Peran Kepemimpinan dan Komunikasi dalam Mengatasi Perubahan
Sistem Pengelolaan Material di PT. Angkasa Citra Sarana
Disusun untuk memenuhi salah satu tugas dari mata kuliah Kepemimpinan dan Perilaku Organisasi
Disusun Oleh:
Catherine Aprimanti Secundina 1506809532
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS INDONESIA
“Saya yang bertandatangan di bawah ini menyatakan bahwa makalah/tugas terlampir adalah murni hasil pekerjaan saya sendiri. Tidak ada pekerjaan orang lain yang saya gunakan tanpa menyebutkan sumbernya. Materi ini tidak/belum pernah disajikan/digunakan sebagai bahan untuk makalah/tugas pada mata ajaran lain kecuali saya menyatakan dengan jelas bahwa saya menggunakannya. Saya memahami bahwa tugas yang saya kumpulkan ini dapat diperbanyak dan atau dikomunikasikan untuk tujuan mendeteksi adanya plagiarisme.”
Nama : Catherine Aprimanti Secundina NPM : 1506809532
Tanda Tangan :
Mata Ajaran : Kepemimpinan dan Perilaku Organisasi
Judul Makalah : Peran Kepemimpinan dan Komunikasi dalam Mengatasi Perubahan Sistem Pengelolaan Material di PT. Angkasa Citra Sarana
Tanggal : 11 Juni 2016
Peran Kepemimpinan dan Komunikasi dalam Mengatasi Perubahan
Sistem Pengelolaan Material di PT. Angkasa Citra Sarana 1
I.
Latar Belakang Masalah
PT. Angkasa Citra Sarana (ACS) merupakan salah satu anak perusahaan dari PT. Garuda Indonesia (Persero) Tbk. yang didirikan untuk memberikan layanan in-flight catering. Katering penerbangan memiliki karakteristik operasional yang berbeda dibandingkan kegiatan katering yang lain, makanan yang disajikan pada ketinggian tertentu dan mengikuti jadwal terbang pesawat tersebut harus tetap ‘fresh’ pada saat tiba di tangan penumpang. Proses penyiapan harus melalui serangkaian aktivitas hygiene dan standar produksi tertentu. Makanan dalam kondisi dingin dikeluarkan dari penyimpanan di catering untuk dibawa ke pesawat, dan dipanaskan lagi di dalam pesawat. Pada saat makanan keluar dari area penyimpanan catering, sudah menjadi makanan yang harus terkonsumsi dan tidak dapat lagi masuk menjadi bagian persediaan. Oleh karenanya bagian pengiriman makanan harus memastikan jumlah yang diperlukan oleh setiap pesawat pada waktu yang telah dijadwalkan.
Dalam kegiatan operasional penyediaan makanan kepada penumpang pesawat Garuda Indonesia seringkali terjadi kelebihan pasokan antara jumlah makanan yang dibawa dari area penyimpanan catering dengan jumlah kebutuhan makanan di pesawat sesuai jumlah penumpang. Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan dalam periode 2 minggu, diketahui jumlah kelebihan makanan dan pemborosan yang terjadi adalah sebagai berikut:
Dari data di atas dapat dilihat bahwa terjadi kelebihan pasokan pada penerbangan baik internasional maupun domestik. Sebagai contoh, pada penerbangan internasional di kelas bisnis jumlah penumpang pada periode 1 – 15 April 2015 adalah 4.029 pax, namun jumlah pax yang keluar dari gudang sebanyak 4.244 pax. Dalam hal ini terjadi kelebihan pasokan sebesar 215 pax. Dari data yang didapatkan selama 2 minggu, total biaya yang menanggung masalah kelebihan pasokan ini cukup besar, yaitu Rp. 267.788.097,-. Hal ini diakibatkan karena data jumlah penumpang pesawat tidak sama dengan data yang disajikan oleh sistem persediaan PT. ACS.
Peran Kepemimpinan dan Komunikasi dalam Mengatasi Perubahan
Sistem Pengelolaan Material di PT. Angkasa Citra Sarana 3
II.
Rumusan Masalah
a. Masalah
Ketidakmampuan pegawai bagian gudang dalam menghadapi perubahan sistem pengelolaan material. Pemakaian sistem informasi terotomasi yang dipergunakan untuk meningkatkan keakuratan data material menghendaki perubahan proses bisnis yang harus dilakukan pegawai bagian gudang. Perubahan yang diharapkan tersebut belum terjadi, pegawai masih nyaman bekerja dengan cara lama yang biasa dilakukan.
b. Permasalahan
dengan baik.
III.
Model Penyelesaian Masalah
Gambar 1. Model Penyelesaian Masalah
A. Komunikasi Organisasi
Saluran komunikasi formal mengikuti alur perintah atau struktur organisasi (Kreitner dan Kinicki, 2010). Pesan-pesan yang dikomunikasikan dalam saluran formal dilihat sebagai hal resmi dan ditransmisikan melalui satu saluran atau lebih dari tiga rute yang berbeda: vertikal; ke atas atau ke bawah, horizontal, dan eksternal. Dalam kasus PT. ACS di atas, manajer yang berada di level atas dalam organisasi memberikan informasi atau pesan terhadap seseorang yang levelnya lebih rendah (atau beberapa tingkatan). Dalam komunikasi ke arah bawah ini, manajer dapat memberikan lima bentuk informasi untuk membantu para karyawan dalam membangun kompetensi menghadapi perubahan sistem pengelolaan material di PT. ACS seperti strategi/tujuan, instruktur kerja, rasio kerja, praktik dan kebijakan organisasi, serta umpan balik mengenai kinerja.
Peran Kepemimpinan dan Komunikasi dalam Mengatasi Perubahan
Sistem Pengelolaan Material di PT. Angkasa Citra Sarana 5 perusahaan secara harafiah dan berbicara terhadap orang-orang dari semua departemen dan bagian secara informal (Kreitner dan Kinicki, 2010). Hal tersebut merupakan cara yang efektif untuk berkomunikasi, karena para pekerja memilih untuk mendapatkan informasi secara langsung dari manajer mereka.
B. Memimpin dan Mengelola
Menurut Stoner, Freeman dan Gilbert (1995), perbedaan manajer dan pemimpin adalah sebagai berikut:
- Manajer membangun dan mengembangkan struktur organisasi, namun pemimpin membangun dan mengembangkan kultur organisasi.
- Manajer merujuk pada alur kepengikutan, pemimpin merajuk pada alur penemuan.
- Manajer mengerjakan sesuatu yang benar, pemimpin mengerjakan sesuatu dengan benar.
- Manajer mengedepankan pemeliharaan dan pengendalian, pemimpin mengembangkan dan menginspirasi kepercayaan.
- Manajer beranjak dengan “disini dan sekarang” dari pencapaian tujuan, pemimpin berfokus pada upaya mengkreasi tentang masa depan yang diinginkan.
- Manajer memelihara level rendah keterlibatan emosional, pemimpin mempunyai empati terhadap orang lain dan memberi perhatian pada setiap peristiwa dan makna tindakan.
- Manajer mengembangkan pikiran dari organisasi, pemimpin belajar dari organisasi
Dalam memimpin para karyawannya, manajer bagian gudang pertama-tama harus merubah terlebih dahulu cara bersikap sebagai seorang pemimpin, bukan sebagai seorang manajer lagi. Dari perbedaan diatas, hal yang dapat disimpulkan dan yang dapat diterapkan oleh manajer bagian gudang PT. ACS adalah sebagai seorang pemimpin (bukan manajer), dibutuhkan kemampuan untuk menginspirasi yang lainnya (para karyawan), memberikan dukungan emosional, dan mencoba untuk membuat para pekerja untuk berlomba pada sasaran yang sama. Sasaran dalam hal ini adalah meminimalisasi total biaya kelebihan pasokan.
IV.
Simpulan
Dari pembahasan masalah di atas dapat disimpulkan:
1. Peran kepemimpinan di PT. ACS belum bisa dikatakan baik dalam membuat para karyawannya mempunyai kompetensi baru dalam hal sistem baru pengelolaan material. Manajer bagian gudang PT. ACS sebaiknya mulai merubah budaya kerja terhadap para karyawannya dengan menjadi seorang pemimpin, bukan manajer. 2. Saluran komunikasi yang bisa diterapkan untuk membantu manajer bagian gudang
adalah saluran informal dan formal. Saluran komunikasi formal dapat dilakukan dengan memberikan 5 informasi yaitu strategi/tujuan, instruktur kerja, rasio kerja, praktik dan kebijakan organisasi, serta umpan balik mengenai kinerja. Sedangkan saluran komunikasi informal yang dapat dilakukan adalah manajemen berkeliling di sekitar.
Peran Kepemimpinan dan Komunikasi dalam Mengatasi Perubahan
Sistem Pengelolaan Material di PT. Angkasa Citra Sarana 7 Kreitner, R., & Kinicki, A. (2010). Organizational Behavior. 9th Ed. New York:
McGraw-Hill.
