51
4.1.1 Implementasi Basis Data
Database untuk Sistem Informasi Pengarsipan terdiri atas 8 tabel sesuai dengan perancangan basis data yang sudah dijelaskan pada bab terdahulu dengan menggunakan SQL Server 2008.
Gambar 4.1 Desain tabel HakAkses_detail
Tabel HakAkses_detail digunakan sebagai tabel yang menampung role apa saja yang dibutuhkan. Nantinya role ini digunakan untuk menyaring (filter) pengguna
saat login. Isi dari tabel HakAkses_detail yang sudah ditetapkan seperti pada gambar 4.2.
Gambar 4.3 Desain tabel Login_Pengguna
Tabel Login_Pengguna digunakan untuk menampung data pengguna yaitu nama pengguna, kata sandi dan role atau hak akses yang dimiliki.
Gambar 4.4 Desain tabel Profil_Pengguna
Gambar 4.5 Desain tabel Info_Arsip
Tabel Info_Arsip digunakan untuk menampung arsip digital berserta informasi arsip. Infomasi Arsip yang tersimpan pada database seperti pada gambar 4.5.
Gambar 4.6 Desain tabel Aktivitas_Pengguna
transaction) yang berupa kegiatan menambah arsip baru, mengubah atau menghapus arsip.
Gambar 4.7 Desain tabel RecycleBin
Tabel RecycleBin memiliki desain yang sama dengan tabel Info_Arsip karena tabel RecycleBin digunakan sebagai penampung data arsip yang dihapus dari tabel Info_Arsip.
Tabel Kategori_Detail digunakan untuk menampung jenis-jenis kategori Arsip yang terdiri dari kategori dan sub kategori.
Gambar 4.9 Desain table No_Surat
Tabel No_Surat digunakan untuk menampung data pengkodean dosen yang menjabat. Isi dari tabel No_Surat yang sudah ditetapkan seperti pada gambar 4.10.
Gambar 4.10 Data dalam table No_Surat
Data type pada setiap field yang merupakan primary key yaitu uniqueidentifier. Pada column properties bagian table designer >> RowGuid diubah menjadi
Gambar 4.11 Capturecolumn propertiesfield ID_HakAkses
4.1.2 Implementasi UI
Pembuatan aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan menggunakan Microsoft Visual Studio 2010 dengan desain UI sesuai dengan perancangan UI yang sudah dijelaskan pada bab terdahulu.
4.1.2.1FormLogin
Gambar 4.12 Tampilan awal FormLogin
Gambar 4.13 Tampilan FormLogin dengan password dalam bentuk simbol (*)
Gambar 4.14 Tampilan FormLogin saat menampilkan password yang sesungguhnya.
Jika pengguna salah memasukkan username atau password maka akan muncul pesan seperti pada gambar 4.15.
4.1.2.2Menu Utama User
Gambar 4.16 Tampilan AwalMenu Utama untuk User
Jika berhasil melakukan login maka akan tampil form menu utama. Jika user berhasil login maka form menu utama yang akan tampil seperti pada gambar 4.16.
4.1.2.3Menu Utama Admin
Jika admin berhasil login maka form menu utama yang akan tampil seperti pada gambar 4.17 karena perbedaan fitur yang tersedia untuk user atau admin maka tampilan menu utama pada masing masing pengguna berbeda.
Fitur pencarian arsip dapat dilakukan pada tabpage
“Cari dan Lihat arsip” dengan menentukan kriteria pada arsip
yang ingin dicari berdasarkan pada kriteria kriteria yang sudah tersedia. Kriteria-kriteria pencarian arsip yang tersedia pada aplikasi yaitu:
- Nomor surat - Pengirim
- Alama yang dituju/Penerima
- Jenis surat (Surat masuk, surat keluar dan lain-lain) - Kategori arsip
- Subkategori - Kata kunci - Keterangan
- Tanggal pembuatan arsip/surat - Tanggal arsip/surat diterima
Gambar 4.18 Tampilan hasil pencarian arsip
Hasil pencarian akan tampil pada datagridview seperti pada gambar 4.18. Pada gambar menampilkan hasil pencarian arsip berdasarkan pada jenis surat yaitu surat keluar. Selain melakukan pencarian arsip, pada tabpage “Cari dan Lihat
arsip” dapat pula dilakukan edit atau hapus arsip, membuka
file arsip dan memanggil form Arsip_detail dan form preview_arsip.
Pada tabpage “Agenda surat” berfungsi untuk melihat dan mencetak agenda surat/arsip berdasarkan pada beberapa kriteria yang dapat pengguna tentukan. Kriteria yang tersedia yaitu:
- Jenis surat (surat masuk, surat keluar dan lain-lain) - Kategori
- Subkategori
- Tanggal pembuatan arsip/surat - Tanggal arsip/surat diterima
- Tanggal arsip/surat dimasukkan ke sistem/aplikasi
Gambar 4.20 Tampilan tabpage “Pengaturan Arsip”
Gambar 4.21 Tampilan tabpage“Buat Nomor Surat”
Pada tabpage “Buat Nomor Surat” berfungsi untuk membuat nomor surat secara otomatis dengan mengisi beberapa data seperti Nama dan jabatan pengirim, penerima, area penerima (internal/eksternal UKSW), kategori dan subkategori, kata kunci dan keterangan. Apabila Nomor surat benar digunakan maka data data yang sudah diisi akan tersimpan dalam database.
Pada tabpage “Kelola Pengguna” terdiri atas 2 tabpages yaitu tabpage “Aktivitas Pengguna” dan tabpage
“Pengaturan Pengguna”. Pada tabpage “Aktivitas Pengguna”
berfungsi untuk menampilkan aktifitas-aktifitas pengguna yang meliputi aktifitas menambah arsip baru, mengubah atau menghapus arsip. Dalam tabpage ini juga terdapat fitur untuk melihat arsip mana yang pengguna tambahkan, ubah atau hapus dengan cara menekan (klik) pada tombol lihat arsip.
Gambar 4.23 Tampilan tabpage“Pengaturan Pengguna”
Gambar 4.24 Tampilan tabpage“Petunjuk”
Pada tabpage “Petunjuk” berisi tentang penjelasan dan petunjuk Sistem Informasi Pengarsipan.
4.1.2.4Form Arsip_Detail
Gambar 4.25 Tampilan form Arsip_detail
4.1.2.5Form EditKategori
Gambar 4.26 Tampilan form EditKategori
4.1.2.6Form Kategori_detail
Gambar 4.27 Tampilan form Kategori_detail
4.1.2.7Form Account Pengguna
Gambar 4.28 Tampilan formAccount_pengguna
4.1.2.8Form Ubah_KataSandi
Gambar 4.29 Tampilan form Ubah_KataSandi
4.1.2.9FormPreview_Arsip
Gambar 4.30 Tampilan formPreview_Arsip
4.1.2.10Form Profil
Gambar 4.31 Tampilan formPreview_Arsip
Form Profil” berfungsi untuk melihat data pengguna serta memperbaharui data jika diperlukan.
4.2 Pengujian Sistem
Tabel 4.1 Hasil Pengujian Blackbox Testing Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan
No. Poin Pengujian Data Input /
Kondisi Hasil Uji Status
1. Proses Login Username:
Berhasil login
Gagal login dan muncul pemberitahua n
Gagal login, muncul menghapus data arsip
Semua field diisi dengan lengkap
Berhasil disimpan dalam basis data
Data-data arsip diisi lengkap tetapi arsip digital tidak di input
Data-data arsip selain arsip digital tidak diisi lengkap
Berhasil disimpan dalam basis data
3. Proses melakukan pencarian arsip
Isi kriteria yang diinginkan berdasarkan kriteria yang tersedia di sistem kriteria yang dimasukkan
Valid
4. Proses Melihat arsip digital
Pilih Arsip yang ingin dilihat
Berhasil menampilkan arsip digital yang dipilih
5. Proses Melihat detail data arsip
Pilih Arsip yang ingin dilihat
Berhasil menampilkan detail data arsip yang dipilih
Valid
6. Melihat dan mencetak agenda surat/arsip
Isi kriteria yang diinginkan berdasarkan kriteria yang tersedia di sistem
Berhasil menampilkan daftar agenda surat
berdasarkan kriteria yang dimasukan (tampilan dalam bentuk crystal report yang siap dicetak)
Valid
7. Proses menambah, mengubah dan menghapus kategori/ subkategori
Semua field diisi lengkap
Berhasil, data tersimpan pada basis data
Semua field diisi lengkap namun kode atau nama kategori/subkat egori sudah ada nomor surat
Semua field diisi lengkap
Ada field yang kosong/belum diisi
Berhasil membuat nomor surat, data
tersimpan pada basis data aktivitas pengguna
Tampil aktivitas pengguna
10. Proses menambah
Semua field diisi dengan lengkap
Field tidak diisi dengan lengkap.
Berhasil disimpan ke basis data
Gagal disimpan ke basis data dan muncul pemberitahua n
Valid
Valid
11. Proses melihat profil pengguna
Tampil profil pengguna
Valid
12. Proses mengubah kata sandi
Semua field diisi dengan lengkap.
Field tidak diisi dengan lengkap.
Berhasil disimpan ke basis data
Gagal disimpan ke basis data dan muncul pemberitahua n
Valid
13. Proses
memperbaharui profil
Semua field diisi dengan lengkap
Ada beberapa field yang tidak diisi dengan lengkap
Berhasil disimpan dalam basis data
Berhasil disimpan dalam basis data
Valid
Valid
4.3 Analisa Sistem
