i
KESEKRETARISAN
Perjalanan Dinas
Disusun Oleh : Kelompok 7
1. Meida Sintia Devi
PAP 14 B
(14080314054)
2. Nur Afiyah
PAP 14 B
(14080314055)
3. Wahyudi Anzhori
PAP 14 B
(14080314056)
4. Diah Bunga Utama
PAP 14 B
(14080314061)
5. Yuana Sri Lestari
PAP 14 B
(14080314062)
6. Octavia Choirun Nissaq
PAP 13 A
(13080314039)
PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
JURUSAN PENDIDIKAN EKONOMI
FAKULTAS EKONOMI
▸ Baca selengkapnya: contoh surat perjalanan dinas sekolah doc
(2)ii
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas petunjuk dan rahmat-Nya penyusun dapat menyelesaikan makalah mengenai “Perjalanan Dinas” dengan baik dan tepat waktu. Makalah ini disusun guna memenuhi tugas Mata Kuliah Kesekretarisan.
Ucapan terima kasih kepada beberapa pihak yang ikut serta membatu menyelesaikan makalah ini.
Semoga dengan membaca makalah ini dapat memberi manfaat bagi kita semua, dalam hal ini dapat menambah wawasan kita mengenai Perjalanan Dinas, khususnya bagi penyusun. Memang makalah ini masih jauh dari sempurna, maka penyusun mengharapkan kritik dan saran dari pembaca demi perbaikan menuju arah yang lebih baik.
Surabaya, 09 April 2015
iii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI ... iii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang... 1
B. Rumusan Masalah ... 1
C. Tujuan ... 1
BAB II PEMBAHASAN ... 2
A. Mendeskripsikan Perjalanan Dinas ... 2
A.1. Pengertian Perjalanan Dinas ... 2
A.2. Macam-Macam Perjalanan Dinas ... 2
A.3. Tata Cara Pelaksanaan Perjalanan Bisnis ... 2
A.4. Persiapan Perjalanan Dinas ... 3
B. Penanganan Perjalanan Dinas ... 19
B.1. Mengatur Jadwal Perjalanan Dinas ... 19
B.2. Membuat Laporan Perjalanan Dinas ... 22
BAB III PENUTUP ... 23
A. Kesimpulan ... 23
1
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Perjalanan dinas pimpinan biasanya dilakukan karena berbagai kepentingan, antara lain karena adanya pelaksanaan pengawasan di kantor cabang atau perusahaan cabang, seminar, diklat, tender, janji perusahaan, perpajakan, kerjasama, menghadiri acara ceremonial, kegiatan sosial dan kegiatan lainnya. Sehubungan dengan perjalanan dinas tersebut, pimpinan tidak perlu mempersiapkan semuanya sendiri karena segala sesuatunya sudah dipersiapkan sekretaris, dan seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan dan keterampilan yang salah satunya adalah pengaturan dan mempersiapkan perjalanan dinas.
B.
Rumusan Masalah
1. Bagaimana deskripsi perjalanan dinas ?
2. Bagaimana melaksanakan penanganan perjalanan dinas ?
C.
Tujuan
Adapun tujuan - tujuan yang dari makalah “Perjalanan Dinas” adalah sebagai berikut : 1) Agar mengerti dan memahami pengertian perjalanan dinas.
2) Agar mengerti dan memahami macam-macam perjalanan dinas. 3) Agar mengerti dan memahami tata cara pelaksanaan perjalanan dinas. 4) Agar mengerti dan memahami rencana perjalanan dinas.
5) Agar mengerti dan memahami dokumen perjalanan dinas.
6) Agar mengerti dan memahami transportasi dan akomodasi perjalanan dinas. 7) Agar mengerti dan memahami daftar perjalanan dinas.
8) Agar mengerti dan memahami pembiayaan perjalanan dinas. 9) Agar mengerti dan memahami jadwal perjalanan dinas. 10) Agar mengerti dan memahami laporan perjalanan dinas.
2
BAB II
PEMBAHASAN
A. Mendeskripsikan Perjalanan Dinas
A.1. Pengertian Perjalanan Dinas
Perjalanan dinas adalah perjalanan ke suatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan oleh perusahaan. Perjalanan dinas dilaksanakan oleh pimpinan berkaitan dengan tugas pekerjaan untuk jangka waktu tertentu.
Pelaksanaan perjalanan dinas berbeda dengan perjalanan biasa. Eseorang yang melaksanakan perjalanan biasa, mempersiapkan sendiri segala sesuatunya, baik dalam menentukan tempat yang di tuju maupun dalam menggunakan dana, dan biasanya keluarga pun ikut serta. Sedangkan perjalanan dinas, biasanya perusahaan yang memutuskan semuanya. Perusahaan yang menentukan tempat tujuan yang akan dikunjungi serta perusahaan yang membayar semua biaya untuk keperluan perjalanan dinas termasuk biaya transportasi, hotel, makan, minum, dan tunjangan lainnya. Dalam perjalanan dinas, keluarga tidak ikut serta, karena perjalanan dinas adalah urusan bisnis semata yang bertujuan meningkatkan prospek bisnis agar lebih cerah dan memperoleh mitra bisnis yang lebih baik, serta untuk mengembangkan dan meningkatkan kegiatan perusahaan.
A.2. Macam-Macam Perjalanan Dinas
Ditinjau dari segi wilayah tujuan, perjalanan dinas dibedakan menjadi dua macam, yaitu: 1. Perjalanan bisnis dalam negeri
a. Perjalanan dinas antarkota dalam satu provinsi. b. Perjalanan dinas antarprovinsi.
2. Perjalanan dinas luar negeri atau perjalanan antarnegara
A.3. Tata Cara Pelaksanaan Perjalanan Bisnis
Ada tiga cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan mempersiapkan segala sesuatu yang berkenaan dengan melakukan perjalanan dinas, yaitu : melalui In House Travelling Department (divisi perjalanan), Travel Bureau (biro perjalanan), atau Administrasi Kantor / sekretaris. Berikut penjelasannya :
1. In House Travelling Department (Divisi Perjalanan)
In House Travelling Department, yaitu divisi/bagian di perusahaan yag khusus menangani perjalanan dinas pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel dimana pimpinan akan menginap, serta mengurus keuangan/pembiayaan selama perjalanan dinas. Meskipun ada divisi perjalanan yang mengurus perjalanan dinas pimpinan, administrasi kantor/sekretaris tetap mempersiapkan dokumen lainnya seperti makalah atau buku referensi yang diperlukan, lalu menyimpannya dalam satu map, dan membuat jadwal perjalanan/daftar acara kegiatan (itinerary) untuk setiap kegiatan perjalanan pimpinan.
3
2. Travel Bureau (Biro Perjalanan)
Saat ini sebagian perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan. Administrasi kantor/sekretaris harus memilih biro perjalanan yang dapat dipercaya. Administrasi kantor/sekretaris bertanggung jawab dalam membuat pengendalian perjalanan (travel checklist) untuk mengurus dokumen yang diperlukan, seperti paspor, visa, fiskal, pembelian tiket, pemesanan hotel yang dikehendaki, sampai dengan pemesanan tempat yang akan dikunjungi untuk suatu kegiatan dalam perjalanan dinas.
3. Administrasi Kantor / Sekretaris
Apabila pimpinan meminta administrasi kantor/sekretaris sendiri yang mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka administrasi kantor/sekretaris harus segera mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan dinas pimpinannya, seperti mempersiapkan semua dokumen perusahaan, mengurus paspor, visa, tiket, dan hotel yang disukai pimpinan. Agar persiapan dan pelaksanaan perjalanan dinas pimpinan dapat dipertanggung jawabkan, seorang administrasi kantor/sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan atau meminta petunjuk/masukan dari staf yang sudah berpengalaman dalam melaksanakan kegiatan perjalanan dinas.
A.4. Persiapan Perjalanan Dinas
Agar perjalanan dinas pimpinan berjalan lancar sesuai dengan yang diharapkan, administrasi kantor/sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan ketika mempersiapkan semua hal yang diperlukan dalam perjalanan dinas. Apabila administrasi kantor/sekretaris kurang berkoordinasi dengan pimpinan, administrasi kantor/sekretaris tentu akan menemui kesulitan untuk mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan. Persiapan perjalanan dinas pimpinan meliputi :
A.4.1. Persiapan Rencana Perjalanan Dinas
Dalam merencanakan perjalanan dinas, administrasi kantor/sekretaris harus segera mengumpulkan informasi perjalanan (travelling information) secara lengkap mengenai peraturan perjalanan dinas diperusahaan tersebut. Informasi yang perlu dikumpulkan tersebut, antara lain :
a. Siapa yang bertanggung jawab dalam perjalann dinas
b. Tujuan utama perjalanan dinas pimpinan. Ada beberapa tujuan perjalanan dinas, yaitu sebagai berikut :
Perjalanan dinas untuk mengikuti tender proyek. Pimpinan harus memahami persyaratan dan mekanisme tender yang diadakan. Hal yang perlu disiapkan adalah proposal Surat Penawaran Harga (SPH) yang berisi pernyataan teknis dan persyaratan administrasi serta Company Profile.
Perjalanan dinas untuk mengikuti pertemuan bisnis dengan maksud mengadakan kerja sama peluang bisnis dengan perusahaan lain. Hal yang perlu disiapkan adalah materi kerja sama yang berisi tujuan kerja sama, bentuk kerja sama, dan mekanisme pembagian keuntunga (profit sharing).
4
Perjalanan dinas untuk mengikuti Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS). Pimpinan harus memahami hak dan kewajiban pemegang saham dan mempersiapkan materi rapat yang sudah diterima oleh para pemegang saham.
Perjalanan dinas untuk melakukan pembukaan kantor/perusahaan cabang. Hal yang perlu disiapkan adalah company profile untuk keperluan pembuatan akta notaris pendirian cabang perusahaan, serta orang yang akan dipersiapkan sebagai pimpinan cabang.
Perjalanan dinas untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan (diklat). Pimpinan harus mempersiapkan buku-buku referendi dan makalah diklat.
Perjalanan dinas untuk mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah maupun ke negara lain. Pimpinan harus dapat merumuskan dengan jelas apa yang menjadi tujuan dan sasaran atas kunjungan tersebut.
c. Waktu atau jadwal yang pasti tentang acara perjalanan dinas yang meliputi keberangkatan, kedatangan, dan persinggahan.
d. Prosedur tentang transportasi dan hotel yang biasa dipakai, apakah pimpinan punya pilihan menggunakan kelas utama atau kelas ekonomi serta jenis hotel yang dikehendaki.
e. Jumlah uang perjalanan yang akan diperoleh oleh seorang pimpinan.
f. Cara pemesanan (reservation) tentang tiket pesawat dan hotel. Ada beberapa informasi yang haris diketahui oleh administrasi kantor/sekretaris tentang tiket, yaitu :
Pembelian tiket
Jika perjalanan dinas pimpinan dilaksanakan oleh administrasi kantor/sekretaris, pembelian tiket dapat langsung dibayarkan di loket airlines (perusahaan maskapai penerbangan), tetapi jika pemesanan dilakukan melalui jasa biro perjalanan, biaya tiket sudah termasuk juga seluruh biaya, termasuk biaya (fee) untuk biro tersebut atau tiket dapat dipesan melalui website dan pembayarannya dilakukan melalui kartu kredit.
Reconfirmation
Reconfirmation (konfirmasi ulang), yaitu proses penegasan kembali atau konfirmasi ulang tentang kapan pimpinan akan berangkat dengan airlines (perusahaan maskapai penerbangan) tersebut.
Shuttle flights
Shuttle flights, yaitu penerbangan pulang pergi dalam satu negara. Penerbangan biasanya dilakukan setiap jam, sehingga tidak perlu membuat reservation (pemesanan). Tiket dapat langsung dibeli di airport (bandara) dengan uang tunai atau dengan kartu kredit, seperti penerbangan dengan tujuan Jakarta – Surabaya atau Jakarta – Batam.
Perubahan pemesanan
Apabila rencana perjalanan dinas mengalami perubahan sebagian atau seluruhnya, maka administrasi kantor/sekretaris harus segera menghubungi pihak airlines untuk menginformasikan adanya perubahan pemesanan.
Open return
Open return, yaitu tiket yang dapat dipakai untuk perjalanan, namun belum diketahui dengan pasti kapan akan kembali. Bila pimpinan telah memutuskan tanggal kembalinya (saat itu beliau dalam perjalanan), pimpinan harus melakukan konfirmasi kepada airlines melalui telepon, sedangkan tiket dapat diurus di bandara pada waktu keberangkatan. Bila airlines yang bersangkutan tidak mempunyai tempat, kemungkinan tiket akan diberikan kepada airlines yang lain.
Redeeming tickets
5 g. Customs regulations (peraturan kepabeanan)
Sebelum bepergian ke luar negeri, administrasi kantor/sekretaris harus mencari tahu tentang peraturan kepabeanan/bea cukai dari negara yang akan dikunjungi pimpinan, seperti barang apa saja yang boleh dibawa serta barang apa saja yang boleh masuk kabin. h. Baggage (bagasi), yaitu ketentuan tentang jumlah barang yang tidak boleh dibawa ke kabin pesawat. Bagasi tidak boleh melebihi ukuran dan berat yang telah ditentukan oleh perusahaan maskapai penerbangan yang bersangkutan. Ketentuan umum batas berat barang (baggage) yang tidak dikenai biaya, antara lain :
Economy class (kelas ekonomi) : 20 kg Bussiness class (kelas bisnis) : 30 kg First class (kelas satu) : 40 kg
Jika barang yang dibawa melebihi dari ketentuan di atas, maka akan dikenakan biaya sesuai dengan kebijakan masing-masing perusahaan maskapai penerbangan.
6
Agar rencana untuk perjalanan dinas mudah dikontrol, maka administrasi kantor/sekretaris harus membuat pengendalian perjalanan untuk setiap kegiatan perjalanan yang disebut travel checklist.
TUJUAN : Jenis kendaraan yang
digunakan :
Maksud Perjalanan Tanggal dan waktu
kembali:
No
. Subjek
Tanggal
dipersiapkan Status Keterangan
1 Vaccination (vaksinasi) internasional/kartu
kesehatan (health certificate)
2 Paspor dan exit permit (izin) dicap dan ditempel di
paspor
3 Visa
4 Tiket Pesawat
5
Trip Fund (uang/dana perjalanan): uang asing, rupiah, travelers cheque (cek), L/C (letter of credit), dan kartu kredit.
7
A.4.2. Persiapan Dokumen Perjalanan Dinas
Dokumen perjalanan dinas adalah suatu bukti tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan bagi pimpinan ketika melakukan perjalanan dinas. Dokumen perjalanan dinas, dapat dikelompokkan menjadi dua macam, yaitu :
a. Dokumen Internal
Dokumen yang diterbitkan oleh perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Dokumen internal meliputi :
1. Surat Tugas
Surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan dan di berikan kepada seorang (bawahan) untuk melakukan pekerjaan tertentu. Surat tugas terdiri dari empat bagian, yaitu sebagai berikut :
8
9
2. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)
Surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau seseorang yang lebih tinggi kedudukannya yang ditujukan kepada seorang (bawahan) untuk melaksanakan perjalanan dinas. Berdasarkan sumber pembiayaan yang digunakan, Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) terbagi menjadi dua, yaitu :
SPPD Rutin, yaitu SPPD yang dibiayai dari sumer anggaran rutin. SPPD rutin diberikan oleh pimpinan/pejabat yang berwenang mengeluarkan anggaran rutin. SPPD rutin diberikan berkaitan dengan tugas-tugas rutin.
SPPD Proyek, yaitu SPPD yang dibiayai dari sumber anggaran pembangunan. SPPD proyek diberikan oleh pimpinan proyek berkaitan dengan pekerjaan proyek.
10
11
b. Dokumen Eksternal
Dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait dan digunakan untuk perjalanan dinas. Jenis dokumen eksternal biasanya berbeda-beda, karea tergantung kebutuhan dan tergantung pada daerah/wilayah mana yang dituju dalam perjalanan dinas serta jenis transportasi yang digunakan. Jenis-jenis dokumen eksternal, antara lain :
Paspor (Passport)
Identitas warga negara yang akan melakukan perjalanan ke luar negeri. Dengan paspor dapat berpergian ke mancanegara tanpa harus dikatakan pendatang gelap.. paspor dapat dipergunakan berkali-kali sepanjang masih berlaku atau masih ada lembar untuk Exit Permit. Apabila lembar exit permit telah habis, perlu untuk mengganti paspor. Masa berlaku paspor adalah lima tahun.
Paspor yang digunakan unutk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh Departemen Luar Negeri, sedangkan paspor untuk umum yang tidak untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh kantor imigrasi setempat.
Dokumen-dokumen yang diperlukan untuk membuat paspor.
Dokumen yang diperlukan untuk mendapatkan paspor, antara lain : Kartu Tanda Penduduk (KTP)
Kartu Keluarga (KK) Ijazah pendidikan terakhir
Surat Keterangan (SK) pengangkatan pegawai, surat keterangan catatan kepolisian (SKCK)
Akta kelahiran
Surat tugas dari instansi terkait Paspor berisi data, antara lain :
Nomor paspor Nama pemegang Jenis kelamin Kewarganegaraan Tempat dan tanggal lahir Tanggal dikeluarkannya paspor Tanggal masa berlaku paspor Kantor yang mengeluarkan paspor Foto diri pemegang paspor
Alamat
Lembar untuk exit permit atau visa Cara mendapatkan paspor
Mengajukan permohonan, mengisi formulir, dan menyerahkan dokumen yang telah disebutkan di atas ke kantor imigrasi setempat.
Waktu untuk mengurus paspor sekitar tiga hari atau sampai dua minggu. Pemegang paspor harus hadir di kantor imigrasi untuk pemotretan dan tanda tangan berkas.
Macam-macam paspor
ada macam-macam paspor, antara lain : Paspor Biasa (normal passport)
12 Paspor Dinas
Paspor yang bersampul warna biru, yaitu paspor untuk pegawai/pejabat pemerintah yang melaksanakan tugas kenegaraan/ perjalanan dinas ke luar negeri. Pengurusan paspor dilakukan di Departemen Luar Negeri dan hanya untuk pejabat pemerintah. Masa berlaku paspor tergantung dari keperluannya, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
Paspor Diplomatik
Paspor yang bersampul warna hitam, yaitu paspor yang digunakan oleh pejabat diplomatik, seperti duta besar atau pejabat-pejabat tertentu kedutaan. Paspor diplomatik dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri dan ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
Paspor Haji
Paspor yang bersampul warna coklat, yaitu paspor khusus untuk orang-orang yang akan menunaikan ibadah haji. Pasppor haji dapat diperoleh di Departemen Agama. Masa berlaku paspor sesuai dengan lamanya melakukan ibadah haji. Paspor haji di tulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris. Namun, sejak tahun 2009 paspor haji telah dihapuskan dan untuk pelaksanaan ibadah haji menggunakan paspor biasa.
Paspor Khusus
Paspor khusus oleh pejabat United Nations (PBB) dan biasanya mendapatkan perlakuan diplomatik. Ada dua amacam paspor khusus, yaitu bersampul warnamerah untuk pejabat tinggi PBB dan bersampul warna biru muda untuk staf PBB.
Dokumen yang setara dengan paspor.
Selain paspor, terdapat beberapa dokumen perjalanan (travel document) yang setara dengan paspor atau diakui sebagai paspor, antara lain :
o Sea Man Book
Dokumen yang digunakan oleh pelaut saat melaut, dengan dilengkapi surat jaminan dari perusahaan pelayaran
o Certificate Of Identity
Dokumen yang digunakan oleh para pengungsi (stateless persons) Visa
Surat izin tinggal di suatu negara untuk periode tertentu. Visa dikeluarkan oleh kedutaan besar atau kantor perwakilan dari negara tujuan (kantor konsulat).
Visa berupa keterangan tertulis di atas selembar formulir, biasanya ditempel pada salah satu halaman paspor. Keterangan dalam visa berbeda-beda, ada visa yang mencantumkan lama ijin tinggal, nomor paspor, single visit, multiple visit, dan ada pula visa yang hanya mencantumkan nomor pemegang paspor. Single visit artinyavisa yang hanya berlaku untuk satu kali kunjungan. Multiple visit artinya berlaku untuk beberapa kali kunjungan dalam jangka waktu tertentu. Apabila pengunjungmelewati bats waktu izin tinggal disuatu negara maka disebut overstay.
a. Macam-macam visa
Jenis visa bermacam-macam, antara lain :
Transit visa, yaitu visa biasa yang diberikan kepada seseorang yang singgah (transit) di suatu kota di suatu negara tertentu, biasanya hanya untuk 1-3 hari, kemudian melanjutkan perjalanan kembali ke negara tujuan.
13
Bussiness visa, yaitu visa untuk para pebisnis yang akan melakukan kunjungan bisnis/urusan dagang ke suatu negara.
Diplomatic visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat kedutaan, konsulat atau perwakilan suatu negara yang patut diberikan penghormatan atas dasar hukum dan pergaulan diplomatik internasional.
Official visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat resmi suatu negara, dalam hubungan internasional sebagai tanda persahabatan kedua negara.
Immigrant visa, yaitu visa yang diberikan kepada para imigran, yakni orang-orang yang mengadakan perjalanan ke suatu negara dan berkeinginan menetap dinegara tersebut.
b. Syarat-syarat untuk mendapatkan visa :
Menunjukkan paspor yang masih berlaku
Mempunyai tanda bukti perizinan memasuki suatu negara berupa kertas yang ditempel atau dicap di paspor (exit permit)
Sudah mempunyai tiket pulang pergi (round trip tickets) ke negara yang akan di kunjungi.
Membawa persiapan uang (travelers funds) untuk menjamin keadaan selama di luar negeri.
Memiliki surat garansi dan surat sponsor dari perusahaan dan dapat memberikan alamat tempat menetap yang akan dikunjungi sebagai alasan keberangkatan ke luar negeri.
Memiliki application form (formulir aplikasi) dan membayar biaya yang telah ditentukan oleh kedutaan atau perwakilan negara yang bersangkutan.
Menyerahkan pas foto berwarna.
c. Surat Keterangan Fiskal
Fiskal adalah biaya pajak yang harus dibayar oleh setiap warga negara Indonesia (WNI) yang akan berangkat ke luar negeri. Surat keterangan fiskal, yaitu surat keterangan pembayaran pajak yang dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Pajak kepada seseorang sebagai wajib pajak yang akan berangkat ke luar negeri, kecuali orang yang di biayai oleh pemerintah.
d. Exit Permit
Exit permit, yaitu bukti dari imigrasi setempat bahwa telah memasuki atau meninggalkan negara yang bersangkutan. Bentuk exit permit adalah berupa lembar kertas yang sudah di stempel oleh kantor imigrasi kemudian di tempel atau dilampirkan pada paspor.
e. Sertifikat Kesehatan (health certificate)/ yellow card
Surat keterangan imunisasi untuk vaksinasi penyakit tertentu. Surat keterangan ini dapat berupa tergantung epidemik penyakit yang menyerang suatu negara tertentu. Yellow card dapat di ambil di rumah sakit yang mempunyai lisensi WHO.
f. Tiket Transportasi
Pertimbangan dalam memilih alat transportasi, antara lain :
Apabila tempat yang dituju dekat atau lama perjalanan kurang dari tiga jam dengan kendaraan darat, sebaiknya tidak menggunkan pesawat terbang tetapi menggunakan kendaraan kota, seperti bus, atau kereta api.
Apabila perjalanan darat lebih dari empat jam, sebaiknya menggunakan pesawat terbang.
Hal-hal yang harus diperiksa dalam pembelian tiket pesawat terbang, yaitu sebagai berikut:
14
Status penerbangan, apakah sudah ada konfirmasi OK atau masih dalam daftar tunggu (waiting list)
Pengaturan tempat duduk (seating arrangement), apakah :
o Window seat (tempat duduk dekat jendela) o Middle seat (tempat duduk di tengah) o Front row (tempat duduk di baris depan)
Status tiket
o Full fares/ endorsable
Tiket pesawat yang tarifnya paling mahal, karena dapat mengganti jadwal penerbangan dan dapat mengganti pesawat (flight) ke airlines (perusahaan maskapai penerbangan) yang lain.
o Nonendorsable
Tarifnya lebih murah dari pada endorsable, dimana dapat mengganti jadwal penerbangan tetapi tidak dapat mengganti pesawat (flight) ke airlines (perusahaan maskapai penerbangan) lain.
g. Voucher Penginapan
Sebelum pimpinan berangkat melaksanakan perjalanan dinas, sebaiknya administrasi kantor/sekretaris harus sudah membeli voucher kamar hotel, biasanya melalui biro perjalanan. Di dalam voucher sudah tercantum nama pemesanan, nama hotel, nomor kamar, tanggal masuk dan tanggal keluar.
A.4.3 Persiapan Transportasi Dan Akomodasi
Untuk kemudahan dan kelancaran selama pelaksanaan perjalanan dinas pimpinan, diperlukan persiapan transportasi dan akomodasi (penginapan) yang matang. Berikut penjelasannya :
a. Persiapan transportasi
Perjalanan dinas menggunakan transportasi darat (mobil dan kereta api) Perjalanan dinas menggunakan mobil
Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan mobil, antara lain :
o Surat-surat, seperti SIM, STNK, Kartu Asuransi, KTP, dan surat-surat lainnya. o Membawa peta dan rute perjalanan yang akan di lalui.
o Memeriksa kondisi mobil sampai layak jalan.
o Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal
kertemuan, mencatat nomor telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra bisnis.
o Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
o Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam
perjalanan dinas.
Perjalanan dinas menggunakan kereta api
Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan kereta api, antara lain :
o Usahakan mendapat tiket kereta api sebelum jadwal penerbangan.
o Dapatkan konfirmasi dari bagian informasi tentang jadwal keberangkatan dan
15
o Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal
kertemuan, mencatat nomor telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra bisnis.
o Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
o Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam
perjalanan dinas.
Perjalanan dinas menggunakan transportasi laut (kapal laut)
Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan kapal laut, antara lain :
o Dapatkan tiket kapal laut sebelum jadwal keberangkatan.
o Konfirmasi kepada petugas, dari pelabuhan mana keberangkatannya.
o Periksa kembali masa berlaku paspor dan visa pimpinan (untuk perjalanan ke
luar negeri).
o Dapatkan mata uang asing dan travelers cheque.
o Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
o Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam
perjalanan dinas.
o Usahakan ada penjemputan di pelabuhan tujuan. o Menyiapkan rencana perjalanan.
Perjalanan dinas menggunakan transportasi udara (pesawat terbang)
Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan pesawat terbang, antara lain :
o Dapatkan tiket pesawat sebelum jadwal keberangkatan.
o Periksa kembali masa berlaku paspor dan visa pimpinan (untuk perjalanan ke
luar negeri).
o Dapatkan mata uang asing dan travelers cheque.
o Pastikan semua barang yang dibawa tidak melebihi berat maksimum yang telah
ditentukan.
o Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
o Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam
perjalanan dinas.
o Usahakan ada penjemputan di bandara tujuan. o Menyiapkan rencana perjalanan.
Hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan transportasi perjalanan dinas, sebagai berikut :
Efisiensi dan efektivitas dalam menentukan jenis transportasi yang digunakan.
Transportasi untuk saat keberangkatan, kepulangan, dan transportasi yang digunakan di lokasi pertemuan bisnis (bila diperlukan).
Menentukan jenis transportasi yang digunakan, seperti memakai kendaraan dinas atau pribadi, memakai kereta api atau rental mobil, memakai biro jasa, ataupun memakai jasa maskapai penerbangan.
Faktor lamanya jangka waktu pertemuan bisnis akan menjadi pertimbangan dalam menentukan jenis kendaraan.
16
b. Persiapan akomodasi
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam persiapan akomodasi, yaitu sebagai berikut :
Pemesanan kamar hotel
Pemesanan kamar hotel dilakukan sehari sebelumnya, bisa melalui telepon, faximile, atau pesan langsung dengan menggunakan KTP untuk memudahkan pengecekan.
Check In
Dilakukan pada saat pemesanan kamar di bagian reservation (pemesanan) dan front office (resepsionis).
Check Out
Pada umumnya hotel menentukan waktu check out sekitar antara pukul 12.00 – 14.00 di hari terakhir menginap. Dalam proses check out resepsionis akan menghubungi bagian-bagian yang ada di hotel untuk mengetahui fasilitas apa saja yang telah di gunakan oleh tamu yang belum dibayar.
Cara pembayaran
Biasanya pembayaran ini hanya untuk biaya kamar. Untuk biaya-biaya lainnya dapat dibayarkan pada saat check out.
Agar dapat menyusun perencanaan akomodasi, sekretaris harus mengetahui hal-hal berikut, yaitu: Lokasi/tempat tujuan perjalanan dinas.
Lamanya perjalanan dinas. Jenis acara perjalanan dinas
Jenis-jenis akomodasi
Hotel
Hotel adalah salah satu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagain atau seluruh bangunan untuk menyediakan jasa pelayanan penginapan, makan dan minum serta jasa lainnya bagi umum, yang dikelola secara komersil.
Jenis-jenis hotel menurut letak bangunannya :
Resort hotel : hotel yang berada dikawasan objek wisata.
City hotel : hotel yang dibangundi wilayah perkotaan, dimana para tamunya sebagian besar melakukan kegiatan usaha/bisnis di wilayah tersebut.
Airport hotel : hotel yang dibangun di dekat bandara, untuk memudahkan para tamu melakukan perjalanan dengan pesawat terbang.
Urban hotel : hotel yang dibangun di pedesaan, agar para tamu dapat menikmati suasana di pedesaan.
Subburb hotel : hotel yang dibangun di pinggir kota atau di kota satelit, dimana para tamu melakukan kegiatan rapat.
Jenis-jenis hotel menurut lama waktu tamu menginap :
Transit hotel : hotel yang digunakan untuk menginap 1-2 hari. Resident hotel : hotel yang digunakan sebagai tempat tinggal
Semi resident hotel : hotel yang digunakan sebagai tempat tinggal sementara. Jenis-jenis hotel menurut penetapan tarif kamar :
American plan : hotel yang merencanakan harga kamar sudah termasuk tiga kali makan.
European plan : hotel yang merencanakan harga kamar tidak termasuk biaya makan. Modified American plan : hotel yang menetapkan harga kamar termasuk biaya dua kali
makan.
17
Bermuda plan: hotel yang menetapkan harga kamar sudah termasuk makan pagi secara american.
Jenis kamar hotel menurut jumlah tempat tidur :
Single bedroom : kamar hotel dengan satu tempat tidur untuk satu orang.
Double bedroom : kamar hotel dengan satu tempat tidur besar untuk dua orang. Twin bedroom : kamar hotel dengan dua tempat tidur untuk dua orang.
Family bedroom : kamar hotel dengan dua atau tiga kamar yang saling berhubungan. Triple bedroom : kamar hotel dilengkapi dengan double beds dan satu single beds atau
bahkan dengan tiga single beds.
Solo used : satu kamar double room atau twin room yang digunakan untuk satu orang. Extra used : satu tempat tidur yang dipakai untuk menambah tempat tidur di suatu
kamar hotel.
Baby cot : tempat tidur mungil khusus disediakan untuk bayi.
Jenis kamar hotel menurut tingkatannya :
Standard room, yaitu kamar hotel dimana perlengkapan dan peralatan hotel terdapat dalam satu ruangan.
Suite room, yaitu kamar hotel yang memisahkan ruang tidur dan ruang tamu.
Presidential suite room, yaitu kamar hotel yang terdiri dari dua kamar tidur, satu ruang tamu, dan dilengkapi dengan meja makan serta dapur kecil.
Jenis hotel menurut jumlah kamar :
Small Hotel : Hotel yang dibangun di daerah dengan angka kunjungan rendah, dengan jumlah kamar maksimal 25 kamar.
Medium Hotel : Hotel yang dibangun di daerah dengan angka kunjungan sedang, dengan jumlah kamar sekitar 29-299 kamar.
Large Hotel : Hotel yang dibangun di daerah dengan angka kunjungan tinggi, dengan jumlah kamar minimun 300 kamar.
Motel, yaitu penginapan yang dilengkapi dengan tempat parkir kendaraan yang terletak di dekat kamar dan biasanya tertutup
Hostel, yaitu bangunan bagi para pejalan muda, penaik sepeda, dan sebagainya dapat tinggal dan makan atau menyediakan makanannya sendiri dengan murah.
Losmen, yaitu rumah penginapan yang hanya menyewakan kamar, dan tamu tidak mendapat fasilitas makan.
Mansion, yaitu rumah besar yang disewakan.
Mess, yaitu penginapan yang biasanya dibangun oleh suatu instansi tertentu dengan biaya sewa yang relatif murah.
Bungalow, yaitu penginapan yang berupa rumah-rumah kecil yang digunakan untuk beristirahat di daerah wisata.
A.4.4. Persiapan Daftar Perjalanan Dinas (Itinerary)
Daftar perjalanan (itinerary) adalah sebuah rencana kegiatan yang akan dilakukan selama perjalanan dinas, yang merupakan kombinasi antara daftar perjalanan dan janji temu/pertemuan.
18
a. Membuat daftar perjalanan dinas.
Daftar perjalanan dinas memuat hal-hal berikut :
Waktu keberangkatan : hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.
Tempat tujuan perjalanan dinas, nama kota atau nama negara untuk perjalanan ke luar negeri.
Jangka waktu perjalanan dinas : jumlah hari/minggu/bulan. Jenis transportasi yang dipakai :
o Transportasi darat, laut, atau udara o Kendaraan dinas/kantor
o Kendaraan pribadi o Kendaraan sewa/rental o Kereta api
Tujuan perjalanan dinas :
o Rapat kerja
o Mengikuti tender proyek
o Kerja sama usaha dengan mitra bisnis o Pembukaan cabang perusahaan yang baru o Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) o Seminar
o Lokakarya
Kapan selesai/tiba kembali :
o Pukul berapa o Hari apa
o Tanggal berapa o Bulan berapa o Tahun berapa
o Jenis transportasi yang dipakai apa
o Datang/tiba dimana : stasiun/bandara/terminal mana
b. Kegunaan daftar perjalanan dinas :
Untuk pimpinan sebagai pedoman dalam melakukan perjalanan dinas.
Untuk wakil pimpinan sebagai petunjuk berapa lama menggantikan pimpinan.
Untuk sekretaris sebagai pedoman dalam menangani administrasi pimpinan selama pimpinan tidak ada di tempat.
A.4.5. Persiapan Pembiayaan Perjalanan Dinas
Membuat rencana anggaran biaya secara rinci yang mencakup jumlah biaya yang telah dikeluarkan oleh perusahaan untuk kepentingan pembiayaan selama perjalanan dinas pimpinan.
a. Jenis-jenis pembiayaan perjalanan dinas pimpinan
Biaya dokumen perjalanan. Misalnya, biaya pengurusan paspor, biaya fiskal dan airport tax, biaya exit permit, dan biaya health certificate.
Biaya trasportasi, meliputi biaya transport pulang pergi, dan biaya transport lokal selama dalam perjalanan dinas.
Biaya akomodasi.
Biaya acara / kontribusi penyelenggaraan acara. Misalnya, biaya seminar, dan biaya pelatihan.
19
Biaya lunsum/perdien, yaitu biaya pengganti selama bekerja di luar perusahaan.
b. Macam-macam alat pembayaran
Uang tunai
Sesuatu yang diterima secara umum sebagai alat tukar dan alat bayar. Travelers Funds (uang dalam bentuk lain)
Uang dalam bentuk lain yang berguna untuk menjamin keamanan pimpinan selama melaksanakan perjalanan dinas. Travelers Funds dapat diperoleh dari bank dan biasanya memiliki wujud sebagai berikut :
o Travelers Cheque, yaitu sejenis cek dengan jumlah nominal yang berbeda-beda,
dengan jumlah nominal yang relatif kecil mulaidari US$ 10, 20, 50, atau 100 dan ditandatangani pada saat pembelian.
o Letter of Credit (L/C), yaitu surat yang digunakan ketika seseorang membutuhkan
dana dalam jumlah besar selama dalam perjalanan, biasanya digunakan untuk pembayaran bisnis dalam jumlah besar.
o Credit card (kartu kredit), yaitu kartu yang diterbitkan suatu bank, dimana bank
penerbit kartu kredit tersebut meminjamkan uang kepada konsumennya. Dapat digunakan untuk pembayaran kredit ataupun ketika memerlukan uang tunai.
B.
Penanganan Perjalanan Dinas
B.1. Mengatur Jadwal Perjalanan Dinas
Jadwal perjalanan sebaiknya dibuat tidak terlalu ketat. Pengaturan waktu pertemuan yang satu dengan pertemuan yang lainya jangan dibuat terlalu berdekatan, sediakan waktu untuk perjalanan dari satu tempat ke tempat pertemuan lain. Dengan demikian, pikiran dan tenaga tetap segar, sehingga seluruh acara perjalanan dinas pimpinan akan terlaksana dengan baik dan tujuan perjalanan dinas dapat mencapai target sesuai dengan rencana kegiatan yang telah ditetapkan perusahaan.
1. Cara Menyusun Jadwal Perjalanan Bisnis
Seorang sekretaris diharapkan mampu membantu pimpinan dalam menyusun atau mengatur jadwal perjalanan. Pengaturan jadwal perjalanan pimpinan ini, diantaranya harus berpedoman pada timetable (daftar waktu perjalanan) dari semua perusahaan transportasi yang akan dipakai dalam perjalanan dinas ini.
2. Langkah-Langkah Meyusun atau Mengatur Jadwal Perjalanan Dinas
Langkah–langkah yang harus dilakukan sekretaris dalam menyusun atau mengatur jadwal perjalanan dinas, yaitu sebagai berikut:
a. Mengetahui terlebih dahulu rencana perjalanan pimpinan dan kegiatan-kegiatan pimpinan selama acara perjalanan dinas tersebut.
b. Memelajari timetable (daftar waktu perjalanan). Timetable (daftar waktu perjalanan) adalah buku berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan (departure), waktu kedatangan atau tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut).
20
1) Daftar nama-nama kota atau kabupaten keberangkatan dan kota atau kabupaten tujuan.
2) Daftar waktu keberangkatan dan waktu tiba di tempat tujuan. 3) Jenis atau tipe dan nomor penerbangan (untuk transportasi udara).
Agar jadwal perjalanan pimpinan dapat diatur dengan baik, seorang administrasi kantor atau sekretaris sebaiknya harus memiliki buku timetable (daftar waktu perjalanan). Dengan demikian, sekretaris dapat merencanakan akan memakai perusahaan transportasi yang mana, apakah transportasi darat, laut, atau udara. Jadwal perjalanan pimpinan kemudian disesuaikan dengan hari dan waktu jadwal keberangkatan alat transportasi. Buku timetable (datar waktu perjalanan) dikeluarkan oleh perusahaan transportasi dan pada umumnya berlaku untuk jangka waktu tertentu, seperti tiga bulan, enam bulan, atau satu tahun.
Contoh timetable (daftar waktu perjalanan).
21
21/3/10 14.00 Bandara Mobil kantor
Perjalanan
Mobil cabang Check-in 30 menit
22
B.2. Membuat Laporan Perjalanan Dinas
Apabila semua kegiatan perjalanan dinas telah selesai dilaksanakan, tugas terakhir yang harus diselesaikan seorang administrasi kantor/sekretaris atau staf dibagian perjalanan dinas adalah membuat laporan perjalanan dinas.
Ada dua laporan perjalanan dinas yang harus dibuat, antara lain membuat laporan tentaang hasil perjalanan dinas dan laporan pembiayaan perjalanan dinas.
B.2.1. Laporan Hasil Perjalanan Dinas
Setelah pimpinan selesai melaksanakan tugas perjalanan dinas, administrasi kantor/sekretaris atau staf yang bertanggung jawab membuat laporan tentang apa saja yang telah dilakukan selama perjalanan dinas. Inti dari laporan berkaitan dengan tujuan dilaksanakannya perjalanan dinas, seperti beraa lama perjalanan dinas tersebut dilakukan, kapan berangkat, dan kapan pulang kembali.
B.2.2. Laporan Pembiayaan Perjalanan Dinas
Setelah acara perjsslsnsn dinas pimpinan selesai, ada satu lagi tugas penting untuk seorang administrasi kantor/sekretaris, yaitu menyusun laporan keuangan yang telah dikeluarkan untuk membiayai perjalanan dinas pimpinan tersebut.
Langkah-langkah yang harus dilakukan administrasi kantor/sekretaris dalam menyusun laporan keuangan biaya perjalanan dinas pimpinan, yaitu sebagai berikut.
Mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, seperti kuitansi, bon, nota, atau catatan-catatan kecil bukti pengeluaran uang.
Mengelopmpokkan bukti pengeluaran tersebut ke dalam pos-pos. misalnya, pos biaya penginapan, pos biaya transportasi, pos biaya entertainment (biaya yang dikeluarkan untuk menjamu mitra atau relasi bisnis), pos biaya makan dan minum, dan pos pengeluaran lainnya.
23
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
24
DAFTAR PUSTAKA
Bratawidjaja, Thomas Wijaya. 1996. Sekeretaris Profesional. Jakarta Pusat: PT. Pustaka Binaman Pressindo.
Dwiantara, Lukas. Rumsari Hadi Sumarto. 2000. Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Kanisius. Kadarmo, Siwi. 1998. Sekretaris dan Tugsa-tugasnya. Jakarta: Nina Dinamika.
