FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK
UNDANA
Dokumen Level : Manual Prosedur
Kode :
DPM.GPM.FST.UNDANA.13.14
Judul : Manual Prosedur Cuti Kuliah Mahasiswa Tanggal dikeluarkan : 1 November 2019
Area : Gugus Penjaminan Mutu Revisi :
1
I. Tujuan dan Pengertian
Tujuan manual prosedur cuti mahasiswa ini adalah :
1. Memberikan pedoman kepada pihak terkait tentang pengurusan cuti kuliah mahasiswa Fakultas Sains dan Teknik Undana.
2. Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan serta proses pengurusan cuti kuliah mahasiswa Fakultas Sains dan Teknik Undana .
Beberapa pengertian yang terdapat dalam manual prosedur cuti kuliah mahasiswa ini antara lain :
1. Cuti kuliah adalah masa dimana seorang mahasiswa yang masih terdaftar sebagai mahasiswa tidak mengikuti atau menunda kegiatan akademiknya selama 1 semester karena beberapa alasan seperti : kesehatan, kesulitan ekonomi/keuangan, alasan keluarga, dsb. Hak cuti kuliah atau pemberhentian studi sementara diberikan bagi mahasiswa Undana sebanyak 2 (dua) kali selama studi di Undana tetapi tidak pada 2 (dua) semester berturut-turut. A d m i n i s t r a s i Cuti kuliah diajukan sebelum pelaksanaan registrasi sampai sebulan setelah perkuliahan. Mahasiswa setelah menjalankan masa cuti kuliahnya dan akan kembali aktif mengikuti kegiatan akademik wajib mendaftar kembali dengan mengajukan permohonan kembali ke Rektor.
2. Cuti kuliah tidak dapat dilakukan pada masa evaluasi Drop Out (pada semester 4 dan semester 8) dan pada akhir semester masa kuliah (semester 14)
3. Mahasiswa adalah peserta didik yang terdaftar (telah melakukan registrasi akademik dan administrasi keuangan) dan masih menempuh studi di perguruan tinggi.
II. Pihak –Pihak yang Terkait
Pihak-pihak yang terkait dalam pengurusan cuti kuliah mahasiswa ini adalah : 1. Mahasiswa
2. Dosen Penasehat Akademik 3. Pimpinan Program Studi 4. Sub Bagian Akademik 5. Dekan / wakil Dekan I 6. BAAKPSI - Undana 7. Rektor / Wakil Rektor I
III. Referensi
Referensi yang digunakan dalam pengurusan cuti kuliah mahasiswa ini adalah :
Peraturan Akademik Universitas Nusa Cendana Kupang
Pedoman Akademik Universitas Nusa Cendana Kupang
Standar Mutu Akademik Universitas Nusa Cendana Kupang
IV. Ruang Lingkup
Ruang lingkup pengurusan cuti kuliah mahasiswa pada Fakultas Sains dan Teknik Undana meliputi : 1. Pengajuan permohonan cuti secara lisan kepada pimpinan Program Studi oleh mahasiswa 2. Arahan Ketua Program untuk konsultasi cuti kuliah dengan dosen Penasehat Akademik.
3. Konsultasi cuti kuliah mahasiswa dengan dosen penasehat akademik.
4. Penerbitan surat konsultasi cuti kuliah dari Program Studi berdasarkan hasil pertimbangan konsultasi dengan dosen Penasehat Akademik.
5. Pembuatan surat permohonan cuti kuliah ke Rektor melalui Dekan serta penyiapan berkas-berkas cuti kuliah lainnya oleh mahasiswa.
6. Penerbitan surat permintaan pembuatan permohonan cuti kuliah mahasiswa ke Dekan oleh pimpinan Program Studi.
7. Penyerahan berkas permohonan cuti kuliah mahasiswa ke fakultas oleh mahasiswa.
8. Arahan pengurusan permohonan cuti kuliah mahasiswa oleh Wakil Dekan I kepada Sub Bagian Akademik.
9. Pembuatan surat pengantar permohonan cuti kuliah mahasiswa ke Rektor oleh Sub Bagian Akademik.
10. Pengesahan surat pengantar permohonan cuti kuliah mahasiswa oleh Wakil Dekan I.
11. Penyerahan permohonan cuti kuliah ke BAAKPSI-Undana oleh mahasiswa.
12. Pengambilan surat keterangan cuti kuliah dari Rektor di BAAKPSI-Undana oleh mahasiswa bersangkutan.
13. Pengarsipan tembusan surat keterangan cuti kuliah yang dikirim BAAKPSI-Undana oleh Sub Bagian Akademik.
14. Pelaksanaan cuti kuliah oleh mahasiswa bersangkutan.
V. Mekanisme dan Prosedur
Mekanisme dan prosedur cuti kuliah mahasiswa Fakultas Sains dan Teknik Undana sebagai berikut : a. Mahasiswa mengunduh form cuti akademik diwebsite BAA https://baakpsi.undana.ac.id/
b. Mahasiswa melakukan konsultasi dengan Dosen Wali dan Kaprodi perihal cuti akademik yang akan diajukan.
c. Mahasiswa mengisi formulir cuti akademik dan melengkapi dokumen tanda tangan pejabat terkait sebagai bukti validasi (Dosen Wali, Kaprodi, Dekan, Kepala Perpustakaan dan Ka BAAKPSI) d. Setelah seluruh persyaratan cuti akademik dan validasi telah dipenuhi, selanjutnya adalah
verifikasi Ka BAAKPSI
e. Biro Administrasi Akademik melakukan perubahan status mahasiswa di Sistem Informasi Akademik.
f. Pengarsipan surat keterangan cuti II. Rekaman (Quality Record)
1. Surat keterangan cuti
2. Bukti surat resmi sebagai alasan cuti (cuti karena sakit, tugas negara dll)
VI. Bagan Alir
Bagan alir pengurusan cuti kuliah mahasiswa ini adalah sebagai berikut : III. Diagram Alir Cuti Akademik
Konsultasi dengan Dosen Wali dan
Kaprodi
Mengisi Formulir Cuti Akademik
Verifikasi Ka BAA
SOP Cuti Akademik
Mahasiswa/BAA Fakultas/Prodi BAK Perpustakaan
Mulai
Mengunduh form cuti akademik di https://baakpsi.un
dana.ac.id/
Persetujuan Dekan
Penyelesaian Administrasi
Keuangan
Penyelesaian Bebas Pinjam
Buku
Perubahan status mahasiswa
di SIM
Pengarsipan Surat Keterangan Ijin
Cuti
Selesai
4 VII. Lampiran – Lampiran
Lampiran-lampiran dokumen manual prosedur cuti kuliah mahasiswa ini adalah : 1. Surat Konsultasi Cuti Kuliah dari Program Studi
2. Surat Permohonan Cuti Kuliah kepada Rektor melalui Dekan dari Mahasiswa
3. Surat Permintaan Pembuatan Permohonan Cuti Kuliah Mahasiswa ke Dekan dari Program Studi 4. Surat Pengantar Permohonan Cuti Kuliah Mahasiswa ke Rektor dari Fakultas.
5 Lampiran 1.
KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS NUSA CENDANA FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK PROGRAM STUDI ………
Jln. Adisucipto - Penfui, Kotakpos 104 Kupang 85001 NTT E-mail : info.fst@undana.ac.id Telp. (0380) - 881597, Fax. (0380) - 881557
SURAT KONSULTASI CUTI KULIAH Nomor : ………/UN.15.17. ……./PP/20……
Yang bertanda tangan dibawah ini Ketua Program Studi ……… menerangkan bahwa setelah mempertimbangkan alasan-alasan yang disampaikan mahasiswa tersebut dibawah ini :
Nama : ………..
NIM : ………..
Semester : ……….
Jurusan : ……….
Menyetujui mahasiswa yang bersangkutan untuk mengambil cuti kuliah pada semester ……… tahun………….
Demikian surat keterangan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Kupang, ………
Ketua Program Studi,
………..
NIP. ………..
6 Lampiran 2.
Nomor : - Kupang, ………
Lampiran : 1 (satu) berkas) Perihal : Permohonan Cuti Kuliah
Yth. Bapak Rektor Universitas Nusa Cendana Melalui Dekan Fakultas Sains dan Teknik Undana di
Kupang
Dengan hormat, yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama : ……….
NIM : ………..
Semester : ………..
Jurusan : ……….
Bersama ini perkenankan saya mengajukan permohonan cuti kuliah pada semester ……… tahun ……….., dengan alasan sebagai berikut :
1. ……….
2. ……….
3. ………
Sebagai bahan pertimbangan Bapak dengan ini saya lampirkan bahan-bahan sebagai berikut : 1. Foto copy Kwitansi SPP semester terakhir
2. Foto copy KHS terakhir
3. Surat Konsultasi Cuti Kuliah dari Jurusan
4. Surat Keterangan Dokter (jika cuti dengan alas an kesehatan)
Demikan permohonan saya, atas perhatian dan kesediaan Bapak saya ucapkan terima kasih.
Pemohon,
……….
NIM. ………
Tembusan : Yth.
1. Ketua Program Studi ………
7 Lampiran 3.
.
KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS NUSA CENDANA FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK PROGRAM STUDI ………
Jln. Adisucipto - Penfui, Kotakpos 104 Kupang 85001 NTT E-mail : info.fst@undana.ac.id Telp. (0380) - 881597, Fax. (0380) - 881557
Nomor : ………./UN.15.17. ……../PP/20……….
Lampiran : 1 (satu) berkas
Perihal : Permintaan Pembuatan Permohonan Cuti Kuliah Mahasiswa
Yth. Bapak Dekan Fakultas Sains dan Teknik Undana di
Kupang
Dengan hormat, sehubungan dengan rencana cuti kuliah mahasiswa kami sebagai berikut :
Nama : ……….
NIM : ……….
Semester : ………
Maka bersama ini kami mohonkan kepada Bapak untuk memberikan kesempatan cuti kuliah bagi mahasiswa dimaksud pada semester …….. tahun ……… , sekaligus membuatkan surat pengantar permohonan cuti kuliah yang bersangkutan ke Rektor Undana dengan alasan :
1. ………..
2. . ………..
Mahasiswa bersangkutan telah/belum*) melunasi SPP semester …….. tahun …… dan sebagai bahan pertimbangan dilampirkan berkas permohonan mahasiswa bersangkutan.
Demikian permintaan kami, atas perhatian dan bantuannya disampaikan terima kasih.
Kupang, ……….
Ketua Program Studi,
………
NIP. ………
8 Lampiran 4.
KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS NUSA CENDANA FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK PROGRAM STUDI ………
Jln. Adisucipto - Penfui, Kotakpos 104 Kupang 85001 NTT E-mail : info.fst@undana.ac.id Telp. (0380) - 881597, Fax. (0380) - 881557
Nomor : ………./UN.15.17/PP/20……….
Lampiran : 1 (satu) berkas
Perihal : Permohonan Cuti Kuliah Mahasiswa
Yth. Bapak Rektor Universitas Nusa Cendana di
Kupang
Dengan hormat, menunjuk surat dari mahasiswa a.n : ………. No. …………., tanggal, ………… perihal tersebut diatas maka perkenankan kami memohon bantuan dan kesediaan Bapak memberikan kesempatan pada mahasiswa tersebut di bawah ini :
Nama : ………..
NIM : ………..
Semester : ………..
Program Studi : ……….
Untuk cuti kuliah pada semester …….., tahun…….., dengan alasan : 1. ………
2. . ………..
Mahasiswa yang bersangkutan telah/belum*) melunasi SPP semester …… tahun …….. dan sebagai bahan pertimbangan Bapak bersama ini dilampirakn berkas permohonan mahasiswa yang bersangkutan.
Demikian permohonan kami, atas perhatian dan bantuannya disampaikan terima kasih.
a.n. Dekan Wakil Dekan I,
………
NIP. ………
Tembusan : Yth.
1. Ketua Program Studi ………
2. Mahasiswa ybs.
