dan mengoptimalkan sarana pengaduan.

Dengan nihilnya pengaduan, tidak lantas disimpulkan bahwa pegawai di lingkungan

Badan POM kurang memiliki kesadaran atas pengungkapan penyimpangan atau

penyalahgunaan kewenangan yang mungkin terjadi di lingkungannya. Hal tersebut

didasarkan atas masih banyaknya pengaduan yang disampaikan oleh pegawai melalui

media/sarana yang lain, antara lain melalui surat, telepon dan pesan singkat melalui

media telekomunikasi/handphone.

10. Rekomendasi:

Meningkatkan kualitas pembangunan zona integritas dengan melakukan tindak lanjut

atas rekomendasi hasil evaluasi Tim Penilai Nasional terhadap Unit Kerja dan Balai Besar

POM yang telah diusulkan menjadi Unit Kerja dan Balai Besar POM Menuju WBK/WBBM.

Tindak Lanjut:

a. Pada bulan April 2016, Badan POM melakukan studi banding (benchmarking) ke

RSUP Dr. Kariadi Kota Semarang dan KPPN II Kota Semarang, yang merupakan Unit

Kerja berpredikat WBBM dari Kementerian PAN dan RB.

b. Pada triwulan I tahun 2016 Unit Kerja dan Balai Besar POM yang diusulkan menjadi

Unit Kerja dan Balai Besar POM Menuju WBK/WBBM telah menindaklanjuti

12

rekomendasi dari Kementerian PAN dan RB atas hasil evaluasi zona integritas

Menuju WBK/WBBM pada bulan Desember 2015.

c. Tim Penilai Internal (Inspektorat) melakukan penilaian LKE Unit Kerja dan Balai

Besar POM yang diusulkan menjadi Unit Kerja dan Balai Besar POM Menuju

WBK/WBBM.

d. Pengusulan kembali Unit Kerja PIOM, Direktorat Pengawasan Distribusi PT dan

PKRT, Direktorat Penilaian Keamanan Pangan, dan Balai Besar POM di Surabaya

menjadi Unit Kerja dan Balai Besar POM berpredikat Menuju WBK/WBBM ke

Kementerian PAN dan RB.

11. Rekomendasi:

Melakukan reviu dan perbaikan SOP standar pelayanan secara berkala.

Tindak Lanjut:

Badan POM telah melakukan reviu dan perbaikan atas SOP secara berkala

(triwulanan/semesteran):



Revisi SOP POM-02.SOP.01 dan 02 tentang Pra Registrasi Serta Registrasi Obat dan

Produk Biologi terkait dengan adanya prosedur secara elektronik.



Revisi POM-02.SOP.06 tentang Pendaftaran Notifikasi Kosmetik, Pendaftaran

Notifikasi Perubahan (Variasi) Kosmetik dan Pembatalan Notifikasi Kosmetik

karena prosedurnya disesuaikan dengan PerKa Badan POM No.39 Tahun 2013

tentang Standar Pelayanan Publik.



Revisi POM-02.SOP.07 tentang Pendaftaran dan Pembatalan Persetujuan Obat

Tradisional dan Suplemen Kesehatan karena prosedurnya disesuaikan dengan

PerKa Badan POM No.39 Tahun 2013 tentang Standar Pelayanan Publik.



Revisi POM-03.SOP.20 tentang Surveilan Keamanan Obat Tradisional, Suplemen

Makanan dan Kosmetik karena kegiatan survei aktif tidak dilaksanakan lagi dan

diterapkannya sistem pelaporan efek samping OT, SM dan Kos secara elektronik.



Revisi POM.02.SOP.05 tentang Pendaftaran Produk Pangan karena adanya

penambahan produk pangan high risk yang pendaftarannya dilakukan melalui

registration, notifikasi perubahan data produk pangan serta diterapkan sistem

e-payment.



Revisi POM.03.SOP.04 tentang Penerbitan SKI/SKK NOM/Izin SAS/SKE Obat dan

Makanan karena disesuaikan dengan Peraturan Kepala Badan POM No. 27 Tahun

2013 tentang Pengawasan Pemasukan Obat dan Makanan Ke Dalam Wilayah

Indonesia dan Peraturan Kepala Badan POM No. 28 Tahun 2013 tentang

Pengawasan Pemasukan Bahan Obat, Bahan Obat Tradisional, Bahan Suplemen

Kesehatan, dan Bahan Pangan Ke Dalam Wilayah Indonesia.



Reviu IK telah dilaksanakan dalam beberapa tahap yakni:

a. Rapat Reviu yang telah dilaksanakan sebanyak 3 kali.

b. Diterbitkannya IK antara lain:

- IK Registrasi INSW.

- IK Pembayaran Manual SKI/SKE.

- IK SKI Elektronik Bahan Baku OT, Kos, dan PK serta Bahan Baku OT, Kos, dan

PK untuk tujuan lain.

- IK SKI Elektronik Produk Jadi OT, Kos, dan PK.

- IK SKI Manual Produk Jadi PT, Kos dan PK untuk Tujuan Riset dan Pameran.

- IK Surat Keterangan Impor dalam rangka Re-impor Produk Jadi dan Bahan

13

- IK Pembayaran SKI secara e-payment.

12. Rekomendasi:

Menindaklanjuti hasil survei kepuasan masyarakat untuk meningkatkan pelayanan dan

integritas pemberian layanan kepada masyarakat dan pemangku kepentingan lainnya.

Tindak Lanjut:



Menyampaikan hasil kajian sarana dan prasarana yang memerlukan penambahan

dan perbaikan kepada Deputi Bidang Pengawasan Obat Tradisional, Kosmetik dan

Produk Komplemen.



Tindak lanjut perbaikan yang telah dilaksanakan terkait hasil Survei Kepuasan

Masyarakat (SKM) oleh Inspektorat antara lain:

- Publikasi persyaratan melalui leaflet dan banner.

- Publikasi waktu penyelesaian pelayanan publik melalui leaflet dan banner.

- Peningkatan kompetensi pelaksana melalui pelatihan.

- Peningkatan kenyamanan ruang pelayanan.

- Kedisiplinan (PIC tidak terlalu dibebaskan). PIC selalu ada di kantor akan tetapi

karena mengerjakan tugas lain, hanya akan ke tempat konsultasi apabila ada

yang ingin konsultasi.

- Teknologi informasi (konsultasi melalui email untuk pelanggan yang berjarak

jauh).

13. Rekomendasi:

Menerapkan pelayanan berbasis teknologi informasi melalui pengembangan

e-government secara terintegrasi.

Tindak Lanjut:

a) Badan POM telah melakukan implementasi pengembangan e-government untuk

meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat antara lain:

-

Informasi produk terdaftar yang dapat diakses melalui android (aplikasi cek

BPOM).

-

Sistem Pelaporan Informasi Masyarakat Keracunan - Kejadian Luar Biasa

Keracunan Pangan (spimker.pom.go.id).

-

Sistem Informasi Obat Bahan Alam (sioba.pom.go.id).

-

SKI Prioritas.

b) Badan POM telah melakukan implementasi pengembangan e-government untuk

meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat dalam tingkatan transaksional

antara lain:

-

Aplikasi Special Access Scheme (SAS) online untuk memfasilitasi pendaftaran uji

klinik dan pemasukan obat ke Indonesia melalui jalur khusus.

-

Integrasi e-payment (BPOM) dengan Simponi (Kementerian Keuangan) terkait

sistem pembayaran PNBP.

c) Badan POM telah melakukan pengembangan e-government di lingkungan internal

dalam rangka mendukung proses birokrasi secara terintegrasi, antara lain:

-

Sistem e-cuti.

-

Sistem e-performance.

-

Sistem e-SKP.

-

Integrasi Sistem Informasi Aparatur Sipil Negara (SIASN) dan SIPT.

-

Pembangunan aplikasi sistem e-arsip.

14

C. MONITORING DAN EVALUASI REFORMASI BIROKRASI BADAN POM SEMESTER I

TAHUN 2016

Monitoring dan evaluasi reformasi birokrasi Badan POM dilakukan terhadap target

roadmap pada 8 (delapan) area perubahan dan quick wins serta dibatasi hingga

Semester I 2016 sebagai berikut.

1. Manajemen Perubahan

Hasil yang diharapkan dari area perubahan ini adalah:

1) Meningkatnya kepuasan masyarakat/ publik atas pelayanan pegawai ASN

2) Meningkatnya kinerja seluruh karyawan Badan POM

3) Meningkatnya profesionalitas pegawai ASN Badan POM

Pencapaian/kemajuan untuk area ini yaitu:

-

Proses perencanaan kegiatan penyusunan tools pengembangan budaya kerja

-

Pelatihan Front Office sebagai ujung tombak pelayanan publik.

-

Penggalangan komitmen untuk melakukan revolusi mental di masing-masing

unit kerja

-

Proses penyusunan tools monitoring pelaksanaan budaya integritas, budaya

kinerja, dan budaya melayani

-

Survey IKM yang dilaksanakan majalah tempo dan survey internal

Kendala yang dihadapi antara lain:

-

Keterbatasan anggaran.

-

Pelatihan Front Office tidak dapat dilakukan untuk semua pegawai yang bertugas

di front office karena masih harus memberikan pelayanan publik.

Rencana aksi untuk mengatasi kendala/hambatan:

-

Melakukan revisi anggaran.

-

Pelaksanaan dilakukan secara bertahap.

-

Mempercepat proses penyusunan dan monitoring ke masing-masing unit.

2. Penguatan Kebijakan Sistem Pengawasan Intern Pemerintah

Hasil yang diharapkan dari area perubahan ini adalah:

1) Laporan Keuangan Badan POM disusun dengan andal.

2) Meningkatnya kapasitas manajemen APIP

3) Meningkatnya penerapan penyelenggaraan pemerintahan yang bersih dan bebas

KKN

Pencapaian/kemajuan untuk area ini yaitu:

-

Laporan Keuangan Badan POM disusun dengan andal, WTP

-

Meningkatnya kapasitas manajemen APIP, telah berada pada level 2 pada scema

IACM

-

Meningkatnya penerapan penyelenggaraan pemerintahan yang bersih dan bebas

KKN, telah dilaksanakan sosialisasi pada tanggal 18 Maret 2016, materi

pemahaman tentang gratifikasi, telah dilaksanakan review terkait Perka Nomor

4 Tahun 2015 tentang pengendalian gratifikasi, telah dilaksanakan sosialisasi

pada tanggal 18 Maret 2016, materi pemahaman tentang benturan kepentingan,

intervensi penilaian WBK pada Unit Pusat dan BBPOM

15

Kendala yang dihadapi antara lain:

-

PM-EPITE online belum tersosialisasi ke seluruh unit kerja

-

Keterbatasan anggaran

-

Workshop SPIP belum terlaksana

-

Data dukung yang belum mencukupi.

Rencana aksi untuk mengatasi kendala/hambatan:

-

Workshop dan sosialisasi PM-EPITE Online akan dilaksanakan pada bulan

September 2016

-

Tambahan anggaran diusulkan pada anggaran 2017.

-

Mempercepat proses penyusunan dan monitoring ke masing-masing unit.

-

Evaluasi unit kerja yang akan ditetapkan sebagai WBK dan penetapan unit kerja

sebagai WBK

3. Penguatan Akuntabilitas Kinerja

Hasil yang diharapkan dari area perubahan ini adalah:

1) Meningkatnya kualitas penerapan sistem akuntabilitas keuangan dan kinerja

yang terintegrasi

2) Meningkatnya Penerapan Sistem Manajemen Kinerja

3) Meningkatnya kualitas penerapan sistem pengadaan barang dan jasa yang adil,

transparan, dan professional

4) Meningkatnya akuntabilitas aparatur

Pencapaian/kemajuan untuk area ini yaitu:

-

Telah dilakukan kegiatan dalam rangka review Renstra BPOM

-

Telah dilakukan kegiatan Peningkatan Kompetensi Perencana Kinerja:

-

Telah dilakukan persiapan pengadaan jasa konsultansi grand design

pengawasan obat dan makanan.

-

Telah dilakukan pertemuan penyusunan dokumen perencanaan tahunan sebagai

tahap awal perencanaan dan penganggaran tahun 2017

-

Telah disusun laporan Kinerja Triwulan (RTN) Tahun 2016 RTN 2016 triwulan I

dan Draft RTN 2016 triwulan II

-

Monitoring kepatuhan implementasi e-performance BPOM

-

Pelatihan e-performance BPOM pada Bimtek perkuatan monev online untuk

admin seluruh unit kerja 26-29 April 2016

-

Workshop dan Bimtek SAKIP Badan POM 2016 yang diikuti oleh seluruh Unit

Kerja Pusat dan Balai Besar/Balai POM 19-22 Januari 2016

-

Organisasi dan tata laksana ULP berbentuk sentralisasi sebagian yaitu

berdasarkan SK Ka. BPOM Nomor HK.04.1.23.01.16.0122 yang ditandatangani

pada 6 Januari 2016.

Kendala yang dihadapi antara lain:

-

Adanya kebijakan pemotongan anggaran

-

Untuk memastikan sasaran yang ingin dicapai Renstra BPOM 2015-2019,

pengawalan dokumen perencanaan tahunan perlu melibatkan lintas unit Pusat

dan BB/BPOM serta lintas sektor dalam ajang forum koordinasi agar hasil

perencanaan pengawasan Obat dan Makanan tahunan lebih terintegrasi dan

berdaya guna.

16

Rencana aksi untuk mengatasi kendala/hambatan:

-

Menganggarkan Kembali Kegiatan Penyusunan Grand Design BPOM pada tahun

2017

-

Melaksanakan pertemuan koordinasi tersebut pada tahun berikutnya sesuai

lingkungan strategis terkini.

-

Finalisasi dan pengesahan Peraturan Kepala Badan POM tentang Pedoman

Evaluasi SAKIP

4. Kelembagaan

Area ini mempunyai 2 (dua) hasil yang diharapkan, yaitu:

1) Meningkatnya ketepatan ukuran, ketepatan fungsi dan sinergisme/kesinergisan

kelembagaan

2) Menurunnya tumpang tindih tugas dan fungsi

Pencapaian/kemajuan untuk area ini yaitu:

-

Izin Prakarsa Penyusunan Rancangan Perpres tentang BPOM melalui surat

Sekretaris Negara Nomor B-488/M.Sesneg/D-1/HK.03.00/06/2016 tanggal 3

Juni 2016

-

Pencantuman instansi vertikal dalam rancangan Peraturan Presiden tentang

BPOM

Kendala yang dihadapi antara lain rancangan Peraturan Presiden tentang BPOM

belum final

Rencana aksi untuk mengatasi kendala/hambatan:

-

Akan dilakukan pembahasan rancangan Perpres tentang BPOM dengan Eselon I,

Eselon II dan perwakilan BAlai Besar/Balai POM dengan mengundang

Narasumber pada tanggal 12 Agustus 2016

-

Rancangan Perpres tentang BPOM yang telah disetujui akan disampaikan kepada

Kementerian PANRB

-

Penyusunan organisasi dan tata kerja BPOM setelah Rancangan Peraturan

Presiden tentang BPOM diundangkan

5. Tatalaksana

Area ini mempunyai beberapa hasil yang diharapkan, yaitu:

1) Meningkatnya penerapan sistem, proses dan prosedur kerja yang jelas, efektif,

efisien, cepat, terukur sederhana, transparan, partisipatif, dan berbasis

e-Government

2) Meningkatnya penerapan keterbukaan informasi publik

3) Meningkatnya penerapan sistem pengadaan barang dan jasa secara elektronik

4) Meningkatnya penerapan manajemen kearsipan yang handal

Pencapaian/kemajuan untuk area ini yaitu:

-

Hasil kaji ulang peta bisnis proses, peta relasi, peta subproses bisnis, peta lintas

fungsi dicantumkan dalam subsite sistem manajemen mutu BPOM

(qms.pom.go.id)

-

Seluruh peta proses bisnis telah dirinci ke dalam peta subproses bisnis dan

dijabarkan dalam 95 (sembilan puluh lima) SOP

17

-

Penerapan SOP oleh seluruh unit organisasi ditetapkan melalui Keputusan

Kepala BPOM Nomor HK.04.1.21.08.15.4092 Tahun 2015 tentang Penerapan

Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System) BPOM

-

Informasi publik telah diidentifikasi dan telah diumumkan melalui subsite PPID

di website BPOM.

-

Penerapan kebijakan pengadaan secara elektronik sesuai dengan Peraturan

Presiden dan Peraturan Kepala LKPP

-

Telah dilakukan survei/ pendataan volume arsip yang memuat daftar arsip aktif

dan inaktif pada masing-masing unit kerja

Kendala yang dihadapi antara lain:

-

Keterbatasan sumber daya

-

Belum ada jabatan struktural khusus sebagai pelaksana teknis PPID

-

Ruangan penyimpanan yang terbatas

-

Pengelolaan unit LPSE masih Ad Hoc dan tim pengelola masih tersebar di

seluruh unit yang ada.

Rencana aksi untuk mengatasi kendala/hambatan:

-

Mitigasi risiko proses bisnis BPOM dan integrasi sistem mutu (SPIP, ISO 9001,

ISO 17025) yang sesuai dengan tugas dan fungsi seluruh unit organisasi

-

Penyusunan dan review SOP berdasarkan hasil kaji ulang peta bisnis proses,

peta relasi, peta subproses bisnis, peta lintas fungsi

-

Penyusunan/perbaikan SOP berdasarkan hasil kaji ulang peta bisnis proses, peta

relasi, peta subproses bisnis, peta lintas fungsi

-

PPID dijabat secara ex officio oleh para pejabat publik di beberapa unit kerja

-

Penyusunan Unit pengelola LPSE yang mandiri dan independen

-

Melakukan pendampingan ke unit kerja Pusat dan Balai dalam hal penataan

arsip aktif dan inaktif dan memfungsikan Gedung I sisi utara untuk ruangan

penyimpanan arsip

6. SDM Aparatur

Area ini mempunyai hasil yang diharapkan, yaitu meningkatnya kemampuan unit

yang mengelola SDM ASN untuk mewujudkan SDM Aparatur yang kompeten dan

kompetitif.

Pencapaian/kemajuan untuk area ini yaitu:

-

Pelaksanaan Workshop SDM pada tanggal 4-7 April 2016 untuk penyamaan

persepsi penghitungan Analisis Beban Kerja untuk semua jenjang Jabatan

Fungsional, Analisis Jabatan dan Evaluasi Jabatan, Pengembangan Jabatan

Fungsional, Penyeliaan, dan Penyusunan Sasaran Kinerja Pegawai (SKP).

-

Pengumpulan data dukung Analisis Beban Kerja dalam rangka Pembangunan

sistem aplikasi Analisis Beban Kerja, yang akan dibangun dengan menginduk

kepada Sistem Informasi Aparatur Sipil Negara (SIASN) yang telah ada.

-

Pemaparan usulan revisi KepmenPAN tentang Jabatan Fungsional Pengawas

Farmasi dan Makanan (PFM) dan Angka Kreditnya yang dilaksanakan di kantor

Kementerian PAN & RB dan Badan Kepegawaian Negara pada bulan Mei 2016.

Pada bulan Juni 2016 telah dilakukan Asistensi Penyusunan Butir Kegiatan

Jabatan Fungsional PFM di kantor Badan POM, dengan mengundang

Kementerian PAN & RB bersama dengan tim dari unit teknis Badan POM.

18

Saat ini sedang dilakukan Uji Beban ke beberapa Balai Besar/Balai POM.

-

Telah ditetapkan Keputusan Sekretaris Utama Badan POM Nomor

KP.01.02.2.24.05.15.03166 Tahun 2015 tentang Proyeksi Kebutuhan dan

rencana Redistribusi Pegawai Badan Pengawas Obat dan Makanan Tahun

2015-2019.

-

Telah ditetapkan Keputusan Kepala Badan POM Nomor HK.04.1.24.11.15.5209

Tahun 2015 tentang Pedoman Perpindahan Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan

Badan Pengawas Obat dan Makanan.

-

Dari ± 500 yang telah dilakukan Asesmen / Penilaian Kompetensi Pegawai, telah

selesai disusun hasil mapping kompetensi pegawai sebanyak 150 laporan

individu.

-

Membuat kajian review Standar Kompetensi Jabatan (Soft Competency).

-

Membangun aplikasi terintegrasi terkait profil Kompetensi dan Kinerja.

-

Telah dilakukan seleksi terbuka jabatan Pimpinan Tinggi Pratama, yaitu Kepala

Biro Hukmas serta Direktur Penilaian OT, SM, dan Kosmetika, Balai Besar POM

di Padang, dan Balai Besar POM di Bandarlampung.

-

Telah dilakukan review pelaksanaan Penilaian Prestasi Kerja pegawai Badan

POM tahun 2015 oleh Tim Penilai Prestasi Kerja, pada tanggal 23-24 Mei 2016.

-

Telah dilakukan revisi Peraturan Kepala Badan POM Nomor 6 Tahun 2014

tentang Ketentuan Teknis Pemberian Tunjangan Kinerja di Lingkungan Badan

POM, sebagaimana ditetapkan dalam Peraturan Kepala Badan POM Nomor 4

tahun 2016 tentang Ketentuan Teknis Pemberian Tunjangan Kinerja di

Lingkungan Badan POM.

Kendala yang dihadapi antara lain:

-

Masih terdapat kebijakan moratorium. Belum ada kepastian apakah Badan POM

menerima formasi dan dapat melakukan Pengadaan CPNS.

-

Jumlah Jabatan Fungsional Asesor SDM Aparatur di Badan POM masih terbatas

(3 orang), sehingga masih melibatkan Pejabat Struktural untuk menjadi Asesor

dan untuk melakukan Asesmen untuk Pejabat Struktural Eselon III ke atas akan

melibatkan pihak ke-3.

-

Badan POM telah menggunakan aplikasi CAT dalam seleksi TKB yang dibangun

sendiri, namun untuk ke depan untuk Seleksi CAT TKB akan dilaksanakan

serentak oleh KemenPANRB menggunakan aplikasi CAT yang dibangun oleh

Badan Kepegawaian Negara. Migrasi data bank soal pada aplikasi yang di bangun

oleh Badan Kepegawaian Negara agak rumit.

-

Belum tersedia anggaran untuk membangun sistem asesmen secara elektronik.

Rencana aksi untuk mengatasi kendala/hambatan:

-

Merencanakan untuk menambah Assesor SDM Aparatur dari formasi Badan

POM.

-

Melibatkan Pejabat Struktural untuk menjadi Asesor.

-

Asesment untuk pejabat struktural eselon III ke atas, akan melibatkan pihak ke-3.

-

Melibatkan pihak ke-3 untuk membantu melakukan mapping kompetensi.

19

7. Peraturan Perundang-undangan

Area ini mempunyai 2 (dua) hasil yang diharapkan, yaitu:

1) Meningkatnya keterlibatan publik dalam proses perumusan kebijakan

2) Meningkatnya kualitas Peraturan Perundang-undangan yang melindungi,

berpihak pada publik, harmonis, tidak tumpang tindih dan mendorong iklim

kondusif bagi publik

Pencapaian/kemajuan untuk area ini yaitu:

-

Sebanyak 20 Rancangan Peraturan Kepala Badan POM yang direncanakan di

tahun 2016 telah dilakuan pengkajian dengan melibatkan tim ahli, telah

dikonsultasi dengan tim ahli, dan telah dikirimkan kepada stakeholder pada saat

konsultasi publik.

-

Telah dilakukan evaluasi peraturan yang tumpang tindih dan dilakukan proses

revisi terhadap peraturan yang tumpang tindih, disharmonis.

-

Telah dilakukan deregulasi dalam pelayanan SKI yaitu dengan merevisi

Peraturan Kepala Badan POM Nomor 27 tahun 2013 dan Poeraturan Kepala

Badan POM Nomor 28 tahun 2013 menjadi Peraturan Kepala Badan POM Nomor

12 Tahun 2015 dan Peraturan Kepala Badan POM Nomor 13 Tahun 2015

8. Pelayanan Publik

a. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik Premarket

Hasil yang diharapkan, yaitu:

1) Meningkatkan kualitas pelayanan publik

2) Meningkatkan kapasitas manajemen penyelenggaraan pelayanan publik

Pencapaian/kemajuan untuk area ini yaitu:

-

Direktorat Penilaian Keamaman Pangan telah melaksanakan survey

kepuasan pelanggan melalui pihak ketiga dengan capaian indeks kepuasan

pelanggan untuk layanane-registration sebesar 77,42 dan indeks kepuasan

pelanggan untuk layanan manual sebesar 78,73 (skala 0 - 100), dengan

kategori baik.

-

Indeks kepuasan masyarakat yang dilaksanakan oleh Inspektorat Badan

POM RI pada tahun 2015 dengan nilai 73,23 (skala 0 – 100) dengan kategori

baik

-

Direktorat Penilaian Obat dan Produk Biologi melalui survey Indeks

Kepuasan Masyarakat yang dilaksanakan oleh Inspektorat Badan POM RI

memperoleh nilai IKM pada 2014 64,76 dan pada tahun 2015 mengalami

peningkatan menjadi 70,21.

-

Hasil Survei IKM terhadap pelayanan publik pada Direktorat Penilaian OT,

SM, dam Kosmetik memperoleh hasil sebagai berikut :



Subdit Penilaian Produk I : 71,81 (baik)



Subdit Penilaian Produk II : 73,80 (baik)

-

Telah dilakukan beberapa perbaikan terkait hasil evaluasi survey kepuasan

pelanggan tahun 2015, antara lain peningkatan kemampuan evaluator

melalui pelatihan secara berkelanjutan; keseragaman pemahaman/persepsi

petugas melalui kegiatan pencerahan rutin, dan dokumentasi kebijakan

terkait penilaian pendaftaran pangan; peningkatan penyediaan akses

pengaduan/saran/masukan

melalui

beberapa

media;

informasi

20

layanan fasilitator pendaftaran pangan olahan di beberapa balai di daerah;

Peningkatan fasilitas sarana dan prasarana (charging box dan sistem

antrian, papan pengumuman elektronik, kiosk); Penyempurnaan sistem

e-registration; Peningkatan kompetensi pelaku usaha melalui bimbingan

teknis, coaching clinic; dan penambahan jumlah evaluator sebanyak 20

orang

-

Pengaduan pelayanan dikelola melalui media email, kotak saran di ruang

pelayanan pendaftaran produk pangan, telepon, konsultasi tatap muka

(dengan pendaftaran konsultasi via sms), dan, kontak kami melalui sistem

e-registration dan subsite direktorat penilaian keamanan pangan, melalui Unit

Layanan Pengaduan Konsumen (ULPK) BPOM (via website, sosial media,

telepon, sms, fax).

-

Keseluruhan pengaduan layanan Aplikasi e-Registrasi Obat (AeRO)

sebanyak 57 pengaduan telah ditindaklanjuti. Jangka waktu untuk tindak

lanjut terhadap pengaduan layanan AeRO adalah 5 hari kerja. Keseluruhan

pengaduan telah ditindaklanjuti dalam waktu kurang dari 5 hari kerja.

-

Membuka ruang pastisipasi publik melalui citizen charter seperti konsultasi

publik draft Perka BPOM terkait pelayanan publik di website BPOM (JDIH,

e-reg dll)

Kendala yang dihadapi antara lain:

-

Keluhan yg disampaikan tidak spesifik, sehingga sulit untuk diatasi.

-

Beberapa pelapor menyampaikan pengaduan secara langsung kepada

petugas sehingga tidak dapat dilakukan pendataan.

-

Pengaduan via kotak saran seringkali tidak mencantumkan identitas secara

jelas sehingga tidak dapat dikonfirmasi kepada pelapor.

Rencana aksi untuk mengatasi kendala/hambatan:

-

Mencantumkan catatan pada form pengaduan agar pelapor mencantumkan

keluhan secara spesifik

-

Penyempurnaan media pengaduan layanan

-

Telah ditunjuk 4 orang petugas pengelola pengaduan pelayanan publik

(duty manager).

b. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik Postmarket

Hasil yang ingin dicapai yaitu meningkatkan kualitas pelayanan publik

Pencapaian/kemajuan untuk area ini yaitu:

-

Direktorat Inspeksi dan Sertifikasi OT, KOS dan PK telah menggunakan

aplikasi satisfaction survey dimana pelanggan dapat langsung memberikan

penilaian setelah mendapatkan pelayanan dari petugas.

-

Selain itu, telah dilaksanakan pula survey pelayanan publik tentang persepsi

korupsi dan kualitas pelayanan publik dengan jumlah 30 responden

eksternal (pengguna layanan).

-

Survey kepuasan masyarakat di Dit. Inspeksi dan Sertifikasi Pangan telah

dilaksanakan oleh Inspektorat pada Mei 2016

-

Direktorat Inspeksi dan Sertifikasi OT, KOS dan PK telah melakukan evaluasi

terhadap Survey kepuasan pelanggan secara mandiri secara berkala.

21

-

Hasil survey pelayanan publik tentang persepsi korupsi dan kualitas

pelayanan publik telah dilaporkan kepada Inspektorat BPOM pada bulan

April 2016.

-

Direktorat Pengawasan Distribusi PT dan PKRT sedang disurvei terkait

Indeks Kepuasan Masyarakat periode tahun 2016

-

Direktorat Pengawasan Distribusi PT dan PKRT melanjutkan

pengembangan Aplikasi Sertifikasi CDOB untuk pengajuan sertifikasi Cara

Distribusi Obat yang Baik secara online bagi Pedagang Besar

Farmasi/Pedagang Besar Bahan Baku Farmasi

Kendala yang dihadapi antara lain:

-

Sebagian besar anggaran diblokir untuk efisiensi

-

Responden yang diambil dalam survei adalah yang datang ke Badan POM di

mana responden tersebut adalah pelaku usaha sebagai responden yang

memiliki masalah sehingga hasilnya tidak mewakili populasi

-

Direktorat Pengawasan Distribusi PT dan PKRT belum memiliki server

untuk Aplikasi Sertifikasi CDOB

Rencana aksi untuk mengatasi kendala/hambatan:

-

Mengupayakan sistem pelaporan secara elektronik dengan anggaran yang

tersisa

-

Diusulkan kepada Inspektorat untuk mengirimkan survei kepuasan

masyarakat melalui email atau surat

-

Direktorat Pengawasan Distribusi PT dan PKRT melakukan pengadaan

server tahun 2016.

c. Promosi dan Komunikasi Reformasi Birokrasi

Hasil yang diharapkan yaitu meningkatkan kualitas pelayanan publik

Pencapaian/kemajuan untuk area ini yaitu:

1) Mensosialisasikan hasil survey ke dalam subsite RB

2) Pengembangan subsite RB versi Bahasa Inggris

3) Website Badan POM dikembangkan menjadi lebih

Kendala yang dihadapi antara lain:

-

Proses terjemahan ke Bahasa Inggris memerlukan waktu yang lama

-

Keterbatasan SDM

Rencana aksi untuk mengatasi kendala/hambatan:

-

Mengunggah subsite RB versi bahasa Inggris pada Agustus 2016

-

Merekrut petugas translate Bahasa Inggris terkait

d. Peningkatan Kualitas Pemberdayaan Masyarakat

Hasil yang diharapkan, yaitu:

-

Meningkatkan kualitas pelayanan publik;

-

Peningkatan pengetahuan masyarakat tentang Obat dan Makanan

-

Perubahan perilaku masyarakat dalam memilih Obat dan Makanan yang

aman, berkhasiat /bermanfaat, bermutu