1
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Dokumen merupakan kekayaan penting yang dimiliki organisasi. Dokumen menarasikan apa yang terjadi dalam organisasi, sehingga mengandung pengetahuan yang dimiliki oleh organisasi. Organisasi memang digerakkan oleh sumber daya manusianya, namun dokumen merekam aktivitas yang terjadi dalam organisasi sehingga sumber daya manusia yang selanjutnya akan menjalankan organisasi dapat memahami organisasi dan apa yang terjadi di dalamnya. Dengan pengetahuan ini, sumber daya manusia tersebut dapat melanjutkan pengelolaan organisasi lebih baik.
Institusi pemerintah sebagai organisasi yang memberikan pelayanan publik dituntut untuk mengelola dokumen-dokumennya dengan baik. Maka berdasarkan ketentuan Undang-Undang [1][2][3][4], Badan Penelitian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kementerian Komunikasi dan Informatika (Balitbang SDM Kominfo) melalui Pusat Literasi dan Profesi (Puslitprof) menyelenggarakan Bimbingan Teknis (Bimtek) Budaya Dokumentasi hingga beberapa kali dalam setahun di daerah-daerah yang berbeda di seluruh wilayah Indonesia. Bimtek ini menitikberatkan penanganan dokumen di instansi pemerintah sebagai lembaga pelayanan publik, dari proses dokumentasi hingga pengelolaan dokumen yang dihasilkan dari proses-proses bisnis dalam organisasi.
Sebagai pengetahuan yang dimiliki oleh organisasi, maka dokumen harus menjadi alat untuk merekam semua pengetahuan yang didapat dari proses-proses dalam organisasi. Dengan demikian, pengelolaan dokumen sesungguhnya merupakan pengelolaan pengetahuan yang dikenal dalam terminologi ilmiah sebagai Knowledge Management (KM). Dokumentasi harus dibudayakan oleh anggota organisasi dan dilakukan dengan lengkap. Dokumentasi yang tidak lengkap akan menghasilkan dokumen yang tidak lengkap, sehingga ada pengetahuan yang hilang. Kemudian penanganan dokumen yang mengandung pengetahuan ini harus dilakukan dengan baik, sehingga dokumen tersebut tidak ada yang berkurang, hilang atau tidak dapat ditemukan
2
kembali sehingga pengetahuan yang ada di dalamnya tidak dapat diambil jika diperlukan.
Dokumen penelitian merupakan salah satu jenis dokumen yang mengandung sangat banyak pengetahuan. Dokumen ini dihasilkan melalui proses-proses penelitian yang dilakukan oleh lembaga penelitian. Di lingkungan Balitbang SDM Kominfo, unit yang bersentuhan langsung dengan fungsi penelitian adalah Unit Pelaksana Teknis (UPT) Bidang Pengkajian dan Pengembangan Komunikasi dan Informatika (BPPKI).
Pelaksanaan program-program UPT ini, khususnya program penelitian menjadi tanggung jawab bidang Program dan Evaluasi [5][6]. Dokumen penelitian juga dikelola oleh bidang ini melalui seorang staf di sub bidang Program.
Dalam pelaksanaannya, dokumen penelitian yang ada belum lengkap. Dokumen yang dikelola hanya berupa dokumen proposal penelitian, laporan hasil penelitian dan artikel publikasi penelitian. Dokumen lainnya yang merekam bagaimana proses penelitian berjalan saat ini tidak ikut dikelola oleh organisasi dan tetap dimiliki peneliti, padahal dokumen tersebut mengandung pengetahuan yang dapat menjelaskan bagaimana hasil penelitian diperoleh. Penelitian yang dilakukan oleh para peneliti dibiayai oleh negara melalui anggaran Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA), sehingga semestinya semua dokumen yang terlibat dalam penelitian seperti catatan- catatan penelitian, data-data dan sumber-sumber referensi diserahkan kembali kepada negara melalui UPT. Dokumen-dokumen ini juga berguna bagi peneliti, misalnya dalam sengketa paten. Selain dokumen yang tidak lengkap, teknis pengelolaan yang saat ini dilakukan masih mengandalkan cara-cara manual sehingga kadang terkendala kesalahan manusia (human error). Pengelola menyimpan dokumen-dokumen penelitian pada komputer dan menandainya pada file manager (yang digunakan adalah Windows Explorer). Untuk membedakan kategorinya (proposal, laporan atau artikel) pengelola memisahkannya dalam direktori-direktori, kemudian membedakan file/berkas yang satu dengan lainnya dengan memberi nama file yang dapat dipahami oleh pengelola. Cara ini menyebabkan hanya pengelola yang mampu memahami hirarki penyimpanan dokumen penelitian dan untuk menemukan kembali dokumen yang diinginkan, pengelola harus mengingat letaknya. Jika pengelola lupa, maka pengelola hanya memiliki bantuan berupa fitur pencarian (search) yang tersedia pada file manager dan pengelola harus mengingat nama file yang diinginkannya sebagai kunci pencarian. Seiring
3
bertambahnya dokumen penelitian dari waktu ke waktu, metode ini semakin tidak efektif, bahkan beberapa kali dokumen yang pernah disimpan tidak dapat ditemukan kembali karena pengelola lupa letaknya atau nama filenya.
1.2. Perumusan Masalah
Uraian tersebut menunjukkan bahwa pengelolaan dokumen yang dilakukan saat ini masih sangat bergantung pada personal pengelola dokumen penelitian. Belum ada sistem elektronik yang digunakan untuk mengelola dokumen penelitian. Hal ini menyebabkan pengelolaan dokumen penelitian menjadi terganggu karena keterbatasan manusia.
1.3. Keaslian Penelitian
Penelitian mengenai pengembangan sistem pengelolaan dokumen penelitian di Balitbang SDM Kominfo belum pernah dilakukan sebelumnya. Namun terdapat beberapa penelitian terkait pengembangan sistem pengelolaan dokumen yang pernah dilakukan. Sistem-sistem yang dikembangkan pada penelitian sebelumnya cenderung menekankan pada pengelolaan dokumen digital berformat data teks. Sistem-sistem ini pada umumnya diimplementasikan pada perpustakaan digital.
Saputra [7] membangun antarmuka entry katalog perpustakaan Institut Pertanian Bogor (IPB). Penelitian mengembangkan antarmuka entry katalog perpustakaan berbasis web bagi pustakawan IPB. Data katalog yang diisikan pada form entry kemudian akan ditautkan dengan dokumen elektronik yang dikelola oleh perpustakaan IPB. Karena dokumen yang dikelola adalah literatur perpustakaan, sistem ini tidak membuat format metadata khusus, namun cukup mengadopsi format INDOMARC yang merupakan salah satu sistem metadata yang dikembangkan dari standar bibliografi perpustakaan. Setelah melakukan validasi antarmuka entry katalog dengan antarmuka entry WINISIS, penelitian ini merekomendasikan penggunaan WINISIS untuk antarmuka entry yang lebih user friendly.
Jika Saputra [7] membangun antarmuka entry bagi pustakawan, Budiman [8]
mengembangkan perpustakaan digital dari sisi pengunjung. Dalam penelitiannya, ditambahkan user authentication pada Sistem Peminjaman Koleksi Digital (PETAL) pada perpustakaan Departemen Ilmu Komputer IPB. Hal ini dilakukan untuk
4
mengontrol persebaran literatur perpustakaan sehingga hanya user dengan login yang valid saja yang dapat mengunduh berkas dokumen tersebut, sedangkan guest hanya dapat melihat informasi yang terbatas.
Edwin [9] juga melakukan penelitian di sisi pengaksesan dokumen perpustakaan digital. Penelitiannya membangun portal yang merupakan semantic web yang dirancang dengan perancangan ontologi. Dengan teknologi ini, pencarian terhadap informasi di perpustakaan digital lebih dekat dengan apa yang diinginkan oleh pengguna.
Banurea [10] membangun rancangan purwarupa perpustakaan digital untuk The Habibie Center (THC) menggunakan perangkat lunak pengembang perpustakaan digital Ganesha Digital Library (GDL) 4.2. Penelitiannya merancang sistem lengkap untuk user yang lebih kompleks dari kedua sisi, baik sisi pengunjung maupun pengelola. GDL juga telah memiliki kemampuan untuk menangani data multimedia, meskipun dalam penelitian ini sumber informasi dari THC difokuskan pada data dokumen berformat teks. Penelitian ini menggunakan format metadata Dublin Core (dc) yang merupakan pembaruan dari keluarga standar MARC. Dublin Core lebih sederhana dan tidak mengandung banyak istilah yang hanya diketahui secara khusus oleh pustakawan, sehingga dapat digunakan lebih luas.
Maretta [11] melakukan penelitian perancangan Sistem Informasi Pengawasan Bibliografis (SIPBIB) pada Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (PNRI).
Penelitiannya didasari oleh penggunaan tiga sistem yang berbeda oleh PNRI untuk memasukkan data bibliografi sebagai upaya memenuhi kebutuhan pemustaka. SIPBIB dirancang untuk membantu pengintegrasian input data bibliografis tersebut melalui pengawasan inputnya. SIPBIB yang dirancang dengan metode SDLC ini hanya sampai pada langkah disain SIPBIB (tidak sampai aplikasi purwarupa) dan belum memiliki fitur untuk penanganan koleksi deposit terbitan elektronik.
Faiqunisa [12] menjadikan perusahaan sebagai objek penelitiannya dengan membangun purwarupa sistem pengelolaan dokumen elektronik untuk CV. Komuri Intermedia. Penelitian ini sudah mengelola dokumen yang lebih beragam dari berbagai proses bisnis yang terjadi dalam organisasi. Sistem dibangun berdasarkan 10 proses dan 19 tabel basis data. Sistem ini merupakan sistem informasi untuk mengakses dokumen- dokumen elektronik perusahaan oleh user member.
5
Berbeda dengan semua penelitian tersebut, penelitian ini fokus pada manajemen dokumen di sisi pengelola, dengan antarmuka entry dan retrieval bagi single user.
Pengembangan purwarupa sistem dalam penelitian ini menggunakan aplikasi WINISIS yang pada dasarnya menggunakan format metadata The Common Communication Format (CCF). Namun karena dokumen yang dikelola memiliki struktur yang heterogen, purwarupa sistem yang dibangun ini mengkustomisasi metadata yang berbeda untuk setiap dokumen. Dasar pengembangan metadata yang digunakan adalah indeks pencarian yang unik untuk tiap jenis dokumen berdasarkan permintaan pengaksesan dokumen oleh pimpinan di organisasi UPT Bidang Pengkajian dan Pengembangan Komunikasi dan Informatika (BPPKI).
1.4. Tujuan Penelitian
Penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan purwarupa sistem pengelola dokumen penelitian Balitbang SDM Kominfo. Purwarupa ini dirancang di UPT BPPKI untuk memperbaiki kekurangan mekanisme pengelolaan dokumen penelitian sebelumnya yang sangat bergantung pada personal pengelola.
1.5. Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan bermanfaat bagi Balitbang SDM Kominfo untuk memperbaiki pengelolaan dokumen penelitiannya. Dengan perbaikan pada pengelolaan dokumen penelitian, maka pengelolaan pengetahuan yang ada di dalam dokumen penelitian tersebut juga akan menjadi lebih baik.
