EFEKTIVITAS PENGOLAAN DAN PELAYANAN PENERIMAAN PENGUNJUNG PADA SEKRETARIAT
BAGIAN UMUM DPRD KOTA MAKASSAR
OLEH:
ST SABINA TENRI GANGKA 200605502006
LAPORANMAGANG
Diajukan Sebagai Salah Satu Pemenuhan Syarat Tugas Akhir Studi
PROGRAMSTUDIILMUADMINISTRASINEG ARA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN HUKUM UNIVERSITAS NEGERI MAKASSAR
2023
i
LEMBAR PERNYATAANKEASLIAN Saya yang bertanda tangan dibawah ini:
Nama:St. Sabina Ternri Gangka NIM : 200605502006
Menyatakan bahwa laporan magang yang berjudul “EFEKTIVITAS PENGOLAAN DAN PELAYANAN PENERIMAAN PENGUNJUNG PADA SEKRETARIAT BAGIAN UMUM DPRD KOTA MAKASSAR ” benar merupakan hasilkarya pribadi dan seluruh sumber yang dikutip maupun dirujuk telah saya nyatakan dengan benar.
Makassar, Agustus 2023
Yang membuat pernyataan,
ST SABINA TENRI GANGKA NIM. 200605502006
ii
LEMBAR PENGESAHAN
EFEKTIVITAS PENGOLAAN DAN PELAYANAN PENERIMAAN PENGUNJUNG PADA SEKRETARIAT
BAGIAN UMUM DPRD KOTA MAKASSAR
Oleh:
ST SABINA TENRI GANGKA I200605502006
Telah disetujui oleh dosen pembimbing pada tanggal seperti tertera dibawah ini:
Makassar,Agustus2023 Dosen Pembimbing,
ASRI NUR AINA, S. SOS, M. AP NIP. 19601231 198803 1 011
iii
KATA PENGANTAR
AssalamualaikumWarahmatullahiWabarakatuh
Rasa syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa karena berkat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat melaksanan kegiatan magang ini, selama magang 36 hari. Dengan ini Penulis sampaikan bagian dari Laporan magang dengan bertemakan “Efektivitas pengolaan dan pelayanan penerimaan pengunjung pada sekretariat bagian umum DPRD kota Makassar” Penulis menysun laporan ini sebagai salah satu pengalaman pembelajaran selama masa magang dengan tujuan untuk memberikan pemahaman yang lebih mendalam dalam cara kerja dan fungsi bagian Umum pada kantor DPRD kota Makassar. Penulis juga hendak mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang ikut serta dalam aktivitas Penulis selama melaksanakan keegiatan magang hingga akhir penyusunan laporan ini. Terima kasih kepada :
1. Bapak Rudianto Lallo, SH selaku Ketua Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kota Makassar dan Bapak H. Dahyal, S.Sos., M.Si selaku Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kota Makassar yang telah menerima kami untuk melaksanakan program magang selama 36 hari kerja di kantor tersebut.
iv
2. Bapak Dr. H. Muhajir, S.K.M., M.Kes selaku Kasubag. Umum dan Kepegawaian yang telah menjadi pendamping dan pembimbing kami selama melaksanakan program magang selama 36 hari kerja.
3. BapakAbdul Kadir, SE., MM selaku Kasubag. Keuangan dan Ibu Hasmi, S.Sos selaku bendahara pengeluaran yangtelah menerima dan membimbingpenulis dalam melakukan pekerjaan pada Sub Bagian Keuangan.
4. Ibu Dra. Herlina Sukawati, M.Si selaku Ketua Program Studi Ilmu Administrasi Negara yang telah memberikan kami kesempatan untuk melakukan Kuliah Kerja Lapangan sebagai bentuk praktek atas teori- teori yang kami terima selama proses perkuliahan di kelas.
5. IbuAsri Nur Aina, S.sos., M.Si selaku dosen pembimbing penulis selama menjadi peserta magang.
6. Orangtua dan keluargaku yang selalu mendukung dan meyemangati penulis dalam pembuatan laporan.
7. Untuk teman-teman saya Ainun, Fatiarah, Wahyuni, Pipi, Rena, dan Nurul yang saling menyemangati tempat pelaksanaan magang.
Laporan ini diharapkan dapat memberikan gambaran menyeluruh mengenai perjalanan magang penulis dan dapat memberikan kontribusi positif baik bagi penulis maupun pihak-pihak yang terkait serta dapat menjadi pertanggung jawaban yang sah bahwa Penulis telah menjalankan program magang dengan sebaik-baiknya.
v
Penulis juga menyadari bahwa laporan ini tidak luput dari kekurangan dan keterbatasan. Oleh karena itu, saran dan masukan yang membangun sangat diharapkan untuk pengembangan penulis di masa depan.
Akhir kata, penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan dukungan, kesempatan dan pengalaman berharga.
WassalamualaikumWarahmatullahiWabarakatuh
Makassar, 23 Agustus2023
Penulis
vi
DAFTARISI
LEMBARJUDULLEMBAR PERNYATAAN KEASLIAN ... i
LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN... ii
KATA PENGANTAR ...iii
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR TABEL ...vii
DAFTAR GAMBAR... viii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 3
B. RumusanMasalah ... 6
C. Tujuan Penulisan ... 6
D. 6 BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI A. Sejarah Instansi ... 11
B. Visi dan Misi Instansi ... 12
C. Struktur Organisasi Instansi ... 13
D. Tupoksi Instansi ... 13
BAB III ANALISIS DAN PEMBAHASAN A. Deskripsi Hasil Magang ... 18
B. Pembahasan ... 22
BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan ... 23
B. Saran ... 24 DAFTARPUSTAKA
LAMPIRAN
vii
DAFTARTABEL
Nomor Judul Hal
1 Jadwal Hari Kerja Pegawai ... 18 2 Uraian Tugas Yang Dilakukan ... 19
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Sesuai yang tertera di dalam UUD 1945, di mana UUD 1945 telah menetapkan bahwa Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI) merupakan negara yang berkedaulatan rakyat yang menganut prinsip kerakyatan yang dipimpin oleh hikmat kebijaksanaan dalam permusyawaratan/perwakilan. Yang berarti bahwa kekuasaan tertinggi berada di tangan rakyat (dari rakyat, oleh rakyat, dan untuk rakyat). Maka dari itu, untuk mengembangkan kehidupan demokrasi dalam penyelenggaraan pemerintah daerah perlu dibentuk lembaga perwakilan rakyat daerah, yang di mana lembaga tersebut dapat diwujudkan dalam lembaga Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD). DPRD adalah suatu lembaga yang dibentuk sebagai lembaga dari perwakilan rakyat dengan pemerintah daerah yang di mana DPRD juga sebagai penyelenggara pemerintah daerah sehingga dapat mengatur dan mengurus urusan pemerintahan ataupun masalah pemerintahan yang berkaitan dengan kepentingan masyarakat khususnya mengenai aspirasi/keinginan masyarakat setempat dalam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI) .
Pemerintah pada saat ini dituntut agar dapat mewujudkan good governance. Suatu instansi atau organisasi dalam menjalankan sebuah program umumnya ditujukan agar tujuan instansi tersebut dapat tercapai. Faktor yang dapat menopang sebuah organisasi salah satunya ialah sumber daya manusia (SDM). Sumber daya manusia ini berperan penting dalam menentukan keberhasilan dan menjadi penggerak utama dari suatu organisasi. Dengan
demikian, setiap organisasi harus memperhatikan sumber daya manusianya karena kehadirannya termasuk salah satu faktor yang penting, misalnya pada suatu instansi pemerintahan guna mewujudkan tujuan yang ingin dicapai. Sebuah organisasi adalah suatu kesatuan yang kompleks yang bertekad untuk dapat memanfaatkan sumber daya manusianya dengan optimal agar mewujudkan tercapainya tujuan yang sebelumnya sudah ditentukan. Suatu organisasi dapat dinyatakan efektif jika organisasi tersebut mampu mewujudkan tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Tertuang dalam Peraturan Pemerintah RI Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah, bahwasannya DPRD merupakan unsur dalam penyelenggaraan pemerintah daerah. Hal tersebut tertuang kedalam pasal 1 (4) yang membahas sebagai salah satu komponen penyelenggaraan pemerintahan daerah, DPRD merupakan badan perwakilan rakyat daerah. Dalam melaksanakan tugas serta fungsinya, sudah pasti DPRD tidak mampu untuk bekerja sendiri. Oleh karena itu, untuk dapat mendukung pelaksanaannya, maka dibentuklah Sekretariat DPRD (Noya et al., 2021). DPRD merupakan organisasi besar yang jelas tidak bisa bekerja sendiri dan memerlukan bantuan untuk mendukung pekerjaannya dalam menyelenggaraan pemerintahan, maka DPRD akan dibantu oleh pegawai Sekretariat DPRD yang tentunya memiliki keahlian dan kemampuan di bidang tertentu. Hal tersebut sangat penting bagi anggota DPRD dalam bekerja serta perannya dalam penyelenggaraan pemerintahan guna mencapai hasil dan tujuan yang sebesar-besarnya. Sekretariat DPRD merupakan bagian integral bagi pemerintahan, seperti halnya kota dan kabupaten diperlukan untuk berfungsinya DPRD. Dengan demikian, dapat dinyatakan bahwa apabila
dilihat berdasarkan kedudukan, tanggung jawab, dan operasionalnya, peranan yang sangat penting dalam penyelenggaraan pemerintahan dipegang oleh sekretariat DPRD (Ramadhanti, 2018).
Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah adalah suatu unsur pelayanan administrasi terhadap DPRD dan pemberian dukungan terhadap tugas dan fungsi DPRD. Sekretariat DPRD sendiri dipimpin oleh seorang Sekretaris Dewan yang secara teknis operasional bertanggung jawab atau berada dibawah pimpinan DPRD dan secara administratif bertanggung jawab kepada Bupati yang dibina oleh Sekretariat Daerah. Sekretariat DPRD memiliki struktur organisasi yang memudahkan dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya agar lebih mudah dalam melaksanakan tugas dan fungsinya. (B. R. Rindengan, F. Tulusan, dan J.
M. Ruru , 2015)
Oleh karena itu, berdasar latar belakang yang telah diuraikan oleh penulis diatas maka penulis tertarik untuk mendalami dan mengambil judul lebih lanjut tentang “Efektivitas pengolaan dan pelayanan penerimaan pengunjung pada sekretariat bagian umum DPRD kota Makassar”
B. RumusanMasalah
Berdasarkan latar belakang diatas maka rumusan masalahnya adalah:
1. BagaimanakahEfektivitas pengolaan dan pelayanan penerimaan pengunjung pada sekretariat bagian umum DPRD kota Makassar?
C. Tujuan
Berdasarkan rumusan masalah diatas maka tujuan penulisan laporan magang ini adalah :
1. Untuk mengetahui Efektivitas pengolaan dan pelayanan penerimaan pengunjung pada sekretariat bagian umum DPRD kota Makassar
D. LandasanTeori 1. Efektivitas
Efektifitas berasal dari kata efektif yang mengandung pengertian dicapainya keberhasilan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.Efektifitas selalu terkait dengan hubungan antara hasil yang diharapkan dengan hasil yang telah dicapai. Efektifitas dapat dilihat
dari berbagai sudut pandang dan dapat dinilai dengan berbagai cara
dan mempunyai kaitan yang erat dengan efisiensi. Seperti yang dikemukakan oleh Etzioni dkk dalam bukunya organisasi-organisasi modern yang mendefinisikan efektifitas, sebagai berikut: “Sebagai tingkat keberhasilan organisasi dalam usaha untuk mencapai tujuan dan sasaran” (Etzioni dkk, 1985:98).
Kamus ilmiah popular mendefinisikan efektivitas sebagai ketepatan penggunaan, hasil guna atau menunjang tujuan. Robbins memberikan definisi
efektivitas sebagai tingkat pencapaian organisasi dalam jangka pendek dan jangka panjang. Efektivitas organisasi adalah konsep tentang efektif dimana sebuah organisasi bertujuan untuk menghasilkan.
Komaruddin (1994:294) mengungkapkan definisi efektifitas, efektifitas adalah suatu keadaan yang menunjukan tingkatan keberhasilan manajemen dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.Pada dasarnya dalam memaknai efektifitas setiap orang dapat memberi arti yang berbeda sesuai sudut pandang dan kepentingan masing-masing. Kamus ilmiah popular mendefinisikan efektivitas.
Efektivitas dapat didefinisikan dengan empat hal yang menggambarkan tentang efektivitas, yaitu :
1. Mengerjakan hal-hal yang benar, dimana sesuai dengan yang seharusnya diselesaikan sesuai dengan rencana dan aturannya.
2. Mencapai tingkat diatas pesaing, dimana mampu menjadi yang terbaik dengan lawan yang lain sebagai yang terbaik.
3. Membawa hasil, dimana apa yang telah dikerjakan mampu memberi hasil yang bermanfaat.
4. Menangani tantangan masa depan Efektivitas pada dasarnya mengacu pada sebuah keberhasilan atau pencapaian tujuan. Efektivitas merupakan salah satu dimensi dari produktivitas, yaitu mengarah kepada pencapaian untuk kerja yang maksimal, yaitu pencapaian target yang berkaitan dengan kualitas, kuantitas dan waktu.
Pencapaian hasil efektifitas yang dilakukan oleh suatu organisasi menurut (Jones,1994:32) terdiri dari tiga tahap, yakni input, conversion, dan output atau masukan, perubahan dan hasil. Input meliputi semua sumber daya yang dimiliki, informasi dan pengetahuan, bahan-bahan mentah serta modal. Pada tahap input, tingkat efisiensi sumber daya yang dimiliki sangat menentukan kemampuan yang dimiliki. Tahap conversion ditentukan oleh kemampuan organisasi untuk memanfaatkan sumber daya yang dimiliki, manajemen dan penggunaan teknologiagar dapat menghasilkan nilai.
Gomes (2003:88) memberi tipe-tipe kriteria efektifitas program. Suatu program bisa dievaluasi berdasarkan: (1) reactions, (2) learning, (3) behaviors, (4) organizational results. Melalui reactions (reaksi) dapat diketahui opini dari para peserta mengenai program yang diberikan. Proses learning (belajar) memberikan informasi yang ingin diperoleh melalui penguasaan konsep-konsep, pengetahuan,dan keterampilan-keterampilan yang diberikan selama pelaksanaan.
Behaviors (perilaku) dari peserta, sebelum dan sesudah pelaksanaan, dapat dibandingkan guna mengetahui tingkat pengaruh pelaksanaan terhadap peserta.
Organizational results (dampak pelaksanaan) untuk menguji dampak pelaksanaan terhadap peserta secara keseluruhan. Dari beberapa pendapat di atas, penulis dapat menyimpulkan bahwa efektivitas adalah kemampuan untuk mencapai suatu tujuan atau hasil yang diinginkan dengan cara yang paling efisien dan efektif.
Dalam konteks berbagai bidang, efektivitas mengacu pada tingkat keberhasilan atau efisiensi dalam mencapai tujuan atau hasil tertentu.
2. Pengolaan dan pelayanan pada sekretariat bagian umum DPRD
Sekretariat DPRD sebagaiaman dimaksdu dalam pasal 3 ayat (1) angka 1, bertugas menyelenggarakn administrasi kesekretariatan dan keuangan, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD serta menyediakan dan mengoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD dalam melaksanakan hak dan fungsinya sesuai dengan kebutuhan.
Bagian Administrasi Umum dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang mempunyai tugas membantu Sekretaris DPRD dalam melaksanakan perumusan kebijakan, pengoordinasian, pembinaan, pengawasan dan pengendalian program tugas pembantuan di bidang administrasi umum, kepegawaian, pengelolaan keuangan, serta perencanaan, evaluasi dan pelaporan.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Bagian Administrasi Umum mempunyai fungsi :
1. Pengkoordinasian perencanaan program pada kerja Bagian Administrasi Umum;
2. Pengkoordinasian dan perumusan kebijakan teknis Bagian Administrasi Umum;
3. Pengkoordinasian pelaksanaan program Bagian Administrasi Umum;
4. Membantu Sekretaris DPRD dalam pengoordinasia program kerja bagian dan sub bagian;
5. Pengkoordinasian penyelenggaraan kegiatan administrasi umum dan kepegawaian Sekretariat DPRD;
6. Pengkoordinasian penyelenggaraan kegiatan pengelolaan keuangan dan
aset Sekretariat DPRD;
7. Pengkoordinasian penyelenggaraan perencanaan, evaluasi dan pelaporan Sekretariat DPRD;
8. Pengkoordinasian fasilitasi pengelolaan data dan informasi Sekretariat DPRD;
9. Pengkoordinasian pengelolaan kearsipan dan perpustakaan Sekretariat DPRD;
10. Pengkoordinasian fasilitasi kelompok jabatan fungsional Sekretariat DPRD;
11. Pengkoordinasian fasilitasi pelaksanaan kegiatan reformasi birokrasi, inovasi, sistem pengendalian internal pemerintah, zona integritas, ketatalaksanaan dan budaya pemerintahan pada Sekretariat DPRD;
12. Pengkoordinasian pelaksanaan kegiatan reformasi birokrasi, inovasi, sistem pengendalian internal pemerintah, zona integritas, ketatalaksanaan dan budaya pemerintahan pada Bagian Administrasi Umum;
13. Pengkoordinasian fasilitasi tindak lanjut laporan hasil pemeriksaan;
14. Pengkoordinasian pelaksanaan tindak lanjut laporan hasil pemeriksaan pada Bagian Administrasi Umum;
15. Pengkoordinasian penyiapan bahan dan penyusunan pelaporan Sekretariat DPRD;
16. Pengkoordinasian pelaksanaan pemantauan, pengendalian, evaluasi dan penyusunan laporan Bagian Administrasi Umum; dan
17. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan bidang tugas Sekretariat DPRD.
BAB II
GAMBARAN UMUM INSTANSI
A. Sejarah Instansi
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kota Makassar merupakan lembaga legislatif unikameral yang berkedudukan di kota Makassar, Sulawesi Selatan tepatnya di Jalan Andi Pangeran Pettarani Blok E No.1 dan mitra pemerintah kota Makassar. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kota Makassar memiliki 50 anggota yang terbagi dalam 12 partai politik. Pemilihan anggota dewan dilakukan lima tahun sekali.
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) kota Makassar merupakan salah satu satuan kerja perangkat daerah (SKPD) pada lingkup Provinsi Sulawesi Selatan. Dalam upaya menjalankan pelaksanaan tugasnya, DPRD kota Makassar memiliki perangkat pendukung yang disebut sebagai Sekretariat. Sekretariat ini merupakan unsur yang membantu Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam menjalankan tugas dan kewajibannya. Unsur ini terdiri atas Sekretaris, Bagian umum (Humas, Tata Usaha dan Kepegawaian, Protokol), Bagian Keuangan, Bagian Perlengkapan, dan Bagian Persidangan. Selain itu Dewan Perwakilan Rakyat Daerah(DPRD) kota Makassar memiliki alat kelengkapan yaitu Pimpinan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD), Komisi, Banggar, Bapemperda, Badan Kehormatan, dan Badan Musyawarah. Pimpinan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) kota Makassar terdiri atas satu orang Ketua dan tiga orang Wakil Ketua yang berasal dari partai politik yang memiiki suara terbanyak di Dewan Pewakilan Rakyat Daerah (DPRD) kota Makassar.
B. Visi dan Misi Instansi
Visi:
Rumusan Visi Pemerintahan kota Makassar Tahun Anggaran 2009-2014 adalah “Makassar Menuju Kota Dunia Berlandaskan Kearifan Lokal”. Visi ini terinspirasi dari dua hal mendasar, yakni:
1. Jiwa dan semangat untuk memacu perkembangan Makassar agar lebih maju, terkemukakan dan dapat menjadi kota yang diperhitungkan dalam pergaulan Regional, Nasional, dan Global
2. Jiwa dan semangat untuk tetap memelihara kekayaan kultural dan kejayaan Makassar yang telah dibangun sebelumnya, ditandai dengan keterbukaan untuk menerima pembaharuan dan perkembangan, sembari tidak meninggalkan nilai-nilai yang menjadi warisan sejarah masa lalu.
Sejalan dengan hal tersebut di atas maka Visi Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) kota Makassar adalah “Mendukung Terwujudnya Makassar menuju kota dan dunia berlandaskan kearifan lokal secara berkelanjutan memalaui efektifitas pelaksanaan fungsi legislasi, anggaran, dan pengawasan serta penanganan Aspirasi Makassar”.
Misi:
1. Meningkatkan kemampuan Anggota sesuai dengan tuntutan dan perkembangan Masyarakat.
2. Mengembangkan koordinasi, integrasi dan sinkronisasi antara alat-alat
kelengkapan DPRD agar sinergs dalam memberikan pelayanan kepada Masyarakat.
3. Melaksanankan penyusunan APBD yang patut, wajar, dan rasional serta melaksanakan pengawasan pelaksanaan kebijakan agar sesuai dengan harapan Masyarakat
4. Melaksanakan pertanggungjawaban publik secara moral dan politik atas tugas dan kewajiban yang telah diusulkan secara berkala dan transparan.
B. StrukturOrganisasi Instansi
C. Tupoksi Instansi 1. Sekretariat
Sekretaris Dewan bertanggung jawab langsung kepada Ketua dan Wakil Ketua Dewan Perwakilan Rakyat Daereah (DPRD).
2. Sub bagian Umum
Bagian Umum dipimpin oleh kepala bagian Umum. Berdasarkan peraturan Daerah kota Makassar Nomor 5 Tahun 2005 mengenai pembentukan, susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) kota Makassar pada pasal 7 bagian Umum memiliki tugas melaksanakan penyiapan fasilita rapat, fasilitas perjalanan dinas, surat menyurat, penyusunan kepegawaian Sekretariar Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) serta menyiapakan pembinaan pengembangan Humas, Keprotokolan, penerimaan aspirasi serta penyiapan dan penyebarluasan informasi. Bagian Umum menyelenggarakan fungsi:
1) Penyiapan bahan bimbingan persiapan tempat rapat, pertemuan, dan penerimaan tamu-tamu.
2) Penyiapan bahan bimbingan fasilitas termasuk konsumsi yang diperlukan untuk rapat, pertemuan atau penerimaan tamu.
3) Penyiapan bahan bimbingan persiapan perjalanan dinas Pimpinan dan Anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) serta Sekretaris dan staf Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD).
4) Penyiapan bahan bimbingan penyelenggaraan kegiatan ketatausahaan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DRD) dan sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD).
5) Penyiapan bahan bimbingan ursan pengembangan humas, penerimaan aspirasi, pengkajian data, dan penyajian informasi.
Adapun subbagian dari Bagian Umum sebagai berikut:
a. Sub Hubungan Masyarakat.
b. Sub Tata Usaha dan Kepegawaian.
c. Sub Protokol.
3. Sub bagian Keuangan
Berdasarkan peraturan Daerah kota Makassar Nomor 5 Tahun 2005 mengenai pembentukan, susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) kota Makassar pada pasal 9 bagian kuangan memiliki tugas melaksanakan penyiapan penyusunan rencana anggaran Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) kota Makassar dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) kota Makassar, mengurus dan menatausahaan keuangan serta menyiapkan laporan pertanggungjawaban keuangan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) kota Makassar. Bagian keuangan menyelenggarakan fungsi:
1) Menyiapkan bahan bimbingan penyusunan rencana anggaran Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) kota Makassar dan Sekretariat.
2) Menyiapkan bahan bimbingan pengkoordinasian jadwal kegiatan yang berhubungan dengan perencanaan, peruntukan, dan penggunaan keuangan Dewan Perwakilan Raakyat Daerah (DPRD) kota Makassar dan Sekretariat.
3) Menyiapkan bahan bimbingan dan pengendalian teknis penyusunan pembukuan/pertanggungjawaban keuangan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) kota Makassar dan Sekretariat.
4) Pengelolaan administrasi urusan tertentu.
4. Sub bagian Perlengkapan
Berdasarkan peraturan Daerah kota Makassar Nomor 5 Tahun 2005 mengenai pembentukan, susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) kota Makassar pada pasal10 bagian Perlengkapan memiliki tugas melaksanakanbahas pengadaan perlengkapan kebutuhan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) dan Sekretariat, pemeliharaan/pengawasan gedung/kantor, rumah jabatan pimpinan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) kota Makassar, kendaraan dinas dan barang inventaris lainnya. Bangian perlengkapan menyelenggarakan fungsi:
1) Penyiapan bahan bimbingan penyusunan pedoman dan teknis pembinaan perlengkapan pimpinan anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) serta Sekretariat.
2) Penyiapan bahan bimbingan dan pentunjuk teknis pendistribusian barang.
3) Penyiapan bahan bimbingan teknis penyimpanan dan pemeliharaan barang.
4) Melakuan pemeliharaan/pengawasan gedung/kantor, rumah jabatan pimpian Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD), kendaraan dinas dan barang infentaris lainnya.
5) Pengelolaan administrsi urusan tertentu.
5. Sub bagian Persidangan
Berdasarkan peraturan Daerah kota Makassar Nomor 5 Tahun 2005 mengenai pembentukan, susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) kota Makassar pada pasal8 bagian persidangan memiliki tugas melaksanakan penyiapan penyelenggaraan rapat-rapat, materi rapat,
risalah/kesimpulan rapat, produk-produk hukum, pengkoordinasian, peninjauan/kunjungan kerja Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD). Bagian Persidangan menyelenggarakan fungsi:
1) Penyiapan bahan bimbingan penyelenggaraan kegiatan rapat-rapat.
2) Penyiapan bahan bimbingan rancangan agenda/jadwal rapat.
3) Penyiapan bahan bimbingan pengkoordinasian Rancangan Peraturan Daerah yang akan diajukan oleh Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) kota Makassar.
4) Penyiapan bahan bimbingan penghimpunan dan pendokumentasian hasil- hasil sidang/rapat.
5) Penyiapan bahan bimbingan penataan dokumen kegiata Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD), pengolahan data dan informasi serta pembinaan perpustakaan.
6). Pengolaan administrasi tertentu.
23 BABI II
ANALISISDANPEMBAHASAN
A. Deskripsi Hasil Magang
1. Tempat dan Waktu Pelaksanaan Magang
Pelaksanaan kegiatan magang ini bertempat di Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kota Makassar yang terletak di Jl. Andi Pangeran Pettarani Blok E No. 1, Tidung, Kec. Rappocini, Kota Makassar, Sulawesi Selatan 90222.
Kegiatan ini dilaksanakan selama 36 hari kerja terhitung tanggal 19 Juni 2023 sampai 07 Agustus 2023. Adapun jadwal hari kerja pegawai yaitu:
Tabel 1 Jadwal Hari Kerja Pegawai Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kota Makassar
HariKerja Waktu
Senin– Kamis 08:00WITA–16:00WITA
Jumat 08:00WITA–16:30WITA
Sabtu– Minggu Libur
2. Tempat Penugasan Khusus
Selama pelaksanaan kegiatan magang di Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kota Makassar, pemagang ditempatkan di Sub Bagian Umum saat ini dipimpin oleh Bapak DR. Muhajir, S.KM, M.Kes selaku Kepala Sub Bagian Umum yang selalu mengarahkan dan Membimbing selama magang dan dibantu oleh beberapa staf Sub Bagian Umum Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kota Makassar.
23 1. Senin,19 Juni2023
a. Perkenalan, pembagian dan pengarahan tempat bertugas 2. Selasa,20Juni2023
• Mencatat nomor surat di buku agenda
• Mencatat surat masuk dan keluar
• Mengimput data surat rekomendasi di komputer
3. Rabu,21 Juni2023 • Mengambil nomor berkas atau surat di setiap devisi
• Mengantar nomor surat ke setiap devisi
• Mengimput data surat rekomendasi dan mengarsipkan data
4. Kamis, 22Juni2023
• Mencatat berkas data sosper
• Mengantar berkas sosper yang telah di input
• Membawa berkas untuk di tanda tangani kepada setiap kepala bagian
5. Jum’at,23
Juni2023
• Mengikuti rapat paripurna dan mengambil dokumentasi MINGGU KEDUA
NO TANGGAL DESKRIPSIKEGIATAN PARAF
1. Senin,26 Juni2023
• Mencatat nomor surat di buku agenda
• Mencatat surat masuk dankeluar dalam buku agenda
• Mengantar berkas arsip yang telah di input
2. Selasa,27Juni2023 • Mencatat nomor surat di buku agenda dll 3. Rabu,28 Juni2023 LIBUR
4. Kamis, 29Juni2023 LIBUR 5. Jum’at,30Juni2023 LIBUR
23 1. Senin,03 Juli2023
• Mencatat data sosper
• Mengantar berkas sosper yang telah di input
• Membawa berkas untuk di tanda tangan kepada kepala bagian keuangan
2. Selasa,04Juli2023 • Mengikuti rapat paripurna dan mengambil dokumentasi 3. Rabu,05 Juli2023
• Mencatat nomor surat di buku agenda
• Mencatat surat keluar dan masuk
• Mengimput data surat rekomendasi di komputer
4. Kamis, 06 Juli2023 IZIN
5. Jum’at,07 Juli2023
• Mencatat daftar pemesanan dalam buku agenda
• Mencatat daftar serah terima dan serah terima pekerjaan dalam buku agenda
MINGGU KEEMPAT
NO TANGGAL DESKRIPSIKEGIATAN PARAF
1. Senin,10Juli2023 • Mencatat surat masuk dan keluar
• Mencetak berkas sosper dan berita koran menggunakan mesin print/copy
• Menyusun berkas sosper yang akan di arsip kan
2. Selasa,11Juli2023 • Menyusun undangan rapat untuk di bagikan ke setiap devisi
• Mengantar undangan ke setiap ruangan, fraksi dan ketua DPRD
3. Rabu,12 Juli2023
• Mencatat nomor surat di buku agenda
• Mencatat surat masuk dan keluar
• Mengimput berkas yang telah di tanda tangani
4. Kamis, 13 Juli2023
• Mencatat nomor surat di buku agenda
• Mencatat surat masuk dan keluar
• Mengimput data surat rekomendasi di komputer
5. Jum’at,14 Juli2023 • Mengikuti rapat paripurna dan mengambil dokumentasi
MINGGU KELIMA N
O
TANGGAL DESKRIPSIKEGIATAN PARAF
1. Senin,17Juli202 3
• Menulis nomor surat pegawai di setiap
devisi dalam buku agend umum
• Memasukan nomor surat atau berkas dalam buku agenda
2. Selasa,18Juli20
23 IZIN
3. Rabu,19 Juli2023
L I B U R 4. Kamis, 20
Juli2023
• Mengarsipkandokumensesu aidengankegiatan
berdasarkantanggal.
• Mengarsipkandokumen-dokumen foto.
c. Jum’at,21 Juli2023
• Mencatat daftar pemesanan dalam buku agenda
• Mencatat daftar serah terima dalam buku
• agenda
• Mengarsip data daftar pemesanan, MINGGU KEENAM
NO TANGGAL DESKRIPSIKEGIATAN PARAF
1. Senin,24Juli2023
• Mengantar berkas untuk di tanda tangan ke setiap kepala bagian devisi dan sekertaris kantor
• Mengimput brkas – berkas yang telah di tanda tangani
2. Selasa,25 Juli2023
• Mencatat data sosper
• Mengantar berkas sosper yang telah di input
• Membawa berkas untuk tanda tangan kepala bagian
3. Rabu,26 Juli2023
• Mengikuti rapat di BANGGAR (Badan Anggaran Dewan Perwakilan Rakyat) 4. Kamis, 27
Juli2023
• Mengantar berkas untuk ditanda tangani ke KABAG
5. Jum’at,28 Juli2023
• Membuat podcast di ruang humas protokoler bersama dengan peserta PKL dan kepala bagian
Perlengakapan
• Melakukan proses rekaman video podcast dengan tema bincang santai
B. Pembahasan
Pelayanan dan pengelolaan bagian umum dalam sebuah Sekretariat DPRD (Dewan Perwakilan Rakyat Daerah) sangat penting untuk memastikan kelancaran operasional dan efektivitas kerja lembaga legislatif tingkat daerah ini.
Sekretariatan DPRD adalah salah satu komponen penting dalam sistem pemerintahan daerah yang mendukung fungsi dan tugas legislasi serta pengawasan. Pelayanan dan pengelolaan bagian umum adalah aspek kunci dalam menjalankan operasi harian Sekretariatan DPRD dengan efektif dan efisien.
1. Pelayanan pada Sekretariat DPRD:
A. Pelayanan bagi anggota DPRD:
Memberikan informasi dan dokumen kerja kepada anggota DPRD.
Menangani dokumen hukum dan administrasi.
Pelayanan komunikasi yang efektif antara anggota DPRD dan Sekretariat.
B.Utilitas:
Memberikan informasi kepada masyarakat mengenai kegiatan DPRD dan mekanisme partisipasi masyarakat.
Tanggung jawab untuk menanggapi permintaan informasi publik sesuai peraturan yang berlaku.
2. Pengurus Bagian Umum pada Sekretariat DPRD:
A. Pengelolaan dokumen dan informasi
Menyelenggarakan dan menyimpan dokumen rapat, keputusan DPRD dan catatan penting lainnya.
Gunakan sistem manajemen dokumen yang modern dan efektif.
B.Manajemen arsip:
Menyusun, menyimpan, dan melestarikan arsip sesuai dengan standar arsip pemerintah.
Siapkan jadwal penyimpanan untuk menghapus dokumen yang tidak lagi diperlukan.
C. Penyediaan sarana dan prasarana:
Memastikan sarana dan prasarana yang memadai untuk memenuhi kebutuhan administrasi dan operasional Sekretariat DPRD.
D.Pengembangan sumber daya manusia.
Melatih dan mengembangkan staf Sekretariat DPRD untuk meningkatkan keterampilan manajemen urusan umum.
E. Pengawasan dan akuntabilitas:
Mekanisme pengendalian internal memastikan transparansi, akuntabilitas dan kepatuhan terhadap proses dan peraturan yang berlaku dalam pengelolaan departemen umum.
3. Pentingnya Pelayanan dan Pengelolaan Bagian Umum A. Efisiensi kerja DPRD
Pelayanan yang baik dan manajemen umum yang efektif membantu DPRD menjalankan mandatnya dengan lebih efektif.
B. Kualitas pelayanan publik
Pemberian pelayanan publik yang berkualitas turut meningkatkan hubungan DPRD dan masyarakat.
C. Melestarikan dokumen dan menyimpan riwayat
Pengelolaan dokumen dan catatan DPRD yang baik akan membantu menjaga catatan sejarah tetap akurat dan lengkap.
Pelayanan umum dan administrasi merupakan unsur penting dalam menjalankan fungsi Sekretariat DPRD. Dengan mengoptimalkan proses ini, DPRD dapat lebih menjalankan perannya dalam melayani anggota DPRD dan masyarakat, dengan tetap menjaga transparansi dan akuntabilitas dalam legislatif dan pengawasan.
BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil pembahasan pada bab III mengenai analisis deskriptif maka dapat ditarik kesimpulan bahwa:
Penyediaan dan manajemen layanan publik di Dewan Perwakilan Rakyat Publik (DPRD) sangat penting untuk fungsi operasional dan efektif cabang legislatif di daerah tersebut. DPRD adalah komponen kunci dalam sistem pemerintahan lokal yang mendukung fungsi dan operasi fungsi legislatif dan administratif. Layanan publik meliputi memberikan informasi dan bimbingan kepada DPRD, mengelola urusan hukum dan administrasi, dan memberikan komunikasi yang efektif antara DPRD dan pemerintah.
juga memberikan informasi dan bimbingan kepada masyarakat tentang kegiatan DPRD dan mekanisme partisipasi masyarakat. Departemen Pekerjaan Publik juga memainkan peran penting dalam fungsi DPRD. Keefektifannya terletak pada penyediaan layanan publik yang baik dan administrasi publik yang efektif, meningkatkan hubungan antara DPRD dan masyarakat, dan memastikan layanan publik dan pemerintahan yang baik. Dengan mengoptimalkan proses ini, DPRD dapat lebih baik melayani kebutuhan masyarakat dan pemerintah, sambil memastikan transparansi dan akuntabilitas dalam proses legislatif dan administratif.
B. Saran
Adapun saran yang dapat penulis sampaikan atas pelaksanaan magang di Dewan Perwakilan Rakyat Daerah terhadap Efektivitas sebagai berikut:
Menerapkan teknologi informasi modern, pelatihan dan pengembangan SDM, menetapkan standar administrasi publik yang baik, menerapkan manajemen internal, meningkatkan pengetahuan informasi, memastikan penyimpanan data yang tepat, berkomunikasi dengan DPRD, mengembangkan portal informasi publik, memberikan kosultasi publik, mengevaluasi kinerja, mempromosikan transparansi dan akuntabilitas, berkolaborasi dengan otoritas eksternal, dan menilai teknologi dan peraturan baru. Langkah-langkah ini bertujuan untuk meningkatkan pelayanan publik dan meningkatkan efisiensi, meningkatkan efektivitas, dan memastikan efektivitas proses legislatif dan administratif.
DAFTARPUSTAKA
Anggraeni, S., 2022. Analisis Yuridis Sinkronisasi Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 11 Tahun 2019 Tentang Perangkat Daerah Yang Melaksanakan Urusan Pemerintahan Dibidang Kesatuan Bangsa Dan Politik Terhadap Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 Tentang Perangkat Daerah (Doctoral dissertation, Universitas Islam Malang).
B., A. Efektivitas 1. Pengertian Efektivitas. RUDI HERMAWAN NPM. 13112799, p.16.
Galih Supraja, S.E. and Damanik, A.F., Monograf Percepatan Pengembangan Produktivitas Regional dan Desa melalui Analisis Efektivitas Sistem dan Prosedur Penerbitan Surat Perintah Membayar Uang Persediaan (SPM-UP) pada Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Utara. uwais inspirasi indonesia.
Gulo, F., Lase, D., Waruwu, M.H. and Zebua, E., 2023. Peranan Sekretariat DPRD dalam Mendukung Fungsi DPRD: Studi Kasus di Sekretariat DPRD Kabupaten Nias. Jurnal Manajemen Dan Ekonomi Bisnis, 1(1), pp.1-11.
Hikmah, N.N., 2021. Literature Review Ambidexterity.
Prasetijowati, T. and Hidayati, R., 2022. PERAN SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH (DPRD) KABUPATEN SIDOARJO DALAM MENGENDALIKAN DINAMIKA POLITIK DI DEWAN
PERWAKILAN RAKYAT DAERAH (DPRD) KABUPATEN
SIDOARJO. INTELEKTUAL (E-Journal Administrasi Publik dan Ilmu Komunikasi), 9(1), pp.49-59.
Raymond, C.P., 2014. Analisis Kualitas Sumber Daya Manusia Dan Kualitas Pelayanan Terhadap Kinerja Organisasi, Kepercayaan Masyarakat Dan Kepuasan Masyarakat Pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kabupaten Nabire (Doctoral dissertation, ITN MALANG).
Santoso, R. and Hermanto, A., 2020. ANALISIS YURIDIS POLITIK HUKUM TATA NEGARA (Suatu Kajian Tentang Pancasila dan Kebhinnekaan Sebagai Kekuatan
Negara Kesatuan Republik Indonesia). Nizham: Jurnal Studi Keislaman, 8(01), pp.125-135.
Sumiati, S., Harahap, R.H. and Isnaini, I., 2021. Penyelenggaraan Administrasi Di Bagian Umum Pemerintahan Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Utara. Strukturasi:
Jurnal Ilmiah Magister Administrasi Publik, 3(1), pp.118-133.
Tadi Aryadi, T.A., 2020. ANALISIS EFEKTIFITAS KERJA PEGAWAI.
Tangkilisan, H.N.S., 2005. Manajemen publik. Grasindo.
https://id.wikipedia.org/wiki/Dewan_Perwakilan_Rakyat_Daerah_Kota_Makassar
https://dprd.makassar.go.id/download/peraturan-walikota-makassar-nomor-62-tahun 2022-tentang-kedudukan-susunan-organisasi-tugas-dan-fungsi-serta-tata-kerja sekretariat- dewan-perwakilan-rakyat-daerah 05122022201441/202212052008fSoaG.pdf.
.
LAMPIRAN- LAMPIRAN
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Identitas Diri
Nama : St Sabina Tenri Gangka Tempat & TglLahir :Makassar,31Agustus Jenis Kelamin : Perempuan
Agama : Islam
Alamat :Komp.Hartaco Indah Blok 1I No.5 Kec.Tamalate Telepon : 0882020481286
Email : [email protected] Keluarga
NamaAyah :Andi Agus Asape
NamaIbu :Andi Indria
RiwayatPendidikan Formal 1. SD Negeri Kumala Makassar
2. SMP Negeri 18 Makassar 3. SMA Negeri 14 Makassar
DOKUMENTASI
Foto Bersama Kepala Bagian Umum Kantor DPRD Kota Makassar
Foto Bersama Sekertaris Kantor Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kota Makassar
