BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian, Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Secara umum sistem berusaha menmperoleh satu sasaran atau lebih dan
hal itu akan menjadi motivasi untuk system itu sendiri.Seperti halnya pada
perusahaan berusaha mencapai tujuannya agar mendapatkan laba dan membantu
masyarakat, dan ini menjadi motivasi bagi perusahaan dalam menjalankan
kegiatan operasionalnya. Demikian juga dengan system, memiliki tujuan untuk
menghasilkan informasi untukpihak yang membutuhkan guna mengambil
keputusan. Oleh karena itu informasi memiliki nilai ekonomi sepanjang
dapat memberikan kontribusi dalam pengambilan keputusan,tujuan
perusahaan. Agar informasi dapat diolah secara baik, diperlukan suatu
mekanisme, kegiatan yang baik dan cukup. System pengolahan yang dianggap
baik terdiri atas prosedur, metode dan cara serta teknik yang memungkinkan
mengolah data. System pengolahan data tersebut akan melibatkan manusia
sebagai penggerak dan alat sebagai penunjang didalamnya. Penjelasan
mengenai system informasi akuntansi, sebaiknya dijelaskan dahulu
mengenai system, informasi dan akuntansi itu sendiri yang terpisah antara satu
dengan lainnya.
Hall (2001:5): “Sistem adalah sekelompok dua atau lebih
komponen-komponen yang saling berkaitan atau subsistem-subsistem yang bersatu
berpendapat “Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu
dengan lainnya”.
Kedua penulis di atas, dapat ditarik suatu pengertian bahwa system
merupakan suatu konsep dari sub-sub system yang saling berkaitan dan
bersatu, dan yang bertujuan untuk mencapai yang diinginkan perusahaan.
Konsep ini mendorong adanya integrasi juga kombinasi dari berbagai sub
system, sehingga dapat mengefisiensikan proses dengan mengurangi data yang
tidak perlu, penyimpanan, pelaporan dan proses lainnya.
Sedangkan penulis ketiga yaitu Bodnar (2000:1) adalah sebagai berikut
“informasi adalah data yang berguna, yang diolah, sehingga data dijadikan
dasar untuk mengambil keputusan”
Dari defenisi diatas dapat dilihat bahwa informasi itu sangat berperan
penting dalam suatu perusahaan, terutama untuk pengambilan keputusan
ekonomi. Informasi yang berupa dokumen operasional adalah pesanan
penjualan, suatu laporan terstruktur atau pesanan di layar computer.
Sedangkan pengertian akuntansi, yang dimaksud akan penulis Belkaoui
(2000:37) “Akuntansi adalah seni pencatatan, penggolongan dan peringkasan
transaksi dan kejadian yang bersifat keuangan dengan cara yang berdaya
guna dan dalam bentuk satuan uang dan penginterprestasian hal tersebut”
Simamora (2000:4) bahwa “Akuntansi adalah proses pengodentifikasian,
pencatatan dan pengkomunikasian kejadian –kejadian ekonomi suatu organisasi
Menurut penulis yang memberikan arti sistem informasi akuntansi yaitu Steven A.Moscove dalam Baridwan (2002:4) menyatakan “system informasi akuntasi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, menggolongkan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan yang reevan untuk pengambilan keputusan kepada pihak-pihak luar (seperti inspeksi pajak, investor, dan kreditur) dan pihak-pihak dalam (terutama manajemen)”.
System informasi akuntansi menurut penulis Mulyadi (2001:31) “system
informasi akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang
dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang
dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”
System akuntansi disusun berdasarkan input berupa data akuntansi,
sedangkan proses akuntansi yang mengubah data akuntansi menjadi informasi
akuntansi oleh orang-orang yang bertanggung jawab terhadap kegiatan
akuntansi, dengan dibantu berbagai fasilitas dalam bentuk formulir, peralatan
dan metode serta peraturan-peraturan sehingga diperoleh informasi yang
dituangkan dalam laporan akuntansi.
Gambar 1. Siklus Sistem Informasi Akuntansi
Sumber: Nugroho Widjajanto, Sistem Informasi Akuntansi, Erlangga Jakarta, 2001,
System informasi akuntansi sebaiknya memiliki tujuan untuk membantu
pihak internal dan eksternal dalam mengambil keputusan. Menurut Widjajanto
(2001:211) “Tujuan system informasi akuntansi adalah untuk memasok informasi
yang akan dijadikan bahan bagi pengambilan keputusan yang bersifat rutin,
terstruktur dan mudah diantisipasi”.
Penulis Hall (2001:18) terdapat tiga tujuan yang umum bagi semua system, yaitu:
1. Untuk mendukung fungsi kepengurusan (stewardship) manajemen.
Kepengurusan merujuk ke tanggung jawab manajemen untuk mengatur sumber daya perusahaan secara benar. System informasi menyediakan informasi tentang kegunaan sumber daya ke pemakai eksternal melalui internal, pihak manajemen menerima informasi kepengurusan dari berbagai laporan pertanggungjawaban.
2. Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen
System informasi memberikan para manajer informasi yang mereka perlukan untuk melakukan tanggung jawab pengambilan keputusan
3. Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan hari demi hari.
System informasi menyediakan informasi bagi personel operasi untuk membantu mereka melakukan tugas mereka setiap hari dengan efisien dan efektif.
Sesuai uraian di atas diambil kesimpulan bahwa tujuan system informasi
akuntansi adalah untuk menyajikan informasi keuangan bagi pihak internal
dan eksternal sehingga membantu manajemen dalam pengambilan keputusan
sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan suatu perusahaan.
B. Kas
Kas adalah alat tukar yang siap dan memungkinkan manajemen
menjalankankegiatan usaha, bahkan tidak jarang bahwa keberhasilan
perusahaan untuk mempertahankan usahanya tergantung pada kemampuan
perusahaan itu menyediakan uang kas untuk memenuhi kewajiban financial
tepat pada waktunya. Kas juga merupakan aktiva yang sangat berharga karena
dapat ditukarkan dengan aktiva yang lain yang dapat menghasilkan keuntungan
di dalam dalam pertukaran tersebut dan sebaliknya dapat menderita kerugian
dalam pertukaran tersebut atau lain-lainya. Penerimaan dan pengeluaran kas dari
perusahaan akan berlangsung rutin selama perusahaan masih hidup. Aliran kas
masuk bersifat terus menerus, misalnya aliran kas yang berasal dari penjualan
masuk yang bersifat tidak rutin adalah aliran kas yang berasal dari penyertaan
pemilik perusahaan, penjualan saham, penerimaan kredit dari bank, penjualan
aktiva tetap yang tidak terpakai, dan sebagainya. Pengeluaran kas suatu
perusahaan dapat bersifat rutin, misalnya pengeluaran kas untuk pembelian
bahan, pembayaran gaji dan upah karyawan, dan sebagainya. Ada juga kas
keluaryang bersifat tidak rutin seperti : pembayaran bunga, deviden, pajak
penghasilan atas laba, pembayaran angsuran hutang, pembelian kembali
saham yang beredar, pembelian aktiva tetap.
Kas yang menurut Soemarso (2005:296) “Kas adalah segala sesuatu (baik
yang berbentuk uang atau bukan)” yang dapat tersedia dengan segera dan
dierima sebagai alat pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya”.Harnanto
(2002:148) “Kas meliputi baik uang tunai (kertas dan logam), cek, wesel, cek
giro bilyet yang ada dalam perusahaan (cash on hand) maupun uang yang
disimpan di bank dalam bentuk kas dan tabungan (cash in bank) yang tidak
dibatasi jumlah dan waktu pengambilannya”
Munawir (2002:103) “Kas dapat berupa uang logam atau uang kertas
yang ada dalam perusahaan (cash on hand) dan simpanan di bank yang
pengambilannya tidak dibatasi baik dalam jumlah maupun waktunya,
misalnya: simpanan giro tabungan serta alat pembayaran lainnya, termasuk
money order, certified check, personal check, dan bank draft”
Menurut IAI dalam buku Standar Akuntansi Keuangan (2004:2.2)
mendefenisikan Kas sebagai berikut “Kas terdiri dari saldo kas (cash on
sifatnya sangat likuid, berjangka waktu pendek dan dengan cepat dapat
dijadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi resiko perubahan
nilai yang signifikan”
Sesuai dengan kutipan di atas, disimpulkan bahwa kas adalah harta
lancar yang meliputi uang logam, uang kertas dan pos-pos lainnya (wesel
bank, cek, giro dan lain-lain) yang dapat dipergunakan sebagai alat tukar dan
mempunyai dasar pengukuran ekonomi.
C. Prosedur dan Sistem Penerimaan Kas
System dan prosedur penerimaan kas di dalam perusahaan perlu
dirancang untuk mencegah terjadinya penyelewengan. Setiap perusahaan
dalam menjalankan usahanya selalu membutuhkan uang kas agar dapat
membiayai kelangsungan hidup perusahaan. Perusahaan harus mencari
sumber-sumber penerimaan kas agar sanggup mengimbangi pengeluaran kas
sehingga ada perimbangan rutin, sumber penerimaan kas dalam perusahaan
dapat berasal dari:
1. Penjualan penjualan investasi jangka panjang, dan aktiva tetap yang
berwujud maupun yang tidak berwujud atau penurunan akiva tidak lancar
yang diimbangi dengan penambahan uang tunai.
2. Adanya emisi saham maupun adanya penambahan modal perusahaan
dalam bentuk kas
3. Surat tanda bukti hutang baik jangka pendekmaupun hutang jangka
panjang seperti : hutang obligasi, hutang hipotik atau hutang jangka
4. Berkurangnya aktiva lancar selain kas yang diimbangi dengan adanya
penerimaan kas. Adanya penurunan piutang karena adanya penerimaan
pembayaran, berkurangnya persediaan barang dagangan karena adanya
penjualan secara tunai. Adanya penurunan surat berharga karena adanya
penjualan.
5. Penerimaan kas dari sewa, dari bunga atau dividen dari investasinya,
sumbangan, atau hadiah manapun adanya pengembalian kelebihan
pembayaran pajak.
Penerimaan kas secara umum di perusahaan adalah dari hasil penjualan,
penagihan piutang. Disamping itu juga terdapat sumber penerimaan kas
lainnya seperti pinjaman dari kreditur, pendapatan dari bunga dan penjualan
aktiva tetap dan lain-lain.
Penulis-penulis memberi penjelasan bahwa system penerimaan adalah :
1. Informasi keuangan pendukung lainnya seperti : nomor rekening
pelanggan, nama pelanggan, nilai cek, yang tersedia pada saat pembayaran
diterima pada penerimaan dokumen, dimana dokumentersebut dipilah-pilah.
Cek tersebut dikirimkan ke kasir pada departemen-departemen penerimaan
kas, dan bukti pembayaran tersebut dikirimkan ke bagian piutang.
2. Selanjutnya cek tersebut diterima oleh kasir dan dilakukan pencatatanpada
jurnal penerimaan kas dan langsung disetorkan ke bank yang sudah
menjadi langganan perusahaan.
3. Bukti pembayaran tersebutyang diterima oleh bagian piutang digunakan
4. Bagian penerimaankas dan bagian piutang mengirimkan ringkasan
informasi tersebut ke bagian buku besar umum. Informasi ini disesuaikan
dan digunakan untuk memperbaharui rekening piutang dan rekening kas.
Tahapan yangpalingkristis di dalampenerimaan kas yaitu pembuatandokumen
bukti penerimaan kas,jikacatatantelahdibuat,maka kastergantungpada
pengendalianakuntansi, yaitusesuai dengan catatan yang telah dibuat, maka
apabilaada kesalahanakan sangat sulit didasari maupun ditemukan,
misaldenganpenjualantunai pada perusahaan tidakeceran. Apakah ada jaminan
bahwa penjualan telah dicatatat secara menyeluruh Sangat mungkin si kasir
mengantongi kas dan memberikan barang kepada pelanggan sementara
transaksinya tidak tercatat.Ini menunjukkan penanganan kas yang tidak
efektif dan efisien, dan memungkinkan terjadinya kerugian pada perusahaan
tersebut. Untuk itu perlu dirancang prosedur dalam organisasi yang memuat
aturan-aturan dan tata cara pemrosesan transaksi. Penulis memberi penjualan
di dalam prosedur penerimaan kas di dalam pelunasan piutang adalah :
1. Uang diterima di dalam bentuk cek dan cek tersebut diterima oleh unit
khusus penerimaan dana pada bagian kesekretariatan.
2. Cek tersebut diterima dan disertai surat pengantar untuk mengenai tujuan
pembayaran bersangkutan
3. Diasumsikan kas diterima dari penagihan piutang, sehingga surat pengantar
pembayaran diteruskan oleh unit penerimaan dan kebagian piutang.
Di dalam prosedur penerimaan kas harus terdapat pemisahan berbagai
1. Fungsi pencatatan yang dilaksanakan oleh unit penerima kiriman, akuntansi
piutang dan akuntansi buku besar.
2. Fungsi penyimpanan atau pengelolaan yang terdiri dari kewenangan untuk
mengesahkandan menyetorkan cek ke bank adalah tanggung jawab kasir.
3. Fungsi pengawasan yang dilaksanakan oleh satuan pengawas intern atau
bagian internal audit perusahaan.
Di dalam diagram arus dokumen prosedur penerimaan kas digambarkan
sebagai berikut:
1. Prosedur Penerimaan Dokumen
Penerimaan dokumen menerima cek dari pelanggan bersama dengan bukti
pembayaran dansaat pembayaran dilaksanakan, pelanggan merobek bagian
bukti pembayaran dan dikembalikan kepada penjual bersama dengan
pembayaran tunai. Manfaatdari dokumen ini terlihat pada perusahaan yang
mempunyai banyak pelanggan dan banyak transaksi penerimaan kas
harian.
2. Departemen Penerimaan Kas
Departemen penerimaan kas menyesuaikan kebenaran dan kelengkapan
antara cek dengan bukti pembayaran. Setelah proses penyesuaian cek
dengan bukti pembayaran, kasir mencatat penerimaan tunai di jurnal
penerimaan. Semua transaksi penerimaan, termasuk penjualan tunai,
penerimaan tunai lainnya, dicatat pada jurnal penerimaan. Untuk
diperhatikan bahwa setiap cek yang diterima dari pelanggan harus dijurnal
3. BagianPiutang
Petugas bagian piutang melakukan proses bukti pembayaran pada rekening
pelanggan pada buku besar pembantu piutang ini tujuannya agar tercipta
internal control piutang.
4. Bagian Buku Besar
Secara berkala, departemen buku besar menerima dokumen jurnal dari
departemen penerimaan tunai dan ringkasan rekening dari departemen
piutang. Petugas melakukan proses posting dari dokumen jurnal ke
rekening piutang dan rekeningkas, mencocokkan rekening piutang dengan
ringkasan buku besar pembantu piutang.
5. Bagian Pengawasan
Secara berkala, misalnya mingguan atau bulanan,petugas pengawasan dari
departemen pengawasan atau karyawan yang tidak terkait dengan prosedur
penerimaan tunaimencocokkan penerimaan tunai dengan membandingkan
dokumena-dokumen seperti salinan dari bukti pembayaran, slip setoran
bank yang diterima dari bank, dokumen jurnal dari departemen
Di dalam prosedur penerimaan kas akan memperlihatkan
masalah-masalah seperti : pengurusan dan pengawasan fisik atas uang kas yang
diterima, serta pengurusan secara administrasi seperti pembuatan bukti asli.
Bukti asli yang dipergunakan dapat berbentuk formulir maupun dokumen.
Menurut penulis Mulyadi (2001:463) dokumen yang digunakan sebagai bukti asli transaksi pada penerimaan kas adalah sebagai berikut :
1. Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan biasanya berupa tembusan bukti kas keluar yang dibuat oleh debitur, yang disertakan dengan cek yang dikirimkan oleh debitur melalui penagih perusahaan atau pos
2. Daftar Surat Pemberitahuan
Daftar surat pemberitahuan merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat olegh fungsi secretariat atau fungsi penagihan. Daftar surat pemberitahuan dikirimkan ke fungsi kas untuk keperluan pembuatan bukti setor dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung buktis setor bank dalam pencatatan penerimaan kas. setelah ditandatangani dan dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank.
4. Kuitansi
Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat olenh perusahaan bagi para debitur yang telah melakukan pembayaran utang mereka.
Untuk memproses akuntansi suatu perusahaan menggunakan catatan
akuntansi untuk di jurnal pada berbagai jurnal yaitu mulai dari jurnal penjualan,
penerimaan kas, jurnal umum, kartu persediaan. Prosedur diatas dapat
disimpulkan sumber-sumber penerimaan kas bagi suatu perusahaan dapat
a. Penerimaan pembayaran piutang dagang
b. Penjualan tunai.
c. Pendapatan lain-lain.
Agar tercipta struktur pengawasan internal, untuk mencegah terjadinya
penyelewengan kas dan meminimalkan kemungkinan terjadinya kehancuran di
dalam perusahaan, maka diadakan system dan prosedur yang melibatkan
beberapa bagian di dalam perusahaan, yang memisahan fungsi dalam menangani
transaksi agar transaksi penerimaan kas tidak terpusat di satu bagian.
D. Prosedur dan Sistem Pengeluaran Kas
Prosedur dan sistem pengeluaran kasmemiliki tujuan untuk menangkal
penyelewengan yang terjadi sehingga meminimalkan kemungkinan terjadinya
penyelewengan. Secara umum pengeluaran uang dalam jumlah yang besar
memalui cek atau giro, dan pengeluaran kas untuk pembayaran yang
jumlahnya kecil melalui uang tunai atau disiapkan kas kecil dalam
perusahaanpenerimaan kas, atau penggunaankas dimanfaatkan untuk
membiayai kelangsungan hidup perusahaan.
Menurut penulis Munawir (1997:159) penggunaan atau pengeluaran kas dapat disebabkan adanya transaksi sebagai berikut:
1. Pembelian saham atau obligasi sebagai investasi jangka pendek maupun jangka panjang serta adanya pembeian aktiva tetap lain
2. Penarikan kembali saham yang beredar maupun adanya pengambilan kas perusahaan oleh pemilik perusahaan
3. Pelunasan atau pembayaran angsuran hutang jangka pendek maupun jangka panjang
4. Pembelian barang dagangan secara tunai, adanya pembayaran biaya operasi meliputi upah, gaji, pembelian, suppliers kantor, pembayaran biaya maupun, premi asuransi advertensi dan adanya persekot-persekot biaya maupun persekot pembelian
Demikian juga penulis Hall (2001:274) bahwa system pengeluaran kas untuk berbagai kebutuhan adalah sebagai berikut:
1. Proses utang dagang mempelajari file utang dagang untuk jatuh tempo setiap item dan mengotorisasi proses pembayaran kas untuk melakukan pembayaran.
2. Proses pembayaran kas menyiapkan dan mendistribusikan cek ke pemasok. Salinan cek-cek tersebut dikembalikan ke utang dagang sebagai bukti bahwa kewajibannya di bayar, dan akun utang dagangnya diperbaharui untuk memindahkan kewajibannya
3. Pada akhir periode, baik proses pengeluaran kas maupun proses utang dagang mengirimkan rangkuman informasi ke buku besar. Informasi ini direkonsiliasi dan dipostkan keakun control kas dan utang dagang.
Prosedur untuk pengeluaran uang kas akan melibatkan beberapa bagian
dalam perusahaan agar transaksi pengeluran kas tidak terpusat pada satu
bagian untuk menciptakan pengendalian kecurangan atau menangkal manipulasi
pengeluaran kas.
Menurut Hall (2001:275) Prosedur pengeluaran kas bagian-bagian yang tersebut adalah bagian:
1. Departemen utang dagang
Proses pengeluaran kas dimulai didepartemen utang dagang. Setiap hari petugas administrasi utang dagang mempelajari file utang voucnher terbuka (atau utang dagang) untuk jatuh tempo setiap item dan mengirimkan voucher dan dokumen pendukung (permintaan pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan dan faktur) ke departemen pengeluaran kas 2. Departemen pengeluaran kas
Petugasadministrasi pengeluaran kas menerima paket voucher dan mempelajari kelengkapan dan akuratan administrasi dokumen tersebut. Untuk setiap pengeluaran petugas administrasi menyiapkan cek yang terdiri atas 3 bagian dan mencatat nomor cek jumlah dollar, nomor voucher dan data penting lainnya dalam register cek juga disebut sebagai jurnal pengeluaran kas. Cek tersebut bersama dengan dokumen pendukung lainnya dikirim ke manajer departemen pengeluaran kas, atau bendahara untuk ditanda tangani. Petugas tersebut menandakan dokumen-dokumen dalam paket voucher sebagai telah dibayar dan mengembalikan mereka ke departemen utang dagang. Akhirnya petugas pengeluaran kas merangkumkan jurnal yang dibuatke register cek dan mengirim voucher jurnal dengan ayat jurnal berikut ke departemen buku besar.
DR CR
Utang dagang XXXX
3. Departemen buku besar
Petugas administrasi buku besar menerima voucher jurnal dari pengeluran kas dan rangkuman akun dari utang dagang. Petugas administrasi buku besar mempostkan keakun control utang dagang dan kas dalam buku besar umum dan rekonsiliasi akun control utang dagang dengan rangkuman buku besar pembantu utang dagang. Tahap ini menyelesaikan prosedur pengeluran kas.
Menurut penulis diatas bahwa pengeluaran kas itu harus didukung oleh bukti asli,
didukung oleh otorisasi atasan sesuai aturan, misalnya sampai jumlah tersebut
siapa yang otorisasi dan sebagainya. Proses dan pengeluaran kas itu sebagian lagi
dengan jumlah yang ada yang harus pakai giro, cek atau kas tunai. Setiap akhir
periode bulan atau tahun harus ada contoh kas pada perusahaan dan bank, dan
yang terakhir setiap pengeluaran kas bukan hanya di dukung bukti asli melainkan
Penulis lain seperti Widjajanto (2001:295) prosedur pengeluran kas memberikan penjelasan seperti dibawah ini :
1. Pengeluaran uang dilakukan dengan menggunakan cek 2. Bank menyampaikan semua cancelled check kepada perusahaan
Dalam prosedur pengeluran kas harus terdapat pemisahan fungsi sehingga tercipta mekanisme saling uji (internal check) sebagai berikut:
1. Fungsi pencatatan yang dilaksanakan oleh unit penerima kiriman akuntansi piutang dan akuntansi buku besar (general ledger)
2. Fungsi penyimpanan atau pengelolaan yang terdiri dari kewenangan untuk mengesahkan (endorsement) dan menyetorkan cek ke bank yang merupakan tanggung jawab kasir.
3. Fungsi pengawasan yang dilaksanakan oleh satuan pengawasan intern
Adapun dokumen-dokumen berhubungan dengan system pengeluran kas
untuk pengamanan adalah sebagai berikut :
a. Evident, dokumen ini berfungsi untuk perintah pengeluaran kas kepada
b. Cek, merupakan alat yang digunakan untuk memerintahkan dan
melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang yang namanya
tercantum dalam cek tersebut.
c. Giro merupakan bentuk pemindah buku bulanan dari satu rekening ke
rekening lain sesuai atas perusahaan.
d. Permintaan cek dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang
memerlukan pengeluran kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti
kas keluar.
Catatan yang digunakan di dalam akuntansi pengeluaran adalah jurnal
pengeluran kas dan register cek. Sesuai uraian diatas dapat disimpulkan bahwa
pengeluran kas ditujukan untuk membayar bermacam-macam transaksi di
dalam suatu perusahaan. Prosedur pengeluran kas dirancang agar tujuan untuk
menerapkan unsur pengendalian dalam kegiatan pengeluaran kas yang juga
melibatkan berbagai bagian dalam perusahaan dengan menggunakan formulir
yang berhubungan dengan transaksi tersebut.
D. Intern Control Kas
1. Pengertian dan prinsip pengendalian intern
Manajemen harus setiap saat melakukan pemeriksaan yang
berkesinambungan dan menganalisa seluruh laporan dan catatan-catatan
tersebut. Audit internpemeriksaaan yang berkesinambungan dan analisa laporan
serta catatan-catatan sering disebut dengan pengendalian intern. Sedangkan
a. Untuk mengamankan harta perusahaan dan sumber-sumber lain dari
kecurangan, pemborosan.
b. Berusaha meningkatkan ketelitian dan juga dipercayainya data akuntansi yang
ada.
c. Mendorong ditaati dan dilaksanakannya kebijakan perusahaan atau
kepatuhan.
d. Menerapkan efisiensi dan efektif terhadap peraturan yang telah diterapkan
Bodnar dan Hopwood (2000:174) : menyatakan “Pengendalian intern
perusahaan terdiri dari kebijakan dan prosedur-prosedur untuk menyediakan
jaminan yang memadai bahwa tujuan-tujuan perusahaan dapat dicapai. Yang
terdiri dari tiga elemet yakni: lingkungan pengendalian, system akuntansi, dan
prosedur-prosedur pengendalian”.
Intern control meliputi kebijakan, praktik, dan prosedur yang digunakan
oleh organisasi agar tercapai tujuan perusahaan, seperti :
a. Menjaga aktivitas perusahaan.
b. Memastikan akurasi catatan.
c. Informasi akuntansi, mempromosikan efisiensidan mengukur kesesuaian
dengan kebijakan ditetapkan oleh manajemen.
Menurut Ikatan Akuntan Indonesia dalam Standar Professional Akuntan
Publik (2001:319.2) “pengendalian intern memiliki 5 komponen yang saling
terkait yakni: lingkungan pengendalian, penafsiran resiko, aktivitas pengendalian,
informasi dan komunikasi dan pemantauan”. Untuk lebih jelasnya maka kelima
standar profesi akuntan publik tersebut penulis uraikan secara satu persatu sebagai
1. Lingkungan pengendalian
Lingkungan pengendalian ini mencakup corak organisasi, mempengaruhi
dasar pengendalian. Lingkungan pengendalian ini merupakan dasar semua
komponen pengendalian intern, menyediakan disiplin dan struktur.
Sedangkan faktor-faktor yang membentuk lingkungan pengendalian adalah :
a. Nilai integritas dan juga etika.
b. Komitmen terhadap kompetensi.
c. Dewan komisaris dan komite audit.
d. Filosopi dan gaya operasi manajemen.
e. Struktur organisasi.
f. Pembagian wewenang dan pembebanan tanggung jawab.
g. Berbagai kebijakan dan praktek sumber daya manusianya.
2. Penafsiran resiko
Penaksiran resiko merupakan identifikasi entitas dan analisis terhadap
resiko yang relevan agar mencapai tujuan, membentuk dasar untuk
menentukanresiko harus diawasi terus-menerus.
3. Aktivitas pengendalian
Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang membantu
agar terjamin arahan manajemen ditetapkan
4. Pemantauan
Pemantauan adalah suatu proses yang menentukan suatu pengendalian intern
5. Informasi dan komunikasi
Fokus utama dari kebijakan dan prosedur ini adalah bahwa transaksi
dilaksanakan dengan cara yang telah ditetapkan sesuai pedoman.
Berdasarkan dari defenisi dan penjelasan diatas, maka dapat dilihat
bahwa pengendalian intern ditekankan pada konsep-konsep dasar yang
dijabarkan oleh dibawah ini :
1. Pengendalian intern merupakan suatu proses seperti rangkaian tindakan yang
bersifat rutin dan menjadi bagian tidak terpisahkan dari infrastruktur
perusahaan.
2. Pengendalian intern dijalankan oleh orang yang berpendidikan,
pengalamanbukan hanya pedoman kebijaksanaan, namun dijalankan, dan
orang dalam perusahaan tersebut.
3. Pengendalian interndapat memberikan keyakinan yang memadai, bukan
keyakinan yang mutlak untuk manajemen dan dewan direksi bagi suatu
perusahaan. Ini disebabkan oleh keterbatasan bawaan yang ada dalam
struktur pengendalian intern dan pertimbangan biaya dan manfaat dalam
pencapaian tujuan pengendalian
4. Pengendalian internuntuk mencapai tujuan yang saling terkait satu seperti :
antara laporan keuangan dan kepatuhan juga operasi perusahaan.
Dengan kemajuan jaman canggih maka penggunaan system manual dan
mekanikal dalam pengolahan data ditinggalkan dan selanjutnya mengarah dalam
penggunaan system elektronik, yakni dengan menggunakan computer dalam
system manual bagian penting dalam system pengendalian intern seperti
diteliti oleh orang lain dan tidak ditemukan orang yang melakukan pekerjaan
dari awal hingga selesai. Dalam system informasi computer pekerjaan yang
sebelumnya dikerjakan oleh beberapa orang dapat dikerjakan oleh satu orang
ditambah mesin elektronik. Pengendalian intern dalam system elektronik adalah
apabila orang yang melakukan pemrosesan data bekerja secara jujur dan
teliti sehingga hasilnya dapat seperti yang diinginkan perusahaan.
Karakteristik pengendalian akuntansi dalam system computer meliputi
berbagai langkah seperti :
a. Ketelitian dan kecepatan pengolahan data dengan computer, lebih sedikit
diperlukan cek silang dalam pengolahan data, terutama data yang
menyangkut pengolahan data akuntansi yang berulang-ulang.
b. Komputer melakukan berbagai pemeriksaan yang semula dilakukan oleh
manusia melalui program computer, sehingga mengurangi pekerjaan
editing dokumen secara visual dan rutin.
c. Sistem computer menitikberatkan pengendalian melalui program computer
sehingga pembagian tanggung jawab fungsional dalam pelaksanaan
transaksi dapat dikurangi secara menyeluruh.
Di dalam standart professional akuntan public pengendalian intern
lingkungan system informasi computer menjadi :
1. Pengendalian umum
Pengendalian umum untuk membuat kerangka pengendalian menyeluruh
atas aktivitas system informasi computerdan memberikan tingkat keyakinan
memadai bahwa tujuan pengendalian intern secara keseluruhan dapat
a. Pengendalian organisasi dan manajemen.
b. Pengendalian terhadap pengembangan dan pemeliharaan system
aplikasi.
c. Pengendalian terhadap operasi system.
d. Pengendalian terhadap perangkat lunak system, pengendalian
terhadap entry data dan program.
2. Pengendalian aplikasi
Untuk menetapkan prosedur pengendalian khusus aplikasi akuntansi untuk
memberikan keyakinan memadai bahwa semua transaksi telah di otorisasi
dicatat, serta diolah seluruhnya dengan cepat dan tepat waktu. Pengedalian
aplikasi meliputi :
a. Pengendalian atas input, pengendalian atas pengolahan data file data
computer.
b. Pengendalian atas output, serta pengendalian input, pengolahan, dan
keluran dalam system online.
Penulis Hartadi (2004:82) memberikan beberapa prinsip dasar suatu
system untuk mencapai tujuan pengendalian akuntansi yaitu : “pemisahan
fungsi, prosedur pemberian wewenang, prosedur dokumentasi, prosedur dan
catatan akuntansi, pengawasan fisik atas aktiva dan catatan akuntansi dan
pemeriksaan intern secara bebas”. Untuk lebih jelasnya kutipan diatas akan
penulis uraikan sebagai berikut :
a. Pemisahana fungsi
Pemisahan fungsimembuat efisiensi pelaksanaan tugas dapat dicapai. Tujuan
atas kesalahan atau ketidak beresan atas kegiatan normal perusahaan
tersebut.
b. Pemberian wewenang
Pemberian wewenang ini untuk menjamin bahwa transaksi telah diotorisir
oleh orang yang berwenang
c. Prosedur dokumentasi
Prosedur dokumentasi penetapan tanggung jawab pelaksanaan dan
pencatatan transaksi. Dimana dokumentasi (dapat membentuk faktur,
voucher, tanda tangan, inisial, dan cap persetujuan) yang layak merjupakan
hal yang penting untuk terciptanya system pengendalian akuntansi yang
efektif
d. Prosedur dan catatan akuntansi
Prosedur dan catatan akuntansi terbagi dua yaitu : dapat diarsipkan atau
dibuat catatan-catatan akuntansi yang teliti secara tepat, data akuntansi
dapat dilaporkan kepada pemakai secara tepat waktu
e. Pengawasan fisik atas aktiva dan catatan akuntansi
Pengawasan fisik ini berhubungan dengan (a) alat keamanan dan ukuran
untuk menyelamatkan aktiva, catatan akuntansi, dan formulir tercetak
yang gagal penggunaannya, (b) penggunaan alat yang mekanis dan
elektronis dalam pelaksanaan dan pencatatan transaksi.
f. Pemeriksaan intern secara bebas
Pemeriksaan intern secara bebas menyangkut perbandingan antara catata n
rekening-rekening control, mengadakan perhitungan kembali gaji karyawan. Ini
bertujuan untuk mengadakan pengawasan kebenaran data di dalam
perusahaan.
2. Pengendalian Intern Kas
Pengendalian intern kas dirancang dengan sempurna agar uang kas dapat
diamankan dari tindakan penyelewengan ataupun kecurangan. Untuk system
penerimaan kas, pada bagian penerimaan dokumen ini titik rawan bagi
pengungkapan kecurangan dalam perusahaan. Orang yang bertugas untuk
membuka dokumen juga mengetahui jalur kas dan jalur untuk mendapatkan
dokumen bukti pembayaran. Kecurangan karyawan akan menggunakan
kesempatan ini untuk mencuri cek dan kas lalu menghilangkan bukti sehingga
tidak meninggalkan bukti transaksi tersebut. Untuk menghindari halitu perlu
dibuat suatu system pengendalian intern kas dalam perusahaan, system
pengendalian intern kas meningkatkan kemungkinan laporan nilai kas menjadi
akurat dan dapat diandalkan oleh pemakai laporan keuangan. Untuk
menghindari kecurangan maka internal control tersebut sebaiknya harus :
a. Terpisah antara penyimpanan dan akuntansi kas
b. Mencatat semua transaksi kas secara teratur
c. Hanya saldo kas minimum yang dibutuhkan di kas kecil
d. Melaksanakan perhitungan atas saldo kas secara mendadak
e. Melakukan rekonsiliasi atas saldo kas buku besar perusahaan dan saldo kas
Adapun karakteristik dasar dari suatu system pengendalian kas sebagai
berikut :
a. Tanggung jawab yang diberikan secara penuh untuk penerimaan kas
perusahaan pada satu orang.
b. Dipisahkan kepemilikan dan pencatatan kuitansi atas pemasukan kas
c. Depositokan setiap penerimaan kas setiap hari
d. Sistem voucher untuk mengontrol pembayaran kas
e. Audit internaltidak beraturan atau mendadak
f. Setiap catatan kas ganda bank dan buku dengan rekonsiliasi yang
ditampilkan oleh seseorang di luar fungsi tersebut.
Kas di rekening bank merupakan salah satu pengendalian intern kas
yang paling baik, karena bank telahmengamankan kas, bank juga
memberikan catatan terperinci mengenai transaksi kas kepada perusahaan.
Untuk dapat menarik manfaat dari alat pengendalian ini, perusahaan harus
menyimpan semua penerimaan kas di dalam rekening bank dan melakukan
pembayaran melalui rekening itu untuk jumlah tersebut kecuali yang relatif
kecil cukup melalui uang tunai.
Rekening bank dari pengendalian kas dan member beberapa keunggulan
rekening bank ini adalah sebagai berikut :
a. Uang kas dilindungi oleh bank
b. Pencatatan kas dilakukan terpisah oleh bank
c. Penanganan kas dari resiko pencurian dan perusahaan
d. Pembeli dan penjual dapat melakukan pembayaran langsung ke bank melalui
e. Bank menyediakan jasa meliputi penerbitan giro, cek, alat investasi, dan
pendapatan bunga, penagihan, pembayaran dan lain-lain.
Rekonsiliasi bank menurut Skoucen dan Stice (2001:381) ialah “suatu
proses yang mengidentifikasi perbedaan antara saldo kas pada buku deposan
dengan saldo kas yang dilaporkan pada laporan bank. Rekonsiliasi memberikan
informasi yang dibutuhkan untuk menyesuaikan saldo buku pada jumlah kas
yang benar”. Rekonsiliasi bank itu untuk mengungkapkan perbedaan
kesalahan atau ketidakberaturan apapun baik di dalam catatan bank maupun
pada catatan perusahaan. Perbedaan jumlah dapat terjadi karena adanya
perbedaan waktu pencatatan dari transaksi tertentu atau berbagai hal seperti
deposit in transit charges. Rekonsiliasi bank dapat dijadikan sebagai alat
pengendalian intern karena memberikan informasi darimana sumber
penerimaan perusahaan dan bagaimana uang tersebut dikeluarkan dan beberapa
saldo setiap saat. Auditor intern dapat juga digunakan sebagai alat pengendalian
intern kas, karena auditor intern bergerak bebas dalam suatu organisasi guna
mempelajari dan menilai kegiatan-kegiatan perusahaan guna memberi
saran-saran kepada manajemen atas temuannya setiap saat.Di dalam sebuah
perusahaan yang pengolahan datanya sudah berbasis computer, pengendalian
intern kas dapat dilakukan dengan cara: pengamanan fisik pengamanan program
data. Pengamanan fisik dapat dilakukan dengan mengunci dan menggunakan
system alarm apabila computer dicuri, menyimpan data pada media
penyimpanan data.
Sedangkan pengamanan program data dapat dilakukan dengan cara
penggunaan arsip yang disembunyikan dan nama arsip rahasia, penggunaan
password dalam mengakses data kas sehingga dapat mengurangi resiko
kemungkinan perubahan program dan anpa izin dan penggunaan prosedur
pengendalian berupa penambahan software agar lebih terjamin.
3. Hubungan pengendalian intern dengan system informasi akuntansi
Sebagaimana telah dijelaskan bahwa pengendalian intern meliputi :
a. Struktur organisasi.
b. Metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga
kekayaan organisasi.
c. Mengecek ketelitian.
d. keandalan data akuntansi, mendorong dipatuhinya kebijakan
manajemen.
Dari pengertian tersebut dapat dilihat betapa kuatnya hubungan yang timbul
antara pengendalian intern dengan system informasi akuntansi khususnya
system informasi akuntansi penerimaan kas dan pengeluran kas. Suatu system
informasi akuntansi yang baik harus mempunyai suatu pengendalian intern
yang handal pula agar saling mendukung.
Pengendalian intern digunakan untuk menjaga kekayaan organisasi
termasuk didalamnya kas. Pengendalian intern yang baik harus dapat
melindungi kas milik perusahaan dari pemborosan, penyelewengan. Dalam
kaitannya dengan pengecekan ketelitian dan keandalan data akuntansi,
pengendalian intern yang baik berupa penggunaan system informasi yang
digunakan oleh system informasi akuntansi kas sebagai input dalam
pemrosesan data akuntansi untuk menghasilkan laporan keuangan, dan laporan
tersebut digunakan oleh para pengambilan keputusan di dalam perusahaan.
Sesuai dengan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengendalian
intern yang baik dan memadai yang dimiliki suatu perusahaan akan
memberikan dampak yang baikterhadap system informasi akuntansi
perusahaan. Dan sebaliknya, pengendalian intern yang buruk akan
mengganggu kinerja system informasi akuntansi perusahaan,pengendalian
intern yang ditetapkan oleh perusahaan pada system informasi akuntansinya
sangat berguna untuk mencegah dan meminimalkan terjadinya penyelewengan
