PENGELOLAAN PERSEDIAAN BARANG SUKU CADANG (
SPARE
PARTS
) PADA GUDANG PT. SEMEN PADANG
Prima Fithri, MT 1), Yogi Berlian 2)
1) Dosen Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknik Universitas Andalas 2) Mahasiswa Teknik Industri Fakultas Teknik Universitas Andalas Fakultas Teknik Universitas Andalas, Kampus Limau Manis, Padang
Abstrak
Persediaan merupakan bagian yang penting dalam sebuah perusahaan karena perusahaan harus dapat memastikan ketersediaan inventory yang siap digunakan pada waktu dibutuhkan tetapi dengan tetap memperhatikan aspek biaya inventory. Inventory yang terlalu banyak akan memakan biaya yang besar dan menimbulkan nilai susut barang tersebut. Namun jika inventory tersedia dalam jumlah yang terlalu minimum, perusahaan akan kesulitan dalam memenuhi permintaan yang mendadak. Maka, setiap perusahaan industri harus memiliki kebijakan dalam mengendalikan inventory pada kondisi yang optimal. Pengelompokkan inventory dilakukan dengan menggunakan analisis ABC yang membagi persediaan ke dalam tiga kelas menurut frekuensi pemakaiannya dan jumlah material. Berdasarkan kelas-kelas tersebut kemudian dapat dilakukan pengendalian terhadap persediaan dengan tingkat pengawasan yang berbeda-beda untuk masing-masing kelas. Lalu dilakukan peramalan terhadap beberapa jenis barang suku cadang yaitu Filter Bag dengan menggunakan metode-metode peramalan. Peramalan permintaan / pengeluaran Filter Bag dilakukan dengan menggunakan metode Moving Average, metode Exponential Smoothing, metode Exponential,dan metode Kuadratis.
Kata Kunci: klasifikasi ABC, inventory, peramalan.
Abstract
Inventory is an important part of a company because the company must be able to ensure the availability of inventory that is ready for use in times of need, but with due regard to aspects of inventory costs. Inventory that is too much to be costly and cause shrinkage value of the goods. However, if inventory is available in minimum quantities too, the company will have difficulty in meeting the demand suddenly. Then, every industrial company should have a policy in controlling inventory at optimal conditions. Grouping inventory is done by using the ABC analysis devides inventory into three classes according to the frequency of application and amount of material. Based on these classes can then be carried out with a level of control over inventory control different for each class. Then do forecasting for some types of goods, namely spare parts Filter Bag by using the methods of forecasting. Forecasting demand / expenditure Filter Bag is done by using Moving Average, Exponential Smoothing method, method exponential, and quadratic method.
Keywords : ABC classification, inventory, forecasting.
1. Pendahuluan
Bagian ini menjelaskan mengenai latar belakang, tujuan pelaksanaan, dana batasan-batasan dalam melaksanakan Kerja Praktek.
1.1 Latar Belakang Kerja Praktek
Perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) di era globalisasi seperti sekarang ini berlangsung dengan sangat cepat, dengan semakin meningkatnya
global dan dalam rangka meningkatkan perekonomian bangsa. Kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan salah satu gambaran tentang kesiapan suatu bangsa dalam menghadapi perkembangan dunia global yang bergerak secara dinamis.
Mahasiswa sebagai salah satu sumber daya manusia (SDM) yang akan memasuki dunia kerja atau dunia industri, dituntut untuk memiliki kemampuan akan hal tersebut. Agar menjadi lulusan yang berdaya saing tinggi dan berkompeten, tentunya mahasiswa diharapkan untuk tidak hanya mampu dari segi kognitif, tetapi juga dari segi softskill. Perguruan tinggi yang menjadi media dalam menempa mahasiswa agar menjadi lulusan yang berkualitas tinggi, memberikan fasilitas berupa kegiatan-kegiatan yang dapat mengasah kemampuan kognitif dan softskill mahasiswa tersebut. Salah satu kegiatan yang diadakan oleh perguruan tinggi adalah dengan adanya mata kuliah Kerja Praktek.
Kerja Praktek merupakan salah satu mata kuliah wajib di perguruan tinggi, khususnya di Jurusan Teknik Industri Universitas Andalas. Melalui Kerja Praktek ini, mahasiswa dituntut untuk melakukan penelitian di perusahaan-perusahaan atau di instansi-instansi yang terkait dengan dunia industri. Selain itu, adanya Kerja Praktek ini, maka diharapkan dapat menjadi wadah dalam menambah wawasan dan pengalaman yang mungkin tidak didapat di perkuliahan.
Berdasarkan hal tersebut, maka dilakukanlah Kerja Praktek di PT Semen Padang. PT Semen Padang yang merupakan salah satu dari perusahaan manufaktur besar di Indonesia, memiliki beragam aktivitas yang kompleks dan tentunya menghadapi permasalahan-permasalahan. Permasalahan-permasalahan yang ada di PT Semen Padang muncul dari banyak aspek, salah satunya yaitu dari aspek inventory yang merupakan aspek penting di perusahaan ini. Aspek inventory ini ditangani oleh salah satu biro di PT Semen Padang, yaitu Biro Pengelolaan Persediaan. Permasalahan-permasalahan terkait dengan inventory nantinya akan dianalisis dan diberikan pemecahan masalah pada laporan Kerja Praktek ini.
1.2 Tujuan Kerja Praktek
Tujuan dari pelaksanaan Kerja Praktek di yang ingin dicapai antara lain :
1. Mengetahui gambaran umum perusahaan PT Semen Padang, seperti : sejarah perusahaan, badan hukum, stuktur organisasi, produk yang dihasilkan, skala perusahaan dan lain-lain.
2. Mengenal proses produksi semen pada PT Semen Padang dan menambah ilmu pengetahuan serta keterampilan tentang dunia kerja sehingga mendapatkan pengalaman kerja secara nyata diperusahaan. 3. Mahasiswa mampu mengidentifikasi
masalah dan menerapkan keilmuan Teknik Industri dalam penyelesaian masalah yang ada di PT. Semen Padang.
1.3 Batasan Pelaksanaan Kerja
Praktek
Berdasarkan buku kerja praktek yang disusun oleh Majelis Dosen Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknik Universitas Andalas, maka yang menjadi batasan dalam pelaksanaan kerja praktek ini adalah :
1. Mahasiswa telah mengambil dan mengikuti mata kuliah dari semester 1 sampai dengan 6.
2. Kerja Praktek harus dilaksanakan di perusahaan yang memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
a. Perusahaan harus berbadan hukum.
b. Perusahaan tempat
dilaksanakannya Kerja Praktek berskala menengah dan besar
(Panduan untuk
mengklasifikasikan industri terdapat pada UU No.20 tahun 2008).
c. Berdasarkan jenis olahannya, Kerja Praktek dapat dilakukan pada industri :
1) Industri berbasis hasil pertanian.
2) Industri berbasil hasil kehutanan.
3) Industri farmasi dan jamu tradisionil.
4) Industri pertambangan dan bahan galian.
5) Industri berbasis petroleum (minyak bumi dan gas). 6) Industri besi baja.
8) Industri telematika dan elektronik.
9) Industri tekstil. 10) Industri kimia.
11) Industri batu mulia dan perhiasan.
12) Industri bahan bangunan.
2. Gambaran Umum Perusahaan
Bab ini berisikan mengenai gambaran umum dari PT Semen Padang meliputi sejarah perusahaan, profil perusahaan, proses produksi perusahaan, serta struktur organisasi di PT. Semen Padang.
2.1 Sejarah Perusahaan
Pendirian PT Semen Padang dahulunya dicetuskan oleh seorang perwira Belanda berkebangsaan Jerman yang bernama Ir. Carl Christophus Lau. Berawal ketika pada tahun 1896, Lau tertarik dengan batu-batuan yang ada di bukit Karang Putih dan Bukit Ngalau. Ketertarikan Lau membuatnya mengirim batu-batuan tersebut ke Belanda. Berdasarkan hasil penelitian, ternyata batu-batu tersebut dapat dijadikan bahan baku semen. Hal inilah yang mendorong Lau pada tanggal 25 Januari 1907 untuk mengajukan permohonan kepada Hindia Belanda agar dapat mendirikan pabrik semen di Indarung. Permohonan Lau pun disetujui pada tanggal 16 Agustus 1907.
Demi mewujudkan keinginannya mendirikan pabrik semen, Lau bekerja sama dengan beberapa perusahaan seperti Fa. Gebroeders Veth, Fa. Dunlop, Fa. Yarman & Soon serta pihak swasta lainnya. Hingga akhirnya, pada tanggal 18 Maret 1910 berdirilah NV Nederlandesch Indische Portland Cement Maatschappij (NV NIPCM) dengan akte notaris Johanes Piede Smidth di Amsterdam. NC NIPCM mulai beroperasi pada tahun 1913 dengan kapasitas 22.900 ton pertahun dan pada tahun 1939 pabrik ini pernah mencapai produksi tertinggi, yaitu sebanyak 172.000 ton. Produksi tersebut merupakan produksi yang tertinggi pada saat itu.
Namun, perjalanan karier NV NIPCM tidak berjalan lancar. Tahun 1942 – 1945, pabrik NV NIPCM ini diambil alih oleh manajemen Asani Cement, Jepang, ketika Jepang menjajah Indonesia. Untunglah, pada akhirnya pabrik berhasil diambil kembali oleh karyawan yang selanjutnya diserahkan kepada pemerintah Republik Indonesia yakni pada saat kemerdekaan Indonesia tahun
1945. Pengambilalihan pabrik ini membuat pabrik berganti nama menjadi Kilang Semen Indarung. Akan tetapi, hanya berselang 2 tahun dari pengambilalihan yakni pada tahun 1947, terjadi Agresi Militer 1 Belanda yang menyebabkan pabrik berhasil dikuasai kembali oleh Belanda.
Tahun 1958 NV Padang Portland Cement Maatschappij (NV PPCM) berhasil dinasionalisasikan dan selanjutnya ditangani oleh Badan Pengelola Perusahaan Industri dan Tambang (BAPPIT) Pusat. Selanjutnya pabrik melakukan transformasi pengembangan kapasitas pabrik dari teknologi proses basah menjadi proses kering dengan dibangunnya pabrik Indarung II, III, dan IV. Setelah tiga tahun dikelola oleh BAPPIT Pusat, berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 135 tahun 1961 status perusahaan diubah menjadi PN (Perusahaan Negara). Selanjutnya, pada tahun 1971 melalui Peraturan Pemerintah No. 7 ditetapkan bahwa status Semen Padang menjadi PT Persero yang modal seluruhnya dikuasai oleh Pemerintah Republik Indonesia dengan Akta Notaris No. 5 tanggal 4 Juli 1972.
Selama perkembangannya, logo PT Semen Padang pun mengalami perubahan dari masa ke masa. Adapun sejarah perubahan logo PT Semen Padang dapat dilihat pada
Gambar 1.
Gambar 1. Sejarah Perubahan Logo PT
Semen Padang.
2.2 Visi dan Misi Perusahaan
PT Semen Padang dalam menjalankan perusahaannya, tentunya mempunyai visi dan misi demi tercapainya tujuan perusahaan. Adapun visi dan misi PT Semen Padang adalah sebagai berikut :
1. Visi
Menjadi perusahaan persemenan yang andal, unggul dan berwawasan lingkungan di Indonesia bagian barat dan Asia Tenggara.
a. Andal
Mampu memenuhi kebutuhan pelanggan secara konsisten baik dari segi kuantitas maupun kualitas.
b. Unggul
Menguasai pasar utama Pulau Sumatera dengan market share sekitar 50%.
c. Berwawasan Lingkungan
Ramah lingkungan (meraih Proper Hijau mulai 2012) dan tanggung jawab sosial serta pemenuhan peraturan & perundangan yang berlaku. b. Misi
a. Memproduksi dan
memperdagangkan semen serta produk tekait lainnya yang berorientasi kepada kepuasan pelanggan.
b. Mengembangkan SDM yang kompeten, profesional dan berintegritas tinggi.
c. Meningkatkan kemampuan rekayasa dan engineering untuk mengembangkan industri semen nasional.
d. Memberdayakan,
mengembangkan dan
mensinergikan sumber daya perusahaan yang berwawasan dan lingkungan.
e. Meningkatkan nilai perusahaan secara berkelanjutan dan memberikan yang terbaik kepada stakeholder.
2.3 Lokasi dan Kapasitas Pabrik
Semen Padang
Lokasi yang tepat tentunya dapat menghemat biaya dalam berproduksi dan menaikkan daya guna. Sama halnya dengan PT Semen Padang yang menempatkan pabriknya dekat dengan sumber daya yakni terletak di Kelurahan Indarung, Kecamatan Lubuk Kilangan, Kotamadya Padang, Sumatera Barat, berjarak 15 km ke arah timur pusat kota Padang. Lokasi pabrik berada pada ketinggian sekitar 200 m di atas permukaan laut. Faktor-faktor lain yang mendasarkan pemilihan lokasi ini antara lain:
1. Ketersediaan Bahan Baku 2. Daerah Pemasaran 3. Sarana Transportasi 4. Tenaga Kerja
5. Ketersediaan Tenaga Listrik 6. Ketersediaan Air
Saat sekarang ini, PT Semen Padang telah memiliki 5 unit pabrik, yaitu unit pabrik Indarung I, II, III, IV, dan V, yang mana seluruh unit pabrik ini berada dalam satu lokasi yang cukup berdekatan. Meskipun PT Semen Padang telah memiliki 5 unit pabrik yang ada, namun hanya 4 unit yang masih aktif yaitu Pabrik Indarung II, III, IV, dan V. Hal ini didasarkan atas pertimbangan efisiensi dan polusi, karena pabrik ini beroperasi dengan proses basah. Maka, total kapasitas produksi PT Semen Padang saat ini adalah sebagai berikut :
1. Pabrik Indarung II : 660.000 ton / tahun (Proses Kering)
2. Pabrik Indarung III : 660.000 ton / tahun (Proses Kering)
3. Pabrik Indarung IV : 1.620.000 ton / tahun (Proses Kering)
4. Pabrik Indarung V : 2.300.000 ton / tahun (Proses Kering)
Gambar 2. Pabrik Indarung I
Gambar 3. Pabrik Indarung II dan III
Gambar 4. Pabrik Indarung IV
Gambar 5. Pabrik Indarung V
2.4 Produk Perusahaan
Adapun tipe jenis untuk produk semen yang dihasilkan PT Semen Padang, yaitu :
1. Semen Portland Type I (Ordinary Portland Cement)
Semen Portland Type I ini telah memenuhi SNI 15-2049-2004, ASTM C 150-07, BS 12-1996, dan JISR5210-1981. Semen tipe ini digunakan untuk keperluan konstruksi umum yang tidak memerlukan persyaratan khusus terhadap panas hidrasi dan kekuatan tekan awal. Semen jenis ini lebih tepat digunakan pada tanah dan air yang mengandung sulfat 0,0% - 0,10%.
Beberapa kelebihan yang dimiliki semen tipe ini, yakni tidak memerlukan ketahanan sulfat, tidak memerlukan persyaratan panas hydrasi, dan tidak
memerlukan kekuatan awal yang tinggi. Bentuk dari Semen Portland Type I dalam kemasan dapat dilihat pada Gambar 6.
Gambar 6. Semen Portland Type I
2. Semen Portland Type II (Moderate Sulphate Resistance)
Semen Portland Type II ini telah memenuhi SNI 15-2049-2004 dan ASTM C 150-07. Semen ini digunakan untuk keperluan konstruksi bangunan yang terbuat dari beton massa yang memerlukan persyaratan ketahanan terhadap sulfat sedang yaitu terhadap air tanah yang mengandung sulfat antara 0,08 - 0,17 % atau yang dinyatakan mengandung SO3 + 125 ppm. Bentuk dari
Semen Portland Type II dalam kemasan dapat dilihat pada Gambar 7.
Gambar 7. Semen Portland Type II
3. Semen Portland Type III (High Early Strength Cement)
Semen Portland Type III ini telah memenuhi SNI 15-2049-2004 dan ASTM C 150-07. Semen Type III ini digunakan untuk keperluan konstruksi yang memerlukan kekuatan awal yang tinggi pada fase permulaan setelah pengikatan terjadi. Bentuk dari Semen Portland Type III dalam kemasan dapat dilihat pada Gambar 8.
Gambar 8. Semen Portland Type III
4. Semen Portland Type V
persyaratan katahanan terhadap air tanah yang mengandung sulfat 0,17 -1,67 % (mengandung SO3 125 - 250 ppm). Bentuk
dari Semen Portland Type V dalam kemasan dapat dilihat pada Gambar 9.
Gambar 9. Semen Portland Type V
5. Super Masonry Cement
Semen Super Masonry ini telah memenuhi SNI 15-3500-2004 dan ASTM C 91 - 05 Type M. Semen ini cocok digunakan untuk bahan pengikat dan direkomendasikan untuk penggunaan konstruksi ringan (K < 225 kg/cm2 atau fc setinggi - tingginya 20 mpa), pembuatan bahan bangunan (hollow brick, batako, paving block, genteng, polongan, ubin dll). Semen type ini berguna untuk pembangunan bangunan RS & RSS, plesteran, dan acian, bentuk dari Semen Super Masonry dalam kemasan dapat dilihat pada Gambar 10.
Gambar 10. Super Masonry Cement
6. Oil Well Cement, Class G-HSR (High Sulfate Resistance)
Semen Oil Well Pemboran OWC (Kelas G-HSR) ini telah memenuhi SNI 15-3044-1992 dan API Spec. 10A-2002. Semen ini khusus dipakai untuk pembuatan sumur minyak bumi dan gas alam dengan konstruksi sumur minyak di bawah permukaan laut dan bumi (lepas pantai). Bentuk dari Oil Well Cement, Class G-HSR (High Sulfate Resistance) dalam kemasan dapat dilihat pada
Gambar 11.
Gambar 11. Oil Well Cement, Class G-HSR
7. Portland Composite Cement (PCC) Semen Portland Komposit (PCC) telah memenuhi SNI 15 – 7064 – 2004. Semen PCC cocok untuk bahan pengikat dan direkomendasikan untuk penggunaan keperluan konstruksi umum dan bahan bangunan. Kegunaan dari Semen PCC ini, yakni digunakan untuk konstruksi umum untuk semua mutu beton, struktur bangunan bertingkat, struktur jembatan, struktur jalan beton, bahan bangunan, beton pratekan dan pracetak, pasangan bata, plesteran dan acian, panel beton, paving block, hollow brick, batako, genteng, polongan, ubin dll. Bentuk dari Portland Composite Cement (PCC) dalam kemasan dapat dilihat pada Gambar 12.
Gambar 12. Portland Composite Cement
8. Super Portland Pozzolan Cement (PPC) Semen Portland Pozzolan (PPC) ini telah memenuhi SNI 15-0302-2004 dan ASTM C 595 – 08. Jenis semen ini untuk konstruksi umum dan tahan terhadap sulfat dan panas hidrasi sedang. Semen ini berguna untuk pembangunan perumahan, plesteran dan acian, bendungan, dam dan irigasi, bangunan tepi pantai dan daerah rawa/gambut, serta sebagai bahan bangunan seperti ; genteng, hollow brick, polongan, ubin, paving block, batako dll. Bentuk dari Super Portland Pozzolan Cement dalam kemasan dapat dilihat pada Gambar 13.
Gambar 13. Super Portland Pozzolan
Cement
2.5 Bahan Baku dan Peralatan Pabrik
2.5.1 Bahan Baku
Bahan baku pembuatan semen di PT. Semen Padang terdiri dari bahan baku utama dan bahan baku tambahan. Berikut ini akan dijelaskan satu per satu bahan baku utama dalam pembuatan semen yaitu :
1. Batu Kapur
Batu kapur merupakan sumber Kalsium Oksida (CaO) dan Kalsium Karbonat (CaCO3). Batu kapur ini
diambil dari bukit Karang Putih. 2. Batu Silika
Material ini merupakan sumber Silisium Oksida (SiO2) dan Aluminium
Oksida (Al2O3). Material ini ditambang
di Bukit Ngalau menggunakan traxcavator dan dibawa ke crusher dengan wheel-loader atau dump truck dan kebutuhannya adalah sekitar 9-10% dari kebutuhan bahan mentah. 3. Tanah Liat
Tanah liat merupakan sumber Aluminium Oksida (AL2O3) dan Iron
Oksida (Fe2O3 dan FeO). Tanah liat
ditambang di sekitar pabrik (Bukit Atas) dan diambil dengan menggunakan excavator dan ditransportasikan dengan dump truck dan kebutuhannya adalah sekitar 8-9% dari total kebutuhan.
4. Pasir Besi
Pasir besi mempunyai oksida utama berua Fe2O3 yang kebutuhannya
hanya sekitar 1-2% dari total kebutuhan bahan mentah. PT. Semen Padang tidak memiliki area tambang pasir besi tapi membeli dari luar, biasanya diambil dari PT Aneka tambang Cilacap.
Sementara yang menjadi bahan tambahan dalam pembuatan semen di PT. Semen Padang ini adalah :
1. Gypsum
Semen dengan sifat tertentu dapat diperoleh dengan memberikan bahan tambahan berupa gypsum. Fungsi gypsum adalah sebagai zat yang dapat memperlambat proses pengerasan awal dan ditambahkan pada saat penggilingan akhir.
2. Batu Bara
Di dalam pembuatan semen, batu bara digunakan sebagai bahan bakar pada Kiln Mill, baik pada pemanasan awal (preheater) maupun pada proses kiln itu sendiri. Batu bara yang digunakan diperoleh dari tambang batu bara Kabupaten Sawahlunto, Sumatera Barat.
2.5.2 Peralatan Pabrik
Definisi dari peralatan pabrik adalah semua peralatan pabrik yang erat kaitannya dengan proses pembuatan semen, bila ditinjau dari fungsinya, maka peralatan pabrik dapat dibagi menjadi beberapa kelompok antar lain :
1. Peralatan Pemecah Material
Peralatan pemecah material terdiri dari “crusher, fungsinya adalah untuk memperkecil dimensi material sesuai dengan yang dikehendaki. Misalnya pada areal penambangan dimana batu kapur hasil peledakan diumpankan kedalam “crusher” sebelum transportasi kedalam pabrik sesuai dengan kemampuan penggilingan.
2. Peralatan Penggilingan
Tujuan penggilingan material adalah untuk memperbesar luas permukaan benda padat, hal ini penting karena kecepatan reaksi suatu padat berbanding lurus memperbesar luas permukaan benda padat. Kelompok peralatan penggilingan ini adalah: a. Raw Mill
Fungsi raw mill adalah menghancurkan raw material (batu bara, batu silika, tanah merah dan pasir besi) sampai pada tingkat kehalusan tertentu. Material yang akan digiling kedalam silinder (mill) dan berputar. Dengan adanya putaran mill maka akan terjadi tumbukan dan juga gesekan antara material, grinding media sehingga material tersebut berubah dimensinya. Material hasil penggilingan pada raw mill disebut raw mix.
b. Coal Mill
Fungsi coal mill adalah untuk menghancurkan batu bara dengan perantara adanya grinding media, linier dan putaran mill sampai mencapai kehalusan tertentu.
c. Kiln Mill
Fungsi dari kiln mill adalah sebagai tempat pembakaran material raw mix menjadi klinker dengan bahan baku batu bara. Suhu pembakaran pada proses ini mencapai 1450OC.
d. Cement Mill
3. Peralatan Transportasi
Peralatan transportasi merupakan peralatan yang sangat penting didalam proses pembuatan semen. Ada beberapa macam alat transportasi material yang berada di PT. Semen Padang, antara lain :
a. Belt Conveyor
Belt conveyor digunakan sebagai alat transportasi material menuju raw mill, transportasi gypsum. b. Apron Conveyor
Apron conveyor digunakan sebagai alat transportasi material klinker menuju domesilo.
c. Alat Transportasi Udara Tekan Alat transportasi udara tekan digunakan sebagai penyalur material raw mix. Alat ini tertutup dan menyalurkan raw mix dengan memanfaatkan kemiringan dan udara tekan yang keluar dari bawah alat transport.
d. Elevator
Elevator digunakan pada proses pengangkutan raw mix menuju silo raw mix dan pada proses pengangkutan raw mix menuju preheater.
e. Peralatan Penangkap Debu Didalam proses pembuatan semen mulai dari penggilingan bahan mentah sampai dengan penggilingan akhir selalu akan menimbulkan polusi debu, oleh karena itu untuk menghilangkan polusi tersebut dan juga untuk efisiensi maka diperlukan peralatan pemisah, yaitu : jet pulse filter, electrostatic precipitator dan dedusting cyclone.
4. Ruang Kontrol
Pabrik di PT. Semen Padang memiliki satu ruang control yang disebut Central Control Room (CCR). Ruangan ini berfungsi sebagai pemantau segala kegiatan yang terjadi pada proses produksi semen. Jika terjadi kerusakan atau penurunan kinerja alat, maka akan terlihat pada monitor pengontrol, dan karyawan CCR akan memberitahukan petugas pabrik mengenai kerusakan tersebut.
2.6 Proses Produksi Semen
Terdapat 2 metode dalam proses pembuatan semen yang digunakan di PT. Semen Padang, yaitu :
1. Proses Basah
Digunakan di Pabrik Indarung I, namun sekarang sudah tidak dioperasikan lagi, karena tingginya biaya pengoperasian.
2. Proses Kering
Mulai diterapkan pada Pabrik Indarung II serta Pabrik Indarung III, IV dan V.
Pembuatan semen dengan proses kering di PT. Semen Padang meliputi 5 tahap, yaitu :
1. Tahap Penambangan dan Penyiapan Bahan Mentah
Tahap ini terdiri atas : a. Penyediaan Batu Kapur
Tahap-tahap penambangan batu kapur ini adalah sebagai berikut :
a) Shipping, yaitu pengupasan atau pembukaan lapisan kerak dari batu bukit karang sehingga diperoleh lapisan batu kapur.
b) Borring, yaitu pengeboran dengan menggunakan alat crawler drill dan drill master dengan tenaga udara tekan dari kompresor. Pengeboran lubang berdiameter 5,5 inchi ini digunakan untuk menanamkan peledak. c) Blasting, yaitu proses
peledakan dengan
menggunakan dinamit dan bahan pencampur berupa amonium nitrat dan fuel oil (ANFO).
d) Dozing, yaitu proses pengumpulan batu kapur yang telah diledakkan menggunakan dozer untuk selanjutnya
ditransportasikan ke tempat penampungan
e) Crushing, yaitu memperkecil ukuran material sampai ukuran yang dikehendaki. Proses ini langsung dilakukan di arena penambangan.
Tahapannya adalah : a) Clearing
b) Stripping
c) Drigging dan Loading d) Hauling
2. Tahap Penggilingan dan Pencampuran Bahan Mentah
Pada tahap ini bahan baku yang telah dipersiapkan dalam komposisi tertentu digiling sampai mencapai kehalusan tertentu. Proses ini dilakukan dalam raw mill. Cara penggilingan ini ada dua yaitu; penggilingan basah dan penggilingan kering hal inilah yang membedakan proses basah dan proses kering dalam pembuatan semen.
a. Penggilingan Basah
Campuran bahan mentah digiling dalam raw mill dengan menambahkan air dalam jumlah tertentu, biasanya 30%-40%. Penggilingan dilakukan dengan grinding media, yaitu berupa bola-bola baja berdiameter 30mm – 90mm. Mill itu berputar, maka terjadilah tumbukan antara grinding media dengan material. Campuran bahan mentah yang telah menjadi cairan keluar dari raw mill disebut slurry. Agar slurry yang dihasilkan lebih homogen maka padanya dilakukan proses homogenizing yaitu mengaduknya secara mekanik atau menggunakan udara tekan dalam bak penampungan.
b. Penggilingan Kering
Pada proses ini material yang akan digiling dikeringkan lebih dahulu sampai material mengandung kadar air maksimum yang diizinkan. Pengeringan dapat dilakukan sebelum penggilingan (drying and grinding) atau selama proses penggilingan bahan mentah (drying during grinding). Untuk mengeringkan dipakai gas panas yang keluar dari kiln, gas buang dari diesel atau gas panas dari alat yang disebut hot air generator. Campuran bahan mentah yang sebelumnya mengandung 6 -11% air setelah penggilingan menjadi ± 0,8%. Material bubuk ini lazim disebut raw mix (raw meal).
3. Tahap Pembakaran
Setelah melewati raw mill, selanjutnya dilakukan pembakaran terhadap material. Tujuan utama proses pembakaran ini adalah untuk menghasilkan reaksi kimia dan pembentukan senyawa diantara oksida-oksida yang terdapat pada bahan mentah. Pembakaran ini dilakukan sampai mencapai suhu maksimum 1450°C. Pada proses pembakaran terjadi beberapa proses yaitu pengeringan (untuk proses basah), pemanasan awal (pre-heating), kalsinasi (calcination), pemijaran (sintering), dan pendinginan (cooling).
Proses pembakaran dilakukan dalam sebuah alat yang disebut kiln. Kiln ini berbentuk silinder dengan diameter mencapai 5 m dan panjang sampai 80 m dengan kemiringan 3°. Kiln ini dilapisi dengan batu tahan api setinggi kurang lebih 20 cm karena sel hanya berupa baja biasa. Kiln ini berotasi selama pembakaran agar material terbakar merata. Bahan bakar untuk pembakaran ini adalah batu bara (coal) yang dijadikan serbuk (fine coal). Raw mill atau slurry yang telah mengalami pemijaran di dalam kiln selanjutnya didinginkan di dalam cooler. Material yang keluar dari kiln disebut klinker (clincker) dengan temperatur mencapai 140°C.
4. Tahap Penggilingan Akhir
Pada tahap ini klinker yang telah didinginkan di dalam silo diumpankan bersama gypsum ke dalam cement mill. Di dalam cement mill, klinker yang berukuran 1 – 40 mm3 digliling bersama gypsum sampai
mencapai kehalusan tertentu dengan menggunakan grinding media dari bola-bola baja. Semen yang dihasilkan selanjutnya disimpan dalam silo semen untuk siap dikantongkan atau ditransportasikan.
5. Tahap Pengantongan
Proses pengantongan dikelola oleh Biro Pengantongan yang terdiri dari tiga bidang yaitu : Bidang Pengantongan Packing Plant Indarung, Bidang Pengantongan Teluk Bayur dan Bidang Pemeliharaan Khusus. Ada dua belas unit packer yaitu: 2 unit di Indarung I, 6 unit di Packing Plant Indarung dan 4 unit di Teluk Bayur (1 unit merupakan rotary packer dengan kapasitas 80 tph). Pengiriman semen ke Teluk Bayur dilakukan dengan lokomotif KKW (PT. KA) dan dengan truk Wagon KKSP.
Gambar 14. Skema Proses Produksi Semen
2.7 Pemasaran dan Distribusi
Daerah Pemasaran PT. Semen Padang untuk produk semen Portland tipe I, Super Masonry Cement (SMC) dan Portland Pozzolan Cement (PPC) Meliputi seluruh wilayah provinsi di pulau sumatera, DKI Jakarta, Banten, Jawa Barat, Jawa tengah, dan Kalimantan Barat. Sedangkan untuk produk-produk lainnya seperti semen Portland Tipe II, III, V dan Oil Well Cement (OWC) disamping dipasrkan ke daerah yang disebut diatas juga ke daerah lain yang memerlukannya. Selain untuk memenuhi kebutuhan dalam negeri, PT. SEMEN PADANG juga mengekspor diantaranya ke Bangladesh, Myanmar, Srilangka, Maldives, Philipina, Singapura, Brunai, Timor-timor, Madagaskar, kuwait dan Lain-lain. PT. SEMEN PADANG hampir 63% mendistribusikan semen melalui angkutan laut dalam kemasan zak dan curah.
Distribusi ke daerah pasar melalui angkutan darat seperti ke daerah sumatera Barat, Tapanuli Selatan, Riau Daratan, Bengkulu dan Jambi dikantongkan di Pengantongan Indarung (PPI) dan Distribusi melalui angkutan laut dikantongkan di pengantongan teluk bayur. Disamping pengantongan (Packing Plant) di Indarung dan teluk bayur, PT. SEMEN PADANG juga mempunyai paking plant di belawan, batam dan tanjung priok, ciwandan, aceh serta fasilitas dermaga dang gudang di Dumai.
2.8 Struktur Organisasi PT Semen
Padang
Struktur organisasi merupakan alat yang digunakan dalam perusahaan untuk memanfaatkan sumber daya guna melakukan pekerjaan masing-masing. Adanya struktur organisasi, dapat mendefinisikan dengan jelas tugas-tugas yang dimandatkan kepada tiap individu, garis wewenang dan tanggung jawab
dalam perusahaan, rentang pengawasan serta koordinasi antar departemen. Struktur organisasi PT Semen Padang sering mengalami perubahan sesuai dengan tuntutan perkembangan dan kebutuhan perusahaan. PT Semen Padang dipimpin oleh lima orang Dewan Direksi yang diangkat dan diberhentikan berdasarkan Surat Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia. Dewan ini bertanggung jawab kepada Menteri BUMN Republik Indonesia, didalam kegiatan operasionalnya salah seorang Dewan Direksi diangkat menjadi Direktur Utama dan dibantu oleh tiga orang direktur lainnya, yaitu : 1. Direktur Produksi.
Direktur produksi membawahi enam departemen, yaitu :
a. Departemen Tambang. b. Departemen Produksi
II/III.
c. Departemen Produksi IV. d. Departemen Produksi V. e. Departemen PTP.
f. Departemen jaminan kualitas dan inovasi. 2. Direktur Komersial
Direktur komersial membawahi tiga departemen, yaitu :
a. Departemen Distribusi & Transportasi
b. Departemen Penjualan. c. Departemen Pengadaan. 3. Direktur Keuangan.
a. Departemen Akuntansi & Pengendalian Keuangan.
b. Departemen Sumber Daya Manusia.
2.9 Departemen Pengadaan
Secara umum Departemen Pengadaan bertanggung jawab terhadap ketersediaan, penerimaan, penyimpanan dan pemeliharaan semua barang-barang. Barang-barang yang menjadi tanggung jawab Departemen Pengadaan dapat dikelompokkan atas barang-barang suku cadang, operating supplies, barang umum dan investasi (seperti alat-alat safety) serta jasa untuk kebutuhan pabrik. Departemen Pengadaan merupakan salah satu departemen yang ada di PT Semen Padang. Departemen ini memiliki tugas dan tanggung jawab dalam mengurus urusan kebutuhan perusahaan. Adapun proses kegiatan di departemen ini terdiri atas : 1. Perencanaan Pengendalian Persediaan
Barang dan Jasa.
3. Menerima, menyimpan, memelihara, dan mendistribusikan barang dan jasa.
Aktivitas di Departemen Pengadaan ini meliputi usaha untuk memenuhi kebutuhan atas barang dan jasa berdasarkan peraturan dan ketentuan yang berlaku. Tujuan yang ingin dicapai departemen ini adalah menyediakan bermacam-macam barang dalam jumlah yang tepat, dalam keadaan yang dapat dipakai, dan tersedia pada waktu yang tepat dengan total biaya yang rendah. Oleh karena itu, kinerja dari Departemen Pengadaan menentukan kelancaran produksi PT Semen Padang. Departemen Pengadaan ini membawahi 4 (empat) biro, yaitu :
1. Biro Pengadaan Jasa
Biro Pengadaan Jasa ini bertanggung jawab dalam pengadaan jasa dan evaluasi terhadap kontrak-kontrak kerja outsourcing atau jasa yang berkenaan dengan perusahaan. 2. Biro Pengadaan Barang
Biro Pengadaan Barang bertanggung jawab terhadap pembelian semua barang. Untuk pengadaan barang umum dan investasi, biasanya ditenderkan secara terbuka, untuk pengadaan suku cadang dibentuk Tim Pengadaan Barang dan Jasa (TPBJ) untuk menentukan supplier yang tepat.
3. Biro Pengelolaan Persediaan
Biro Pengelolaan Persediaan bertanggung jawab terhadap penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang. Tugas dari biro ini adalah menerima barang dan jasa sesuai dengan order pembelian yang terkait dengan kesesuaian dari jumlah, kualitas dan delivery, memeriksa kelengkapan dokumen yaitu order pembelian, packing list dan asuransi, memeriksa kualitas barang dan jasa, menerbitkan laporan penerimaan barang serta mengeluarkan dan menyerahkan barang kepada unit yang membutuhkan berdasarkan bon material.
4. Biro Perencanaan dan Pengendalian Pengadaan
Biro inilah bertanggung jawab dalam merencanakan dan mengendalikan jumlah semua barang-barang yang dibutuhkan untuk kelancaran produksi.
2.9.1 Biro Pengelolaan Persediaan
Biro Pengelolaan Persediaan merupakan salah satu Biro yang berada di bawah Departemen pengadaan, biro ini membawahi empat bidang, yaitu :
1. Bidang Penerimaan Barang Curah dan OPS
2. Bidang Penerimaan Suku Cadang dan Non Curah
3. Bidang Penyimpanan dan Pengeluaran Barang Curah
4. Bidang Penyimpanan dan Pengeluaran Suku Cadang dan Barang Non Curah.
Masing-masing bidang diatas terdiri dari beberapa urusan yang dikepalai oleh seorang kepala urusan, yaitu :
1. Bidang Penerimaan
Bidang penerimaan terdiri dari urusan, yaitu :
a. Urusan Penerimaan OPS.
b. Urusan Penerimaan Barang Umum (BU).
c. Urusan Penerimaan Suku Cadang (SC).
d. Urusan Penerimaan Barang Curah
2. Bidang Penyimpanan dan
Pengeluaran
a. Urusan Penyimpanan dan Pengeluaran OPS.
b. Urusan Penyimpanan dan Pengeluaran Barang Umum (BU). c. Urusan Penyimpanan dan
Pengeluaran Suku Cadang (SC). d. Urusan Penyimpanan dan
Pengeluaran Barang Curah. e. Urusan Gudang Kantong.
Secara umum Biro Pengelolaan Persediaan bertugas mengelola kegiatan di lingkungan pergudangan dengan rincian aktivitas sebagai berikut :
1. Memeriksa, menerima barang masuk dan membuat Good Receipt (GR )
2. Menyimpan, mengambil,
membersihkan, mengatur letak barang, opname, mencatat transaksi ke kartu, mencatat transaksi intern oracle ke komputer, melengkapi spesification pada kartu, update lokasi pada kartu.
3. Menyerahkan dan melakukan transaksikan reservasi slip.
2.9.2 Uraian Tugas Masing-Masing Bidang pada Biro Pengelolaan Persediaan
Biro Pengelolaan Persediaan bertanggung jawab dalam mengkoordinir, mengatur dan mengawasi kelancaran penerimaan, penyimpanan, pendistribusian barang dan jasa kebutuhan pabrik serta penyelesaian keterkaitan dengan administrasinya. Biro Pengelolaan Persediaan membawahi empat bidang, yang masing-masing dikepalai oleh seorang kepala bidang. Masing-masing bidang diatas terdiri dari beberapa urusan yang dikepalai oleh seorang kepala urusan, secara garis besar bidang-bidang tersebut dapat dikelompokan menjadi dua yaitu bidang penerimaan dan bidang penyimpanan dan pengeluaran.
1. Bidang Penerimaan
Adapun tugas bidang penerimaan adalah :
a. Menerima, mencek dan mengadministrasikan barang masuk sesuai order.
b. Menerbitkan Goods Receipts (GR) dan membuat surat penolakan barang yang tidak sesuai . c. Membuat surat pemeriksaan
barang (Inspection Report) ke user dan ke Biro Perencanaan Pengendalian.
2. Bidang Penyimpanan dan
Pengeluaran.
Adapun tugas bidang penyimpanan dan pengeluaran adalah :
a. Mengambil dan mencatat barang masuk dari urusan penerimaan. b. Meletakan ke lokasi barang sesuai
lokator dan melakukan opname harian.
c. Mencek dan memperbaiki kartu barang sesuai lokasi yang ada dan jumlah barang.
d. Melayani user permintaan barang.
2.9.3 Proses Kerja Biro Pengelolaan
Persediaan Bidang Penyimpanan dan Pengeluaran Suku Cadang & Barang Non Curah
Adapu proses kerja pada bidang Penyimpanan dan Pengeluaran Suku Cadang & Barang Non Curah memiliki proses kerja yang terdiri dari :
1. Proses penyimpanan barang yang dimulai dari urusan penerimanaan barang sesuai dengan dokumen Tranfer Posting sampai menyimpan
barang ke lokator dapat diuraikan dengan ketentuan sebagai berikut : a. Barang yang diterima akan
disimpan digudang apabila sesuai dengan dokumen Transfer Posting, barang dalam kondisi memenuhi spesifikasi dan kuantitas sesuai dengan yang tercantum pada dokumen. b. Setiap kedatangan dan
pengeluaran barang dicatat pada kartu gudang.
c. Setiap barang yang diterima diperiksa seluruh kemasannya dan tutup serta perlengkapan pengaman lainnya, dan apabila tidak lengkap atau tidak sesuai maka barang akan ditolak. d. Barang dilakukan pengencekan
jumlah dan ukuran isinya
e. Barang dipindahkan
menggunakan alat bantu handling yang sesuai.
f. Dilakukaan proses penempatan barang sesuai dengan jenis barang yang akan ditempatkan, penempatan dilakukan dengan rapi agar memudahkan untuk melakukan proses bongkar-muat dan pada lokasi penyimpanan diberi penerangan yang cukup. g. Barang yang akan ditempatkan
harus memperhatikan susunan yang ada agar pada saat dikeluarkan dapat berjalan dengan cepat dan mudah. h. Setiap jenis material atau barang
yang disimpan diberi identifikasi/lokator untuk memudahkan mengindentifikasi lokasinya.
2. Proses pengeluaran barang yaitu aktifitas penyerahan barang kepada user prosesnya dapat diuraikan dengan ketentuan sebagai berikut : a. Petugas gudang menerima
dokumen reservasi dari user dan mencek keabsahan dokumen reservasi tersebut.
melakukan membuat dokumen Goods Issue dengan memasukkan nomor reservasi ke sistem.
c. Petugas gudang melakukan Goods Issue dengan ketentuan apabila budget dari reservasi tidak mencukupi untuk melakukan Goods Issue, maka permintaan barang tidak dapat dilakukan.
d. Pada saat penyerahan barang kepada user harus diperiksa deskripsi dan jumlah yang akan diserahkan serta diperhatikan kelengkapan lainnya. Pada dokumen Goods Issue harus ditanda tangani penerima barang (user) dan petugas gudang pada dokumen Goods Issue tersebut.
e. Dokumen reservasi dan Goods Issue dipisahkan untuk dijadikan arsip gudang.
2.10 Proses Bisnis Pengadaan Barang
pada Departemen Pengadaan PT. Semen Padang.
Pengadaan barang suku cadang seperti barang-barang mekanik, barang elektronik, dan lain sebagainya merupakan salah satu tugas yang dilakukan oleh Biro Perencanaan dan Pengendalian Pengadaan. Spare parts merupakan barang yang penting bagi PT Semen Padang karena meskipun barang ini bukan merupakan bahan baku pembuatan semen, namun barang umum ini merupakan barang yang menunjang proses kelancaran produksi semen. Sebelum dilakukan proses pengadaan, tahap awal yang dilakukan adalah dengan melakukan pengecekan reservasi list inventory management pada sistem SAP. Pengecekan ini dilakukan untuk melihat data yang udah dire-list, tetapi belum di-order. Sehingga dengan melihat data reservasi ini, dapat ditentukan barang-barang yang harus dilakukan pengorderan.
Setelah ditentukan barang-barang yang akan diorder, selanjutnya dilakukan pengecekan stok yang ada di gudang pada sistem SAP, jika jumlah barang yang akan diorder kurang dari jumlah stok, maka tidak dilakukan pembelian atau dengan kata lain pengadaan dilakukan dengan memanfaatkan stok yang ada. Namun, jika jumlah barang yang akan diorder besar dari jumlah stok, maka dilakukan pembelian sejumlah barang yang akan diorder dengan cara menambah
jumlah min/max stok, tergantung kebutuhan perusaahan saat itu. Terkait dengan penentuan level minimum atau maksimum pengadaan barang, Departemen Pengadaan PT. Semen Padang telah menetapkan berapa level minimum dan maksimum yang dipakai. Level minimum dan maksimum telah berdasarkan pada rumus atau ketentuan yang sesuai dengan standarisasi perusahaan.
PR dibuat sebagai bukti akan melakukan pembelian dan meminta persetujuan untuk melakukan pembelian. PR yang telah dibuat kemudian di-print untuk meminta persetujuan ke Staf Biro Perencanaan dan Pengendalian Pengadaan. PR yang telah disetujui oleh Staf Biro Perencanaan dan Pengendalian Pengadaan input ke dalam sistem SAP, PR yang telah di-input ini akan dicek oleh Biro Pengadaan Barang. Biro Pengadaan Barang akan mengecek status barang yang akan di-order. Jika barang yang akan di-order pernah dibeli dalam beberapa waktu yang lalu dalam rentang waktu yang tidak terlalu jauh, maka akan dilakukan repeat order pada vendor yang sama. Repeat order ini pun dilakukan hanya jika harga barang yang akan di-order masih sama dengan harga sebelumnya. Namun jika harga tidak sama dengan harga sebelumnya dan/atau barang yang di-order belum pernah dibeli, maka akan dilakukan tender dengan me-list vendor yang melakukan penawaran.
2.11 Sistem Pengendalian Internal
Persediaan
Pengendalian secara umum diartikan sebagai kegiatan untuk mengusahakan agar pelaksanaan berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tanpa adanya persediaan, proses produksi tidak dapat berjalan. Maka dari itu, diperlukan pengendalian dan pengawasan yang memadai agar terhindar dari penyimpangan dan kesalahan-kesalahan yang terkait denga persediaan. Adapun kebijakan-kebijakan yang ditetapkan oleh perusahaan antara lain :
1. Pembatasan terhadap pemesanan bahan baku yang berlebihan
Agar mencegah barang menumpuk dalam jumlah yang terlalu banyak di gudang, pemesanan barang dilakukan berdasarkan kebutuhan barang dan dalam batas min-max persediaan. 2. Penggunaan persediaan berdasarkan
3. Otorisasi terhadap permintaan barang dari pihak berwenang
Hal ini dilakukan dengan tujuan agar catatan dan dokumen pembukuan setiap bagian valid dan dapat diandalkan. Setiap kegiatan pemesanan diotorisasi oleh kepala departemen user yang bersangkutan dan kepala Departemen Pengadaan, permintaan pembelian (Purchasing Requisition/PR) ditandatangani oleh kepala Biro Perencanaan dan Pengendalian Pengadaan, sedangkan proses penandatanganan PO (Purchased Order) dilakukan sesuai level hierarki yang telah diatur. 4. Melakukan pengecekan kualitas dan
kuantitas persediaan
Kebijakan ini dilakukan untuk memastikan barang yang dikirim oleh supplier sesuai dengan spesifikasi yang diminta. Pengecekan dilakukan oleh Biro Perencanaan dan Pengendalian Pengadaan.
5. Melakukan kontrol terhadap persediaan min-max
Kebijakan ini menjadi salah satu dari tugas Biro Perencanaan dan Pengendalian Pengadaan untuk menjaga jumlah min-max. Pengontrolan min-max untuk barang umum tidak ditetapkan untuk dilakukan dalam rentang waktu tertentu. Pengontrolan dilakukan hanya jika dibutuhkan dan dilakukan saat pembuatan PR jika terjadi kejanggalan dalam jumlah barang yang dipesan.
Pengertian dan definisi-definisi : 1. Purchase Requisition (PR) adalah
dokumen permintaan barang untuk dilakukan proses pengadaan.
2. Purchase Order (PO) adalah dokumen pembelian barang.
3. Purchaser/Buyer adalah personil yang melakukan kegiatan operasional pembuatan PO.
4. Bidder List adalah daftar rekomendasi vendor berdasarkan kemampuan supplai-nya dengan menggunakan klasifikasi vendor berdasarkan material group dan jenis usaha. 5. Jenis pengadaan dibagi menjadi :
a. Penawaran umum (lelang terbuka) dengan RFQ
b. Pemilihan langsung dengan RFQ c. Pembelian langsung-emergency
condition (Repeat Order)
d. Penunjukkan langsung-pilih agen tunggal, last PO.
6. Jenis Usaha dibagi menjadi: a. Besar (B)
b. Menengah (M)
c. Community development – UKM (C)
7. Request For Quotation (RFQ) adalah dokumen permintaan penawaran yang nantinya dikirimkan kepada vendor untuk mendapatkan quotation (penawaran) dari vendor.
3. Penyelesaian Kasus
Bagian ini berisikan penyelesaian kasus dari permasalahan yang diangkat pada Kerja Praktek yang telah dilakukan di PT. Semen Padang. Penyelesaian kasus ini berupa pembahasan penyelesaian kasus, metode yang digunakan dalam menyelesaikan kasus, data-data yang dikumpulkan, serta hasil dan pembahasan.
3.1 Pendahuluan
Subbab pendahuluan ini menjelaskan secara umum tentang latar belakang pemilihan masalah yang diamati, tujuan yang ingin dicapai, batasan masalah terhadap permasalahan, pengumpulan dan pengolahan data yang dilakukan, analisis dari hasil pengolahan yang telah didapat serta penutup.
3.1.1 Latar Belakang
Salah satu perusahaan industri besar di Indonesia yang memegang inventory sebagai aspek penting adalah PT Semen Padang, bagi PT Semen Padang inventory merupakan salah aspek yang mempunyai peranan penting dalam setiap proses produksi yang berlangsung pada perusahaan. Seringkali terlalu tingginya angka persediaan tidak sebanding dengan pemakaian oleh perusahaan. Banyak barang persediaan yang sudah banyak dibeli namun belum kunjung dipakai sehingga menimbulkan biaya persediaan atau karena lamanya barang tersebut disimpan menyebabkan kualitas barang yang semakin menyusut sehingga besar kemungkinan barang tersebut akan tidak terpakai.
Perusahaan perlu memberikan perhatian lebih dalam hal pengendalian untuk barang persediaan untuk menetukan barang yang tergolong kritis yang membutuhkan pengendalian inventory yang ketat. Pengendalian dapat berupa pengelompokan barang-barang berdasarkan frekuensi pemakaiannya dan juga perkiraan (peramalan) terhadap pemakaian beberapa jenis barang suku cadang yang tergolong sering digunakan. Peramalan dapat digunakan dalam pengambilan keputusan bagi perusahaan terutama mengenai masalah persediaan terhadap beberapa barang suku cadang yang tergolong sering digunakan. Dengan meramalkan atau memperkirakan jumlah pemakaian beberapa barang suku cadang, maka perusahaan dapat memperoleh gambaran mengenai perkiraan jumlah barang yang harus dibeli atau jumlah barang yang harus ada pada gudang agar dapat mencukupi kebutuhan pabrik (produki).
Berdasarkan permasalahan yang ada tersebut, maka PT Semen Padang khususnya Biro Pengelolaan Persediaan perlu memberikan perhatian lebih dan pengendalian untuk barang persediaan yang ada di Gudang PT Semen Padang. Perusahaan perlu mengetahui dan menetukan barang yang tergolong kritis yang membutuhkan pengendalian inventory yang lebih dengan menggunakan metode ABC yaitu berdasarkan frekuensi pemakaian barang, lalu selanjutnya dengan menggunakan metode peramalan dapat memperkiraan jumlah barang yang harus dibeli atau jumlah barang yang harus ada pada gudang agar dapat mencukupi kebutuhan pabrik (produki).
3.1.2 Perumusan Masalah
Perumusan masalah pada penelitian ini adalah bagaimana cara mengelompokkan barang persediaan pada gudang suku cadang (spare parts) berdasarkan frekuensi pemakaianya lalu menentukan metode peramalan terbaik untuk perkiraan jumlah barang yang harus dibeli atau jumlah barang yang harus ada pada gudang pada gudang persediaan PT. Semen Padang, agar dapat memudahkan dalam pengambilan keputusan manajemen pada Bidang Penyimpanan dan Pengeluaran Barang Suku Cadang, Departemen Pengadaan PT. Semen Padang.
3.1.3 Tujuan Penelitian
Berdasarkan permasalahan yang ada di Bidang Penyimpanan dan Pengeluaran Barang Suku Cadang, tujuan yang ingin dicapai dari Kerja Praktek ini adalah :
1. Mampu mengelompokkan barang-barang persediaan di PT Semen Padang khususnya untuk barang suku cadang berdasarkan frekuensi pemakaian/pengeluaran.
2. Menentukan metode peramalan yang sesuai dengan pemakaian barang suku cadang di PT. Semen Padang. 3. Mampu memperkirakan pemakaian
barang suku cadang untuk 12 periode ke depan dengan menggunakan metode peramalan yang terpilih 4. Mampu memberikan masukan
terhadap manajemen pengelolaan persediaan bidang Penyimpanan dan Pengeluaran Barang Suku Cadang terkait dengan proses dan kendala yang dihadapi di gudang barang suku cadang, sehingga dapat meningkatkan kinerja, efektifitas dan efisiensi dalam hal pengelolaan persediaan barang-barang suku cadang.
3.1.4 Batasan Masalah
Beberapa hal yang menjadi batasan masalah dalam kerja praktek ini adalah sebagai berikut :
1. Penelitian dilakukan di gudang persediaan spare part pada PT. Semen Padang.
2. Pengklasifikasian persediaan yang dipakai menggunakan metode ABC berdasarkan frekuensi pemakaian. 3. Metode peramalan yang digunakan
metode Single Exponential Smoothing.
4. Peramalan dilakukan selama 12 periode ke depan.
5. Data yang digunakan adalah data historis pengeluaran atau pemakaian barang suku cadang selama tahun 2011 sampai tahun 2014.
3.2 Landasan Teori
Landasan teori berisikan teori-teori yang berhubungan dengan secara langsung terhadap penelitian yang dilakukan serta digunakan sebagai pedoman untuk memperoleh hasil yang tepat dalam penelitian. Teori-teori yang digunakan berkaitan dengan persediaan, pengendalian persediaan, metode–metode yang digunakan dalam pengendalian persediaan, dan metode– metode peramalan.
3.2.1 Konsep Dasar Persediaan
Persediaan merupakan salah satu faktor penting di perusahaan, khususnya perusahan manufaktur. Adanya persediaaan dapat membantu serta mempermudah jalannya proses operasi di perusahaan. Namun, jika tidak ada persediaan, maka perusahaan akan mengalami kesulitan dan masalah dalam menjalankan proses operasi perusahaan terutama dalam memenuhi permintaan konsumen. Beberapa definisi persediaan menurut para ahli diantaranya : 1. Menurut Sofjan Assauri (1993)
Persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha yang normal.
2. Menurut Ristono (2009)
Persediaan adalah barang-barang yang disimpan untuk digunakan kembali atau dijual pada periode yang akan datang.
3. Menurut Russel dan Taylor
Inventory sebagai stock of items yang disimpan oleh suatu organisasi untuk memenuhi permintaan konsumen internal maupun eksternal.
4. Menurut Indrajit (2003)
Persediaan sebagai sejumlah material yang disimpan dan dirawat menurut aturan tertentu dalam tempat persediaan agar selalu dalam keadaan siap pakai dan ditatausahakan dalam buku perusahaan.
5. Menurut Yuliana (2001)
Persediaan dapat diartikan sebagai sumber daya yang belum digunakan,
persediaan mempunyai nilai ekonomis di masa yang akan datang pada saat aktif.
6. Menurut Prawirosentono (2001) Persediaan adalah kekayaan lancar yang terdapat dalam perusahaan dalam bentuk persediaan bahan mentah, barang setengah jadi dan barang dalam proses.
7. Menurut Gitosudarmo (2002)
Persediaan adalah bagian utama dari modal kerja, merupakan aktiva yang pada setiap saat mengalami perubahan
8. Menurut Soemarso (1999)
Persediaan didefinisikan sebagai barang barang yang dimiliki perusahaan untuk dijual kembali atau digunakan dalam kegiatan operasional perusahaan.
Berdasarkan pengertian persediaan tersebut, dapat disimpulkan bahwa persediaan merupakan faktor penting perusahaan yang merupakan sumber daya perusahaan yang siap pakai yang disimpan oleh perusahaan dalam memenuhi permintaan pada waktu yang dibutuhkan.
3.2.1.1Jenis-jenis Persediaan
Secara umum, barang persediaan dapat diklasifikasikan atas beberapa jenis, dalam hal ini sekurang-kurangnya diklasifikasikan menjadi 6 jenis, yaitu (Indrajit, 2003) :
1. Bahan Baku (Raw Materials)
Bahan baku merupakan bahan mentah yang belum diolah, yang akan diolah menjadi barang jadi sebahai hasil utama perusahaan.
2. Barang Setengah Jadi (Semi Finished Products)
Barang setengah jadi merupakan hasil olahan bahan mentah sebelum menjadi barang jadi yang akan diolah lebih lanjut menjadi barang jadi, namun terkadang beberapa diantaranya dijual seperti apa adanya untuk menjadi bahan baku bagi perusahaan lain.
3. Barang Jadi (Finished Products) Barang jadi merupakan barang yang sudah selesai diproduksi atau diolah yang merupakan hasil utama perusahaan dan siap untuk dijual. 4. Barang Umum dan Suku Cadang
menjalankan perusahaan atau pabrik untuk memelihara peralatan yang digunakan. Barang persediaan jeni ini sering disebut sebagai barang pemeliharaan, perbaikan, dan operasi, atau MRO materials (maintenance, repair, and operation).
5. Barang untuk Proyek (Work in Process)
Barang umum dan suku cadang merupakan barang-barang yang ditumpuk untuk menunggu pemasangan dalam suatu proyek baru.
6. Barang Dagangan (Commodities) Barang untuk proyek merupakan barang yang dibeli dalam keadaan barang jadi yang kemudian disimpan di dalam gudang untuk menunggu penjualan kembali.
Menurut beberapa sudut pandang, dalam manajemen persediaan, barang-barang dapat dibagi dalam beberapa klasifikasi, antara lain (Indrajit, 2003) :
1. Menurut Jenis
a. Barang Umum (General Materials)
Barang jenis ini biasanya cukup
banyak macamnya,
pemakaiannya tidak tergantung dari peralatan, harganya relatif lebih kecil, dan penentuan kebutuhannya relatife gampang. b. Suku Cadang (Spare Parts)
Barang jenis ini terdiri atas bermcam-macam jenis, biasanya harga lebih mahal, pemakaian tergantung drai peralatan, dan penentuan kebutuhan lebih sulit. 2. Menurut Harga
a. Barang Berharga Tinggi (High Value Items)
Barang ini memerlukan pengawasan yang sangat tinggi karena walaupun persentase jumlahnya hanya sekitar 10% dari total persediaan, namun jumlah nilainya mewakili 70% dari total nilai persediaan.
b. Barang Berharga Menengah (Medium Value Items)
Barang ini membutuhkan tingkat pengawasan yang cukup, karena biasanya barang yang persentase jumlahnya sekitar 20% dari total persediaan ini, jumlahnya mewakili nilai 20% dar jumlah nilai persediaan.
c. Barang Berharga Rendah (Low Value Items)
Barang ini berlawanan dengan barang berharga tinggi, yakni hanya membutuhkan tingkat pengawasan yang rendah karena walaupun barang ini memiliki persentase jumlah sekita 70% dari total persediaan. barang ini 3. Menurut Frekuensi Penggunaan
a. Barang yang cepat pemakaiannya atau pergerakannya (Fast Moving Items)
Barang dengan jenis ini memiliki frekuensi penggunaan dalam 1 tahun lebih dari sekian bulan tertentu, misalnya lebih dari 3 bulan sehingga memerlukan frekuensi penghitungan pemesanan kembali lebih sering.
b. Barang yang lambat
pemakaiannya atau
pergerakannya (Slow Moving Items)
Barang dengan jenis ini memiliki frekuensi penggunaan dalam 1 tahun jarang dari sekian bulan tertentu, misalnya di bawah 3 bulan, sehingga memerlukan frekuensi penghitungan pemesanan kembali yang tidak sering.
4. Menurut Tujuan Penggunaan
a. Barang pemeliharaa, perbaikan, dan operasi (MRO Materials) Barang ini digunakan untuk keperluan pemeliharaan, perbaikan, dan operasi. Jika suatu saat persediaan barang ini habis, maka operasi masih dapat berjalan sementara.
b. Barang Program (Program Materials)
Barang ini memiliki jumlah kebutuhan sesuai dengan tingkat produksi atau kegiatan perusahaan yang bersangkutan. Jika persediaan barang ini habis, maka kegiatan perusahaan akan langsung berhenti.
5. Menurut Jenis Anggaran
a. Barang Operasi (Operating Materials)
b. Barang Investasi
Barang ini biasanya berbentuk peralatan, digunakan untuk penambahan, perluasan, atau pembangunan proyek, dan dibukukan dalam akun aset perusahaan.
6. Menurut Cara Pembukuan Perusahaan a. Barang Persediaan (Stock Items)
Jenis barang ini akan dibukukan dalam akun “persediaan barang perusahaan” setelah proses pembelian dan barang tersebut disimpan dalam gudang persediaan. Barang tersebut nantinya dibebankan ke bagian yang mengambilnya dari gudang untuk digunakaannya.
b. Barang dibebankan Langsung (Direct Charged Materials) Barang ini setelah dibeli langsung dikirimkan dan dibebankan ke bagian yang menggunakannya. 7. Menurut Hubungan dengan Produksi
a. Barang Langsung (Direct Materials)
Barang ini merupakan barang yang digunakan dalam proses produksi yang akan menjadi bagian akhir dari proses produksi, meliputi bahan mentah, bahan penolong, barang setengah jadi, dan barang komoditas.
b. Barang tidak Langsung (Indirect Materiasl)
Barang ini tidak ada hubungannya dengan proses produksi, namun diperlukan untuk memelihara mesin dan fasilitas yang digunakan dalam proses produksi, meliputi barang MRP dan barang proyek.
Sementara itu, Tersine membagi kategori inventory berdasarkan utilitasinya menjadi beberapa kategori, yaitu (Tersine, 1994) :
1 Lot-size inventory.
Inventory ini dikenal juga dengan working stock yang muncul karena adanya permintaan cepat sehingga pesanan bisa dilakukan dalam ukuran lot yang lebih besar dari permintaan. Lot sizing dilakukan untuk meminimasi biaya pesan dan biaya simpan, atau mendapatkan quantity discount. 2 Safety stock.
Inventori ini digunakan untuk mengantisipasi adanya fluktuasi permintaan atau pesanan. Pemakaian
inventori ini juga untuk menghindari adanya stock out.
3 Anticipation stock
Inventory dapat saja dibangun untuk mengantisipasi kekurangan pada supply, peningkatan demand, atau kenaikan harga.
4 Pipeline stock
Sebuah sistem inventory dapat dianggap sebagai rangkaian stock point dengan pola aliran tertentu diantara mereka. Mengendalikan inventory berarti mengendalikan aliran, dan oleh karenanya ukuran inventory terkumpul pada stock points.
5 Decoupling stock
Merupakan inventori yang diakumulasikan antara aktivitas dependen atau stages untuk mengurangi kebutuhan dalam sebuah operasi yang sinkron.
6 Psychic stock
Merupakan uraian dari inventori yang menstimulasi permintaan yang dapat memberikan pilihan sebuah item untuk dilihat dan dipertimbangkan untuk dibeli.
3.2.1.2Alasan Mengadakan Persediaan
Adanya persediaan dilatarbelakangi oleh beberapa hal, antara lain (Nahmias, 2001) :
1. Skala Operasi Ekonomis (Economies of Scale)
Perusahaan berasumsi bahwa dibandingkan dengan memproduksi satu item sejenis, maka akan lebih ekonomis jika memproduksi dalam jumlah item yang relatif lebih besar dalam setiap produksi dan menyimpannya untuk pemakaian di masa akan datang. Perusahaan dapat menghemat biaya set up tetap pada jummlah unit yang besar.
2. Ketidakpastian
dihindarkan. Selain itu ketidakpastian pasokan tenaga kerja, harga dari sumber bahan baku, dan biaya modal juga menjadi alasan.
3. Spekulasi
Jika nilai dari item atau sumber alam diperkirakan akan naik, maka akan lebih ekonomis jika membeli dalam jumlah besar pada harga sekarang dan menyimpan item untuk digunakan pada masa yang akan datang.
4. Kelancaran
Perubahan pola permintaan atas produk bisa dalam bentuk determinasi atau random. Memproduksi atau menyimpan persediaan dalam mengantisipasi puncak permintaan (peak demand) biasa membantu mengurangi penyebab gangguan dari perubahan tingkat produksi.
5. Logistik
Beberapa kendala tertentu bisa ada dalam pembelian, produksi, atau distribusi dari item yang memberikan kekuatan pada sistem untuk memelihara persediaan (maintain inventory) pada salah satu kasus dimana itemnya harus dibeli dalam jumlah yang kecil.
6. Biaya Pengendalian (Control Cost) Biaya pengendalian bisa menjadi lebih rendah bagi perusahaan dalam jangka panjang untuk memelihara persediaan item yang tidak lebih mahal daripada mengeluarkan waktu pekerjaan untuk menyimpan salinan detail untuk item ini.
3.2.1.3Fungsi-Fungsi Persediaan
Persediaan muncul karena pasokan dan permintaan sulit untuk disamakan, dimana untuk beberapa alasan, keduanya seringkali memiliki tingkat yang berbeda, sehingga dibutuhkan persediaan (Tersine,1994). Agar menjaga keseimbangan permintaan dengan penyediaan bahan baku serta waktu proses, diperlukan adanya persediaan. Menurut Zulian Yamit (2004), terdapat empat faktor yang dijadikan sebagai fungsi perlunya persediaan, yaitu :
1. Faktor waktu (time factor)
Faktor waktu melibatkan proses panjang yang dilakukan untuk produksi dan distribusi sebelum barang diterima oleh konsumen. Adanya persediaan memungkinkan perusahaan mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi persediaan. Keuntungan dapat ditingkatkan melalui reputasi
perusahaan dalam menyediakan produk secara tepat waktu.
2. Faktor diskontinuitas (discontinuity factor)
Faktor diskontinuitas memungkinkan perlakuan yang berbeda untuk berbagai macam operasi yang saling berhubungan (eceran, distribusi, gudang, manufaktur dan pembelian). Dengan diadakannya persediaan, setiap kegiatan tersebut tidak selalu harus cocok dengan pemakaian. Bahan mentah memisahkan pemasok dari pembeli, barang setengah-jadi memisahkan departemen produksi dari departemen yang lain, dan barang jadi memisahkan konsumen dari produsen.
3. Faktor ketidakpastian (uncertainty factor)
Faktor ketidakpastian
mempertimbangkan kejadian yang tidak dapat diramalkan yang mempengaruhi rencana yang telah disusun oleh perusahaan. Kejadian tak terduga ini meliputi kesalahan peramalan, kerusakan peralatan, kejadian alam, dan lain-lain. Dengan adanya persediaan, perusahaan memiliki perlindungan dari kejadian-kejadian tersebut.
4. Faktor ekonomi (economy factor) Faktor ekonomi memberikan keuntungan bagi perusahaan dari altenatif-alternatif yang dapat menghemat biaya. Faktor ini memungkinkan perusahaan untuk membeli atau memproduksi produk dalam jumlah yang ekonomis. Pembelian dalam jumlah besar memberikan potongan harga yang dapat menghemat biaya. Pembelian menjadi lebih ekonomis dengan menggabungkan pembelian beberapa item.
3.2.2 Pengendalian Persediaan
kegiatan mengontrol persediaan agar tetap berada pada kondisi yang diharapkan. Persediaan yang terlalu sedikit atau pun terlalu banyak, sama-sama menimbulkan dampak yang yang tidak baik bagi perusahaan. Jika tidak ada pengendalian persediaan yang baik di perusahaan, bisa berakibat buruk pada jalannya proses perusahaan.
Manajemen persediaan (inventory control) adalah kegiatan yang berhubungan dengan perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan penentuan kebutuhan material sedemikian rupa sehingga disatu pihak kebutuhan operasi dapat dipenuhi pada waktunya dan dilain pihak investasi persediaan dapat ditekan secara optimal (Indrajit, 2003). Beberapa usaha yang dapat dilakukan manajemen persediaan adalah (Indrajit, 2003) :
1. Menjamin terpenuhinya kebutuhan operasi.
2. Membatasi nilai keseluruhan investasi. 3. Membatasi jenis dan jumlah material. 4. Memanfaatkan seoptimal mungkin
material yang ada.
Beberapa persyaratan dalam sistem persediaan adalah :
1. Gudang yang memadai.
2. Wewenang dan tanggung jawab. 3. Sistem pencatatan dan pemeriksaan. 4. Pengawasan mutlak atas pengeluaran
bahan/barang.
5. Pencatatan yang teliti mengenai jumlah yang dipesan, dikeluarkan, dan yang tersedia.
6. Perencanaan untuk menggantikan barang yang telah dikeluarkan dan barang yang sudah using.
3.2.3 Metode Pengendalian Persediaan
dengan Metode ABC
Sistem pengendalian persediaan dikatakan efektif jika mampu menjawab tiga pertanyaan dasar dalam masalah inventory, yaitu (Johns&Harding, 1996) :
1. Apa yang dikendalikan ? 2. Kapan memesan kembali ?
3. Berapa banyak yang akan dipesan ?
Dalam memanajemen persediaan, terdapat beberapa sistem dan metode yang digunakan. Diantara sekian banyak metode dan konsep pengendalian persediaan, metode yang paling sering digunakan secara bergandengan adalah metode analisis ABC serta konsep minimum-maksimum. Analisis ABC atau dikenal dengan klasifikasi Pareto
merupakan salah satu metode yang digunakan untuk memecahkan masalah penentuan titik optimum, baik jumlah pemesanan maupun order point, serta berguna dalam menentukan barang-barang yang harus diprioritaskan. Analisis ABC sangat berguna dalam memfokuskan perhatian manajemen terhadap penentuan jenis barang yang paling penting dalam sistem inventori yang bersifat multisystem.
ABC Analisis mengklasifikasikan persediaan dalam tiga kategori, yaitu: A, B, dan C dengan basis volume penggunaan biaya persediaan dalam setahun. Analisis ABC adalah sebuah aplikasi persediaan dari prinsip Pareto, dikembangkan oleh Vilfredo Pareto ahli ekonomi Italia. Tahun 1800-an (masa Renaissence), Pareto mendapatkan pendidikan sebagai seorang insinyur dan terkenal juga sebagai ahli ekonomi, sosiolog, dan ahli politik. Dalam studi dan penelitiannya sampai pada suatu kesimpulan bahwa pola distribusi pendapatan penduduk pada dasarnya sama di seluruh negara dan di sepanjang sejarah. Studi Pareto menunjukkan bahwa hanya sebagian kecil penduduk yang memiliki sebagian besar dari pendapatan seluruh penduduk, dan sebaliknya pula, sebagian besar penduduk hanya memiliki sebagian kecil saja dari pendapatan seluruh penduduk. Pareto merupakan orang pertama yang mendokumentasikan Management Principle of Materiality, yang menjadi dasar dari analisis ABC. Berdasarkan ini, H. Ford Dickie (1951) dari General Electric mengembangkan hukum atau prinsip Pareto ini dan menciptakan prinsip ABC dalam klasifikasi barang persediaan (Indrajit, 2003).
