BARRY ANTOPO 26209814
Dosen Pembimbing : Dr. Budi Prijanto
ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PELAYANAN JASA PERBAIKAN DAN PENJUALAN SUKU CADANG
PADA BENGKEL PRIMA JAYA MOTOR
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
• Dalam menjalankan suatu usaha, perusahaan layaknya harus memiliki sistem yang terlihat nyata secara tersendiri. Hal tersebut bertujuan agar suatu perusahaan dapat terus berdiri dan mengikuti perkembangan zaman yang ada.
• Namun pada kenyataannya di Indonesia, yang memiliki sistem yang baik hanya perusahaan-perusahaan besar saja, sedangkan perusahaan kecil menengah tidak memiliki sistem yang baik itu sehingga banyak perusahaan kecil menengah yang tidak mampu bertahan dalam perkembagan zaman ini.
• Salah satu yang harus dibangun adalah sistem informasi akuntansi. Karena dengan sistem informasi akuntansi prosedur kerja perusahaan menjadi jelas, sehingga manajemen bisa mengambil keputusan secara tepat, serta dapat menilai dan memperbaharui sistem menjadi lebih baik lagi.
• Salah satu perusahaan kecil menengah yang membutuhkan sistem informasi akuntansi itu adalah bidang usaha bengkel, karena usaha tersebut kini sedang berkembang pesat. Hal tersebut dapat terlihat dari banyaknya kendaraan bermotor di Indonesia yang semakin lama semakin bertambah jumlahnya, sehingga bengkel tentu saja akan banyak memiliki konsumen.
PENDAHULUAN
B. Rumusan Masalah
• Bagaimana proses pelayanan jasa perbaikan dan penjualan suku cadang pada bengkel Prima Jaya Motor?
• Bagaimana perancangan sistem informasi akuntansi pelayanan jasa perbaikan dan penjualan suku cadang bengkel Prima Jaya Motor?
C. Batasan Masalah
Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka penulis membatasi masalah hanya menyangkut pada perancangan sistem informasi akuntansi pelayanan jasa perbaikan dan penjualan suku cadang pada bengkel Prima Jaya Motor yang meliputi bagan alur dokumen (Flowchart), DFD (Data Flow Diagram), ERD (Entity Relationship Diagram), dan Normalisasi serta perancangan database.
PENDAHULUAN
D. Tujuan Penelitian
• Untuk mengetahui bagaimana proses pelayanan jasa perbaikan dan penjualan suku cadang pada bengkel Prima Jaya Motor.
• Untuk mengetahui bagaimana perancangan
sistem informasi akuntansi pelayanan jasa
perbaikan dan penjualan suku cadang pada
bengkel Prima Jaya Motor.
LANDASAN TEORI
1. Pengertian Pelayanan Jasa 2. Pengertian Sistem
3. Pengertian Sistem Informasi 4. Pengertian Sistem Akuntansi
• Tujuan Penyusunan Sistem Akuntansi
• Sistem Akuntansi Penjualan
• Sistem Penjualan Tunai
5. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi 6. Konsep Umum Pengendalian
7. Sistem Pengendalian Intern
8. Diagram Arus Data ( Data Flow Diagram ) 9. Entity Relationship Diagram
• Kardinalitas ( Cardinality )
10. Perancangan dan Pengembangan Sistem 11. Siklus Hidup Pengembangan Sistem 12. Normalisasi
• Tahapan Normalisasi 13. Penelitian Sejenis
• ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERIMAAN KAS PADA BENGKEL INTAN MULIA MOTOR.
• ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN TUNAI PADA ANEKA JAYA AUTOMOBIL.
• PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI MENGGUNAKAN MODEL RESOURCE EVENT AGENT SEBAGAI ALAT BANTU PADA BENGKEL RESMI EDDY MOTOR.
METODOLOGI PENELITIAN
1. Objek Penelitian
Objek dari penelitian ini adalah Bengkel Prima Jaya Motor, yang berlokasi di Jalan Raya Irigasi Cakung No. 205, Jakarta Timur. Bengkel Prima Jaya Motor memberikan pelayanan jasa perbaikan motor dan penjualan suku cadang motor yang berdiri sejak tahun 2006.
2. Data / Variabel
Data yang digunakan dalam penelitian berupa data primer yaitu data berupa keterangan - keterangan dari bagian - bagian yang terkait dalam pelayanan jasa perbaikan dan penjualan suku cadang pada Prima Jaya Motor.
3. Metode Pengumpulan Data
• Studi Lapangan
• Studi Kepustakaan
4. Alat Analisis yang digunakan
• Bagan Alur Dokumen (Flowchart)
• Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)
• Entity Relationship Diagram (ERD)
PEMBAHASAN
Bagan Alur Dokumen Sistem Pelayanan Jasa perbaikan dan Penjualan Suku Cadang Bengkel PRIMA JAYA MOTOR
Bagian Pengelola
Ket :
PKB : Perintah Kerja Bengkel NP : Nota Pembayaran BS : Bukti Setor
2
PKB 2
Bersama kunci
Menghitung biaya perbaikan
dan biaya penggantian suku cadang
Membuat NP 2 lembar
NP 1 NP 2
Bersama kunci dan STNK
Pelanggan
N
Membuat Laporan
Menyetorkan uang ke bank
Menerima bukti setor dari bank
BS
Kegiatan setiap hari
N Menerima
pembayaran dari pelanggan
END START
Menerima pelanggan
yang datang
Mencatat keluhan dan
pergantian suku cadang dari pelanggan
Menerima kunci dan STNK sepeda
motor dari pelanggan
Membuat dokumen PKB 3 lembar
PKB 1
PKB 2
PKB 3
Pelanggan
Bersama
kunci N
1
PEMBAHASAN
Ket :
PKB : Perintah kerja Bengkel
Bagian Montir
PKB 2
Melakukan pekerjaan perbaikan dan penggantian suku
cadang sesuai PKB 2
Mencatat pergantian suku cadang
pada PKB 2
Melakukan test drive
PKB 2
Bersama kunci
Tidak Ya
Bersama kunci
2 Melakukan pengecekkan ulang
kondisi kendaraan dan penambahan suku cadang yang
harus diganti
Melakukan penggantian suku cadang yang baru
1
PEMBAHASAN
Evaluasi Sistem Akuntansi Pelayanan Jasa perbaikan dan Penjualan Suku Cadang
Dalam sistem yang diterapkan oleh pihak bengkel terdapat fungsi- fungsi yang terkait, yaitu bagian pengelola dan bagian montir. Penulis menganalisis bahwa terdapat kelemahan sebagai berikut :
1. Bagian pengelola merangkap banyak tugas sebagai penerima pelanggan, menghitung biaya jasa perbaikan dan penjualan suku cadang, menerima pembayaran, membuat laporan penjualan serta melakukan penyetoran keuangan.
2. Kurangnya bagian-bagian yang diperlukan yang sesuai dengan fungsinya.
3. Akibat dari kelemahan tersebut, bisa terjadi kesalahan serta manipulasi yang dilakukan oleh pihak yang terkait, yang tentunya akan merugikan perusahaan.
PEMBAHASAN
Sistem Pengendalian Intern
1. Struktur organiasasi, Bagian Pengelola seharusnya dijadikan beberapa bagian, yaitu Bagian Penerima Pelanggan, Bagian Kasir, Bagian Keuangan dan Bagian Akuntansi.
2. Otorisasi dan prosedur pencatatan, agar tujuan yang hendak dicapai oleh perusahaan dapat dilaksanakan dengan tepat, maka perlu penyusunan formulir-formulir dan pencatatan yang baik dan tepat.
3. Praktik yang sehat, yaitu setiap bagian melaksanakan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawab, yaitu Mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang paling penting. Karena akan mempengaruhi tingkat kinerja perusahaan. Oleh karena itu perusahaan harus menempatkan karyawan sesuai dengan kemampuannya.
PEMBAHASAN
Bagan Alur Dokumen Sistem Pelayanan Jasa perbaikan dan Penjualan Suku Cadang Bengkel PRIMA JAYA MOTOR yang diusulkan
Ket :
PKB : Perintah Kerja Bengkel
Bagian Penerima Pelanggan Bagian Montir
1
PKB 1
Bersama kunci
Melakukan perbaikan dan penggantian suku cadang sesuai PKB
1
Melakukan pengecekan ulang kondisi kendaraan dan penambahan suku cadang yang harus diganti
Mencatat penambahan
penggantian suku cadang pada PKB 1
Melakukan penggantian suku cadang
baru
Melakukan test drive
PKB 1
Bersama kunci 3
Tidak Ya
START
Menerima pelanggan
yang datang
Input data pelanggan, keluhan pelanggan dan permintaan penggantian
suku cadang
Mengembalikan STNK ke pelanggan
Mencetak PKB 3 lembar
PKB 3 PKB 2
PKB 1
1 2
N
Bersama kunci Menerima kunci
dan STNK sepeda motor dari
pelanggan
PEMBAHASAN
Bagian Kasir
Ket :
PKB : Perintah Kerja Bengkel
SP : Struk Pembayaran
2 3
PKB 2 PKB 1
Bersama kunci
Mencocokkan PKB 1 dan
PKB 2
Menghitung biaya jasa perbaikan dan
penggantian suku cadang
Menerima pembayaran
dari pelanggan
Mengoperasikan mesin register
Mencetak SP 3 lembar
Mencap
“LUNAS”
pada SP 3 lembar
PKB 1 SP 2
PKB 2 SP 3
SP 1
4
N
Pelanggan
Bersama kunci Bersama
uang
PEMBAHASAN
Bagian Keuangan Bagian Akuntansi
Ket :
PKB : Perintah Kerja Bengkel
SP : Struk Pembayaran BS : Bukti Setor
5 6
PKB 1
SP 2 BS
Mencocokkan PKB 1, SP 2
dan BS
Pembuatan Laporan Penjualan
Laporan
Penjualan PKB 1
SP 2 BS
END N
4
PKB 1 SP 2
Bersama uang
Mencocokkan PKB 1, SP 2 dan uang
PKB 1 SP 2
5
Menyetorkan uang ke
bank
Menerima bukti setor
BS
6 Kegiatan
Setiap hari
PEMBAHASAN
Perancangan Sistem Yang Diusulkan
1. Data Flow Diagram (DFD) a. Diagram Konteks
b. Diagram Zero
Ket:
STNK : Surat Tanda Nomor Kendaraan SP : Struk Pembayaran
PKB : Perintah Kerja Bengkel LP : Laporan Penjualan
Pelanggan
0
Sistem Pelayanan Jasa Perbaikan
dan Penjualan Suku Cadang
Pemilik STNK
SP
LP
Pelanggan 1
Pembuatan PKB
2
Pembuatan SP Pemilik
STNK SP
PKB LP
F. Pelanggan
F. Suku Cadang
Data beli Data suku cadang Data pelanggan Data beli
3 P Pembuatan
Laporan Penjualan SP
F. Beli F. Jasa
Data jasa Data jasaData suku cadang
Data beli
PEMBAHASAN
c. Diagram Level
• Diagram level 1 proses 1
• Diagram level 1 proses 2
Pelanggan
1.1P Input Data Pelanggan
1.2P Input Keluhan
Pelanggan STNK
SP
PKB
F. Pelanggan
F. Suku Cadang Data suku cadang
Data pelanggan
1.3P Pencetakan PKB
F. Beli
Data beli
F. Jasa
Data jasa
2
Data beli
2.1P Validasi Data
2.2P Pencetakan SP
PKB SP
F. Beli
Data beli
1 3
Data beli
F. Suku Cadang
F. Jasa Data suku
cadang
Data jasa
Data beli
Ket:
STNK : Surat Tanda Nomor Kendaraan SP : Struk Pembayaran
PKB : Perintah Kerja Bengkel
PEMBAHASAN
2. Entity Relationship Diagram (ERD)
PELANGGAN beli JASA
PERBAIKAN SUKU
CADANG
M
N N
No_Polisi_Mtr*
Nm_Plgn Jns_Mtr
No_Telp
Kd_Jasa*
Nm_Jasa
Hrg_Jasa Kd_Suku_Cdg*
Nm_Suku_Cdg Hrg_Suku_Cdg
Kd_Sp*
Tgl_Transaksi
Kd_Jasa**
Kd_Suku_Cdg**
No_Polisi_Mtr**
Jmlh_Byr Jmlh_Suku_Cdg
M
Kuantiti
PEMBAHASAN
3. Normalisasi
a. Bentuk Tidak Normal ( Unnormal )
Tgl_Transaksi Kd_Suku_Cdg Nm_Jasa
Kd_Suku_Cdg Nm_Plgn
Kd_Sp
Jmlh_Suku_Cdg Kd_Jasa
No_Polisi_Mtr Kd_Jasa
Nm_Suku_Cdg Hrg_Suku_Cdg Hrg_Jasa
No_Telp Jns_Mtr
No_Polisi_Mtr Kuantiti
Jmlh_Byr
PEMBAHASAN
b. Bentuk Normal Kesatu ( 1NF )
Tgl_Transaksi Nm_Jasa
Kd_Suku_Cdg*
Nm_Plgn Kd_Sp*
Jmlh_Suku_Cdg No_Polisi_Mtr*
Kd_Jasa*
Nm_Suku_Cdg Hrg_Suku_Cdg Hrg_Jasa
No_Telp Jns_Mtr Kuantiti Jmlh_Byr
PEMBAHASAN
PEMBAHASAN
4. Struktur Tabel Database
Tabel Pelanggan Yang Diusulkan
Tabel Jasa Perbaikan Yang Diusulkan
PEMBAHASAN
Tabel Suku Cadang Yang Diusulkan
Tabel Beli Yang Diusulkan
No. Nama Field Type Field Size Description
1 Kd_Suku_Cdg* Text 5 Kode Suku Cadang
2 Nm_Suku_Cdg Text 20 Nama Suku Cadang
3 Hrg_Suku_Cdg Currency "Rp "#,###.00 Harga Suku Cadang 4 Jmlh_Suku_Cdg Number Byte Jumlah Persediaan Suku Cadang
No. Nama Field Type Field Size Description
1 Kd_Sp* Text 10 Kode Struk Pembayaran
2 Tgl_Transaksi Date/Time Medium Date Tanggal Transaksi
3 Kd_Jasa** Text 5 Kode Jasa Perbaikan
4 Kd_Suku_Cdg** Text 5 Kode Suku Cadang
5 No_Polisi_Mtr** Text 10 Nomor Polisi Motor
6 Jmlh_Byr Currency "Rp "#,###.00 Jumlah yang harus dibayar
7 Kuantiti Number Byte Kuantiti yang dibeli
PEMBAHASAN
5. Desain Dokumen yang Diusulkan
a. Perintah Kerja Bengkel ( PKB )
PEMBAHASAN
b. Stuk Pembayaran
KESIMPULAN
• Dari sistem dan prosedur yang berjalan pada Bengkel Prima Jaya Motor terdapat tugas dan tanggung jawab dari fungsi-fungsi yang terkait, yaitu bagian pengelola dan bagian montir.
• Sistem informasi akuntansi pelayanan jasa dan penjualan suku cadang pada Bengkel Prima Jaya Motor berjalan kurang efektif, hal tersebut terjadi
karena bagian pengelola merangkap beberapa pekerjaan yang seharusnya di pegang oleh bagian yang berbeda. Selain itu prosedur di Bengkel Prima Jaya Motor masih bersifat manual atau belum terkomputerisasi.
Kelemahan-kelemahan tersebut tentu dapat memicu terjadinya kesalahan dan manipulasi yang dilakukan oleh karyawan.
• Perancangan sistem informasi akuntansi pelayanan jasa perbaikan dan penjualan suku cadang yang diusulkan penulis diharapkan mampu
mengatasi kelemahan dan kekurangan seperti yang disebutkan di atas.
