PENATAAN TATALAKSANA DI INSTANSI PEMERINTAH. Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi

P

^ENATAAN

T

^{ATALAKSANA DI}

I

^NSTANSI

P

^EMERINTAH

Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi

2012

K

RONOLOGI

O

RGANISASI

Visi dan Misi

Tugas &

Fungsi

Struktur

SDM

Institusi / Lembaga

K

RONOLOGI

O

RGANISASI

Visi dan Misi

• Visi adalah cara pandang jauh ke depan kemana

organisasi harus dibawa agar

dapat eksis, antisipatif dan inovatif.

• Visi adalah suatu gambaran yang

menantang tentang

keadaan masa depan yang

diinginkan oleh organisasi.

• Misi adalah pernyataan yang

menetapkan tujuan

organisasi dan sasaran yang ingin dicapai.

• Misi adalah sesuatu yang harus

dilaksanakan oleh organisasi agar tujuan organisasi dapat

terlaksana dan berhasil dengan baik.

K

RONOLOGI

O

RGANISASI

Tugas dan Fungsi

• Tugas dan Fungsi adalah terjemahan

operasional dari visi dan misi

• Bagaimana visi dan misi diwujudkan dalam bentuk aktifitas yang konkrit

•Tugas dan Fungsi diterjemahkan dalam bentuk proses kerja

•Kumpulan proses kerja yang saling terkait

disebut sebagai tata laksana

Tugas A

Proses Kerja 1

Kerja Kerja Proses

Kerja 2 Kerja

Tugas B

Proses Kerja 1

Kerja Kerja Proses

Kerja 2 Kerja

O U T P U T

K

RONOLOGI

O

RGANISASI

• Tugas dan Fungsi yang

identik kemudian dikelompokkan

• Kelompok Tugas dan Fungsi yang identik

ditempatkan

dalam wadah yang sama yaitu

struktur organisasi

Struktur

Head

Div. ABC Div. DEF Div. GHI Supporting

Core

• Karena semua tugas dan fungsi berasal dari visi dan misi yang sama, keterkaitan dan hubungan antar bagian / divisi dalam struktur organisasi harus terlihat jelas

K

RONOLOGI

O

RGANISASI

• Setiap bagian / divisi dalam struktur

kemudian di isi oleh SDM

dengan

kompetensi yang sesuai dengan tugas dan fungsi yang akan dijalankan

• Tugas A

• Tugas B

Div.

ABC

• Tugas D

• Tugas E

Div.

DEF

• Tugas G

• Tugas H

Div.

GHI

SDM

K

RONOLOGI

O

RGANISASI

Visi dan Misi

Tugas &

Fungsi Struktur

SDM

Institusi / Lembaga

P

ERSEPSI

T

ERHADAP

B

IROKRASI

I

NDONESIA

elitis

otoriter

inefisien

miskin kualitas

egois

inefektif

gemuk

korup

lamban

berbelit -belit

P

ERSOALAN

U

TAMA

Kompetensi SDM rendah

Struktur terlalu besar

Proses Kerja tidak jelas

P

ENDEKATAN

L

AMA

 Weberian: berfokus pada rasionalisasi birokrasi

 Pendekatan kelembagaan: mencari bentuk struktur yang paling efektif dan efisien

 Pendekatan SDM: merekrut SDM profesional sebanyak-banyaknya

Kelemahan: tidak langsung mengenali sumber masalahnya

P

ENDEKATAN

B

ARU

 Persoalan birokrasi ada di proses kerja

 Proses kerja yang ada tidak lagi sesuai dengan visi dan misi

 Penataan proses kerja dilakukan dengan menata tata laksana

 Struktur dan SDM akan mengacu kepada proses kerja

 Tata laksana yang baik akan menggambarkan kan fungsi yang tepat sehingga menghasilkan struktur yang tepat dan akan membutuhkan SDM yang tepat

P

ENDEKATAN

B

ARU

 Reinventing Government: dipopulerkan oleh David Osborne dan Ted Gaebler

 RG mengadopsi Perekayasaan Tata laksana (Business Process Reengineering/BPR)

 BPR: Perubahan fundamental dan radikal

 BPR: Penataan institusi dilakukan dari proses awal kronolgi organisasi, yaitu visi dan misi

 BPR: Proses kunci dari penerapan BPR adalah membuat tata laksana yang baru sesuai dengan visi dan misi tersebut.

K

ENDALA

BPR

Sulit diterapkan pada organisasi

yang besar Waktu yang

dibutuhkan

lama Membutuhkan

banyak biaya

Tata laksana (business process) adalah sekumpulan aktivitas kerja terstruktur dan saling terkait yang menghasilkan keluaran yang sesuai dengan kebutuhan pengguna

Aktivitas adalah serangkaian tindakan sistematis dengan menggunakan alat kerja atau sarana kerja untuk menghasilkan bagian-bagian kelengkapan keluaran suatu tata laksana

Pengguna adalah penerima keluaran yang dihasilkan suatu tata laksana sesuai dengan kebutuhannya

P

ENATAAN

T

ATA LAKSANA

PermenPAN 12/2011

M

ENGAPA DILAKUKAN

P

ENATAAN

T

ATA LAKSANA

?

D

^IKTUM

P

^ERTAMA

P

^ERATURAN

M

^ENTERI

PAN

DAN

RB N

^OMOR

12

^TAHUN

2011

^TENTANG

P

^EDOMAN

P

^ENATAAN

T

^ATALAKSANA

 Pedoman Penataan Tatalaksana (Business Process) digunakan untuk memberikan acuan bagi Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah untuk membangun dan menata

tatalaksana (business process) dalam rangka memberikan dasar yang kuat bagi penyusunan standard operating procedures (SOP) yang lebih sederhana, efisien, efektif, produktif dan

akuntabel.

T

UJUAN

P

ENATAAN

T

ATALAKSANA

Meningkatkan efesiensi dan efektifitas proses manajemen pemerintahan

Sebelum

S E R A

S.E.R.A

• Proses kerja yang tidak perlu, dieliminasi

(elimination)

• Proses kerja yang rumit, disederhanakan

(simplification) • Proses kerja yang belum ada, diciptakan (reegineering)

• Proses kerja yang ada diintegrasikan dengan teknologi (automation)

T

UJUAN

P

ENATAAN

T

ATALAKSANA

Meningkatkan efesiensi dan efektifitas proses manajemen pemerintahan

Sesudah

K

ERANGKA

K

ERJA

PTL

Organisasi

 Job skills

 Struktur

 Reward

 Nilai-Nilai Organisasi

Teknologi

– Penerapan teknologi

– Arsitektur Sistem Informasi – Metode dan alat

– Sistem Informasi Organisasi

Proses

– Core business processes – Nilai tambah

– Fokus pengguna – Inovasi

A

LTERNATIF

P

ENDEKATAN

 Business Process Improvement (BPI):

Penataan Tatalaksana dengan fokus kepada proses kerja yang bermasalah saja.

 BPI: Penataan menyesuaikan dengan struktur dan SDM yang sudah ada

 BPI: Perubahannya bertahap (inkremental), sehingga bisa dikerjakan secara berkelanjutan menyesuaikan dengan biaya yang ada

 BPI: Tidak menyentuh seluruh organisasi

A

LTERNATIF

P

ENDEKATAN

 Business Process Management (BPM):

Gabungan dari prinsip-prinsip BPR+BPI + Infrasruktur teknologi

 BPM menggabungkan pendekatan proses- sentris dan lintas-fungsional untuk

meningkatkan cara organisasi mencapai tujuan mereka

 BPM adalah pendekatan penataan tatalaksana paling mutakhir, dengan menempatkan tata laksana (business process) sebagai pusat

perhatian dalam mengelola organisasi

M

ANAJEMEN

T

ATALAKSANA

(B

^USINESS

P

^ROCESS

M

^ANAGEMENT

)

Analisis Kebutuhan

Perancangan

Pemberlakuan

Monitoring

Implementasi Evaluasi

P

EMETAAN DAN

A

NALISIS

T

ATALAKSANA

Langkah-langkah:

 Pahami arahan strategis organisasi (visi, misi, tugas, dan fungsi organisasi);

 Identifikasi tatalaksana yang akan dipetakan berdasarkan analisis kebutuhan;

 Identifikasi nama dan tipe tatalaksana tersebut;

 Tentukan siapa saja pengguna atau pemakai utama dari tatalaksana tersebut;

 Uraikan urutan kegiatan yang membentuk rantai tatalaksana;

 Tentukan masukan utama tatalaksana tersebut;

 Tentukan keluaran utama tatalaksana tersebut;

 Tentukan pemilik (owner) tatalaksana tersebut;

 Lakukan pemodelan tatalaksana;

 Dapatkan pengesahan dari pimpinan lembaga untuk diberlakukan (bila diperlukan)

L

ANGKAH

-L

ANGKAH

P

EMETAAN

DAN

A

NALISIS

• Pahami arahan strategis organisasi (visi, misi, tugas, dan fungsi organisasi)

• bahwa setiap proses kerja harus dapat setidaknya membantu terwujudnya arahan strategis organisasi

• arahan strategis organisasi adalah acuan proses kerja yang akan diperbaiki atau diciptakan

L

ANGKAH

-L

ANGKAH

P

EMETAAN

DAN

A

NALISIS

• Identifikasi tatalaksana yang akan dipetakan berdasarkan analisis kebutuhan

• Identifikasi nama dan tipe tatalaksana tersebut

• Tentukan siapa saja pengguna atau pemakai utama dari tatalaksana tersebut

kenali proses kerja yang bermasalah (proses terlalu lama, output tidak sesuai harapan, dan sebagainya)

L

ANGKAH

-L

ANGKAH

P

EMETAAN

DAN

A

NALISIS

• Uraikan urutan kegiatan yang membentuk rantai tatalaksana

• Tentukan masukan utama tatalaksana tersebut

• Tentukan keluaran utama tatalaksana tersebut

• Tentukan pemilik (owner) tatalaksana tersebut

Menerima Mengkaji Mengeluarkan

Pemberian Layanan Penerbitan Izin

Unit Kerja A

IZIN

 Surat Permohonan

 Dokumen lainnya

L

ANGKAH

-L

ANGKAH

P

EMETAAN

DAN

A

NALISIS

• Lakukan pemodelan tata laksana

• Dari semua tahapan langkah analisis dan pemetaan, pemodelan tata laksana adalah yang paling sering mengundang pertanyaan

• Dalam PermenPAN 12/2011 tidak mewajibkan untuk menggunakan metode pemodelan tertentu

• pemodelan tata laksana digunakan sesuai dengan kebutuhan masing-masing organisasi, asal mudah dipahami.

• pemodelan tata laksana dilakukan untuk menggambarkan proses kerja melalui simbol-simbol tertentu untuk aktifitas tertentu

• dalam PermenPAN 12/2011 metode pemodelan tata laksana yang disarankan adalah metode Business Process Model and Notation (BPMN)

B

USINESS

P

ROCESS

M

ODEL AND

N

OTATION

 BPMN adalah notasi yang diciptakan oleh Object Management Group (OMG) yaitu gabungan perusahaan terkemuka di AS (diantaranya Hewlett-Packard, IBM, Sun Microsystems, Apple Computer, American

Airlines dan Data General) untuk menyediakan suatu notasi yang mudah dipahami oleh

semua pengguna bisnis, mulai dari bisnis analis yang membuat draft awal dari proses, para pengembang teknis yang bertanggung

jawab untuk menerapkan teknologi yang akan melakukan proses-proses tersebut, hingga

kepada orang-orang bisnis yang akan mengelola dan memantau proses mereka.

N

O

T

A

S

I

B

P

M

N

C

ONTOH

P

ENERAPAN

BPMN

L

ANGKAH

-L

ANGKAH

P

EMETAAN

DAN

A

NALISIS

• Dapatkan pengesahan dari pimpinan lembaga untuk diberlakukan (bila diperlukan)

P ^ERBAIKAN T ^{ATA LAKSANA}

Langkah-langkah:

1. Pahami harapan pengguna utama atas perbaikan dari tata laksana

2. Pahami kebijakan atau peraturan yang mengatur tata laksana

3. Identifikasi perbaikan tata laksana yang diusulkan, melalui:

a) Penyederhanaan proses (streamlining/simplification – S)

b) Penghilangan proses yang tidak perlu (elimination –E)

c) Pembuatan proses yang sama sekali baru (reengineering –R)

d) Pengotomatisasian proses (automation – A)

4. Perbaiki model tatalaksana sesuai dengan perbaikan yang telah dilakukan

5. Dapatkan pengesahan dari pimpinan lembaga untuk diberlakukan (bila diperlukan)

P

ENENTUAN

S

TANDAR

T

ATA LAKSANA

Dilakukan melalui:

 Focused Group Discussion (FGD) dengan melibatkan sekurang-kurangnya penanggungjawab

operasionalisasi proses yang terkait dengan pelaksanaan tugasnya;

 Masukan dari pengguna langsung tata laksana

dan/atau survei kepuasan pengguna atas pemberian layanan tatalaksana; dan

 Benchmark dengan K/L dan Pemda yang telah

menetapkan standar untuk tata laksana yang sama atau sejenis

H

ARAPAN

K

E

D

EPAN

• Dengan melakukan Penataan Tata laksana diharapkan:

Terciptanya birokrat profesional

Pelayanan yang optimal

Masyarakat sejahtera

SEKIAN

TERIMA KASIH

Ambar Sartomo

Asisten Deputi Tata Hubungan Penyelenggaraan Pemerintahan Deputi Bidang Tata Laksana

ambar.sartomo@menpan.go.id