1. Nama Jabatan : Pengadministrasi Umum 2. Kode Jabatan : E.02.1.001.02.P.01.11.019.
3. Unit Organisasi : a. Eselon I : b. Eselon II :
c. Eselon III : Sekretaris Dinas
d. Eselon IV : Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian 4. Kedudukan dalam Struktur Organisasi :
5. Ikhtisar Jabatan :
Menghimpun, mencatat, dan mendokumentasikan berkas persuratan, barang, dan keuangan, sesuai dengan prosedur, dan ketentuan yang berlaku untuk mendukung tertib administrasi di lingkungan unit kerja
6. Uraian Tugas :
Uraian Tugas Langkah Kerja
3.1. Menyusun daftar kebutuhan perlengkapan dan peralatan kantor selama satu tahun
1. Membuat administrasi peralatan kantor 2. Mencatat kebutuhan barang persediaan 3. Menyusun daftar Kebutuhan Barang Unit Tahunan
3.2. Menyelenggarakan administrasi, barang serta keuangan sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas
1. Membuat administrasi peralatan kantor 2. Menyiapkan surat/naskah dinas yang akan dikirim
3.3. Mengidentifikasi pemeliharaan peralatan kantor dan gedung 1. Melaksanakan pemeliharaan peralatan, listrik dan elektronika secara berkala
3.4 Melakukan pengadministrasian rakor struktural 1. Menyiapkan bahan rapat koordinasi dengan instansi lain yang terkait 2. Menyusun Laporan Pertanggungjawaban
3.5 Melakukan penyimpanan arsip persuratan, barang, perlengkapan, dan keuangan secara tertib
1. Memilah dokumen persuratan yang terkait dengan urusan kepegawaian dan barang / perlengkapan
2. Melakukan pemeliharaan dokumen/arsip kepegawaian dan barang/perlengkapan
3.6. Mengadministrasikan Pegawai yang melakukan lembur 1. Menghimpun data pelaksanaan kegiatan 2. Membuat/menyiapkan bahan paparan 3. Menghitung uang dan merapikan uang setoran 4. Menghimpun dokumen terkait penatausahaan keuangan
3.7 Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban
1. Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas
PEMERINTAH KOTA TEGAL
FORMULIR ANALISIS JABATAN
Jabatan Pengadministrasi Umum
Pengadministrasi Umum
-
Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
-
2. Mengonsultasikan konsep laporan kepada atasan 3. Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas
3.8 Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan baik lisan maupun tertulis
1. Mempelajari penugasan yang diberikan pimpinan 2. Menyiapkan bahan-bahan pelaksanaan tugas 3. Melaksanakan tugas sesuai rencana kerja
4. Melaporkan pelaksanaan tugas dan kegiatan kepada pimpinan
7. Bahan Kerja :
No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas
1 Surat Masuk -
2 Disposisi Atasan -
3 Data-data terkait -
4 Dokumen -
5 Buku -
6 Referensi -
7 Peraturan -
8 Jurnal -
9 memo -
10 Surat -
11 Laporan -
12 Tinta -
13 Kertas -
14 RENSTRA -
15 Tupoksi -
16 SOP -
8. Perangkat/Alat Kerja :
No Alat Kerja Digunakan Untuk Tugas
1 Komputer dan perangkatnya -
1 Koneksi Internet -
1 ATK -
1 Lemari Arsip -
1 Telepon -
9. Hasil Kerja :
No Hasil Satuan
1 Identifikasi peralatan kantor Kegiatan
2 Kelengkapan berkas terkait barang perlengkapan kantor, peralatan kantor, serta keuangan Berkas
3 Terlaksananya tugas kedinasan lain Kegiatan
4 Daftar pemeliharaan peralatan kantor dan gedung Dokumen
5 Administrasi dan akomodasi rakor Kegiatan
6 Konsep laporan hasil pelaksanaan tugas Dokumen
7 Arsip dokumen persuratan terkait barang perlengkapan, peralatan, serta keuangan Kegiatan
8 Data pegawai yang melakukan lembur Data
9 Identifikasi perlengkapan kantor Kegiatan
10 Bahan pelaksanaan tugas kedinasan lain Dokumen
11 Laporan pelaksanaan tugas Laporan
12 Dokumen pegawai yang melakukan lembur Dokumen
13 Terpeliharanya dokumen, arsip barang terkait perlengkapan serta keuangan Kegiatan
14 Administrasi keuangan berkaitan dengan pertanggungjawaban akomodasi rakor Kegiatan
15 Administrasi berkaitan dengan biaya pemeliharaan peralatan kantor dan gedung Kegiatan
16 Sinkronisasi dan kelancaran pelaksanaan tugas Kegiatan
17 Terlaksananya kesiapan dokumen keuangan untuk pencairan uang lembur Kegiatan
18 Daftar kebutuhan perlengkapan dan peralatan kantor Dokumen
19 Laporan hasil pelaksanaan tugas kedinasan lain Laporan
20 Terlaksananya kesiapan dokumen pertanggungjawaban keuangan Kegiatan
10. Tanggung Jawab :
1) Keakuratan data kebutuhan peralatan dan perlengkapan selama satu tahun;
2) Keabsahan aadministrasi yang berkaitan dengan perlengkapan, peralatan kantor, dan keuangan;
3) Keakuratan data informasi kondisi peralatan kantor dan gedung;
4) Keamanan dokumen yang berkaitan dengan perlengkapan, peralatan, dan keuangan;
5) Keakuratan data SKP;
6) Kesesuaian pelaksanaan tugas kedinasan lain.
'
11. Wewenang :
1) Meminta data kebutuhan peralatan / perlengkapan;
2) Meminta kelengkapan administrasi yang berkaitan dengan perlengkapan, peralatan kantor dan keuangan;
3) Meminta informasi yang berkaitan dengan kondisi peralatan kantor dan gedung;
4) Menyimpan dokumen yang berkaitan dengan perlengkapan, peralatan, dan keuangan;
5) Meminta nilai kualitas mutu dari atasan;
6) Menolak pelaksanaan tugas lain yang bersifat non kedinasan.
12. Korelasi Jabatan :
No Jabatan Unit Kerja/Instansi Dalam Hal
1 1) Sekretaris - Dalam rangka arahan pelaksanaan tugas dan penyampaian laporan
2 2) Kasubbag Umum - Dalam rangka arahan pelaksanaan tugas dan penyampaian laporan
3 3) Sesama pelaksana - Dalam rangka Koordinasi pelaksanaan tugas
4 4) Bidang – bidang - dalam rangka penyampaian surat.
13. Kondisi Lingkungan Kerja :
No Aspek Keterangan
1 Tempat kerja Dalam ruangan
2 Suhu dingin
3 Udara sejuk
4 Keadaan ruangan rapi
5 Letak Di tempat rendah dan sepi
6 Penerangan Terang
7 Suara -
8 Keadaan tempat kerja Bersih
9 Getaran -
14. Resiko Bahaya :
No Bahaya Fisik/Mental Penyebab
1 Tidak ada resiko kerja Tidak ada resiko kerja
15. Syarat Jabatan :
Pangkat, Gol/ruang : II/a (Pengatur Muda) Jenjang minimal : SLTA/D1/D2/D3
Jurusan : Manajemen perkantoran/administrasi perkantoran/tata perkantoran Pelatihan Fungsional : -
Pelatihan Teknis : Administrasi, Administrasi Umum Pengalaman Kerja : JFU bidang administrasi
Pengetahuan Kerja : 1. Administrasi Perkantoran 2. Kearsipan/Ketatausahaan 3. Kesekretariatan
Keterampilan Kerja : 1. Menata Persuratan/Arsip 2. Mengolah data kelembagaan
Bakat Kerja : Inteligensia Bakat verbal Ketelitian
Temperamen : D : Kemampuan menyesuaikan diri menerima tanggung jawab untuk kegiatan memimpin, mengendalikan atau merencanakan.
M : Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan pengambilan peraturan, pembuatan pertimbangan, atau pembuatan peraturan berdasarkan kriteria yang diukur atau yang dapat diuji.
R : Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan-kegiatan yang berulang, atau secara terus menerus melakukan kegiatan yang sama, sesuai dengan prangkat prosedur, urutan atau kecepatan yang tertentu.
Minat Kerja : R : Aktifitas-aktifitas yang memerlukan manipulasi eksplisit, teratur atau sistematik terhadap obyek/alat/benda/mesin S : Aktifitas yang bersifat sosial atau memerlukan keterampilan berkomunikasi dengan orang lain
KN : Aktifitas yang melibatkan kegiatan pengelolaan/manajerial untuk pencapaian tujuan organisasi KL : Aktifitas yang memerlukan manipulasi data yang eksplisit, kegiatan administrasi, rutin dan klerikal.
Upaya Fisik : Berdiri Berjalan Duduk Berbicara Kondisi Fisik :
Jenis Kelamin : tidak ada syarat khusus
Umur : tidak ada syarat khusus Tahun
Tinggi Badan : tidak ada syarat khusus Cm
Berat Badan : tidak ada syarat khusus Kg
Postur Badan : tidak ada syarat khusus
Penampilan : Rapi mengikuti peraturan
Fungsi Pekerja :
a. Tingkat Hubungan Pemegang Jabatan Dengan Data :
D3 = Menyusun data D5 = Menyalin data
b. Tingkat Hubungan Pemegang Jabatan Dengan Orang : O7 = Melayani orang
c. Tingkat Hubungan Pemegang Jabatan Dengan Benda : -
16. Prestasi Kerja yang Diharapkan :
No Hasil Kerja Waktu penyelesaian (menit) Volume (setahun)
1 Identifikasi peralatan kantor 45 144
2 Kelengkapan berkas terkait barang perlengkapan kantor, peralatan kantor, serta keuangan 30 144
3 Terlaksananya tugas kedinasan lain 60 60
4 Daftar pemeliharaan peralatan kantor dan gedung 60 120
5 Administrasi dan akomodasi rakor 60 120
6 Konsep laporan hasil pelaksanaan tugas 60 48
7 Arsip dokumen persuratan terkait barang perlengkapan, peralatan, serta keuangan 30 120
8 Data pegawai yang melakukan lembur 30 96
9 Identifikasi perlengkapan kantor 45 144
10 Bahan pelaksanaan tugas kedinasan lain 60 60
11 Laporan pelaksanaan tugas 60 48
12 Dokumen pegawai yang melakukan lembur 120 96
13 Terpeliharanya dokumen, arsip barang terkait perlengkapan serta keuangan 30 120
14 Administrasi keuangan berkaitan dengan pertanggungjawaban akomodasi rakor 60 120
15 Administrasi berkaitan dengan biaya pemeliharaan peralatan kantor dan gedung 60 120
16 Sinkronisasi dan kelancaran pelaksanaan tugas 60 144
17 Terlaksananya kesiapan dokumen keuangan untuk pencairan uang lembur 60 96
18 Daftar kebutuhan perlengkapan dan peralatan kantor 45 144
19 Laporan hasil pelaksanaan tugas kedinasan lain 60 60
20 Terlaksananya kesiapan dokumen pertanggungjawaban keuangan 60 96
17. Butir Informasi Lain : Tidak ada
