SISTEM PENJADWALAN KULIAH
Pusat Komputer dan Sistem Informasi
Universitas Al Azhar Indonesia
PKSI UAI – 28/11/2011 2
PENDAHULUAN
Sistem Penjadwalan Kuliah berbasis web ini dibuat berdasarkan bisnis proses yang berjalan di UAI. Daftar aktor yang terlibat:
• Biro Akademik (BAA)
• Sekretariat Fakultas (SF) dan Koordinator Akademik (KA)
• Biro Rumah Tangga (BRT)
Proses Penjadwalan Kuliah sebagai berikut:
1. BAA input daftar MKU yang akan dibuka.
2. SF/KA input daftar MKF & MKP yang akan ditawarkan pada semester yang bersangkutan, dengan cara memasukkan nama kelas di Mata Kuliah yang akan dibuka.
3. BAA melakukan proses approval terhadap data yang dikirimkan SF/KA.
4. Jika disetujui, sistem akan memberikan jumlah lokal yang dapat digunakan, berdasarkan total SKS per-prodi.
5. SF/KA memasukkan Dosen Pengajar, Hari, Jam, dan Perkiraan Peserta. Jika sudah selesai, data dikirim ke BAA.
6. BAA melakukan proses approval terhadap data jadwal yang dikirim. 7. Jika sudah disetujui BAA, BRT melakukan plot ruang kuliah.
PKSI UAI – 28/11/2011 4
Input Buka MK Ditawarkan [BAA]
Aktor utama adalah Biro Administrasi Akademik [BAA].Langkah-langkah input Buka MK:
1. Login sebagai BAA dengan memasukan nama username dan password.
3. Maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini
4. Pilih Program Studi yang ingin diproses ( klik link Program Studi ).
PKSI UAI – 28/11/2011 6
6. Pengguna dapat memilih kurikulum yang akan dibuka dengan me-klik dropbox Pilih Kurikulum, dan sistem akan menampilkan daftar mata kuliah sesuai kurikulum yang dipilih. 7. Isi Nama Kelas dipisah dengan koma (,) misal: IF10A, IF10B, disesuaikan dengan perkiraan
jumlah peserta. Sistem secara otomatis akan menghitung ΣΣΣΣ Kelas yang dibutuhkan.
8. Setelah selesai, klik tombol “Simpan MKU Dibuka” yang tersediak di bagian bawah layar tampilan.
PKSI UAI – 28/11/2011 8
Proses Penjadwalan Kuliah [BAA]
Aktor utama adalah Biro Administrasi Akademik (BAA).Langkah-langkah proses Penjadwalan Kuliah:
1. Login sebagai BAA.
4. Sistem akan menampilkan daftar MKU yang telah diinput dan siap untuk dilengkapi dengan data Dosen pengajar, Hari, Jam, dan Σ Mahasiswa yang diperkirakan.
5. Perkiraan Mahasiswa berfungsi untuk menentukan ruangan yang sesuai dengan Mata Kuliah ketika proses plot ruang kuliah.
6. Pilih R.Lab jika Mata Kuliah tersebut perlu menggunakan Laboratorium.
7. Centang Prioritas – agar MK tersebut mendapat prioritas kelas yang selantai dengan lokasi fakultas ybs.
8. Centang Pinjam Lokal berfungsi untuk meminjam lokal di prodi lain yang masih dalam satu fakultas.
9. Jika Mata Kuliah memiliki jadwal > 1 (pecah jadwal) atau memiliki banyak dosen atau digabung dengan MK lain, klik link Nama MK ybs. Maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini:
PKSI UAI – 28/11/2011 10
11. Jika sudah selesai, klik tombol Kirim Jadwal untuk kemudian diproses oleh BAA, maka akan tampil :
Input Buka MK Ditawarkan
Aktor utama adalah Sekretariat Fakultas (SF) dan Koordinator Akademik (KA).
Langkah-langkah input Buka MK:
1. Login sebagai SF atau KA dengan memasukan nama username dan password.
2. Klik link Buka MK yang berada pada sisi kanan layar tampilan.
PKSI UAI – 28/11/2011 12
4. Pilih Program Studi yang ingin diproses ( klik link Program Studi ).
5. Sistem akan menampilkan dropbox untuk Pilih Kurikulum (by default yang ditampilkan adalah Kurikulum 2010).
6. Pengguna dapat memilih kurikulum yang akan dibuka dengan me-klik dropbox Pilih Kurikulum, dan sistem akan menampilkan daftar mata kuliah sesuai kurikulum yang dipilih. 7. Isi Nama Kelas dipisah dengan koma (,) misal: IF10A, IF10B, disesuaikan dengan perkiraan
jumlah peserta. Sistem secara otomatis akan menghitung ΣΣΣΣ Kelas yang dibutuhkan.
8. Setelah selesai, klik tombol kirim “Kirim MK Dibuka ke BAA” yang tersediak di bagian bawah layar tampilan.
9. Maka akan muncul Daftar Mata Kuliah yang sudah dipilih, dengan Status yang berarti belum diproses. Sistem juga menampilkan daftar MKU yang telah diisi oleh BAA dengan status yang berarti sudah disetujui. Di bawahnya tampil Form Konfirmasi, di mana terdapat text area yang dapat diisi pesan kepada BAA.
PKSI UAI – 28/11/2011 14
Approve
Mata Kuliah Dibuka
Aktor: Biro Akademik (BAA).
Langkah-langkah approve MK Dibuka:
1. Login sebagai BAA dengan memasukan nama username dan password.
2. Klik link “Approve MK Dibuka” yang berada pada sisi kanan layar tampilan.
4. Sistem akan menampilkan daftar MK Dibuka sesuai prodi yang dipilih, lengkap dengan ΣΣΣΣ Kelas dan Nama Kelas.
5. Centang mata kuliah yang disetujui.
PKSI UAI – 28/11/2011 16
Proses Penjadwalan Kuliah
Aktor utama adalah Sekretariat Fakultas (SF) dan Koordinator Akademik (KA).
Langkah-langkah proses Penjadwalan Kuliah:
1. Login sebagai SK atau KA. 2. Klik Link “Proses Jadwal”.
4. Sistem akan menampilkan daftar MK yang telah disetujui dan siap untuk dilengkapi dengan data Dosen pengajar, Hari, Jam, dan Σ Mahasiswa yang diperkirakan.
5. Centang Prioritas – agar MK tersebut mendapat prioritas kelas yang selantai dengan lokasi fakultas ybs.
6. Centang Pinjam Lokal berfungsi untuk meminjam lokal di prodi lain yang masih dalam satu fakultas.
7. Jika Mata Kuliah memiliki jadwal > 1 (pecah jadwal) atau memiliki banyak dosen atau digabung dengan MK lain, klik link Nama MK ybs.
PKSI UAI – 28/11/2011 18
Approve
Jadwal Kuliah
Aktor: Biro Akademik (BAA).
Langkah-langkah approve Jadwal Kuliah:
1. Login sebagai BAA.
2. Klik Link Approve Jadwal Kuliah.
PKSI UAI – 28/11/2011 20
Plot Ruang Kuliah
Aktor: Biro Rumah Tangga (BRT).Langkh-langkah plot ruang kuliah:
1. Login sebagai BRT.
2. Klik Link Plot Ruang Kuliah.
3. Sistem akan menampilkan daftar Jadwal Mata Kuliah yang belum memiliki ruang.
4. Klik tombol “Plot Ruang”.
7. Untuk MK yang belum dapat ruang, BRT melakukan plot ruang secara manual dengan cara: a. Klik Nama Prodi.
