Change Impact Analysis
Change Impact Analysis
C. Change Impact
1. Daftar karyawan baru dikeluarkan oleh Report SAP.
AS IS TO BE
Report yang diambil dari
C. Change Impact
1. Saat pengangkatan karyawan tidak diperlukan create ID card baru lagi.
2. Proses mutasi / promosi / ditugaskan / dipekerjakan / penempatan kembali
/ MPP dipercepat/ MPP diperpanjang / berhenti APS akan selalu dimulai
dari proses analisa succession & career management.
AS IS TO BE
Proses pembuatan ID Card baru dilakukan karena pada status karyawan pada NIK berubah.
Proses pembuatan ID Card tidak perlu dilakukan karena status karyawan telah dipindahkan ke Employee Group dan Employee Sub Group.
AS IS TO BE
Belum ada analisa succession plan &
C. Change Impact
3. Saat proses CDTP selain mempertimbangkan masa kerja dan ikatan
dinas, analisis succession plan harus dilakukan.
4. Penempatan kembali setelah CDTP terdapat proses cek qouta planning &
vacant position oleh bangor, serta match up oleh karir untuk bantu
direksi.
AS IS TO BE
Pada saat pengajuan yang
dipertimbangkan hanya masa kerja dan ikatan dinas.
Ditambahkan analisis succesion plan, agar ketika karyawan tersebut CDTP, terdapat successor pada posisi yang ditinggalkan.
AS IS TO BE
Pengecekan sebatas pengecekan
vacant position atau dibuatkan posisi baru.
C. Change Impact
5. List karyawan berhak pembekalan pensiun 52 tahun bisa dikeluarkan
oleh report. Laporan realisasi biaya dapat disimpan di SAP.
6. Masa kerja karyawan akan dihitung oleh report.
AS IS TO BE
Perhitungan 52 tahun masih
dilakukan manual dan realisasi biaya disimpan tersendiri.
Perhit. 52 tahun dapat dilakukan secara otomatis oleh sistem dan disimpan di infotype 19 yang
reportnya dapat dikeluarkan sesuai keperluan. Realisasi pemakaian biaya disimpan di infotype pelatihan
tersebut.
AS IS TO BE
Perhitungan masa kerja karyawan
C. Change Impact
7. Perubahan data keluarga dapat dimaintain secara real time tanpa
mengganggu status pajak.
8. List karyawan 55 tahun akan dihitung oleh report.
AS IS TO BE
Perubahan data keluarga berdampak
terhadap status pajak. Perubahan data keluarga disimpan pada infotype tersendiri berbeda dengan infotype untuk status pajak sehingga dimungkinkan pencatatan perubahan data keluarga real time.
AS IS TO BE
Perhitungan karyawan yang akan
C. Change Impact
9. Pada proses berhenti rasionalisasi, Bag. Or. lakukan obsolete position
yang didasari WP dan Staffng Plan.
10. Data Karyawan Outsource masih dimaintain secara eksisting.
AS IS TO BE
Belum ada proses sebelumnya. Bag. Or. akan merubah status posisi – posisi yang akan dihilangkan menjadi obsolete agar tidak dapat diisi oleh admin EA untuk proses lainnya yang didasari dari analisis workforce
planning dan staffing plan.
AS IS TO BE
Maintain data karyawan outsource di
C. Change Impact
11.Cost center BOD dan Komisaris sama hanya 1 cost center.
12.Karyawan berhenti meninggal dunia harus melakukan action 2 kali yaitu
berhenti meninggal dunia dan penghentian pembayaran.
AS IS TO BE
Cost center BOD dan Komisaris 1 cost
center yang sama. Masih seperti eksisting.
AS IS TO BE
Karyawan meninggal dunia langsung dipensiunkan dan batas waktu
pembayaran gaji 1 tahun lewat payroll bulanan dikontrol manual.
Karyawan meninggal dunia diubah status menjadi meninggal dunia agar tidak terpanggil pada proses lainnya, dan secara bersamaan langsung
dijalankan penghentian pembayaran untuk memberikan batas waktu
C. Change Impact
13.Iuran karyawan dipekerjakan akan dihitung oleh program pada saat
menjalankan report tagihan iuran.
14.Karyawan berhenti meninggal dunia harus melakukan action 2 kali yaitu
berhenti meninggal dunia dan penghentian pembayaran.
AS IS TO BE
Iuran karyawan dipekerjakan tetap ditampilkan pada report tagihan iuran.
Masih seperti eksisting.
AS IS TO BE
Karyawan meninggal dunia langsung dipensiunkan dan batas waktu
pembayaran gaji 1 tahun lewat payroll bulanan dikontrol manual.
Karyawan meninggal dunia diubah status menjadi meninggal dunia agar tidak terpanggil pada proses lainnya, dan secara bersamaan langsung
dijalankan penghentian pembayaran untuk memberikan batas waktu
C. Change Impact
15.Kesetaraan pangkat karyawan kontrak diletakkan di IT 9000 untuk
keperluan aplikasi perdin.
16.Iuran karyawan CDTP disimpan di infotype tertentu dan ditagihkan pada
saat karyawan masuk kembali dengan entry besar iuran yang akan
ditagihkan per bulannya sesuai kontrak.
AS IS TO BE
Kesetaraan pangkat disimpan hanya untuk keperluan aplikasi, berbeda dengan karyawan tetap.
Pangkat diisi pada infotype yang sama dengan karyawan tetap, hanya yang membedakan adalah status karyawan pada EG dan ESG.
AS IS TO BE
Iuran ditalangi terlebih dahulu oleh perusahaan, yang akan ditagihkan ketika karyawan masuk yang
prosedur penagihannya tergantung pada kesepakatan.
C. Change Impact
1. Aplikasi Perdin, Presensi, SPKL, Cuti eksisting masih dipakai, hanya
pengambilan data base untuk karyawan diambil dari SAP.
2. Pola Waktu Kerja di SAP baru sehingga butuh mapping data waktu kerja
eksisting.
AS IS TO BE
Perdin, Pencatatan Presensi, SPKL,
Cuti memakai aplikasi tersendiri. Sama seperti eksisting, hanya terdapat perubahan program
pengalihan pengambilan data base ke data base SAP untuk karyawan.
AS IS TO BE
Pola waktu kerja eksisting : Shift 1, Shift 2, Shift 3, Shift 4. Yang dipakai eksisting Shift 1 dan Shift 4.
C. Change Impact
3. Untuk data presensi karyawan subarea Jakarta tidak terdapat mesin
presensi maka data kehadiran akan diupload.
4. Pencatatan quota izin di customizing adalah qouta izin bulanan, untuk
quota izin tahunan akan dimaintain manual di SAP yang dibantu oleh
report qouta izin oleh admin TM.
AS IS TO BE
Data presensi dicatat manual. Data presensi diupload oleh mesin ke infotype time event.
AS IS TO BE
C. Change Impact
5. Qouta cuti tahunan dan cuti besar dapat disimpan di SAP.
6. Cuti bersama.
AS IS TO BE
Qouta cuti dicatat pada aplikasi cuti. Quota cuti disimpan pada konfigurasi SAP, sehingga aplikasi cuti butuh dirubah untuk mengambil database dari SAP.
AS IS TO BE
Bila terdapat cuti bersama yang memotong atau tidak memotong cuti bersama maka terdapat perubahan program.
Bila terdapat cuti bersama yang memotong cuti tahunan maka dapat dimasukkan pada infotype absence per karyawan, namun bila tidak
C. Change Impact
7. Mangkir.
8. Cuti bersama.
AS IS TO BE
Karyawan yang tidak memiliki sepasang data presensi per harinya dianggap mangkir.
Penetapan status mangkir berasal dari pernyataan unit sehingga tidak otomatis mangkir. Bila mangkir dapat dimasukkan di IT absence manual.
AS IS TO BE
Bila terdapat cuti bersama yang memotong atau tidak memotong cuti bersama maka terdapat perubahan program.
Bila terdapat cuti bersama yang memotong cuti tahunan maka dapat dimasukkan pada infotype absence per karyawan, namun bila tidak
C. Change Impact
9. Data Presensi.
10.Cuti Besar.
AS IS TO BE
Data presensi pada aplikasi presensi ditarik data dari database secara manual.
Data presensi akan dibuatkan
schedule job yang akan memasukkan data presensi otomatis kedalam SAP. Data Presensi dalam bentuk sepasang
waktu namun tidak memiliki
pembeda jam masuk dan jam keluar.
Data presensi akan dibedakan jam masuk dan jam keluarnya dengan bantuan program konversi.
AS IS TO BE
Qouta cuti besar diberikan kepada
Daftar Key Decision Closed
1. NPWP.
2. Seluruh karyawati status pajak TK0, kecuali bila ada pelaporan.
3. Kenaikan COLA
AS IS TO BE
Data karyawan masih ada yang belum
memiliki NPWP. Semua karyawan harus memiliki NPWP.
AS IS TO BE
Karyawati TK0, kecuali ada
pelaporan. Masih seperti eksisting.
AS IS TO BE
Kenaikan COLA berlaku bagi seluruh
Daftar Key Decision Closed
4. Pesangon / IPK.
5. Metoda Pajak
6. Perubahan status pajak anak meninggal dunia dan kelahiran anak yang
tertanggung .
AS IS TO BE
Pesangon / IPK diberikan saat SK dan persyaratan pensiun telah
diselesaikan oleh karyawan.
Pembayaran pensiun diberikan sebelum periodic closing.
AS IS TO BE
Metoda Pajak Netto, dimana
perusahaan merupakan wajib pungut. Masih seperti eksisting.
AS IS TO BE
Dilakukan di awal tahun secara
Daftar Key Decision Closed
7. Pajak untuk komponen payroll tahunan ikut dibulan pemberian offcycle.
8. Potongan pinjaman dipotong secara flat setiap bulannya.
AS IS TO BE
Pajak komponen payroll tahunan dibulan sebelumnya, koreksi
dilakukan manual.
Pajak komponen payroll tahunan ikut pajak dibulan pemberian offcycle. Run payroll dilakukan 2 kali. Payroll
offcycle 1 untuk pembayaran, payroll offcycle 2 untuk koreksi pajak.
AS IS TO BE
Potongan per bulan dapat berubah –
Daftar Key Decision Closed
9. Report Bank Transfer.
10. Posting penghasilan bulanan, penghasilan tahunan, dan rapel.
AS IS TO BE
Report Bank Transfer yang dihasilkan
BNI, NON BNI, dan Tunai Masih seperti eksisting.
AS IS TO BE
Diposting menurut aturan “Distribusi Gaji, PPIP, JHT Bumi Putera &
Jamsostek” posisi September 2012.
Daftar Key Decision Closed
12. Posting IPK, Santunan Duka Cita, Uang Seragam, Bantuan Biaya
Pemakaman, Beasiswa
13. Posting pajak.
14. Tanggal Posting
AS IS TO BE
Diposting ke 1 G/L account 220000
(balance sheet). Masih seperti eksisting.
AS IS TO BE
Diposting ke Balance Sheet, G/L
Account 202020.
Masih seperti eksisting.
AS IS TO BE
Posting payroll penghasilan bulanan
maksimal tanggal 25 Oktober 2012. Masih seperti eksisting. Posting payroll setelah payroll
Daftar Key Decision Closed
15. Cost center bagian produksi dan proyek
16. Rapel dan terjadi perubahan cost center.
17. Vendor yang dipakai
AS IS TO BE
1 cost center ke 2 G/L sesuai dengan pembagian karyawan langsung dan tidak langsung di MSDM.
Hanya 1 cost center yaitu CC30299 yang akan dilekatkan dengan 1 G/L Account yaitu Biaya Tenaga Kerja Tidak Langsung Proyek yaitu 510500
dilekatkan per level divisi.
AS IS TO BE
Pembebanan rapel dibebankan ke
cost center baru / eksisting.
Masih seperti eksisting.
AS IS TO BE
Vendor yang ada JHT BP,
Jamsostek dan Kary. INTI.
Daftar Key Decision Closed
18. Reconsiliasi account
19. Posting otomatis terhadap komponen gaji yang masuk payroll.
AS IS TO BE
Reconsiliasi account yang dipakai
208030 (Utang Karyawan)
208040 (Utang gaji lain – lain)
Masih seperti eksisting.
AS IS TO BE
Posting otomatis setelah payroll
dijalankan.
Change Impact Analysis
No Change Impact
1 Cost Center yang digunakan untuk divisi Ops Celco Prod dan Purju akan dijadikan satu
-2 Pembuatan Job Profile Proses lebih sederhana, simple dan padat, tidak membutuhkan
berlembar-lembar kertas 3 Posisi MPP, PK (MT), MD ditempatkan
di bawah unit MSDM. Untuk pengelompokan, akan dibuat unit "dummy" untuk masing-masing kelompok
Ketika akan mengeluarkan laporan mengenai struktur organisasi,
apabila unit ini tidak ingin
dikeluarkan maka unit ini harus di un-check.
4 Posisi dipekerjakan dan CDTP adalah 99999999 (default position / no position)
• Tidak akan muncul di struktur organisasi dan posisi tidak tercatat di infotype action.
• Untuk yang dipekerjakan, pencatatan posisi apabila
Change Impact Analysis (2)
No Change Impact
5 Posisi ditugaskan akan ditempatkan dibawah unit Direktur Utama. Untuk pengelompokan, akan dibuat unit "dummy".
• Ketika akan mengeluarkan laporan mengenai struktur
organisasi, apabila unit ini tidak ingin dikeluarkan maka unit ini harus di un-check.
• Untuk nama posisi akan ditulis "Ditugaskan" sehingga apabila dibutuhkan pencatatan posisi pada saat ditugaskan maka akan dilakukan di IT 0395 (External Organizational Unit)
6 Akan ada object Task untuk
mendeskripsikan tugas kunci dari suatu posisi / job
Perlu dibuat Task Catalog. Role oleh...
Relationship antara Task ke Job atau Task ke Position.
Change Impact Analysis
No Change Impact
1 Quota Planning akan menggunakan interval tahunan Jangka Pendek (1 tahun) dan Jangka Panjang (5 tahun), akan dipilih yang mana akan digunakan
• Setiap tahun akan dilakukan perencanaan tentang jumlah Job yang dibutuhkan suatu unit.
Change Impact Analysis
No Change Impact
1 Quota Planning akan menggunakan interval tahunan Jangka Pendek (1 tahun) dan Jangka Panjang (5 tahun), akan dipilih yang mana akan digunakan
• Setiap tahun akan dilakukan perencanaan tentang jumlah Job yang dibutuhkan suatu unit.
Change Impact Analysis
No Change Impact
1 Untuk pencatatan hasil di SAP
diutamakan hanya untuk SKI (Utama dan Pokok) saja namun untuk
komponen Ranking akan tetap di konfigur di SAP
Sesuai existing
2 Bang Or akan mengelola Requirement dan BSPK akan mengelola Qualification. Qualification Catalog akan dikelola oleh Bang Or.
Pembagian otorisasi di dalam sistem. Selain itu diperlukan
koordinasi dan komunikasi antara kedua unit ini dalam pembentukan Qualification Catalog (mutualisme). 3 Pencatatan pengalaman project akan
Change Impact Analysis
No Change Impact
1 Career path akan dikonfigurasi namun untuk context / master datanya akan diisi kemudian mengikuti kebijakan yang akan berlaku di PT INTI.
Change Impact Analysis
No Change Impact
1 Benefit akan dicatat di PA Pencatatan benefit tidak dilakukan di modul benefit. Cukup di
Change Impact Analysis
SD : Dampak Perubahan
Pencatatan
actual
revenue
untuk
BAST
Pembangunan dan BAST Migrasi berpindah dari
modul PS ke modul SD
Project preparation, detail planning (WBS, network)
MM : Dampak Perubahan
• Otorisasi create PO juga diberikan ke bagian
operasional, tetapi dibatasi hanya document
type PO untuk TITO saja yang diperbolehkan.
SD : Dampak Perubahan
Pencatatan
actual revenue
berpindah dari modul
PS ke modul SD
Project preparation, detail planning (WBS, network)
SD : Dampak Perubahan
Pengiriman barang ke customer (bukan ke lokasi)
PP : Dampak Perubahan
• Pembelian komponen produksi tidak dibatasi dengan
budget, hanya biaya didalam production order yang
terkena budget check
• PR type hasil MRP akan dibedakan dengan type yang
digunakan saat ini
• Terdapat transfer komponen dan barang jadi antara
logistik dan Produksi
• Diperlukan G/L untuk SFG dan biaya subkontrak
• Penggunaan komponen tambahan harus diinput secara
terpisah, dengan reservasi yang harus di release terlebih
dahulu oleh Rendal
MM : Dampak Perubahan
SD : Dampak Perubahan
As-Is Process : AM tidak pernah membuat Delivery
Order
To-be process : Khusus untuk Business Process
SD : Dampak Perubahan
Jika ada material yang memerlukan proses
PP : Dampak Perubahan
• Akan ada pengakuan stock material customer hanya
secara kuantiti yang dilakukan oleh Rendal
• Biaya aktivitas produksi akan disettle ke sales order
