ABSTRAK
Pokok masalah yang dibahas dalam laporan ini yaitu mengenai Post-Implementation Audit Quality Alert System (QAS) di Universitas Kristen Maranatha. Tujuan daripada pembahasan ini adalah agar dapat mengetahui kecukupan kontrol manajemen atas implementasi aplikasi QAS di Universitas Kristen Maranatha. Teori yang digunakan sebagian besar didasarkan pada teori audit Ron Weber (1999). Sumber data yang digunakan berasal dari buku dan dokumentasi QAS yang tersedia, wawancara terhadap pengembang, administrator, dan juga user, melakukan obervasi sistem secara langsung, serta diambil dari media informasi, seperti buku dan internet.
ABSTRACT
Main issues discussed in this report is about the Post-Implementation Audit Quality Alert System (QAS) at Maranatha Christian University. The objective of this discussion is to know the adequacy of management controls over the implementation of QAS application at Maranatha Christian University. The theory used is largely based on the theory of auditing Ron Weber (1999). Source data used comes from the book and QAS documentation available, interviews with developers, administrators, and also a user, do obervasi system directly, as well as information drawn from the media, like books and the Internet.
DAFTAR ISI
PRAKATA ... i
ABSTRAK ...iv
DAFTAR ISI ...vi
DAFTAR GAMBAR ... viii
DAFTAR LAMPIRAN ...ix
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 2
1.3 Tujuan Pembahasan ... 3
1.4 Batasan Masalah ... 3
1.5 Sumber Data ... 3
1.6 Sistematika Penyajian ... 3
BAB II KAJIAN TEORI 2.1 Konsep Sistem ... 5
2.2 Konsep Informasi ... 7
2.3 Definisi Sistem Informasi ... 9
2.4 Konsep Analisis ... 10
2.4.1 Batasan Analisis Sistem ... 11
2.4.2 Sumber Fakta Analisis Sistem ... 11
2.4.3 Kerangka Analisis ... 11
2.4.4 Katagori Aspek Kelayakan ... 12
2.4.5 Siklus Pengembangan Sistem ... 12
2.5 Pengertian Audit ... 13
2.5.1 Pengertian Audit Sistem Informasi ... 14
2.5.2 Tujuan Audit Sistem Informasi ... 22
2.5.3 Perlunya Kontrol dan Audit Sistem Informasi ... 23
2.5.4 Pendekatan Audit Sistem Informasi ... 25
2.5.5 Tahapan Audit Sistem Informasi ... 32
2.5.6 Pengumpulan Fakta ... 34
2.6 Instrumen Audit yang Dipakai ... 35
2.7 Definisi Pengendalian atau Kontrol ... 37
2.8 Konsep Manajemen ... 39
2.9 Konsep Proyek ... 40
2.10 Konsep Teknologi Informasi ... 40
2.11 Proyek Teknologi Informasi...40
2.12 Manajemen Proyek Teknologi Informasi...42
BAB III HASIL AUDIT 3.1 Perencanaan Audit (Planning the Audits) ... 43
3.2 Pihak-pihak yang Terkait dengan QAS ... 43
3.3 Daftar Dokumentasi Proyek QAS... 54
3.5 Melakukan Observasi Aplikasi QAS...57
3.6 Membandingkan dokumentasi perencanaan dengan realisasi...57
3.7 Menilai Manajemen Proyek...59
3.7.1 Project Initiation (Inisiasi proyek)... 60
3.7.2 Project Planning (perencanaan awal proyek) ... 63
3.7.3 Project Executing (Pelaksanaan proyek) ... 63
3.7.4 Project Control (Pengendalian proyek)... 64
3.7.5 Project Closing (Akhir proyek) ... 66
BAB IV SIMPULAN DAN SARAN 4.1 Simpulan ... 67
4.2 Saran ... 68
DAFTAR PUSTAKA ... xii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Model Audit Sistem ... 15
Gambar 2.2 Faktor-faktor yang Mempengaruhi Organisasi ... 16
Gambar 2.3 Cost of Computer Abuse ... 18
Gambar 2.4 Consequences of Abuse ... 20
Gambar 2.5 Control and Audit for CBIS ... 25
DAFTAR LAMPIRAN
Universitas Kristen Maranatha
BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Perkembangan teknologi yang semakin cepat telah membawa dunia
memasuki era baru, khususnya di bidang informasi, dan bahkan lebih cepat
dari yang pernah dibayangkan sebelumnya. Dengan seiring pesatnya
perkembangan Teknologi Informasi yang terjadi sekarang ini, seperti yang
terjadi di negara kita Indonesia, teknologi tidak lagi menjadi barang yang
aneh, bahkan sangat diperlukan untuk mendukung kinerja dari suatu
organisasi. Untuk saat ini tanpa dukungan teknologi informasi, sebuah
perusahaan mungkin sangat mustahil untuk dapat berkembang. Dalam
konteks ini, informasi dapat dikatakan menjadi kunci untuk mendukung dan
meningkatkan
manajemen
perusahaan
agar
dapat
memenangkan
persaingan yang semakin lama akan semakin meningkat.
Di bidang pendidikan pun demikian.
Quality Alert System
atau
QAS
adalah suatu sistem yang digunakan di Universitas Kristen Maranatha yang
bertujuan menjadi suatu perangkat yang dapat
mempermudah audit mutu
(online quality audit), memantau pencapaian dan akuntabilitas renstra
universitas, serta kesesuaiannya terhadap program kerja fakultas/program
studi dan unit kerja. Selain itu,
QAS ini juga memiliki mekanisme
dokumentasi,
alert, dan
awareness terhadap hasil audit mutu sebelumnya,
rencana program kerja, dan renstra, serta dapat memberikan kontrol
rekomendasi perbaikan hasil audit mutu (keberlanjutan siklus audit mutu).
Universitas Kristen Maranatha
dengan tujuan pembuatan QAS, hanya saja pengguna informasi utama QAS
belum dapat mendayagunakan informasi yang dihasilkan dengan baik
karena perlunya pembenahan atas data yang dimasukkan ke dalam aplikasi.
Kemudian, untuk melanjutkan tahap audit pertama, akan dilakukan
tahap audit yang kedua untuk mengetahui kecukupan dan jalannya kontrol
manajemen, dalam hal manajemen proyek pengembangan aplikasi,
prosedur/aturan/kebijakan yang terkait implementasi
QAS, dokumentasi
proyek dan manual, pelatihan, serta monitoring. Apabila terjadi
ketidaksesuaian, akan menimbulkan beberapa resiko. Kontrol manajemen
yang kurang baik dalam hal manajemen proyek pengembangan aplikasi
akan berimbas pada hasil pengembangan yang tidak sesuai dengan harapan
pengguna.
Jika
tidak
terdapat
prosedur/aturan/kebijakan
terkait
implementasi, maka implementasi akan terhambat, jalannya tidak sesuai
yang diharapkan, pengguna dapat mengalami kesimpangsiuran terkait
jalannya implementasi. Jika hal ini ditambah dengan tidak adanya
dokumentasi proyek, manual, dan pelatihan yang memadai, maka hasil
implementasi akan semakin jauh dari harapan, tingkat kesalahan manusia
dalam penggunaan aplikasi meningkat, yang dapat berdampak pada akurasi
dan integritas data yang terdapat pada aplikasi. Di luar itu, jika implementasi
tidak dibarengi dengan proses monitoring yang memadai, maka
kesinambungan penggunaan aplikasi di masa mendatang akan terancam,
masalah yang terjadi dapat terlambat diidentifikasi, mengurangi kenyamanan
pengguna dalam menggunakan aplikasi.
1.2 Rumusan Masalah
Universitas Kristen Maranatha
1.3 Tujuan
Tujuan dari dilakukannya audit ini, yaitu agar dapat mengetahui
kecukupan dan jalannya kontrol manajemen, dalam hal manajemen proyek,
atas implementasi aplikasi QAS di Universitas Kristen Maranatha
1.4 Ruang Lingkup Kajian
Ruang lingkup kajian ini adalah dalam hal kontrol manajemen yang
difokuskan untuk mengetahui kecukupan dan jalannya kontrol manajemen
dalam
hal
manajemen
proyek
pengembangan
aplikasi,
prosedur/aturan/kebijakan
yang
terkait dengan
implementasi
QAS,
dokumentasi proyek dan manual, pelatihan, serta monitoring.
1.5 Sumber Data
Sumber data yang dipergunakan dalam penulisan laporan ini, adalah :
a. Buku, laporan, dan dokumentasi QAS yang tersedia
b. Wawancara terhadap pengembang, administrator, dan juga user
c. Melakukan obervasi sistem secara langsung
d. Media informasi, seperti buku dan internet.
1.6 Sistematika Pembahasan
Sistematika pembahasan dari laporan ini adalah sebagai berikut:
Bab 1 PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Berisi penjelasan singkat mengenai topik atau judul laporan ini.
2. Rumusan Masalah
Berisi masalah – masalah utama yang ditemui pada topik ini dan
yang akan dibahas.
3. Tujuan Pembahasan
Universitas Kristen Maranatha
4. Ruang Lingkup Kajian
Berisi tentang batasan kajian audit yang dilakukan, yang
didasarkan pada rumusan masalah dan tujuan pembahasan yang
ada.
5. Sumber data
Berisi mengenai sumber dan cara yang dilakukan penulis dalam
mengumpulkan data-data untuk pembuatan laporan ini.
6. Sistematika Pembahasan
Sistematika pembahasan berisi mengenai garis besar laporan dari
tiap bab.
Bab 2 KAJIAN TEORI
Bagian ini berisi landasan teori yang digunakan, penjelasan, dan
juga alasannya.
Bab 3 HASIL AUDIT DAN EVALUASI
Bagian ini berisi mengenai hasil dari audit yang dilakukan,
seperti langkah-langkah audit, hasil wawancara, dan hasil observasi.
Selain itu, bagian ini berisi hasil perbandingan dari kenyataan
sebenarnya yang didapat setelah audit yang dilakukan, dengan teori
yang ada dan berlaku.
Bab 4 KESIMPULAN DAN SARAN
Universitas Kristen Maranatha
BAB IV SIMPULAN DAN SARAN
4.1 Simpulan
Keikutsertaan Universitas Kristen Maranatha (UKM) dalam Program
Hibah Kompetisi berbasis Institusi (PHKI) merupakan kesempatan bagi UKM
untuk meningkatkan kapabilitas dan akuntabilitas institusionalnya serta mutu
manajemen institusinya.
Untuk menjawab yang menjadi rumusan masalah pada laporan ini,
yaitu apakah kontrol manajemen, dalam hal manajemen proyek, telah ada
dan berjalan dengan baik, telah dilakukan proses audit pada
QAS yang
menilai manajemen proyek, berdasarkan proses atau langkah-langkahnya,
dengan 7 macam kontrol manajemen, yang terdiri atas manajemen ruang
lingkup, manajemen waktu, manajemen kualitas, manajemen sumber daya
manusia, manajemen komunikasi, manajemen resiko, dan manajemen
pengadaan.
Setelah melakukan perbandingan dan evaluasi antara rencana proyek
dengan pelaksanaan proyek yang dilakukan, didapatlah hasil. Dari segi
ruang lingkup, proyek QAS telah memiliki manajemen yang baik. Begitu pula
dengan manajemen sumber daya manusia, manajemen komunikasi,
manajemen resiko, dan manajemen pengadaan. Kelima manajemen ini
sudah terlaksana dengan baik di lingkungan Universitas Kristen Maranatha
dan pada proyek QAS.
Sedangkan untuk manajemen kualitas, terdapat beberapa kelemahan
pada proyek
QAS ini, terutama pada aktivitas 2.2 Pengembangan Aplikasi
QAS. Pada aplikasi ini, fitur-fitur masih harus dilakukan perbaikan, agar
dapat sesuai dengan kebutuhan user dan kebutuhan pelaporan. Pada bidang
sekuritas aplikasi belum terjaga dengan baik, sehingga pada bulan Maret
2011 kemarin, aplikasi terserang virus, yang mengakibatkan aplikasi harus
dilakukan instalasi ulang. Tetapi, untuk aktivitas 2.1, 2.3, dan 2.4,
Universitas Kristen Maranatha
Dalam hal manajemen waktu, beberapa aktivitas ada yang berjalan
sesuai dengan perencanaan awal, tetapi ada pula yang mengalami
kemunduran dari segi waktu pelaksanaan. Tetapi, seluruh aktivitas yang
mengalami kemunduran tersebut, disebabkan oleh alasan-alasan yang logis
dan dapat diterima.
Berdasarkan hasil audit yang telah dilakukan, didapatlah hasil bahwa
manajemen proyek pada QAS telah ada dan secara keseluruhan manajemen
proyek tersebut telah berjalan dengan baik
4.2 Saran
Berdasarkan kelemahan-kelemahan dalam segi manajemen proyek
pada QAS, ada beberapa hal yang perlu mendapatkan perhatian khusus.
Yang pertama, mengenai manajemen kualitas aplikasi
QAS.
Sekiranya pihak pengembang dapat lebih memperhatikan detail-detail
aplikasi
QAS, apalagi jika hal tersebut adalah hal yang penting dan harus
ada pada aplikasi, seperti antivirus yang baik, harus sudah terpasang sejak
awal pembuatan aplikasi QAS.
Kemudian, hal yang selanjutnya, yaitu mengenai manajemen waktu.
Sebaiknya ada kontrol-kontrol yang menjaga agar pelaksaan setiap aktivitas
dapat berjalan baik dan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan.
Apabila kedua hal tersebut telah dapat dilakukan perbaikan, maka
tujuan dari pada aplikasi
QAS akan dapat terlaksana dengan baik, yaitu
mendukung Universitas Kristen Maranatha memiliki tata kelola universitas
DAFTAR PUSTAKA
Alvin A, Arens, James K.Loebbecke. (2003). Auditing, Edisi Indonesia, Jakarta,.
Alter, Steven. (1999). Information System : A managerial perspective, 3rd
edition. Addison. Wesley. USA
Information System Audit and Control Association (ISACA) (2003),IS Standards,
Guidelines and Procedures for Auditing and Control Professionals,
Mathiassen, Lars, Munk-Madsen, Andreas, Nielsen, Peter A & Stage, Jan.
(2000). Object Oriented Analysis & Design. Edisi ke-1. Marko Publishing
Aps, Denmark.
McLeod Jr,R.(1996). Sistem Informasi Manajemen, Jilid 1, edisi Bahasa
Indonesia, Terjemahan Teguh,H. Prenhallindo, Jakarta.
O’Brien, J.A. (2002). Introduction To Information System: Essential For The
E-Business Enterprise, 11th edition. McGraw Hill, New York.
Weber, Ron (1999), Information Systems Control and Audit, The University of
