i
PROSEDUR PENDISTRIBUSIAN BAHAN BAKAR MINYAK KE SPBU WILAYAH SURAKARTA DI PT. PERTAMINA PATRA NIAGA
DEPOT BOYOLALI
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md.) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh :
ALDINO KRISNA PUTRA D1514006
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINITRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
PERSETUJUAN
PROSEDUR PENDISTRIBUSIAN BAHAN BAKAR MINYAK KE SPBU WILAYAH SURAKARTA DI PT. PERTAMINA PATRA NIAGA
DEPOT BOYOLALI
Disusun Oleh :
ALDINO KRISNA PUTRA D1514006
Disetujui Untuk Dipertahankan di hadapan Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pembimbing,
Drs. Sakur, SU
iii
PENGESAHAN
PROSEDUR PENDISTRIBUSIAN BAHAN BAKAR MINYAK KE SPBU WILAYAH SURAKARTA DI PT. PERTAMINA PATRA NIAGA
DEPOT BOYOLALI
Disusun Oleh : ALDINO KRISNA PUTRA
D1514006
Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pada Hari : Tanggal :
Tim Penguji Nama Tanda tangan
1. Penguji 1 Drs. Sonhaji, M.Si ………..
2. Penguji 2 Drs. Sakur, SU ..……….
Mengetahui,
Dekan, Kepala Program Studi,
Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni , M.Si Drs. Ali, M.Si
PERNYATAAN
Nama : Aldino Krisna Putra N I M : D1514006
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul ”PROSEDUR PENDISTRIBUSIAN BAHAN BAKAR MINYAK KE SPBU WILAYAH
SURAKARTA DI PT. PERTAMINA PATRA NIAGA DEPOT BOYOLALI” adalah betul-betul karya sendiri. hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, Mei 2017 Yang Membuat Pernyataan,
v MOTTO
Tak perlu iri dengan orang-orang yang memiliki cerita indah di masa lalu,
PERSEMBAHAN
Tugas Akhir ini penulis persembahkan kepada: 1. Allah SWT. yang telah memberikan berkah
dan hidayah-Nya.
2. Bapak, Ibu, Kakak, dan Saudaraku yang telah memberikan doa, dukungan, dan semangat.
3. Sahabat-sahabatku yang telah memberikan motivasi.
vii
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahirabbil’alamin, atas berkah dan rahmat yang diberikan oleh ALLAH S.W.T. saya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan judul “Prosedur Pendistribusian Bahan Bakar Minyak ke SPBU Wilayah Surakarta di
PT. Pertamina Patra Niaga Depot Boyolali”. Segala petunjuk dan hidayah-Nya
mampu memberikan jalan dan membangkitkan semangat untuk menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini. Saya menyadari bahwa selama saya menulis Tugas
Akhir ini saya telah dibantu oleh beberapa orang yang dengan ikhlas menolong tanpa pamrih. Untuk itu pada kesempatan ini saya ingin mengucapkan terima kasih kepada:
1. Keluarga saya terutama bapak dan ibu yang telah memberikan doa dan semangat kepada saya selama penulisan Tugas Akhir ini karena hal yang paling berharga bagi saya adalah doa dari kedua orangtua.
2. Drs. Sakur, SU, selaku pembimbing Tugas Akhir ini yang telah sabar dalam memberikan arahan dan masukan untuk perbaikan dalam Tugas Akhir ini. 3. Drs. Ali, MSi, selaku Kepala Program Studi Diploma III Manajemen
Administrasi yang telah memberikan persetujuan dan ijin selama saya melakukan kegiatan magang maupun pengajuan Tugas Akhir ini.
4. Keluarga besar PT. Pertamina Patra Niaga Depot Boyolali yang telah memberikan pengetahuan dan pengalaman yang sangat berharga bagi saya selama saya melakukan kegiatan magang. (Pak Dwi, Bang Yos, Mas Araf, Mas Yudha, Mas Ilham, Mbak Vita, Mbak Sarah, Mbak Riefa, Mbak Tanti dan Bang Jek).
5. Sahabat-sahabat saya tercinta yang telah memberikan semangat dan motivasi kepada saya sehingga saya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Adhi,
Lufty, Danang, Ari, Ajeng, Septian, Ratna, dan teman- teman lainnya yang tidak bisa saya sebutkan satu per satu.
7. Semua dosen Diploma III Manajemen Administrasi Fisip UNS yang pernah memberikan perkuliahan kepada saya sehingga saya mendapatkan ilmu yang akan berguna di masa yang akan datang.
Penulis menyadari bahwa penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan, maka dari itu saya membutuhkan bantuan dari berbagai pihak untuk memberikan kritik maupun saran yang bersifat membangun sangat diharapkan. Oleh karena itu saya mengucapkan banyak terima kasih kepada nama yang tidak bisa disebutkan yang telah membantu saya menyempurnakan
kekurangan Tugas Akhir ini. Semoga nantinya Tugas Akhir ini dapat memberikan pengetahuan yang bermanfaat bagi semua pihak terutama tentang Prosedur Pendistribusian Bahan Bakar Minyak ke SPBU Wilayah Surakarta di PT. Pertamina Patra Niaga Depot Boyolali.
Surakarta, Mei 2017
ix DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL i
PERSETUJUAN ii
PENGESAHAN iii
PERNYATAAN iv
MOTTO v
PERSEMBAHAN vi
KATA PENGANTAR vii
DAFTAR ISI ix
DAFTAR GAMBAR xi
DAFTAR BAGAN xii
DAFTAR TABEL xiii
DAFTAR LAMPIRAN xiv
ABSTRAK xv
BAB I PENDAHULUAN 1
A. Latar Belakang Masalah 1
B. Perumusan Masalah 5
C. Tujuan Pengamatan 5
D. Manfaat Pengamatan 6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN 8
A. Tinjauan Pustaka 7
1. Prosedur 8
2. Distribusi 12
3. Bahan Bakar 21
4. SPBU 25
B. Metode Pengamatan 26
1. Lokasi Pengamatan 26
2. Jenis Pengamatan 26
BAB III DESKRIPSI PERUSAHAAN 29
A. Gambaran Umum Perusahaan 29
1. Sejarah Perusahaan 30
2. Bidang Usaha 31
3. Arti Logo Perusahaan 34
4. Visi dan Misi Perusahaan 35
5. Kantor Unit Pemasaran 37
6. Profil Perusahaan 38
7. Struktur Organisasi dan Tugas Jabatan 40
B. Deskripsi Keadaan Kantor 47
1. Jumlah Pekerja 47
2. Jenis Pekerja 47
3. Jam Kerja 47
4. Penerimaan Pekerja 48
5. Sistem Penggajian 48
6. Sistem Aplikasi Perusahaan 48
BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN 49
A. Kegiatan Perusahaan Dalam Proses Distribusi 49 B. Prosedur Pendistribusian Bahan Bakar Minyak ke SPBU 54
BAB V PENUTUP 69
A. Kesimpulan 69
B. Saran 72
Daftar Pustaka 73
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Perjalanan Perusahaan PT. Pertamina Patra Niaga 31 Gambar 3.2 Logo PT. Pertamina Patra Niaga 34 Gambar 3.3 Struktur organisasi PT. Pertamina Patra Niaga 40
Gambar 4.1 Contoh Sales Order 55
Gambar 4.2 Format Pemesanan Via Sms 55
Gambar 4.3 Contoh Jadwal Pengiriman 58
Gambar 4.4 Contoh Shipment 62
Gambar 4.5 Contoh Kupon Own Use 63
Gambar 4.6 Contoh Loading Instruction 64
DAFTAR BAGAN
Bagan 4.1 Aplikasi MySAP dan SIOD 50
Bagan 4.2 Proses Transaksi Jual Beli BBM 51 Bagan 4.3 Perencanaan dan Penjadwalan Pengiriman 59
xiii
DAFTAR TABEL
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Surat Tugas Magang.
Lampiran 2 Surat Keterangan Selesai Magang. Lampiran 3 Form Monitoring Magang Mingguan Lampiran 4 Form Penilaian Magang.
Lampiran 5 Pedoman Wawancara.
Lampiran 6 Daftar SPBU Wilayah Surakarta.
Lampiran 7 Data Perolehan Ritase Bulan Januari 2017.
xv ABSTRAK
ALDINO KRISNA PUTRA. D1514006. PROSEDUR PENDISTRIBUSIAN BAHAN BAKAR MINYAK KE SPBU WILAYAH SURAKARTA DI PT. PERTAMINA PATRA NIAGA DEPOT BOYOLALI. Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta 2017, 74 halaman.
PT. Pertamina Patra Niaga Depot Boyolali adalah anak perusahaan dari PT. Pertamina (Persero) yang bergerak di sektor hilir mudik minyak dan gas bumi. Perusahaan ini melayani penyaluran bahan bakar ke SPBU maupun ke industri di wilayah Surakarta. PT. Pertamina Patra Niaga Depot Boyolali juga bertanggung jawab atas pengelolaan armada berupa mobil tangki dan juga pengelolaan sumber daya manusia yang berkaitan dengan proses distribusi serta penjadwalan penyaluran bahan bakar.
Tujuan pengamatan ini adalah untuk mengetahui prosedur pendistribusian bahan bakar ke SPBU dari mulai pemesanan hingga penyaluran. Metode pengamatan yang digunakan adalah metode deskriptif kualitatif yang bertujuan agar memperoleh data yang relevan sesuai dengan yang ada di lapangan. Teknik pengumpulan data menggunakan metode observasi, wawancara, pengkajian dokumen, dan pengambilan gambar langsung yang berhubungan dengan proses pendistribusian bahan bakar minyak ke SPBU.
Hasil pengamatan menunjukkan bahwa prosedur pendistribusian bahan bakar minyak ke SPBU wilayah Surakarta telah menunjukkan sebuah proses yang sistematis dengan mengutamakan aspek ketepatan dan keamanan. Tahapan prosedur ini meliputi pemeriksaan dokumen, pemeriksaan keamanan, pemeriksaan kesehatan, hingga pemeriksaan kualitas produk. Kegiatan operasional distribusi dibantu dengan sebuah sistem aplikasi yang telah mampu memenuhi kebutuhan data perusahaan. Semua tahapan ini telah mewujudkan sebuah prosedur yang sistematis dengan memperhatikan segala aspek tersebut sehingga proses pendistribusian di PT. Pertamina Patra Niaga Depot Boyolali sampai sejauh ini tidak menimbulkan masalah yang berdampak signifikan bagi perusahaan.
