BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

(1)

BAB III

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Tinjauan Organisasi

Organisasi adalah suatu sistem yang paling berpengaruh, mempengaruhi diantara orang dalam kelompok kerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang sama. Organisasi dapat diibaratkan sebagai salah satu keasatuan anggota tubuh manusia yang bekerjasama sehingga fungsi tubuh manusia dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

3.2 Sejarah Perusahaan

DHL didirikan di San Francisco pada tahun 1969 oleh 3 pengusaha muda - Adrian Dalsey, Larry Hillblom dan Robert Lynn (Dalsey – Hillblom – Lynn), DHL tetap berkembang dengan laju yang luar biasa. DHL saat ini sebagai pemimpin pasar global dalam industri pengiriman ekspres dan logistik internasional. Melihat ke belakang di tahun 1969, DHL mengambil langkah awalnya membangun masa depan dengan cara mengirimkan kertas secara pribadi dengan pesawat dari San Fransisco ke Honolulu. Tahun-tahun berlalu dan jaringan DHL tumbuh menjadi lebih besar, secara bertahap menjangkau setiap pelanggan yang berada di seluruh penjuru dunia. Pada saat yang sama, pasar berkembang menjadi lebih kompleks sehingga DHL beradaptasi untuk memenuhi kebutuhan pelanggannya baik dalam skala global maupun lokal.

Saat ini, jaringan internasional DHL menghubungkan lebih dari 220 negara dan wilayah di seluruh dunia. DHL juga menawarkan keahliannya yang tak tertandingi di bidang ekspres, freight udara dan laut, transportasi antar wilayah, solusi kontrak logistik dan juga jasa surat internasional. Mulai dari tahun 1969 hingga saat ini pendekatan dan dedikasi perusahaan ini tidak berubah. Kesuksesannya selama ini berdasar dari memberikan pelayanan yang memuaskan pada para pelanggan. DHL saat ini telah menjadi sebuah merek yang diakui untuk komitmen pribadi, solusi proaktif dan keahlian lokalnya. Inti dari segala kesuksesan tersebut adalah para karyawannya yang berfokus pada kebutuhan pelanggan dan menyediakan solusi untuk setiap masalah mereka secara individual. DHL adalah sebuah merek dari Deutsche Post DHL. Sebuah grup yang menghasilkan keuntungan lebih dari 51 miliar Euro di tahun 2010.

DHL Indonesia berdiri pada tahun 1980,saat ini memiliki 54 kantor cabang ( gateway

dan juga service centre ) meliputi seluruh wilayah propinsi Indonesia dan juga negara Timor Leste dengan jumlah karyawan lebih dari 5000 orang.

(2)

3.3 Struktur Organisasi.

Struktur organisasi adalah salah satu alat untuk mencapai tujuan organisasi serta menjaga kelancaran aktivitas perusahaan. Dengan adanya struktur organisasi yang dimaksud agar tidak terjadinya tumpang tindih antar kewajiban dan hak karyawan, serta terdapat keputusan yang jelas mengenai pembagian kerja, tugas wewenang dan tanggung jawab dari masing – masing karyawan.

Istilah struktur organisasi adalah untuk mengidentifikasi banyak aspek yang terdapat dalam penyusunan desain suatu organisasi. Identifikasi ini biasanya mencakup pola menyeluruh dari hubungan kerja formil, yang dalam istilah lain disebut sebagai anatomi dari organisasi. Komponen – komponen dari struktur mencakup pembagian pada level vertical juga horizontal serta penggunaan staff.

Suatu ikhtisar atau gambar dari suatu struktur organisasi yang disebut sebagai bagan organisasi yang menggambarkan :

1. Pembagian Fungsi (tugas,wewenang, dan tanggung jawab) dalam bagian – bagian. Setiap kotak mencerminkan bagian dari suatu fungsi.

2. Hubungan atasan dan bawahan yang merupakan hubungan wewenang dan tanggung jawab (hubungan kerja).

Jadi struktur organisasi merupakan suatu proses penerapan dan pembagian tugas yang dilakukan, pembatasan tanggung jawab serta wewenang dari masing – masing bagian dalam tugas. Untuk lebih jelasnya struktur organisasi DHL EXPRESS adalah sebagai berikut :

(3)

General

Manager

Sales &

Marketing

Manager

Finance &

Accounting

Manager

Ground

Operations

Manager

IT Manager

Human

Resource

Manager

Supplies &

Packaging

Dept.

Customer

Service

Manager

Fleet

Purchasing &

Procurement

Operations

(4)

3.4 Tugas dan Fungsional. Tugas dan fungsi General Manager :

• Berkoordinasi dengan para manager agar semua departemen berjalan sesuai dg fungsi tugas dan juga dapat berkoordinasi antar departemen.

• Pengawasan terhadap perusahaan secara keseluruhan. Tugas dan fungsi Sales & Marketing Manager :

• Menaikan penapatan perusahaan dengan meningkatkan jumlah kiriman para pelanggan tetap perusahaan dengan berkoordinasi dengan para sales.

• Bekerja sama dengan tim memasarkan produk perusahaan kepada para pelanggan dan para calon pelanggan.

Tugas dan fungsi Finance & Accounting Manager :

• Mengatur cash flow keuangan perusahaan secara keseluruhan.

• Mengatur budget bagi tiap – tiap departemen dan mengalokasikan secara tepat. • Direct report keuangan kepada General Manager perusahaan secara berkala. Tugas dan fungsi Ground Operations Manager :

• Bertanggung jawab terhadap proses operasional perusahaan dalam hal ini teknis pengiriman dari luar negeri maupun dalam negeri.

• Memastikan proses operasional perusahaan hingga service center berjalan sesuai

standart operational prosedure.

• Mengontrol departemen yang berada dibawahnya antara lain : - Supplies & Packaging Departemen.

- Fleet (armada / kendaraan)

- Purchasing & Procurement operations. Tugas dan fungsi Customer Service Manager :

• Bertanggung jawab terhadap segala hal yang terkait layanan pelanggan baik langsung maupun via telephone dan sejenisnya.

• Berkordinasi dengan para customer service guna memberikan layanan informasi kepada setiap pelanggan.

(5)

Tugas dan fungsi IT Manager :

• Mengakomodir kebutuhan informasi teknologi perusahaan baik kepada pelanggan maupun kepada seluruh staff karyawan.

• Berkordinasi dengan para staff IT untuk dapat mensupport sistem & membantu proses kinerja karyawan.

Tugas dan fungsi Human Resource Manager :

• Bertanggung jawab dalam proses pengembangan dan perekrutan karyawan. • Mengurusi gaji dan asuransi kesehatan bagi seluruh karyawan.

3.5 Analisa Sistem Berjalan.

Analisa terhadap sistem yang sedang berjalan merupakan analisa terhadap sistem inventory gudang supplies packaging yang sudah dipakai atau digunakan. Sistem ini digunakan untuk mencatat material packaging yang masuk ke dalam gudang dan juga yang di distribusikan kepada setiap pelanggan yang akan mengirimkan paket dengan menggunakan packaging. Analisa sistem yang sudah berjalan ini dilakukan terhadap prosedur yang sudah berjalan serta mengidentifikasi kekurangan dari sistem yang sedang berjalan.

3.5.1 Analisa Prosedur berjalan

Berikut beberapa prosedur yang sedang berjalan di departemen supplies packaging DHL Express Indonesia :

a. Pelanggan melakukan proses request order kepada customer service.

b. Customer service akan menindak lanjuti request order pelanggan kepada supplies admin staff.

c. Supplies admin staff membuat surat perintah pengeluaran barang kepada warehouse staff dan membuat airwaybill (surat jalan).

(6)

d. Warehouse staff akan mengeluarkan supplies packaging sesuai order yang diterima dari supplies admin dan akan disampaikan kepada bagian distribusi.

e. Bagian distribusi akan memberikan supplies packaging sesuai dengan alamat dan route kurir yang bertugas di area tersebut.

f. Kurir akan menyampaikan request pelanggan sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

3.5.2 Use Case dan Activity Diagram 3.5.2.1 Use Case Sistem berjalan

(7)

Deskripsi Use Case berjalan

1. Nama use Case : Pemesanan

Actor Description

Pelanggan,Customer Service Pelanggan menghubungi customer service untuk pemesanan supplies packaging guna keperluan pengiriman paket yang akan dikirimkan.

2. Nama use Case : Request Order

Actor Description Customer Service, Supplies

Admin

Customer service akan meneruskan permintaan pelanggan kepada supplies admin.

3. Nama use Case : Request Order & Airwaybill

Actor Description Supplies Admin, Warehouse

staff

Supplies admin menerbitkan request order dengan

airwaybill (surat jalan) kepada warehouse staff yang memiliki otorisasi dibagian gudang.

4. Nama Use Case : Supplies Packaging

Actor Description Warehouse staff, Distribusi staff Warehouse staff akan mengeluarkan barang

kepada bagian distribusi.

(8)

Actor Description Distribusi Staff, Kurir, Pelanggan Bagian distribusi akan memberikan supplies

packaging kepada kurir yang bertugas pada alamat tersebut, selanjutnya kurir akan menyampaikan kepada pelanggan.

3.5.2.2 Activity Diagram sistem berjalan

(9)

3.5.2.3 Use Case Sistem Usulan

Gambar 3.4 Use case usulan

1. Nama use Case : Input Barang masuk

Actor Description Supplies admin Supplies admin mendata setiap barang yang dikirim

(10)

2. Nama use Case : Input Barang Keluar

Actor Description Supplies Admin, Supplies

Supervisor

Supplies admin akan membuat surat perintah barang keluar dengan approval/persetujuan dari supplies supervisor.

3. Nama use Case : Approval ( Persetujuan )

Actor Description Supplies Admin, Supplies

Suppervisor

Supplies admin akan meminta approval dari supplies supervisor guna verifikasi dan juga menghindari manipulasi.

4. Nama use Case : Input data Vendor ( Pemasok )

Actor Description Supplies Admin Supplies admin akan mendata setiap vendor / pemasok

barang persediaan.

5. Nama Use Case : Laporan Transaksi

Actor Description Supplies Admin, Supervisor Admin,

Purchasing staff, Ground Ops. Manager

Setiap proses barang masuk dan barang keluar akan menghasilkan data laporan transaksi yang berguna bagi purchasing ( pembelian) dan juga

(11)

Ground Ops. Manager sebagai penanggung jawab penuh atas departemen supplies packaging.

3.5.2.4 Activity Diagram sistem usulan

(12)

3.5.3 Class Diagram

Gambar 3.6 Class diagram

3.5.4 Sequence Diagram Sistem Usulan

Diagram yang menggambarkan visual coding ( perancangan layar / form )

Biasanya digunakan untuk analisa dan desain yang memfokuskan identifikasi metode didalam sebuah sistem. Diagram ini secara khusus berasosiasi dengan use case diagram. Memperlihatkan tahap demi tahap apa yang seharusnya terjadi untuk menghasilkan sesuatu didalam use case.

(13)

3.5.4.1 Sequence Diagram Data Pelanggan

(14)

1.5.1.1 Sequence Diagram Data Barang

(15)

1.5.1.2 Sequence Diagram Pemesanan

(16)

3.6 Spesifikasi Basis Data

Spesifikasi basis data merupakan uraian rincian tentang tiap-tiap relasi (table atau file).

Berikut adalah spesifikasi basis data dari sistem yang di usulkan. 1. Klasifikasi Tabel Pelanggan

Nama File : Pelanggan Type File : File Master Media File : Hard Disk Primary Key : No Account

No Field Name Type Width

1 No Account Varchar 15

2 Nama Perusahaan Varchar 100

3 Contact Person Varchar 100

4 Alamat Varchar 125

5 Telepon Varchar 15

6 Email Varchar 100

Gambar 3.10. Struktur Tabel Pelanggan

2. Klasifikasi tabel Pemesanan Nama File : Pemesanan Type File : File Master Media File : Hard Disk Primary Key : No Account

3 Contact Person Varchar 100

(17)

5 Telepon Varchar 15

6 Tanggal Transaksi Varchar 8

7 Pemesanan 1 Varchar 100

Gambar 3.11.Struktur Tabel Pemesanan

3. Klasifikasi tabel barang keluar Nama File : barang keluar Type File : File Master Media File : Hard Disk Primary Key : Nama Barang

1 Nama Barang Varchar 100

2 Jumlah Keluar Varchar 15

Gambar 3.12.Struktur Tabel Barang Keluar

4. Klasifikasi tabel barang masuk Nama File : barang keluar Type File : File Master Media File : Hard Disk Primary Key : Nama Barang

1 Nama Barang Varchar 100

2 Jumlah Barang Masuk Varchar 15

(18)

5 Nama Vendor Pemasok Varchar 100

Gambar 3.13.Struktur Tabel Barang Masuk

3.7 Rancangan Tampilan Program

Spesifikasi basis data merupakan uraian rincian tentang tiap-tiap relasi (table atau file).

Berikut adalah spesifikasi basis data dari sistem yang di usulkan.

3.7.1 Rancangan Tampilan Loading

(19)

3.7.2 Rancangan Tampilan Login

User ID Password

Logo perusahaan

Gambar 3.15 Rancangan Tampilan Login

3.7.3 Rancangan Tampilan Data Barang

Data Barang

Kode Barang

No Kode barang Nama barang

delete

edit add

search

(20)

3.7.4 Rancangan Tampilan Data Pelanggan

Data Pelanggan

Kode Barang

No No account Nama Pelanggan Alamat Kontak Telp

delete

edit add

search

(21)

3.7.5 Rancangan Tampilan Data Vendor

Data Vendor

Kode Barang

No Kode Vendor Nama Vendor Alamat Kontak Telp

delete

edit add

search

(22)

3.7.6 Rancangan Transaksi Data Barang Masuk

Transaksi data barang masuk

No Transaksi

Kode Barang

Harga Satuan

Jumlah Barang

Total Harga

Kode Vendor

Tanggal Transaksi

reset save

(23)

3.7.7 Rancangan Transaksi Data Barang Keluar

Transaksi data barang keluar

Kode Barang

No Transaksi

Jumlah Barang

No Account

Tanggal Transaksi

reset save

(24)

3.7.8 Rancangan Transaksi Data Pemesanan

Transaksi data pemesanan

No Account

Alamat

Telepon

No Pemesanan

Tgl Pemesanan

Pemesanan 1 : Kode barang

Jumlah barang

Pemesanan 1 : Kode barang

Jumlah barang

save reset

(25)

3.7.9 Rancangan Laporan Data Pelanggan

Laporan Data Pelanggan

No Account Nama Pelanggan Alamat Kontak Email Telepon

reset save

(26)

3.7.10 Rancangan Laporan Data Barang Masuk

Laporan Data Barang Masuk

NoTransaksi Nama Barang Jml brg Vendor Sisa brg Tgl Trans.

reset save

(27)

3.7.10 Rancangan Laporan Data Barang Keluar

Laporan Data Barang Keluar

NoTransaksi Nama Barang Jml brg Pelanggan Tgl Trans.

reset save

(28)

3.7.11 Rancangan Laporan Data Pemesanan

Laporan Data Pemesanan

NoPemesanan Nama Pemesan Alamat Jml brg Tgl Pesan

save reset

(29)