FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK UNDANA. Judul : Manual Prosedur Pendaftaran Wisuda Tanggal dikeluarkan : 1 November 2019

(1)

FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK

UNDANA

Dokumen Level : Manual Prosedur

Kode :

DPM.GPM.FST.UNDANA.13.23

Judul : Manual Prosedur Pendaftaran Wisuda Tanggal dikeluarkan : 1 November 2019

Area : Gugus Penjaminan Mutu Revisi :

1

I. Tujuan dan Pengertian

Tujuan manual prosedur pendaftaran pendaftaran wisuda ini adalah :

1. Memberikan pedoman kepada pihak terkait dalam pelaksanaan proses pendaftaran wisuda bagi mahasiswa Fakultas Sains dan Teknik Undana.

2. Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan serta proses pelaksanaan pendaftaran wisuda bagi mahasiswa Fakultas Sains dan Teknik Undana .

Beberapa pengertian yang terdapat dalam manual prosedur pendaftaran wisuda ini antara lain :

1. Wisuda adalah upacara pengukuhan dan pelepasan sekaligus penyerahan ijasah bagi mahasiswa yang telah menyelesaikan studinya di Fakultas Sains dan Teknik Undana.

2. FDW adalah formulir pendaftaran wisuda yang akan diberikan bagi mahasiswa calon wisudawan yang telah memenuhi persyaratan wisuda (dokumen pendaftaran wisuda) tingkat fakultas . FDW diperoleh pada saat mahasiswa calon wisudawan mendaftar wisuda di tingkat fakultas. FDW setelah diisi dan memperoleh legalitas di tingkat fakultas digunakan untuk mendaftar wisuda di tingkat universitas.

3. Mahasiswa calon wisudawan adalah peserta didik yang telah selesai menempuh pendidikan di Fakultas danTeknik Undana dan dinyatakan lulus ujian sarjana serta telah diyudicium di tingkat jurusan yang dinyatakan dalam Berita Acara Yudicium tingkat Program Studi.

II. Pihak –Pihak yang Terkait

Pihak-pihak yang terkait dalam kegiatan pendaftaran wisuda ini adalah : 1. Mahasiswa

2. Staf Sub Bagian Akademik 3. Pimpinan Program Studi 4. Pembantu Dekan I 5. BAAKPSI Undana

(2)

III. Referensi

Referensi yang digunakan dalam penyusunan manual prosedur pendaftaran wisuda ini adalah : 1. Mekanisme dan prosedur teknis administrasi akademik Undana Buku I (BAAKPSI-Undana, 2000)

IV. Ruang Lingkup

Ruang lingkup pendaftaran wisuda tingkat fakultas pada Fakultas Sains dan Teknik Undana meliputi : 1. Pengumuman pelaksanaan wisuda oleh BAAKPSI-Undana.

2. Penyiapan dokumen pendaftaran wisuda di tingkat fakultas oleh mahasiswa calon wisudawan.

3. Verifikasi dan pengesahan dokumen pendaftaran wisuda dari mahasiswa calon wisudawan oleh pimpinan Program Studi.

4. Penerbitan serta penyerahan transkrip nilai dan berita acara yudicium ujian sarjana tingkat program Studi mahasiswa calon wisudawan dimaksud oleh pimpinan Program Studi.

5. Pendaftaran wisuda mahasiswa calon wisudawan di tingkat fakultas (Sub Bagian Akademik Fakultas).

6. Verifikasi dokumen pendaftaran wisuda dari mahasiswa calon wisudawan sekaligus pencatatan nama mahasiswa calon wisudawan, pemberian form Biodata Alumni, pembuatan dokumen pendukung dan penyerahan FDW untuk pendaftaran wisuda di tingkat universitas (BAAKPSI- Undana) oleh staf Sub Bagian Akademik Fakultas.

7. Pengisian FDW oleh mahasiswa calon wisudawan.

8. Pembayaran biaya lepas landas tingkat fakultas oleh mahasiswa calon wisudawan di PUMK fakultas.

9. Pengesahan FDW dan dokumen pendukung pendaftaran wisuda di tingkat universitas (BAAKPSI- Undana) oleh Wakil Dekan I.

10. Pendaftaran wisuda mahasiswa calon wisudawan di tingkat universitas (BAAKPSI-Undana).

V. Mekanisme dan Prosedur

Mekanisme dan prosedur pendaftaran wisuda tingkat Fakultas Sains dan Teknik Undana sebagai berikut :

1. BAAKPSI-Undana mengeluarkan pengumuman waktu pelaksanaan wisuda dan masa pendaftaran wisuda dengan mengirimkan pengumuman dimaksud ke fakultas beserta form FDW.

2. Pembantu Dekan I mengarahkan Sub Bagian Akademik fakultas untuk menginformasikan pengumuman dimaksud ke Program Studi beserta informasi pelaksanaan pendaftaran wisuda di tingkat fakultas.

3. Mahasiswa mempersiapkan dokumen pendaftaran wisuda di tingkat fakultas antara lain : a. Surat keterangan bebas administrasi akademik di tingkat Program Studi

b. Surat keterangan penyerahan skripsi dari ruang baca/perpustakaan fakultas c. Surat keterangan bebas perpustakaan dari Perpustakaan Pusat Undana

d. Kwitansi SPP dari semester I s/d terakhir asli (bisa foto copy tetapi yang telah dilegalisir) e. Surat keterangan bebas KOPMA (Koperasi Mahasiswa)

(3)

4. Pimpinan Program Studi melakukan verifikasi dan pengesahan dokumen pendaftaran wisuda mahasiswa calon wisudawan.

5. Pimpinan Program Studi menerbitkan dan menyerahkan transkrip nilai serta berita acara yudicium tingkat jurusan bagi mahasiswa calon wisudawan untuk melengkapi dokumen pendaftaran wisuda yang telah disiapkan mahasiswa calon wisudawan sebelumnya.

6. Mahasiswa calon wisudawan melakukan pendaftaran wisuda di tingkat fakultas (Sub Bagian Akademik).

7. Staf Sub Bagian Akademik melakukan verifikasi terhadap dokumen pendaftaran wisuda yang dibawa mahasiswa calon wisudawan, jika dokumen yang dibawa sudah lengkap staf Sub Bagian Akademik kemudian mencatatkan nama mahasiswa calon wisudawan ke dalam Buku Pendaftaran Wisuda dan menyerahkan form Biodata Alumni untuk diisi oleh mahasiswa. Form ini diserahkan kembali kepada staf Sub Bagian Akademik yang bertugas.

8. Staf Sub Bagian Akademik selanjutnya membuatkan dokumen pendukung bagi mahasiswa calon wisudawan untuk pendaftaran wisuda di tingkat universitas yaitu :

a. Surat Keterangan Lulus

b. Surat Keterangan Pengambillan Ijasah

Kedua dokumen pendukung ini diserahkan kepada mahasiswa calon wisudawan beserta form FDW.

9. Mahasiswa calon wisudawan kemudian mengisi form FDW.

10. Mahasiswa calon wisudawan kemudian membayar biaya lepas landas wisuda di PUMK fakultas sebesar Rp. 250.000,-/calon wisudawan.

11. Mahasiswa calon wisudawan kemudian meyerahkan form FDW beserta dokumen pendukung kepada Wakil Dekan I melalui Sekretaris Dekan untuk disahkan.

12. Setelah form FDW beserta dokumen pendukung disahkan Pembantu Dekan I, selanjutnya mahasiswa calon wisudawan melakukan pendaftaran wisuda tingkat universitas di BAAKPSI- Undana dengan membawa serta dokumen pendaftaran wisuda yang telah disiapkan sebelumnya.

Catatan :

1. Layanan pendaftaran wisuda di tingkat fakultas (Sub Bagian Akademik) berlangsung selama masa pendaftaran wisuda setiap hari kerja dari jam 07.30-16.00 wita, kecuali hari Jumat dari jam 07.30-16.30 wita .

2. Masa pendaftaran wisuda tidak akan diperpanjang selama tidak ada informasi resmi dari BAAKPSI-Undana.

(4)

VI. Bagan Alir

Bagan alir pendaftaran wisuda adalah sebagai berikut :

Alur Kegiatan Penanggung Jawab Dokumen yang diperlukan Penjelasan

Mulai 1

Pengumuman Wisuda

BAAKPSI-Undana 1. Pengumuman 2. Form FDW 2

Penyampaian 1. Pembantu Dekan I 2. Sub Bagian Akademik Informasi Wisuda

3

Penyiapan Mahasiswa 1. Surat keterangan bebas

Dokumen administrasi akademik

Pendaftaran Wisuda

2. Surat keterangan penyerahan skripsi 3. Surat keterangan bebas

perpustakaan

4 4. Kwitansi SPP

5. Surat keterangan bebas KOPMA

6. Pas foto 7. Materai Verifikasi dan

Pengesahan Dokumen Pendaftaran Wisuda di Program

Studi

Pimpinan Program Studi (Kaprodi /Sekprodi)

1. Surat keterangan bebas administrasi akademik 2. Surat keterangan

penyerahan skripsi 3. Surat keterangan bebas

perpustakaan 4. Kwitansi SPP

5. Surat keterangan bebas

5 KOPMA

6. Pas foto 7. Materai Penerbitan dan

Penyerahan

Pimpinan Program Studi (Kaprodi/ Sekprodi) Transkrip Nilai

dan Berita acara Yudicium Tingkat Program Studi

6

(5)

Alur Kegiatan Penanggung Jawab Dokumen yang diperlukan Penjelasan

6

Mahasiswa

Staf Sub Bagian Akademik

Mahasiswa

1. Mahasiswa 2. PUMK fakultas Pendaftaran

Wisuda di Tingkat Fakultas

perpustakaan

7 4. Kwitansi SPP

6. Pas foto 7. Materai 8. Transkrip nilai

9. Berita acara yudicium ujian sarjana

Verifikasi Dokumen Pendaftaran

Wisuda

8

Pencatatan Nama Calon Wisudawa

1. Buku Pendaftaran Wisuda 2. Form Biodata Alumni dan Pemberian

Form Biodata Alumni

9

Pembuatan Dokumen Pendukung &

Penyerahan form

1. Surat keterangan lulus 2. Surat keterangan

pengambilan ijasah 3. Form FDW FDW

10 Pengisian FDW

11

Pembayaran Biaya Lepas Landas

Wisuda

12

(6)

VII. Lampiran Lampiran

Lampiran-lampiran yang terdapat dalam dokumen manual prosedur pendaftaran wisuda ini adalah : 1. Surat Keterangan Bebas Administrasi Akademik dari Program Studi

2. Surat Keterangan Penyerahan Skripsi dari Ruang Baca 3. Berita Acara Yudicium Ujian Sarjana

4. Surat Keterangan Lulus dari Fakultas

5. Surat Keterangan Pengambilan Ijazah dari Fakultas 6. Biodata Alumni

Alur Kegiatan Penanggung Jawab Dokumen yang diperlukan Penjelasan 12

Pengesahan FDW dan Dokumen

Pendukung

13

Pendaftaran Wisuda di Tingkat

Uiversitas

Pembantu Dekan I

1. Mahasiswa 2. BAAKPSI-Undana

pengambilan ijasah 3. Form FDW

perpustakaan 4. Kwitansi SPP

6. Pas foto 7. Materai 8. Transkrip nilai

9. Berita acara yudicium ujian sarjana

pengambilan ijasah 12. Form FDW

(7)

UNIVERSITAS NUSA CENDANA FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK PROGRAM STUDI ………

Jln. Adisucipto - Penfui, Kotakpos 104 Kupang 85001 NTT E-mail : info.fst@undana.ac.id Telp. (0380) - 881597, Fax. (0380) - 881557

SURAT KETERANGAN NO. : ……../UN.15.15. ……./PP/20……..

Yang bertanda tangan dibawah ini Ketua Jurusan ...menerangkan bahwa :

Nama : ……….

NIP : ……….

Semester : ………

Jurusan : ……….

adalah mahasiswa calon wisudawan periode wisuda ……… dari Program Studi ... yang tidak mempunyai tanggungan administrasi akademik di tingkat jurusan.

Demikian surat keterangan ini dibuat untuk dipergunakan semestinya.

Kupang, ………..

Ketua Program Studi……….

(………) NIP. ……….

Lampiran 1.

(8)

Lampiran 2.

UNIVERSITAS NUSA CENDANA FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK PROGRAM STUDI ………

SURAT KETERANGAN NO. : ……../UN.15.17/PP/20……..

Yang bertanda tangan dibawah ini Pengelola Ruang Baca/Perpustakaan Fakultas Sains dan Teknik Undana menerangkan bahwa :

Nama : ……….

NIP : ……….

Semester : ………

Jurusan : ……….

adalah mahasiswa calon wisudawan periode wisuda ……… dari jurusan ………. yang telah menyerahkan skripsi di tingkat jurusan.

Demikian surat keterangan ini dibuat untuk dipergunakan semestinya.

Kupang, ………..

Pengelola Ruang Baca/Perpustakaan Fakultas Sains dan Teknik Undana

(………) NIP. ……….

(9)

Lampiran 3.

UNIVERSITAS NUSA CENDANA FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK PROGRAM STUDI ………

BERITA ACARA YUDICIUM SARJANA

Nomor : /UN15.15 ... /PP/20…

Pada hari ini, ……. tanggal ……….. bulan ………. tahun ………

dengan berdasarkan hasil rapat tim penguji Sarjana Program Studi

………..Fakultas Sains dan Teknik Universitas Nusa Cendana terhadap :

Nama :……….

NIM :………

Program Studi : ………

Judul Skripsi : ………..

DINYATAKAN (LULUS / TIDAK LULUS*) dengan IPK :

Lama Studi : ………….semester, ... Tahun Predikat : Memuaskan/Sangat Memuaskan/Dengan Pujian

Dewan Penguji

No Nama Jabatan Tanda Tangan

1 Ketua

2 Anggota

3 Anggota

Mengetahui,

Dekan Fakultas Sains dan Teknik

……….

NIP. ………

Kupang, ………

Ketua Program Studi …………..

………

NIP. ………

(10)

UNIVERSITAS NUSA CENDANA FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK PROGRAM STUDI ………

SURAT KETERANGAN NO. : ……../UN.15.17/PP/20……..

Yang bertanda tangan dibawah ini Dekan Fakultas Sains dan Teknik Universitas Nusa Cendana menerangkan dengan sebenarnya bahwa :

Nama : ……….

NIM : ……….

Program Studi : ……….

Semester/Tahun Ajaran : ……../ ………

adalah benar-benar terdaftar sebagai mahasiswa pada Fakultas Sains dan Teknik Undana terhitung mulai Semester Ganjil Tahun Akademik …………. sampai dengan Semester ………….. Tahun Akademik ... dan telah dinyatakan lulus dengan predikat ………..

Demikian surat keterangan ini dibuat dan diberikan kepada yang bersangkutan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Kupang, ………..

an. Dekan Wakil Dekan I

(………) NIP. ……….

Lampiran 4.

(11)

Lampiran 5.

UNIVERSITAS NUSA CENDANA FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK PROGRAM STUDI ………

SURAT KETERANGAN PENGAMBILAN IJASAH Nomor : /UN15.15…../PP/20…

Yang bertanda tangan dibawah ini, Dekan Fakultas Sains dan Teknik Universitas Nusa Cendana menerangkan bahwa :

Nama Mahasiswa : ………..

No. Registrasi : ……….

Jurusan/Program Studi : ……….

Program/Jenjang Pendidikan : Sarjana / S1

Tanggal Ujian : ……….

Tanggal Yudicium : ………

Tanggal Wisuda : ……….

telah memenuhi persyaratan-persyaratan akademik pada Program Studi/Jurusan dan Fakultas serta ketentuan- ketentuan lain yang ditetapkan Fakultas dengan lampiran ;

1. Surat Keterangan Ketua Program Studi (sudah memenuhi persyaratan akademik di Program Studi)

Tanggal : ……….

Nomor : ………

2. Surat Keterangan Bebas Pinjam Perpustakaan

Tanggal : ………..

Nomor : ………..

3. Surat Keterangan Pelunasan SPP ( dilihat dari bukti kwitansi terakhir) Tanggal Pelunasan : ……….

No. Rek Pembayaran : ……….

4. Surat Keterangan Penyerahan Skripsi

Tanggal : ………

Nomor : ………

sehingga kepada yang bersangkutan dapat diberikan ijasahnya.

Kupang, ………..

an. Dekan Wakil Dekan I

(………..) NIP. ……….

Catatan :

1. Surat keterangan tersebut pada point 1 s/d 4 harusdilampirkan pada waktu mahasiswa ke BAAK 2. Surat keterangan tersebut pada point 1 s/d 4harus dilampirkan yang asli bukan yang fotocopy.

(12)

BIODATA ALUMNI

Nama Lengkap (dengan gelar) Tempat / Tanggal Lahir Jenis Kelamin

Alamat Rumah Nomor Telp./HP

: ……….

: ………

: ……….

Tahun Masuk NIM

Program Studi Tahun Lulus Masa Studi IPK Lulus Judul Penelitian

: ………

: ….………

: ………

Kupang, ……….

Alumni,

(………) Lampiran 6.