IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PADA PERUSAHAAN MULTI FINANCE
Dosen:
Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA Dibuat oleh :
Yohana Premavari (55516120056)
MAGISTER AKUNTANSI PROGRAM PASCASARJANA (S2)
UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA
ABSTRACK
Sistem informasi saat ini merupakan bagian sangat penting bagi perusahaan. Sistem informasi memiliki peranan yang penting bagi perusahaan dalam menunjang kegiatan bisnis perusahaan. Sistem informasi membantu perusahaan untuk melakukan sesuatu yang lebih kreatif dan lebih baik dari pesaing, membuat produk - produk unggulan dengan harga yang bersaing, meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dan pemasok, dan semuanya itu akan meningkatkan performance, penjualan, dan laba perusahaan. Hal ini menjadikan teknologi dan sistem informasi mempunyai peranan yang penting bagi perusahaan.
Tujuan penulisan ini ingin mengetahui implementasi sistem informasi. dan mengidentifikasi sumber daya sistem informasi yang mendukung dalam implementasi sistem informasi pada Perusahaan Multi Finance . Penelitian ini menggunakan metode Kualitatif dengan studi literature dalam bidang keilmuan Sistem Informasi dan Information Technology (IT) Informasi didapatkan dari artikel, modul dan internet. Disamping itu berdasarkan pengalaman empiris serta pengamatan langsung pada objek penelitian Perusahaan Multi Finance dan pada unit analisis Departemen/ bagian MIS/EDP.
BAB I PENDAHALUAN
Teknologi informasi saat ini sudah semakin berkembang pesat dan menjadi bagian penting dalam menjalankan kehidupan sehari – hari, hal ini dikarenakan banyaknya penemuan – penemuan baru di bidang komunikasi dan informasi sehingga penermuan – penemuan ini banyak mendukung dalam kemajuan sistem informasi.
Sistem informasi adalah suatu sistem terintegrasi yang mampu menyediakan informasi yang bermanfaat bagi penggunanya. Sistem Informasi informasi saat ini merupakan bagian sangat penting bagi perusahaan. Sistem informasi memiliki peranan yang penting bagi perusahaan dalam menunjang kegiatan bisnis perusahaan yaitu meningkatkan efisiensi perusahaan, meningkatkan keunggulan operasional perusahaan,dan membantu manajemen dalam pengambilan keputusan. Sistem informasi membantu perusahaan untuk melakukan sesuatu yang lebih kreatif dan lebih baik dari pesaing, membuat produk - produk unggulan dengan harga yang bersaing, meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dan pemasok, dan semuanya itu akan meningkatkan performance, penjualan, dan laba perusahaan. Hal ini menjadikan teknologi dan sistem informasi mempunyai peranan yang penting bagi perusahaan. Selain itu sistem informasi akan membantu perusahaan mengetahui sampai dimanakah kemampuan dan pencapaian perusahaan dalam menjalankan bisnisnya.
Poin-poin penting mengapa sistem informasi harus ada pada sebuah perusahaan:
1. Mendorong perusahaan untuk sadar bahwa data informasi perusahaan dapat dikelola dengan lebih baik.
2. Menghindari kesalahan fatal akibat kelalaian sumber daya manusia, meskipun dengan sebuah sistem informasi tetap harus menggunakan paling tidaknya tidak sebanyak kegiatan manual.
3. Kemudahan manajemen perusahaan baik dari segi waktu, kemudahan dan keefektifan.
4. Perusahaan akan lebih peka dengan adanya kekeliruan, dan kelengkapan informasi data pada perjalanan bisnis perusahaan. Sehingga dengan latar belakang tersebut segala upaya perbaikan dan evaluasi bisa cepat segera dilakukan.
5. Mengendalikan kinerja bisnis supaya lebih cepat dengan pendayagunaan waktu yang efektif dan maksimal.
bahwa Perusahaan Multi Finance memiliki komitmen yang sangat tinggi terhadap pengembangan teknologi informasi. Perubahan organisasi Teknologi Informasi ini menjadi bagian dari rangkaian implementasi komitmen pada Teknologi Informasi yang sudah dilaksanakan sejak tahun 2004. Melihat perkembangan teknologi informasi di lingkungan Perusahaan Multi Finance sejak tahun 2007 Perusahaan Multi Finance telah mematenkan sistem informasi yang dibuat.
Berdasarakan uraian di atas maka saya tertarik untuk menganalisis sistem informasi yang ada pada Perusahaan Multi Finance
Perumusan masalah dalam penelitian ini adalah:
1. Bagaimana implementasi sistem informasi pada Perusahaan Multi Finance 2. Apa manfaat dan kelemahan sistem informasi pada Perusahaan Multi Finance
?
Berdasarkan permasalahan di atas, tujuan penelitian dapat digambarkan sebagai berikut:
1. Mengidentifikasi implementasi sistem infromasi pada Perusahaan Multi Finance ,
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan seperangkat komponen yang saling terkait yang mengumpulkan (atau mengambil), memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan kontrol dalam sebuah organisasi (Laudon dan Laudon, 2012)
Menurut O’Brien (2005), sistem informasi adalah suatu kombinasi terartur apapun dari people (orang), hardware (perangkat keras), software (piranti lunak), computer networks and data communications (jaringan komunikasi), dan database (basis data) yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi di dalam suatu bentuk organisasi.
B. Tujuan Sistem Informasi
Tujuan dari sistem informasi adalah menghasilkan informasi. Sistem informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya. Data yang diolah saja tidak cukup dapat dikatakan sebagai suatu informasi. Untuk dapat berguna, maka informasi harus didukung oleh tiga pilar sebagai berikut: tepat kepada orangnya atau relevan (relevance), tepat waktu (timeliness), dan tepat nilainya atau akurat (accurate). Keluaran yang tidak didukung oleh tiga pilar ini tidak dapat dikatakan sebagai informasi yang berguna, tetapi merupakan sampah (garbage).
C. Komponen Sistem Informasi
John Burch dan Gary Grudnitski (Jogiyanto,2005) mengemukakan bahwa Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block). Sebagai suatu sistem, blok bangunan tersebut masing-masing berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. Blok bangunan tersebut terdiri dari (Jogiyanto,2005):
1. Blok Masukan (Input Block)
2. Blok Model (ModelBlock)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok Keluaran (OutputBlock)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi (Technology Block)
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras.
5. Blok Basis Data (DatabaseBlock)
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (DatabaseManagement Systems).
6. Blok Kendali (Controls Block)
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
1. Sumber Daya Manusia
Manusia dibutuhkan untuk pengoperasian semua sistem informasi, sumber daya manusia ini meliputi pemakai akhir dan pakar sistem informasi
1. Pemakai akhir adalah orang-orang yang menggunakan sistem informasi atau informasi yang dihasilkan sistem tersebut. Mereka adalah para pelanggan, tenaga penjualan, teknisis, staf administrasi, akuntan atau para manajer. Sebagian besar dari pemakai sistem informasi dalam dunia bisnis adalah pekerja ahli, yaitu orang yang sebagian besar waktunya untuk berkomunikasi dan bekerja sama dalam tim serta kelompok kerja yang membuat, menggunakan dan menyebarkan informasi.
2. Pakar Sistem Informasi adalah orang - orang yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi. Mereka adalah analis sistem, pembuat software, operator sistem, personal tingkat manajerial, teknisis dan staf administrasi sistem informasi lainnya. Analis sistem bertugas sebagai pendesain sistem berdasarkan pada kebutuhan informasi dari pemakai akhir. Pembuat software bertugas membuat program komputer yang di berdasarkan pada spesifikasi yang di peroleh dari analis sistem. Operator bertugas membantu mengawasi serta mengoperasikan sistem komputer dan jaringan yang besar.
2. Sumber Daya Hardware
Konsep sumber daya pemrosesan informasi. Secara khusus, sumber daya ini meliputi tidak hanya mesin, seperti komputer dan perlengkapan lainnya, tetapi juga semua media data, yaitu objek berwujud tempat data dicatat, dari lembaran kertas hinggadisk magnetis atau optical. Contoh-contoh sumber daya hardware dalam sistem informasi berbasis komputer adalah :
1. Sistem komputer, yang terdiri dari unit pemrosesan pusat yang berisi pemrosesan mikro, dan berbagai periferal yang saling berhubungan. Contoh adalah sistem komputer palmtop, atau desktop. Sistem komputer berskala menengah dan sistem komputer mainframe besar.
2. Periferal komputer, yang berupa peralatan seperti keyboard atau electronic mouseuntuk input data dan perintah, layar video, atau printer untuk output informasi, dandisk magnetis/optikal untuk menyimpan sumber daya data.
3. Sumber Daya Software
a. Software system, seperti program sistem operasi, yang mengendalikan serta mendukung operasi sistem komputer.
b. Software aplikasi, yang memprogram pemrosesan langsung bagi penggunaan tertentu dalam sistem komputer oleh penguna akhir. Contoh : program analisis penjualan, program pengolah kata.
c. Prosedur, yang mengoperasikan perintah bagi orang-orang yang akan menggunakan sistem informasi. Contoh ; perintah untuk mengisi formulir kertas atau menggunakan software.
4. Sumber Daya Data
Sumber daya data dapat berupa angka, huruf serta karater lainnnya yang menjelaskan transaksi bisnis dan kegiatan serta entitas lainnya. Data teks berupa kalimat yang digunakan untuk menulis komunikasi, data gambar, seperti grafik dan angka-angka. Serta data dalam bentuk audio video.Sumber daya data pada umumnya disimpan, diatur dan diakses oleh berbagai teknologi pengelolaan sumber daya data ke dalam :
1. Database yang menyimpan data yang telah diproses dan diatur.
2. Dasar pengetahuan yang menyimpan pengetahuan dalam berbagai bentuknya seperti fakta, peraturan.
5. Sumber Daya Jaringan
Teknologi telekomunikasi dan jaringan seperti Internet, Intranet, dan ekstranet telah menjadi hal yang mendasar bagi operasi e-business dan e-commerce yang berhasil untuk semua jenis organisasi dan dalam sistem informasi berbasis komputer. Jaringan telekomunikasi terdiri dari komputer, pemroses komunikasi danperalatan lainnya yang dihubungkan antara satu dengan lainnya melalui media komunikasi serta dikendalikan melalui software komunikasi. Sumber daya jaringan meliputi :
a. Media komunikasi, misalnya kabel twisted-pair, kabel tembaga, kabel serat optik, teknologi gelombang mikro, seluler dan satelit yang tanpamenggunakan kabel.
E. Manfaat Sistem Informasi
Manfaat sistem informasi menurut O’Brien dan Marakas (2008)
Mendukung fungsi dari area bisnis untuk mencapai tujuan yang mencakup bagian keuangan, akuntansi, operasional, pemasaran, dan sumber daya manusia.
Untuk meningkatkan efisiensi dari proses produksi, meningkatkan efisiensi dari proses produksi, meningkatkan produktivitas pekerja, memberikan pelayanan dan kepuasan pelanggan.
Sebagai sumber utama informasi dan mendukung pengambilan keputusan efektif yang diambil oleh manajer dan profesional bisnis.
Untuk mengembangkan produk dan jasa yang kompetitif dan sebagai sebuah keuntungan strategik dalam menghadapi persaingan global. Sebagai komponen utama dalam sumber daya infrastruktur dan
BAB III
METODE PENELITIAN
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Profile Perusahaan Multi Finance
Perusahaan Multi Finance didirikan pada tahun 1990 dan mulai beroperasi pada tahun 1991. Sejak awal, Perusahaan Multi Finance berkomitmen untuk menjadi perusahaan pembiayaan terbaik dan terkemuka di Indonesia. Perusahaan Multi Finance hadir untuk melayani beragam pembiayaan seperti kendaraan bermotor baik baru ataupun bekas. Melihat adanya potensi ini, Perusahaan Multi Finance mulai melakukan penawaran umum melalui sahamnya pada tahun 2004 dan “Mother Company” menjadi pemegang saham mayoritas sebesar 75%. Melalui beberapa tindakan korporasi, saat ini “Mother Company” memiliki kepemilikan saham sebesar 92,07% atas Perusahaan Multi Finance . Perusahaan Multi Finance pun menjadi bagian Temasek Holdings yang merupakan perusahaan investasi plat merah asal Singapura.
Pada 2012, Perusahaan Multi Finance menambah ruang lingkup kegiatannya dengan pembiayaan berdasarkan prinsip syariah. Demi memberikan pengalaman layanan pembiayaan yang maksimal, Perusahaan pun mulai menyediakan produk pembiayaan durables bagi konsumennya. Hingga tahun 2015, Perusahaan Multi Finance mengoperasikan 558 jaringan usaha di seluruh Indonesia dengan didukung oleh lebih dari 21 ribu karyawan, untuk melayani 3 juta konsumen dengan jumlah piutang yang dikelola lebih dari Rp40 triliun.
Perusahaan Multi Finance senantiasa berupaya untuk memberikan kontribusi kepada bangsa dan negara Indonesia. Melalui identitas dan janji brand “Sahabat Setia Selamanya”, Perusahaan Multi Finance berkomitmen untuk menjalankan misi yang berujung pada peningkatan kesejahteraan masyarakat Indonesia. Hal itu dilakukan melalui penyediaan produk dan layanan yang beragam sesuai siklus kehidupan konsumen serta memberikan pengalaman yang menguntungkan konsumen.
Visi, Misi, Fisolofi dan Nilai Visi
Menciptakan nilai bersama demi kepentingan Perusahaan dan untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat Indonesia.
Misi
Menyediakan produk dan layanan yang beragam sesuai dengan siklus kehidupan pelanggan
Memberdayakan komunitas untuk mencapai kesejahteraan
Nilai-Nilai Perusahaan
Selalu menjadi bagian dari nilai-nilai pribadi setiap karyawan Perusahaan Multi Finance , dan merupakan suatu budaya yang menggerakkan aktivitas bisnis Perusahaan. Prinsip ini mewajibkan setiap anggota Manajemen dan karyawan Perusahaan untuk selalu mentaati hukum yang berlaku dalam menjalankan usahanya, baik hukum negara, pemerintah pusat, pemerintah daerah dan/atau hukum adat yang berlaku di daerah Perusahaan melakukan kegiatan usahanya. Prinsip juga mengatur tanggung jawab dari anggota Manajemen dan karyawan Perusahaan.
Prinsip-prinsip dasar adalah sebagai berikut:
4.2Penerapan Decision Support System (DSS)
DSS adalah System penyajian data secara komprehensif sebagai bisa menjadi landasan untuk melakukan analisa dalam pengambilan keputusan.
Decision Support System untuk memenuhi kebutuhan Perusahaan seperti:
1. Memberikan dan menjadikan satu sumber data dan informasi yang dapat diandalkan (reliable data and information) untuk kepentingan pelaporan Manajemen dan aktivitas analisa.
2. Menyediakan data dan informasi secara tepat waktu (timely and up-to-date data and information) dengan memastikankan ketersediaan data dan informasi yang terkini serta kemudahan memperoleh data dan informasi kapanpun dibutuhkan. Proses pembuatan laporan mulai dari cabang, wilayah sampai dengan kantor pusat dapat dilakukan secara sistem dan tidak membutuhkan waktu yang lama serta cukup dilakukan oleh beberapa karyawan saja.
4. Menjadikan suatu paradigma pembuatan laporan, yang mana kantor pusat mempunyai fungsi sebagai pihak penyedia dan perancang laporan untuk digunakan oleh cabang melalui laporan Decision Support System yang terpusat.
Decision Support System Perusahaan Multi Finance terdiri dari dua tipe:
a. Decision Support System Cabang adalah sistem yang sudah dirancang dan dibuat khusus untuk digunakan hanya oleh cabang; dan
b. Decision Support System Korporasi adalah sistem yang sudah dirancang dan dibuat untuk tingkat korporasi.
Decision Support System Cabang dan Decision Support System Korporasi merupakan hasil dari sistem informasi manajemen yang dimiliki dan dikelola oleh Perusahaan, yang mana proses penyampaian data dan informasi menjadi lebih mudah untuk dianalisa dan dipahami sehingga dapat membantu pengambilan keputusan dalam operasional Perusahaan.dan terkait dengan pengembangan bisnis Perusahaan Multi Finance
Decision Support System memberikan informasi bagi para level manager up keatas mengenai Sales & Market Share, Early Warning and Losses, Peoply Productivity, Profitability dan Assets
Untuk mendukung agar DSS dapat berjalan dengan baik, server dan database yang digunakan untuk DSS antara lain
Server Aplikasi:
Server Virtual
OS (Red Hat Enterprise Linux 5, 64 bit)
Processor 4, memory 40 GB, total disk 370 GB
Database:
Server V-SUN
Processor Spark 8 core
Total memory 120 GB (4GB x 30) Total disk 139 Gb x 4
4.3 Sistem Informasi Perusahaan Multi Finance
Perusahaan Multi Finance memiliki sistem informasi yang dibagi menjadi dua bagian, yaitu : digunakan untuk kebutuhan operasional bisnis dan untuk kebutuhan internal perusahaan.
Sistem informasi yang digunakan untuk kebutuhan bisnis antara lain : sistem Ad1Sys (Core System), sistem MS2 (Sistem Surveyor Online), sistem Gapura (pembayaran online), sistem custodian,dll. Sedangkan yang digunakan untuk kebutuhan internal antara lain : sistem Ad1Suites (sistem intranet), sistem Service Desk (sistem penanganan masalah IT), sistem Ad1Flow (sistem workflow), sistem FAMS (sistem manajemen aset), dll.
1. Sistem informasi untuk operasional bisnis
a. Ad1sys Online (Aplikasi Utama )
Ad1Sys.Online yang digunakan oleh Perusahaan Multi Finance saat ini merupakan hasil pengembangan pada tahun 2002 untuk mengganti program sebelumnya. Ad1Sys.Online merupakan aplikasi pembiayaan yang lengkap dan penting untuk mendukung proses usaha pembiayaan konsumen di seluruh jaringan usaha mulai dari titik penjualan ke titik pembayaran sampai pada tahap pelunasan pembiayaan serta pengambilan keputusan.
Ad1Sys.Online dibangun menggunakan platform java Applet & Oracle. Ad1Sys.Online dilengkapi dengan fitur-fitur yang memudahkan pencatatan dan pemeliharaan data secara terpusat dan real-time seperti sistem barcode untuk BPKB, sistem antrian untuk pembayaran konsumen di jaringan usaha, SMS Gateway untuk pemberitahuan kepada konsumen dan dealer, serta Gapura Gateway untuk integrasi ke agen penagihan. Dilengkapi dengan fitur-fitur untuk melakukan penilaian terhadap aplikasi kredit baru (credit scoring) dan kinerja tagihan, pengendalian terhadap risiko pemberian kredit serta efisiensi penagihan dapat dilakukan secara optimal.
Rancangan program yang lepas menjadikan Ad1Sys.Online menjadi aplikasi yang independen, tetapi memberikan kemudahan dan fleksibilitas serta kapasitas untuk dikembangkan lebih lagi dalam waktu yang relatif singkat. Ad1Sys.Online memiliki kelengkapan yang dibutuhkan oleh jaringan usaha untuk melakukan transaksi harian, serta laporan rutin yang bermanfaat untuk melakukan analisa pendapatan dan risiko.
Modul yang tersedia pada system Ad1sys online antara lain 1. System Manager
3. General Master
11.Member Get Member Rewards 12.Customer Service Information 13.Auto Credit Process
14.Inter Branches Account Moving 15.Bucket Budget Marketing
b. Sistem Antrian (Queuing System)
Sistem yang mengatur antrian konsumen yang akan melakukan pembayaran di jaringan usaha dan merekam kinerja pelayanan karyawan. Sistem ini telah berjalan dengan baik di seluruh jaringan usaha Perusahaan Multi Finance dan kemudian telah dirancang ulang dengan memanfaatkan teknologi televisi digital di layar Liquid Crystal Display (LCD) untuk menampilkan beragam informasi mengenai Perusahaan Multi Finance termasuk produk dan kerjasama dengan dealer secara spesifik dengan jaringan usaha terkait. Rancangan ulang sistem ini memungkinkan pemeliharaan dilakukan secara efisien karena dapat dikelola secara sentral dari kantor pusat Perusahaan
c. Custodian System
Suatu sistem untuk mengelola dan mengontrol proses BPKB mulai dari proses penerimaan BPKB dari seluruh jaringan usaha sampai pada proses penyimpanan BPKB tersebut. Sistem ini sudah terintegrasi dengan sistem Ad1Sys.Online secara real-time dan sudah terpusat karena berbasis web.
.
d. Aplikasi MS2 (Marketing Survey Mobile System)
mampu meningkatkan efisiensi proses order-to- Purchase Order dan pada waktu yang sama dapat tetap menjaga kualitas aset.
e. Mobile Collection Sistem (MCS)
Perusahaan Multi Finance selama ini menyediakan banyak kemudahan untuk pelanggan membayar angsurannya. Pelanggan dapat melakukannya dengan membayar di outlet Perusahaan, melalui kantor pos, melalui ATM, atau melalui partner pembayaran perusahaan lainnya. Namun demikian terdapat porsi yang signifikan untuk proses pembayaran ini yang dilakukan dengan cara kunjungan petugas Perusahaan. Mobile Collection Sistem (MCS) memungkinkan petugas lapangan Perusahaan untuk menerima daftar nasabah yang harus dikunjungi secara online serta menginput seluruh hasil kunjungannya melalui jaringan online tanpa harus kembali ke outlet perusahaan multi finance. Sistem ini meningkatkan efisiensi dan produktivitas petugas lapangan Perusahaan.
2. Sistem Informasi untuk kebutuhan internal Perusahaan Multi Finance , Dealer dan Nasabah
Untuk menunjang kebutuhan pencatatan, pengelolaan dan pemeliharaan di sisi sumber daya manusia, aset, prosedur permohonan persetujuan, kebutuhan kolaborasi dan distribusi informasi serta kebutuhan untuk Dealer dan Nasabah, Divisi Teknologi Informasi menyediakan beberapa aplikasi pendukung.
1. Sistem Informasi untuk memenuhi kebutuhan internal Perusahaan Multi Finance
Semua aplikasi pendukung ini digunakan untuk keperluan internal perusahaan maupun untuk berbagi informasi dan pengetahuan di antara karyawan. untuk semua aplikasi pendukung ini Perusahaan Multi Finance memiliki jaringan intranet yang menyediakan informasi mengenai perkembangan operasional, keuangan dan administrasi di lingkungan perusahaan. Jaringan intranet Perusahaan dapat diakses oleh seluruh karyawan perusahaan.
a. Ad1Suites
Merupakan aplikasi kolaborasi yang terdiri dari content publishing dan workflow. Sebagai content publishing, aplikasi ini berfungsi sebagai media untuk mendistribusikan informasi dan menjadi media komunikasi antara karyawan di seluruh jaringan usaha Perusahaan Multi Finance dengan pihak Manajemen.Aplikasi ini juga menyediakan fasilitas on-line workflow untuk mengotomisasi proses permohonan dan persetujuan secara on-line. Ad1Suites juga memberikan fasilitas pemantauan status dan perkembangan atas pengajuan dokumen. Serta memberikan informasi mengenai absensi para karyawan.
b. Ad1Flow
Divisi Teknologi Informasi menyediakan aplikasi Ad1Flow yang merupakan aplikasi workflow yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam meningkatkan efisiensi proses yang terkait dengan permintaan persetujuan yang selama ini dilakukan secara manual (paper-based approval processes). Secara keseluruhan, sistem workflow ini memberikan manfaat dalam meningkatkan control dan efisiensi karena seluruh prosesnya dilakukan secara elektronik sehingga transparan dan termonitor.
Proses ini sangat membantu divisi maupun departemen di Perusahaan Multi Finance dalam menyelesaikan proses persetujuan berjenjang yang melibatkan banyak divisi dan departemen. Ad1Flow telah terintegrasi baik dengan sistem Ad1Sys, sehingga proses jurnal akuntansi sudah berjalan secara otomatis berdasarkan data yang dihasilkan oleh sistem workflow. Ad1Flow telah digunakan di Perusahaan Multi Finance untuk beberapa proses, sebagai berikut:
- Proses Pengajuan Biaya (Payment Voucher Centralize); - Proses pengajuan Memo Deviasi;
- Proses Pengajuan Operation Risk Management System.
c. FAMS (Fixed Asset Mananagement System - Sistem Pengelolaan Aset Tetap)
Suatu Aplikasi intranet yang digunakan sebagai media untuk mengelola aktiva Perusahaan Multi Finance Mulai dari proses pembelian , pengadaan, service , mutasi aktiva, perhitungan depresiasi asset dan penjualan aktiva FAMS juga, mengeluarkan laporan aktiva tetap untuk memenuhi kebutuhan bagian accounting,
d. ServiceDesk
Merupakan aplikasi berbasis web yang menjadi penghubung antara karyawan pengguna produk dan jasa teknologi informasi (user) dengan Divisi Teknologi Informasi. Dengan aplikasi ini, karyawan dapat berkonsultasi dan mengajukan permohonan bantuan maupun berkomunikasi dengan petugas Help Desk. Melalui catatan permohonan yang masuk, Divisi Teknologi Informasi dapat mengetahui setiap permasalahan yang dihadapi oleh user, serta secara cepat dapat membantu user dan memberikan layanan dengan kualitas yang terbaik.
e. AD1REPORT
Aplikasi berbasis web yang menyediakan report untuk bagian accounting yaitu report yang mendukung data laporan keuangan perusahaan seperti General Ledger, Trial Balance, Report Cashflow, Report Laba Rugi, Konsol dll.
f. AD1SAP
Aplikasi yang dibuat Untuk HRIS, Divisi Sumber Daya Manusia & Bagian Umum dengan didukung oleh Divisi Teknologi Informasi telah bekerja sama dalam mengembangkan fasilitas baru pada tahun 2009 yaitu Ad1Sap-ESS/MSS, yang berfungsi sebagai media penyedia informasi mengenai karyawan, juga digunakan untuk melakukan penilaian kinerja secara on-line yang memungkinkan pelaksanaan proses dapat dikonsolidasikan dan hasilnya dapat diketahui oleh berbagai pihak terkait karena sudah dilakukan secara terpusat dan secara efisien.
Dengan fasilitas baru ini, setiap karyawan dapat melakukan akses dan mengetahui secara rinci data-data tentang dirinya yang terdapat di Divisi Sumber Daya Manusia & Bagian Umum, serta dapat memperbaharuinya jika terdapat kekeliruan dari data tersebut dengan melaporkan terlebih dahulu kepada divisi ini.
2. Sistem Informasi untuk memenuhi kebutuhan Nasabah dan Dealer
Ad1Gate Dealer adalah aplikasi berbasis Web dari Perusahaan Multi Finance yang diperuntukkan dan digunakan oleh dealer untuk kebutuhan informasi dan pelayanan bagi dealer yang dapat diakses melalui internet. Sistem yang berfungsi untuk memberikan informasi mengenai tracking order konsumen berdasarkan dealer tertentu secara real-time. Selain berfungsi sebagai tracking system,sistem ini juga menawarkan kepada dealer terpilih untuk dapat secara langsung melakukan entry order apabila terdapat calon konsumen yang ingin membeli kendaraan bermotor secara kredit dan secara real-time, order tersebut akan tersambung pada sistem Ad1Sys.Online, yang mana data tersebut dapat langsung ditindaklanjuti oleh Marketing Head perusahaan. AD1gate juga memberikan informasi mengenai pembayaran unit dan komisi langsung yang diterima dealer
b. SMS Engine
merupakan layanan terhadap konsumen dan dealer, yang mana jenis layanan ini bisa berfungsi sebagai reminder pembayaran kepada konsumen atau penyampaian informasi atas persetujuan pembiayaan kepada dealer dan konsumen. SMS Engine juga sudah digunakan untuk proses mengeksekusi unit kendaraan bermotor dari konsumen yang menunggak, yang mana sistem ini digunakan oleh Divisi Manajemen Pemulihan Aktiva sehingga proses eksekusi unit kendaraan bermotor tersebut dapat dilakukan dengan cepat dan berdasarkan data yang terpercaya.
c. Aplikasi Akses
Aplikasi layanan via mobile phone bagi nasabah Perusahaan Multi Finance dimanapun dan kapanpun. Didalamnya terdapat fitur Informasi nasabah (informasi detail nasabah, informasi objek pembiayaan, dan Informasi angsuran), Lokasi pembayaran terdekat serta fitur dering Perusahaan Multi Finance
3. Maintenance dan Pengamanan Sistem Informasi Perusahaan
Perusahaan Multi Finance saat ini memiliki 2 Data Center
Data Center TBS Physical 93, Virtual 352 dan Cloud 69 Data Center SBY Physical 56 dan virtual 175
dilengkapi dengan raised floor, smoke detector, dan fire alarm dan dimonitoring terus menurus dan sudah menjadi job desk day to day operator data center.
Pada data center terdapat 2 buah firewall yang mengatur akses ke dalam dan keluar sistem intranet, dimana untuk mengatur akses dari luar segment server tapi masih dalam lingkup intranet. Perusahaan multi finance menggunakan firewall tipe juniper ISG 2000 difungsikan untuk firewall Internal F-Tier 2. Akses (policy) siapa saja yang berhak mengakses ke dalam ruang Farm Server atau ruang Data Centre dan juga terdapat di Disaster Recovery Center (DRC) yang terdapat di daerah Perumahan Alam Sutera Tangerang. Karena sifatnya modular, solusi ini memungkinkan untuk menambah keamanan Gateway dengan kemampuan Intrussion Detection and Prevention (IDP).
Perusahaan Multi Finance juga telah melengkapi sistem teknologi informasinya dengan mekanisme pemulihan cepat seandainya terjadi gangguan pada sistem. Kerusakan atau bencana dapat terjadi karena bencana alam seperti banjir dan kebakaran atau kerusakan sistem produksi. Perusahaan Multi Finance memahami bahwa kegiatan operasional bisnis tergantung sepenuhnya pada ketersediaan sistem informasi.
Divisi Teknologi Informasi melakukan pengembangan dan perbaikan arsitektur jaringan perusahaan dan mengimplementasikan sejumlah perangkat pengaman jaringan dengan kualitas yang memenuhi standar keamanan ISO 27001. Divisi Teknologi Informasi terus berusaha untuk mencapai tingkat keamanan jaringan yang ditentukan.
Beberapa alternatif sistem pengaman yang antara lain dijabarkan sebagai berikut:
a. Membangun konfigurasi server dan database yang handal dengan sistem clustering yang secara cerdas tetap beroperasi di saat sebagian perangkat tidak berfungsi normal.
b. Merancang konsep redundan untuk hardware atau infrastruktur yang kritikal. c. Membangun Pusat Pemulihan terhadap Bencana (Disaster Recovery Center)
di lokasi dengan jarak dan kondisi menurut Standar Keamanan perusahaan (ISO 27001) yang didukung oleh pelaksanaan uji coba perencanaan pemulihan secara berkala yang memungkinkan pengaktifan sarana cadangan di lokasi pemulihan dalam toleransi waktu yang telah disepakati.
4.4Sumber Daya Sistem Informasi Perusahaan Multi Finance
Berikut ini adalah identifikasi bagian-bagian yang termasuk dalam sumber daya manusia, hardware, software, data, serta sumber daya network dan produk informasi dalam perancangan IT dan SI Perusahaan Multi Finance
a. Sumber Daya Manusia
Hingga akhir tahun 2015, jumlah SDM di bidang teknologi informasi mencapai 113 orang. Jumlah tersebut masih memadai, mengingat kompetensi yang dimiliki beragam dan mampu memenuhi kebutuhan yang ada.
Terdiri dari beberapa bagian Team IT
Team IT Operator Network dan server, Pengguna informasi Team Helpdesk IT, Cabang dan Tim Data center
Team Help Desk IT, Pengguna informasi keluhan dari cabang dan Area Team App Basis, Pengguna informasi Tim IT Operation untuk mengetahui
Perangkat computer
RAM 2 GB
HD
c. Sumber daya Software Software sistem:
Adisys Online
Software aplikasi:
Program, terdiri dari: DBMS Windows
Program pemasukan data Pemrosesan penjualan
OAS
OLAP (Online Analytical Processing) DBMS Microsoft SQL Server
Analisis penjualan Oracle
Analisa kredit (BRMS Kredit)
Prosedur terdiri dari:
Input data menggunakan aplikasi AOL Input data dari mobile MS2
Pengiriman data surveyor ke MS2 Transaksi penjualan
Penggunaan dan distribusi output Prosedur back up
Prosedur pengendalian Prosedur koreksi
Prosedur pengiriman data untuk dilakukan pembayaran (Auto Jurnal)
Prosedure pembayaran Product
dll
d. Sumber daya data
Sumber daya data terdiri dari
Data gross profit
Sistem informasi tersebut terkoneksi dengan jaringan komputer WAN milik Perusahaan Multi Finance menggunakan sistem VPN, dimana setiap kantor cabang terhubung ke kantor pusat menggunakan teknologi VPN. Sistem operasi jaringan VPN memungkinkan user /cabang dapat mengakses tanpa batasan jarak dan bisa mengkses sumber daya informasi yang terpusat, Perusahaan Multi Finance juga menggunakan beberapa Internet Service Provider (ISP) yang digunakan untuk keperluan layanan VPN ini.
Topologi jaringan yang digunakan pada Perusahaan Multi Finance agar dapat berkomunkasi dengan kantor cabang, Regional Office (RO) ataupun dengan Pose (turunan dari RO), dimana setiap cabang atau RO telah menggunakan layanan VPN MPLS dari beberapa Internet Service Provider (ISP), seperti : Telkom, Icon+ (anak perusahaan PLN), XL dan ada juga yang menggunakan teknologi VSAT dari Sanatel, dengan bandwith yang beragam (tergantung dari kebutuhan dilokasi).
4.5Manfaat Sistem Informasi Perusahaan Multi Finance
1. Sistem informasi pada Perusahaan Multi Finance telah mendukung secara penuh dan optimal semua proses usaha pembiayaan konsumen pada semua jaringan usaha mulai dari titik penjualan, titik pembayaran, pelunasan, serta pengambilan keputusan
2. Memudahkan dan mempercepat proses-proses pekerjaan yang dilakukan di dalam perusahaan serta meningkatkan kualitas pekerjaan yang dilakukan karyawan yang terlibat.
3. Sistem informasi yang ada dapat digunakan untuk mengetahui permasalahan dan membantu penyelesaian permasalahan yang dihadapi para user yaitu semua karyawan.
4. Sistem informasi dapat digunakan secara optimal untuk menjaga dan mengelola aset perusahaan
5. Sistem informasi yang ada sesuai dengan perkembangan bisnis saat ini. 6. Sistem informasi yang telah disediakan mampu membuat Management,
karyawan, Nasabah, Dealer dan mendapatkan informasi secara cepat dan akurat
4.6Kelemahan Sistem Informasi Perusahaan Multi Finance
1. Terkadang aplikasi sistem mejadi lambat dan mengalami error dikarenakan jaringan lalu lintas yang sedang ramai .
2. Sistem tidak berkerja secara optimal (Offline )
BAB V
PENUTUP
Kesimpulan
Saat ini sistem informasi mempunyai peran yang sangat penting bagi perusahaan. Sistem informasi memainkan peranan langsung dalam mencapai tujuan atau sasaran strategis dari perusahaan. Dengan adanya Sistem Informasi, maka produktivitas suatu organisasi atau perusahaan akan meningkat, serta dapat membuat suatu cara – cara baru dalam bisnis yang sulit ditiru oleh pesaing, karena pada dasarnya peranan Sistem Informasi bagi setiap perusahaan bersifat unik dan spesifik. Sistem informasi membuat semua proses bisnis perusahaan menjadi lebih cepat, efisien dan efeketif serta membantu menejemen dalam pengambilan keputusan.
Sistem informasi pada Perusahaan Multi Finance telah mendukung semua operasional bisnis perusahaan, mulai dari tahap awal yaitu proses usaha pembiayaan hingga pada pengambilan keputusan. Sistem informasi Perusahaan Multi Finance selalu berorientasi pada efisiensi kinerja operasional. Sistem Informasi semua saling terintegrasi agar operasional bisnis perusahaan dapat berjalan dengan semakin optimal dan semakin memberikan pelayanan yang terbaik kemudahan layanan bagi konsumen serta manfaat yang besar bagi mitra usaha.
Saran
1. Perlu ditingkatkan perbaikan dalam jaringan system dan Integrasi data agar sistem informasi perusahaan dapat bekerja dengan optimal.
REFERENCES
Anonim, 2015, Pentingnya Sistem Informasi Bagi Perusahaan : http://transisimedia.blogspot.co.id/2016/05/pentingnya-sistem-informasi-bagi.html, diakses pada 17 Maret 2017
Management Perusahaan Multi Finance , 2010. Laporan Tahunan Perusahaan Multi Finance 2019.
Management Perusahaan Multi Finance , 2016. Laporan Tahunan Perusahaan Multi Finance 2015.
Roberto Kaban, 2015, Pengertian Data, Informasi sistem, Sistem Informasi dan Sistem Informasi Manajemen: http://robertokaban.blogspot.co.id/2014/03/pengertian-data-informasi-sistem-sistem.html, diakses pada 12 April 2017
Wikipedia, Sistem Informasi : https://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi, diakses pada 12 April 2017
Anonim, 2011, Pengertian Sistem Informasi :
http://www.sarjanaku.com/2012/11/pengertian-sistem-informasi-menurut.html, diakses pada 13 April 2017.
Arief, 2013, Konsep Dasar Sistem Informasi : http://informatika.web.id/konsep-dasar-sistem-informasi.htm, diakses pada 13 April 2017.
Gisagisni, 2014, Konsep Sistem Informasi James O’Brien : https://gisagisni.wordpress.com/2014/03/25/konsep-sistem-informasi-james-obrien/, diakses pada 13 April 2017.
