I. Pendahuluan
Usaha kecil menengah memiliki peran penting dalam perekonomian bangsa. Berdasarkan riset yang dilakukan oleh ukmcenternetwork.net, UKM member
sumbangan penyerapan tenaga kerja sebesar 96% dengan jumlah perusahaan berskala UKM mencapai 99% dari keseluruhan unit usaha di Indonesia pada 1997—2006. Sebanyak 91% UKM melakukan kegiatan ekspor melalui pihak ketiga eksportir atau pedagang perantara. Hanya 8,8% yang berhubungan langsung dengan pembeli atau importir di luar negeri.
Agar usaha kecil yang dilakukan mampu berkembang menjadi usaha yang lebih besar, dibutuhkan suatu manajemen yang baik. Diperlukan perencanaan dalam setiap kegiatan dalam menjalankan usaha tersebut, ditentukannya tujuan atau sasaran serta strategi untuk menghadapi segala permasalahan baik dalam produksi maupun pemasaran sangat penting untuk menunjang perkembangan bisnis pengusaha kecil. Namun, dalam lapangan, rata – rata pengusaha kecil melakukan aktivitas mereka hanya dengan mengandalkan naluri tanpa perhitungan yang matang. Sebuah bisnis usaha yang tidak melakukan manajemen dengan baik akan mengalami kesulitan untuk dapat bertahan, bahkan berkembang, di dalam dunia yang sarat dengan persaingan.
Untuk mengetahui bagaimana pengusaha kecil melakukan manajemen dalam menjalankan bisnisnya, maka dilakukan wawancara dengan seorang pengusaha kecil di lingkungan sekitar, seperti pedagang kaki lima batagor di lingkungan UGM.
Digunakannya manajemen pedagang batagor kaki lima sebagai objek pengamatan karena pedagang tersebut mewakili usaha kecil yang dilakukan masyarakat. Selain itu, manajemen skala kecil tersebut mewakili penerapan manajemen baik bisnis maupun keuangan skala kecil.
1.1 Perumusan Masalah
Bagaimana manajemen yang diterapkan oleh pedagang batagor dalam menjalankan bisnisnya?
1.2 Tujuan dan Manfaat
Makalah ini disusun untuk menyelesaikan tugas akhir mata kuliah Dasar – dasar Manajemen Semester I Fakultas Pertanian Universitas Gadjah Mada
Makalah ini diharapkan mampu membawa manfaat baik penulis maupun pembaca mengenai manajemen pengusaha kecil
II. Landasan Teori
Manajemen pengelolaan usaha merupakan proses pencapaian tujuan organisasi melalui tahapan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian SDM dan sumber daya lain yang dimiliki oleh usaha bisnis.
2.1 Fungsi Manajemen 2.1.1 Perencanaan (Planning)
rentang waktu pencapaian tujuan organisasi dapat dikelompokkan menjadi: Tujuan jangka panjang
Tujuan yang dibuat untuk jangka waktu yang cuku; lama, biasanya lebih dari 5 tahun dan merupakan panduan suatu organisasi akan berkembang dan menjadi
perusahaan seperti apa.
Tujuan jangka menengah
Tujuan yang lebih cepat waktu pencapaiannya dan biasanya merupakan
penjabaran dari tujuan jangka panjang yang coba akan dicapai pada rentang waktu yang lebih singkat. Periode pelaksanaan biasanya 1 – 5 tahun.
Tujuan jangka pendek
Tujuan yang disusun untuk waktu kurang dari 1 tahun yang berhubungan dengan operasional rutin organisasi.
Setelah menetapkan tujuan organisasi kemudian perlu adanya perencanaa kegiatan yang jelas untuk mencapai tujuan. Adapun tingkatan rencana kegiatan organisasi dapat dibagi dalam tiga tingkatan yaitu:
Rencana strategik
Rencana strategik berisi tentang alokasi sumber daya yang dimiliki organisasi, dan langkah – langkah yang perlu dilakukan untuk dapat mencapai tujuan jangka panjang (strategis) perusahaan. Rencana ini biasanya disusun oleh pinpinan organisasi yang menentukan arah organisasi. Rencana strategis merupakan visi perusahaan dimasa datang yang merupakan tujuan yang akan dicapai dalam jangka panjang.
Rencana taktis
Rencana taktis lebih pendek rentang waktunya dan merupakan penerapan dari rencana strategik yang sudah disusun oleh perusahaan. Perencanaan taktis biasanya melibatkan tingkatan manajemen menengah.
Rencana operasional
Rencana operasional berhubungan dengan kegiatan operasional rutin sehari – hari yang ditujukan untuk memenuhi kebutuhan jangka pendek organisasi (Wasil, 2011).
2.1.2 Pengorganisasian (Organizing) dan pembentukan staff (Staffing)
Pengorganisasian adalah suatu proses memperoleh dan mengatur sumber daya perusahaan baik manusia, modal, dan teknologi untuk dapat secara baik menjalankan rencana yang sudah dibuat dan mencapai tujuan organisasi.
Pembentukan staff merupakan pemilihan dan penempatan sumber daya manusia yang akan melaksanakan rencana kegiatan yang telah disusun sehingga akan dapat berjalan dengan baik dan tepat (Erry, 2009).
2.1.3 Pengarahan (Directing)
Pengarahan adalah fungsi manajemen yang bertujuan untuk memberikan panduan dan panutan kepada karyawan sehingga kegiatan operasional akan berjalan sesuai dengan yang diinginkan oleh organisasi. Pengarahan berkaitan dengan
dan dinamis sehingga karyawan termotivasi untuk bekerja dan mencapai tujuan organisasi (Lestari, 2011).
2.1.4 Pengendalian (Controlling)
Pengendalian merupakan bentuk pengawasan dan kontrol dari manajemen terhadap kegiatan operasional organisasi apakah sudah sesuai dengan rencana yang ditetapkan dan sesuai dengan arah tujuan organisasi. Pengendalian mencegah adanya kegagalan dengan cara mengamati kinerja organisasi secara keseluruhan dan
melakukan evaluasi apabila diperlukan.
Fungsi pengendalian berawal dari penetapan standar penilaian, pengukuran kinerja kegiatan apakah sesuai dengan standar, mengevaluasi hasil kinerja, dan terakhir melakukan koreksi ataupun perbaikan bila diperlukan. Pengendalian mencegah adanya kegagalan dengan cara memonitor kinerja individual, departemen, divisi dan kinerja keseluruhan demi kesuksesan organisasi. Dengan kata lain, fungsi ini berusaha mencegah timbulnya masalah, mendefinisikan masalah jika timbul dan kemudian mencari solusi pemecahan masalah secepat dan seefektif mungkin (Manullang, 2004).
Manajer berdasarkan Hirarki tebagai menjadi tiga.
2.2.1 Manajer Puncak (Top manager)
Klasifikasi ini terdiri dari kelompok kecil eksekutif dan bertanggung jawab atas keseluruhan manajemen organisasi, dan biasa disebut sebagai direktur, presdir, kepala divisi dan sebagainya (Muniya, 2011).
2.2.2 Manajer menengah (Middle manager)
2.2.3. Manajer lini (First line manager)
Manajer ini memiliki tanggung jawab untuk mengawasi kinerja karyawan organisasi dan secara langsung berhubungan dengan karyawan. Manajer lini berhubungan dengan kegiatan operasional rutin dalam organisasi dan memiliki tanggung jawab untuk memastikan bahwa kegiatan organisasi dapat berjalan dengan lancer (Sukriah, 2009).
Manajer berdasarkan fungsinya dibagi menjadi empat, yaitu manajemen keuangan. manajemen pemasaran, manajemen produksi, dan manajemen Sumber Daya Manusia.
2.3 Pengertian Usaha Kecil
III. Metode Kerja
3.1 Lokasi dan Objek Pengamatan
Lokasi pengamatan berada di depan gerbang belakang fakultas pertanian Universitas Gadjah Mada dengan objek pengamatan pedagang batagor kaki lima.
3.2 Metode Pengumpulan Data
Data berasal dari wawancara singkat terhadap seorang pedagang batagor kaki lima yang bekerja dibawah manajemen pengusaha utama.
IV. Hasil dan Pembahasan 4.1 Hasil Pengambilan Data
Untuk mengetahui secara nyata bagaimana seorang pengusaha kecil
melakukan manajemen untuk menjalankan bisnisnya, dilakukan wawancara terhadap seorang pedagang batagor kaki lima yang berada di lingkungan UGM. Pedagang yang diwawancarai, Nudi, merupakan warga Bekasi yang merantau ke Yogyakarta. Ia telah berjualan batagor selama kurang lebih 8 bulan. Nudi bukan merupakan pengusaha batagor yang mendapatkan hasil langsung dari usaha yang dilakukan, melainkan ia hanya disewa menjaga stand batagor oleh pengusaha utama. Pengusaha utama tersebut menyediakan modal berupa bahan mentah pembuatan batagor dan gerobak serta perlengkapan usaha batagor. Namun, ia tidak langsung melakukan usaha secara langsung. Pengusaha utama menyewa beberapa pekerja untuk menjual batagor di beberapa wilayah. Salah satunya adalah di jalan Kaliurang di belakang fakultas pertanian UGM, yaitu lokasi tempat Nudi menjual batagor pada saat wawancara dilakukan.
Ada tiga penjual batagor yang dipekerjakan pengusaha utama batagor. Dilakukan swapping lokasi penjualan antara ketiga pedagang kaki lima tersebut setiap tiga bulan sekali. Lokasi yang digunakan sebagai lokasi penjualan bukan merupakan lokasi bebas penggunaan. Menurut Nudi, lokasi yang digunakannya tersebut menyewa dari sebuah pihak tertentu dengan membayar uang sewa.
Nudi menghabiskan biaya produksi sebesar Rp 600.000,00 untuk pembelian bahan mentah seperti tepung, minyak, saus, tahu, dan bahan pembuat batagor lainnya, serta bahan pendukung produk seperti plastik, dsb. Bahan pendukung proses produksi seperti wajan, garpu, kompor, dsb di pinjamkan oleh pengusaha utama. Bahan mentah dibeli di pagi hari di sebuah agen langganan. Sedangkan pembuatan batagor sendiri dilakukan apabila terdapat pelanggan yang memesan dengan memproduksi beberapa batagor untuk pelanggan berikutnya. Nudi tidak sekaligus mengolah bahan mentah, tetapi memperkirakan kebutuhan agar batagor yang telah matang tidak terbuang. Bahan mentah yang tersedia tidak selalu habis pada satu hari, biasanya Nudi menyimpan sisanya apabila terdapat sisa. Nudi smembatasi waktu kerja dari pukul 7 pagi hingga 5 sore.
Laba yang didapat Nudi tidak menentu, tetapi ia memperkirakan laba yang didapat berkisar antara Rp 100.000,00 hingga Rp 300.000,00 per hari. Laba tersebut telah dipotong biaya produksi Rp 600.000,00. Nudi berjualan setiap hari untuk meningkatkan pendapatan. Ketika hujan, Nudi tetap menjual batagor dengan
ditanya tentang permasalahan, Nudi menjawab bahwa selama ini tidak ada masalah dalam penjualan. Menurutnya banyaknya pelanggan yang datang tidak dapat ditentukan dari hari atau waktu tertentu. Nudi belum pernah membuat catatan keuangan selama menjadi pedagang. Ia juga tidak menyusun target penjualan maupun perencanaan perkembangan bisnis kedepan.
4.2 Pembahasan
Terdapat empat fungsi utama manajemen, yaitu perencenaan (Planning), pengorganisasian (Organizing) dan pembentukan staf (Staffing), pengarahan
(Directing), dan pengendalian (Controlling). Perencanaan merupakan hal fundamental dalam pelaksanaan suatu usaha. Pada persoalan Nudi, Nudi tidak melakukan fungsi perencanaan dengan baik. Hal ini dibuktikan bahwa tidak adanya gambaran kedepan mengenai usaha yang ia lakukan. Tidak adanya rencana jangka panjang tersebut mungkin diakibatkan baru terjunnya Nudi ke dunia bisnis batagor. Selain itu Nudi masih berada di dasar dalam piramida tingkatan management, sehingga belum ada gambaran mengenai masa depan usaha tersebut. Dalam perencanaan jangka pendek, Nudi juga tidak melakukan fungsi tersebut. Nudi tidak pernah mematok harga target pendapatan per hari. Ia hanya bekerja ala kadarnya sesuai waktu bekerja yang ia tentukan. Nudi mungkin saja telah melakukan perencanaan dalam menjalankan usaha. Namun perencanaan tersebut tidak dilakukan secara tertulis, padahal rencana harus selalu dilakukan dan ditulis agar sebuah usaha mempunyai tujuan dan dapat
berkembang sesuai tujuan yang diinginkan.
Nudi merupakan staff dibawah pengusaha utama yang memberikan modal berupa saprodi, sehingga yang melakukan fungsi lengkap pengorganisir atau
pengaturan serta pembentukan staff ialah pengusaha utama batagor yang mempunyai beberapa bawahan untuk memperluas bidang pemasaran. Nudi hanya melakukan kegiatan pengorganisasian atau pengaturan kecil sebagai bentuk dari pemanfaatan modal dan saprodi yang dimiliki. Fungsi pengaturan merupakan fungsi yang penting, karena menentukan sebuah usaha dapat berjalan dengan baik serta berjalan sesuai perencanaan dan tujuan. Sistem organisasi yang dilakukan Nudi serta staff lain dengan pemilik usaha utama adalah berstruktur datar/flat dengan pembagian berdasarkan wilayah atau lokasi tempat penjualan. Berikut adalah gambaran struktur organisasi tersebut.
Dalam struktur organisasai tersebut, Nudi mempunyai tugas (task), wewenang (authority), tuntutan (accountability), dan kapabilitas (capability). Berikut ini adalah uraiannya:
1. Tugas (Task) : menjual batagor
Top
Manajer
Nudi
2. Wewenang (Authority) : melakukan proses produksi dan pemasaran batagor dengan saprodi yang telah
disediakan top manajer
3. Tuntutan (Accountability) : menjual batagor sebanyak – banyaknya dan menghasilkan keuntungan yang banyak 4. Kapabilitas (Capability) : - bagaimana memproduksi batagor agar
memenuhi permintaan pelanggan
- bagaimana menghasilkan produk dengan kuantitas dan kualitas yang baik sesuai permintaan pelanggan
- bagaimana menghadapi tantangan lain sehubungan dengan proses produksi dan pemasaran
Dalam pelaksanaan fungsi organisir, top manajer lah yang paling terlihat perannya, bagaimana pengaturan metode usaha agar menghasilkan keuntungan yang sebesar – besarnya dan memperkecil kerugian bila ada. Yang dilakukan top manajer untuk organisir antara lain seperti melakukan swapping, berpindah lokasi pemasaran, agar tidak ada kecemburuan antara staff akibat perbedaan pelanggan yang diberikan pada masing – masing lokasi, sehingga para staff dapat melakukan produktivitas dengan maksimal.
Fungsi organisir oleh Nudi diwujudkan dalam pemenuhan tugas dan tuntutan yang diberikan top manajer. Pertanyaan bagaimana menghasilkan keuntungan sebesar – besarnya pada lapangan langsung dan kerugian yang mungkin akan terjadi dijawab oleh metode serta pelaksanaan Nudi dalam mengorganisir proses produksi dan penjualan kepada pelanggan secara langsung. Nudi melakukan usaha untuk menimalisir kerugian yang mungkin akan terjadi, seperti membuat batagor atau mengolah bahan mentah hanya sesuai permintaan pelanggan. Jika pun Nudi membuat lebih ketika mengolah bahan mentah menjadi batagor untuk seorang pelanggan, hal tersebut bertujuan untuk mempermudah atau memperlancar proses jual – beli dengan cara menghindari antrean yang tercipta ketika pembeli sedang banyak. Selain itu, untuk menghindari kerugian, bahan mentah, yang tersisa ketika telah mencapai batas waktu menerima pelanggan, di simpan dalam tempat yang bersih dan higenis untuk kemudian digunakan dalam usaha yang selanjutnya.
Dalam upaya mendapatkan keuntungan yang besar, perlu dibuat sebuah laporan keuangan dan perkembangan suatu usah yang telah dilakukan, hal ini dapat membantu seorang pengusaha untuk memperkirakan dan menanggulangi masalah yang dapat membawa kerugian bagi usaha. Dengan laporan keuangan dan perkembangan, seorang pengusaha mampu memperkirakan kapan pelanggan sedang banyak atau kapan sedang sepi pelanggan, sehingga pengusaha tersebut mampu mengantisipasi bahan yang dibawa serta jumlah produk yang harus diproduksi. Namun, Nudi tidak pernah melakukan pencatatan keuangan, ia hanya sekedar melakukan usaha tanpa melakukan peninjauan ulang terhadap kesalahan – kesalahan produksi yang pernah dilakukan. Sehingga, Nudi tidak melakukan fungsi kontrol terhadap usahanya.
keuntungan yang maksimal. Bahan baku untuk pembuatan batagor dibeli dari seorang agen langganan yang memberikan harga lebih murah daripada membeli di pasar.
Nudi menetapkan jam kerjanya sejak pukul 7 pagi hingga pukul 5 sore. Hal ini ia lakukan karena banyak pelanggan pada kisaran waktu tersebut. Ada kalanya Nudi harus menutup usahanya walaupun bahan produksi masih banyak. Hal tersebut kurang efektif, karena masih terdapat kesempatan untuk melakukan usaha dan meningkatkan pendapatan. Namun, penjualan yang terdapat di lokasi tersebut harus steril pada pukul 5 sore, karena akan digunakan oleh pedagang lain. Nudi bisa saja melakukan penjualan di tempat lain, tetapi tidak dilakukan. Tempat yang dapat digunakan untuk berjualan yang dekat dari lokasi awal sangat jauh, dan sangat tidak efektif menurutnya, sehingga ia menyudahi jam kerjanya dan memanfaatkan waktu yang tersisa untuk mempersiapkan penjualan hari esok.
Fungsi pengarahan tidak dilakukan oleh Nudi. Hal ini disebabkan Nudi merupakan staff dengan posisi paling bawah dalam struktur manajemen.
V. Kesimpulan dan Saran 5.1 Kesimpulan
Nudi, pedagang batagor kaki lima, tidak menerapkan keseluruhan fungsi manajemen dengan baik. Ia hanya menerapkan fungsi organisir, dengan fungsi fungsi lainnya yang belum secara signifikan benar, karena sistem manajemen yang ia gunakan dalam segala aspek manajemen, baik manajemen produksi, pemasaran, maupun
keuangan hanya berdasarkan naluri. 5.2 Saran
Perlu adanya perencanaan tertulis serta catatan keuangan dan evaluasi perkembangan usaha yang ditulis setiap hari. Hal ini berguna untuk mendukung perkembangan usaha yang dilakukan. Apabila metode yang digunakan oleh Nudi tidak segera dievaluasi dan diperbaiki, maka usaha yang dilakukan Nudi terancam
bermasalah apabila dikenai suatu permasalahan kritis menyangkut produksi, serta usaha tersebut kurang bisa berkembang dalam jangka waktu yang lama walaupun konsumen melimpah.
Daftar Pustaka
Marbun. 1996. Manajemen Perusahaan Kecil. Jakarta: Pustaka Binaman Presindo.
Manullang. 2004. Dasar – dasar Manajemen. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press. Sumber lain
Alteza, Muniya. 2011. Pengantar Bisnis: Teori dan Aplikasi di Indonesia..
http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/pendidikan/Muniya%20Alteza,%20SE.,M %20Si./Diktat%20Pengantar%20Bisnis.pdf. Diakses pada 6 Januari 2014. Anonim. 2010a. Pertemuan I Konsep Dasar Manajemen.
---. 2010b. hernawanation.files.wordpress.com/2010/10/courseware-pengantar-manajemen-bisnis.pdf. Diakses pada 6 Januari 2014.
Lestari, Veronica Sri, dkk. 2011. Bahan Ajar Dasar - dasar Manajemen.. ml.scribd.com/doc/ 180173950/Veronika-pdf. Diakses pada 4 Januari 2014.
Masitoh.2011. Manajemen Kewirausahaan.
http://file.upi.edu/Direktori/FIP/JUR._KURIKULUM_DAN_TEK._PENDIDIKA
N/194806261980112-MASITOH/Manajemen_Kewirausahaan_2-Dra._Masitoh,_M.Pd..pdf. Diakses pada 3 Januari 2014.
Rudi Elyadi. 2009 .Manajemen Usaha Kecil. digilib.kopertis6.or.id/download.php?id=19. Diakses pada 4 Januari 2014
Sukriah, Erry. 2009. Dasar - Dasar Manajemen.
http://file.upi.edu/Direktori/FPIPS/LAINNYA/ERRY_SUPRIAH/EMA_WK2_D asar-dasar_Manajemen_%5BCompatibility_Mode%5D.pdf. Diakses pada 5 Januari 2014.
Wasil, Muhammad. 2011 .Pengantar Manajemen.
