A. Latar Belakang dan Permasalahan
Arsip tidak hanya dapat digunakan untuk mendukung kegiatan organisasi dalam menjalankan tugas dan fungsinya saja, namun arsip juga dapat dihasilkan dari aktivitas seorang individu, sebagai makhluk sosial manusia akan mengalami peristiwa penting antara lain peristiwa kelahiran, kematian, perkawinan, dan perceraian. Dari berbagai peristiwa tersebut seorang individu akan menghasilkan arsip, arsip-arsip yang dihasilkan antara lain seperti akta kelahiran, akta kematian, akta perkawinan, dan akta perceraian. Arsip – arsip tersebut disebut dengan dokumen pencatatan sipil, dokumen tersebut sangat penting dan dibutuhkan sebagai bukti identitas yang sah dimata hukum dan dapat digunakan agar seorang warga negara mendapatkan hak dan kewajibannya. Pengertian pencatatan sipil adalah pencatatan peristiwa penting yang dialami oleh seseorang dalam register Akta Pencatatan Sipil pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.1
Dokumen-dokumen pencatatan sipil tersebut merupakan catatan otentik yang dihasilkan dari proses pencatatan tentang peristiwa kelahiran, kematian, perkawinan, dan perceraian. Kutipan akta yang diberikan kepada pemiliknya merupakan dokumen
1Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2012
Tentang Pedoman Pendokumentasian Hasil Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil di Daerah, Pasal 1 Ayat 14.
kutipan dan merupakan arsip vital bagi pemiliknya, sehingga jika dokumen tersebut hilang akan berdampak buruk, contohnya jika akta kelahiran maka akan mengalami kesulitan saat anak tersebut akan didaftarkan sekolah. Salah satu dokumen yang digunakan sebagai alat bukti dan dokumen pendukung untuk membuat akta yang hilang adalah register. Register merupakan dokumen asli yang disimpan oleh lembaga penciptanya.
Register merupakan arsip yang tercipta dari proses pencatatan sipil yang dilakukan oleh lembaga pemerintah yang bertugas melakukan pelayanan. Salah satu lembaga pemerintah yang bertugas melakukan kegiatan pencatatan sipil adalah Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Magelang. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Magelang mempunyai tugas melaksanakan urusan pemerintahan daerah di bidang kependudukan dan pencatatan sipil berdasarkan azas otonomi dan tugas pembantuan, melayani dalam proses pembuatan akta kelahiran, kartu keluarga, pencatatan pernikahan, perceraian serta kematian. Selain itu juga mempunyai tugas untuk melakukan sosialisasi terkait dengan pelayanan pencatatan sipil. Register dikategorikan sebagai arsip vital, hal ini dikarenakan jika register tersebut hilang atau rusak maka tidak dapat dicetak kembali.
Sebagai arsip vital, register juga memerlukan perawatan dan pengamanan khusus untuk menjaga fisik dan informasinya. Salah satu upaya perlindungan yang diterapkan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Magelang adalah dengan melakukan digitalisasi arsip. Termasuk digitalisasi register agar jika terjadi
kerusakan atau kehilangan, masih dapat menggunakan arsip bentuk digitalnya. Pengertian arsip vital adalah arsip dinamis yang memerlukan perlakuan khusus baik dalam hal pengamanan maupun perlindungan karena informasi yang dimilikinya sangat terkait dengan keberadaan dan kelangsungan organisasi itu sendiri.2 Terkait dengan pentingnya informasi yang terkandung didalam arsip vital tersebut, register sebagai arsip vital memerlukan pengelolaan yang baik karena register akan tetap terus disimpan dan digunakan selama lembaga penciptanya masih berdiri.
Pengelolaan register sebagai arsip vital di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Magelang meliputi proses penciptaan, penggunaan, penyimpanan, dan pemeliharaan. Pengelolaan arsip yang baik tentu saja akan berdampak baik pula bagi kegiatan operasional organisasi. Jika register dapat dikelola dengan baik maka akan mempermudah dalam kegiatan pelayanannya, hal ini terkait dengan tugas Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten magelang yaitu melayani dalam proses pembuatan akta kelahiran, kartu keluarga, pencatatan pernikahan, perceraian serta kematian.
Berdasarkan latar belakang di atas, dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut:
1. Bagaimana pengelolaan register pencatatan sipil sebagai arsip vital di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Magelang?
2Krihanta, Pengelolaan Arsip Vital (Tangerang Selatan: Universitas Terbuka, 2013), hlm. 1.17.
2. Bagaimana kondisi register pencatatan sipil sebagai arsip vital di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Magelang?
3. Sarana dan prasarana apa yang diperlukan dalam pengelolaan register pencatatan sipil vital di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Magelang?
4. Kendala apa saja yang dihadapi dalam pengelolaan register pencatatan sipil di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Magelang?
B. Keaslian Tugas Akhir
Dalam penelitian ini hal-hal yang diutarakan oleh peneliti yang sifatnya mendukung adanya penelitian ini mengacu pada beberapa penelitian terdahulu. Tema Tugas Akhir pengelolaan register pencatatan sipil sebagai arsip vital di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Magelang, merupakan tema yang belum pernah diambil sebagai bahan penelitian mahasiswa Diploma D3 Kearsipan Universitas Gadjah Mada. Sebelumya ada beberapa penulis mengambil tema yang sama yaitu arsip vital, namun dengan judul dan tempat yang berbeda.3
3 Laila Wulandari, dkk, “Pengelolaan Sertifikat Tanah Milik Pemerintah Sebagai Arsip Vital di Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Kabupaten Magelang”, Tugas Akhir Program Studi Sekolah Vokasi, UGM, 2009,; Anita Chrismandari, “Pengelolaan Sertifikat Tanah dan Buku Pemilik Kendaraan Bermotor (BPKB) Sebagai Arsip Vital di Dinas Bangunan Gedung dan Aset Daerah Pemerintah Kota Yogyakarta”, Tugas Akhir Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi, UGM, 2009,; Meilia Dwi Astuti, dkk, “Pengelolaan Dosier Pensiun Aktif sebagai Arsip Vital di PT TASPEN (Persero) Yogyakarta”, Tugas Akhir Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi, UGM, 2009.
Penelitian yang dilakukan oleh Laila Wulandari, Windati Dwi Andani, Umi Eka Sari dengan judul “Pengelolaan Sertifikat Tanah Milik Pemerintah Sebagai Arsip Vital di Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Kabupaten Magelang” bertujuan untuk melindungi arsip vital dari kerusakan dan kehilangan di Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Kabupaten Magelang. Penelitian menjelaskan mengenai pengelolaan sertifikat tanah milik pemerintah sebagai arsip vital, dalam penelitian ini disimpulkan bahwa pengelolaan arsip vital di dinas tersebut sudah sesuai sistem yang ada namun masih kurang sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk penyimpanan dan pengelolaan arsip vital, sehingga pengelolaan arsipnya masih kurang maksimal.
Persamaan penelitian ini dengan penelitian yang dilakukan oleh Laila Wulandari, Windati Dwi Andani, Umi Eka Sari: Penelitian sama-sama melakukan analisis terhadap pengelolaan arsip vital pada instansi pemerintah, selain itu metode perlindungan yang diterapkan sama yaitu dengan menggunakan duplikasi ke dalam bentuk digital. Perbedaannya adalah: permasalahan yang dihadapi di Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Kabupaten Magelang adalah kurangnya sarana dan prasarana, sedangkan kendala yang dihadapi di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Magelang adalah kurang tersedianya ruangan, sehingga terdapat arsip yang belum dapat ditata dikarenakan keterbatasan tempat.
Penelitian yang dilakukan oleh Anita Chrismandari, Yesi Kusuma Wardhani, Santi Ardanti dengan judul “Pengelolaan Sertifikat Tanah dan Buku Pemilik Kendaraan Bermotor (BPKB) Sebagai Arsip Vital di Dinas Bangunan Gedung dan
Aset Daerah Pemerintah Kota Yogyakarta” bertujuan untuk mengetahui pengelolaan Sertifikat Tanah dan BPKB sebagai arsip vital di Dinas Bangunan Gedung dan Aset Daerah Pemerintah Kota Yogyakarta, pengelolaan tersebut meliputi penciptaan, penataan berkas, penyusutan, preservasi, dan layanan arsip. Dalam penelitian ini disebutkan bahwa arsip sertifikat tanah dan BPKB yang ditata secara sistematis akan memudahkan dalam penemuan kembali serta dapat menunjang kegiatan organisasi.
Persamaan penelitian ini dengan penelitian yang dilakukan oleh Anita Chrismandari, Yesi Kusuma Wardhani, Santi Ardanti adalah peneliti sama-sama melakukan analisis terhadap pengelolaan arsip vital, selain metode pengumpulan data yang digunakan sama yaitu studi pustaka, observasi, dan wawancara. Perbedaannya adalah dalam pengelolaan arsip vital yang dilakukan di Dinas Bangunan Gedung dan Aset Daerah Pemerintah Kota Yogyakarta terdapat penyusutan dan preservasi, namun pengelolaan yang dilakukan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Magelang tidak melakukan penyusutan terhadap arsip vital, selain itu juga belum ada kegiatan preservasi terhadap arsip.
Penelitian yang dilakukan oleh Meilia Dwi Astuti, Furi Ardiawati, dan Chatarina Tri Widyastuti dengan judul “Pengelolaan Dosier Pensiun Aktif sebagai Arsip Vital di PT TASPEN (Persero) Yogyakarta” bertujuan untuk mengetahui metode pengelolaan dosir pensiun aktif sebagai arsip vital yang diterapkan di PT TASPEN (Persero) Yogyakarta, yang didalamnya meliputi: pengertian dosir pensiun, penciptaan dosir pensiun aktif, identifikasi dosir pensiun aktif sebagai arsip vital, sarana pengelolaan dosir pensiun aktif, penataan dan sistem penyimpanan dosir pensiun aktif,
pemeliharaan dan pengamanan dosir pensiun aktif, peminjaman dan penemuan kembali dosir pensiun aktif dan penyusutan dosir pensiun aktif.
Persamaan penelitian ini dengan penelitian yang dilakukan oleh Meilia Dwi Astuti, Furi Ardiawati, dan Chatarina Tri Widyastuti adalah sama-sama menganalisa pengelolaan arsip yang dianggap sebagai arsip vital di instansi pemerintah. Sedangkan perbedaannya adalah pada penelitian tersebut terdapat proses penyusutan terhadap arsip vital, namun pengelolaan arsip vital di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Magelang tidak melakukan penyusutan terhadap register sebagai arsip vital.
C. Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut:
1. Mengetahui pengelolaan register pencatatan sipil sebagai arsip vital di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Magelang
2. Mengetahui kondisi register pencatatan sipil di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Magelang
3. Mengetahui sarana dan prasarana yang digunakan untuk penyimpanan register pencatatan sipil di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Magelang
4. Mengetahui kendala apa saja yang dihadapi dalam pengelolaan register pencatatan sipil di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Magelang.
Penulisan Tugas Akhir ini mempunyai manfaat sebagai berikut: 1. Manfaat Praktis
a. Bagi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Magelang Sebagai bahan masukan dan bagi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Magelang dalam penataan dan pengelolaan arsip register kependudukan dan catatan sipil.
b. Bagi Penulis
Menambah pengetahuan, wawasan serta pengalaman secara langsung yaitu di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Magelang dengan menerapkan teori yang penulis peroleh dari institusi pendidikan dengan praktik di lapangan. Serta untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam mencapai derajat Ahli Madya pada Fakultas Sekolah Vokasi UGM.
2. Manfaat Teoritis a. Institusi Pendidikan
Sebagai bahan bacaan baru mengenai pengelolaan arsip vital khususnya arsip register kependudukan.
b. Bagi Peneliti Lain
Dapat dijadikan sebagai referensi bagi penulis selanjutnya yang berkaitan dengan pengelolaan arsip vital.
D. Sistematika Penulisan
Laporan yang berjudul “Pengelolaan Register Kependudukan dan Pencatatan Sipil Sebagai Arsip Vital di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Magelang” ini terdiri dari empat bab, untuk memberikan gambaran menyeluruh dan memberikan pemahaman berikut penjelasan singkat mengenai isi laporan.
Bab pertama adalah pendahuluan yang terdiri dari sub bab Latar Belakang dan Permasalahan, Keaslian Tugas Akhir, Tujuan dan Manfaat, dan Sistematika Penulisan. Latar Belakang dan Permasalahan menjelaskan mengenai alasan penulis memilih tema arsip vital, terutama register kependudukan dan pencatatan sipil mengingat pentingnya arsip tersebut bagi organisasi kemudian dirumuskan pengelolaan terhadap arsip vital tersebut. Selain itu pada bab ini juga dirumuskan permasalahan apa yang dibahas pada laporan. Keaslian TA menjelaskan mengenai penelitian-penelitian lain yang menggunakan tema yang sama dengan Tugas Akhir ini. Tujuan dan Manfaat, yaitu membahas mengenai tujuan dan manfaat penulisan Tugas Akhir. Kemudian sistematika membahas mengenai penjelasan singkat sistematika penulisan Tugas Akhir.
Bab kedua terdiri dari sub bab tinjauan pustaka dan metode pengumpulan data, sub bab tinjauan pustaka menjelaskan mengenai referensi pustaka yang penulis gunakan untuk menjelaskan mengenai tema Laporan Tugas Akhir. Metode pengumpulan data menjelaskan mengenai cara pengumpulan data yang dibutuhkan untuk membuat Laporan Tugas Akhir ini.
Bab ketiga adalah pembahasan yang terdiri dari dua sub bab, sub bab yang pertama yaitu gambaran umum Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Magelang, terdiri dari sejarah, visi dan misi, dan struktur organisasi dan tujuan pokok dan fungsi, pengorganisasian arsip dan kondisi arsip. Kemudian sub bab yang kedua adalah pengelolaan register pencatatan sipil sebagai arsip vital, pada sub bab ini menjelaskan mengenai pengelolaan register dimulai dari proses penciptaan, penggunaan, penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan register, serta penyusutan register.
Bab keempat adalah penutup yang terdiri dari kesimpulan dan saran, kesimpulan berisi jawaban atas permasalahan yang sudah dirumuskan pada bab pertama. Saran berisi masukan penulis yang ditujukan kepada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Magelang dalam melakukan pengelolaan register sebagai arsip vital.
