Modul ke:
Fakultas
Program Studi
Manajemen Proyek Sistem Informasi
Di dalam feasibility plan, estimasi global terhadap waktu proyek sudah didefinisikan. Namun permasalahannya adalah terkadang, dibutuhkan estimasi yang lebih tepat untuk menjamin kelancaran proyek dari awal sampai dengan akhirnya.
Estimasi waktu ini masuk ke dalam bagian Project Time Management
Bima Cahya Putra, M.Kom
07
FASILKOM
Sistem Informasi
Bagian Isi
• Manajemen waktu
• PL Bantu pengelolaan proyek
• Anggaran Proyek
• Estimasi Anggaran
• Alokasi Sumber Daya)
Manajemen Waktu & Anggaran Proyek
Template Modul
Pembuatan Template Powerpoint untuk digunakan sebagai template standar modul-modul yang digunakan dalam perkuliahan
Manajemen Waktu Proyek
• Manajemen waktu merupakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan
pengawasan produktivitas waktu. Waktu
menjadi salah satu sumber daya unjuk kerja.
• Manajemen waktu adalah bagian esensi dari
setiap aktivitas proyek. Potensi pemborosan
dan kegagalan proyek akan semakin besar
tanpa manajemen waktu yang optimal.
Manajemen Waktu Proyek
• Activity Resource Estaming
Menghitung setiap tipe sumber daya yang
dibutuhkan. Jadi kita harus dapat menganalisis sumber daya apa yang di butuhkan untuk
membangaun project agar sesuai dengan yang di inginkan
Manajemen Waktu Proyek
• Activity Duration Estaming
Menghitung waktu yang diperlukan untuk
mentelesaikan setiap pekerjaan project yang harus di selesaikan setiap waktu. Harus di lakukan agar
supaya waktu pengerjaan sesuai dengan perjanjian waktu project.
Manajemen Waktu Proyek
• Schedule Development
Menganalisis urutan aktuvitas, waktu,kebutuhan sumber saya dengan jadwal pekerjaan project yang dudah di tetapkan.
Manajemen Waktu Proyek
• Schedule Control
Mengontrol setiap pengubah jadwal project. Harus bertindak cepat dengan menyesuaikan jadwal-
jadwal lainya agar tidak terjadi lost time.
Manajemen Waktu Proyek
• Banyak proyek teknologi informasi gagal dalam memenuhi proyeksi ruang lingkup, waktu dan biaya.
• Para manajer sering menyatakan bahwa menyampaikan proyek tepat waktu
merupakan tantangan terbesar bagi mereka.
Manajemen Waktu Proyek
• Menjamin proyek selesai tepat waktu
• Proyek yang tidak selesai tepat waktu
mendapat penalti dari pemberi kerja
Manajemen Waktu Proyek
Mendefinisikan kegiatan
Menyusun jadwal Mengestimasi
durasi kegiatan Mengestimasi
sumberdaya kegiatan Mengurutkan
kegiatan
Mengendalikan jadwal
KELOMPOK PROSES PERENCANAAN
KELOMPOK PROSES PENGAWASAN
Manajemen Waktu Proyek
• MENDEFINISIKAN KEGIATAN
Deskripsi: Mengidentifikasi kegiatan-kegiatan
tertentu yang diperlukan untuk menghasilkan
berbagai serahan (deliverables) proyek sesuai
persyaratan
Manajemen Waktu Proyek
• Masukan MENDEFINISIKAN KEGIATAN 1. Patokan cakupan
2. Faktor lingkungan perusahaan, misalnya ketersediaan piranti-piranti proyek
3. Kebijakan; prosedur; pedoman yang
berlaku (aset proses organisasional)
Manajemen Waktu Proyek
• Piranti & Teknik MENDEFINISIKAN KEGIATAN
1. Menerapkan dekomposisi
2. Menggunakan template bekas proyek lain 3. Pemikiran tenaga ahli
4. Perencanaan bertahap
Manajemen Waktu Proyek
• Hasil MENDEFINISIKAN KEGIATAN
1. Daftar kegiatan
2. Atribut kegiatan, seperti:
3. Daftar milestone
• identitas,
• deskripsi,
• kendala,
• asumsi
• prasyarat,
• kegiatan selanjutnya,
• hubungan logikal,
• leads & lags,
• kebutuhan sumber daya,
• dll
Manajemen Waktu Proyek
• MENGURUTKAN KEGIATAN
Mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan antar kegiatan proyek.
Ketergantungan terjadi karena :
• Alami / mandatori. Misal: pemrograman dilakukan setelah rancangan jadi
• Ditetapkan oleh tim proyek. Misal: peran-cangan dilakukan setelah hasil analisis disetujui steering committee untuk mencegah rugi
• Ketergantungan pada pihak luar. Misal: instalasi setelah penerimaan barang
Manajemen Waktu Proyek
• Masukan MENGURUTKAN KEGIATAN
1. Daftar kegiatan
2. Atribut kegiatan (lead dan lag, prasyarat, dll) 3. Daftar milestone (tonggak capaian)
4. Pernyataan cakupan proyek 5. Aset proses organisasional
Manajemen Waktu Proyek
• Piranti & Teknik MENGURUTKAN KEGIATAN
1. PDM (precedence diagramming method) 2. ADM (arrow diagramming method)
3. Penentuan sifat ketergantungan
4. Menerapkan lead (kegiatan dimulai sebelum prasyarat selesai) dan lag (kegiatan harus
menunggu beberapa waktu setelah prasyaratnya selesai)
Manajemen Waktu Proyek
• MENGESTIMASI SUMBERDAYA KEGIATAN Sumber daya proyek:
personil
peralatan
material (langsung & tak langsung) Perlu estimasi kuantitas untuk menyusun
& mengontrol anggaran biaya
Manajemen Waktu Proyek
• MENGESTIMASI SUMBERDAYA KEGIATAN Pertanyaan penting dalam perencanaan:
• Seberapa tingkat kesulitan kegiatan dalam proyek?
• Apa ada hal yang unik dalam cakupan proyek yang akan mempengaruhi sumber daya?
• Apa pernah ada proyek sejenis? Ada kejadian historis apa?
Bagaimana ditangani?
• Adakah & cukupkah: SDM, alat, material yg mampu?
• Apa perlu outsourcing sebagian pekerjaan? Ataukah ambil tenaga baru?
• Apa ada kebijakan yang bakal berpengaruh pada ketersediaan sumber daya?
Manajemen Waktu Proyek
• Masukan MENGESTIMASI SUMBERDAYA KEGIATAN
1 Daftar kegiatan dan atributnya
2 Faktor-faktor lingkungan organisasional seperti budaya, prasarana, SDM, dll
3 Prosedur organisasi dan aturan-aturannya (aset proses organisasional)
4 Deskripsi ketersediaan sumberdaya
Jumlah; jenis kekhususan; waktu Tersedianya.
5 Rencana manajemen proyek
Manajemen Waktu Proyek
• Piranti & Teknik MENGESTIMASI SUMBERDAYA KEGIATAN
1 Menggunakan pendapat / kebijakan ahli (internal atau konsultan luar)
2 Teknik analisis alternatif, seperti: curah pendapat (brainstorming)
3 Mengambil data-data yang dipublikasi 4 Menggunakan P/L manajemen proyek
5 Estimasi dg pendekatan dari bawah ke atas – Dekomposisikan kegiatan pada jadwal;
– Estimasikan kebutuhan masing-masing rincian;
– Agregasikan seluruh kebutuhan sumberdaya
Manajemen Waktu Proyek
• Hasil MENGESTIMASI SUMBERDAYA KEGIATAN
1 Kebutuhan sumberdaya
– Penjelasan tentang jenis dan jumlah sumberdaya untuk setiap elemen dalam WBS
– Sumberdaya akan didapat dari akuisisi staf atau dari luar (sewa/kontrak)
2 Struktur rinci sumberdaya (RBS, resource breakdown structure)
3 Kalender sumber daya (kapan butuh apa) 4 Atribut / data tentang kegiatan4
Manajemen Waktu Proyek
• MENGESTIMASI DURASI KEGIATAN
Deskripsi: Mengestimasi waktu realistik
untuk menyelesaikan suatu kegiatan, dengan sudah memperhitungkan semua faktor yang berdampak terhadap waktu proyek, seperti:
– Elapsed time
– Hari kerja dalam seminggu
Manajemen Waktu Proyek
• Masukan MENGESTIMASI DURASI KEGIATAN
1. Faktor lingkungan organisasi
2. Prosedur organisasi dan aturan-aturannya
3. Pernyataan cakupan proyek
4. Daftar kegiatan dan atributnya
5. Kebutuhan dan waktu tersedianya sumber daya
6. Rencana manajemen proyek (resiko; estimasi biaya)
Manajemen Waktu Proyek
• Piranti & Teknik MENGESTIMASI DURASI KEGIATAN
1. Pendapat / kebijakan ahli
2. Estimasi berdasarkan analogi (top-down) . Ini hanya bila kegiatan benar-benar mirip dengan proyek terdahulu; dilakukan oleh personil yang menguasai persoalannya.
3. Simulasi, misalnya dengan menggunakan probabilitas
4. Analisa cadangan waktu
Manajemen Waktu Proyek
• Hasil MENGESTIMASI DURASI KEGIATAN
1. Estimasi durasi kegiatan
2. Daftar kegiatan yang mutakhir beserta atributnya, seperti:
• identitas,
• kode,
• deskripsi,
• kendala,
• prasyarat,
• kegiatan selanjutnya,
• hubungan logikal,
• leads & lags,
• kebutuhan sumber daya,
• dll
Manajemen Waktu Proyek
• MENYUSUN JADWAL
• Deskripsi: Menetapkan jadwal realistis proyek dengan melakukan analisa terhadap:
– urutan kegiatan, – durasi kegiatan,
– kebutuhan sumberdaya kegiatan, dan – kendala penjadwalan yang ada.
• Digunakan untuk memonitor kemajuan proyek dari aspek waktu
Manajemen Waktu Proyek
• Masukan Dalam MENYUSUN JADWAL
1. Ketentuan dan aturan organisasi (aset proses organisasi)
2. Cakupan proyek
3. Daftar kegiatan dan atributnya
4. Diagram jaringan kegiatan proyek (ADM; PDM) 5. Kebutuhan & deskripsi tersedianya sumberdaya 6. Estimasi durasi kegiatan
7. Rencana manajemen proyek (resiko)
Manajemen Waktu Proyek
• Piranti & Teknik MENYUSUN JADWAL
1. Analisis jaringan kegiatan 2. CPM
3. Pemampatan jadwal (percepatan):
– Crashing (meningkatkan biaya)
– Fast tracking (kegiatan serial dijadikan paralel sebagian)
4. Analisis skenario what-if 5. Pengaturan leads dan lags
6. Perangkat lunak manajemen proyek 7. Model-model penjadwalan
Manajemen Waktu Proyek
• Piranti & Teknik MENYUSUN JADWAL
Overlapped Tasks or fast tracking
Shortened duration thru crashing
Original schedule
Manajemen Waktu Proyek
• Hasil MENYUSUN JADWAL
1. Jadwal proyek
– Diagram jaringan kegiatan – Diagram batang (bar chart) – Milestone chart
2. Kalender proyek
3. Rencana manajemen jadwal (ada dalam rencana manajemen proyek)
4. Data model jadwal (optimis; pesimis) 5. Permintaan perubahan
6. Kebutuhan sumberdaya yang mutakhir
Manajemen Waktu Proyek
• Hasil MENYUSUN JADWAL
RENCANA WAKTU
KEGIATAN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1
1 1 2 1
3 1 4 1
5 1 6
ANALISIS
EVAL. TEKNOLOGI
MENETAPKAN KEBUTUHAN PENGGUNA
DESAIN WEB PAGE LAYOUT
SET-UP SERVER
Manajemen Waktu Proyek
• Hasil MENYUSUN JADWAL
KEGIATAN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1
1 1 2 1
3 1 4 1
5 1 6
ANALISIS
EVAL. TEKNOLOGI
MENETAPKAN KEBUTUHAN PENGGUNA
DESAIN WEB PAGE LAYOUT
SET-UP SERVER
JADWAL (KALENDER)
Manajemen Biaya Proyek
• Biaya adalah semua sumber daya yang harus dikorbankan untuk mencapai tujuan spesifik atau untuk mendapat sesuatu sebagai
gantinya. Biaya pada umumnya diukur dalam satuan keuangan seperti dollar, rupiah, dsb
• Manajemen biaya proyek mencakup proses-
proses yang diperlukan untuk memastikan
bahwa proyek diselesaikan dalam anggaran
yang disetujui.
Manajemen Biaya Proyek
Manajemen Biaya Proyek
• Perencanaan Sumber Daya — menentukan sumber daya apa (orang, peralatan, bahan) dan berapa
jumlah masing-masing yang harus digunakan untuk melakukan kegiatan proyek.
• Pengestimasian Biaya — mengembangkan perkiraan (estimasi) biaya sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan proyek.
• Penganggaran Biaya — mengalokasikan keseluruhan estimasi biaya untuk aktivitas kerja individu.
• Pengendalian Biaya — mengendalikan perubahan anggaran proyek.
Pengestimasian Biaya
• Pengestimasian biaya melibatkan
pengembangan perkiraan (estimasi) biaya sumber daya yang diperlukan untuk
menyelesaikan proyek kegiatan.
• Dalam menaksir biaya, penaksir
mempertimbangkan penyebab variasi estimasi akhir untuk tujuan pengelolaan proyek yang
lebih baik.
Pengestimasian Biaya
• Biaya langsung
Biaya yang terkait langsung dengan suatu proyek sehingga dapat ditelusuri secara tepat
Misal: gaji karyawan proyek; pembelian barang proyek; dll
• Biaya tak langsung
• Biaya yang terkait dengan suatu proyek, tetapi tidak dapat ditelusuri secara tepat
• Misal: tagihan listrik perusahaan; biaya sewa kantor untuk kegiatan perusahaan dan berbagai proyek
Pengestimasian Biaya
Alokasi Sumber Daya
• Alokasi sumber daya adalah proses keputusan atau pemilihan di mana organisasi
mengidentifikasi sumber daya apa yang tersedia, dan untuk proses produksi dan distribusi apa mereka disediakan.
Penganggaran adalah proses alokasi sumber
daya penting bagi kebanyakan organisasi.
Alokasi Sumber Daya
• Sumber daya proyek meliputi :
o Manusia : orang yang dilibatkan didalam proyek o Mechine : perangkat yang digunakan didalam
penyelesaian proyek
o Material : Bahan baku Pendukung selain perangkat
o Money : Modal untuk berlangsungnya proyek.
o Methode : Prosedur utk mengarahkan kesasaran
Terima Kasih
Bima Cahya Putra, M.Kom
