PERTEMUAN KE 5
SISTEM PENGENDALIAN
INTERN
Definisi Sistem Pengendalian Intern
2
Sistem pengendalian intern
struktur organisasi, metode & ukuran-ukuran yg dikoordinasikan untuk
menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data
akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan
manajemen
1. Menjaga kekayaan organisasi
2. Mengecek ketelitian & keandalan data akuntansi
3. Mendorong efisiensi
Tujuan sistem pengendalian intern
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern dibagi 2 macam:
a. pengendalian intern akuntansi
Mendorong efisiensi
Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
Menjaga kekayaan organisasi
Mengecek ketelitian & keandalan data akuntansi
Tujuan
pengendalian
intern administratif Tujuan pokok
sistem
Unsur Sistem Pengendalian Intern
Praktik yg sehat
Karyawan yg mutunya sesuai dgn tanggung jawabnya
Struktur organisasi yg memisahkan
tanggung jawab & wewenang secara tegas
Sistem otorisasi & prosedur pencatatan
Unsur pokok sistem pengendalian
4
Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian
mencerminkan sikap & tindakan para pemilik & manajer perusahaan
mengenai pentingnya pengendalian intern perusahaan
1. Filosofi & gaya operasi
2. Berfungsinya dewan komisaris & komite pemeriksaan
3. Metode pengendalian manajemen
Unsur lingkungan pengendalian
4. Kesadaran pengendalian
Penanggungjawab Pengendalian Intern Akuntansi
Siapakah yg bertanggung jawab atas pengembangan & pengoperasian
pengendalian intern akuntansi suatu perusahaan ?
Konsep yg Salah Mengenai Sistem Pengendalian Intern
Konsep salah yg seringkali dilakukan oleh manajemen puncak:
a.
sistem pengendalian intern dikira merupakan tanggung jawab direktur
keuangan saja
b.
adanya persepsi bahwa sistem pengendalian intern dapat
menggantikan kekurang-ahliannya dalam mengelola perusahaan
c.
sistem pengendalian intern seringkali disamakan dgn unit organisasi yg
disebut dgn satuan pengawas intern dalam perusahaan
d.
adanya pendapat bahwa perancangan & penerapan sistem
pengendalian intern merupakan tanggung jawab satuan pengawas
intern
Pendekatan Untuk Merancang Pengendalian Intern Akuntansi
Secara garis besar, pendekatan untuk merancang pengendalian intern
akuntansi adalah bertitik tolak dari 2 tujuan sistem:
1. menjaga kekayaan perusahaan
6
Langkah Penyusunan Pengendalian Intern Akuntansi
Penjelasan & Rincian
Sistem Pengendalian Akuntansi
1. menjaga kekayaan perusahaan
a. penggunaan kekayaan perusahaan hanya melelui
sistem otorisasi yg telah ditetapkan
(1) pembatasan akses langsung thd kekayaan
(2) pembatasan akses tidak langsung thd kekayaan
b. pertanggung-jawaban kekayaan perusahaan yg
dicatat dibandingkan dgn kekayaan yg sesungguhnya ada
(1) pembandingan secara periodik antara catatan akuntansi dgn kekayaan yg sesungguhnya ada
(2) rekonsiliasi antara catatan akuntansi yg
7 2. mengecek ketelitian & keandalan data akuntansi
a. pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yg
telah ditetapkan
(1) pemberian otorisasi oleh pejabat yg berwenang
(2) pelaksanaan transaksi sesuai dgn otorisasi yg
diberikan oleh pejabat yg berwenang
b. pencatatan transaksi yg terjadi dalam catatan akuntansi
(1) pencatatan semua transaksi yg terjadi
(2) transaksi yg dicatat adalah benar-benar terjadi (3) transaksi dicatat dalam jumlah yg benar
(4) transaksi dicatat dalam periode akuntansi yg seharusnya
(5) transaksi dicatat dgn penggolongan yg seharusnya (6) transaksi dicatat & diringkas dgn teliti
Sistem Pengendalian Intern ( SPI )
1. struktur organisasi yg memisahkan tanggung jawab & wewenang secara
tegas
2. sistem otorisasi & prosedur pencatatan
3. praktik yg sehat
8 Unsur SPI ( contoh pada Sistem Pembelian )
1. struktur organisasi yg memisahkan tanggung jawab & wewenang secara
tegas
a. dibentuk unit organisasi Bagian Gudang, Bagian Pembelian, Bagian Penerimaan, Bagian Utang, dan Bagian Kartu Persediaan
b. Bagian Pembelian terpisah dari Bagian Penerimaan
c. Bagian Pembelian & Bagian Penerimaan terpisah dari Bagian Utang & Bagian Kartu Persediaan 2. sistem otorisasi & prosedur pencatatan
a. otorisasi surat permintaan pembelian oleh Kepala Bagian Gudang
b. otorisasi surat order pembelian oleh Kepala Bagian Pembelian
c
. otorisasi laporan penerimaan barang oleh Kepala Bagian Penerimaan
d
. otorisasi bukti kas keluar oleh Kepala Bagian Utang 3. praktik yg sehat
a. surat permintaan pembelian, surat order pembelian, laporan penerimaan barang, & bukti kas keluar bernomor urut tercetak, dan pemakaiannya dipertanggung-jawabkan
b
. rekonsiliasi periodik antara catatan persediaan dgn fisik persediaan yg ada di gudang 4. karyawan yg mutunya sesuai dgn tanggung jawabnya
Pengendalian Intern Akuntansi Dalam Lingkungan Pengolahan
Data Elektronik
Pengendalian Intern Akuntansi dalam Sistem Manual
Pengendalian Intern Akuntansi dalam Sistem Komputer
1. Pembagian tanggung jawab
pelaksanaan suatu transaksi ke tangan beberapa orang atau departemen agar tercipta adanya cek silang (cross-check) dan spesialisasi pekerjaan klerikal
Karena ketelitian & kecepatan pengolahan data dgn komputer, lebih sedikit diperlukan cek silang dalam pengolahan data,
terutama yg menyangkut perhitungan dalam pengolahan data akuntansi
2. Dilakukan pemeriksaan secara visual terhadap transaksi penting & dokumen yg diproses melalui sistem
Komputer dapat melakukan berbagai pemeriksaan (edit) yg semula dilakukan oleh manusia melalui program komputer, sehingga mengurangi pekerjaan editing dokumen secara visual
3. Manual system menitikberatkan pengendalian di tangan manusia, yg dicapai dgn pembagian tanggung jawab pelaksanaan transaksi ke beberapa orang atau bagian
Sistem komputer menitikberatkan
pengendalian melalui program komputer, sehingga pembagian tanggung jawab fungsional dalam pelaksanaan transaksi dapat dikurangi
10 Unsur Sistem Pengendalian Intern dalam Lingkungan Pengolahan
Data Elektronik
Sistem
Pengendalian
Intern
Pengendalian
Intern
Akuntansi
Pengendalian
Intern
Administratif
Pengendalian
Aplikasi
Pengendalian
Umum
Ketelitian
Kelengkapan
Organisasi
Prosedur pengubahan program Prosedur pengembangan sistem
Manajer Pengolahan Data
Manajer Sistem & Program
Manajer Fasilitas Pengolahan Data
Analisis Sistem
Pemrogram
Perpustakaan
Konversi Data
Operator Komputer
Grup Pengawas
Jasa Teknik
Pengendalian Umum
a. Organisasi
12
1. Prosedur penelaahan & pengesahan sistem baru
2. Prosedur pengujian program
3. Prosedur pengubahan program
b. Pengendalian terhadap Sistem & Program
4. Dokumentasi
1. Operasi konversi data
2. Operasi komputer
3. Perpustakaan
c. Pengendalian terhadap Fasilitas Pengolahan Data
Pengendalian Aplikasi
Tujuan :
1. menjamin bahwa semua transaksi yg telah diotorisasi telah
diproses sekali saja secara lengkap
2. menjamin bahwa data transaksi lengkap & teliti
3. menjamin bahwa pengolahan data transaksi benar & sesuai dgn
keadaan
4. menjamin bahwa hasil pengolahan data dimanfaatkan untuk
tujuan yg telah ditetapkan
5. menjamin bahwa aplikasi dapat terus-menerus berfungsi
Pengendalian Detektif / Korektif
Pengendalian Preventif
14
4. Turnaround documents
5. Formulir bernomor urut tercetak
6. Validasi masukan
Unsur-unsur pengendalian
preventif
7. Pemutakhiran arsip dgn komputer 2. Konversi data
3. Penyiapan data sumber
8. Pengendalian thd pengolahan data 1. Otorisasi data sumber
b. Pengendalian Detektif
pengendalian detektif tidak akan mencegah terjadinya masalah, namun akan memberi petunjuk dimana letak terjadinya masalah
Contoh:
data transmission, control register, control totals, dokumentasi, dan testing
a. Pengendalian Preventif
bertindak sbg petunjuk untuk membantu sesuatu terjadi seperti yg seharusnya
