SISTEM INFORMASI ARSIP DAN INVENTARIS pada SMP NEGERI 1 PARENGGEAN MENGGUNAKAN PHP DAN MYSQL

SISTEM INFORMASI ARSIP DAN INVENTARIS

pada SMP NEGERI 1 PARENGGEAN

MENGGUNAKAN PHP DAN MYSQL

Syahroni, Minarni

Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Darwan Ali Jl. Batu Berlian No.10 Sampit, Kalimantan Tengah

Telp. (0531) 33342, Fax : (0531) 21527

Intisari- SMP Negeri 1 Parenggean merupakan salah satu

lembaga pendidikan menengah pertama yang berada di

kecamatan parenggean. sistem arsip dan inventaris

merupanakan salah satu hal yang sangat penting dalam kegiatan yang sangat penting dalam kegiatan manajemen pada sekolah ini, dikarenakan pengelolaan arsip dan inventaris ini merupakan hal yang sangat penting dan bersifat rutin dan berulang – ulang, sehingga sering menimbulkan kesulitan dalam penyediaan informasi, terlebih karena kegiatan arsip dan inventaris selama ini masih menggunakan system yang kurang efesien baik dalam pengarsipan maupun pencatatan inventaris, sehingga belum cepat dan praktis dalam segi waktu dan tenaga. Oleh karena itu, kebutuhan akan system informasi sangatlah dibutuhkan. Untuk mengurangi kesalahan tersebut di atas, maka dirancanglah sebuah system informasi arsip dan inventaris yang baru berbasis program aplikasi komputer yang akan difungsikan sebagai arsip

dan inventaris sekolah. Dalam pembangunan program

aplikasinya akan menggunakan perangkat lunak Adobe

Dreamweaver sebagai media pemrograman dan MySQL sebagai

media basis data.

Kata Kunci - Arsip, Inventaris, Sistem Informasi, Adobe

Dreamweaver, MySQL

I. PENDAHULUAN

Salah satu kebutuhan yang sangat besar akan teknologi informasi sekarang ini adalah kebutuhan akan sebuah sistem

informasi. Berkembangnya teknologi informasi yang

demikian pesat di era globalisasi sekarang ini telah membuat hampir semua aspek kehidupan tidak dapat dihindarkan dari penggunaan perangkat komputer.

Setiap organisasi, perusahaan maupun lembaga pendidikan sekolah, dapat dipastikan mempunyai suatu unit khusus yang bertugas dalam bidang administrasi. Dengan kata lain setiap organisasi, perusahaan maupun lembaga pendidikan sekolah pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi pengarsipan dan inventaris. Penggunaan sistem yang terkomputerisasi diharapkan dapat membantu pihak sekolah dalam mengelola kegiatan administrasi baik pengarsipan maupun inventaris secara efektif dan efisien. Dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi dalam pengelolaan kegiatan administrasi dan inventaris akan diperoleh manfaat kecepatan, kemudahan dan hemat.

Pada SMP Negeri 1 Parenggean, sistem yang berjalan dalam hal pengelolaan kegiatan administrasi baik itu

pengarsipan atau inventaris sedikit mengalami kesulitan. Tata Usaha (TU) adalah bagian dari SMP Negeri 1 Parenggean yang mengelola kegiatan administrasi pengarsipan dan inventaris.

Pada saat ini, prosedur yang masih diterapkan dalam penyimpanan surat masuk dan keluar hanya berupa penulisan pada buku jurnal dan dimasukkan ke dalam map arsip dan diletakkan dalam sebuah lemari arsip, dari penulisan ke buku jurnal tersebut sering mengakibatkan terjadinnya penumpukan catatan sehingga ketika data surat masuk dan keluar diperlukan maka harus dicari kembali, proses pencarian tidak bisa dilakukan dengan cepat.

II. LANDASAN TEORI

2.1. Sistem

Secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang teroganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu. Teori sistem secara umum pertama kali diuraikan oleh Kenneth Boulding terutama menekankan pentingnya perhatian terhadap setiap bagian yang membentuk sebuah sistem.[1]

2.2. Informasi

Informasi adalah sebuah istilah yang tidak tepat dalam pemakaiannya secara umum. Informasi dapat mengenai data mentah, data tersusun, kapasitas sebuah saluran komunikasi, dan lain sebagainya. Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi.

2.3. Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

2.4. Arsip

Menurut The Liang Gie dalam bukunya “Adiministrasi

2 Data Transaksi 1 Data Master 3 Data Laporan Kepala Sekolah Tata Usaha Pengirim Penerima Surat Masuk T01t_tu T010t_inventaris_m T02tb_suratmasuk

Daftar Inventaris Masuk Data TU Surat Keluar T03tb_suratkeluar T04t_ruangan Surat Masuk Surat Keluar

Daftar Inventaris Masuk

Pendataan Inventaris Daftar Inventaris Masuk

Laporan Arsip Surat Masuk Laporan Arsip Surat Keluar Laporan Daftar Inventaris Masuk

T08 t_arsip_sk Surat Keluar Data Ruangan Data Barang Data Tu T05t_barang Data Ruangan Data Barang T09 t_arsip_sm Arsip Surat Keluar

Surat Masuk

Arsip Surat Masuk Arsip Surat Keluar

T06t_pengirim Data Pengirim

T07t_penerima Data Penerima

Arsip Surat Masuk

T011t_inventaris_p Pendataan Inventaris

Laporan Pendataan Inventaris Pendataan Inventaris Data Pengirim

Pendataan Inventaris Daftar Inventaris Masuk

Arsip Surat Keluar Data Penerima Pendataan Inventaris Data Tu Surat Masuk Surat Keluar Data Ruangan Data Barang Data Pengirim Data Penerima Dinas

teratur, berencana karena mempunyai suatu kegunaan dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. [2]

2.5. Inventaris

Menurut Lalu Sumayung dalam bukunya yang berjudul

inventaris dengan mudah dan cepat. inventory atau inventaris

merupakan persediaan simpanan material yang berupa bahan mentah, barang dalam proses dan barang jadi. [3]

2.6. Php (Hypertext Preprocessor)

PHP adalah singkatan dari Hypertext Preprocessor yang

digunakan sebagai bahasa script server side dalam

pengembangan web yang disisipkan pada dokumen hypertext

markup language. Penggunaan hypertext preprocessor

memungkinkan web dapat dibuat dinamis sehingga

maintenance situs web tersebut menjadi lebih mudah dan

efisien. Hypertext preprocessor merupakan Software Open

Source yang disebarkan dan dilisensikan secara gratis serta

dapat di download secara bebas. [4]

2.7. MySQL

MySQL adalah sebuah program database server yang

mampu menerima dan mengirimkan datannya dengan sangat

cepat, multi user, serta menggunakan perintah standar SQL

(Structured Query Language). [5]

III.ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

3.1. Deskripsi Sistem

Hasil dari pengamatan yang dilakukan terhadap sistem yang sedang berjalan di sekolah SMP negeri 1 parenggean dapat dideskripsikan sebagai berikut :

a. Sistem Surat Masuk

Setiap surat masuk yang ada pada sekolah SMP negeri 1 parenggean diproses oleh tata usaha dengan cara mencatat dibuku agenda surat masuk dan setelah itu hanya dilakukan pengarsipan dengan dimasukkan ke map arsip.

b. Sistem Surat Keluar

Setiap surat keluar yang ada di sekolah SMP negeri 1 parenggean di proses oleh tata usaha atas persetujuan dari kepela sekolah atau wakil kepala sekolah, namun sebelum surat diedarkan terlebih dahulu dilakukan pencatatan dalam buku agenda

c. Sistem Inventaris

Sistem inventaris yang ada pada sekolah tersebut di kelola oleh tata usaha sekolah tersebut dengan melakukan pencatatan kepada setiap form inventaris dan diletakkan pada setiap kelas. Jika setiap inventaris tersebut ada pembaruan maka kertas tersebut akan diproses dan dilaporkan kepada pusat agar inventaris yang ingin diperbarui tersebut dapat di ganti

3.2. Desain Sistem

Model dari sistem informasi dirancang dalam bentuk logika. Permodelan tersebut digambarkan dalam beragam

bagan, diantaranyan Context Diagram, Data Flow Diagram,

Entity Relationship Diagram, Relational Data Model.

Dalam sistem yang akan dibangun terdapat alur-alur data

yang biasa digunakan disebut Data Flow Diagram (DFD), di

mana Data Flow Diagram akan meneranngkan tentang dari

mana dan kemana saja data yang ada dalam sistem yang sedang berjalanan akan diproses, dan kemudian dilanjutkan kemana data tersebut.

a. Context Diagram 0 Sistem Informasi Administrasi & Inventaris Kepala Sekolah Tata Usaha Data TU Surat Keluar Pendataan Inventaris Data Barang Data Ruangan Pengirim Surat Masuk Data Pengirim Penerima

Arsip Surat Masuk Arsip Surat Keluar Daftar Inventaris Masuk Lap. Arsip Surat Masuk Lap. Arsip Surat Keluar Lap. Daftar Inventaris Masuk Lap. Pendataan Inventaris Data Penerima

Dinas

Daftar Inventaris Masuk

Pendataan Inventaris b. Level Diagram 0 Sistem Informasi Administrasi & Inventaris 2 Data Transaksi 1 Data Master 3 Data Laporan 2.1 Arsip Surat Masuk 2.2 Arsip Surat Keluar 2.3 Daftar Inventaris Masuk 3.1 Laporan Arsip Surat Masuk 3.2 Laporan Arsip Surat Keluar 3.3 Laporan Daftar Inventaris Masuk 1.1 Data Tu 1.2 Data Pengirim 1.3 Data Penerima 1.4 Surat Masuk 1.5 Surat Keluar 1.6 Data Ruangan 1.7 Data Barang 2.4 Pendataan Inventaris 3.4 Laporan Pendataan Inventaris c. DFD Level 0

t_tu Id_Tu * Username Password Nama_Lengkap Email NoHp tb_suratmasuk Kd_Sm * Jenis_Sm tb_suratkeluar Kd_Sk * Jenis_Sk t_inventaris_p Kd_InventarisP * Id_Tu ** Kd_Ruangan ** Kd_Barang ** Kd_Penerima** Nama_Ruangan Nama_Barang Nama_Penerima Merk Bahan Tahun_Pembelian Jumlah_Barang Harga_Beli Kondisi Nama_Tu t_inventaris_m Kd_InventarisM * Id_Tu ** Kd_Barang ** Kd_Pengirim ** Nama_Barang Nama_Penegirim Merk Bahan Jumlah_Barang Harga_Beli Tgl_Pengajuan Tgl_Penerimaan Nama_Tu t_arsip_sm Kd_ArsipSm * Kd_Sm ** Id_Tu ** Kd_Pengirim ** Jenis_Surat_Masuk Nama_Pengirim Tgl_Terima No_Surat_Masuk Lampiran Perihal Alamat_Pengirim Nama_Tu Photo t_arsip_sk Kd_ArsipSk * Kd_Sk ** Id_Tu ** Kd_Penerima ** Jenis_Surat_Keluar Nama_Penerima Tgl_Surat_Keluar No_Surat_Keluar Lampiran Perihal Alamat_Penerima Tgl_Kirim Nama_Tu Photo t_ruangan Kd_Ruangan * Nama_Ruangan t_barang Kd_Barang * Nama_Barang t_penerima Kd_Penerima * Nama_Penerima Alamat t_pengirim Kd_Pengirim * Nama_Pengirim Alamat Di Arsip t_arsip_sm t_arsip_sk t_tu t_pengirim t_barang t_inventaris_m tb_suratmasuk tb_suratkeluar Memiliki Di Arsip Memiliki Memiliki Memiliki Memiliki 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Id_Tu * Username Password Nama_Lengkap Email NoHp Kd_Sk * Jenis_Sk Kd_Sm * Jenis_Sm Kd_Pengirim * Nama_Pengirim Kd_Barang * Nama_Barang Kd_InventarisM * Nama_Barang Nama_Pengirim Merk Bahan Jumlah_Barang Tgl_Penerimaan Nama_Tu Kd_ArsipSm * Jenis_Surat_Masuk Nama_Pengirim Tgl_Terima No_Surat_Masuk Lampiran Perihal

Alamat_Pengirim Photo Nama_Tu Kd_ArsipSk * Jenis_Surat_Keluar Nama_Penerima Tgl_Surat_Keluar No_Surat_Keluar Lampiran Perihal Alamat_Penerima Nama_Tu Tgl_kirim Photo Harga_Beli Tgl_Pengajuan Alamat Memiliki 1 1 t_inventaris_p t_ruangan t_penerima Kd_Ruangan * Nama_Ruangan Kd_Penerima * Nama_Penerima Alamat Memiliki Memiliki 1 1 Memiliki Memiliki Memiliki 1 1 1 1 1 1 1 1 Kd_InventarisP * Nama_Ruangan Nama_barang Nama_Penerima Merk Bahan Tahun_Pembelian Jumlah_Barang Harga_Beli Kondisi Nama_Tu

e. Relation Data Model (Model Data Relasi)

f. Field Table

TABEL I FIELD TABLE

NO KODE FILE NAMA FILE TABEL

1 T01 t_tu 2 T02 tb_suratmasuk 3 T03 Tb_suratkeluar 4 T04 t_ruangan 5 T05 t_barang 6 T06 t_pengirim 7 T07 t_penerima 8 T08 t_arsip_sk 9 T09 t_arsip_sm 10 T10 t_inventaris_m 11 T11 t_nventaris_p 12 T12 Category 13 T13 Artikel

IV.HASIL DAN IMPLEMENTASI

4.1. Lingkungan Perangkat Keras (Hardware)

Sarana atau alat yang digunakan dalam pembuatan program aplikasi dalam penyusunan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut :

a. Kebutuhan Hardware (Perangkat Keras)

1) Processor : AMD E-350 Processor 1.60 GHz

2) Monitor : AMD HD Graphics

3) Hard Disk : 747 MB

4) Ram : 1.00 GB

5) Printer : Canon MG 2570

4.2. Lingkungan Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak yang digunakan dalam pembuatan Sistem Informasi pada SMP Negeri 1 Parenggean ini adalah :

a) Sistem Operasi : Windows 7 Ultimate

b) Bahasa Pemrograman : PHP

c) Aplikasi Pemrograman : Adobe Dreamweaver CS6

d) Web Browser :Mozilla Firefox

e) Database : MySQL

f) Database Manager : XAMPP

g) Web Editor : Adobe Dreamweaver CS6

h)

Desain : Adobe Dreamweaver CS6

i)

Penulisan Laporan :Microsoft Office Word 2007

4.3. IMPLEMENTASI SISTEM

a. Menu Login

Menu ini menampilkan form Login program yang

berfungsi untuk mengontrol pengaksesan pemakai pada saatmenjalankan program. Proses pertama saat form login

berjalan pemakai (user) diminta untuk memasukkan nama

pemakai pada kotak isian “Username” dan kemudian

menginputkan password pada kotak isian “Password”,

adapun form tersebut dapat dilihat sebagai berikut :

Gbr. 1. Menu Login

b. Menu Utama

Halaman ini merupakan halaman utama yang ada pada aplikasi ini. Halaman ini berisi beberapa menu seperti menu Beranda, Input, Arsip Surat, Inventaris, My Account dan Logout. Halaman ini juga merupakan halaman yang berguna untuk melakukan pengarsipan surat atau pencatatan inventaris dan melihat beberapa laporan.

Gbr. 2. Menu Utama

c. Master Data Surat Masuk

Halaman ini merupakan halaman master “Data Surat

Masuk” data ini akan menjadi referensi dari arsip surat masuk. Pada form ini ada data yang harus di masukkan seperti Kode Surat Masuk dan Jenis Surat Masuk. Semua inputan tersebut akan di simpan dalam databse table tb_suratmasuk.

Gbr. 3. Form Tampilan Mater Data Surat Masuk

Pada halaman ini user langsung ditampilkan dengan

tampilan Data Surat Masuk. Jika user ingin menambah Data

Surat Masuk maka hal yang harus dilakukan adalah menambah data dengan klik tombol add sebagai langkah

untuk menambah data dan user akan langsung ke form

pengisian Data Surat Masuk.

Gbr. 4. Form Mater Data Surat Masuk

d. Master Data Pengirim

Halaman ini merupakan halaman master “Data Pengirim”

data ini akan menjadi referensi dari Pengelolaan Inventaris. Pada form ini ada data yang harus di masukkan seperti Kode Pengirim, Nama Ruangan dan Alamat. Semua inputan tersebut akan di simpan dalam databse table t_pengirim.

Gbr. 5. Form Tampilan Master Data Pengirim

Pada halaman ini user langsung ditampilkan dengan tampilan

Data Pengirim. Jika user ingin menambah Data Pengirim

maka hal yang harus dilakukan adalah menambah data dengan

klik add sebagai langkah untuk menambah data dan user akan

langsung ke form pengisian Data Pengirim.

Gbr. 6. Form Master Data Pengirim

e. Transaksi Arsip Surat Masuk

Sub menu ini akan menampilkan form “Transaksi Arsip

Surat Masuk” yang berfungsi untuk mengontrol dan

mengendalikan data transaksi Arsip Surat Masuk seperti

menyimpan (Save) data transaksi Arsip Surat Masuk baru,

untuk mengulangi pengisian form dapat klik tombol (Reset)

jika terdapat kesalahan dalam pengisian. Adapun form tersebut dapat dilihat sebagai berikut :

Gbr. 7. Form Transaksi Arsip Surat Masuk

Sub menu ini akan menampilkan form “Transaksi

Inventaris Pendataan” yang berfungsi untuk mengontrol dan

mengendalikan data transaksi Inventaris Pendataan seperti

menyimpan (Save) data transaksi Inventaris Pendataan baru,

untuk mengulangi pengisian form dapat klik tombol (Reset)

jika terdapat kesalahan dalam pengisian. Adapun form

tersebut dapat dilihat sebagai berikut :

Gbr. 8. Form Transaksi Inventaris Pendataan

g. Laporan Arsip Surat Masuk

Sub menu ini berfungsi sebagai media interface untuk

menampilkan “Laporan Arsip Surat Masuk” yang siap

dicetak ke mesin pencetak (printer) yang sebelumnya akan di

tampilkan dahulu pada layar monitor. Untuk memulai

menjalankan form ini user harus terlebih dahulu menentukan

ingin mencetak semua laporan atau mencetak berdasarkan tanggal terima dan jenis surat.

Gbr. 9. Form Laporan Arsip Surat Masuk

Setelah user memilih mencetak laporan yang diinginkan

maka akan muncul informasi ingin mencetak dan langsung tampil laporan yang ingin di cetak. Adapun tampilan cetak dari laporan arsip surat masuk tersebut, yaitu sebagai berikut :

Gbr. 10. Preview Laporan Arsip Surat Masuk

h. Laporan Inventaris Pendataan

Sub menu ini berfungsi sebagai media interface untuk

menampilkan “Laporan Inventaris Pendataan” yang siap

dicetak ke mesin pencetak (printer) yang sebelumnya akan di

tampilkan dahulu pada layar monitor. Untuk memulai

menjalankan form ini user harus terlebih dahulu menentukan

ingin mencetak semua laporan atau mencetak berdasarkan nama barang dan tahun pembelian

Gbr. 11. Form Laporan Inventaris Pendataan

Setelah user memilih mencetak laporan yang diinginkan

maka akan muncul informasi ingin mencetak dan langsung tampil laporan yang ingin di cetak. Adapun tampilan cetak dari laporan inventaris pendataan tersebut, yaitu sebagai

berikut

:

Gbr. 12. Preview Laporan Inventaris Pendataan

V. KESIMPULAN

Berdasarkan hasil analisa sistem dan tahap perancangan sistem sampai dengan pembuatan program aplikasi, dapat di ambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Sistem informasi ini memberikan kemudahan kepada

administrator dalam membuat data-data surat dan inventaris yang benar.

2. Sistem informasi ini dapat mempermudah pengolahan

transaksi kegiatan mengarsip surat masuk, surat keluar, serta kegiatan inventaris dapat dilakukan dengan cara terkomputerisasi.

3. Pada proses pembuatan laporan-laporan pada program

aplikasi ini dapat di lihat di layar monitor maupun dicetak pada media kertas dengan melakukan seleksi laporan terlebih dahulu.

REFERENSI

[1]Sutabri,T.(2004).Sistem Informasi Manajemen.Andi,Yogyakarta [2] Gie,T,L.(1989). Adiministrasi Perkantoran.Gunung Agung,Yogyakarta [3] Sumayung,L(2003).Inventaris Dengan Mudah Dan Cepat.Alfabeta, Salemba Empat

[4] Peranginangin,K(2010).Aplikasi Web Dengan Php Dan MySQL.Andi, Yogyakarta