BAB 4 USULAN SISTEM 4.1 Tahap Inovasi Inovasi

(1)

65 4.1Tahap Inovasi

Pada hasil analisis yang ada pada tahap sebelumnya telah dilihat bahwa masalah-masalah tersebut perlu diselesaikan dengan melakukan perubahan pada sistem yang berjalan. Diperlukan inovasi-inovasi pada proses bisnis yang berjalan agar sistem dapat berjalan dengan lebih efektif dan efisien.

4.1.1 Inovasi

Inovasi dilakukan berdasarkan masalah-masalah yang timbul pada bisnis proses. Adapula inovasi tersebut adalah sebagai berikut:

1. Melakukan outsourcing yang ditujukan untuk melakukan perubahan terhadap sistem yang sudah ada. Perubahan tersebut yaitu:

• Implementasi Production Capability Application yang dapat diakses oleh bagian penjualan. Aplikasi tersebut adalah data kesiapan produksi akan menunjukan data kesiapan produksi yang dapat dilakukan perusahaan.

• Pembuatan aplikasi Route Planning System yang digunakan sebagai pembantu bagian gudang dalam menyiapkan rute perjalanan kurir sehingga pengiriman bisa lebih efisien

2. Menentukan supplier utama berdasarkan tingkat kualitas bahan baku dan harga terbaik yang nantinya akan dilakukan pengimplementasikan Electronic Data Intercharge untuk mempercepat proses pemesanan bahan baku dan mengurangi kebutuhan sumber daya manusia. Dalam penentuan supplier utama akan dilakukan melalui proses tendering. Tendering ini akan dilakukan untuk mencari supplier yang siap untuk melakukan kontrak dengan perusahaan untuk diimplementasikan system EDI.

3. Pemindahan sumber daya manusia yang ada pada bagian staff pembelian ke bagian produksi. Pemindahan ini dilakukan karena akan digunakannya Electronic Data Interchange (EDI) pada proses pemesanan bahan baku maka dari itu sumber daya manusia pada bagian staff pembelian dapat dialihkan ke bagian lain. Sumber daya manusia ini nantinya akan ditugaskan pada bagian produksi dan staff

(2)

production planning & inventory control yang bertugas untuk mengatur kemampuan produksi dan perencanaan produksi tiap harinya

4.1.2 Proses Bisnis Baru

Proses bisnis yang diubah terdiri dari 2 bagian yaitu proses pemeriksaan stok barang dan proses pemesanan bahan baku.

4.1.2.1Proses Pemeriksaan Stok Produk

Pada bisnis proses yang baru, proses pemeriksaan stok produk saat pembuatan sales order akan dibantu dengan Production Capability Aplication yang dapat menampilkan data kesiapan produksi berdasarkan bahan baku yang tersisa. Data ini akan didapat dari input yang dilakukan oleh bagian PPIC. Data ini meliputi sisa stok bahan baku dan kapabilitas produksi yang bisa dilakukan dengan sisa bahan baku yang tersedia. Dengan data ini diharapkan bagian penjualan dapat mengetahui kapan produk jadi selesai diproduksi dan saat penjadwalan pengiriman pada sales order dapat dibuat dengan lebih akurat sehingga mengurangi kemungkinan terjadinya keterlambatan pengiriman dari gudang ke customer yang disebabkan oleh tidak akuratnya penjadwalan pada sales order yang dibuat.

Flowchart pemeriksaan stok produk:

(3)

4.1.2.2Proses Pemesanan Bahan Baku

Pada proses pemesanan bahan baku yang diusulkan hanya akan memiliki beberapa supplier utama. Pemilihan supplier akan ditentukan oleh tingkat pelayanan, tingkat keterlambatan dan harga yang ditawarkan. Perusahaan nantinya akan menggunakan software berbasis Electronic Data Interchange (EDI) yang telah diimplementasikan pada sistem perusahaan dan sistem supplier. Sistem berbasis EDI ini akan bekerja secara otomatis berdasarkan data bahan baku perusahaan yang diinput oleh bagian gudang bahan baku. Jika bahan baku telah mencapai batas minimum yang telah ditentukan, sistem akan secara otomatis membuatkan surat permintaan pesanan ke supplier. Sistem ini diharapkan dapat mengurangi lamanya proses pemesanan bahan baku secara signifikan. Saat penggunaanya bagian pembelian hanya perlu memastikan bahwa sistem telah membuat surat pemesanan bahan baku secara benar dan sistem supplier telah memberikan konfirmasi pesanan.

Flowchart pemesanan bahan baku:

Gambar 4.2 Diagram pemesanan bahan baku

4.2Tahap Sumber Daya Manusia

4.2.1 Tugas dan Tanggung Jawab

Dengan adanya perubahan pada sistem maka tugas dan tanggung jawab pada beberapa staff tentu saja akan berubah.

1. Admin Pembelian:

• Memastikan sistem EDI berjalan dengan baik

• Menentukan periode pemesanan barang.

• Merencanakan pemesanan bahan baku

(4)

2. PPIC

• Menerima order dari marketing.

• Membuat rangkuman detail order yang akan dijalankan produksi.

• Mengatur penanganan produk.

• Mengatur dan membuat rencana dan kesiapan produksi dengan Production Capability Application.

4.3 Tahap Pengembangan

4.3.1 Pengembangan System

Pengembangan sistem untuk bisnis proses yang diusulkan nantinya akan akan tetap menggunakan sistem lama (MySoft ERP M200) namun nantinya akan ada penambahan aplikasi pada bagian penjualan yang berguna untuk mengecek kesiapan produksi perusahaan dan juga akan ada pembuatan aplikasi menejemen rute untuk melancarkan pengiriman barang. Perancangan aplikasi ini akan dilakukan oleh pihak outsourcing.

(5)

Berikut adalah Entity Relationship Diagram dari perusahaan :

(6)

Tabel 4.1 keterangan ERD

Entity Keterangan

Sales_order Berisikan data-data pemesanan yang akan diproses seperti nama customer dan nama produk.

Surat_permintaan_bb Berisikan nama bahan baku yang diminta oleh bagian produksi

Bahan_baku Berisikan daftar nama bahan baku beserta jumlah sisa dan harganya.

Purchase_order Berisikan nama item yang akan dibeli dan juga suppliernya.

Customer Berisikan nama-nama customer dengan alamat, email dan nomer teleponnya

Product Berisikan daftar produk beserta data-datanya Supplier Berisikan nama-nama supplier dan data-datanya Faktur_pembelian Berisikan data pembelian yang dilakukan customer Surat_jalan Berisikan alamat dan data pengiriman.

Route_plan Berisikan daftar prioritas pengiriman Purchasing_staff Berisikan identitas staff produksi Sales_staff Berisikan identitas staff sales

Gbj_staff Berisikan identitas staff gudang barang jadi Production_capability_report Berisikan laporan kesiapan produksi

Surat permintaan produksi Berisikan permintaan untuk melakukan produksi Driver Berisikan nama dari kurir yang melakukan pengiriman

(7)

Vehicle Berisikan kendaraan yang digunakan dalam pengiriman

Production_staff Berisikan identitas staff produksi

Aplikasi yang diusulkan ini akan memiliki tampilan sebagai berikut:

• Production Capability Application

(8)

Gambar 4.5 Sequence Diagram Production Capability Application

• Penjelasan Production Capability Application

Pada aplikasi ini user cukup melakukan pemilihan kode produk pada kolom Product Name, setelah itu sistem akan secara otomatis menampilkan daftar bahan baku produk yang dibutuhkan dan juga sisa persediaannya. Selain itu juga akan ditampilkan jumlah kemampuan

(9)

produk yang bisa diproduksi dengan total bahan baku yang tersedia. Output yang dihasilkan oleh aplikasi ini adalah layar tampilan seperti berikut:

Gambar 4.6 User Interface output Production Capability

• Route Planning Application

Gambar 4.

produk yang bisa diproduksi dengan total bahan baku yang tersedia. yang dihasilkan oleh aplikasi ini adalah layar tampilan seperti

User Interface output Production Capability Application Route Planning Application

Gambar 4.7 User Interface Route Planning Application

produk yang bisa diproduksi dengan total bahan baku yang tersedia. yang dihasilkan oleh aplikasi ini adalah layar tampilan seperti

Application

(10)

User

:Route_Planning Handler

:Route_Planning

Boundary :Vehicle :Vehicle DA :Surat Jalan

:Surat Jalan DA

:Faktur Pembelian

:Faktur

Pembelian :Customer :Customer DA

Choose

_Vehicle() _{_Vehicle()}:Choose

Initialize() Read() Get_Vehicle_ID() Vehicle_ID Get_Vehicle_Capacity() Start_Route _Planning() Start_Route _Planning() Initialize() Read() Get_Surat_Jalan_ID() Surat_Jalan_ID Initialize() Read() Get_Faktur_Pembelian_ID() Faktur_Pembelian_ID Get_Quantity() Quantity Initialize() Read() Get_Customer_ID() Customer_ID Get_Customer_Name() Customer_Name Get_Custommer_add() Customer_Add Customer Name, Customer Add

Customer Name, Customer Add, Quantity

Vehicle_Capacity Select _Surat_Jalan() Select _Surat_Jalan() Calculate Total Checked() Print() Print() Sort by address()

Gambar 4.8 Sequence Diagram Route Planning Application

• Penjelasan Route Planning Application

Saat user sudah memasuki UI Route Planning Application, seluruh data dari surat jalan yang sudah di buat secara otomatis tampil. Kemudian user melakukan pemilihan kendaraan. Setelah itu, user dapat memilih customer dan banyaknya customer juga disesuaikan

(11)

dengan kapasitas kendaraan ya

tombol print, sistem akan mencetak dan secara otomatis memilihkan daftar alamat yang akan di antar terlebih dahulu.

• Electronic Data Interchange Application

Untuk sistem diusulkan

memilih untuk menggunakan system jadi. Selain itu pembelian software ini dilakukan untuk mempercepat proses implementasi. Untuk tampilan layar, sp

akan sepenuhnya diserahkan kepada

4.3.2 Pelatihan Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia yang kompeten sangat dibutuhkan perusahaan untuk memaksimalkan kinerja sistem ERP yang sudah terimplementasi.

meningkatkan kualitas Training

sistem yang sedang berjalan. kemampuan

dengan kapasitas kendaraan yang telah dipilih. Setelah User menekan tombol print, sistem akan mencetak dan secara otomatis memilihkan daftar alamat yang akan di antar terlebih dahulu.

Gambar 4.9 Output Route Planning Application Electronic Data Interchange Application

Untuk sistem EDI, diusulkan untuk membeli produk jadi.

diusulkan berdasarkan keputusan General Manager yang lebih memilih untuk menggunakan system jadi. Selain itu pembelian software ini dilakukan untuk mempercepat proses implementasi. Untuk tampilan layar, spesifikasi hardware dan software system ini

sepenuhnya diserahkan kepada vendor EDI.

Pelatihan Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia yang kompeten sangat dibutuhkan perusahaan untuk memaksimalkan kinerja sistem ERP yang sudah terimplementasi. Nantinya akan dilakukan kembali training

meningkatkan kualitas user SI/TI agar dapat bekerja lebih maksimal. ini akan dilakukan oleh bagian HRD dan pihak

sistem yang sedang berjalan. Training akan difokuskan pada kemampuan user dalam menggunakan SI/TI yang ada di perusahaan.

ng telah dipilih. Setelah User menekan tombol print, sistem akan mencetak dan secara otomatis memilihkan

Output Route Planning Application

produk jadi. Hal ini berdasarkan keputusan General Manager yang lebih memilih untuk menggunakan system jadi. Selain itu pembelian software ini dilakukan untuk mempercepat proses implementasi. esifikasi hardware dan software system ini

Sumber daya manusia yang kompeten sangat dibutuhkan perusahaan untuk memaksimalkan kinerja sistem ERP yang sudah training untuk SI/TI agar dapat bekerja lebih maksimal. ini akan dilakukan oleh bagian HRD dan pihak outsourcing akan difokuskan pada dalam menggunakan SI/TI yang ada di perusahaan.

(12)

Selain itu pada pengimplementasian sistem EDI, dibutuhkan pelatihan khusus untuk user yang akan menggunakannya.

4.4Tahap Implementasi

4.4.1 Penanggung Jawab Implementasi

Dalam memulai implementasi sistem yang baru dibutuhkan beberapa orang yang bertugas untuk memastikan sistem yang baru berjalan dengan baik. Orang-orang yang dibutuhkan sebagai berikut:

• General Manager sebagai Project Manager: akan bertugas sebagai penanggung jawab dan mengatur perkembangan proyek.

• Tim Outsourcing sebagai Project Staff:

o Bertugas melakukan komunikasi dengan pihak programmer outsourcing, vendor EDI, supplier. o Melakukan pengujian pada sistem.

o Mencari masalah pada sistem yang lama serta mencari masalah pada sistem baru yang sudah diimplementasikan. Hasil analisa akan digunakan sebagai landasan pengembangan lanjutan.

4.4.2 Strategi Implementasi

• Arsitektur Jaringan

Pada nantinya aplikasi-aplikasi ini akan menggunakan struktur jaringan seperti berikut:

(13)

Gambar 4.10 Arsitektur Jaringan

• Strategi Implementasi

Pada implementasinya, sistem akan menggunakan strategi Big Bang dikarenakan perubahan yang signifikan hanya terdapat pada bagian implementasi sistem EDI. Jika terjadi kesalahan atau sistem EDI tidak berjalan dengan seharusnya maka bagian pembelian akan kembali menggunakan telepon dan email seperti sistem lama. Dalam kurun waktu satu bulan, nantinya user yang menggunakan sistem baru akan diminta untuk memberikan feedback secara berkala untuk memastikan sistem yang baru telah menyelesaikan masalah-masalah yang sebelumnya timbul

(14)

7

8

4.4.3 Gantt Chart

Gambar 4.11 Gantt Chart

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

pembuatan grup proyek menentukan system requirement meeting dengan tim outsourcing meeting dengan para supplier tendering supplier meeting dengan supplier terpilih meeting dengan vendor EDI persiapan implementasi EDI Instalasi EDI testing sistem EDI EDI go-live pembuatan applikasi oleh pihak outsourcing persiapan implementasi sistem instalasi applikasi usulan training testing aplikasi usulan aplikasi go-live

(15)

Tabel 4.2 Penjelasan Gantt Chart Minggu Lokasi Penjelasan

1 Ruang rapat

PT.INDOSARI MANDIRI

Pada minggu pertama akan dilakukan pembentukan tim proyek dan juga rapat membahas kebutuhan perusahaan.

2 Ruang rapat

PT.INDOSARI MANDIRI

Akan dilakukan meeting dengan pihak outsourcing mengenai pembuatan aplikasi usulan.

2-3 PT.INDOSARI

MANDIRI

Dilakukan meeting dengan pihak supplierperihal diadakannya tendering.

4 PT.INDOSARI