SKRIPSI. Di ajukan untuk melengkapi tugas dan memenuhi syarat-syarat guna memperoleh gelar Sarjana Komputer STMIK U Budiyah Indonesia

(1)

SISTEM INFORMASI SURAT PERINTAH TUGAS (SPT) DENGAN MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC PADA

BADAN KEPEGAWAIAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN (BKPP) PROVINSI ACEH

SKRIPSI

Di ajukan untuk melengkapi tugas dan memenuhi syarat-syarat guna memperoleh gelar Sarjana Komputer

STMIK U’Budiyah Indonesia

Oleh Muttaqin 121020220034

PROGRAM STUDI S1 SISTEM INFORMASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER STMIK U’BUDIYAH INDONESIA

BANDA ACEH 2013

(2)

LEMBAR PENGESAHAN

Skipsi oleh Muttaqin ini telah dipertahankan didepan dewan penguji pada tanggal 03 September 2013

Dewan Penguji :

1. Ketua Ichsan, S. Kom., MT. M. Sc

2. Anggota Juwita, M. Kom

3. Anggota Faisal Tifta Zany, M. Sc

(3)

SKRIPSI

Di ajukan untuk melengkapi tugas dan memenuhi syarat-syarat guna memperoleh gelar Sarjana Komputer STMIK

U’Budiyah Indonesia

Oleh : Nama : Muttaqin Nim : 121020220034

Disetujui,

Penguji I Penguji II

(Juwita, M. Kom) (Faisal Tifta Zany, M. Sc

Ka. Prodi Sistem Informasi Pembimbing

(Fathiah ST, M. Eng) (Ichsan, S. Kom., MT. M. Sc)

Mengetahui,

Ka. STMIK U’ Budiyah Indonesia

Dr. Amin Haris, M. Pd

(4)

LEMBAR PERNYATAAN

Saya menyatakan bahwa skripsi yang saya susun, sebagai syarat memperoleh gelar sarjana merupakan hasil karya tulis saya sendiri. Adapun bagian-bagian tertentu dalam penulisan skripsi ini yang saya kuitp dari hasil karya orang lain telah dituliskan sumbernya secara jelas sesuai dengan norma, kaidah, dan etika penulisan ilmiah. Saya bersedia menenrima sanksi pencabutan gelar akademik yang saya peroleh dan sanksi- sanksi lainya sesuai dengan peraturan berlaku, apabila dikemudian harui ditemukan adanya plagiat dalam skripsi ini.

Banda Aceh,03 September 2013 Yang Menyatakan

Muttaqin 121020220034

(5)

Assalamua’ alaikum Wr, Wb.

Ya Allah sepercik ilmu telah kau karuniakan kepada ku Hanya puji syukur yang dapat kupanjatkan kepada Mu Namun izinkanlah aku mengecap kebahagian dari secuil ilmu Pengetahuan demi baktiku pada Mu, agamaku dan orang tuaku

Ya Allah berkatilah aku dengan ilmu yang telah kau miliki Dan ajarilah ilmu-ilmu yang bermanfaat yang masih Tersimpan dibalik semua ciptaanmu (do’a penulis) Ayah....Ibunda....

Keringat dan peluh membasahi bajumu, terik matahari membakar kulitmu Derasnya hujan menerpa tubuhmu, tajamnya duri engkau jejaki

Dalam perjuanganku ada perjuanganmu semua itu engkau lalui demi anak-anakmu Tetesan keringat dan lautan kasihmu hantarkan kau kegerbang kesuksesan

Tiada kasih seindah kasihmu, dan tiada cinta semurni cintamu Semoga Allah SWT membalas budi jasamu

Alhamdulillah....

Akhirnya sebuah perjalanan berhasil kutempuh walau kadang halangan, rintangan, peluh dan air matamengiringi langkahku

Namun semangatku tak pernah rapuh untuk membahagiakan orang tuaku Setulus kasih sayangmu Bunda, sebijak arahanmu Ayahanda

Kini telah kudapatkan apa yang selama ini kuharapkan

Kupersembahkan hanya karya tulis ini kehadapanmu yang mulia Ayahanda (ALM) Baharuddin dan Ibunda Aisyah

Keluargaku....

Saudara-saudaraku....

Semua teman-teman seperjuanganku....

Semesra kebersamaan kita, semangat kasih sayang kalian dan Seikhlas bantuannya, do’ a restu pengorbanan kalian

Kupersembahkan hanya karya tulis ini yang kuberikan untuk kalian semua Terima kasih atas do’ a dan dukungan kalian.

Wassalam Muttaqi

(6)

KATA PENGANTAR

Assalamua’ alaikum Wr, Wb.

Alhamdilillah, penulis ucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya yang tak terhingga kepada penulis sehingga tugas skripsi kerja praktek ini dapat diselesaikan.Shalawat dan Salam Kepada Nabi Muhammad SAW yang telah membawa umatnya kepada jalan yang lurus dan berilmu pengetahuan sehinngga dapat menjalani kehidupan ini dengan baik dan benar.

Skripsi ini disusun dalam rangka menyelesaikan Program Studi S1 Sistem Informasi Sekolah Tinggi Manajemen Informatika Komputer STMIK U’ budiyah Indonesia Banda Aceh dengan melakukan Penelitian di Badan Kepegawaian Pendidikan Dan Pelatihan (BKPP) Provinsi Aceh dengan Judul: “Sistem Informasi Surat Perintah Tugas (SPT) DenganMenggunakan Microsoft Visual Basic PadaBadan Kepegawaian Pendidikan Dan Pelatihan (BKPP) Provinsi Aceh”.Sebagai salah satu syarat yang harus dipenuhi untuk menyelesaikan studi pada STMIK U’Budiyah Banda Aceh. Dalam menyusun Skripsi Ini penulis telah banyak memperoleh bantuan dan bimbingan dari semua pihak, maka tidaklah berlebihan pada kesempatan ini penulis sampaikan terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada:

1. Ibu Mardhiati, SE., M.Kes selaku ketua yayasan U’Budiyah Indonesia.

2. Bapak Dr. Amin Haris, M. Pd selaku ketua STMIK U’Budiyah Indonesia.

3. Ibu Fathiah ST, M. Eng, selaku ketua Program Studi Sistem Informasi.

4. Bapak Ichsan, S.Kom., MT. M.Sc, selaku dosen pembimbing I yang telah banyak meluangkan waktu serta pikirannya dalam mengarahkan dan membimbing saya dalam menyelesaikan skripsi ini.

5. Dosen-dosen dan staf Akademik STMIK U’Budiyah Indonesia.

6. Teristimewa Kepada Ibunda, Kakak serta Adik terima kasih yang sedalam- dalamnya karena telah memberikan dorongan dan semangat serta do’a restu sehingga skripsi ini dapat selesai tepat pada waktunya.

7. Kepada teman-teman yang tidak dapat disebut satu persatu namanya, terima kasih banyak atas segala bantuan, dorongan dan motivasinya.

8. Dan kepada semua pihak yang telah ikut mensukseskan skripsi ini.

(7)

Penulis manyadari bahwa penyusunan skripsi ini banyak kekurangan dan jauh dari sempurna, Oleh karena penulis terbuka untuk menerima kritik dan saran-saran yang bersifat membangun sangat saya harapkan, dan saya menyadari sebagai mahasiswa yang masih harus belajar tentunya tidak terlepas dari kekurangan dan kesalahan.

Atas segala bantuan, dorongan dan keikhlasan dari semua pihak penulis mengucapkan terima kasih banyak dan semoga skripsi ini dapat memberikan manfaat pada semua pihak.

Akhirnya hanya kepada Allah SWT penulis berserah diri dan semoga skripsi ini bermanfaat bagi penulis pada khususnya dan semua pihak pada umumnya, semoga kita semua mendapat Hidayah-Nya.AMIN.

Akhirnya atas bimbingan dan keridhoan Allah SWT penulis serahkan segalanya, penulis menyadari betul masih terdapat kesilapan dan kekurangan, baik segi teknis, materi dan penyusunan.Maka dari itu penulis sangat mengharapkan saran kritik yang bersifat membangun semua pihak.

Banda Aceh, 03September 2013 Penulis

( Muttaqin )

(8)

ABSTRAK

MUTTAQIN, Sistem Informasi Surat Perintah Tugas (SPT) dengan menggunakan Microsoft Visual Basic pada Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan (BKPP) Provinsi Aceh, 2013.

Perkembangan teknologi komputer telah menyentuh semua aspek kehidupan manusia.Untuk bisa mendapatkan manfaat yang besar dari perkembangan komputer, dibutuhkan sumber daya yang terampil.Berdasarkan uraian di atas, maka dalam penulisan Skripsi ini, penulis berminat mengambil judul “Sistem Informasi Surat Perintah Tugas (SPT) dengan menggunakan Microsoft Visual Basic pada Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan (BKPP) Provinsi Aceh. Di dalam penulisan Skripsi ini yang menjadi Permasalah yaitu Komputer sebagai salah satu sarana untuk membantu proses kinerja pada tiap kantor penting dan dirasakan sangat perlu untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan dan memudahkan tiap pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Untuk itu pelaksanaan dan pengolahan data Surat Perintah Tugas (SPT) yang juga harus dibenahi dengan baik dan benar sehingga mendukung pruduktifitas pegawai dalam pencarian data atau mengimput data dengan mudah dan cepat.Adapun yang menjadi tujuan penelitian yaitu untuk mengetahui bagaimana Pembuatan Program Surat Perintah Tugas (SPT) Dengan menggunakan Visual Basic Pada Badan Kepegawaian Pendidikan Dan Pelatihan (BKPP) Provinsi Aceh.

Kata Kunci : Sistem Microsoft Visual Basic Surat Perintah Tugas, Crystal Reports

(9)

ABSTRACT

MUTTAQIN,

InformationSystemTaskOrderusingtheMicrosoftVisualBasicEducationandTraini ngEmployment BoardAcehprovince, 2013.

The development ofcomputertechnologyhas touchedeveryaspect ofhuman life. To be able tobenefitgreatly fromthe development of computers,requiredskilled resources.

Based on the above, it isinthis paper, the authorsare interested intakingthe title of"Warrant InformationSystemTask using MicrosoftVisualBasicon thePersonnel Boardof EducationandTrainingAcehprovince. In writingthisthesisisaproblem weareone of thecomputerasa meanstoassist in theperformanceof eachofficeto be especiallyimportantandnecessarytocomplete the jobsandfacilitateeach employeein

carrying outhis duties. Fortheimplementationanddata

processingWarrantTaskwhichalsomust be addressedproperlyso thatsupportpersonnelin the searchpruduktifitasmengimputdata ordata easilyandquickly. As for thepurpose of

researchis to find outhow

theWarrantProgramMakingTaskUsingVisualBasicInEducationAndTrainingPersonnel BoardAcehprovince.

Keywords: SystemMicrosoftVisualBasicTaskOrder, CrystalReports

(10)

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN PENGESAHAN ... i

HALAMAN PERSETUJUAN ... ii

KATA PERNYATAAN ... iii

KATA MUTIARA ... iv

KATA PENGANTAR ... v

ABSTRAK ... vii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR GAMBAR ... xii

DAFTAR TABEL ... xiv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 2

1.3 Batasan Masalah ... 3

1.4 Tujuan Penelitian ... 3

1.5 Metodologi Penelitian ... 4

1.6 Sistematika Pembahasan ... 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 8

2.1 Sejarah Singkat BKPP ... 8

2.2 Pengertian Surat Perintah Tugas (SPT) . ... 9

2.3 Pengertian Data Flow Diagram (DFD) ... 9

2.4 Pengertian Diagram Konteks ... 11

2.5 Pengertian Data Flowchart ... 12

2.6 Pengertian Flowmap ... 15

2.7 Pengertian Entity Relationship Diagram (ERD) ... 16

2.8 Pengertian Tabel Databese ... 18

2.9 Pengertian Microsoft Visual Basic 6.0 ... 18

2.10 Pengertian Crystal Reports ... 19

BAB III METODE PENELITIAN ... 20

3.1 Metode Penelitian ... 20

3.1.1 Tempat dan Waktu Penelitian ... . 20

3.2 Metode Pengumpulan Data ... 21

3.3 Perancangan Sistem ... 22

(11)

3.3.1 FlowmapArsip Surat Perintah Tugas Yang Akan Diusulkan

... 23

3.3.2 FlowmapArsip Surat Perintah Tugas Yang Berjalan ... 24

3.3.3 Flowchat Sistem Surat Perintah Tugas (SPT) Yang Diusulkan ... 24

3.3.4 Diagram Konteks ... 26

3.3.5 Data Flow Diagram (DFD) Surat Perintah tugas ... 27

3.4 Entity Relatioship Diagram (ERD) ... 28

3.5 Perancangan Database ... 29

3.6 Perancangan Aplikasi ... 33

3.6.1 Perancangan Form Menu ... 33

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ... 34

4.1 Tampilan Form Login ... 35

4.2 Tampilan Form Menu Utama ... 36

4.3 Tampilan Form Tambah User Baru ... 36

4.4 Tampilan Form Input Data Surat Perintah Tugas ... 37

4.5 Tampilan Form Input Data Surat Perintah Perjalanan Dinas ... 38

4.6 Tampilan Form Input Data Perincian Perhitungan Biaya Perjalanan Dinas ... 38

4.7 Tampilan Form Pencarian Data Surat Perintah Tugas ... 39

4.8 Tampilan Form Pencarian Data Surat Perintah Perjalanan Dinas ... 39

4.9 Tampilan Form Laporan Data Surat Perintah Tugas ... 40

4.10 Tampilan Form Laporan Data Daftar Nama Surat Perintah Tugas ... 40

4.11 Tampilan Form Laporan Data Surat Perintah Perjalanan Dinas ... 41

4.12 Tampilan Form Laporan Data Daftar Nama Surat Perintah Perjalanan Dinas ... 41

4.13 Tampilan Form Laporan Data Perincian Perhitungan Biaya Perjalan Dinas ... 42

4.14 Tampilan Form Tentang Biodata User Pembuat Program ... 42

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 43

5.1 Kesimpulan ... 43

5.2 Saran ... 44

DAFTAR PUSTAKA ... 45

(12)

LAMPIRAN

LISTING PROGRAM STRUKTUR ORGANISASI SURAT IZIN PENELITIAN SURAT SELESAI PENELITIAN BIODATA PENULIS

(13)

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Simbol Entity ... 17

Gambar 2.2 Simbol Attribute ... 17

Gambar 2.3 Simbol Relationship ... 17

Gambar 3.1 Flowmap Arsip Surat Perintah Tugas Yang Diusulkan ... 23

Gambar 3.2 Flowmap Arsip Surat Perintah Tugas Yang Berjalan ... 24

Gambar 3.3 Flowchart Sistem Surat Perintah Tugas (SPT) Yang Diusulkan... 25

Gambar 3.4 Diagram Konteks Surat Perintah Tugas (SPT) ... 26

Gambar 3.5 DFD Proses Surat Perintah Tugas (SPT) ... 27

Gambar 3.6 Entity Relation Diagram (ERD) Surat Perintah Tugas (SPT) ... 28

Gambar 3.7 Rancangan Menu Awal ... 33

Gambar 4.1 Tampilan Form Login ... 34

Gambar 4.2 Tampilan Form Menu Utama ... 35

Gambar 4.3 Tampilan Form Tambah User Baru ... 35

Gambar 4.4 Tampilan Form Input Data Surat Perintah Tugas ... 36

Gambar 4.5 Tampilan Form Input Data Surat Perintah Perjalanan Dinas ... 37

Gambar 4.6 Tampilan Form Input Data Perincian Perhitungan Biaya Perjalanan Dinas ... 37

Gambar 4.7 Tampilan Form Pencarian Data Surat Perintah Tugas ... 38

Gambar 4.8 Tampilan Form Pencarian Data Surat Perintah Perjalanan Dinas ... 38

Gambar 4.9 Tampilan Form Laporan Surat Perintah Tugas ... 39

Gambar 4.10 Tampilan Form Laporan Daftar Nama Surat Perintah Tugas ... 39

(14)

Gambar 4.11 Tampilan Form Hasil Laporan Data Surat Perintah

Perjalanan Dinas ... 41 Gambar 4.12 Tampilan Form Hasil Laporan Data Daftar Nama Surat

Perintah Perjalanan Dinas ... 42 Gambar 4.13 Tampilan Form Hasil Laporan Data Perincian

Perhitungan Biaya Perjalanan Dinas ... 42 Gambar 4.14 Tampilan Form Biodata User Pembuat Program ... 43

(15)

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Tabel Simbol Sistem Flowchart ... 13

Tabel 3.1 Tabel Jadwal Penelitian ... 20

Tabel 3.2 Tabel Log In... 29

Tabel 3.3 Tabel Surat Perintah Tugas ... 29

Tabel 3.4 Tabel Surat Perintah Perjalanan Dinas ... 30

Tabel 3.5 Tabel Rincian Perhitungan Biaya ... 31

Tabel 3.6 Tabel Pencarian Surat Perintah Tugas ... 32

Tabel 3.7 Tabel Pencarian Surat Perintah Perjalanan Dinas ... 33

(16)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Permasalah

Perkembangan teknologi komputer telah menyentuh semua aspek kehidupan manusia.Untuk bisa mendapatkan manfaat yang besar dari perkembangan komputer dibutuhkan sumberdaya yang terampil.Untuk mendukung kebutuhan tenaga yang terampil dibutuh pula pengetahuan yang memadai tentang operasional komputer.

Komputer sebagai salah satu sarana untuk membantu proses kinerja pada tiap kantor penting dan dirasakan sangat perlu untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan dan memudahkan tiap pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Untuk itu pelaksanaan dan pengolahan data surat perintah tugas yang juga harus dibenahi dengan baik dan benar sehingga mendukung pruduktifitas pegawai dalam pencarian data atau menginput data dengan mudah dan cepat.

Begitu halnya dengan badan kepegawaian pendidikan dan pelatihan Provinsi Aceh yang masih menggunakan sistem komputerisasi yang sangat sederhana untuk mengolah data surat perintah tugas. surat perintah tugas adalah sesuatu yang sangat penting untuk melaksanakan perintah atasan terhadap bawahan, yang oleh karena itu Microsoft Visual Basic lebih memudahkan dalam pengolahan data pada aplikasi tersebut, Untuk meningkatkan kecepatan dan ketepatan dalam menyampaikan informasi. Dengan menggunakan teknologi komputer dan Microsoft Visual Basic sebagai alat pengolahan data surat perintah tugas maka, menjadi lebih mudah dan cepat untuk mengolah data surat perintah tugas. Dikeluarkannya surat perintah tugas yaitu untuk bukti bagi karyawan yang melakukan dinas didalam maupun diluar daerah.

(17)

Berdasarkan uraian diatas, maka penulis ingin mencoba untuk mengembangkan metode pemanfaatan komputer, terutama mengenai data surat perintah tugas melalui media Microsoft Visual Basic sebagai pusat database, dan penulis akan membahasnya lebih jauh kedalam bentuk Skripsi dengan judul

“SISTEM INFORMASI SURAT PERINTAH TUGAS (SPT) DENGAN MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC PADA BADAN KEPEGAWAIAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN (BKPP) PROVINSI ACEH“.

Dengan adanya sitem informasi surat perintah tugas dengan menggunakan Microsoft Visual Basic pada badan kepegawaian pendidikan dan pelatihan Provinsi Aceh, maka menjadi lebih mudah dan cepat untuk menginput datasurat perintah tugas.

1.2 Rumusan Masalah

Dari uraian latar belakang diatas, berikut ini dirumuskan beberapa masalah yang akan jadi pokok permasalahan dalam penulisan Skripsi ini yaitu :

Adanya kegiatan ini dilaksanakan dalam rangka memberikan solusi internatif terhadap permasalahan-permasalahan dalam penulisan skripsi dan bagaimana sistem informasi surat perintah tugas dengan menggunakan Microsoft Visual Basic pada badankepegawaian pendidikan dan pelatihan Provinsi Aceh.

(18)

1.3 Batasan Masalah

Dalam melakukan Pembatasan masalah, yang mana hal ini dimaksudkan agar pembahasan tidak menyimpang, pembahasan Skripsi ini penulis membahas suatu batasan masalah yaitu database Surat Perintah Tugas dengan menggunakan Microsoft Visual Basic pada badankepegawaian pendidikan dan pelatihan Provinsi Aceh.

1.4 Tujuan Penelitian

Berdasarkan uraian diatas maka yang menjadi tujuan penelitian yaitu untuk mengetahui sistem informasisurat perintah tugas dengan menggunakan Microsoft Visual Basic pada badankepegawaian pendidikan dan pelatihan Provinsi Aceh.

Tujuan sistem informasi surat perintah tugas adalah sebagai berikut :

1. Melaksanakan tugas yang diberikan kepada bawahannya untuk melaksanakan tugas dengan baik.

2. Legalisasi staf yang digunakan dalam suatu kegiatan untuk melaksanakan perintah dati atasanya, dll

1.5 Metodologi Penelitian

Metodologi penulisan ini bersifat analisis, yaitu meneliti data-data untuk di analisa dengan cara membandingkan keadaan yang berlaku dengan teori-teori yang mengandung unsur pengolahan data.

Untuk melengkapi data penulisan ini, maka penulis menggunakan dua cara yaitu : 1. Studi surat perintah tugas (SPT) merupakan metodologi penyimpanan data

yang diperoleh dari membaca buku-buku dan melihat contoh dari surat perintah tugas (SPT) yang berkaitan dengan apa yang menjadi tujuan penulisan, dimana metodologi ini menitik beratkan pada penelitian data- data yang berhubungan dengan judul skripsi, salah satunya dari sumber

(19)

tertulis, yaitu penulis melihat berkas pedoman untuk melaksanakan kegiatan dan kebijakan Pimpinan Badan kepegawaian pendidikan dan pelatihan Provinsi Aceh yang telah ditetapkan.

2. Studi lapangan merupakan metodologi penelitian data dengan jalan mendapatkan informasi dari pimpinan Badan kepegawaian kendidikan dan pelatihan Provinsi Aceh.

Metodologi ini menitikberatkan pada penelitian data-data aktual yang di dapatkan secara langsung dari personal-personal yang terlibat langsung dalam menjalankannya.

Adapun pendekatan yang dilakukan untuk memperoleh data adalah :

a. Interview, yaitu mengadakan wawancara secara langsung dengan pihak- pihak surat perintah tugas (SPT) supaya pihak-pihak tertentu yang dapat memberikan data dan informasi yang berhubungan dengan objek permasalahan.

b. Observasi, yaitu penulis pelaksanakan pengamatan secara langsung terhadap objek penelitian untuk mendapatkan data atau keterangan yang diperlukan.

1.6 Sistematika Pembahasan

Penulisan skripsi ini memiliki tahapan penting dalam pokok pembahasan yang sangat sistematis sehingga dapat mempermudah untuk menjelaskannya Agar hasil penelitian ini dapat digunakan semaksimal mungkin maka secara garis besar penulis menyajikan skripsi ini adalah sebagai berikut:

BAB.I.Pendahuluan yang terdiri dari:

(20)

1.1) Latar belakang masalah 1.2) Rumusan masalah 1.3) Batasan masalah 1.4) Tujuan penelitian 1.5) Metode penelitian dan, 1.6) Sistematika pembahasan

BAB.II.Tinjauan Pustaka yang terdiridari:

2.1) Sejarah Singkat BKPP

2.2) Pengertian Surat Perintah Tugas (SPT) 2.3) Struktur Organisasi

2.4) Pengertian Data Flow Diagram (DFD) 2.5) Pengertian Diagram Konteks

2.6) Pengertian Data Flowchart 2.7) Pengertian Flowmap

2.8) Pengertian Entity Relationship Diagram (ERD) 2.9) Pengertian Tabel Databese

2.10) Pengertian Microsoft Visual Basic 6.0 2.11) Pengertian Crystal Reports

BAB.III.Metode Penelitian yang terdiridari:

3.1) Metode Penelitian

3.2) Metode Pengumpulan Data 3.3) Perancangan Sistem

3.4) Entity Relatioship Diagram (ERD) 3.5) Perancangan Database

3.6) Perancangan Aplikasi

(21)

BAB.IV. Hasil Penelitian dan Pembahasan yang terdiri dari:

4.1) Tampilan Form Login

4.2) Tampilan Form Menu Utama 4.3) Tampilan Form Tambah User Baru

4.4) Tampilan Form Input Data Surat Perintah Tugas

4.5) Tampilan Form Input Data Surat Perintah Perjalanan Dinas

4.6) Tampilan Form Input Data Perincian Perhitungan Biaya Perjalanan Dinas

4.7) Tampilan Form Pencarian Data Surat Perintah Tugas

4.8) Tampilan Form Pencarian Data Surat Perintah Perjalanan Dinas 4.9) Tampilan Form Laporan Surat Perintah Tugas

4.10) Tampilan Form Laporan Daftar Nama Surat Perintah Tugas 4.11) Tampilan Form Laporan Surat Perintah Perjalanan Dinas

4.12) Tampilan Form Laporan Daftar Nama Surat Perintah Perjalanan Dinas 4.13) Tampilan Form Laporan Perincian Perhitungan Biaya Perjalanan Dinas 4.14) Tampilan Form Tentang Biodata User Pembuat Program

BAB.V. Kesimpulan dan Saran 5.1) Kesimpulan

5.2) Saran

(22)

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Sejarah Singkat BKPP

Badan kepegawaian pendidikan dan pelatihan dibentuk berdasarkan Qanun Provinsi Nanggroe Aceh Darussalam Nomor 5 2007 tentang susunan organisasi dan tata kerja dinas, Lembaga Teknis Daerah, dan Lembaga Daerah Nanggroe Aceh Darussalam, dengan tugas umum membantu Gubernur Pemerintah Aceh dalam melaksanakan tugas umum pemerintah dan pengembangan dibidang Kepegawaian Pendidikan, dan Pelatihan bagi para pegawai negeri sipil sesuai dengan peraturan perundangan-undangan yang berlaku.

Di bentuk pada tahun 1991 dan ditetapkan nama sebagai Biro Kepegawaian Pendidikan Dan Pelatihan, kemudian pada tahun 2001 terjadi perubahan sehingga nama Biro Kepegawaian Pendidikan Dan Pelatihan diganti dengan nama badan kepegawaian daerah. Sehingga pada tahun 2008 sekarang ini nama badan kepegawaian daerah diganti lagi dengan nama badan kepegawaian pendidikan dan pelatihan Banda Aceh.

Badan kepegawaian pendidikan dan pelatihan adalah suatu Badan Pemerintah dan juga didalam kantor tersebut mempunyai beberapa bidang yang setiap bidang mempunyai tugas masing-masing. Pada bidang sistem informasi terdapat pengolahan data pegawai seluruh pegawai yang ada dipemerintah Provinsi Aceh.

Pada setiap kantor pemerintah mempunyai faktor sumber daya manusia yang merupakan unsur yang sangat menentukan tercapainya tujuan dengan efektif dan

(23)

efisien, prilaku dari setiap anggota Kantor Pemerintah dalam pelaksanaan tugas merupakan cermin kinerja pegawai dalam keefektifan suatu Kantor Pemerintah.

2.2 Pengertian Surat Perintah Tugas (SPT)

Surat Perintah Tugas adalah Naskah dinas dari atasan yang ditujukan kepada bawahan untuk melaksanakan tugas sesuai dengan perintah atasan kepada bawahannya, berisi perintah untuk melaksanakan tugas tertentu. Surat Perintah Terdiri dari :

1. Kepala Surat Perintah 2. Isi Surat Perintah

3. Bagian Akhir Surat Perintah

2.3 PengertianData Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram atau sering disingkat DFD adalah perangkat-perangkat analisis dan perancangan yang terstruktur sehingga memungkinkan penganalisa sistem memahami sistem dan subsistem secara visual sebagai suatu rangkaian aliran data yang saling berkaitan.

Didalam DFD terdapat 4 level, yaitu :

1. Diagram Konteks

menggambarkan satu lingkaran besar yang dapat mewakili seluruh proses yang terdapat di dalam suatu sistem. Merupakan tingkatan tertinggi dalam DFD dan biasanya diberi nomor 0 (nol). Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran-aliran data utama menuju dan dari sistem. Diagram ini sama sekali tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan.

(24)

2. Diagram level 0

Diagram level 0 adalah proses diagramatik yang menggambarkan proses lengkap dari data flow diagram. Diagram level 0 memberikan pandangan secara menyeluruh mengenai sistem yang ditangani, menunjukkan tentang fungsi-fungsi utama proses yang ada, aliran data dan eksternal entity.

Pada proses ini dipecahkan menjadi 3 proses yang terpencil yaitu proses input data surat perintah tugas. Pada akhirnya, semua input output dari sistem yang berupa skripsi ataupun rekapitulasi akan diberikan kepada pimpinan sebagai referensi.

3. Diagram Nol (diagram level-1) : merupakan satu lingkaran besar yang mewakili lingkaran-lingkaran kecil yang ada di dalamnya. Merupakan pemecahan dari diagram Konteks ke diagram Nol. Di dalam diagram ini memuat penyimpanan data.

4. Diagram Rinci : merupakan diagram yang menguraikan proses apa yang ada dalam diagram Nol.

Fungsi DFD

Fungsi dari Data Flow Diagramadalah :

a. Data Flow Diagramadalah alat pembuatan model yang memungkinkan professionalsistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.

b. DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan

(25)

kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.

c. DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dikomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh professional system kepada pemakai maupun pembuat program.

2.4 PengertianDiagram konteks

Diagram konteks adalah bentuk diagramatik gambaran ruang lingkup pada suatu sistem. Pada diagram ini dijelaskan bahwa staf surat perintah tugas yang bertindak sebagai penanggung jawab untuk menata investori surat perintah tugas, baik itu berupa buku-buku kantor maupun data-data pegawai yang terdaftar sebagai anggota untuk menjalankan perintah tugas tersebut. Penginputan data surat perintah tugas bertanggung jawab penuh dalam mengawasi serta mencatat input output yang ada. Proses pendataan diawali dengan mendata anggota yang akan menjalankan perintah tugas. Sehingga lebih mempermudah staf dalam pencarian dan pengelolaan nantinya. Pengelolaan surat perintah tugas yang ada tidak hanya mencakup sekedar pencatatan saja, melainkan hingga ke segi pemeliharaanpun harus diperhatikan, karena surat perintah tugas ini juga merupakan inventaris kantor, sehingga kondisi kelayakan dari surat perintah tugas juga menjadi poin penting yang penulis garis bawahi.

Staf merupakan kode yang menjadi kunci unik (primary key) antara data yang satu dengan data-data lainnya.Tanggal masuknya dapat menjadi tolak ukur untuk melihat kelayakan kondisi surat perintah tugas bila dibandingkan dengan tanggal yang

(26)

ada pada waktu sekarang (waktu pengecekkan kembali terhadap data-data surat perintah tugas yang ada). Dengan adanya pencacatan waktu sehingga skripsi yang nantinya akan dihasilkan memiliki sistem yang lebih beragam. Kepala kantor dapat dengan mudah meminta akses terhadap skripsi mengenai investaris surat perintah tugas berdasarkan waktu tertentu ataupun pada periode-periode tertentu dimasa lampau. Hal ini tentu akan mempermudah staf surat perintah tugas dalam mengelola dan memelihara investaris surat perintah tugas yang ada, dan hasilnya sudah tentu terjamin efisiensi waktu dan tenaga.

Dengan memanfaatkan skripsi yang dihasilkan dari pengelolaan inventarissurat perintah tugas, maka kepala kantor sebagai pemimpin dari kebijakan- kebijakan yang dibuat oleh kantor, dapat melihat sejauh mana sistem kantor dapat dikembangkan, dalam hal ini tentunya surat perintah tugas kantor.

2.5 Pengertian Data Flowchart

Data yang membuat suatu sistem informasi perlu adanya suatu cara untuk menganalisa suatu kasus yang akan dibuatkan program dengan salah satu bahasa pemograman. Sebagai representasi dari sebuah program, Flowchart maupun algoritma dapat menjadi alat bantu untuk memudahkan perancangan alur urutan logika suatu program, memudahkan pelacakkan sumber kesalahan program, dan alat untuk menerangkan logika program.

Kegunaan flowchart adalah untuk menuliskan alur program tetapi dalam bentuk gambar dan sistem.Flowchart dalam menggambarkan alur sistem atau program menggunakan suatu gambar yang mempunyai sistem tertentu seperti tabel dibawah ini :

(27)

Tabel 2.1 Simbol Sistem Flowchart

Simbol Keterangan

Manual Input (keyboard), atau sebagai entri data.

Card, sumber data berasal dari kartu data.

Punched Tape, menunjukkan mesin pembolongan pita.

Stored Data, media penyimpanan data dapat berupa harddisk.

Secuential Access Storage, media penyimpanan data berupa pita yang dibaca berurut.

Magnetic Disk, media penyimpanan data seperti Floppy disk.

Direct Access Storage, media penyimpanan data yang dapat dibaca/disimpan secara acak.

Display, media untuk melihat hasil proses dilayar (monitor).

Document, menunjukkan data akan dicetak ke kertas melalui mesin printer.

(28)

Simbol Keterangan

Terminator, menunjukkan awal dan akhir suatu alur program flowchart

Process, menunjukkan proses seperti perhitungan aritmatik, penulisan suatu formula atau pemberian nilai pada variable.

Read/Write, menunjukkan sumber data yang akan diproses atau menunjukkan data yang akan di cetak atau ditulis.

Connector, menunjukkan tanda sambungan dari suatu flowchart pada suatu halaman kertas.

Manual, menyatakan suatu tindakan (proses) yang tidak dilakukan oleh computer.

Arrow, menunjukkan arah dari suatu proses ke atas, bawah, kanan, kiri.

Decision, menunjukkan suatu proses evaluasi atau pemeriksaan terhadap nilai data dengan operator relasi.

Preparation, menunjukkan deklarasi atau pemesanan variable atau konstanta.

Sub Program, menunjukkan sub program yang akan diproses dapat berupa procedure dan function.

(29)

2.6 Pengertian Flowmap

Flowmap adalah campuran peta dan flowchart,yang menunjukan pergerakan benda dari satu lokasi ke lokasi lain, seperti jumlah orang dalam migrasi, jumlah barang yang diperdagangkan, atau jumlah paket dalam jaringan. Flowmap menolong analisis dan programmer untuk memecahkan masalah ke dalam segmen-segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternaitf-alternatif lain dalam pengoprasian.

Cara – cara membuat flowmap :

Seorang analis dan programmer akan membuat flowmap ada beberapa petunjuk yang harus diperhatikan, seperti :

1. Flowmap digambarkan dari halaman atas ke bawah dan dari kiri ke kanan.

2. Aktivitas yang digambarkan harus didefinisikan secara hati-hati dan definisi ini harus dapat dimengerti oleh pembacanya.

3. Kapan aktivitas dimulai dan berakhir harus ditentukan secara jelas.

4. Setiap langkah dari aktivitas harus diuraikan dengan menggunakan deskripsi kata kerja, misalkan menghitung pajak penjualan.

5. Setiap langkah dari aktivitas harus berada pada urutan yang benar.

6. Lingkup dan range dari aktifitas yang sedang digambarkan harus ditelusuri dengan hati-hati. Percabangan-percabangan yang memotong aktivitas yang sedang digambarkan tidak perlu digambarkan pada flowmap yang sama.

Simbol konektor harus digunakan dan percabangannya diletakan pada halaman yang terpisah atau hilangkan seluruhnya bila percabangannya tidak berkaitan dengan sistem.

7. Gunakan simbol-simbol flowmap yang standar.

(30)

2.7 PengertianEntity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram adalah sebuah pemodelan untuk mendesain database yang baik karena Entity Relationship Diagram, bisa dipastikan pembuatan database berjalan lama dan tidak teratur.Saat mendesain database, yang harus diperhatikan ialah membuat relasi-relasi yang benar diantara tabel.(Widodo&

Saftian, 2005 : 5).

1. Entity

Entity dapat didefinisikan sebagai sesuatu yang mudah didefinisikan.Sebuah entity bisa berupa objek, tempat, orang, konsep atau aktivitas.Pada teknik pengambaran entity dilambangkan dengan kotak.

Gambar 2.1 Simbol Entity

2. Attribute

Sebuah atribut dapat kita definisikan sebagai penjelasan-penjelasan dari entity yang membedakannya dengan entity yang lain. Sebuah atribut juga merupakan sifat-sifat dari sebuah entity.

Gambar 2.2 Simbol Attribute entity

attribute

(31)

3. Relationship

Relationship adalah penghubung diantara entity dan merupakan bagian yang sangat penting dalam mendesain database.Sebuah relationship digambarkan dengan simbol belah ketupat.

Gambar 2.3 Simbol Relationship

2.8 Pengertian Tabel Database

Tabel Database adalah merupakan suatu tempat yang digunakan untuk meletakkan suatu record dalam suatu database. Perancangan tabel, database dibuat untuk melihat field, size, dan keterangan dari tabel yang telah dirancang agar programmer lebih mudah dalam menentukan size dari data yang akan diinput. Apabila data tersebut melebihi dari size yang telah ditentukan ditabel data base maka data yang akan diinput tidak dapat disimpan dan akan menjadi error dalam penyimpanan data. Untuk Programmer harus teliti dalam menentukan size dan field name yang akan diinput nantinya.

2.9 Pengertian Microsoft Visual Basic 6.0

Microsoft Visual Basic merupakan bahasa pemograman komputer yang cepat, lengkap dan mudah untuk membuat suatu aplikasi dalam microsoft windows dengan menggunakan metode Grafikal User Inteface (GUI). Visual Basic yang memudahkan pemograman untuk berinteraksi langsung dengan elemen-elemen didalam setiap

relationship

(32)

bentuk pemograman.Aplikasi GUI adalah program yang memungkinkan pemakai komputer berkomunikasi dengan komputer tersebut menggunakan modus atau grafik.

Adapun Pengetian Visual Basic adalah bahasa pemrograman berbasis Windows.Saat ini, Visual Basic adalah salah satu bahasa pemrograman yang terbaik.Visual Basic merupakan pengembangan dari Basic.Basic (Beginner’s All- purpose Symbolic Instruction Code) adalah sebuah bahasa pemrograman “kuno” yang merupakan awal dari bahasa-bahasa pemrograman tingkat tinggi lainnya. Basic dirancang pada tahun 1950-an dan ditujukan untuk dapat digunakan oleh para programmer pemula. Biasanya Basic diajarkan untuk para pelajar sekolah menengah yang baru mengenal komputer, serta digunakan untuk pengembangan program

“cepat” yang ringan dan menyenangkan.

2.10 Pengertian Crystal Report

Cristal Report adalah suatu aplikasi windowse yang dikembangakan oleh seagete sofware yang berguna untuk membuat format laporan yang terpisah dari program Microsoft Visual Basic 6.0, namun keduanya dapat dilakukan linkage.

Di dalam Crystal Report ada beberapa area ( section ) yaitu :

a. Report Header, yaitu area yang di gunakan untuk informasi yang akan dimunculkan pada halaman pertama saja. Misalnya kop surat dengan logonya. Posisi diatas.

b. Page Header, yaitu area ini digunakan jika akan memunculkan informasi yang akan muncul pada setiap halaman posisi diatas. Misalnya nama kolom.

c. Detail, yaitu area yang untuk menampilkan isi datanya.

(33)

d. Report Footer, yaitu area yang digunakan untuk menampilkan informasi yang akan muncul pada halaman paling akhir posisi di bawah. Misalnya tanda tangan, total, atau petugas.

e. Page Footer, yaitu area untuk memunculkan data setiap halaman dan posisi di bawah. Misalnya nomor halaman.

f. Group Header, yaitu area untuk informasi group posisi di bawah page header.

g. Group Footer, yaitu area untuk informasi Group posisi di bawah detail.

(34)

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Metode Penelitian

3.1.1 Tempat dan Waktu Penelitian

Penelitian dilakukan pada badan kepegawaian pendidikan dan pelatihan Provinsi Aceh yang beralamat di Jalan Teuku Panglima Nyak Makam Nomor 8 Lampineung Banda Aceh. Waktu penelitian berlangsung selama kurun waktu 2 bulan, yakni dimulai dari tanggal 1 Mei 2013 sampai dengan tanggal 30 Juni 2013. Selama waktu yang telah penulis jadwalkan, penulis telah melakukan serangkaian penelitian maupun observasi serta pengumpulan-pengumpulan data yang diperlukan untuk menunjang rangkaian tugas akhir yang akan penulis selesaikan.

Tabel 3.1 TabelJadwal Penelitian

No Jenis Kegiatan

Mei Juni Juli Agustus

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1. Pengumpulan Data

2. Analisis Data

3. Perancangan Database 4. Perancangan Sistem 5. Desain Sistem 6. Pengujian Sistem 7. Pengembangan Sistem 8. Final / Sidang

(35)

3.2 Metode Pengumpulan Data

Dalam mengumpulkan data memperoleh data yang dipergunakan untuk mendukung penulisan tugas akhir ini, penulis menempuh dan menggunakan beberapa cara yang penulis anggap sangat menunjang dan cukup membantu penulis dalam penyelesaian tugas akhir. Adapun beberapa metode ataupun cara-cara pengumpulan data yang penulis gunakan selama penelitian adalah sebagai berikut:

1. Penelitian Lapangan

Penulis melakukan pengumpulan data secara langsung dengan terjun ke lapangan untuk mendapatkan keterangan serta informasi yang lebih jelas dan akurat tentang bagaimana sebenarnya sistem pengelolaan inventorisurat perintah tugas yang ada pada badan kepegawaian pendidikan dan pelatihan Provinsi Aceh, adapun beberapa elemen instrument yang penulis gunakan dalam penelitian lapangan ini adalah sebagai berikut.

2. Melakukan wawancara (interview), dari beberapa tipe wawancara yang ada secara teori, penulis memutuskan untuk menggunakan beberapa metode wawancara bebas. Maksudnya pada sesi wawancara dengan tipe ini, penulis bebas menanyakan hal apapun kepada responden, tentunya hal yang penulis tanyakan masih berkaitan dengan sistem berjalan yang jadi objek penelitian penulis. Beberapa hal mendasar tentang konsep kerja sistem yang sedang berjalan juga menjadi poin penting dalam daftar pertanyaan yang penulis ajukan. Untuk lokasi wawancara, penulis melalukan sesinya di dua tempat berbeda. Sesi pertama berlangsung didalam perpustakaan dan surat perintah tugas, dimana ada dua orang narasumber yang bersedian untuk penulis wawancarai, yakni salah satu pegawai atau anggota yang ikut serta dalam menjalankan perintah dari atasannya. Melakukan pengamatan secara langsung

(36)

(observasi), pada bagian ini, penulis secara langsung mengamati proses sistem yang sedang berjalan. Mulai dari pencatatan baru yang masuk, sertamenjalankan perintah tugas.

Penelitian surat perintah tugas ini penulis lakukan untuk menambah referensi tambahan bagi penulis, guna membangun sistem usulan yang sesuai dengan yang penulis targetkan. Beberapa surat perintah tugas sudah penulis kunjungi untuk mendapatkan informasi lebih mengenai bagaimana sebenarnya sistem pengelolaan surat perintah tugas itu sebenarnya. Dikarenakan isu masalah stabilitas dari sistem konvensional ke sistem komputerisasi, penulis merasa harus mencari referensi-referensi melalui tulisan para pakar untuk menghubungkan titik rancu dari sistem-sistem tersebut, sehingga pada akhirnya diperoleh satu kesimpulan, atau lebih tepatnya produk akhir dari perbaikan dan optimalisasi sistem yang sedang berjalan.

3.3 Perancangan Sistem

Perancangan sistem adalah suatu perancangan atau desain yangmenerangkan elemen-elemen apa saja yang mendukung untuk terwujudnya suatusistem yang baru dan tujuan dari sistem adalah untuk mempercepat pengambilankeputusan, perincian sehingga tidak terjadi kesalahan dalam penginputan data.

Metode yang dilakukan dalam penelitian ini adalah merancang dan membuat program sistem informasi surat perintah tugas pada badan kepegawaian pendidikan dan pelatihan Provinsi Acehdengan langkah-langkah antara lain :

1. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan 2. Membuat rancangan

(37)

3. Membuat diagram

4. Membuat program database surat perintah tugas

Metode dalam penelitian ini meliputi perancangan yang kemudian diwujudkan dengan menggunakan Microsoft Visual Basic.

3.3.1 FlowmapArsip Surat Perintah Tugas Yang Akan Diusulkan

Gambar 3.1 Flowmap Arsip Surat Perintah Tugas Yang Diusulkan

Instansi Operator Kepala Kantor

Sistem Informasi

Surat perintah tugas Input Data Surat Perintah tugas

Database Surat Perintah Tugas

Laporan Surat Perintah Tugas Mulai

Selesai

(38)

3.3.2 Flowmap Arsip Surat Perintah Tugas Yang Berjalan

Operator Kepala Kantor Instansi

Gambar 3.2Flowmap Arsip Surat Perintah Tugas Yang Berjalan

3.3.3 FlowchatSistemSurat Perintah Tugas (SPT) YangDiusulkan

Setelah mendapatkan data-data yang ada dilapangan, penulis kembali meneliti kelayakan data-data tersebut, apakah sudah cukup selesai untuk dijadikan acuan bagi sistem yang dikembangkan kelak. Untuk merancang sistem yang jadi usulan atau sistem pengganti dari sistem yang sebelumnya telah berjalan, maka penulis memberikan gambaran dalam bentuk flowchart mengenai bagaimana proses berjalannya sistem usulan sehingga layak dijadikan optimalisasi dari sistem yang telah ada sebelumnya.

Sistem Informasi Surat perintah

tugas

Database Surat Perintah Tugas

Cetak Surat Perintah Tugas Mulai

Proses Input Data Surat

Perintah Tugas

Laporan Data Surat Perintah Tugas

Selesai

(39)

Sistem aplikasi yang dibangun dengan menggunakan software Microsoft Visual Basic 6.0 untuk memulai program ini pengguna harus membuat user accountnya terlebih dahulu, dengan membatasi hak akses yang ditentukan oleh user yang bertindak sebagai admin, maka user lain dapat menggunakan aplikasi ini dengan hak aksesnya masing-masing.

T

Y

Gambar 3.3 Flowchat Sistem Yang Usulkan Login

Laporan Data Surat Perintah Tugas (SPT) Laporan Daftar Nama Surat Perintah Tugas Laporan Data Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)

Laporan Keterangan

Laporan Daftar Nama Surat Perintah Perjalanan Dinas

Laporan Perincian Perhitungan Biaya Perjalanan Dinas

Laporan Tanda Terima

Input Data Surat Perintah Tugas (SPT)

Input Data Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)

Database surat perintah tugas

Akhir

Keluar Start

(40)

3.3.4 Diagram Konteks

Diagram konteks merupakan arus data yang berfungsi untuk menggambarkan berkaitan dengan aliran-aliran data antara sistem dengan bagian-bagian luar.

Kesatuan luar ini merupakan sumber arus data atau tujuan data yang berhubungan dengan sistem informasi tersebut.

Diagram Konteksdarisistem informasi surat perintah tugas pada badan kepegawaian pendidikan dan pelatihanProvinsi Acehdapat digambarkan sebagai berikut:

Data SPT

Data Surat Perintah Tugas

Data Surat Perintah Perjalanan Dinas

Laporan Data Surat Perintah Tugas

Laporan Data Surat Perintah Perjalanan Dinas

Gambar 3.4 Diagram Konteks Surat Perintah Tugas (SPT) Sistem

Informasi Surat Perintah

Tugas

Sekretaris Surat Perintah Tugas

Informasi Data Surat Perintah Tugas Informasi Data Surat Perintah Perjalana Dinas

Informasi Data Surat Perintah Tugas Informasi Data Surat Perintah Perjalanan Dinas

Admin

(41)

3.3.5 Data Flow Diagram (DFD) Surat Perintah Tugas

Rancangan dataflow diagrampada sistem informasi surat perintah tugas yaitu sebagai berikut :

Data Surat Perintah Tugas

Data Surat Perintah Perjalanan Dinas

Data Surat Perintah Perjalanan Dinas Data Surat Perintah Tugas

Informasi Surat Perintah Tugas

Laporan Data Surat Perintah Tugas Laporan Data Surat Perintah Perjalanan Dinas

Gambar 3.5 DFD Proses Surat Perintah Tugas (SPT)

SPT Admin

1 Proses Input

Data SPT

Informasi Data Surat Perintah Tugas

Informasi Data Surat Perintah Perjalanan Dinas

2 Proses Cetak

Laporan

Sekretaris

(42)

3.4 Entity Relatioship Diagram (ERD)

Gambar entityrelationship diagramsistem informasi surat perintah tugas (SPT) pada badan kepegawaian pendidikan dan pelatihan Provinsi Aceh yaitu:

Entity Relatioship Diagram (ERD) Surat Perintah Tugas (SPT)

Gambar 3.6 Entity Relation Diagram (ERD) Surat Perintah Tugas (SPT)

3.5 Perancangan Database 1. Proses Penginputan data a. Tabel Log in

Admin

Username Password

Menginput

Surat Perintah Tugas

No_Surat Pangkat

Nip Nama

Tgl_Keberangkatan Tujuan

Perihal Tgl_Surat

Jabatan

(43)

Tabel ini berguna untuk menginput username dan password untuk masuk ke menu utama.

Tabel 3.2 Tabel Log in

No Nama Field Tipe Ukuran

1 Username Text 25

2 Password Text 25

Ket : Tabel ini Berfungsi untuk Log in

b. Tabel surat perintah tugas

Tabel ini berguna untuk menginput data surat perintah tugas, untuk para pegawai yang akan menjalankan tugasnya sesuai dengan perintah dari atasannya.

Tabel 3.3 Tabel surat perintah tugas

1 No_Surat Text 25

2 Nip Text 25

3 Nama Text 25

4 Pangkat Text 15

5 Jabatan Text 15

6 Tgl_Surat Date/Time 15

7 Tujuan Text 35

8 Perihal Text 35

Ket : Tabel ini Berfungsi untuk menginput data surat perintah tugas

(44)

c. Tabel surat perintah perjalanan dinas

Tabel ini berguna untuk menginput data surat perintah perjalanan dinas, untuk para pegawai yang akan menjalankan tugasnya sesuai dengan perintah dari atasannya.

Tabel 3.4 Tabel surat perintah perjalanan dinas

1 Pejabat_yang_memberi_perintah Text 25

2 Nama_NIP_pegawaian_yang_diperintahkan Text 35

3 Jabatan Text 25

4 Pangkat_dan_golongan_ruang Text 25

5 Perjalanan_dinas_direncanakan Date/Time 25

6 Maksud_perjalanan_dinas Text 25

7 Pembebanan biaya perjalanan dinas Text 35

8 Keterangan Text 25

Ket : Tabel ini Berfungsi untuk menginput data surat perintah perjalanan dinas

(45)

d. Tabel perincian perhitungan biaya perjalanan dinas

Tabel ini berguna untuk menginput data rincian perhitungan biaya, untuk para pegawai yang akan menjalankan perjalanan dinas sesuai dengan perintah dari atasannya.

Tabel 3.5 Tabel rincian perhitungan biaya

Ket : Tabel ini Berfungsi untuk menginput data rincian perhitungan biaya

1 Perincian biaya Text 50

2 Jumlah (Rp) Text 15

3 Ket Text 25

4 Jumlah semua Text 25

(46)

2. Proses Pencarian Data

a. Tabel pencarian surat perintah tugas

Tabel ini berguna untuk mencari data surat perintah tugas, dan agar lebih cepat menemukan pencarian data-data surat perintah tugas.

Tabel 3.6 Tabel pencarian surat perintah tugas

1 No_Surat Text 25

2 Nip Text 25

3 Nama Text 25

4 Pangkat Text 15

5 Jabatan Text 15

6 Tgl_Surat Date/Time 15

7 Tujuan Text 35

8 Perihal Text 35

Ket : Tabel ini Berfungsi untuk mencari data surat perintah tugas

(47)

b. Tabel pencarian surat perintah perjalanan dinas

Tabel ini berguna untuk mencari data surat perintah tugas, dan agar lebih cepat menemukan pencarian data-data surat perintah surat perjalanan dinas.

Tabel 3.7 Tabel pencarian surat perintah Perjalanan Dinas

1 Pejabat_yang_memberi_perintah Text 25

2 Nama_NIP_pegawaian_yang_diperintahkan Text 35

3 Jabatan Text 25

4 Pangkat_dan_golongan_ruang Text 25

5 Perjalanan_dinas_direncanakan Date/Time 25

6 Maksud_perjalanan_dinas Text 25

7 Pembebanan_biaya_perjalanan_dinas Text 35

8 Keterangan Text 25

Ket : Tabel ini berfungsi untuk mencari data surat perintah perjalanan dinas

(48)

3.6 Perancangan Aplikasi 3.6.1 Perancangan Form Menu

Gambar 3.7 Rancangan Menu Awal File

Log In

Input Data

Menu Pencarian

Pencarian Data Surat Perintah Tugas (SPT)

Pencarian Data Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)

Laporan

L. Data Surat Perintah Tugas (SPT)

L. Data Surat Perintah Perjalanan Dinas

(SPPD)

Keluar

Input Data Surat Perintah Tugas (SPT)

Input Data Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)

Kembali Ke Log in

Surat Perintah Tugas Daftar Nama

Pengaturan Tambah User Baru

Surat Perintah Perjalanan Dinas Keterangan

Daftar Nama Rincian Biaya Tanda Terima

Input Data Perincian

(49)

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

4.1 Tampilan Form Login

Form Login ini berfungsi sebagai media Antarmuka yang berinteraksi dengan pengguna sebelum mengoperasikan keseluruh fitur yang dimiliki oleh program untuk proses masuk ke menu utama.

Gambar 4.1 Tampilan Form Login

4.2 Tampilan Form Menu Utama

Form ini berfungsi sebagai menu utama yang terdapat beberapa menu editor yang bisa digunakan untuk menjalan kan program Seperti Input data, Cari Data, Laporan Data, Pengaturan yang didalamnya terdapat tambah User untuk mengubah password, About, dan Keluar.

(50)

Gambar 4.2 Tampilan Form Menu Utama

4.3 Tampilan Form Tambah User Baru

Form ini berfungsi sebagai media antarmuka user untuk proses penggantian user dan password yang sesuai dihendakinya, demi alasan fleksiilitas fitur kenyamanan user sebagai pengguna tetap aplikasi.

Gambar 4.3 Tampilan Form Tambah User dan Password Baru

(51)

4.4 Tampilan Form Input Data Surat Perintah Tugas

Form ini berfungsi untuk menambah, mengrefresh, menghapus data-data Surat Perintah Tugas yang ada didalam database. Data-data yang di input meliputi no surat, nip, nama, pangkat, jabatan, tanggal keberangkatan, tujuan, perihal, tanggal surat serta data-data opsional lainnya yang mewakili keseluruhan dari identitas surat perintah tugas tersebut.

Gambar 4.4 Tampilan Form Input Data Surat Perintah Tugas

4.5 Tampilan Form Input Data Surat Perintah Perjalanan Dinas

Form ini berfungsi untuk menambah, mengrefresh, menghapus data-data Surat Perintah Perjalanan Dinas yang ada didalam database. Data-data yang di input meliputi pejabat yang memberi perintah, nama nip pegawai yang diperintahkan, jabatan, pangkat dan golongan ruang, perjalanan dinas diperintahkan, perjalanan dinas direncanakan, maksud perjalanan dinas, pembebanan biaya perjalanan dinas, nomor, lembar ke, tanggal surat serta data-data opsional lainnya yang mewakili keseluruhan dari identitas Surat Perintah Perjalanan Dinas tersebut.

(52)

Gambar 4.5 Tampilan Form Input Data Surat Perintah Perjalanan Dinas

4.6 Tampilan Form Input Data Perincian Perhitungan Biaya Perjalanan Dinas

Form ini berfungsi untuk menambah, mengrefresh, menghapus data-data perincian perhitungan biaya perjalanan dinas yang ada didalam database. Data-data yang di input meliputi nama, nip, perincian biaya, lumpsum 1, lumpsum 2, bantuan jumlah Rincian, jumlah lumpsum 1, jumlah lumpsum 2, jumlah bantuan, jumlah semua, keterangan, terbilang, dan tanggal dari perhitungan biaya tersebut serta data- data opsional lainnya yang mewakili keseluruhan dari identitas perincian perhitungan biaya perjalanan dinas tersebut.

Gambar 4.6 Tampilan Form Input Data Perincian Perhitungan Biaya Perjalanan Dinas

(53)

4.7 Tampilan Form Pencarian Data Surat Perintah Tugas

Form ini berfungsi sebagai Pencarian data-data Surat Perintah Tugas yang tersimpan didalam database.

Gambar 4.7 Tampilan Form Pencarian Data Surat Perintah Tugas

4.8 Tampilan Form Pencarian Data Surat Perintah Perjalanan Dinas Form ini berfungsi sebagai Pencarian data-data Surat Perintah Perjalanan Dinas yang tersimpan didalam database.

Gambar 4.8 Tampilan Form Pencarian Data Surat Perintah Perjalanan Dinas

(54)

4.9 Tampilan Form Laporan Data Surat Perintah Tugas

Form ini berfungsi untuk melihat hasil Laporan Data Surat Perintah Tugas.

Gambar 4.9 Tampilan Form hasil Laporan Data Surat Perintah Tugas

4.10 Tampilan Form Laporan Data Daftar Nama Surat Perintah Tugas Form ini berfungsi untuk melihat hasil Laporan Data Daftar Nama Surat Perintah Tugas.

Gambar 4.10 Tampilan Form hasil Laporan Data Daftar Nama Surat Perintah Tugas

(55)

4.11 Tampilan Form Laporan Data Surat Perintah Perjalanan Dinas

Form ini berfungsi untuk melihat hasil Laporan Data Surat Perintah Perjalanan Dinas.

Gambar 4.11 Tampilan Form hasil Laporan Data Surat Perintah Perjalanan Dinas

4.12 Tampilan Form Laporan Data Daftar Nama Surat Perintah Perjalanan Dinas

Form ini berfungsi untuk melihat hasil Laporan Data Daftar Nama Surat Perintah Perjalanan Dinas.

Gambar 4.12 Tampilan Form hasil Laporan Data Daftar Nama Surat Perintah Perjalanan Dinas

(56)

4.13 Tampilan Form Laporan Data Perincian Perhitungan Biaya Perjalanan Dinas

Form ini berfungsi untuk melihat hasil Laporan Data Perincian Perhitungan Biaya Perjalanan Dinas

Gambar 4.13 Tampilan Form hasil Laporan Perincian Perhitungan Biaya Perjalanan Dinas

4.14 Tampilan Form Tentang Biodata User Pembuat Program

Form ini berfungsi sebagai pengenalan pembuat program sistem informasi yang di dalamnya hanya terdapat biodata user pembuat program sistem informasi surat perintah tugas.

Gambar 4.14 Tampilan Form Biodata User Pembuat Program

(57)

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Sistem informasi merupakan hal yang sangat penting harus dimiliki dalam suatu organisasi baik itu organisasi privat ataupun organisasi publik. Setiap organisasi memiliki sistem informasi masing-masing yang pada khususnya sangat dibutuhkan untuk menunjang kegiatan manajerialnya. Setelah menyusun Skripsi ini, dapat diambil kesimpulan :

1. Program ini dirancang dengan maksud untuk menginput data surat perintah tugas oleh admin dengan mudah dan efisien

2. Dengan adanya sistem informasi ini diharapkan seluruh informasi dapat diketahui oleh masyarakat.

(58)

5.2 Saran

1. Untuk instansi :

Keberadaan sistem informasi saat ini dihrapkan dapat dimanfaatkan secara maksimal agar dapat mempermudah pengelolaan sistem informasi di instansi.

2. Untuk pemakai program :

a. Bagi admin yang ingin menggunakan program ini, penulis menyarankan agar memperketat sistem keamanan data demi kesempurnaan program.

b. Dengan sistem informasi yang baru, pemakai disarankan untuk memperhatikan kekurangan dan kelemahan sistem agar dicari pemecahan masalahnya dan dapat segera diperbaiki kembali.

(59)

DAFTAR PUSTAKA

Blissmer, 2001, Analisa dan Desaign Sistem Informasi. Ghara Ilmu, Yogyakarta

Leod Mc, 2000, Sistem Informasi

Nasional (SIMNAS). Lembaga Pertahanan Nasional (LEMHANNAS), Jakarta.

Hassan Nur, 2007, Pengantar Ilmu Perpustakaan, PT Gramedia Pustaka Umum, Jakarta

Saftian,widodo, 2005, Sistem Informasi. IPWI, Jakarta.

Setiawan, Romi, 2006, Penyelesaian Masalah Pemrograman dengan Algoritma dan Flowchart. Ghara Ilmu, Yogyakarta

Syaukani, 2006, Menguasai Microsoft Visual Basic 6.0, Penerbit PT. Elex Media Komputindo, Jakarta

(60)

(61)

LISTING PROGRAM

Form Menu Utama Private Function Login() With frmLogin

.Show vbModal, Me Login = .Result End With

End Function

Private Sub MDIForm_Load() Me.Show

Dim ErrString As String

If (Connect(App.Path & "\data.mdb", ErrString)) Then If (Not Login()) Then

Unload Me End If

Else

MsgBox ErrString, vbExclamation, "Error When Reading Database"

MsgBox "Application will be closed right now.", vbExclamation, "Error"

Unload Me End If

End Sub

Private Sub Menudaftarama1_Click() Crystal.ReportFileName = App.Path &

"\Laporan_daftar_nama_surat_perintah_Perjalanan_dinas.rpt"

Crystal.DataFiles(0) = App.Path &

"\Input_data_surat_perintah_perjalanan_dinas.mdb"

Crystal.WindowState = crptMaximized Crystal.Action = 7

Crystal.Reset

(62)

End Sub

Private Sub Menudaftarnama_Click() Crystal.ReportFileName = App.Path &

"\Laporan_daftar_nama_surat_perintah_tugas.rpt"

Crystal.DataFiles(0) = App.Path & "\Input_data_surat_perintah_tugas.mdb"

Crystal.Reset End Sub

Private Sub MenudataPerincianperhitunganbiayaperjalanandinas_Click() Crystal.ReportFileName = App.Path &

"\Laporan_perincian_perhitungan_biaya_perjalanan_dinas.rpt"

Private Sub Menudataperincianperhitunganbiayaperjalanandinas1_Click() Form7.Show

End Sub

Private Sub Menudatasuratmasuk1_Click() Form8.Show

End Sub

(63)

End Sub

Private Sub Menudatasuratperintahperjalanandinas_Click() Crystal.ReportFileName = App.Path &

"\Laporan_surat_perintah_Perjalanan_dinas.rpt"

Private Sub Menudatasuratperintahperjalanandinas1_Click() Form4.Show

End Sub

Private Sub Menudatasuratperintahtugas2_Click()

Crystal.ReportFileName = App.Path & "\Laporan_surat_perintah_tugas.rpt"

Crystal.DataFiles(0) = App.Path & "\Input_data_surat_perintah_tugas.mdb"

Private Sub Menudatatandaterima_Click()

Crystal.ReportFileName = App.Path & "\Laporan_tanda_terima.rpt"

Crystal.Reset

(64)

End Sub

Private Sub Menuinputdatasuratperintahtugas_Click() Form1.Show

End Sub

Private Sub Menukeluar_Click()

X = MsgBox("Yakin Mau Keluar dari Applikasi ini ?", vbYesNo + vbInformation,

"konfirmasi") If X = vbYes Then Unload Me

End If End Sub

Private Sub Menuketerangan_Click()

Crystal.ReportFileName = App.Path & "\Laporan_keterangan.rpt"

Private Sub Menusuratperintahperjalanandinas_Click(Index As Integer) Form3.Show

End Sub

Private Sub MenuSuratPerintahtugas_Click() Form2.Show

End Sub

Private Sub Menutambahuserbaru_Click() frmuser.Show

End Sub

Private Sub Tmrjam_Timer() Dim t As String

(65)

Dim H1 As Integer, H2 As Integer Dim M1 As Integer, M2 As Integer Dim D1 As Integer, D2 As Integer t = Time

If Len(Time) = 10 Then t = 0 & t t = Replace(t, ":", "")

t = Replace(t, " ", "") t = Replace(t, "PM", "") t = Replace(t, "AM", "") H1 = Mid(t, 1, 1)

H2 = Mid(t, 2, 1) M1 = Mid(t, 3, 1) M2 = Mid(t, 4, 1) D1 = Mid(t, 5, 1) 'D2 = Mid(t, 6, 1) jam.Caption = Time

lbldate.Caption = Format(Date, "Long Date") Exit Sub

End Sub

Form Login

Public Result As Boolean Private Sub cmdCancel_Click() Unload Me

End Sub

'Prosedure yang dilakukan untuk login Private Sub cmdLogin_Click()

If (txtUsername.Text = "") Then

MsgBox "Anda belum mengisi username.", 0 + vbExclamation, "Login Failed"

(66)

ElseIf (txtPassword.Text = "") Then

MsgBox "Anda belum mengisi password.", 0 + vbExclamation, "Login Failed"

Else

StrSQL = "SELECT * FROM tbluser " & _

"WHERE username='" & txtUsername.Text & "'"

Set RS = CN.Execute(StrSQL) If (RS.RecordCount <= 0) Then

MsgBox "Username tidak terdaftar.", 0 + vbExclamation, "Login Failed"

Else

If (RS("password").Value = txtPassword.Text) Then Result = True

Unload Me Else

MsgBox "Password yang Anda masukkan salah.", 0 + vbExclamation,

"Login Failed"

End If End If End If

End Sub 'cmdLogin_Click

Private Sub txtpassword_KeyPress(KeyAscii As Integer) 'Jika enter ditekan If (KeyAscii = 13) Then

KeyAscii = 0 cmdLogin_Click End If

End Sub

Private Sub txtUsername_KeyPress(KeyAscii As Integer) 'Jika enter ditekan If (KeyAscii = 13) Then

KeyAscii = 0

txtPassword.SetFocus End If

(67)

End Sub

Form Tambah User dan Password Private Sub BersihLAyar()

'kosongkan form txtuser.Text = ""

txtPassword.Text = ""

Exit Sub Salah:

X = MsgBox("gagal koneksi pada tbluser.mdb!", vbOKOnly) End Sub

Private Sub Command2_Click() Unload Me

End Sub

Private Sub cmdhapus_Click() With dbuser.Recordset

UserName = !UserName Password = !Password End With

'hapus record With dbuser

dbuser.ConnectionString = dbuser.ConnectionString dbuser.CommandType = adCmdText

dbuser.RecordSource = "select*from tbluser where Username='" & _ Mnip & "' and Password='"

dbuser.Refresh End With

dbuser.Recordset.delete End Sub