Perkembangan dan Perubahan Organisasi. pdf

(1)

Rangkuman Perubahan dan Pengembangan Organisasi – Wiwi Mustika Page 1

BAB 15

PERUBAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI

Manajer harus dapat mengantisipasi perubahan-perubahan dalam lingkungan yang direncanakan di sebuah organisasi atau kelompok kerja.

KEKUATAN-KEKUATAN PENYEBAB PERUBAHAN

Faktor dalam lingkungan internal yang mempengaruhi cara organisasi melaksanakan kegiatan-kegiatannya, juga merupakan kelompok kekuatan lainnya yang menyebabkan timbulnya perubahan.

 Kekuatan-Kekuatan Eksternal

Perubahan organisasi terjadi karena adanya perubahan-perubahan dalam berbagai variabel eksternal, seperti sistem politik, ekonomi, teknologi, pasar dan nilai-nilai. Berbagai kekuatan eksternal, dari kemajuan teknologi sampai kegiatan-kegiatan persaingan dan perubahan pola kehidupan, dapat menekan organisasi untuk mengubah tujuan, struktur dan metoda operasinya.

Pendididikan

Kebudayaan Sosial

Teknologi

Politik Ekonomi

Gambar : Kekuatan-kekuatan perubah eksternal dan internal ORGANISASI

Kekuatan Perubahan Eksternal Kekuatan Perubahan Internal

Kegiatan-Kegiatan Karyawan

Tujuan

Strategi, Kebijaksan

aan

(2)

Rangkuman Perubahan dan Pengembangan Organisasi – Wiwi Mustika Page 2  Kekuatan-Kekuatan Internal

Merupakan hasil dari faktor-faktor seperti tujuan, strategim kebijaksanaan manajerial dari teknologi baru, serta sikap dan perilaku para karyawan. Sikap dan ketidakpuasan karyawan seperti ditunjukkan dalam tingkat perputaran atau pemogokan, dapat menyebabkan berbagai perubahan dalam kebijaksanaan dan praktek manajemen.

Kekuatan-kekuatan eksternal dan internal penyebab perubahan merupakan hasil perubahan-perubahan dalam nilai-nilai dan sikap-sikap yang mempengaruhi orang dalam sistem.

CARA-CARA PENANGANAN PERUBAHAN

Dua pendekatan utama penanganan perubahan organisasi, yaitu :

1. Proses Perubahan Reaktif, dimana manajemen bereaksi atas tanda-tanda bahwa perubahan dibutuhkan, pelaksanaan modifikasi sedikit demi sedikit untuk menangani masalah-masalah tertentu yang timbul.

2. Proses Perubahan yang Direncanakan (Planned Change) disebut sebagai Proses Proaktif, melalui pelaksanaan berbagai investasi waktu dan sumber daya lainnya yang berarti untuk mengubah cara-cara operasi organisasi.

Pendekatan pertama, sederhana dan murah. Manajer memerlukan perencanaan minimal karena dapat dan seharusnya ditangani dengan cara-cara yang cepat dan rutin, dimana manajer memberikan reaksi setelah masalah terjadi pada organisasi perusahaan.

Pendekatan kedua, program perubahan menyangkut kegiatan-kegiatan yang disengaja untuk mengubah status quo meliputi perancangan dan implementasi inovasi struktural, kebijaksanaan atau tujuan baru, atau suatu perubahan dalam filsafat; iklim dan gaya pengoperasian secara sengaja.

 Peranan Pengantar Perubahan

(3)

PENOLAKAN TERHADAP PERUBAHAN

Berbagai reaksi khas karyawan terhadap perubahan adalah sebagai berikut : 1. Orang mungkin menyangkal bahwa perubahan sedang terjadi.

2. Orang mungkin mengabaikan perubahan 3. Orang mungkin menolak perubahan

4. Orang mungkin menerima perubahan dan menyesuaikan diri dengan perubahan tersebut

5. Orang juga mungkin mengantisipasi perubahan dan merencanakannya

Hambatan utama implementasi kebijkasanaan, tujuan atau metoda operasi baru adalah penolakan para anggota organisasi terhadap perubahan (resistance to change). Ada tiga sumber umum penolakan terhadap perubahan :

1. Ketidakpastian tentang akibat dan pengaruh perubahan. Para anggota organisasi mungkin secara psikologik menolak perubahan karena mereka menghindari ketidakpastian.

2. Ketidakpastian untuk melepaskan keuntungan-keuntungan yang ada.

Perubahan yang akan memberikan banyak manfaat bagi organisasi secara keseluruhan, belum tentu akan menguntungkan sekelompok orang atau individu.

3. Pengetahuan akan kelemahan-kelemahan dalam perubahan yang diusulkan. Perbedaan penilaian terhadap situasi memberikan jenis konflik yang diperlukan bagi manajer untuk membuat usulan perubahan menjadi lebih efektif.

 Penanggulangan Penolakan Terhadap Perubahan

Kotter dan Schlesinger mengemukakan enam cara penanggulangan penolakan terhadap perubahan sebagai berikut :

Pendekatan Biasa Digunakan Bila

Kebaikan Kelemahan

1. Pendidikan dan

komunikasi

Ada kekurangan informasi atau ketidaktepatan

Setelah diyakinkan

orang-orang sering akan membantu untuk

(4)

Rangkuman Perubahan dan Pengembangan Organisasi – Wiwi Mustika Page 4 perubahan, dan setiap informasi yang relevan dari mereka akan terintegrasi dalam

Tidak ada pendekatan lain yang dapat

digunakan sebaik pendekatan ini dalam menangani

masalah-merupakan cara yang relatif mudah untuk menghindari penolakan

(5)

Rangkuman Perubahan dan Pengembangan Organisasi – Wiwi Mustika Page 5 6. Paksaan

eksplisit dan implisit

Kecepatan adalah esensial dan para

pengusul perubahan mempunyai kekuasaan

Pendekatan ini cepat dan cepat mengatasi segala jenis penolakan

Dapat

mengandung risiko cukup besar bila orang-orang di biarkan marah

PROSES PENGELOLAAN PERUBAHAN

Proses pengelolaan perubahan harus mencakup dua gagasan dasar bila perubahan adalah mengarah pada efektifitas organisasi yaitu, ada redistribusi kekuasaan dalam struktur organisasi dan redistribusi dihasilkan dari proses perubahan yang bersifat pengembangan.

 Tahap-tahap Proses Perubahan

Tahap 1 : Tekanan dan desakan. Tahap 2 : Intervensi dan reorientansi

Tahap 3 : Diagnosa dan pengenalan masalah

Tahap 4 : Penemuan dan komitmen pada penyelesaian Tahap 5 : Percobaan dan pencarian hasil-hasil

Tahap 6 : Penguatan dan penerimaan

 Pemastian bahwa Perubahan adalah Permanen

Manajer harus dapat memperbaiki hubungan-hubungan struktur - teknologi - karyawan dalam organisasi sekaligus membuat perubahan-perubahan dengan cara dimana perilaku manusiawi yang saling berhubungan diubah secara paling efektif. Ahli sosiologi Kurt Lewin mengemukakan bahwa perubahan keperilakuan yang efektif akan menyangkut tiga kondisi berhubungan yang dialami individu :

1 . Unfreezing, yatiu keadaan dimana orang akan menjadi siap sedia untuk memperoleh atau mempelajari perilaku baru.

(6)

3 .Refreezing, telah terjadi bila orang memandang bahwa pola perilaku

baru yang telah dicobanya selama periode “changing” menjadi bagian

dari orang tersebut.

BERBAGAI PENDEKATAN PERUBAHAN ORGANISASI

Bila manajemen merencanakan suatu perubahan, maka harus memutuskan unsur-unsur apa dalam organisasi yang akan diubah. Pengubahan orang-orang organisasi mencakup pengubahan antara lain : 1. Kebijaksanaan dan prosedur penarikan dan seleksi

2. Kegiatan-kegiatan latihan dan pengembangan 3. Sitem balas jasa

4. Keterampilan-keterampilan kepemimpinan dan komunikasi manajerial 5. Sikap, kepercayaan, peranan atau karakteristik-karakteristik karyawan

lainnya

 Pendekatan Struktural

Menurut Leavitt, pengubahan struktur dapat dibagi menjadi tiga kelompok. Kelompok pertama adalah perubahan-perubahan struktural yang diciptakan melalui aplikasi prinsip-prinsip perancang organisasi klasik. Kelompok kedua adalah pengubahan organisasi melalui desentralisasi, pendekatan ini didasarkan atas gagasan bahwa penciptaan satuan-satuan organisasi yang lebih kecil dan dapat berdiri sendiri akan meningkatkan motivasi para angora satuan-satuan tersebut dan membantu mzereka untuk memusatkan perhatiannya pada kegiatan-kegiatan berprioritas tertinggi. Pendekatan struktural ketiga bermaksud melakukan perbaikan prestasi organisasi melalui aliran kerja dalam organisasi.

 Pendekatan Teknologis

(7)

Rangkuman Perubahan dan Pengembangan Organisasi – Wiwi Mustika Page 7  Pendekatan Orang

Pendekatan teknik maupun struktural bermaksud untuk memperbaiki prestasi kerja organisasi melalui pengubahan situasi kerja yang mengarah pada perbaikan prestasi organisasi. Usaha-usaha untuk mengubah perilaku dan sikap orang dapat diarahkan kepada perseoranga, kelompok, atau organisasi sebagai keseluruhan.

KONSEP PENGEMBANGAN ORGANISASI

Pengembangan Organisasi (PO), atau Organizational Development (OD), dilain pihak tidak dirancang untuk memecahkan masalah-masalah terpisah atau sementara. Pengembangan Organisasi adalah suatu usaha jangka panjang untuk memperbaiki proses-proses pemecahan masalah dan pembaharuan organisasi. Dalam definisi ini, melibatkan proses-proses pemecahan masalah, proses pembaharuan, manajemen kolaboratif, budaya, dan riset kegiatan.

 Teknik-teknik Pengembangan Organisasi

Berikut ini teknik-teknik yang digunakan untuk setiap kelompok sasaran : 1. PO untuk perseorangan. Latihan sensitifitas adalah teknik PO pertama

dan cukup meluas penggunaannya.

2. PO untuk dua / tiga orang. Analisa transaksional memusatkan perhatiannya pada gaya dan isi komunikasi antara orang-orang.

3. PO untuk tim / kelompok. Konsultasi proses membantu memahami dinamika hubungan-hubungan pekerjaan dalam berbagai situasi kelompok atau tim.

Gambar: Model riet kegiatan PO Diagnose

Riset

Perencanaan

(8)

4. PO untuk hubungan-hubungan antar kelompok. Pertemuan konfrontasi membahas masalah, menganalisa, dan merencanakan kegiatan-kegiatan perbaikan.

5. PO untuk organisasi keseluruhan. Teknik survai umpan balik digunakan untuk memperbaiki operasi-operasi organisasi keseluruhan.

 Grid OD

Teknik PO yang lebih dikenal “grid OD”, didasarkan atas kisi-kisi

manajerial. Kisi-kisi manajerial mengidentifikasi berbagai kombinasi perhatian terhadap produksi dan perhatian terhadap orang (karyawan) dan bermaksud meningkatkan perhatian terhadap kedua variabel ini. Enam tahap Program “grid OD” :

Tahap 1 : Latihan

Tahap 2 : Pengembangan tim

Tahap 3 : Pengembangan antar kelompok Tahap 4 : Penetapan tujuan organisasional Tahap 5 : Pencapaian tujuan

Tahap 6 : Stabilisasi

 Berbagai Kondisi bagi Keberhasilan Program-Program PO

French dan Bell mengidentifikasikan sekumpulan kondisi yang diperlukan bagi sukses program PO, yaitu :

1. Pengenalan oleh manajer puncak atau lainnya bahwa organisasi mempunyai berbagai masalah.

2. Penggunaan ahli keperilakuan dari luar organisasi sebagai konsultan. 3. Dukungan dan keterlibatan para manajer tingkat atas.

4. Keterlibatan para pemimpin kelompok kerja. 5. Pencapaian sukses awal dengan usaha PO.

6. Pendidikan bagi para anggota organisasi tentang PO. 7. Penghargaan terhadap kekuatan-kekuatan para manajer. 8. Keterlibatan para manajer departemen personalia.

9. Pengembangan sumber daya PO internal. 10.Manajemen efektif program PO.