BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN. yang menjadi objek penelitian dan gambaran umum mengenai proyek yang

(1)

54 BAB 3

ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN

Pada bab ini akan dibahas hal-hal yang mencakup gambaran umum perusahaan yang menjadi objek penelitian dan gambaran umum mengenai proyek yang dilaksanakan. Selain itu, akan dibahas mengenai proses bisnis, flowchart, dan user manual yang terkait di dalam perusahaan.

3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Profil Perusahaan

PT. XYZ didirikan pada tanggal 26 A gustus 1991. Perusahaan ini merupakan suatu perusahaan manufaktur yang memproduksi ban sepeda motor dan melakukan produksi untuk pertama kali pada bulan Juli tahun 1994. PT. XYZ memiliki luas area + 91.378m2 dengan lahan + 64.612m2 dan bangunan + 26.766m2. PT. XYZ memiliki jumlah karyawan + 1.700 karyawan hingga September 2010. PT. XYZ memiliki kapasitas produksi + 11.000.000 untuk produk ban jenis tire (ban luar sepeda motor) dan + 12.000.000 untuk produk ban jenis tube (ban dalam sepeda motor).

PT. XYZ memproduksi ban sepeda motor dengan menerapkan teknologi muktahir dari Jepang dan Jerman. Ban sepeda motor yang diproduksi oleh PT. XYZ dirancang sesuai dengan Standar Nasional Indonesia (SNI) dan pengakuan mutu internasional dengan sertifikasi ISO 9001:2008. PT. XYZ memproduksi 2 (dua) merk ban, dimana ban merk A merupakan ban berkualitas yang menjadi ban resmi

(2)

55

balap motor Indonesia tahun 2006-2007 (M otorprix, Indoprix), sedangkan ban merk B merupakan ban resmi suatu merk motor.

Ban sepeda motor yang diproduksi PT. XYZ telah digunakan oleh jutaan pengguna sepeda motor di Indonesia. PT. XYZ menghadirkan beragam pilihan terlengkap untuk beragam kebutuhan pelanggan. M ulai dari untuk motor sahabat keseharian menuju kerja hingga motor racing untuk memacu adrenalin.

PT. XYZ memiliki jaringan pemasaran dan distribusi di Indonesia. Perusahaan memiliki 15 pelanggan yang terdiri dari salah satu produsen motor, yaitu PT. XXX dan 14 main dealer yang tersebar di Indonesia.

3.1.2 Visi dan M isi Perusahaan

PT. XYZ memiliki visi untuk menjadi produsen ban motor terbaik dan nomor satu di Indonesia.

Dalam mencapai visi tersebut, PT. XYZ mempunyai beberapa misi, antara lain :

• Mengembangkan strategi dan misi peningkatan riset teknologi, • Kontrol ketat atas kualitas hasil produksi,

• Peningkatan pelayanan kepada pelanggan, • Budaya mutu dalam segala bidang,

(3)

56

3.1.3 Struktur Organisasi PT. XYZ

(4)

57

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Divisi Sales

(5)

58

3.1.4 Tanggung Jawab Divisi Organisasi Perusahaan A. Divisi Sales

1. Nama Jabatan : Sales Analyst

Bertanggung jawab kepada : Head of Sales Department Seksi : Sales

Departement : Sales Direktorat : Office

Tugas Pokok (Rutin sehari-hari) : 1. M enganalisa kondisi pasar. 2. M enganalisa harga produk.

3. M enganalisa service rate yang diberikan oleh PT. XYZ. 4. M enganalisa penjualan dalam Purchase Order.

5. M enganalisa delivery rate.

Tugas Berkala : M embuat Sales Forecast bulanan.

2. Nama Jabatan : Sales Administration

Bertanggung jawab kepada : Head of Sales Department Seksi : Sales

Departement : Sales Direktorat : Office

Tugas Pokok (Rutin sehari-hari) :

1. M embuat format surat yang diperlukan oleh divisi Sales.

(6)

59

3. M empublikasikan Sales Forecast yang telah dibuat oleh Sales Analyst.

4. M embantu Sales Analyst dalam membuat dokumen yang dibutuhkan.

B. Divisi Logistik

1. Nama Jabatan : Logistic Section Head

Bertanggung jawab kepada : Head of Logistic and Distribution Department

Seksi : Logistic

Departement : Logistic and Distribution Direktorat : Office

1. M engendalikan persediaan stock Finish Good / Stocklevel untuk memenuhi permintaan pelanggan.

2. M engendalikan pengelolaan dan penanganan stock Finish Good, baik dari segi kualitas ataupun kuantitas secara baik dan benar.

3. M engendalikan Rencana Delivery Schedule Harian ke pelanggan. 4. M engendalikan pengaturan kendaraan ekspedisi untuk memenuhi

permintaan pelanggan.

5. M emeriksa dan menandatangani dokumen-dokumen yang berkaitan dengan pengeluaran Finish Good.

(7)

60

Tugas Berkala dan tambahan (M ingguan, Bulanan, tahunan atau tugas khusus) :

1. Tugas Berkala :

a. Bulanan : Evaluasi Laporan Bulanan Stock dan Delivery. b. Tahunan : Activity Plan dan Estimasi Budget Seksi. 2. Tugas Tambahan :

a. M engkonfirmasi bagian terkait bila menemukan penyimpangan penerimaan barang.

b. M engkonfirmasi bagian terkait bila kebutuhan stock untuk delivery kurang mencukupi.

c. M engkonfirmasi stock Finish Good kritis dan overstock.

d. M embantu departemen atau seksi lain dalam mengatasi masalah. e. M enjaga margin biaya transportasi dengan baik.

2. Nama Jabatan : Foreman Stock

Seksi : Logistic

1. M engendalikan stock keeper menerima hasil packing. 2. M engendalikan stock bulanan menerima hasil packing. 3. Pengaturan penyimpangan stock tire, tube dan RIM tape.

(8)

61

4. M enjamin tersedianya stock Finish Good sesuai Jadwal Pengiriman. 5. M enjaga kualitas dan kuantitas Finish Good selama masa

penyimpangan.

6. Koordinasi dengan seksi-seksi terkait, jika : 1. Kekurangan stock untuk kebutuhan delivery. 2. Terjadi penyimpangan stock.

7. Proses stock harian.

8. M engatur man power untuk memenuhi kebutuhan overtime.

Tugas berkala dan tambahan (M ingguan, Bulanan, tahunan atau tugas khusus) :

1. Tugas berkala : a. Bulanan :

- M embuat Laporan Bulanan Stock. - M embuat Laporan Pencapaian OFS. - M embuat Laporan In Out Finish Good.

3. Nama Jabatan : Foreman Delivery

Seksi : Logistic

(9)

62

1. M embuat rencana Delivery Harian sesuai dengan Delivery Order yang diterbitkan oleh Bagian Sales.

2. M engendalikan penerimaan persiapan delivery yang diserahkan oleh Bagian Inventory ke pre delivery.

3. M engatur dan mempersiapkan kendaraan untuk pengiriman agar cepat dan tepat waktu dan koordinasikan dengan ekspedisi.

4. M engendalikan muatan Finish Good sesuai dengan kapasitas truk. 5. Koordinasi dengan seksi-seksi terkait, jika :

1. Kekurangan stock untuk kebutuhan delivery. 2. Terjadi penyimpangan delivery.

6. M engatur man power untuk memenuhi kebutuhan overtime.

Tugas berkala dan tambahan (M ingguan, Bulanan, tahunan atau tugas khusus) :

1. Tugas berkala : a. Bulanan :

- M embuat Laporan Delivery.

- M embuat Laporan Biaya Pengiriman. b. Tahunan :

- Rekap Laporan Delivery.

(10)

63

2. Tugas Tambahan:

a. M embantu tugas kepala seksi.

b. M engganti posisi checker pre delivery jika berhalangan hadir. c. Saling koordinasi dengan Bagian Inventory untuk menjamin

kepuasan pelanggan.

d. M emeriksa dan menandatangani dokumen-dokumen pengeluaran Finish Good, jika kepala seksi berhalangan hadir.

4. Nama Jabatan : Leader Stock

Bertanggung jawab kepada : Foreman Stock Seksi : Logistic

1. M engendalikan dan memastikan Stock Keeper menerima hasil dari proses semi Finish Good dengan baik dan benar.

2. M emastikan penyimpanan Finish Good dengan baik dan benar.

3. M enjaga kualitas dan kuantitas stock Finish Good selama masa penyimpanan.

4. M enjamin tersediannya stock Finish Good untuk keperluan pengiriman.

5. M engatur pembagian persiapan pengiriman per pelanggan, serta memastikan kecukupan stock nya.

(11)

64

6. M elakukan stock harian.

7. M elakukan pengecekan stock secara berkala.

Tugas Berkala dan tambahan (M ingguan, Bulanan, tahunan atau tugas khusus) :

1. Tugas Berkala :

a. M ingguan : M engendalikan pengecekan stock Finish Good. b. Bulanan :

- M embuat Laporan Bulanan Stock Finish Good. - M embuat Laporan Pencapaian OFS.

c. Tahunan : M embuat Laporan In Out Finish Good per bulan. 2. Tugas Tambahan:

a. M embantu Foreman Inventory.

b. M enggantikan tugas Stock Keeper yang berhalangan hadir.

c. Saling koordinasi dengan Bagian Delivery untuk menjamin kepuasan pelanggan.

d. M engatur keperluan alat bantu kerja.

3.2 Gambaran Umum Proyek SIAPP 3.2.1 Latar Belakang Proyek SIAPP

Sebelumnya PT. XYZ melakukan pengembangan dengan metode System Development Life Cycle (SDLC) yang dilakukan oleh karyawan internal PT. XYZ atas inisiatif business process owner yang kemudian diajukan ke karyawan IT sebagai developer. Dengan metode pengembangan SDLC terdapat kelemahan, yaitu

(12)

65

proyek-proyek pengembangan tidak terintegrasi karena hanya memenuhi kebutuhan masing-masing business process owner. Sehingga terjadi redundant data yang menyebabkan over information dan pemborosan storage. Selain itu, dengan proses bisnis yang tidak terintegrasi PT. XYZ tidak dapat mencapai tujuan perusahaan karena proyek hanya memenuhi tujuan dari masing-masing proses bisnis.

Dengan demikian, PT. XYZ memutuskan untuk menggunakan suatu sistem yang dapat mengintegrasikan area-area fungsional perusahaan sehingga tidak menyebabkan redundant data dan dapat mencapai tujuan perusahaan, yaitu system ERP. Sehingga PT. XYZ membangun suatu proyek, yaitu proyek SIAPP dan membentuk tim proyek SIAPP. Kemudian tim proyek SIAPP melakukan benchmark ke perusahaan-perusahaan lain untuk membandingkan produk-produk ERP dan pada akhirnya memutuskan untuk menggunakan E-Bus iness Suite dengan berbagai pertimbangan.

3.2.2 Profil Proyek SIAPP

Proyek SIAPP merupakan singkatan dari SRI-Integrated Application Platform. Proyek SIAPP dimulai pada awal tahun 2008. Langkah pertama yang dilakukan dalam proyek SIAPP adalah melakukan benchmark ke perusahaan-perusahaan lain untuk melakukan perbandingan antara satu produk ERP dengan produk ERP lain. Kemudian tim proyek SIAPP memetakan kembali proses bisnis pada PT. XYZ. Selanjutnya dilakukan brainstorming proses bisnis dari EBS pada tim proyek SIAPP.

(13)

66

Fase pertama dalam proyek SIAPP adalah melakukan implementasi pada Finance dan Distribution. Fase selanjutnya, tim proyek SIAPP melakukan implementasi pada Manufacture dan Enterprise Asset Management (Technical).

3.2.2.1 Struktur Organisasi Proyek SIAPP

Gambar 3.4 Struktur Organisasi Proyek SIAPP

3.2.2.2 Tanggung Jawab Tim Proyek SIAPP

Setiap jabatan pada tim proyek SIAPP memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :

STEERING COMITEE SOLUTION ARCHITECTURE ADVISTOR PROJECT TEAM PROJECT ADVISOR

(14)

67

Tabel 3.1 Tanggung Jawab Tim Proyek SIAPP

JABATAN RES PONSBILITY

STEERING COM ITEE

• Adanya komitmen yang kuat. • Penentuan visi.

• Konfirm visi, tujuan, dan ruang lingkup proyek.

• Konfirm hasil assessment.

• Konfirm global konsep, sistem, dan KPI.

• Konfirm Implementation plan, cost, dan benefit.

• Mereview progress pencapaian KPI.

• Hadir pada Kick Off meeting dan S.C. Review.

SOLUTION ARCHITECTURE

ADVISOR

• Menjamin selesainya desain sampai detil dan rencana implementasi (dibantu tim implementasi).

• Bekerjasama dengan PIC IT untuk menyesuaikan desain dengan tools IT.

• Melakukan simulasi proyek. • Menghitung cost dan benefit.

• Mengawasi pelaksanaan proyek dan membantu memfasilitasi pemecahan hambatan-hambatan proyek.

(15)

68

PROJECT ADVISOR • Adanya komitmen yang kuat.

• Mengkomunikasikan proyek ke seluruh lapisan perusahaan.

• Meminta dukungan dan keterbukaan karyawan.

• Pra-konfirm visi, tujuan, dan ruang lingkup proyek.

• Pra-konfirm HLOI dan Kick Off meeting. • Pra-konfirm hasil assessment.

• Menentukan perusahaan yang perlu dijadikan benchmark.

• Pra-konfirm konsep global, sistem, dan KPI. • Konfirmasi hasil perancangan sistem yang

baru dan komitmen untuk melaksanakannya. • Empower karyawan untuk menerima

perubahan dan melaksanakan sistem yang baru.

• Follow-up sumber dana yang sudah diputuskan.

• Menyeimbangkan kepentingan implementasi dan operasi.

• Memberikan apresiasi / pengakuan terhadap partisipasi karyawan.

(16)

69

• Review dan monitoring pencapain KPI.

• Meminta PIC menindaklanjuti setiap terjadi penyimpangan.

• Komitmen penuh pada setiap tahapan proyek (konfirmasi, review dan implementasi)

PROJECT TEAM • Melakukan lobby dengan manajemen untuk menggali sense of urgency.

• Menciptakan suasana mendesak sehingga semua pihak merasa berkepentingan.

• Melakukan persiapan proyek (Tim, AP, Logistic, dll.).

• Memberikan arahan dan pendekatan secara keseluruhan pada Project Team.

• Menjembatani komunikasi antara Steering Committee dan Project Team.

• Melaporkan kemajuan setiap fase proyek kepada Steering Committee.

• Menjamin kelancaran tim untuk mendapatkan informasi dan dokumen yang diperlukan. • Mempersiapkan benchmarking.

• Aktif menciptakan ide perbaikan. • Integrasi konsep.

(17)

70

• Melakukan koordinasi dan sinkronisasi dengan pihak terkait.

• Menyusun strategi / skenario implementasi. • Mereview progress implementasi secara rutin

dan melaporkannya pada Steering Committee. • Melakukan periodic-review perkembangan

proyek (Weekly).

TECHNICAL • Membantu Project Manager melakukan lobby dengan manajemen.

• Membantu Project Manager melaksanakan Kick Off.

• Membantu Project Manager melakukan HLOI.

• Membantu / mewakili Project Manager dalam mengatur team daily basis.

• Aktif memberikan masukan / ide / saran perbaikan kepada Project Manager dan tim. • Membantu Project Manager menyusun

laporan progress proyek pada setiap fase. • Bertanggung jawab dalam mengkoordinasi

tugas di dalam timnya.

• Mengerjakan dan memberikan tugas-tugas harian dalam bentuk pengumpulan data,

(18)

71

analisis-analisis dan alokasi anggota tim.

• Membantu Project Manager melakukan mapping, menemukan peluang perbaikan, dan dokumentasi.

• Membantu Project Manager mendesain sistem solusi masalah yang ditemukan.

• Membantu Project Manager menyusun strategi dan koordinasi untuk persiapan implementasi.

• Membantu Project Manager menyusun Activity Plan untuk implementasi sistem yang baru.

• Melakukan High Level Opportunity Identification.

• Mengumpulkan data-data dan menganalisisa sesuai permintaan Function Leader.

• Memberikan bantuan umum kepada Function Leader.

• Memberikan kontribusi yang proaktif selama proyek berjalan (analisis, konklusi, ide perbaikan, dan pembuatan rencana implementasi).

(19)

72

• Mengumpulkan data paket IT dan supplier. • Mendokumentasi dan analisa current system. • Mengajukan alternatif solusi, paket, maupun

supplier.

• Identifikasi seluruh requirements untuk sistem baru.

• Menjamin penyelesaian (user requirement, design, programming, konstruksi, dan implementasi) sistem baru.

FINANCIAL • Membantu Project Manager melakukan lobby dengan manajemen.

(20)

73

• Mengerjakan dan memberikan tugas-tugas harian dalam bentuk pengumpulan data, analisis-analisis dan alokasi anggota tim.

• Memberikan kontribusi yang proaktif selama proyek berjalan (analisis, konklusi, ide perbaikan, dan pembuatan rencana

(21)

74

implementasi).

DISTRIBUTION • Membantu Project Manager melakukan lobby dengan manajemen.

(22)

75

MANUFACTURING • Membantu Project Manager melakukan lobby dengan manajemen.

(23)

76

(24)

77

3.2.3 Tugas dan Length of Effort 3.2.3.1 Posisi dan Tugas

Dalam tim proyek SIAPP, penulis berada pada bagian Distribution dimana kami memiliki tugas untuk mereview atribut pendukung yang terdapat di PT. XYZ pada modul Order M anagement sehingga dapat ditemukan solusi untuk memperbaiki kekurangan yang ditemukan pada atribut pendukung tersebut.

(25)

78

3.2.3.2 Length of Effort

Berikut merupakan tabel rangkuman kegiatan selama internship di PT. XYZ.

Tabel 3.2 Durasi Tahapan Kegiatan

No. Tahapan Periode Durasi

1. Pengenalan proses bisnis 12 Juli 2010 – 19 Juli 2010 19 jam

2.

Pendalaman proses bisnis dan atribut 20 Juli 2010 19 jam 3. Pembuatan atribut 21 Juli 2010 – 8 Oktober 2010 224 jam

4. Presentasi dan perbaikan

9 Agustus 2010 – 13 Oktober 2010

13 jam

Berikut merupakan tabel length of effort yang menjelaskan secara lebih detil kegiatan selama internship di PT. XYZ.

(26)

Tabel 3.2 Length of Effort

Tanggal

Waktu Kegiatan

Tahapan Kegiatan M ateri Hasil Kegiatan

12 Juli 2010 09.00 – 12.00 Pengenalan proses bisnis

Tour Pabrik untuk melihat proses produksi Proses Produksi di Pabrik M engetahui proses produksi 13.00 – 16.00 Pengenalan proses bisnis

M embaca modul dan user manual Order Management

Introduction Order Management

M engetahui proses bisnis

Order Management 13 Juli 2010 07.00 – 12.00 Pengenalan proses bisnis

M emahami proses bisnis dalam Order Management

Introduction Order Management

M emahami proses bisnis dalam Order Management 13.00 – 16.00 14 Juli 2010 07.00 – 12.00 Pengenalan proses bisnis

M elihat pembuatan split line, release sales order, transact move order, surat jalan,

Detail Order Management

M engetahui proses

Order Management

(27)

proses trip (pemasangan surat jalan dengan truk yang

digunakan untuk mengirim barang), ship confirm, mencetak surat jalan.

13.00 – 16.00

Pendalaman proses bisnis dan atribut

M empelajari User Manual

Order Management

User Manual Order Management

M engetahui apa saja yang dilakukan oleh User 19 Juli 2010 07.00 – 12.00 Pendalaman proses bisnis dan atribut

M embuat Rich Picture

Rich Picture

(Tambahan)

Rich Picture Order Management tercipta 13.00 – 16.00 Pendalaman proses bisnis dan atribut

M empelajari TOAD dan ORACLE Report Builder

Report

M engenal bahasa pemrograman untuk membuat Report

(28)

20 Juli 2010 07.00 – 08.30 Pendalaman proses bisnis dan atribut

Wawancara dengan Bagian Distribusi Split Line M emahami mengenai Split Line 08.30 – 10.00 Pendalaman proses bisnis dan atribut

Wawancara dengan Bagian Logistic Release Move Order M emahami Release M ove Order 10.00 – 12.00 Pendalaman proses bisnis dan atribut

Wawancara dengan Bagian Logistic Transact Move Order M emahami Transact M ove Order 13.00 – 14.30 Pendalaman proses bisnis dan atribut

Wawancara dengan Bagian Logistic

Ship Confirm M emahami Ship Confirm

14.30 – 16.00

Pendalaman proses bisnis dan atribut

Wawancara dengan Bagian Logistic

Print Surat Jalan

M emahami Print Surat Jalan

(29)

21 Juli 2010 07.00 – 12.00 Pembuatan atribut

M embuat User M anual (dalam bentuk dokumen)

User Manual

(Tambahan)

User M anual Tercipta

13.00 – 16.00

Pembuatan atribut

M embuat Narasi Proses Bisnis

Narasi Proses Bisnis

Narasi Proses Bisnis Tercipta 26 Juli 2010 07.00 – 12.00 Pembuatan atribut M embuat Skenario Skenario Order Management (Tambahan) Skenario Order Management tercipta 13.00 – 16.00 27 Juli 2010 07.00 – 12.00 Pembuatan atribut M embuat Skenario Skenario Order M anagement (Tambahan) Skenario Order M anagement tercipta 13.00 – 16.00 28 Juli 2010 07.00 – 12.00 Pembuatan

atribut M embuat Skenario

Skenario Order

Management

(Tambahan)

Skenario Order

(30)

13.00 – 16.00 02 Agustus 2010 07.00 – 12.00 Pembuatan atribut

M embuat Flowchart Sales Order-Book, Split Line, Surat Jalan, Fullfilment Accepntance Flowchart Order Management Flowchart Order Management tercipta 13.00 – 16.00 03 Agustus 2010 07.00 – 12.00 Pembuatan atribut

M embuat Flowchart Sales Order-Book, Split Line, Surat Jalan, Fullfilment Accepntance Flowchart Order Management Flowchart Order Management tercipta 13.00 – 16.00 04 Agustus 2010 07.00 – 12.00 Pembuatan atribut

M embuat Flowchart Sales Order-Book, Split Line, Surat Jalan, Fullfilment Accepntance Flowchart Order Management Flowchart Order Management tercipta 13.00 – 16.00

(31)

09 Agustus 2010 07.00 – 12.00 Penyajian M empersiapkan Presentasi Pemahaman Proses Bisnis

Order Management

Order Management Knowledgement

Slide Presentasi Proses Bisnis Order Management tercipta. 13.00 – 16.00 Presentasi dan perbaikan

Presentasi dengan bagian

Sales, bagian Distribution,

bagian Logistic, dan bagian IT Development Order

Management

Presentasi

M engetahui kesalahan dalam Skenario dan

Flowchart yang telah

dibuat 10 Agustus 2010 07.00 – 12.00 Pembuatan atribut

Evaluasi Skenario dan

Flowchart yang telah dibuat

Evaluasi Skenario dan Flowchart (Tambahan)

Skenario dan Flowchart telah diperbaiki 13.00 – 16.00 Pembuatan atribut M endaftarkan IP Address untuk dapat mengakses ORACLE E-Business Suite

Akses E-Business

Suite

Aplikasi ORACLE

E-Business Suite sudah

(32)

11 Agustus 2010 07.00 – 12.00 Pembuatan atribut

M embuat Sales Order-Book, Surat Jalan dan Fulfillment

Acceptance pada aplikasi

ORACLE E-Business Suite dengan menggunakan server trial

Tahap Order

Management

M emahami pembuatan

Sales Order-Book, Surat

Jalan dan Fulfillment

Acceptance pada aplikasi

ORACLE E-Business Suite 13.00 – 16.00 16 Agustus 2010 07.00 – 12.00 Pembuatan atribut

M embuat RMA, Sales

Order-Book Return pada

aplikasi ORACLE

E-Business Suite dengan

menggunakan server trial

Tahap Order

Management

(Tambahan)

M emahami pembuatan RMA, Sales Order-Book

Return pada aplikasi

ORACLE E-Business Suite 13.00 – 16.00 18 Agustus 2010 07.00 – 12.00 Pembuatan atribut

Latihan membuat video dengan server trial

Video User M anual

Order Management

Video Sales Order-Book, Surat Jalan, dan

Fullfilment Acceptance

tercipta 13.00 –

(33)

23 Agustus 2010 07.00 – 12.00 Pembuatan atribut

M embuat Video User

Manual Sales Order-Book,

Surat Jalan dan Fullfilment

Acceptance

Video User M anual

Order Management

Fullfilment Acceptance tercipta 13.00 – 16.00 24 Agustus 2010 07.00 – 12.00 Pembuatan atribut

Acceptance

Video User M anual

Order Management

Acceptance

Video User M anual

Order Management

M ewawancara mengenai hak akses kepada setiap User dalam Order Management

Hak Akses User (Tambahan)

Daftar menu E-Business Suite M odul Order

(34)

13.00 – 16.00

Pembuatan atribut

M embuat Daftar untuk menentukan Hak Akses setiap User berdasarkan hasil wawancara 31 Agustus 2010 07.00 – 12.00 Pembuatan atribut

M embuat Daftar M enu ORACLE E_Business Suite modul Order Management dan mengidentifikasi fungsi-fungsi menu.

M engetahui ruang lingkup dalam penggunaan menu di ORACLE E-Business Suite oleh User. 13.00 – 16.00 01 Septem-ber 2010 07.00 – 12.00 Pembuatan atribut M enganalisa untuk menambahkan, tetap atau mengurangi Hak Akses setiap User dalam Order

Management

Hasil Analisa dibuat dalam suatu table yang menujukan Hak Akses setiap User.

(35)

13.00 – 16.00

Pembuatan atribut

M enyerahkan hasil analisa mengenai Hak Akses User kepada PIC moul Order

Management 06 Septem-ber 2010 07.00 – 12.00 Pembuatan atribut

M encari Problem Log pada sistem ORACLE E_Business

Suite

Problem Log

(Tambahan)

Daftar Poblem Log tercipta 13.00 – 16.00 Pembuatan atribut M enyerahkan dan mempresentasikan Daftar

Problem Log kepada PIC

modul Order Management 07 Septem-ber 2010 07.00 – 12.00 Pembuatan atribut

Belajar TOAD dan ORACLE

Report Builder untuk

membuat Report

Report

M engenal tentang TOAD dan ORACLE

(36)

13.00 – 16.00

Pembuatan atribut

M ewawancarai User mengenai Report yang di butuhkan dalam modul Order

Management

Daftar kebutuhan Report

21 Septem-ber 2010 07.00 – 12.00 Pembuatan atribut M embuat Report

Rekapitulasi Surat Jalan, Report Perbandingan PO,DO, dan SJ , Report FA Reject, Report FA, Report Data Delivery Harian

Report

Report Rekapitulasi Surat Jalan, Report Perbandingan PO,DO, dan SJ , Report FA Reject, Report FA, Report Data Delivery Harian tercipta 13.00 –

(37)

Report

Report Rekapitulasi Surat Jalan, Report Perbandingan PO,DO, dan SJ , Report FA Rejected, Report FA, Report Data Delivery Harian tercipta. 13.00 – 16.00 24 Septem-ber 2010 07.00 – 12.00 Pembuatan atribut M embuat Report

Report

(38)

Report

Report Rekapitulasi Surat Jalan, Report Perbandingan PO,DO, dan SJ , Report FA Reject, Report FA, Report Data Delivery Harian tercipta 13.00 – 16.00 29 Septem-ber 2010 07.00 – 12.00 Pembuatan atribut M embuat Report

Report

(39)

01 Oktober 2010 07.00 – 12.00 Pembuatan atribut M embuat Report

Report

Report Rekapitulasi Surat Jalan, Report Perbandingan PO,DO, dan SJ , Report FA Reject, Report FA, Report Data Delivery Harian tercipta 13.00 – 16.00 05 Oktober 2010 07.00 – 12.00 Pembuatan atribut M embuat Report

Report

(40)

06 Oktober 2010 07.00 – 12.00 Pembuatan atribut M embuat Report

Report

Report Rekapitulasi Surat Jalan, Report Perbandingan PO,DO, dan SJ , Report FA Reject, Report FA, Report Data Delivery Harian tercipta 13.00 – 16.00 08 Oktober 2010 07.00 – 12.00 Pembuatan atribut M embuat Report

Report

(41)

13 Oktober 2010 07.00 – 12.00 Presentasi dan perbaikan M empresentasikan Hasil

Report yang telah dibuat

Report

Hasi Report yang telah dibuat disetujui

(42)

94

3.3 Proses Bisnis Order Management

Pelanggan yang ingin memesan barang dapat mengirimkan Purchase Order ke Bagian Sales PT. XYZ. Kemudian Bagian Sales akan membuat Sales Order berdasarkan Purchase Order dari pelanggan tersebut. Sales Order tersebut akan diperiksa kembali oleh Kepala Departemen Sales. Bila disetujui, maka Bagian Sales akan melakukan Book Sales Order. Terdapat 2 (dua) jenis produk pada PT. XYZ, yaitu OEM (Original Equipment Manufacturing) yang saat ini memiliki satu pelanggan, yaitu PT. XXX dan REM (Replacement Equipment Market) yang memiliki beberapa pelanggan, yaitu PT. XXX dan 14 M ain Dealer lain yang tersebar di Indonesia.

Kemudian Bagian Distribusi akan membuat Scheduling, serta melakukan Split Line dan Reservasi atas Sales Order yang telah dibuat dan disetujui tersebut. Khusus untuk Sales Order pada produk OEM tidak perlu dilakukan Scheduling karena Jadwal Pengiriman akan diberikan oleh pelanggan, yaitu PT. XXX.

Kemudian Bagian Logistik akan melakukan Release Sales Order (Launch Pick Release) yang menghasilkan nomor Surat Jalan. Setelah itu, Bagian Logistik akan melakukan Transact Move Order untuk memindahkan barang dari Finish Good ke Staging Area. Selanjutnya Bagian Logistik akan menentukan Trip pengiriman. Dan terakhir, Bagian Logistik melakukan konfirmasi Shipping (Ship Confirm). Setelah semua proses tersebut selesai, maka Bagian Logistik akan mencetak Surat Jalan sebanyak 5 (lima) rangkap, Tally Sheet dan Pas Pengeluaran Stock.

Kemudian Surat Jalan dan Pas Pengeluaran Stock akan diserahkan kepada Supir untuk melakukan pengiriman dan sebagai tanda ijin keluar dari PT. XYZ pada saat pengecekan Security. Selain itu, Pas Pengeluaran Stock juga digunakan oleh perusahaan ekspedisi untuk melakukan penagihan biaya pengiriman ke PT. XYZ.

(43)

95

Setelah barang sampai ke pelanggan, pelanggan akan menandatangani serta memberikan cap perusahaan pada Surat Jalan jika pelanggan menerima barang sesuai dengan pesanan sehingga Surat Jalan tersebut dapat dikatakan valid. Jika barang tidak sesuai dengan pesanan pelanggan, maka Surat Jalan tersebut tidak perlu ditandatangani dan tidak perlu diberi cap perusahaan oleh pelanggan.

Apabila Surat Jalan tersebut valid, maka Surat Jalan rangkap 1 (satu) yang berwarna putih dan Surat Jalan rangkap 2 (dua) yang berwarna biru akan diberikan ke Bagian Accounting untuk dapat membuat penagihan ke Pelanggan dan sebagai arsip di Bagian Acounting. Surat Jalan rangkap 3 (tiga) yang berwarna merah akan diserahkan ke Bagian Logistik sebagai arsip. Surat Jalan rangkap 4 (empat) yang berwarna hijau akan diberikan ke ekspedisi. Dan Surat Jalan rangkap 5 (lima) yang berwarna kuning akan diberikan kepada pelanggan.

Setelah Surat Jalan diterima kembali oleh Bagian Logistik, maka Bagian Logistik akan melakukan Fulfillment Acceptance. Untuk Surat Jalan yang valid (terdapat tanda tangan dan cap perusahaan pelanggan), maka Fulfillment Acceptance yang dibuat akan berstatus “Accepted”. Sedangkan untuk Surat Jalan yang tidak valid, maka Fulfillment Acceptance yang dibuat akan berstatus “Rejected”. Status tersebut akan berpengaruh pada proses penagihan ke pelanggan. Jika statusnya “Accepted”, maka Bagian Accounting akan membuat Invoice ke pelanggan atas Surat Jalan tersebut. Sedangkan jika statusnya “Rejected”, maka Bagian Accounting tidak dapat membuat Invoice ke pelanggan atas Surat Jalan tersebut.

(44)

96

Instruksi Kerja ORDER MANAGEMENT 1. Purchase Order (PO)

Pelanggan membuat Purchase Order dan mengirimkan PO tersebut ke Bagian Sales PT. XYZ untuk melakukan pembelian barang. PO tersebut berisi keterangan mengenai pelanggan, tanggal pemesanan, dan nama dan jumlah item yang dipesan.

2. Entry Sales Order (SO)

Bagian Sales akan mencatat Purchase Order dari pelanggan dengan melakukan entry Sales Order pada sistem E-Bussiness Suite.

3. Cetak Sales Order

Sales Order yang sudah dicatat tersebut berlaku sebagai database perusahaan dan kemudian akan dicetak untuk diberikan kepada Kepala Departemen Sales.

4. Periksa Sales Order

Kepala Departemen Sales akan memeriksa Sales Order untuk menghindari kesalahan penulisan data pelanggan, data pemesanan berupa nama item dan jumlah item yang dipesan, dan data Price List pelanggan. Jika terjadi kesalahan, maka Bagian Sales akan melakukan perbaikan atas Sales Order tersebut.

5. Book Order

Apabila Sales Order mendapat persetujuan dari Kepala Departemen Sales, maka Sales Order yang sudah tersimpan dalam sistem akan di Book sehingga item dapat dipesan untuk dikirim ke pelanggan.

(45)

97

6. Delivery Schedule

M embuat Delivery Schedule untuk pelanggan OEM yang dilakukan oleh Bagian Distribusi. Dalam proses ini, kriteria Finish Good yang akan dikirimkan mengacu pada sistem lot FIFO dengan penomoran lot yang berbeda dari lot REM . Hal ini dilakukan agar jumlah yang dipesan OEM dapat dipenuhi sampai 100% oleh PT. XYZ. Split Line dilakukan sesuai regular pengiriman yang ada pada Bagian Distribusi.

7. Release Sales Order (RSO) atau Launch Pick Release

Setelah membuat Delivery Schedule, Bagian Logistik akan melakukan Release Sales Order (RSO) untuk melakukan release atas suatu Sales Order sehingga akan menghasilkan nomor Surat Jalan.

8. Transact Move Order (TMO)

Transact Move Order (TM O) dilakukan untuk memindahkan barang yang di-transact dari Finish Good ke Staging Area. Ketika barang telah dipindahkan, maka jumlah barang di dalam sistem pun disesuaikan.

9. Trip

Setelah Transact Move Order akan dilakukan penentuan Trip pengiriman. Assign To Trip untuk menentukan barang akan dikirim dengan Trip yang sudah ada atau Auto-create Trip untuk membuat Trip baru dengan menentukan Nomor Truk, Nama Pengemudi, M ode Ekspedisi, dan Biaya Ekspedisi.

(46)

98

10. Cetak Surat Jalan, Tally Sheet dan Pas Pengeluaran Stock

Setelah menentukan Trip untuk pengiriman, maka akan dicetak Surat Jalan sebanyak 5 (lima) Rangkap, Tally Sheet dan Pas Pengeluaran Stock yang berisi data pelanggan, dan data pengiriman yang berupa tanggal pengiriman, nama item dan jumlah item yang dikirim.

11. Fulfillment Acceptance

Setelah Surat Jalan diterima kembali oleh Bagian Logistik, maka akan dilakukan Fulfillment Acceptance. Untuk Surat Jalan yang valid (terdapat tanda tangan dan cap perusahaan dari pelanggan), maka Fulfillment Acceptance yang dibuat akan berstatus “Accepted”. Sedangkan untuk Surat Jalan yang tidak valid, maka Fulfillment Acceptance yang dibuat akan berstatus “Rejected”.

(47)

99

3.4 Flowchart Order Management

3.4.1 Future Business Description – Sales Order Acknowledgement to Book

(48)

100

O2C01-01 Create PO

Customer akan membuat dan mengirimkan Purchase Order ke PT. XYZ untuk membeli sejumlah item.

O2C01-02 Receive PO

Purchase Order dari customer akan diterima oleh marketing PT. XYZ. Proses ini juga dapat berasal dari penjualan Asset dan Scrap (O2C12-05).

O2C01-03 New Customer?

Keputusan akan diambil berkaitan dengan status customer, apakah merupakan customer baru atau bukan.

O2C01-04 Create New Customer

M arketing akan membuat customer baru apabila customer tersebut belum terdaftar di dalam sistem. M arketing akan melakukan koordinasi dengan Accounting untuk menentukan opsi-opsi yang berkaitan dengan setup account di customer.

O2C01-05 Entry Sales Order

Sales Admin akan mencatat customer PO menjadi Sales Order di Oracle Applications. Penomoran Sales Order akan degenerate secara otomatis oleh Oracle dengan format numeric running number.

(49)

101

O2C01-06 Any M anual Discount?

Keputusan akan diambil berkaitan dengan ada tidaknya diskon-diskon yang perlu diaplikasikan secara manual.

O2C01-07 Apply M anual M odifier

Bila ada diskon-diskon yang perlu diaplikasikan secara manual, maka sales admin perlu memasukan modifier- modifier secara manual.

O2C01-08 Prepayment Required?

Keputusan akan diambil berkaitan dengan diperlukan atau tidaknya pembayaran uang muka terhadap sales order tersebut.

O2C01-09 Enter Prepayment

Bila sales order memerlukan pembayaran uang muka, dan uang muka tersebut telah diterima, maka sales admin akan memasukan informasi prepayment.

O2C01-10 Check Availability & Schedule

User akan memeriksa ketersediaan barang dan penjadwalan pengiriman item terhadap sales order yang bersangkutan.

(50)

102

O2C01-11 Print Performa Invoice

Sales Admin akan melakukan pencetakan terhadap Sales Order tersebut (Performa Invoice) dan akan mengkomunikasikan dengan customer untuk memperoleh konfirmasi.

O2C01-12 Review & Confirm

Customer akan melakukan review terhadap Performa Invoice yang telah diterbitkan oleh PT. XYZ, baik dari segi ketepatan item, harga, maupun quantity dan penjadwalan pengirimannya.

O2C01-13 PI Agreed?

Keputusan akan diambil berkaitan dengan disetujui atau tidaknya sebuah performa invoice oleh customer.

O2C01-14 Revise Sales Order

Bila Performa Invoice tidak disetujui atau bila PT. XYZ tidak dapat memenuhi Sales Order tersebut, maka sales admin akan membuat revisi / perbaikan terhadap sales order untuk kemudian mencetak kembali dan mengirimkan ke customer.

O2C01-15 Reserve

Bila Performa Invoice telah disetujui oleh customer, maka sales admin akan melakukan reservasi barang terhadap sales order tersebut.

(51)

103

O2C01-16 PI Able to be Fulfilled?

Keputusan akan diambil berkaitan dengan PT. XYZ dapat memenuhi atau tidaknya Sales Order tersebut. Apabila Performa Invoice telah disetujui namun kemudian PT. XYZ tidak dapat memenuhi Sales Order tersebut, maka akan dilakukan revisi terhadap sales order dan langkah akan diulangi.

O2C01-17 Book

Bila semua telah firm, maka sales admin akan melakukan book terhadap sales order tersebut untuk menandakan konfirmasi pembelian.

(52)

104

3.4.2 Future Business Description – Sales Order Release to Delivery

(53)

105

O2C03-01 Send Barcode Tag

PT. XXX sebagai salah satu customer dari PT. XYZ akan mengirimkan barcode tag sebagai dasar release sales order. Release dengan dasar barcode ini (saat ini) hanya diperuntukkan satu customer, yaitu PT. XXX.

O2C03-02 Barcode Tag

Barcode Tag dari PT. XXX akan menyebutkan tanggal pengiriman, nomer Sales Order (customer PO) dan quantity yang harus dikirimkan.

Barcode tag ini akan diterima oleh warehouse.

O2C03-03 Shipping Release Sales Order

Kegiatan release sales order ini akan dilakukan oleh warehouse, khusus untuk release yang didasarkan oleh barcode tag.

O2C03-04 Daily Release Sales Order

M arketing akan melakukan release sales order per hari, untuk merelease sales order yang telah dijadwalkan untuk dikirimkan di hari yang bersangkutan.

O2C03-05 Print Pick Slip

Kegiatan release sales order akan secara otomatis mencetak laporan pick slip (pengambilan barang dari warehouse).

(54)

106

O2C03-06 Pick Slip

Pick slip akan menyebutkan item, sumber, nomer lot, dan tujuan dari pemindahan item.

O2C03-07 M ove M aterial

Pick slip akan digunakan sebagai dasar operator gudang untuk memindahkan finished goods dari gudang finished goods menuju preparation (staging) area.

O2C03-08 Transact M ove Order

M ove order yang telah dicreate secara otomatis oleh Order M anagement perlu ditransaksikan untuk merealisasikan move order tersebut. Warehouse akan melakukan transact move order terhadap sales order tersebut.

Aktivitas ini akan mentrigger terjadinya jurnal inventory, yakni perpindahan barang. Karena perpindahan ini adalah antar account material, maka jurnal yang terjadi adalah account material pada dirinya sendiri.

M aterial Account xxx M aterial Account xxx

O2C03-09 Autocreate Delivery

Sistem akan menciptakan delivery secara otomatis terhadap sales order yang direlease secara bersamaan. Delivery ini akan dimanfaatkan sebagai surat jalan, dimana beberapa release akan digroup menjadi satu delivery apabila terhadap satu sales order yang sama.

(55)

107

O2C03-10 Enter Transportation M ethod & Adjust Cost

Pada delivery, perlu dicantumkan metode transportasi dan biayanya. Hal ini diperlukan sebagai dasar untuk membuka Purchase Requisition terhadap jasa ekspedisi.

M etode Ekspedisi ini harus dipilih (mandatory) oleh user, sementara biayanya akan dikalkulasi secara otomatis oleh sistem. Database ekspedisi dan harga ini akan dimaintain oleh marketing.

O2C03-11 Daily Create Trip

Informasi perjalanan truk setiap harinya harus didefine di dalam sistem.

O2C03-12 Enter Truck No & Driver Name

Pada informasi perjalanan truk ini, perlu dimasukan nomer truk dan nama pengemudinya. Kedua field ini harus diisi (mandatory).

O2C03-13 Assign Delivery to Trip

Delivery (surat jalan) harus ditugaskan ke sebuah perjalanan truk sebelum dikirimkan. Langkah ini harus dilakukan secara seksama sebelum dikirimkan, karena pada langkah ini informasi surat jalan dan truknya masih dapat diganti, sementara setelah dikirimkan, tidak ada lagi fleksibilitas dalam hal ini.

(56)

108

O2C03-14 Ship Confirm

Kegiatan ship confirm adalah kegiatan untuk mengkonfirmasi pengiriman, memastikan bahwa sebuah surat jalan dan perjalanan truknya telah dikirim. Konfirmasi ini diperlukan untuk memotong stok on hand, mentrigger keabsahan suatu delivery untuk penerimaan customer dan invoice.

Aktivitas ini akan mentrigger jurnal pengiriman barang. Karena COGS belum diakui pada saat pengiriman, maka jurnal yang terjadi adalah

Deferred COGS pada M aterial Account Deferred COGS xxx

M aterial Account xxx

O2C03-15 Print Surat Jalan

Bersamaan dengan proses ship confirm, sistem akan mencetak dokumen surat jalan.

O2C03-16 Surat Jalan

Surat jalan akan menjadi document pengantar bagi perjalanan truk, sementara surat jalan tersebut akan dibawa kembali untuk konfirmasi penerimaan oleh customer.

O2C03-17 Ship

Ekspedisi (atau truk PT. XYZ) akan mengantar item-item yang dibeli oleh customer ke tujuan / gudang customer.

(57)

109

O2C03-18 Confirm Shipment

Customer akan menerima pengiriman dari PT. XYZ ke dalam gudang mereka, dan akan mengkonfirmasikan penerimaan melalui email/fax/telepon, maupun melalui surat jalan kembali. Semua kesalahan diharapkan dapat diidentifikasikan pada tahap ini. Langkah ini akan dilanjutkan ke proses penerimaan customer.

(58)

110

3.4.3 Future Business Solution – Customer Acceptance (RMA For Replacement)

(59)

111

O2C04-01 Any Reject?

Keputusan akan diambil berkaitan dengan ada tidaknya penolakan dari customer terhadap line di dalam surat jalan, atau keseluruhan surat jalan.

O2C04-02 Any M istake?

Apabila tidak ada penolakan, keputusan akan diambil berkaitan dengan ada tidaknya kesalahan pada surat jalan. Apabila ada kesalahan pada surat jalan, proses akan berlanjut ke perbaikan surat jalan.

O2C04-03 Enter Customer Rejection

Apabila terjadi penolakan dari customer, M arketing akan memasukan informasi penolakan customer terhadap satu line surat jalan, atau seluruh line surat jalan pada form customer acceptance.

O2C04-04 Need M aterial Replacement?

Keputusan akan diambil berkaitan dengan diperlukan atau tidaknya material pengganti terhadap line / seluruh surat jalan yang ditolak.

O2C04-05 Enter RM A for Replacement

M arketing akan memasukan informasi RM A dengan cara menambahkan line di sales order. RM A ini adalah RM A untuk replacement tanpa credit memo.

(60)

112

O2C04-06 Receive Reject M aterial

Inventory akan menerima material yang ditolak oleh customer ke dalam gudang (terlepas dari ada atau tidaknya barang tersebut secara fisik).

Aktivitas ini akan mentrigger terjadinya jurnal inventory, yakni M aterial Account pada :

Deferred COGS M aterial Account xxx

Deferred COGS xxx

O2C04-07 Create & Book Replacement Line

Sebuah line penggantian harus dibuat untuk mengirimkan pengganti item-item yang ditolak. Line ini adalah line yang akan ditagihkan ke customer maka akan mengikuti flow line generic.

O2C04-08 Release Replacement Line

Replacement line akan direlease untuk pengambilan item ke gudang.

O2C04-09 M odify Delivery Information

Informasi surat jalan harus dimodifikasi untuk mereferensikan surat jalan tersebut ke surat jalan yang lama (yang ditolak).

(61)

113

O2C04-10 Ship Delivery

Delivery / surat jalan pengganti akan dikirimkan ke customer secara sistem. Jurnal yang terjadi :

Deferred COGS xxx M aterial Account xxx

(62)

114

3.5 User Manual Order Management

3.5.1 User Manual M embuat Sales Order

User M anual untuk membuat Sales Order, dapat mengikuti langkah-langkah berikut, yaitu :

1. Navigasi ke layar S ales Order , Pilih pada layar Order M anagement > Orders, Returns > Sales Orders.

(63)

115

2. M asukkan informasi di tab main.

(64)

116

• Customer : Pilih customer yang membuat Sales Order. o Layar pilihan Customer – pilih satu Customer.

o Tanda % : Untuk mencari semua Customer.

Gambar 3.10 User Interface Create Sales Order – Pilih Customer

• Order Type : Pilih Tipe transaksi penjualan.

o Layar pilihan Order Type – pilih satu tipe transaksi penjualan. o Tanda % : Untuk mencari semua Order type.

(65)

117

• Price List : Nama daftar Harga.

o Layar pilihan Price List – pilih satu tipe daftar harga. o Tanda % : Untuk mencari semua tipe price list.

Gambar 3.12 User Interface Create Sales Order – Pilih Price List

• Customer Number : (terdefault dari customer). • Customer PO : Isi nomer PO customer.

• Customer contact : (terdefault dari customer).

• Ship to Location : lokasi pengiriman (terdefault dari customer). • Bill to Location : lokasi penagihan (terdefault dari customer). • Salesperson : No Sales Credit (terdefault dari awal).

(66)

118

3. M asukan informasi di tab others :

• Payment Term : TOP (Terdefault dari customer).

• Warehouse : gudang pengiriman (Terdefault dari order type). • Tax Handling : (Terdefault dari awal).

Gambar 3.13 User Interface Create Sales Order – Order Information tab Others 2

4. Klik tab Line Items. M asukan informasi :

• Ordered Item : Pilih item yang dipesan, bila ada beberapa item pilih line berikutnya.

• Qty : Input jumlah item yang dipesan.

(67)

119

• Unit Selling Price : Harga item per unit (Terdefault dari price list). • Request Date : Input tanggal customer mengharapkan item tiba/dikirim. • Schedule Ship Date : Input tanggal Delivery Schedule.

• Line Type : tipe line pemesanan (Terdefault dari order type).

Gambar 3.14 User Interface Create Sales Order – Order Information tab Others 2

(68)

120

5. M elihat availability : M elihat ketersediaan kuantiti dari suatu item . • Klik tombol Availability untuk melihat availability dari suatu item.

Gambar 3.15 User Interface Create Sales Order – Availability Check 6. S ave : Klik tombol save / Pilih File – Save.

3.5.2 User Manual M encetak Performa Invoice

User M anual untuk mencetak Performa Invoice, dapat mengikuti langkah-langkah berikut, yaitu :

(69)

121

1. Navigasi ke layar Submit Request :

Order M anagement > Reports,Request > Run Report. Pilih Run Report.

Gambar 3.17 User Interface Print Performa Invoice – Pilih Single Request

2. Pilih Single Request.

Pilih S ingle Request, klik OK.

Gambar 3.18 User Interface Print Performa Invoice – Pilih Order/Invoice Detail Report

(70)

122

Carilah report performa invoice. Pilih Report Performa Invoice.

M asukan Parameter yang diinginkan - Klik OK.

Gambar 3.19 User Interface Print Performa Invoice – Parameters

Input Order Number.

(71)

123

Klik Submit lalu Klik NO.

• Klik Yes bila akan submit Request lainnya. • Klik No bila tidak akan submit Request lainnya.

3. Carilah request yang telah di submit : Order M anagement > M asuk toolbar View > Request.

(72)

124

Klik Find.

Pastikan bahwa request completed dengan status normal. Klik View Output.

Contoh Report. Klik View Output. Request : Completed. Status : Normal.

Gambar 3.22 User Interface Print Performa Invoice – Reports Performa Invoice

Lakukan review terhadap hasil report. Print Laporan Performa Invoice.

(73)

125

3.5.3 User Manual M elakukan Alokasi / Reservation dan Schedule

User M anual untuk melakukan alokasi / reservation dan menjadwalkan pengiriman, dapat mengikuti langkah-langkah berikut, yaitu :

1. Navigasi ke layar S ales Order , Pilih pada layar Order M anagement > Orders, Returns > Sales Orders. Panggil no SO yang akan di scheduling.

2. Navigasi ke layar S cheduling, Klik Tools > S cheduling – Pilih Schedule (Schedule Ship Date & Schedule Arrival Date terisi otomatis).

Gambar 3.23 User Interface Alokasi / Reservation dan Schedule – Pilih Schedule

(74)

126

Pilih Line Item – Shipping.

Periksa kebenaran Schedule Ship Date dan Arrival Date.

Gambar 3.24 User Interface Alokasi / Reservation dan Schedule – Line Item tab Shipping

3. Navigasi ke layar Reservation untuk reserve Finish Good. Klik Tools > Scheduling, Pilih Reservation Details.

Gambar 3.25 User Interface Alokasi / Reservation dan Schedule – Pilih Reservation Detail

(75)

127

Input Qty yang akan di reserve.

Gambar 3.26 User Interface Alokasi / Reservation dan Schedule – Item Reservation Window

Lakukan untuk semua Item.

4. Save.

(76)

128

3.5.4 User Manual M elakukan Release Sales Order

3.5.4.1 User M anual untuk melakukan RSO (satu atau lebih valid full line), dapat mengikuti langkah-langkah berikut, yaitu :

Navigasi ke layar RS O : Order M anagement > Shipping > Release Sales Orders > Release Sales Orders

1. M asukkan Release Rule yang dikehendaki atau masukkan informasi di tab Orders, S hipping dan Inventory.

2. Review form release.

3. Bila telah sesuai, klik tombol Concurrent.

Gambar 3.27 User Interface Release Sales Order – Input Order Number

(77)

129

4. Carilah request yang telah tergenerate. • Klik view > request.

• Klik find.

• Pastikan request completed dengan status normal.

Gambar 3.28 User Interface Release Sales Order – Find Request

3.5.4.2 User M anual untuk melakukan RSO (sebagian valid line), dapat mengikuti langkah-langkah berikut, yaitu :

1. Navigasi ke layar S hipping Transactions : Order M anagement > Shipping > Transactions.

(78)

130

2. Query sales order yang akan direlease berdasarkan criteria yang ada :

• Masukan kriteria pencarian (misalnya : “From Schedule date : 15-Aug-2008”) Æ Klik Find.

Gambar 3.29 User Interface Release Sales Order – Input Schedule Date

(79)

131

3. Pilih action: split line, klik Go.

• Masukan jumlah yang akan di release ÆKlik OK.

Gambar 3.30 User Interface Release Sales Order – Pilih Actions

4. Pilih line yang akan direlease (hasil dari split line). • Pilih action: launch pick release.

• Pastikan layar pesan tertulis request berhasil digenerate. Klik Detail untuk mengetahui request ID Æ OK.

5. Carilah request yang telah tergenerate. • Klik view > request.

(80)

132

3.5.5 User Manual M elakukan Transact Move Order

User manual untuk melakukan TM O (M emindahkan item dari subinventory Finish Good ke staging area), dapat mengikuti langkah-langkah berikut, yaitu : 1. Navigasi ke layar Transact Move Order (pilih organisasi) :

Inventory > M ove Orders > Transact M ove Orders.

Gambar 3.31 User Interface Transact Move Order – Pilih Organisasi

(81)

133

Gambar 3.33 User Interface Transact Move Order – Pilih Transact Move Order

2. Pada layar query, klik tab Pick Wave. 1. Tick check box Sales Order.

2. M asukan nomer sales order diikuti ‘%’. 3. Atau

4. Pada tab headers, masukan move order number. 5. Ganti Type : Pick Wave M ove Order.

(82)

134

Gambar 3.34 User Interface Transact Move Order – Pilih Tab Pick Wave

3. Check checkbox pada move order yang mau di transact Æ klik transact. Pastikan pesan transaksi berhasil Æ OK.

(83)

135

4. Lakukan pengecekan status (workshop only), Navigasi ke layar S hipping Transaction : Order Management > Shipping > Transactions.

5. Query sales order yang telah direlease.

6. Pastikan bahwa Line S tatus S taged/Pick Confirm dan Next S tep Ship Confirm.

(84)

136

3.5.6 User Manual M embuat Surat Jalan

User manual untuk membuat Surat Jalan (M enugaskan pengiriman, memasukan biaya ekspedisi), dapat mengikuti langkah-langkah berikut, yaitu :

1. Navigasi ke layar Shipping Transactions : Order M anagement > Shipping > Transactions.

2. M asukan Search For : Tick Deliveries. • Masukan criteria pencarian :

• Input tanggal From Pick Up Date – untuk mencari Surat Jalan hari ini (yang telah direlease) Æ Klik Find.

Gambar 3.37 User Interface Create Surat Jalan – Input Tanggal From Pick Date

(85)

137

3. Klik Contents : Lakukan review terhadap isi surat jalan.

Gambar 3.38 User Interface Create Surat Jalan – Klik Contents

4. Klik Details, Navigasi ke Descriptive Flexfield (Layar DFF muncul).

(86)

138

• Masukan Metode Ekspedisi (atau keterangan tidak menggunakan ekspedisi).

Gambar 3.40 User Interface Create Surat Jalan – Input M etode Ekspedisi

• Lakukan review terhadap tarif perjalanan ekspedisi, lakukan penyesuaian bila perlu.

5. Save : Klik Save.

(87)

139

3.5.7 User Manual M embuat Informasi Perjalanan Truk

User manual untuk membuat informasi perjalanan truk, dapat mengikuti langkah-langkah berikut, yaitu :

2. Pindah ke layar Trip Data Entry.

• Ketika masuk ke form shipping transaction, aktifkan layar di belakangnya, atau carilah trip terlebih dahulu lalu buat trip baru.

(88)

140

3. M asukan nama Trip. • Klik Save.

• Klik tombol detail.

(89)

141

4. M asukan informasi truk di DFF (Descriptive Flexfield). • Masukkan Nomer Truk.

• Masukkan Nama pengemudi. • Klik OK.

• Klik Save.

(90)

142

3.5.8 User Manual M enugaskan Surat Jalan

User M anual untuk menugaskan Surat Jalan / Delivery ke perjalanan truk / trip tertentu, misalnya :

dapat mengikuti langkah-langkah berikut, yaitu :

2. Lakukan pencarian surat jalan yang akan ditugaskan.

Gambar 3.45 User Interface Ship Confirm – Pencarian Surat Jalan 1

Delivery 1 Trip 1

Delivery 2

Delivery 2 di assign ke Trip 1

(M odul 02C02-08) ikuti langkah dibawah ini : Delivery 1 di assign ke Trip 1

(91)

143

3. Pindah ke layar Trip Data Entry.

Pilih action : Assign to Trip, kemudian Klik tombol Go.

Gambar 3.46 User Interface Ship Confirm – Trip Data Entry

4. Pilih Trip yang dikehendaki, kemudian Klik OK.

(92)

144

3.5.9 User Manual M elakukan Ship Confirm

User manual untuk melakukan Ship Confirm, dapat mengikuti langkah-langkah berikut, yaitu :

2. Lakukan pencarian surat jalan yang akan ditugaskan.

(93)

145

3. Lakukan Ship Confirm dengan klik tombol Ship Confirm atau pilih Action : Ship Confirm lalu klik Go.

(94)

146

4. Pastikan parameter terisi : Actual Departure Date & Document Set Æ Uncheck Create Bill of lading & Create M aster Bill of Loading Æ OK.

Gambar 3.50 User Interface Ship Confirm – Confirm Trip

5. Pastikan Ship Confirm berhasil dari layar view request; View > Request > Find Status : Interface trip stop completed normal.

(95)

147

3.5.10 User Manual M encetak Surat Jalan

User manual untuk mencetak Surat Jalan, dapat mengikuti langkah-langkah berikut, yaitu :

1. Navigasi ke layar Reports and Documents : Order M anagement > Shipping > Reports and Documents.

2. Pilih Organizations : M AT – SRI M aterial.

Gambar 3.51 User Interface Cetak Surat Jalan – Pilih Organization

3. Pilih Single Request.

(96)

148

4. Pilih Shipped Delivery Lines Report.

Gambar 3.53 User Interface Cetak Surat Jalan – Pilih Delivery Lines Report

5. M asukkan Parameter.