ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS WEB DI SEKRETARIAT DPRD KOTA PASURUAN
SKRIPSI
Penulis : Aditia Saputri 201810050311096
PROGRAM STUDI ILMU PEMERINTAHAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MALANG
2021/2022
ii
iii
iv
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahirobilalamin saya ucapkan rasa syukur atas rahmat Allah SWT atas ridho dan izinya sehingga saya bisa menyelesaikan penyusunan skripsi dengan judul “Analisis Pengelolaan Arsip Berbasis Web Di Sekretariat DPRD Kota Pasuruan”. Skripsi ini disusun untuk memenuhi tugas akhir mata kuliah skripsi sebagai syarat untuk memperoleh gelar kesarjanaan Strata Satu (S1), Ilmu Pemerintahan, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Muhammadiyah Malang. Di dalam penyusunan skripsi ini penulis tidak dapat terwujud tanpa adanya arahan, bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak yang terlibat. Maka peneliti dengan ini ingin menyampaikan ucapan terimakasih dan rasa syukur kepada berbagai pihak yang terlibat di dalam proses penyusunan skripsi ini, khususnya kepada:
1. Bapak Dr.Fauzan, M.Pd, Selaku Rektor Universitas Muhammadiyah Malang yang sudah menyediakan fasilitas kampus dan berbagai media atau fasilitas belajar yang memadai.
2. Bapak Iradhad Taqwa Sihidi, S.IP., M.A selaku dosen pembimbing yang sudah berkenan meluangkan waktu, tenaga, dan pikiranya untuk memberikan pengarahan dan bantuan kepada penulis selama proses penyusunan dan penyelesaian skripsi ini berlangsung.
3. Bapak dan Ibu dosen Ilmu Pemerintahan yang selama ini sudah bersedia memberikan ilmu dan nasihatnya dalam masa perkuliahan. Kemudian kepada beberapa staf part time prodi dan fakultas yang telah membantu dalam bidang administrasi.
4. Bapak Raden Murahanto, S.sos, MM selaku Sekretariat DPRD Kota Pasuruan, Bapak Rusmin, SE, MM selaku Kepala Bagian Umum Sekretariat DPRD Kota Pasuruan, Ibu Henny Eko W, SE selaku Kepala Subbagian Tata Usaha, Kepegawaian dan Protokol Sekretariat DPRD Kota Pasuruan, Bapak Abdul Kadir selaku Arsiparis Sekretariat DPRD Kota Pasuruan. Yang telah mau menyediakan dan meluangkan
v
waktunya untuk membatu melengkapi data di dalam penyusunan skripsi ini.
5. Kepada kedua orang tua yang saya sayangi, Bapak Sulkan, dan Ibu Supatmi selaku kedua orang tua kandung saya. Terimakasih atas semua usaha dan doa-doa yang tidak pernah henti dipanjatkan. Terimakasih sudah memberi dukungan yang sangat luar biasa, baik secara materi ataupun kasih sayang.
6. Untuk adik saya Syafiatul Arofah yang sudah menjadi penghibur di sela- sela kepusingan saya menyusun skripsi ini.
7. Untuk kakak sepupu saya Khuliyati yang sudah menjadi saudara sekaligus teman baik. Yang mau mendengar segala bentuk keluh kesah saya selama menyusun tugas akhir ini.
8. Untuk sahabat-sahabat saya Silfia Dwi Anggreani, Serli Ega Yanuarsa, Puji Susilo Asih. Terimakasih sudah menemani dan menjadi semangat sekaligus penghibur di sisa-sisa masa perkuliahan ini. Terimakasih banyak atas semangat, dukungan, dan kenangannya selama ini.
9. Untuk sahabat sekos saya Vivi, Rika, Yeni, Anil , Dini yang selalu mendukung dan mendoakan saat pembuatan skripsi ini
10. Untuk teman-teman saya titin, fyra, karen, ama, miftah, nuris, rima yang sudah mengsupport saya.
11. Rekan-rekan Mahasiswa Jurusan Ilmu Pemerintahan angkatan 2018, atas segala bantuan dan kerjasamanya.
vi
Semoga semua bentuk amal baik dari semua pihak yang sudah membantu dan menjadi support system untuk menyelesaikan penyusunan skripsi ini mendapatkan ganjaran atau balasan terbaik dari Allah SWT. Dan penulis sadar bahwasanya skripsi ini masih banyak kekurangan dan jauh dari kata sempurna.
Oleh karena itu, penulis mengarapkan adanya masukan ataupun saran yang sifatnya membangun untuk kearah yang jauh lebih baik lagi.
Akhir kata, penulis berharap semoga skripsi ini dapat mendatangkan manfaat bagi semua pihak.
Malang, 09 Maret 2022 Penulis
Aditia Saputri
vii DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL
HALAMAN LEMBAR PERSETUJUAN... i
HALAMAN LEMBAR PENGESAHAN... ii
HALAMAN PERNYATAAN ORSINALITAS... iii
KATA PENGANTAR ... iv
DAFTAR ISI ... vii
DAFTAR GAMBAR ... x
DAFTAR TABEL ... xi
DAFTAR LAMPIRAN ... xii
ABSTRAK... xiii
HALAMAN SERTIFIKAT PLAGIASI... xv
BAB I... 1
PENDAHULUAN... 1
1.1 Latar Belakang... 1
1.2 Rumusan Masalah... 5
1.3 Tujuan... 5
1.4 Manfaat Penelitian... 5
1.4.1 Manfaat Praktis... 5
1.4.2 Manfaat Akademik... 6
1.5 Definisi Konseptual... 6
1.6 Definisi Operasional... 7
1.7 Metode Penelitian... 8
1.7.1 Jenis Penelitian... 8
1.7.2 Sumber data... 8
1.7.3 Teknik Pengumpulan data... 9
1.7.4 Subyek Penelitian... 11
1.7.5 Teknik Analisis Data... 11
viii
BAB II... 14
TINJAUAN PUSTAKA... 14
2.1 Penelitian Terdahulu... 14
2.2 Pengelolaan arsip... 21
2.3 Website... 22
2.4 Efektivitas... 22
2.4.1 Pencapaian target... 23
2.4.2 Kemampuan adaptasi (fleksibilitas)... 24
2.4.3 Kepuasan kerja... 24
2.4.4 Tanggungjawab... 25
BAB III... 27
DESKRIPSI WILAYAH... 27
3.1 Kota Pasuruan... 27
3.1.1 Gambaran umum Kota Pasuruan... 27
3.1.2 Letak geografis kota Pasuruan... 28
3.2 Sekretariat DPRD Kota Pasuruan... 29
3.2.1 Gambaran Umum sekretariat DPRD Kota Pasuruan...29
3.2.2 Tugas dan fungsi ... 29
3.2.3 Struktur organisasi sekretariat DPRD kota Pasuruan...30
BAB IV ... 32
ANALISIS DATA...32
4.1 Pencapaian targrt...32
4.2 Kemampuan adaptasi... 40
4.3 Kepuasan kerja...45
4.4 Tangungjawab...49
BAB V... 53
PENUTUP... 53
5.1 Kesimpulan...53
5.2 Saran...54
ix
Lampiran 1... 57 Lampiran 2... 59 DAFTAR PUSTAKA ... 61
x
DAFTAR GAMBAR
Gambar 4.1 Tampilan website tidak dapat diakses...32
Gambar 4.2 Jumlah surat yang dimasukkan ke web...34
Gambar 4.3 Pasuruan meraih penghargaan kearsipan...36
Gambar 4.4 Sosialisasi pengarsipan berbasis web...40
Gambar 4.5 Tapilan pengarsipan berbasis web...41
xi
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Struktur oraganisasi sekretariat DPRD Kota Pasuruan...28
xii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Daftar Pertanyaan Wawancara ...54 Lampiran 2 Dokumentasi Penelitian...56
xiii
DAFTAR PUSTAKA
Adawiah, R. (2017). Pengelolaan arsip pada kantor dinas perpustakaan dan kearsipan Daerah Polewali Mandar. Skripsi Jurusan Ilmu Perpustakaan, Fakultas Adab Dan Humaniora, UIN Alauddin Makassar, 1–93.
Aditya, P., Erna, K., & Dina, A. (2020). Komparasi Penggunaan Framework Codeigniter Vs Php Native Pada Sistem Informasi Manajemen Surat Sekretariat Dprd Pemalang. Jurnal SCRIPT, 8(1), 1–6.
Amrullah, A., Makhrus, M., Hadisaputra, S., Ilhamdi, M. L., & Sujana, I. M.
(2020). Pelatihan Sistem Pengarsipan Data Berebasis WEB pada Tenaga Admin Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Mataram. Jurnal Pengabdian Masyarakat Sains Indonesia, 2(1).
https://doi.org/10.29303/jpmsi.v2i1.9
Ananda, D. A. (2021). Rancang Bangun Aplikasi Pengarsipan Berbasis Web Pada CV. Adhitya Sukses Abadi (Doctoral dissertation, STMIK Palcomtech).
BELLA KANU KARTIKA. (2018). Efektivitas pengarsipan surat menyurat subbagian tata usaha sekretariat dprd provinsi sumatera selatan tahun 2017 skripsi. Universitas Sriwijaya, 22.
Bursa, A., Online, K., Web, B., Dinas, P., Kerja, T., Transmigrasi, D. A. N., Kuningan, K., & Kuningan, U. (2008). Laporan kerja praktek. 1–26.
Ekonomi, J. P., Ekonomi, F., & Padang, U. N. (2021). Analisis Prosedur Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor Sub Bagian Keuangan Dinas Kehutanan Abstract : This study objective to oversee the management of dynamic records , human resources who carry out archive management activities to monitor obstacles in managing archives at the Sub-Division of Finance Office of the Forestry Service of West Sumatra Province . This research method is descriptive qualitative , with data sources of several informants who are determined based. 4(3), 347–357.
Farell, G., Saputra, H. K., & Novid, I. (2018). Rancang bangun sistem informasi pengarsipan surat menyurat (studi kasus fakultas teknik unp). Jurnal
xiv
Teknologi Informasi dan Pendidikan, 11(2), 55-62.
Febria, P. D., Yunus, Y., & Putri, N. E. (2018). Efektivitas Penerapan Aplikasi SIMDA Keuangan di Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Tanah Datar.
Jurnal Ilmu Administrasi Publik, 1(1), 131–142.
Hadiwardoyo, D. S. (2018). Manajemen Kearsipan di Indonesia. Buku Modul Universitas Terbuka, 1–2.
Haerani, R., & Rahmani, S. E. (2021). PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DATA VENDOR BERBASIS WEB. JURSIMA (Jurnal Sistem Informasi dan Manajemen), 9(3), 340-349.
Haniah, N., & Ardi, A. (2019). Rancang bangun sistem pengarsipan surat pada kantor DPRD Kota Banjarmasin berbasis web menggunakan framework codeigniter. Phasti: Jurnal Teknik Informatika Politeknik Hasnur, 5(02), 36- 40.
Hartono, E., & Wardani, N. W. (2019). Sistem Pengarsipan Surat Masuk Surat Keluar Digital Berbasis Web. Jurnal Teknologi Informasi Dan Komputer, 5(2). https://doi.org/10.36002/jutik.v5i2.787
Hazmi, E. G., & Prasetyawan, Y. Y. (2017). Manajemen Organisasi Arsip Dengan Asas Sentralisasi Oleh Subbagian Tata Usaha Sekretariat Dprd Provinsi Jawa
Tengah. Jurnal Ilmu Perpustakaan, 6(4), 1–10.
https://ejournal3.undip.ac.id/index.php/jip/article/view/23222
Hunaifi, N., Hikmah, A. B., & Nurhasan, A. (2019). Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Dan Permohonan Surat Online “Sipadu” Di Tingkat Kecamatan Berbasis Web. JUST IT : Jurnal Sistem Informasi, Teknologi Informasi Dan Komputer, 10(1), 40–51.
Ilmi, F., Infromatika, B. S., Masuk, K., & Keluar, K. (2020). SISTEM INFORMASI KAS MASUK DAN KAS KELUAR BERBASIS WEB. 8(1), 59–70.
Indrawati, A. D. (2013). Pengaruh Kepuasan Kerja Terhadap Kinerja Karyawan Dan Kepuasan Pelanggan Pada Rumah Sakit Swasta Di Kota Denpasar. Jurnal Manajemen, Strategi Bisnis Dan Kewirausahaan, 7(2), 135–142.
xv https://doi.org/10.24843/MATRIK:JMBK
Keuangan, P. (2018.). SEKRETARIAT KOMISI PEMILIHAN UMUM KABUPATEN TANAH BUMBU.
KURNIADI, D., & BASILLAH, I. S. (2018). Prototipe aplikasi surat menyurat manajemen database berbasis web pada SEKRETARIAT DPRD DAERAH PROVINSI KEPULAUAN BANGKA BELITUNG.
Kurniawan, A. (2018). IE Ja W ng id an ya P Wi la w gi a at ha Ja W ng id an ya P Wi la w gi a at ha. Analisis Pengaruh Kualitas Pelayanan Pt Kereta Api Indonesia (Pt Kai) Terhadap Kepuasan Konsumen Pada Kereta Api Kelas Eksekutif Taksaka, 55, 1–95.
Latif, R. A., & Effiyaldi. (2020). Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen Arsip Berbasis Web Pada Sekretariat DPRD Kota Jambi. Jurnal Manajemen Sistem Informasi, 5(2), 210–222.
Luqman Abdul Goni. (2017). Efektivitas Pengelolaan Kearsipan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Serang. Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.
Noor, A., Sari, P., Ikhwani, Y., Izzatul, R., Anwar, Y., Informatika, T., Islam, U., Muhammad, K., Al, A., Informatika, T., Islam, U., Muhammad, K., Al, A., Informatika, T., Islam, U., Muhammad, K., & Al, A. (n.d.). Aplikasi Kepegawaian , Honorarium Dan Agenda Rapat Pada.
Nugraha, J. A., Widiyanto, A., & Primadewi, A. (2018). Sistem Pengelolaan Arsip Dengan Menerapkan Manajemen Akses User Berbasis Web Pada Yppalb B (Tunarungu Wicara) Kota Magelang. Jurnal Komtika, 2(1), 49–54.
https://doi.org/10.31603/komtika.v2i1.2112
Prasetyaningrum, D. D., & Juanita, S. (2018). Rancangan Sistem Informasi Perjalanan Dinas Berbasis Web Studi Kasus : Direktorat Jenderal Sumber Daya. Journal IDEALIS, 218–223
xvi
Rifauddin, M. (2016). Http://Journal.Uin-Alauddin.Ac.Id/Index.Php/Khizanah-Al- Hikmah/Article/View/1753. Khizanah Al-Hikmah : Jurnal Ilmu Perpustakaan, Informasi, Dan Kearsipan, 4(2), 168–178.
https://doi.org/10.24252/kah.v4i27
Safitri, N., & Fitriani. (2020). Aplikasi pengarsipan berbasis web-site pada dinas perhubungan Provinsi Sumatera Selatan. Tugas Akhir Ahli Madya.
Salsabiila, T. A. (2018). LKP: Rancang Bangun Aplikasi Pengarsipan Berbasis Web pada Kantor Cabang Dinas Pendidikan Wilayah Gresik (Doctoral dissertation, Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya).
Savitri, P., & Amaliah, I. S. (2017). Rancang Bangun Sistem Perjalanan Dinas Sekretariat Dprd Provinsi Jawa Barat. Infotronik: Jurnal Teknologi Informasi dan Elektronika, 2(1).
Setiawan, I. (2019). Rancangan Layanan Informasi Anggota DPRD Kabupaten Brebes Berbasis Web Service dengan SOAML. Jurnal Sistem Cerdas, 2(3), 218–229. https://doi.org/10.37396/jsc.v2i3.47
Sri Rejeki, Kusdarnowo Hantoro, Rahmat Purnomo. (2020). Sistem Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Persuratan Menggunakan Metode Waterfall Pada Dinas Lingkungan Hidup Berbasis Web. Journal of Informatic
and Information Security, 1(2), 51–66.
https://doi.org/10.31599/jiforty.v1i2.397
Suarna, N. (2019). Sistem Informasi Manajemen Pengarsipan Berbasis Framework Code Igniter Untuk Mentertibkan Pelayanan Surat Menyurat. INTERNAL (Information System Journal), 2(1), 31-46.
Sulistyowati, S., Rohmah, A., & Dwianto, A. (2019). Analisa Dan Perancangan Aplikasi Surat Menyurat Pada Badan Meteorologi, Klimatologi dan Geofisika (BMKG) Palangka Raya Berbasis Web. Jurnal Sains Komputer Dan Teknologi Informasi, 1(2), 27–30. https://doi.org/10.33084/jsakti.v1i2.873
xvii
Terapan, F. I., Telkom, U., & Data, P. (2019). APLIKASI SISTEM PENGELOLAAN DATA KEPEGAWAIAN APPLICATION OF EMPLOYEES DATA MANAGEMENT SYSTEM REGIONAL LEGISLATIVE COUNCIL SECRETARIAT. 5(3), 2268–2275.
Wati, R. (2019). No TitleΕΛΕΝΗ. Jurnal Teknik Informatika Politeknik Hasnur, 5(2), 5.
Witanti, W., Pinasty, S. Y., & Saputri, I. V. (2020, April). Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web di Kecamatan Batujajar. In Seri Prosiding Seminar Nasional Dinamika Informatika (Vol. 4, No. 1).
xviii
