RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN (RPP) SMK
MENGIDENTIFIKASI PERLENGKAPAN KEARSIPAN BESERTA FUNGSINYA KELAS XI / SEMESTER I
Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan
DISUSUN OLEH:
DEVI SEPTA AZIZAH
(150412602850)
PROGRAM STUDI
PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI MALANG
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan berkah dan karunia-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan perangkat pembelajaran ini. Dan tak lupa shalawat serta salam selalu tercurahkan kepada junjungan besar Nabi Muhammad S.A.W, karena Beliau telah memberikan berbagai macam suri tauladan kepada umatnya, sehingga dapat menuntun umatnya dari jalan kegelapan kepada jalan yang terang benderang.
Perangkat ini dibuat dengan maksud memenuhi tugas Pengembangan Media Pembelajaan Berbasis TIK, untuk Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran. Perangkat ini dibuat sebagai acuan bagi para mahasiswa untuk melakukan peer-teaching, microteaching dan implementasinya dalam pembelajaran nyata melalui kegiatan PPL sehingga diperoleh hasil belajar kognitif, afektif dan psikomotorik.
Dengan demikian perangkat pembelajaran ini merupakan contoh perangkat RPP dan kelengkapannya yang melatihkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, psikomotor, keterampilan sosial dan menumbuhkembangkan perilaku berkarakter.
Mudah-mudahan perangkat ini memberikan kemudahan bagi mahasiswa ekonomi calon guru Administrasi Perkantoran dalam mengelola pembelajaran sehingga memberikan manfaat bagi peserta didiknya untuk mengembangkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, keterampilan sosial, dan mewujudkan perilaku berkarakter.
DAFTAR ISI
halaman
Kata Pengantar... 2
Daftar isi... 3
Silabus... 4
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran... 6
Materi Ajar... 11
LKS-1: Macam-Macam Perlengkapan Kearsipan... 15
LKS-2: Fungsi Perlengkapan Kearsipan... 18
LP-1: Penilaian Produk (Pilihan Ganda)... 20
LP-2: Asesmen Kinerja Psikomotor... 23
LP-3: Pengamatan Perilaku Berkarakter... 24
A. SILABUS MATA KEGIATAN MENAJEMEN KEARSIPAN
Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan Kompetensi Dasar :
1. Menentukan sistem kearsipan
2. Menetukan kebutuhan peralatan dan perlengkapan kearsipan 3. Mengimplementasikan sistem kearsipan
4. Memelihara sistem kearsipan
A. SILABUS
Nama Sekolah : SMKN 8 Malang
Mata Pelajaran : Kejuruan Administrasi Perkantoran Bidang keahlian : Bisnis dan Manajemen
Program K eahlian : Administrasi Perkantoran Kelas/ Semester : XI / I
Alokasi Waktu : 2 x 45 menit
Standar kompetensi : Mengelola sistem kearsipan
Kompetensi Dasar Materi Pokok Kegiatan Pembelajaran Penilaian Alokasi
Waktu Sumber Belajar
Mengidentifikasi alat dan bahan kearsipan
Mempersiapkan alat dan bahan kearsipan
Alat dan bahan kearsipan
o Alat-alat arsip o Bahan-bahan
arsip
Mengamati
Mengamati beberapa Alat-alat arsip
Bahan-bahan arsip
Menanya
Memberikan kesempatan peserta didik menanyakan hal yang berkaitan dengan Alat-alat arsip
Bahan-bahan arsip
Eksperimen/explore Menggunakan Alat-alat arsip Bahan-bahan arsip
Asosiasi
Menjelaskan Alat-alat arsip
Bahan-bahan arsip
Komunikasi
Mempresentasikan Alat-alat arsip
Bahan-bahan arsip
Tugas
Membuat resume tentang alat dan bahan kearsipan
Observasi
Ceklist lembar pengamatan pada saat peserta didik melakukan diskusi kelompok
Portofolio
Mengumpulkan dan mendokumentasi alat dan bahan kearsipan
Tes
Tes praktik daan tertulis bentuk uraian dan/atau pilihan ganda tentang alat dan bahan kearsipan
1. Drs. Syamsul Anwar, 1999, Kearsipan, Bandung: Titian Ilmu
2. Drs. Basir Barthos, 2012, Manajemen Kearsipan, Jakarta: Bumi Aksara 3. Dra. Gina Madiana, Kearsipan SMK:
1994; Bandung : Armico,
4. Zulkifli Amsyah, manajemen, ,1995, Kearsipan, Jakarta : Gramedia,
B. RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN
Satuan Pendidikan : Kurikulum 2013
Mata Pelajaran : Kejuruan Administrasi Perkantoran Kelas/Semester : Kelas XI / Semester I
Materi Pembelajaran : Mengelola Sistem Kearsipan Alokasi Waktu : 2 x 45 menit
I. Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan
II. Kompetensi Dasar : Mengidentifikasi alat dan bahan kearsipan
III. Indikator A. Kogntif
1. Produk
a. Mengenal dan mengerti jenis perlengkapan kearsipan
b. Mengetahui dan memahami fungsi dan kegunaan perlengkapan kearsipan
2. Proses
Melaksanakan ceklist perlengkapan kearsipan secara tepat dan efisien yang meliputi kegiatan:
a. Mengenal b. Memahami
B. Psikomotor
1. Memahami dan menganalisa perlengkapan kearsipan 2. Mengidentifikasi perlengkapan sesuai fungsi dan kegunaan
C. Afektif
A. Kognitif
1. Produk
a. Peserta didik dapat menyebutkan jenis perlengkapan kearsipan dengan mengerjakan soal sebagaimana pada Lembar Penilaian 1, yaitu soal pilihan ganda.
b. Peserta didik dapat mengidentifikasi perlengkapan sesuai dengan fungsi dan kegunaan dengan mengerjakan soal sebagaimana pada Lembar Penilaian 1, yaitu soal pilihan ganda.
2. Proses
Disediakan berbagai macam perlengkapan kearsipan sehingga siswa dapat mengenal dan mengetahui fungsi dan kegunaan perlengkapan yang digunakan dalam kearsipan.
B. Psikomotor
Disediakan perlengkapan kearsipan (kartu indeks, kartu tunjuk silang, lembar pinjam arsip, map pengganti, dan buku arsip). Siswa dapat mengenal dan mengidentifikasi perlengkapan tersebut sesuai dengan tugas kinerja yang ditentukan pada Lembar Penilaian 2, yaitu Psikomotor.
C. Afektif
1. Karakter
Proses belajar mengajar berpusat pada siswa. Memiliki kemajuan dalam menunjukkan karakter teliti, rapi, disiplin dan cekatan yang sesuai dengan Lembar Penilaian 3, yaitu Pengamatan Perilaku Berkarakter. 2. Kerampilan sosial
V. Model dan Metode Pembelajaran
Model pembelajaran yang digunakan yakni model pembelajaran kontekstual (CTL). Sedangkan metode yang digunakan yakni ceramah dengan variasi media power point yang tampilannya menarik.
VI. Bahan
Rangkuman materi dan latihan soal dalam media power point
VII. Alat dan Media
Alat yang digunakan dalam proses pembelajaran adalah :
Seperangkat alat dan bahan kearsipan Alat Tulis Kantor (ATK)
Laptop
LCD
Media yang digunakan dalam proses pembelajaran adalah :
Slide tentang gambar perlengkapan kearsipan yang dikemas dengan
menarik
Slide latihan soal dengan automation scoring.
VIII. Proses Belajar Mengajar A. Pendahuluan
Kegiatan
Penilaian oleh Pengamat
1 2 3 4
1. Mengkomunikasikan tujuan pembelajaran produk, proses, psikomotor, keterampilan sosial dan karakter. Siswa dapat menjelaskan dan menunjukkan setiap peralatan dan perlengkapan kearsipan dengan media MS Power Point.
Guru meminta siswa menyebutkan apa saja peralatan dan perlengkapan kearsipan yang mereka ketahui.
B. Inti
a. Siswa mengemukakan fungsi dari perlengkapan yang telah disebutkan.
b. Guru memberikan penjelasan yang lebih rinci kepada siswa tentang fungsi perlengkapan yang telah disebutkan siswa sebelumnya dengan menampilkan slide power point yang disertai penjelasan dan gambar.
c. Guru memberikan seperangkat peralatan kearsipan.
d. Siswa berdiskusi tentang fungsi dan keguanaan peralatan yang telah diberikan oleh guru.
Penggalan 2
a. Siswa mengerjakan Latihan Soal pada Slide Power Point dengan automation scoring.
b. Guru dan siswa mendiskusikan jawaban dari Latihan Soal yang telah dikerjakan oleh siswa.
c. Membimbing kelompok berkomunikasi untuk menyampaikan pendapat dalam menarik kesimpulan dengan mengacu pada lembar kerja.
XI. Sumber Pembelajaran
1. Silabus 2. Modul
3. Media Slide Power Point dengan Scoring
4. Lembar Penilaian 1, yaitu Tes pilihan ganda beserta kunci jawaban. 5. Lembar Penilaian 2, yaitu Psikomotor .
6. Lembar Penilaian 3, yaitu Pengamatan Perilaku Berkarakter. 7. Lembar Penilaian 4, yaitu Keterampilan Sosial.
X. Daftar Pustaka
Modul Sri Endang R, 2009, Mengelola Sistem Kearsipan, Jakarta : Erlangga.
XI. Lampiran
1. Materi Ajar (Terlampir).
2. LKS-1, Macam-macam peralatan kearsipan (Terlampir). 3. LKS-2 (Terlampir).
4. Lembar Penilaian 1, yaitu Tes pilihan ganda beserta kunci jawaban (Terlampir).
5. Lembar Penilaian 2, yaitu Psikomotor (Terlampir).
6. Lembar Penilaian 3, yaitu Pengamatan Perilaku Berkarakter (Terlampir). 7. Lembar Penilaian 4, yaitu Keterampilan Sosial (Terlampir).
Mengetahui, Malang, Mei 2017
Kepala Sekolah Guru Mata Diklat
Lampiran 1 : Materi Ajar
A. JENIS DAN FUNGSI PERLENGKAPAN KEARSIPAN
1. Jenis perlengkapan kearsipan
Bahan kearsipan (Perlengkapan) adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama (penggunaannya relatif singkat). Artinya bahan-bahan ini selalu disediakan secara terus menerus.
Beberapa bahan kearsipan adalah sebagai berikut : a. Kartu Indeks
Kartu indeks adalah kartu yang berisi suatu riwayat arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12.5 cm x 7.5 cm. Kartu indeks mencatat informasi tentang:
1) Judul/nama surat, 2) Nomor surat, 3) Hal surat, 4) Tanggal surat, 5) Kode surat,
6) Kode kartu indeks.
Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan system penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor. Kartu indeks tidak digunakan jika asrip/dokumen dengan menggunakan system abjad. Hal ini disebabkan kartu indeks dibuat untuk membantu menemukan arsip apabila petugas atau si peminjam lupa tentang judul/caption/kode dari surat yang akan dipinjam. Seseorang biasanya lebih mudah mengingat nama orang/perusahaan.Oleh karena itu, kartu indeks ini disimpan berdasarkan nama orang/perusahaan sehingga susunannya diurutkan secara alfabetis. Misalkan suatu arsip disimpan dengan menggunakan system masalah/subjek. Sebelum arsip tersebut disimpan ,terlebih dahulu dibuat kartu indeks. Untuk mencari ditempat penyimpanan,tetapi jika tidak mengetahui (tidak ingat), maka sebelum mencari surat di tempat penyimanannya,terlebih dahulu mencari kartu indeks pada laci kardex untuk mengetahui lokasi penyimpanan arsip tersebut.
Salah satu cara yang dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang. Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukkan tempat (map) dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukkan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12,5cm x 7,5cm. Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk disilangnya,tetapi hanya arsip tertentu saja yang memang benar-benar perlu dibuatkan kartu tunjuk silangnya.
Hal ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang berarti menambah beban kerja,waktu dan peralatan. Disamping itu, penggunaan kartu tunjuk silang yang
berlebihan justru menambah keruwetan penyimpanan. Beberapa kriteria dari suatu arsip yang peru dibuatkan kartu tunjuk silangnya antara lain sebagai berikut :
1) Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu judul/captiom/nama.
Contoh : • Abdurrahman Wahid sering dipanggil dengan nama Gus Dur. Kedua nama tersebut sama-sama popular, maka dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya. 2) Jika surat/arsip yang disimpan pada filling cabinet mempunyai lampiran dokumen
lain yang ukurannya besar dan tidak memungkinkan untuk disimpan pada laci filling cabinet.
misalnya berupa peta, gambar, maka hal demikian dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya.
Penyimpanan kartu tunjuk silang dapat dilakukan dengan 2 cara, antara lain sebagai berikut:
1) Disimpan dengan menggunakan tempat tersendiri seperti kotak, disusun secara alfabetis. Hal ini dilakukan jika kartu tunjuk silang jumlahnya banyak.
2) Disimpan dibagian paling belakang laci filiing cabinet, dibelakang guide PS (Petunjuk Silang). Ini dilakukan jika kartu tunjuk silangnya sedikit.
c. Lembar Pinjam Arsip (out slip)
Lembar ini digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. Adapun kegunaan dari lembar peminjan arsip, antara lain sebagai berikut:
1) Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip.
2) Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam.
3) Sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam.
5) Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.
Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, antara lain sebagai berikut:
1) Lembar 1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam. 2) Lembar 2 untuk peminjam arsip sebagai bukti peminjaman.
3) Lembar 3 untuk petugas arsip (arsiparis) yang disimpan pada tickler file sebagai bahan ingatan.
d. Map Pengganti (out folder)
e. Buku Arsip
Buku arsip adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan arsip.
No penyimpanTanggal
an Judul Surat Nomor surat
Tanggal
Surat Hal Surat Keterangan
001 2 september 2013
002 20 September 2013
2. Fungsi perlengkapan kearsipan
Bahan Kearsipan memegang peranan penting di dalam pelaksanan kegiatan kearsipan, dengan adanya bahan kearsipan menjadikan siklus kearsipan menjadi mudah, cepat, tepat guna dan daya pemanfaatannya yang tinggi. Penyesuaian bahan kearsipan sangat diperlukan mengingat jenis dari arsip yang berbeda-beda. Memilih dan menggunakan bahan kearsipan yang tepat guna merupakan syarat utama pengelolaan arsip yang baik. Bahan kearsipan mempunyai beberapa fungsi, diantaranya:
a. Sebagai alat bantu pengelolaan arsip.
b. Alat untuk memudahkan penyimpanan arsip, bisa juga sebagai wadah penyimpanan arsip.
Lampiran 2: LKS-1 (Macam-Macam Perlengkapan Kearsipan)
Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________ Tgl: _______________
Lembar Kerja Siswa 1 : Macam-Macam Perlengkapan Kearsipan
Tujuan :
1. Dapat memahami pengertian perlengkapan kearsipan 2. Dapat mengetahui macam-macam perlengkapan kearsipan
Rumusan Masalah : Apa saja macam-macam perlengkapan kearsipan ?
Langkah – langkah :
1. Mendefinisikan dengan bahasa sendiri tentang arti/makna perlengkapan kearsipan. 2. Untuk pendalaman pemahaman konsep, siswa diminta memberi contoh perlengkapan
kearsipan dalam kegiatan perkantoran.
3. Mendiskusikan dalam kelompok kecil, menganalisis dampak apabila perlengkapan kearsipan dalam instansi tidak lengkap.
Analisis :
2. Apa saja macam-macam perlengkapan kearsipan yang ada di dalam sebuah kantor atau instansi?
Kunci Lembar Kerja 1 : Macam – MacamPerlenglapan Kearsipan
1. Bahan kearsipan (Perlengkapan) adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama (penggunaannya relatif singkat). Artinya bahan-bahan ini selalu disediakan secara terus menerus.
2. Perlengkapan kearsipan a. kartu indeks
Lampiran 3 : LKS-2 (Fungsi Peralatan Kearsipan)
Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________ Tgl: _______________
Lembar Kerja Siswa 2 : Fungsi Peralengkapan Kearsipan
Tujuan :
1. Dapat memahami fungsi perlengkapan kearsipan
Rumusan Masalah : Apa fungsi perlengkapan kearsipan ?
Alat
3-5 macam perlengkapan kantor
Langkah – langkah :
1. Mendefinisikan dengan bahasa sendiri tentang fungsi perlengkapan kearsipan.
2. Untuk pendalaman pemahaman konsep, siswa diminta memberi contoh perlengkapan kearsipan dalam kegiatan perkantoran.
3. Mendiskusikan dalam kelompok kecil, menganalisis apa fungsi masing-masing perlengkapan kearsipan tersebut dalam sebuah kantor/instansi.
Analisis :
Kunci Lembar Kerja 1 : FungsiPerlenglapan Kearsipan
1. Bahan Kearsipan memegang peranan penting di dalam pelaksanan kegiatan kearsipan, dengan adanya bahan kearsipan menjadikan siklus kearsipan menjadi mudah, cepat, tepat guna dan daya pemanfaatannya yang tinggi. Penyesuaian bahan kearsipan sangat diperlukan mengingat jenis dari arsip yang berbeda-beda. Memilih dan menggunakan bahan kearsipan yang tepat guna merupakan syarat utama pengelolaan arsip yang baik. Bahan kearsipan mempunyai beberapa fungsi, diantaranya:
a. Sebagai alat bantu pengelolaan arsip.
b. Alat untuk memudahkan penyimpanan arsip, bisa juga sebagai wadah penyimpanan arsip.
Lampiran 4 : Lembar Penilaian 1, yaitu Tes pilihan ganda beserta kunci jawaban Pilihlah salah satu jawaban a , b, c, d, atau e yang dianggap paling benar!
1. Fungsi perlengkapan arsip adalah sebagai berikut… a. Sebagai sarana penyimpan arsip.
b. Alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan dibidang kearsipan.
c. Alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan, sehingga arsip bertahan lama.
d. Peralatan arsip yang baik tentunya akan mendukung penyimpanan arsip secara maksimal.
e. Alat untuk mendukung reputasi perusahaan.
2. Lembar kartu kendali terdiri dari tiga warna, lembar pertama berwarna kuning lembar kedua berwarna hijau dan lembar ketiga berwarna...
a. Putih b. Hijau muda c. Merah d. Biru
e. Merah muda
3. Di dalam kartu indeks mencatat tentang, kecuali.… a. Hal surat
b. Tanggal surat c. Nomor surat d. Kode surat e. Alamat surat
4. Lembar pinjam arsip berfungsi untuk… .
a. Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikan b. Menunjukan tempat dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang
ditunjukan
c. Memisahkan surat yang diterima
d. Menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil
5. Kartu indeks di simpan apabila menggunakan system penyimpanan, kecuali… . a. Subjek
b. Abjad c. Tanggal d. Nomor e. Wilayah
6. Kartu indeks dan kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran... . a. 14.5 cm x 7.5 cm
b. 12.5 cm x 7.5 cm c. 12.5 cm x 7.7 cm d. 12.5 cm x 9.5 cm e. 16.5 cm x 7.5 cm
7. Gambar di bawah ini disebut kartu... .
a. Kartu tanda penduduk b. Kartu nota
c. Kartu garansi d. Kartu tunjuk silang e. Map pengganti
8. Untuk mencegah terjadinya kehilangan arsip akibat peminjaman yang tidak tertib maka dapat digunakan... .
a. Kartu indeks b. Kartu tunjuk silang c. Outslip
a. Kartu nama b. Surat c. Undangan d. Flashdisk e. CD
10. Map yang tidak mempunyai daun penutup tatapi mempunyai penjepit di tengah disebut... .
a. Folder b. Ordener c. Stopmap folio d. Hanging folder e. Map snelhecter
Kunci Jawaban : 1. D
2. B 3. E 4. A 5. B
Lampiran 5 : Lembar Penilaian Psikomotor Prosedur:
1. Disediakan seperangkat perlengkapan kearsipan
2. Siswa diberikan tugas secara berkelompok untuk menjelaskan fungsi/kegunaan dan mencoba menggunakan perlengkapan kearsipan tersebut
3. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja yang telah dibuat
4. Berikan format tersebut kepada siswa sebelum asesmen dilakukan
5. Siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format tersebut
Lembar Asesmen Kinerja Psikomotor
No Rincian Tugas Kinerja Skor
Maksimum
Skor Asesmen
Oleh siswa
sendiri Oleh guru 1 Memilah apa saja yang temasuk
dalam perlengkapan arsip 25 2. Mengidentifikasikan kemampuan
kerjasama dalam kelompok 20 3 Mengidentifikasi fungsi dan
kegunaan dari setiap perlengkapan arsip
25
4 Mengoperasikan perlengkpam arsip
dengan benar 30
J u m l a h 100
Malang, Mei 2017
Siswa Guru
Lampiran 6 : Lembar Penilaian Pengamatan Perilaku Berkarakter Nama siswa :
Kelas :
Tanggal :
Petunjuk:
Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, berilah penilaian atas perilaku berkarakter siswa menggunakan skala berikut ini;
A : Sangat baik B : Memuaskan
C : Menunjukkan kemampuan D : Memerlukan perbaikan
Format Pengamatan Perilaku Berkarakter
No
Malang, Mei 2017 Pengamat
( )
Kelas : Tanggal :
Petunjuk:
Untuk setiap keterampilan sosial berikut ini, berilah penilaian atas keterampilan sosial siswa tersebut dengan menggunakan skala berikut ini:
A : Ssangat baik B : Memuaskan
C : Menunjukkan kemajuan D : Memerlukan perbaikan
Format Pengamatan Keterampilan Sosial
No
Rincian Tugas Kinerja (RTK)
Memerlukan perbaikan
(D)
Menunjukkan kemajuan
(C)
Memuaskan (B)
Sangat baik (A)
1 Berkomunikasi 2 Bekerjasama 3 Melayani
Malang, Mei 2017 Pengamat
