SURABAYA
TUGAS AKHIR Oleh :
NENNY EVALIANDIA 143141914111012
BIDANG KEAHLIAN AKUNTANSI TERAPAN PROGRAM STUDI KEUANGAN DAN PERBANKAN
PROGRAM PENDIDIKAN VOKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA
ii SURABAYA
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya Program Diploma III Akuntansi Terapan
Oleh :
NENNY EVALIANDIA 143141914111012
BIDANG KEAHLIAN AKUNTANSI TERAPAN PROGRAM STUDI KEUANGAN DAN PERBANKAN
PROGRAM PENDIDIKAN VOKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA
iii
Judul : Analisis Sistem Pengendalian Intern Persediaan Barang
Dagang pada PT Jepe Press Media Utama Surabaya
Disusun oleh : Nenny Evaliandia
NIM : 143141914111012
Universitas : Brawijaya
Fakultas : Program Pendidikan Vokasi
Program Studi : Keuangan dan Perbankan
Bidang Keahlian : Akuntansi Terapan
Malang, 28 April 2017
Pembimbing
iv
ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERN PERSEDIAAN BARANG DAGANG PADA PT JEPE PRESS MEDIA UTAMA
SURABAYA Oleh : Nenny Evaliandia 143141914111012
Telah dipertahankan di depan Majelis Penguji Pada tanggal 23 Mei 2017
Dan dinyatakan memenuhi syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya pada Program Pendidikan Vokasi
Penguji I
(Susenohaji, S.E., Ak., M.Si., C.A.) NIK.2016097311201001
Penguji II
(Novita Rosyida,S.Si. M.Si) NIK.2014058711232002 Pembimbing
(Mufarrohah, SE., Ak., MSA., CA) NIK. 2016078605092001
Ketua Program Pendidikan Vokasi
(Prof. Dr. Ir. Moch. Munir, M.S.) NIP.195405201981031002
Ketua Bidang Keahlian
v
Saya yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama : Nenny Evaliandia
NIM : 143141914111012
Program Studi/ Bidang Keahlian : Keuangan dan Perbankan/ Akuntansi Terapan
Judul : Analisis Sistem Pengendalian Intern Barang
Dagang pada PT Jepe Press Media Utama
Surabaya
Dengan ini menyatakan bahwa :
1. Isi Tugas Akhir yang saya buat adalah benar-benar karya sendiri dan tidak
menjiplak karya orang lain, selain nama-nama yang termaktub di isi dan
tertulis di daftar pustaka dalam Tugas Akhir ini.
2. Apabila ditemukan hasil jiplakan, maka saya akan bersedia menanggung segala
resiko yang akan saya terima.
Demikian pernyataan ini dibuat dengan segala kesadaran.
Malang, 28 April 2017 Yang Menyatakan
vi
Puji syukur atas kehadirat Allah SWT dimana berkat hidayah serta
inayah-Nya saya dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “Analisis Sistem
Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagang pada PT Jepe Press Media Utama
Surabaya”. Adapun tujuan penulisan tugas akhir ini adalah untuk memenuhi salah
satu syarat dalam memperoleh gelar Ahli Madya Program Diploma III Akuntansi
Terapan pada Program Pendidikan Vokasi Universitas Brawijaya.
Tugas Akhir ini dapat di selesaikan karena adanya dukungan baik moral
maupun spiritual dari berbagai pihak, Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis
mengucapkan terimakasih kepada:
1. Bapak Prof. Dr. Ir. Moch. Munir, M.S., selaku Dekan Program Pendidikan
Vokasi Universitas Brawijaya;
2. Bapak Dr. Ir. Agoes Soeprijanto, M.S., selaku Pembantu Dekan I Program
Pendidikan Vokasi Universitas Brawijaya;
3. Bapak Susenohaji, S.E., Ak., M.Si., CA., selaku Ketua Bidang Keahlian
Akuntansi Terapan Universitas Brawijaya;
4. Ibu Mufarrohah, S.E. Ak., M.SA., CA selaku Dosen Pembimbing yang telah
memberikan bimbingan, arahan maupun saran atas tugas akhir ini;
5. Seluruh karyawan PT Jepe Press Media Utama Surabaya khususnya bagian
keuangan yang telah memberikan ilmu dan pengalaman yang bermanfaat;
6. Seluruh dosen jurusan Akuntansi Terapan Program Pendidikan Vokasi dan
Seluruh civitas akademika Universitas Brawijaya yang telah membimbing
dan memberikan ilmu-ilmu yang bermanfaat untuk penulis;
7. Ibu Titik Mariati tercinta wanita kuat yang selalu berusaha mengabulkan
segala permintaan anaknya, ayah Hartono sebagai pelindung keluarga dan
adek Natasya tersayang yang kadang menyebalkan.
8. As’adah Rahmawati tercinta yang banyak sekali memberikan kebahagiaan
dari yang mau sekasur sempit, gak bosan antar jemput 24 jam, banyak sekali
yang dia berikan kepada saya, Heny yang selalu mengingatkan untuk cepat
vii
Terima kasih untuk kalian sudah banyak memberikan dukungan moril, materi
maupun doa, kasih sayang, perhatian dan pengertian lebih buat penulis;
9. Sahabatku Geng Pojok (Zazimah, Zombi, Dhiel, dan Wida), Geng Poker
terutama Naim, Ery dan Teman-teman Akuntansi C 2014 Terimakasih atas
support, semangat, saran, kritik, nasehat dan dukungan yang diberikan;
10. Seseorang yang sekarang tidak bersamaku banyak sekali pelajaran yang kamu
berikan selama ini terima kasih dengan ini saya membuktikan bahwa tanpa
dukunganmu saya bisa, seseorang yang tidak lelah menyemangatiku,
mengganguku setiap malam minta video call semoga cepat menjadi perwira
dan seseorang yang jauh di Jakarta terima kasih semoga tahun ini apa yang
kamu cita-citakan dikabulkan Allah;
11. Semua pihak yang telah banyak membantu dalam penulisan tugas akhir ini.
Dalam penulisan ini telah dilaksanakan semaksimal mungkin akan
tetapi penulis menyadari sepenuhnya bahwa hasil penulisan ini masih perlu
mendapat kritik dan saran untuk perbaikan di masa mendatang. Akhirnya, semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat untuk semua pihak terutama PT JP
Press dan penulis khususnya.
Malang, 28 April 2017
Penulis,
viii
HALAMAN SAMPUL ... i
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR... iii
LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR ... iv
LEMBAR PERNYATAAN ... v
1.6 Metode Pengumpulan Data ... 5
BAB II KAJIAN PUSTAKA ... 7
2.1 Sistem Akuntansi ... 7
2.1.1 Pengertian Sistem Akuntansi ... 7
2.1.2 Fungsi Sistem Akuntansi ... 7
2.1.3 Tujuan Sistem Akuntansi ... 8
2.1.4 Unsur-Unsur Sistem Akuntansi ... 9
2.1.5 Hubungan Sistem Akuntansi dengan Sistem Pengendalian Internal . 11 2.2 Sistem Pengendalian Internal ... 12
2.2.1 Pengertian Sistem Pengendalian Internal ... 12
2.2.2 Tujuan Sistem Pengendalian Intern... 13
2.2.3 Unsur-Unsur Pengendalian Internal ... 14
2.2.4 Pengendalian Internal atas Persediaan ... 16
2.3 Persediaan ... 17
2.3.1 Pengertian Persediaan ... 17
2.3.2 Jenis-Jenis Persediaan ... 18
2.3.3 Tujuan Persediaan ... 19
ix
2.3.6.1 Prosedur Permintaan Pembelian... 23
2.3.6.2 Prosedur Pemesanan barang ... 25
2.3.6.3 Prosedur Penerimaan Barang ... 27
2.3.6.4 Prosedur Penawaran dan Pengiriman Barang ... 30
2.4 Enterprise Resource Planning (ERP) ... 33
BAB III PEMBAHASAN ... 36
3.1 Gambaran Umum PT Jepe Press Media Utama Surabaya ... 36
3.1.1 Sejarah Singkat ... 36
3.1.2 Visi dan Misi ... 37
3.1.3 Struktur Organisasi ... 37
3.1.4 Aktifitas Bisnis ... 41
3.1.5 Produk Utama ... 41
3.2 Sistem Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagang pada PT Jepe Press Media Utama Surabaya ... 42
3.2.1 Prosedur Pembelian Persediaan ... 43
3.2.2 Prosedur Penerimaan dan Penyimpanan Persediaan ... 48
3.2.3 Prosedur Pengeluaran Persediaan... 54
3.2.4 Analisis Sistem Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagang pada PT Jepe Press Media Utama Surabaya ... 59
3.2.4.1 Analisis Prosedur Pembelian Persediaan ... 60
3.2.4.2 Analisis Prosedur Penerimaan dan Penyimpanan Persediaan ... 60
3.2.4.3 Analisis Prosedur Pengeluaran Persediaan ... 62
3.2.5 Analisis Sistem Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagang Menurut Unsur Mulyadi pada PT Jepe Press Media Utama Surabaya ... 62
3.3 Solusi dari Kelemahan pada Sistem Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagang Pada JP Press Media Utama ... 66
BAB IV PENUTUP ... 69
4.1 Kesimpulan ... 69
4.2 Saran ... 69
x
Gambar 2.1 Permintaan Pembelian
Gambar 2.2 Kartu Gudang
Gambar 2.3 Bagan Alir Permintaan Pembelian
Gambar 2.4 Surat permintaan penawaran harga
Gambar 2.5 Surat Order Pembelian
Gambar 2.6 Bagan Alir Prosedur Pemesanan Barang
Gambar 2.7 Surat Jalan
Gambar 2.8 Laporan penerimaan Barang
Gambar 2.9 Bagan Alir Prosedur Penerimaan Barang
Gambar 2.10 Penawaran Penjualan Barang
Gambar 2.11 Kartu Barang
Gambar 2.12 Bagan Alir Prosedur Penawaran dan Pengiriman Barang
Gambar 3.1 Kantor PT Jepe Press Media Utama Surabaya
Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT Jepe Press Media Utama Surabaya
Gambar 3.3 Form Permintaan Barang
Gambar 3.4 Permintaan Pembelian
Gambar 3.5 Purchase Order
Gambar 3.6 Delivery Note
Gambar 3.7 Surat permintaan penawaran harga
Gambar 3.8 Bagan Alir Pembelian Persediaan
Gambar 3.9 Bagan Alir Pembelian Persediaan (Lanjutan)
Gambar 3.10 Surat Jalan dari Supplier
Gambar 3.11 Form Inspeksi Barang Datang
Gambar 3.12 Material Receive Report
Gambar 3.13 Bagan Alir penerimaan dan penyimpanan barang
Gambar 3.14 Bagan Alir penerimaan dan penyimpanan barang(Lanjutan)
Gambar 3.15 Surat Perintah Kerja
Gambar 3.16 Sales Order
Gambar 3.17 Surat Jalan
xi
Gambar 3.21 Laporan Barang Masuk
Gambar 3.22 Laporan Stock Barang
Gambar 3.23 Analisis Bagan Alir Pengeluaran Persediaan JP Press Surabaya
Gambar 3.24 SOP Pembelian
Gambar 3.25 SOP Pembelian Lanjutan
Gambar 3.26 SOP Penerimaan dan Penyimpanan Barang
Gambar 3.27 SOP Penerimaan dan Penyimpanan Barang Lanjutan
1 BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
PT. Jepe Press Media Utama atau sering dikenal dengan Nama JP
Book didirikan pada tanggal 14 April 2004 ialah perusahaan yang bergerak
dalam bidang penerbitan dan perdagangan buku, namun PT. Jepe Press
Media Utama ini lebih menitik beratkan kegiatan perdagangan buku. PT.
Jepe Press Media Utama merupakan anak perusahaan dari PT. TMG
(Temprina Media Grafika) yang bergerak dalam bidang percetakan dan
masih merupakan bagian dari Jawa Pos Group. Ada berbagai macam buku
yang dijual antaranya yaitu Buku Umum, Buku Perpus/DAK, Buku BSE,
Buku LKS, Buku K13, dan majalah. Dari macam-macam buku tersebut JP
Book mempunyai jenis buku dengan banyak judul. Prosentase pendapatan
terbesar JP Book diperoleh dari penjualan buku, oleh karena itu JP Press
memerlukan adanya persediaan buku yang di peroleh dari beberapa vendor
teutama PT. TMG.
Persediaan digolongkan dalam kategori aset lancar yang diadakan
dengan tujuan diperjualbelikan (barang jadi) untuk menghasilkan profit atau
dimungkinkan habis dalam setahun anggaran. Sedangkan, perusahaan
dagang hanya mempunyai persediaan barang jadi yaitu dengan cara
membeli barang dari pihak lain lalu dijual kembali kepada pihak yang
lainnya (Sitanggang, 2014: 83).
PT. Jepe Press Media Utama merupakan perusahaan dagang yang
memutar arus kas atau hutang ke dalam wujud persediaan demi
menghasilkan profit dengan cara menjual buku ke beberapa konsumen.
Perputaran ini sering terjadi hambatan sehingga akan berpengaruh pada
kegiatan usaha yang dijalankan. Hal ini dapat menghambat operasional dan
akan menjauhkan dari tujuan umum berdirinya suatu perusahaan yaitu
PT. JP Press pada saat ini mengikuti proyek yang diadakan
pemerintah yaitu proyek buku K13. Masalah tentang persediaan yang terjadi
selama masa proyek yaitu sering terjadi kekurangan buku K13 yang dipesan
konsumen mengalami keterlambatan pengiriman sampai 3 minggu, hal ini
disebabkan pihak PT. TMG masih melakukan proses percetakan ulang yang
memakan tenggang waktu cukup lama. Masalah lainnya yaitu terjadinya
over stock buku BSE selama berbulan-bulan bahkan ada yang lebih dari satu
tahun hingga mengalami kerusakan hal tersebut berakibat pada tingginya
beban biaya untuk menyimpan dan memelihara persediaan selama
penyimpanan di gudang. Perusahaan ini juga tidak rutin dalam melakukan
stock opname, padahal dalam Standar Operasional Prosedur (SOP)
Penerimaan dan penyimpanan barang tertulis stock opname dilakukan 3
bulan sekali akan tetapi pada kenyataan hal tersebut tidak terlaksana.
Ditemukan stock opname yang dilakukan enam bulan sekali, hal tersebut
berisiko tinggi pada penyelewengan atau pencurian persediaan, Kartu Stock
Persediaan buku juga tidak bernomor urut tercetak.
Permasalahan selanjutnya adalah pencatatan kartu stok persediaan
antara admin gudang dengan gudang penyimpanan tidak diadakan
rekonsiliasi atau pencocokan padahal hal tersebut bisa digunakan untuk
mengetahui jumlah persediaan yang ada digudang dan menimalisir
kesalahan pencatatan persediaan dan juga berpengaruh pada kekurangan
atau kelebihan stok persediaan yang ada di gudang penyimpanan.
Permasalahan yang terakhir yaitu Fungsi Penerimaan barang, fungsi
pencatatan barang masuk dan fungsi pengeluaran barang terkadang
dilakukan oleh orang yang sama, padahal seharusnya fungsi operasi harus
dipisahkan dengan fungsi pencatatan.
Persediaan memiliki masalah yang komplek dan mudah sekali
dijadikan bahan penyelewengan karena persediaan merupakan salah satu
harta lancar yang mudah dimanipulasi jika perusahaan tidak mempunyai
sistem pengawasan yang efektif. Sistem perencanaan yang baik digunakan
terhindar dari risiko-risiko yang muncul akibat kekurangan, kelebihan,
kerusakan, pencurian atau kecurangan. Seperti masalah yang sering terjadi
di perusahaan PT. Jepe Press Media Utama. Untuk mengendalikan berbagai
risiko dan permasalahan pada persediaan maka diperlukan pengendalian
internal yang memadai dengan tujuan untuk menjaga kekayaan perusahaan,
mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan
mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen .
Menurut Mulyadi (2001:553) sistem pengendalian internal meliputi
struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk
menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data
akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan
manajemen. Jika dalam suatu perusahaan sistem pengendalian internalnya
tidak berjalan dengan baik akan berpengaruh pada laporan laba rugi
perusahaan dan juga jumlah persediaan yang disajikan dalam neraca
perusahaan yang tidak bisa efektif dan efisien.
Adanya masalah kekurangan dan kelebihan persediaan pada Jepe
Press Media Utama berlawanan dengan unsur pengendalian internal yang baik menurut Mulyadi (2001:164) unsur yang kedua yaitu sistem wewenang
dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup
terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya begitu juga dalam
melakukan Stock Opname pada perusahaan. Permasalahan pada pencatatan
kartu stock persediaan yang tidak bernomer urut tercetak dan tidak adanya
rekonsiliasi pada kartu persediaan di admin gudang dan gudang
penyimpanan juga tidak sesuai unsur pengendalian internal ke tiga yaitu
praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap organisasi.
Pada PT. Jepe Press Media Utama fungsi Penerimaan barang, fungsi
pencatatan barang masuk dan fungsi pengeluaran barang kadangkala
dilakukan oleh orang yang sama, hal tersebut tidak sesuai dengan unsur
pengendalian yaitu struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab
fungsional secara tegas.
Berdasarkan masalah-masalah di atas dan banyaknya jenis buku
setiap jenis buku, seharusnya diperlukan sistem pengendalian internal yang
baik agar tidak terjadi penyelewangan dalam perusahaan. Oleh karena itu,
penulis tertarik untuk membuat laporan tugas akhir dengan judul “Analisis
Sistem Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagang pada PT Jepe Press
Media Utama Surabaya”
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah yang
perlu dikaji yaitu:
1. Bagaimana penerapan sistem pengendalian internal persediaan barang
dagang pada PT. Jepe Press Media Utama Surabaya?
2. Apa kelemahan dan solusi dari sistem pengendalian internal atas
persediaan barang dagang pada PT. Jepe Press Media Utama Surabaya?
1.3 Batasan Masalah
Batasan masalah dari tugas akhir ini yaitu terbatas pada sistem
pengendalian internal prosedur persediaan barang dagang yaitu mulai dari pembelian, penerimaan, penyimpanan hingga pengeluaran persediaan buku
proyek di PT. Jepe Press Media Utama Surabaya.
1.4 Tujuan
Berdasarkan rumusan masalah yang akan dikaji penulis, maka tujuan
dari penulisan tugas akhir ini yaitu:
1. Untuk mengetahui bagaimana penerapan sistem pengendalian internal
persediaan barang dagang pada PT. Jepe Press Media Utama Surabaya
2. Untuk mengetahui Apa kelemahan dan solusi terhadap Sistem
Pengendalian internal atas persediaan barang dagang pada PT. Jepe
Press Media Utama Surabaya.
1.5 Manfaat
Dari tugas akhir yang penulis tulis ini dapat diambil beberapa
1. Bagi Penulis
Manfaat bagi penulis yaitu untuk menambah ilmu pengetahuan tentang
sistem pengendalian internal pada persediaan barang dagang dalam
penerapannya pada PT Jepe Press Media Utama Surabaya.
2. Bagi Perusahaan
Manfaat bagi perusahaan yaitu dapat digunakan sebagai masukan untuk
penerapan pemaksimalan suatu persediaan yang diharapkan dapat
digunakan dalam PT Jepe Press Media Utama Surabaya dan
memperbaiki Sistem Pengendalian yang ada.
3. Bagi Pembaca
Manfaat bagi pembaca yaitu untuk memberikan wawasan pengetahuan
gambaran mengenai hasil analisis yang dilakukan penulis ataupun dapat
dijadikan referensi untuk selanjutnya lebih mengembangkan lebih jauh
materi pembahasan laporan tugas akhirnya diluar batasan masalah
penulis.
1.6 Metode Pengumpulan Data
1. Survey pendahuluan
Kegiatan awal yang penulis lakukan untuk memperoleh permasalahan
yang akan diangkat sebagai Tugas Akhir. Dalam hal ini penulis memilih
PT JP Press Media Utama Surabaya sebagai objek penelitian.
Permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan kemudian diangkat
sebagai judul Tugas Akhir dengan menentukan batasan atau rumusan
masalah agar penulisan Tugas Akhir menjadi lebih fokus.
2. Metode lapangan
Penulis melakukan pengamatan langsung ke lapangan atau ke tempat
objek yang diteliti mengenai aktivitas sehari-hari yang terjadi di PT JP
Press Media Utama Surabaya dengan cara:
a. Metode Interview
Yaitu penulis mengadakan tanya jawab secara langsung kepada
pihak-pihak yang terkait, yaitu dengan Bagian Pembelian, Bagian
Surabaya mengenai alur pengendalian persediaan mulai dari
pembelian barang hingga pengeluaran barang untuk dijual.
b. Metode Dokumentasi
Yaitu penulis mengumpulkan data dan informasi yang berkaitan
dengan dokumen-dokumen dan laporan yang digunakan perusahaan
yang berkaitan dengan penulisan Tugas Akhir.
c. Studi Literatur
Penulis mengumpulkan data dan informasi melalui buku-buku,
BAB II KAJIAN PUSTAKA
2.1 Sistem Akuntansi
2.1.1 Pengertian Sistem Akuntansi
Pengertian sistem menurut para ahli sebagai berikut: Menurut
Mulyadi (2001: 3) memaparkan dalam bukunya, sistem akuntansi adalah
organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa
untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen
guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Sedangkan, menurut Howard F
Settler dalam S.P Hariningsih (2006:3), sistem akuntansi adalah
formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur dan alat-alat yang digunakan
untuk mengolah data dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh
manajemen untuk mengawasi usahanya dan bagi pihak-pihak lain yang
berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga
pemerintah untuk menilai hasil operasi.
Definisi Sistem akuntansi menurut Steven dalam buku Baridwan
(1990:4) yaitu “komponen organisasi yang mengumpulkan, menggolongkan,
mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan relevan
yang berguna untuk pengambilan keputusan kepada pihak-pihak luar (seperti
pajak, investor dan kreditur) dan pihak-pihak dalam (manajemen)”.
Dari beberapa definisi diatas mengenai sistem akuntansi, dapat ditarik
kesimpulan bahwa sistem akuntansi terdiri dari beberapa elemen yaitu
Formulir, Buku Catatan, Prosedur-prosedur yang dikoordinasikan
sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan
oleh perusahaan dan pihak-pihak yang membutuhkan informasi keuangan.
2.1.2 Fungsi Sistem Akuntansi
Fungsi utama sistem informasi akuntansi menurut Krismiaji (2010:23) yaitu:
1. Mengumpulkan dan menyimpan data mengenai kegiatan bisnis organisasi
a. Menangkap data transaksi pada dokumen-dokumen sumber.
b. Mencatat data transaksi kedalam jurnal-jurnal, dimana catatan tersebut
dibuat secara kronologis dari apa yang telah terjadi.
c. Posting data dari jurnal-jurnal ke buku besar, yang menyingkat data
dengan jenis rekening.
2. Menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan bagi
manajemen. Dalam sistem manual, informasi ini disediakan dalam bentuk
laporan kedalam dua kategori utama:
a. Laporan keuangan
b. Laporan manajerial
3. Menyediakan pengendalian internal yang memadai (cukup). Memastikan
bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem adalah handal dan dapat
dipercaya.
a. Memastikan bahwa aktivitas bisnis yang dilakukan efisien dan sesuai
dengan tujuan manajemen.
b. Mengamankan (menjaga) kekayaan organisasi/perusahaan, termasuk
data.
2.1.3 Tujuan Sistem Akuntansi
Tujuan Sistem akuntansi menurut Howard (1979:2) yaitu untuk
menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan
oleh management untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang
berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga
pemerintahan untuk menilai hasil operasi perusahaan.
Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi yang
dikemukakan oleh Mulyadi (2001: 20) sebagai berikut :
a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.
Dalam perusahaan yang baru berjalan sangat dibutuhkan
pengembangan sistem akuntansi. Pada perusahaan dibidang dagang
jasa, manufaktur sangat memerlukan pengembangan sistem akuntansi
lengkap, hal ini berguna agar kegiatan perusahaan berjalan dengan
b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah
ada. Seringkali sistem akuntansi yang berlaku tidak dapat memenuhi
kebutuhan manajemen, mutu, ketepatan penyajian dan struktur
informasi yang terdapat dalam laporan. Hal ini disebabkan oleh
perkembangan usaha perusahaan, sehingga dengan sendirinya
menuntut sistem akuntansi untuk dapat menghasilkan laporan dengan
mutu informasi yang lebih baik dan tepat dalam penyajiannya dengan
struktur informasi yang sesuai dengan tuntutan kebutuhan perusahaan.
c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern.
Akuntansi merupakan pertanggung jawaban kekayaan suatu
perusahaan atau organisasi. Dalam hal pengembangan sistem
akuntansi selalu digunakan untuk memperbaiki perlindungan terhadap
kekayaan perusahaan, sehingga pertanggung jawaban terhadap
penggunaan kekayaan organisasi dapat dilaksanakan dengan baik.
d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan
akuntansi. Dalam hal ini informasi dapat dijadikan sebagai barang
ekonomi yang memiliki banyak manfaat karena untuk memperolehnya diperlukan pengorbanan sumber ekonomi lainnya. Jika pengorbanan
lebih besar dari manfaatnya maka sistem yang sudah ada perlu
dirancang kembali guna untuk mengurangi pengorbanan sumber daya
bagi penyedia informasi tersebut.
Dari uraian tujuan sistem akuntansi diatas, dapat disimpulkan
bahwa sistem akuntansi merupakan faktor utama pendorong agar
manajemen perusahaan dapat menghasilkan informasi akuntansi yang
terstruktur dan mengandung arti.
2.1.4 Unsur-Unsur Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi memiliki beberapa unsur yang berbeda menurut
beberapa ahli yaitu seperti menurut Baridwan (1990:6) ada empat unsur
yaitu:
a. Klasifikasi Rekening
b. Buku besar dan buku pembantu
Buku besar merupakan dasar untuk menyusun laporan keuangan. Isi dari
buku besar yaitu rekening –rekening neraca dan laba rugi. Sedangkan
buku pembantu adalah berisi rekening yang merupakan rincian rekening
dari buku besar.
c. Jurnal
Jurnal yaitu catatan transaksi-transaksi pertama kali berdasarkan tanggal
terjadinya transaksi.
d. Bukti transaksi
Merupakan formulir yang digunakan mencatat transaksi pada saat
terjadinya sehingga menjadi bukti tertulis dari transaksi tersebut seperti
faktur penjualan, bukti kas keluar dll.
Sedangkan Menurut Mulyadi (2001:3) Unsur sistem akuntansi pokok
yaitu sebagai berikut:
a. Formulir
Formulir yaitu dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya
transaksi atau disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam diatas selembar kertas.
Dengan formulir ini data yang bersangkutan dengan transaksi direkam
pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan. Contoh formulir
adalah faktur penjualan, bukti kas keluar, dan cek. Dengan faktur
penjualan misalnya direkam nama pembeli, alamat pembeli, jenis dan
kuantitas barang yang dijual, harga barang tanda tangan otorisasi dan
sebagainya.
b. Jurnal
Jurnal merupakan catataan akuntansi pertama yang digunakan
untuk mencatat, mengklasifikasikan dan meringkas data keuangan dan
data lainnya.
c. Buku Besar
Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang
digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya
dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan
keuangan. Rekening-rekening buku besar digunakan untuk
menggolongkan data keuangan, dipihak lain dapat dipandang pula sebagai
sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan.
d. Buku Pembantu
Buku pembantu terdiri dari rekening-rekening pembantu yang
merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam
buku besar. Buku besar dan buku pembantu disebut juga sebagai catatan
akuntansi akhir karena setelah akuntansi keuangan dicatat dalam
buku-buku tersebut, proses selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan.
Bukan pencatatan lagi ke dalam catatan akuntansi.
e. Laporan
Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat
berupa neraca, laporan laba-rugi, laporan perubahan yang ditahan, laporan
harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok
penjualan, daftar umum piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar
saldo persediaan yang lambat penjualannya. Laporan ini berisi informasi yang merupakan keluaran system akuntansi.
Dari Unsur-unsur diatas dapat ditarik kesimpulan yaitu sistem
akuntansi mempunyai berbagai unsur sistem diantaranya Penggolongan
Rekening, Buku Besar dan Buku Pembantu, Jurnal, Bukti
transaksi/Formulir, dan yang terakhir Laporan yang merupakan hasil
keluaran sistem akuntansi.
2.1.5 Hubungan Sistem Akuntansi dengan Sistem Pengendalian Internal
Sistem informasi akuntansi ini dirancang sedemikian rupa oleh suatu
perusahaan sehingga dapat memenuhi fungsinya yaitu menghasilkan
informasi akuntansi yang tepat waktu, relevan dan dapat dipercaya. Dalam
suatu sistem informasi akuntansi terkandung unsur-unsur pengendalian,
maka baik buruknya sistem informasi akuntansi sangat mempengaruhi
fungsi manajemen dalam melakukan pengendalian internal, karena
pengambilan keputusan yang berkaitan dengan aktivitas perusahaan.
Mengingat begitu pentingnya penerapan sistem informasi akuntansi dalam
suatu perusahaan, maka tidak dapat dibayangkan bagaimana jadinya kalau
suatu perusahaan tidak memiliki sistem informasi akuntansi yang memadai.
Perusahaan tersebut mungkin tidak dapat memproses transaksinya secara
jelas, terinci dan terstruktur. Kemudian perusahaan tersebut mungkin tidak
akan memperoleh informasi yang relevan dan dapat dipercaya yang
diperlukannya untuk dijadikan dasar dalam mengambil keputusan yang
menyangkut aktivitas dan kelangsungan hidup perusahaan.
Selanjutnya karena sistem informasi akuntansi didalamnya
mengandung unsur-unsur pengendalian, maka perusahaan mungkin tidak
dapat menjalankan pengendalian-pengendalian yang diterapkannya dengan
baik. Karena pengendalian tidak dijalankan dengan baik, tidak menutup
kemungkinan terjadinya penyimpangan-penyimpangan dan
kecurangan-kecurangan yang dilakukan dengan sengaja atau tidak sengaja. Jika
penyimpangan dan kecurangan sudah terjadi otomatis aktiva yang dimiliki
perusahaan terancam keselamatannya dan aktivitas yang dilakukan menjadi tidak efektif dan efisien.
2.2 Sistem Pengendalian Internal
2.2.1 Pengertian Sistem Pengendalian Internal
Menurut Baridwan (1990:13) pengendalian intern dalam arti sempit
merupakan pengecekan penjumlahan, baik penjumlahan mendatar (cross
footing) maupun penjumlahan menurun (footing). Dalam artian yang luas,
pengendalian intern tidak hanya meliputi pekerjaan pengecekan namun
meluputi semua alat-alat yang digunakan manajement untuk mengadakan
pengawasan.
Didalam buku Baridwan (1990:13) juga menjelaskan tentang
pengendalian intern menurut AICPA(American Institute of Certified Public
Accountants) “Pengendalian intern itu meliputi struktur organisasi dan
perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi,
memajukan ofisiensi didalam operasi dan membantu menjaga dipatuhinya
kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu”.
Pengertian sistem pengendalian intern menurut Mulyadi (2001:163)
menyatakan sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode
dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan
organisasi, mengecek ketelitian yang keandalan data akuntansi, mendorong
efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijaksanaan manajemen. Suatu
sistem pengendalian yang efisien dan efektif sangat dibutuhkan oleh
organisasi atau perusahaan karena adanya sistem pengendalian, diharapkan
rencana yang telah ditetapkan dapat dilaksanakan dengan baik.
Dari beberapa pengertian sistem pengenalian internal diatas dapat
ditarik kesimpulan bahwa sistem pengendalian internal adalah tidak hanya
struktur organisasi, cara-cara, dan juga alat-alat yang digunakan dalam
perusahaan tetapi juga meliputi semua pekerjaan pengecekan untuk
mengadakan pengawasan yang mempunyai tujuan utama dalam menjaga
harta perusahaan.
2.2.2 Tujuan Sistem Pengendalian Intern
Tujuan Sistem pengendalian Intern menurut Baridwan (1990:13) ada empat
macam yaitu:
a. Menjaga keamanan harta milik suatu organisasi
b. Memeriksa ketelitihan dan kebenaran data akuntansi
c. Memajukan efisiensi dalam operasi
d. Membantu menjaga agar tidak ada penyimpangan dari kebijakan
manajemen yang sudah di tetapkan.
Sedangnkan tujuan sistem pengendalian internal Menurut Mulyadi
(2001 : 163) hampir sama dengan yang telah dipaparkan baridwan adalah :
a. Menjaga kekayaan organisasi
b. Mencek ketelitian dan keandalan data akuntansi
c. Mendorong efisiensi
Sesuai dengan tujuannya maka pengendalian intern tersebut dapat
dibagi 2 yaitu : pengendalian intern administrasi ( Internal Administrative
Control) dan pengendalian intern akuntansi (Internal Accounting Control).
Pengendalian intern administrasi terdiri dari prosedur dan catatan
yang membantu manajemen untuk mencapai tujuan perusahaan.
Pengendalian intern akuntansi meliputi terdiri dari prosedur dan laporan dan
untuk menjaga aktivitas perusahaan. Pengendalian intern akuntansi yang baik
akan menjamin keamanan kekayaan para investor dan kredit yang
ditanamkan dalam perusahaan dan akan menghasilkan laporan keuangan
yang dapat dipercaya.
2.2.3 Unsur-Unsur Pengendalian Internal
Sistem pengendalian intern terdiri dari empat unsur. Sesuai dengan
pernyataan Mulyadi (2001 : 164) adalah :
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara
tegas. Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung
jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung
jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip
berikut ini :
a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi
akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang
untuk melaksanakan suatu kegiatan misalnya pembelian. Fungsi
penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk
menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang
memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan.
b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh semua tahap
suatu transaksi
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan biaya.
Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari
tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang
mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi dan penggunaan formulir
harus diawasi. Prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan
informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang,
pendapatan, dan biaya suatu organisasi.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan
dalam menciptakan praktik yang sehat adalah
a. Penggunaan formulir bernomor urut bercetak yang pemakaiannya
harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.
b. Pemeriksaan mendadak (surprised audit) dilaksanakan tanpa
pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa,
dengan jadwal yang tidak teratur.
c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh
satu orang atau satu unit organisasi, tanpa campur tangan dari orang
atau unit organisasi lain.
d. Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam
melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantara mereka
dapat dihindari.
e. Keharusan mengambil cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan
perusahaan diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya.
f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatan.
Untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan
keandalan catatan akuntansinya.
g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek
efektivitas untur-unsur sistem pengndalian yang lain.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya
berbagai cara berikut ini dapat ditempuh :
a. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh
b. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan
perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya.
2.2.4 Pengendalian Internal atas Persediaan
Pengendalian Internal atas persediaan mempunyai tujuan yaitu
mempunyai persediaan yang cukup dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan
atau customer dengan meminimalkan biaya pemeliharaan persediaan. Jika
persediaan banyak namun terlalu sedikit permintaan pelanggan akan
menyebabkan biaya yang dikeluarkan perusahaan semakin banyak.
Sebaliknya jika terlalu banyak permintaan dari pelanggan tetapi tidak adanya
persediaan yang mencukupi atau persediaan sedikit maka akan
mengakibatkan kekecewaan pelanggan.
Sistem akuntansi mempunyai tiga peran penting dalam proses
pengelolaan persediaan yaitu:
1. Sistem akuntansi harus menyediakan informasi yang tepat dan akurat
untuk menyediakan laporan keuangan periodik dan retur pajak.
2. Sistem akuntansi harus menyediakan informasi terkini mengenai kuantitas dan biaya persediaan untuk memfasilitasi keputusan pemesanan bahan dan
pabrikasi produk.
3. Untuk megamankan atau mencegah aktiva perusahaan (persediaan)
daritindakan pencurian, penyelewengan, penyalahgunaan, dan kerusakan,
maka dibutukan sistem akuntansi untuk melindungi asset ini.
Warren (2005:452) menjelaskan bahwa tidak hanya biaya
persediaan yang harus ditentukan, pengendalian intern yang baik atas
persediaan juga harus diterapkan. Dua tujuan utama dari pengendalian intern
persediaan adalah mengamankan persediaan dan melaporkan secara tepat
dalam pelaporan keuangan. Pengendalian internal ini bisa bersifat preventif
(pencegahan) dan juga detektif.
a. Pengendalian preventif adalah pengendalian yang telah dirancang untuk
mencegah kesalahan atau kekeliruan pencatatan.
b. Sedangkan pengendalian detektif yaitu ditujukan untuk mendeteksi
Pengendalian internal dimulai pada saat barang diterima (dibeli dari
pemasok) sampai barang dijual kembali kepada pelanggan. Laporan
penerimaan barang yang bernomor urut tercetak seharusnya disiapkan oleh
bagian penerimaan untuk menetapkan tanggung jawab awal atas persediaan.
Untuk menjamin keakuratan besarnya persediaan yang dilaporkan dalam
laporan keuangan, perusahaan dagang seharusnya melakukan pemeriksaan
fisik atas persediaannya. Didalam laporan keuangan terdapaat akun-akun
yang digolongkan sebagai persediaan.
Menurut Sukrisno (2012:228) Contoh akun-akun yang biasa
digolongkan sebagai persediaan adalah:
f. Barang dalam perjalanan, yaitu barang yang sudah dikirim oleh supplier
tetapi belum sampai di gudang. g. Barang konsinyasi (consigment out).
2.3 Persediaan
2.3.1 Pengertian Persediaan
Setiap perusahaan dagang membutuhkan persediaan untuk menjamin
kelangsungan proses penjualan agar dapat memenuhi permintaan maupun
kebutuhan pelanggannya. Tanpa adanya persediaan perusahaan tidak dapat
memenuhi permintaan atau kebutuhan pelanggannya. Memahami lebih lanjut
pengertian persediaan, berikut ini definisi persediaan menurut para ahli:
Menurut Mardiasmo (2012:99), persediaan dapat diartikan sebagai
berikut : “Persediaan adalah barang-barang yang dibeli perusahaan dengan maksud untuk dijual lagi (barang dagangan), atau masih dalam proses
produksi yang akan diolah lebih lanjut menjadi barang jadi kemudian dijual
(barang dalam proses), atau akan dipergunakan dalam proses produksi barang
Baridwan (1992:149) “Persediaan barang dipakai untuk menunjukan barang -barang yang dimiliki untuk dijual kembali atau digunakan untuk
memproduksi barang-barang yang akan dijual”.
Menurut PSAK No.14 menyatakan persediaan adalah:
a. Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal
b. Dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan atau
c. Dalam bentuk atau perlengkapan supplier untuk digunakan dalam proses
produksi atau pemberian jasa.
Menurut pendapat Suhayati & Dewi (2009: 225), bahwa yang
dimaksud dengan persediaan yaitu: “Persediaan merupakan aktiva lancar
yang ada dalam suatu perusahaan, apabila perusahaan tersebut perusahaan
dagang maka persediaan diartikan sebagai barang dagangan yang disimpan
untuk dijual dalam operasi normal perusahaan.Sedangkan apabila perusahaan
merupakan perusahaan manufaktur maka persediaan diartikan sebagai bahan
baku yang terdapat dalam proses produksi/yang disimpan untuk tujuan
tersebut (proses produksi).”
Jadi kesimpulannya, pengertian persediaan adalah persediaan yang menjadi objek usaha suatu perusahaan, bisa berbentuk bahan baku, barang
setengah jadi, dan barang siap untuk dijual yang mempunyai fungsi yang
penting guna melancarkan proses jual beli suatu perusahaan.
2.3.2 Jenis-Jenis Persediaan
Jenis persediaan pada perusahaan tergantung dari jenis usaha yang
dilakukan perusahaan tersebut misalnya usaha manufaktur dan usaha dagang
maka jenis persediaannya berbeda. Menurut Sitanggang (2014: 83)
Perusahaan manufaktur memiliki persediaan barang berupa bahan mentah
untuk diolah menjadi barang dalam proses dan selanjutnya menjadi barang
jadi yang siap dijual kepada konsumen. Jadi perusahaan manufaktur memiliki
3 jenis persediaan yaitu :
a. persediaan bahan mentah,
b. Persediaan barang dalam proses,
Sedangkan perusahaan dagang hanya mempunyai persediaan barang
jadi yaitu dengan cara membeli barang dari pihak lain lalu dijual kembali
kepada pihak yang lainnya. Perusahaan jasa tidak memiliki persediaan.
Klasifikasi utama persediaan tergantung pada operasi bisnis,
contohnya pada usaha perdagangan grosir atau eceran membeli barang
dagang untuk dijual kembali, sedangkan dalam usaha manufaktur membeli
bahan baku dan suku cadang, memproduksi barang kemudian untuk
menjualnya.
2.3.3 Tujuan Persediaan
Pada prinsipnya adanya persediaan untuk mempermudah dan
memperlancar kegiatan usaha. Adapun tujuan persediaan menurut Rangkuti
(2000:2), yaitu:
1. Menghilangkan resiko keterlambatan datangnya barang/bahan yang
dibutuhkan perusahaan.
2. Menghilangkan resiko dari materi yang dipesan berkualitas tidak baik
sehingga harus dikembalikan.
3. Untuk mengantisipasi bahan yang dihasilkan secara musiman sehingga dapat digunakan bila bahan itu tidak ada dalam pasaran.
4. Mempertahankan stabilitas operasi perusahaan atau menjamin
kelancaran arus produksi.
5. Mencapai penggunaan mesin yang optimal.
2.3.4 Sistem Pencatatan Persediaan
Menurut Kieso, dkk (2008:404) ada dua jenis system pencatatan
persediaan yaitu sistem fisik (periodical) dan sistem perpetual.
a. Sistem pencatatan secara fisik (periodikal).
Dalam sistem periodik, kuantitas persediaan ditangan ditentukan,
seperti yang tersirat oleh namanya, secara periodik. semua transaksi yang
berhubungan dengan persediaan selama periode akuntansi dicatat dengan
mendebet akun pembelian. Total akun pembelian pada akhir periode
akuntansi ditambahkan ke biaya persediaan ditangan pada awal periode
periode berjalan. Besarnya persediaan akhir, harga pokok penjualan
dapat diketahui pada akhir periode akuntansi dengan melakukan
perhitungan fisik terhadap persediaan yang ada di gudang (stock
opname).Perusahaan akan membuat jurnal penyesuaian pada akhir
periode untuk menutup persediaan awal dan menimbulkan persediaan
akhir.
Kelemahan sistem periodical yaitu jumlah persediaan tidak dapat
diketahui setiap saat, untuk mengetahui jumlah persediaan harus
dilakukan perhitungan fisik di gudang, dan ini merupakan pekerjaan yang
sulit dan memakan banyak waktu sehingga sistem periodical ini sulit
digunakan sebagai alat control. Sedangkan kebaikan system periodical
adalah merupakan pekerjaan yang sangat praktis karena tidak perlu
membuat kartu stock, baik pada saat pencatatan pembelian maupun pada
saat melakukan pencatatan penjualan.
Rincian jurnal dalam sistem pencatatan fisik (periodical).
Pada saat pembelian barang
Pembelian xxx
Kas/ hutang dagang xxx
Pada saat penjualan barang
Kas/piutang dagang xxx
Penjualan xxx
b. Sistem pencatatan perpetual
Dalam sistem persediaan perpetual secara terus menerus melacak
perubahan akun persediaan yaitu semua pembelian dan penjualan barang
dicatat secara langsung ke akun persediaan pada saat terjadi transaksi.
Karakteristik akuntansi dari metode pencatatan perpetual Menurut Kieso
dkk (2008:404) adalah :
1. Pembelian barang dagang untuk dijual atau pembelian bahan baku
untuk produksi didebet ke persediaan dan bukan ke pembelian.
2. Biaya transportasi masuk, retur pembelian dan pengurangan harga,
serta diskon pembelian didebet ke persediaan dan bukan ke akun
3. Harga pokok penjualan diakui untuk setiap penjualan dengan
mendebet akun harga pokok penjualan, dan mengkreditkan
persediaan.
4. Persediaan merupakan akun pengendalian yang didukung oleh buku
besar pembantu yang berisi catatan persediaan individual. Buku besar
pembantu memperlihatkan kuantitas dan biaya dari setiap jenis
persediaan yang ada ditangan.
Rincian jurnal dalam sistem pencatatan perpetual :
Pada saat pembelian barang
Persediaan barang dagangan xxx
Kas / hutang dagang xxx
Pada saat penjualan barang
Kas / piutang dagang xxx
Penjualan xxx
Pengakuan harga pokok penjualan ( HPP)
Harga Pokok Penjualan xxx
Persediaan barang dagang xxx
Sistem perpetual mempunyai beberapa kebaikan dan kelemahan.
Kelebihan sistem ini yaitu :
a) jumlah persediaan dapat diketahui dengan cepat setiap waktu
sehingga dapat mempercepat proses penyusunan laporan
keuangan.
b) Setiap jadinya penjualan, maka laba kotor atas penjualan dapat
langsung diketahui dengan mengurangi harga pokok penjualannya.
c) Tidak perlu membuat adjustment atau ayat jurnal penyesuaian.
Sedangkan, Kelemahan sistem ini: Biaya yang relatif lebih tinggi dan
sangat merepotkan jika perusahaan memiliki jumlah atau jenis
persediaan yang sangat banyak. Karena setiap jenis persediaan harus
dibuatkan satu kartu persediaan.
2.3.5 Metode Penilaian Persediaan
Metode penilaian persediaan bertujuan untuk menentukan jumlah
harga pokok penjualan atau harga pokok produksi. kuantitas persediaan
biasanya diukur dengan menggunakan sistem periodical maupun system
perpektual. Metode akuntansi yang digunakan untuk menilai persediaan
sangat penting, karena akan berpengaruh tehadap nilai rupiah persediaan dan
biaya barang yang dijual. Pemilihan metode akuntansi persediaan di
Indonesia mengacu pada Pernyataan Standart akuntansi Keuangan (PSAK)
No. 14 yang menyatakan bahwa diberlakukannya tiga metode akuntansi
persediaan First In First Out (FIFO), rata-rata tertimbang (Weighted
Average), dan Identifikasi Khusus.
Menurut Keiso dkk (2008:415) menjelaskan bahwa terdapat beberapa
metode penilaian persediaan antara lain:
1. Identifikasi khusus ( Specific Identification )
Dalam metode ini, harga pokok yang dibebankan ke barang-barang
yang dijual dan yang masih ada dalam persediaan didasarkan atas harga
pokok yang dikeluarkan khusus untuk barang-barang yang bersangkutan.
Metode ini dalam praktek, hanya cocok untuk barang-barang yang
jumlahnya tidak banyak dan nilai persatuannya tinggi, seperti misalnya mobil bekas dan lukisan. PSAK 14 mengatur bahwa persediaan barang
yang lazimnya tidak bisa digantikan atau barang yang dibuat dan
dipisahkan untuk proyek khusus harus diperhitungkan menggunakan
metode identifikasi khusus. Kelemahan metode ini ialah memungkinkan
perusahaan memanipulasi laba bersih.
2. Rata-rata tertimbang ( Average )
Metode penetapan harga pokok persediaan dimana dianggap bahwa
harga pokok rata-rata dari barang yang tersedia dijual akan digunakan
untuk menilai harga pokok yang dijual dan yang terdapat dalam
persediaan. Metode biaya ini memberikan hasil pertengahan antara FIFO
dan LIFO, baik untuk pengukuran persediaan maupun perhitungan
pendapatan. Metode ini mudah diterapkan, objektif, dan tidak dapat
dimanfaatkan untuk memanipulasi laba seperti halnya beberapa metode
3. FIFO ( First In First Out )
Metode penetapan harga pokok persediaan yang didasarkan atas
anggapan bahwa barang-barang terlebih dahulu dibeli akan merupakan
barang yang dijual pertama kali. Dalam metode ini persediaan akhir dinilai
dengan harga pokok pembelian yang paling akhir.Kelebihan FIFO adalah
bahwa persediaan dalam laporan posisi keuangan akan disajikan pada
biaya kini. Kelemahan mendasar FIFO bahwa harga lama di berikan untuk
Harga Pokok Penjualan yang kemudian dicocokan dengan pendapatan
penjualan pada harga kini.
4. LIFO ( Last In Last Out )
Metode ini kebalikan dari metode FIFO yang mengasumsikan
bahwa penetapan harga pokok persediaan yang didasarkan atas anggapan
bahwa barang-barang yang paling akhir dibeli akan merupakan barang
yang dijual pertama kali. Dalam metdoe ini, persediaan akhir akan dinilai
dengan harga pembelian yang terdahulu. LIFO lebih menghasilkan
kecocokan dan pengukuran pendapatan karena biaya paling terakhir
dicocokan dengan pendapatan kini. Namun, bila jumlah persediaan dikurangi, penggunaan LIFO menimbulkan penyimpangan hasil operasi
karena sebagian dari harga pokok penjualan didasarkan pada biaya yang
telah kadaluarsa. Selain itu, persediaan dalam Laporan Posisi Keuangan
dicatat pada biaya yang kadaluarsa, dimana merupakan indikator yang
buruk untuk utilitas persediaan di masa depan.
2.3.6 Prosedur Persediaan Barang Dagang
Menurut Chairul (2000:14) Sistem akuntansi pembelian meliputi
prosedur permintaan pembelian, pemesanan barang, dan penerimaan barang
sedangkan sitem akuntansi penjualan meliputi prosedur penawaran dan
pengiriman barang. Berikut akan menjelaskan dokumen, bagian yang terkait
dan bagan alir dari prosedur permintaan pembelian, pemesanan barang, dan
penerimaan barang serta prosedur penawaran dan pengiriman barang:
2.3.6.1Prosedur Permintaan Pembelian
a. Bagian penerimaan dan penyimpanan
Dalam perosedur permintaan pembelian(PP) bagian ini empunyai
tugas menyiapkan permintaan pembelian dan menyerahkan
permintaan pembelian kepada bagian gudang.
b. Bagian gudang
Bertugas meneliti jumlah unit yang diminta dalam permintaan
pembeliaan dan memberikan paraf persetujuan pada PP dan dikirim
kepada bidang pembelian.
c. Bagian pembelian
Bagian ini berfungsi untuk menyetujui PP dan didistribusikan kepada
seksi penerimaan dan penyimpanan serta bagian gudang.
2. Dokumen yang digunakan :
a. Surat permintaan pembelian ialah dokumen merupakan formulir yang
diisi oleh bagian gudang atau fungsi pemakaian barang untuk meminta
fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah
dan mutu seperti yang tertera dalam surat tersebut. Contoh dokumen
permintaan pembelian:
Gambar 2.1 Permintaan Pembelian
Sumber:Chairul(2000)
b. Kartu gudang adalah kartu yang berisi keluar masuknya barang dan
Gambar 2.2 Kartu gudang
Sumber: Chairul(2000)
3. Bagan alir permintaan pembelian:
Gambar 2.3 Bagan Alir Permintaan pembelian
Sumber: Choirul(2000)
2.3.6.2Prosedur Pemesanan barang
1. Bagian yang terkait: a. Bagian pembelian
Dalam prosedur ini bagian pembelian bertugas mencari pemasok
pemasok, menyiapkan order pembelian(OP) dan didistribusikan
kepada pemasok, bagian pembelian dan gudang.
b. Bagian gudang
Menerima order pembelian dan dicocokan dengan permintaan
pembelian, kemudian di arsip.
2. Dokumen yang digunakan:
a. Surat permintaan pembelian ialah dokumen merupakan formulir
yang diisi oleh bagian gudang atau fungsi pemakaian barang untuk
meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan
jenis, jumlah dan mutu seperti yang tertera dalam surat tersebut.
b. Surat permintaan penawaran harga (PPH)digunakan untuk meminta
penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat
berulang kali terjadi, yang menyangkut jumlah rupiah pembelian
yang besar. Contoh surat permintaan penawaran harga sebagai
berikut:
Gambar 2.4 Surat permintaan penawaran harga
Sumber: Choirul(2000)
c. Surat order pembelian (SO) digunakan untuk memesan barang
Gambar 2.5 Surat order pembelian
Sumber: Choirul(2000)
3. Bagan Alir Prosedur Pemesanan Barang
Gambar 2.6 Bagan Alir Prosedur Pemesanan Barang
Sumber: Choirul(2000)
2.3.6.3Prosedur Penerimaan Barang
a. Bagian gudang
Menerima barang dan surat jalan dari pemasok, surat jalan dan
barang dikirim ke seksi penerimaan dan penyimpanan, dan
mencocokan LPB dengan surat jalan.
b. Bagian penerimaan dan penyimpanan
Meneliti surat jalan yang telah diperiksa bagian gudang, menghitung
barang, dan menyiapkan laporan penerimaan barang (LPB) dalam
rangka empat.
c. Bidang pembelian
Mencocokan laporan penerimaan barang(LPB) dan surat jalan
dengan surat order pembelian.
2. Dokumen yang digunakan:
a. Surat jalan(SJ) adalah dokumen yang berfungsi sebagai surat
pengantar atas barang yang tercantum di dalamnya yang ditujukan
kepada customer dari supplier. Contoh surat jalan:
Gambar 2.7 Surat jalan
Sumber: Choirul(2000)
b. Surat order pembelian (SO)digunakan untuk memesan barang
c. Laporan penerimaan barang(LPB) dokumen ini dibuat oleh fungsi
penerimaan untuk menujukan bahwa barang yang diterima dari
pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas
seperti yang tercantum dalam surat order pembelian. Contoh
dokumen:
Gambar 2.8 Laporan Penerimaan Barang
Sumber: Choirul(2000)
Gambar 2.9 Bagan Alir Prosedur Penerimaan Barang
Sumber: Choirul(2000)
2.3.6.4Prosedur Penawaran dan Pengiriman Barang
1. Bagian yang terkait
a. Bagian penjualan
Mengirim penawaran barang dengan formulir penawaran penjualan
barang (PPB), menyiapkan surat jalan(SJ)
b. Bagian pengiriman
Mengambil barang ke gudang berdasarkan surat jalan, mengirim
barang ke pelanggan, meminta paraf SJ lalu mendistribusikan ke
pelanggan, bidang penjualan dan bagian pengiriman sebagai arsip.
c. Bagian gudang
Membandingkan surat jalan dengan kartu gudang
d. Bagian penerimaan dan penyimpanan
Mengeluarkan barang sesuai dengan surat jalan yang telah diperiksa
oleh bagian gudang.
Menerima SJ dan mencocokan dengan PBB(order pembelian dari
pelanggan).
2. Dokumen yang digunakan:
a. Formulir penawaran penjualan barang(PBB) formulir ini menjadi
media untuk menawarkan barang dagang, sekaligus berfungsi sebagi
kontrak penjual bila mendapat pelanggan. Contoh Formulir
Penawaran penjualan barang:
Gambar 2.10 Penawaran penjualan barang
Sumber: Choirul(2000)
b. Surat Jalan(SJ) dokumen yang berfungsi sebagai surat pengantar
atas barang yang tercantum di dalamnya yang ditujukan kepada
customer.
c. Kartu barang ini diselenggarakan oleh bagian penerimaan dan
penyimpanan, kartu ini ditempel pada tempat penyimpanan barang.
Gambar 2.11 Kartu Barang
Sumber: Choirul(2000)
d. Kartu gudang ini berisi tentang data kuantitas persediaan yang ada
digudang dan berfungsi untuk mencatat mutasi persediaan barang
dalam gudang.
d. Surat order pembelian (SO)digunakan untuk memesan barang
kepada pemasok yang dipilih.
Gambar 2.12 Bagan Alir Prosedur penawaran dan pengiriman barang
Sumber: Choirul(2000)
2.4 Enterprise Resource Planning (ERP)
Menurut Romney (2015:41) ERP (Enterprise Resource Planning)
adalah sebuah sistem yang mengintegrasikan semua aspek aktivitas
organisasi seperti akuntansi, keuangan, pemasaran, sumber daya manusia,
manufaktur, manajemen persediaan kedalam satu system. System ERP
memfasilitasi arus informasi antara berbagai fungsi bisnis perusahaan dan
Secara umum ERP (Enterprise Resource Planning) itu sendiri dapat
diartikan sebagai :
1. Sebuah sistem informasi yang mengkoordinasikan seluruh sumber daya,
informasi dan aktifitas perusahaan.
2. Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sebuah sistem informasi
perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya,
informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap.
3. ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan
fungsi perusahaan ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani
semua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD,
produksi atau keuangan.
ERP atau Enterprise Resource Planning memiliki beberapa kelebihan,
diantaranya :
1. Integrasi antara area fungsional yang berbeda untuk meyakinkan
komunikasi, produktifitas dan efisiensi yang tepat
2. Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment/pemenuhan.
3. Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang kompleks
4. Pelacakan 3 cara yang bersesuaian antara pemesanan pembelian,
penerimaan inventori, dan pembiayaan
Selain memiliki kelebihan, ERP juga memiliki kelemahan :
1. Sistem ERP sangat mahal.
2. Jumlah waktu yang di minta dapat menghabiskan berberapa tahun untuk
memilih dan mengimplementasikan system ERP secara penuh.
3. Sistem dapat terlalu kompleks. Hal ini berasal dari integrasi berbagai
BAB III PEMBAHASAN
3.1 Gambaran Umum PT Jepe Press Media Utama Surabaya 3.1.1 Sejarah Singkat
Gambar 3.1 Kantor PT Jepe Press Media Utama Surabaya
Sumber: PT JP Press Mesia Utama Surabaya (2016)
PT. Jepe Press Media Utama atau sering dikenal dengan nama JP
Book terletak di wilayah Surabaya Selatan tepatnya di Jl. Karah Agung No.45
Jambangan, Surabaya Jawa Timur. PT. Jepe Press Media Utama sekarang
adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang Penerbitan dan perdagangan
buku yang didirikan pada tanggal 14 April 2004. Perusahaan ini merupakan
anak perusahaan dari PT. TMG (Temprina Media Grafika) yang bergerak
dalam bidang percetak dan juga masih merupakan JAWA POS Group.
Awalnya PT.TMG bergabung satu gedung dengan PT Jepe Press Media
Utama, tetapi pada tahun 2013 PT.TMG pindah ke Sumengko Gresik
sedangkan PT. Jepe Press Media Utama tetap di Karah Agung.
Dari Awal berdirinya PT. Jepe Press Media Utama hanya berfokus
pada bidang penerbitan saja, buku pertama yang diterbitkan yaitu berjudul
bergerak dalam penjualan buku retail. Dengan perkembangan usaha dari
tahun ke tahun PT. Jepe Press Media Utama mulai mengikuti proyek yang
diadakan Kementrian pendidikan dan tahun 2008 merupakan proyek terbesar.
Proyek tahun 2008 berfokus pada buku BSE dan buku DAK (Dana Alokasi
Khusus) dan tahun 2014 perusahaan ini mengikuti proyek Buku K13.
Perusahaan ini mempunyai cabang diberbagai Kota yaitu di Nganjuk,
Malang, Jember, Solo, Bekasi dan Lombok dan juga mempunyai toko buku
di Kota Surabaya, Sidoarjo, Bekasi, Mojokerto, Gresik, dan Banyuwangi.
3.1.2 Visi dan Misi
Perusahaan biasanya mempunyai visi dan misi sebagai suatu pedoman
untuk menjalani tugasnya secara jangka pendek dan jangka panjang agar visi
dan misi tercapai dengan baik. PT. JP Press Surabaya mempunyai visi dan
misi yaitu:
Visi:
“Menjadi salah satu Penerbit buku yang besar di Indonesia dan ikut
mencerdaskan bangsa khususnya dalam menunjang pendidikan nasional”
Misi:
1. Ilmu pengetahuan sebagai modal dasar kembangkan mutu secara
berkesinambungan
2. Inovasi terus menerus dalam memperbaiki kualitas
3. Fokus pada kepuasan pelanggan
4. Setia, jujur, dan tanggungjawab.
3.1.3 Struktur Organisasi
Berikut ini adalah struktur organisasi PT Jepe Press Media Utama
Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. Jepe Press Media Utama Surabaya
Sumber: PT. JP Press Mesia Utama Surabaya (2016)
Adapun penjelasan mengenai tugas dari masing-masing jabatan adalah
sebagai berikut :
1. Direktur Utama
a. Memimpin perusahaan dengan membuat kebijakan-kebijakan
perusahaan
b. Mengkoordinasikan dan mengawasi semua kegiatan di perusahaan,
mulai bidang administrasi, kepegawaian hingga pengadaan barang
c. Bertindak sebagai perwakilan perusahaan dalam hubungannya dengan
dunia luar perusahaan
2. Direktur Pemasaran
a. Merencanakan, mengarahkan dan mengawasi seluruh kegiatan
pemasaran perusahaan.
b. Menentukan perencanaan anggaran, agar anggaran dapat sesuai
dengan perencanaan pemasaran.
3. Manager Pemasaran
a. Manajer pemasaran bertanggung-jawab terhadap manajemen bagian
pemasaran
b. Manajer pemasaran bertanggung-jawab terhadap perolehan hasil
c. Manajer pemasaran membina bagian pemasaran dan membimbing
seluruh karyawan dibagian pemasaran
d. Manajer pemasaran membuat laporan pemasaran kepada direktur
Pemasaran.
4. Karu marketing
a. Bertanggungjawab atas kegiatan pemasaran
b. Menerima dan memahami setiap keluhan pelanggan. 5. Karu gudang
a. Bertanggung jawab atas penyimpanan barang/persediaan
b. Mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada digudang kepada bagian pembelian.
c. Mengawasi dan melakukan pencatatan atas masuk dan keluarnya barang
d. Melakukan stock opname untuk mencocokkan catatan di kartu persediaan dengan barang yang ada di gudang.
6. Karu Keuangan
a. Melakukan analisis terhadap laporan keuangan dan laporan akuntansi
manajemen perusanaan.
b. Melaksanakan pengendalian dan pengawasan bidang keuangan sesuai dengan target yang ditentukan.
c. Mengkoordinasikan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran
Perusahaan (RKAP).
d. Mengevaluasi dan menyampaikan laporan keuangan (neraca, laporan
laba / rugi, laporan arus kas) yang auditable secara berkala beserta
perinciannya (bulanan, triwulan maupun akhir tahun) sesuai
dengankebijakan akuntansi Direksi.
7. Pembelian
a. Melakukan penawaran harga dan mementukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang
b. Mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih 8. Akuntansi
b. Memeriksa kebenaran penulisan dan perhitungan kwitansi.
9. Kasir
a. Bertanggung jawab atas pencatatan transaksi yang berkaitan dengan
pemasukan dan pengeluaran kas, baik kas di tangan maupun kas di
bank
b. Membuat cek dan meminta otorisasi atas cek kepada Direktur Utama
atas pengeluaran kas bank
c. Kasir membuat bukti setor bank dan menyetorkan kas tersebut ke
bank.
10. Piutang
a. Memeriksa nomor seri faktur penjualan
b. Mencatat berkurangnya piutang di transaksi pelunasan piutang. 11. Penagihan
a. Melakukan penagihan yang telah jatuh tempo
b. Melakukan faktur penjualan kartu kredit.
12. Kadiv redaksi
a. Bertanggungjawab terhadap isi redaksi penerbitan dan kualitas produk penerbitan
b. Memberikan arahan kepada semua tim redaksi tentang berita yang
akan dimuat pada setiap edisi.
13. HRD
a. Melaksanakan mutasi pegawai
b. Mengawasi pegawai apakah telah melakukan pekerjaannya sesuai
dengan tugasnya
c. Mengadakan perekrutan pegawai baru,memberi petunjuk kepada
pegawai untuk dapat mengkontribusikan kemampuan yang ada pada
perusahaan.
14. IT
a. Merawat software/hardware/komputer yang ada di perusahaan
b. Melakukan perbaikan jika ada yang rusak, memastikan semua
hardware dan komputer berfungsi optimal
3.1.4 Aktifitas Bisnis
Aktifitas bisnisnya PT. Jepe Press Media Utama Surabayadalam
melakukan perdagangan meliputi :
a. Penerbitan
Penerbitan merupakan kegiatan utama ketika PT Jepe Press Media
Utama Surabaya berdiri, perusahaan ini sudah bekerja sama dengan
beberapa penulis untuk diterbitkan hasil karyanya. Sebelum buku/hasil
karya penulis tersebut diperdagangkan dilakukan penerbitan terlebih
dahulu, Bagian Redaksi bertugas untuk mengolah isi buku dari cover
hingga halaman paling akhir lalu dicetak dengan nama perusahaan
penerbit yaitu JP Books (Produk/Brand).
b. Perdagangan
PT Jepe Press Media Utama Surabaya melakukan kegiatan usaha
perdagangan buku dari hasil buku yang telah diterbitkan. Perdagangan
buku dilakukan secara retail, selain itu perusahaan ini juga mempunyai
toko buku yaitu di Surabaya dan mempunyai cabang toko diberbagai
kota yaitu Bekasi, Gresik, Sidoarjo, Mojokerto, dan Banyuwangi.
3.1.5 Produk Utama
1. Buku Umum
Buku umum yaitu buku yang dipakai oleh berbagai kalangan atau
umum. Buku ini banyak jenisnya yaitu ada yang berisi motivasi,cerita
percintaan, novel, fabel dan lain-lain.
2. Buku Perpus / DAK
Buku Dana Alokasi Khusus (DAK) adalah buku dari alokasi
Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara kepada
provinsi/kabupaten/kota tertentu sesuai dengan prioritas nasional. Buku
DAK dibedakan menjadi tiga yaitu Pengayaan, Referensi dan Paedah.
Buku Pengayaan yaitu buku tentang pengetahuan umum, Buku Referensi
yaitu seperti kamus dan ensiklopedia, Sedangkan Buku Paedah bisa
