8 2.1 Definisi Manajemen
Manajemen adalah Suatu Proses dalam rangka mencapai tujuan dengan bekerja bersama melalui idividu-individu dan sumber daya organisasi lainnya. Sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya
untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuandapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.
Agar proses manajemen berjalan lancar, diperlukan sistem serta struktur dari organisasi yang solid. Pada organisasi tersebut, seluruh aktivitasnya haruslah berorientasi pada pencapaian saran. Organisasi tersebut berfungsi sebagai wadah untuk menuangkan konsep, ide-ide serta pemikiran dari individu-individu yang memikul tanggung jawab manajemen. Jadi, dapat dikatakan bahwa manajemen merupakan suatu rangkaian tanggung jawab yang berhubungan erat satu sama lain.
Selain itu, dalam pencapaian tujuan terdapat beberapa fungsi menejerial lainnya.
Penekanan mana yang lebih penting dari fungsi-fungsi tersebut tergantung terhadap
masalah yang dihadapi para manajer dalam melaksanakan tugas-tugasnya.
Manajemen merupakan sebuah proses yang selalu membutuhkan masukan dalam setiap prosesnya. Sebagai masukannya adalah berbagai macam sumber daya atau resource, yakni manusia, modal, mesin, dan metode kerja.
2.2 Definisi Proyek
Pengertian proyek secara umum adalah merupakan sebuah kegiatan pekerjaan yang dilaksanakan atas dasar permintaan dari seorang pebisnis atau pemilik pekerjaan yang ingin mencapai suatu tujuan tertentu dan dilaksanakan oleh pelaksana pekerjaan sesuai dengan keinginan dari pada pebisnis atau pemilik proyek dan spesifikasi yang ada. Dalam pelaksanaan proyek pemilik proyek dan pelaksana proyek memiliki hak yang diterima dan kewajiban yang harus dilaksanakan sesuai dengan batasan waktu yang telah disetujui bersama antar pemilik proyek dan pelaksana proyek. Sebuah Proyek Adalah :Komplek, tidak rutin, usahanya dibatasi oleh waktu, anggaran, sumber daya dan spesifikasi kinerja yang didisain untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.
Proyek selalu melibatkan ilmu pengetahuan dan teknologi. Senantiasa
dibutuhkan semberdaya yang tersedia yang diorganisasikan dalam mencapai
tujuan, sasaran dan harapan penting tertentu. Aktivitas dalam kegiatan proyek
merupakan sebuah mata rantai yang dimulai sejak dituangkannya ide,
direncanakan, kemudian dilaksanakan sampai benar-benar memberikan hasil yang
sesuai dengan perencanaan semula. Akhirnya kita akan melihat bahwa
pelaksanaan proyek pada umumnya merupakan rangkaian mekanisme tugas dan
kegiatan yang kompleks, membentuk saling ketergantungan dan secara otomatis
mengandung permasalahan tersendiri.
Sumber-sumber yang digunakan dalam pelaksanaan proyek, dapat bebentuk barang-barang modal, barang-barang setengah jadi, bahan mentah, tenaga kerja dan waktu. Sumber-sumber tersebut sebagian atau seluruhnya dapat dianggap sebagai barang konsumsi yang yang dikorbankan dari penggunaan masa sekarang untuk memperoleh kemanfaatan yang lebih besar dimasa mendatang.
Proyek merupakan kegiatan yang bersifat temporer karna akan selalu ada pengembangan dalam setiap pelaksanaannya dan dalam skala tertentu pula. Dalam kehidupan sehari-hari banyak kegiatan yang berhubungan dengan proyek tetepi lebih sering diberi istilah dengan nama “program”. Bila dibandingkan dengan proyek, program mempunyai jangka waktu yang lebih lama, lingkup lebih luas serta sumber daya yang dibutuhkan lebih luas.
Untuk membedakan antara proyek dan program, berikut ini adalah beberapa karakteristik yang dimiliki oleh proyek:
1. Memiliki sebuah tujuan tertentu.
2. Memiliki titik awal dan titik akhir tertentu.
3. Melibatkan beberapa departemen dan profesi.
4. Seringkali melakukan sesuatu yang belum pernah dilakukan sebelumnya.
5. Spesifik waktu, biaya dan syarat performansi.
Siklus Proyek
Apa pun motivasinya, sebuah proyek pasti akan melalui 6 tahap sebagai mana dapat dilihat pada gambar:
IDENTIVIKASI I
FORMULASI II
ANALISIS III
IMPLEMENTASI IV EVALUASI
VI
OPERASI V
Gambar 2.1 Siklus Proyek
Tahap identifikasi.
Tahap pertama yang perlu dilakukan adalah infestigasi yaitu Yaitu menentukan calon-calon proyek yanperlu dipertimbangkan untuk dilaksanakan.
Tahap Formulasi.
Tahap kedua yang perlu dilakukan adalah formulasi, yaitu mengadakan persiapan
dengan melakukan studi kelayakan dengan meneliti sejauh mana calon proyek
tersebut menurut aspek-aspek teknis institusional, sosial dan eksternalitas.
Menguji kemungkinan dapat dilaksanakannya suatu proyek sesuai design kasarnya.
Studi Kelayakan Proyek yang ideal akan berisi laporan perihal:
Ringkasan proyek Studi Teknis Studi institusional Studi sosial
Studi manajemen organisasi Studi finansial ekonomi Eksternalitas
Tahap analisi
Tahap ketiga yang harus dilakukan adalah analisi yaitu mengadakan appraisal atau evaluasi terhadap laporan-laporan studi kelayakan yang ada. Studi kelayakan proyek dianalisis untuk memilih yang terbaik di antara berbagai alternatif proyek yang ada berdasarkan ukuran tertentu.
Tahap implementasi
Tahap keempat yang harus dilakukan adalah implementasi yaitu tahap
pelaksanaan proyek tersebut. Di sini tanggung jawab utama dari para perencana
serta penilai proyek adalah mengadakan pengawasan terhadap pelaksanaan fisik
proyek agar sesuai dengan final designnya.
Tahap operasi
Tahap kelima yang harus dilakukan adalah tahap operasi yaitu mempertimbangkan metode-metode pembuatan laporan atas pelaksanaan operasinya. Laporan tersebut diperlukan untuk tahap selanjutnya.
2.3 Manajemen Proyek
Manajemen Proyek adalah Penerapan ilmu pengetahuan, keahlian dan ketrampilan, cara teknis yang terbaik dan dengan sumber daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan agar mendapatkan hasil yang optimal dalam hal kinerja, waktu, mutu dan keselamatan kerja. Dalam manajemen proyek, perlunya pengelolaan yang baik dan terarah karena suatu proyek memiliki keterbatasan sehingga tujuan akhir dari suatu proyek bisa tercapai. Yang perlu dikelola dalam area manajemen proyek yaitu biaya, mutu, waktu, kesehatan dan keselamatan kerja, sumberdaya, lingkungan, resiko dan sistem informasi. suatu proses kegiatan untuk melakukan perencanaan, pengorganiasian, pengarahan dan pengendalian atas sumber daya organisasi yang dimiliki perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu dan sumber daya tertentu pula.
Fase manajemen proyek
Penjadwalan adalah tantangan yang sulit bagi seorang manager. Resiko pada manajemen proyek yang sangat tinggi, kelebihan biaya dana keterlambatan yang tidak diperlukan terjadi, karna penjadwalan dan pengendalian yang buruk.
Proyek biasanya memekan waktu yang lama bahkan mencapai tahunan dan dikembangkan diluar sistem produksi normal.
Manajemen proyek dilakukan dalam tiga fase, yaitu:
1. Perencanaan .
Membuat uraian kegiatan-kegiatan, menyusun logika urutan kejadian- kejadian, menentukan syarat-syarat pendahuluan, menguraikan interaksi dan interdependensi antara kegiatan-kegiatan. Perencanaan adalah suatu proses yang mencoba meletakkan dasar tujuan dan sasaran termasuk menyiapkan segala sumber daya untuk mencapainya.
2. Penjadwalan.
Penaksiran waktu yang diperlukan untuk melaksanakan tiap kegiatan, menegaskan kapan suatu kegiatan berlangsung dan kapan berakhir dan merupakan perangkat untuk menentukan aktivitas yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek dalam urutan serta kerangka waktu tertentu.
3. Pengendalian.
perusahaan mengawasi sumber daya, biaya, kualitas, dan anggaran.
Perusahaan juga merevisi atau mengubah rencana dan menggeser atau mengelola kembali sumber daya agar dapat memenuhi kebutuhan waktu dan biaya.
2.4 Teknik Manajemen Proyek
Perencanaan sangat penting dalam pelaksanaan proyek karna akan menentukan penggunaan metode yang tepat digunakan dalam kegiatan tersebut.
Perencanaan yang tidak sesuai akan menyulitkan disaat pelaksanaanya. Oleh
karena itu, perencanaan proyek harus sesuia dengan batasan yang dimiliki (waktu,
biaya, jadwal dan performansi) tan tujuan yang ingin dicapai. Pada sebuah
perencanaan proyek, juga digunakan alat-alat sebagai berikut:
WBS (Work Breakdown Structure)
WBS adalah suatu metode pengorganisasian proyek menjadi struktur pelaporan hierarkis. WBS digunakan untuk melakukan Breakdown atau memecahkan tiap proses pekerjaan menjadi lebih detail.
Matriks tanggung jawab
Matriks ini digunakan untuk menentukan organisasi proyek, personil- personil kunci dan tanggung jawab pekerjanya.
Grand chard
Peta ini menggambarkan jadwal induk proyek dan jadwal pekerjaan secara detail.
Jaringan kerja ( Network )
Jaringan kerja digunakan untuk memperlihatkan urutan pekerjaan dari awal sampai akhir.
2.5 Metode Jalur Kritis Atau Critical Path Mathod (CPM)
Metode Jalus Kritis adalah suatu perangkat manajemen proyek yang
digunakan dalam efisiensi waktu dalam hal perencanaan dan penjadwalan suatu
proyek. Pada pelaksanaanya dapat menggunakan Gantt Chart atau
memperlihatkan pekerjaan pekerjaan yang kemungkinan dapat menghambat
pekerjaan yang lain jika terjadi penundaan. Melalui metode jalur kritis ini,
pelaksana dapat mengetahui pekerjaan – pekerjaan yang rawan dan berpengaruh
pada keseluruhan proses kerja. Apabila terjadi keterlambatan dan dengan mengetahui letak keterlambatan, maka dalam pelaksanaanya dapat dilakukan tindakan antisipasi atas ketidak efisiensinya waktu yang terjadi sebelumnya, sehingga keterlambatan disatu bagian tidak merambat kebagian yang lain
CPM adalah suatu metode yang dirancang untuk mengoptimalkan biaya proyek dimana dapat ditentukan kapan pertukaran biaya dan waktu harus dilakukan untuk memenuhi jadwal penyelesaian proyek dengan biaya seminimal mungkin. CPM merupakan suatu metode perencanaan dan pengendalian proyek- proyek yang merupakan sistem yang paling banyak digunakan diantara semua sistem yang memakai prinsip pembentukan jaringan. Dengan CPM, jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan berbagai tahap suatu proyek dianggap diketahui dengan pasti, demikian pula hubungan antara sumber yang digunakan dan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. CPM adalah suatu metode yang dirancang untuk mengoptimalkan biaya proyek dimana dapat ditentukan kapan pertukaran biaya dan waktu harus dilakukan untuk memenuhi jadwal penyelesaian proyek dengan biaya seminimal mungkin. Jadi CPM merupakan fasilitas analisa jaringan kerja yang berusaha mengoptimalkan biaya total proyek melalui pengurangan waktu penyelesaian total proyek yang bersangkutan. (Handoko, 2000)
Pada metode CPM terdapat dua buah pemikiran waktu dan biaya untuk
setiap kegiatan yang terdapat dalam jaringan. Kedua pemikiran tersebut adalah
perkiraan waktu penyelesaian dan biaya yang sifatnya dipercepat. Pada proses
penentuan perkiraan waktu penyelesaian akan dikenal istilah jalur kritis, yaitu
jalur yang memiliki rangkaian kegiatan dengen jumlah waktu terlama dan waktu
penyelesaian proyek yang tercepat. Jalur kritis juga bisa berisikan kegiatan – kegiatan dari awal sampai akhir jalur. Seorang menejer proyek harus bisa mengidentifikasi jalur kritis dengan baik, sebab pada jalur ini terdapat kegiatan yang jika pelaksanaanya terlambat maka akan mengakibatkan keterlambatan seluruh proyek. Pada jaringan kerja dapat seje terjadi beberapa jalur kritis (Murahartawati, 2011).
Pada umumnya kegiatan yang bersifat kritis dapat ditemui pada jalur atau lintasan sejak awal sampaiakhir proyek. Kemungkinan untuk menetapkan adanya lintas kritis pada satu jaringan digunakan metode yaitu diagram jaringan yang didebut juga dengan metode jalur kritis atau Critical Path Method (CPM). Jumlah simbol yang digunakan dalam sebuah jaringan kerja adalah minimal dua simbol dan maksimum tiga macam simbol.
Simbol – simbol tersebut antara lain:
a. Anak panah (arrow), Disini kegiatan digambarkan sebagai anak panah yg menghubungkan dua lingkaran yg mewakili dua peristiwa. Ekor anak panah merupakan awal & ujungnya merupakan akhir kegiatan.
b. Lingkaran kecil (node), menyatakan sebuah kejadian atau peristiwa atau event. Kejadian didefinisikan sebagai ujung atau pertemuan dari satu atau beberapa kegiatan.
c. Anak panah terputus-putus, menyatakan kegiatan semu atau
dummy . Dummy tidak mempunyai jangka waktu tertentu, karena tidak
memakai sejumlah sumber daya.
2.5.1 Aktivitas Dummy
Aktivitas dummy adalah aktivitas yang sebenarnya tidak ada, sehingga tidak memerlukan pemakaian sumber daya.. Dummy terjadi karena terdapat lebih dari satu kegiatan yang mulai dan selesai pada event yang sama.
Aktivita Dummy digunakan agar dalam pembuatan diagram atau network hubungan antara aktivitas – aktivitas dapat digambarkan dengan benar . Dummy diperlukan untuk menghindari jaringan kerja yang dimulai atau diakhiri oleh satu atau lebih kejadian.
Terdapat tiga sifat aktivitas semu, yaitu:
a. Waktu yang digunakan untuk melakukan aktivitas tersebut adalah relative sangat pendek dibandingkan aktivitas biasa. Oleh karena itu maka aktivitas semu ini dianggap tidak memerlukan waktu.
b. Menentukan boleh atau tidaknya aktivits selanjudnya dilakukan. Hal ini berarti bahwa apabila aktivitas semu itu belum selesai dikerjakan maka aktivitas selanjudnya belum boleh dilakukan.
c. Dapat mengubah jalur kritis dan waktu kritis.
Gambar 2.2 Aktivitas Dummy
AA
C
A
B
A