2.1 Sistem Presensi Pegawai
Secara umum dapat dikatakan bahwa sistem adalah suatu kelompok dari bagian-bagian tertentu yang saling berhubungan guna mencapai suatu tujuan tertentu. Pengertian sistem menurut Wahyono, Teguh. Sistem Informasi (2004) adalah “sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan”. Suatu sistem terdiri dari bagian-bagian sistem yang dibentuk untuk mewujudkan sesuatu
Pengertian informasi menurut Raymond Mc. Leod, Jr (2003) adalah data yang telah diproses atau data yang telah memiliki arti. Menurut Jogiyanto HM., MBA., Akt., Ph.D (2005) Sistem Informasi adalah “Suatu sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi bersifat manajerial dan kegiatan dari suatu organisasi dan menyediakan pada pihak lain dengan laporan-laporan yang diperlukan.”
Presensi adalah Suatu kegiatan mencatat kehadiran pegawai di kantor, setiap hari kerja pegawai diharuskan melakukan presensi pada waktu datang dan pulang, dalam satu periode waktu.
Sistem presensi pegawai merupakan sebuah sistem yang ada di suatu instansi yang digunakan untuk mencatat daftar kehadiran setiap anggota instansi tersebut. Sistem presensi pegawai mencatat identitas anggota instansi dan waktu keluar-masuk anggotanya. Sistem presensi pegawai juga mempunyai kemampuan memberikan laporan yang akurat kepada pimpinan untuk menentukan pemberian
tunjangan kinerja, uang makan, uang lembur, hukuman disiplin maupun penilian prestasi kerja.
2.2 Mesin presensi biometrik telapak tangan
Mesin presensi biometrik telapak tangan merupakan teknologi yang dapat memetakan dan memverifikasi ukuran dan bentuk tangan seseorang dalam waktu kurang dari satu detik. Handkey dapat menangkap bentuk gambaran tangan secara tiga dimensi menggunakan gambar array 32.000 pixel. Pengukuran diambil total 90 faktor, termasuk dari panjang, luas, ketebalan, permukaan dari area jari dan tangan yang diambil. Algoritma yang canggih dapat menentukan aspek unik dari setiap tangan dan membuat template tangan sembilan bit. Template ini lalu disimpan dan digunakan untuk perbandingannya setelahnya. Kotoran, debu, dan juga lecet yang ada pada tangan tidak akan berdampak besar pada akurasi dari scan telapak tangan anda.
Mesin presensi merupakan mesin pembaca tangan menghasilkan output yang bisa membuka kunci pintu, mengirim data format dan kontrol akses panel, atau berkomunikasi dengan host komputer. Unit handreader ini juga memiliki input dan output yang bisa digunakan untuk mengontrol sistem lain seperti misalnya kamera CCTV dan alarm.
Pembaca telapak tangan ini menggunakan sinar inframerah yang memiliki sinar rendah, dan juga kamera CMOS untuk mengambil gambar tiga dimensi dari tangan. Kemudian gambar tersebut akan dikonvert dalam bentuk bit elektronik dan menyimpannya dalam data pemilik telapak tangan tersebut.
2.3 Biometrik Telapak Tangan
Teknologi biometrika merupakan sebuah teknologi yang memiliki fungsi utama untuk mengenali manusia melalui sidik jari, mata, wajah, atau bagiantubuh yang lain. Biometrika berasal dari kata bios, yang berarti kehidupan, dan metron, yang berarti ukuran. Biometrika merupakan teknologi untuk mengenali seseorang secara unik.
Dengan didukung oleh faktor biaya penggunaan teknologi yang semakin terjangkau dan fleksibilitas teknologi ini, teknologi ini dirasa akan dapat menggusur penggunaan kata sandi (password) ataupun kartu, misal kartu kredit sebagai alat otentikasi maupun identifikasi.
Biometric merupakan penggunan dari karateristik biologis (wajah, iris mata, sidik jari) ataupun kebiasaan ( tanda tangan, suara ) yang digunakan untuk mengidentifikasi seseorang. Menurut DR.R. Foka (2003, p4), biometrik merupakan metode otomatisasi untuk mengenal seseorang berdasarkan karakteristik fisik seperti iris mata, sidik jari atau kebiasaan seperti tanda tangan atau suara. Setiap manusia mempunyai karakteristik fisik maupun kebiasaan tertentu yang dapat dibedakan dengan manusia lainnya. Biometric menyimpan karakteristik tersebut sehingga dapat digunakan sebagai tanda pengenal bagi suatu sistem. Karakteristik yang digunakan dalam biometric sangat sulit untuk dicuri, ditiru atau ditebak. Seseorang mungkin akan melupakan password nya, tetapi tidak mungkin
melupakan ciri-ciri biometriknya. Salah satu mesin Biometrik yang ada di pasaran adalah Schlage HP3000 Ethernet seperti yang ditunjukan pada Gambar 2.1
Gambar 2.1 Alat biometric telapak tangan Schlage HP3000 Ethernet
Telapak tangan memiliki area permukaan yang jauh lebih luas dari sidik jari. Maka dari itu, telapak tangan memiliki ciri yang lebih banyak. Ciri yang dimiliki telapak tangan seperti yang ditunjukan pada Gambar 2.2 berikut
Gambar 2.2 Ciri telapak Tangan
2.3.1 Ciri geometri
Ciri geometri telapak tangan meliputi panjang, lebar, dan luas area telapak tangan. Ciri ini jumlahnya sedikit dan mudah dipalsukan. Karena kemampuan pembeda yang rendah, ciri ini tidak dapat digunakan pada sistem pengenalan.
2.3.2 Ciri garis-garis utama
dengan hanya menggunakan ciri ini akan sangat sulit mendapatkan tingkat pengenalan yang tinggi Karena beberapa orang memiliki kemiripan pada pola garis
utamanya.
2.3.3 Ciri garis-garis kusut
Pada telapak tangan, terdapat garis-garis kusut dan tipis. Garis-garis ini cenderung tidak beraturan sehingga mampu menghasilkan ciri yang lebih rinci.
2.3.4. Ciri titik delta
Terdapat lima daerah delta, yaitu pada akar setiap jari-jari dan di luar daerah jari-jari. Titik ini cenderung unik dan stabil namun sulit mendapatkannya dari citra beresolusi rendah.
2.3.5. Ciri minusi
Minusi merupakan pola bukit dan lembah pada permukaan telapak tangan. Ciri minusi hanya dapat diperoleh dari citra beresolusi tinggi.
2.4 Studi Literatur
Studi literatur adalah mencari referensi teori yang relevan dengan kasus atau permasalahan yang ditemukan. Literatur tersebut berisi tentang judul literatur, masalah, metodologi penelitian, dan hasil penelitian. Studi literatur dalam sebuah penelitian untuk mendapatkan gambaran yang menyeluruh tentang apa yang sudah dikerjakan orang lain dan bagaimana orang mengerjakannya, kemudian seberapa berbeda penelitian yang akan dilakukan.serta untuk memperkuat permasalahan serta sebagai dasar teori dalam melakukan studi dan juga menjadi dasar untuk melakukan sebuah penelitian.
Dalam penelitian ini, jurnal atau artikel yang menjadi referensi merupakan jurnal international dan artikel nasional kemudian dibuat kesimpulan dari hasil tulisan peneliti-peneliti sebelumnya sehingga dapat membuat pembaharuan dalam penelitian agar memiliki hasil akhir yang berbeda dari penelitian-penelitian yang pernah dilakukan serta memperkuat teori dasar.Ketiga jurnal dan artikel tersebut selajutnya dibandingkan dengan penelitian yang akan dilakukan untuk menemukan relefansi dan dasar penelitian.
2.4.1 Literatur Pertama
Judul Penelitian: “An Efficient Hand-Geometry System for Biometric Identifications”.
Jurnal ini membahas tentang efisiensi/ketepatan dari penggunaan geometri telapak tangan.Untuk pengambilan gambarnya menggunakan kamera digital atau webcam, dimana pengambilan gambar menggunakan webcam akan menghasilkan gambar berkualitas rendah sehingga sangat tepat untuk pembuktian fisiensi/ketepatan dari penggunaan geometri telapak tangan.Metodologi yang digunakan terdiri dari 5 modul/tahapan yaitu image acquisition, image preprocessing, feature extraction, matching and decision
a. Image acquisition
Modul pertama dalam sistem biometrik geometri tangan adalah pengambilan gambar. Sistem pengambilan gambarnya terdiri dari kamera digital konvensional atau webcam dan sumber cahaya. Foto yang diambil akan disimpan dalam berbagai format seperti .jpeg, .tiff, .gif dan bmp pada komputer untuk
b. Image preprocessing
Modul kedua adalah pemrosesan gambar tangan untuk analisis. Gambar tangan yang diambil melalui kamera digital atau webcam adalah gambar berwarna. Untuk pengolahan gambar digital, gambar tersebut diperlukan untuk diubah menjadi gambar skala abu-abu. Gambar ini bervariasi dari kosong pada intensitas terlemah putih di terkuat. Penghapusan noise dilakukan dengan menggunakan filter wiener. Deteksi tepi gambar dilakukan pada tahap ini yang melokalisasi transisi intensitas pixel. Mendeteksi tepi gambar juga menyaring informasi yang tidak berguna sambil menjaga sifat struktural penting dalam gambar tangan. Diagram blok sistem identifikasi biometrik geometri telapak tangan seperti yang ditunjukkan Gambar 2.3
Gambar 2.3 Diagram blok sistem identifikasi biometrik geometri telapak tangan c. Feature extraction
Modul ketiga dari sistem biometrik geometri telapak tangan adalah ekstraksi fitur. Ini adalah bentuk khusus dari pengurangan dimensi yang mengubah input data
ke set fitur. Pada saat pengambilan gambar, tidak ada penempatan posisi yang khusus untuk memperbaiki penempatan tangan dan karena merupakan sistem multimodal, pengguna dapat menempatkan tangan mereka di berbagai posisi. Jadi, beberapa "titik-titik landmark" harus berada yang meliputi ujung jari dan titik lembah. Posisi referensi adalah tetap dan melalui itu jarak antara titik-titik landmark dan titik referensi diukur dengan menggunakan Euclidean Jarak (2.1)
D = √ (x-xr)2 + (y-yr)2 ……… (2.1)
Dalam sistem ini, juga mempertimbangkan lipatan dan tekstur telapak tangan untuk identifikasi pribadi
d. Matching
Modul terakhir dari sistem biometrik geometri tangan adalah Matching atau pencocokan. Hal ini menentukan kesamaan derajat antara vektor fitur yang sudah disimpan dengan vektor fitur yang masuk. Ambang batas digunakan untuk pencocokan. Hanya yang cocok dan berada di atas ambang tertentu dapat dikatakan valid dan yang lainnya tidak valid (ditolak). Untuk memutuskan apakah valid atau tidak valid adalah dari fungsi jarak yang digunakan. Pada sistem ini mengadopsi metode jarak absolut (2.2)
Da = Σi=1 d │Yi – Fi │………. (2.2)
e. Decision
Orang yang gambar tangannya ditemukan paling dekat dengan database yang disimpan akan menjadi orang yang diakui (valid). Pengguna dengan nilai minimum jarak absolut dianggap sebagai pengguna diakui
Pengetesan dilakukan terhdap 30 orang dengan kelompok usia antara 24 s.d. 29 tahun. Gambar tangan diambil dari kedua tangan masing – masing orang dan disimplan sebagai template pada data base. Hasil dari pengujian didapatkan bahwa dari 30 orang yang melakukan pengujian, 28 orang berhasil diakui (valid) sehingga keakauratan sistem ini adalah 93%.
2.4.2 Literatur Kedua
Judul Penelitian: “ Perancangan Sistem Pengenal Garis Utama Telapak Tangan Pada Sistem Presensi Menggunakan Metode Principal Component Analysis (PCA) Dan Jarak Euclidean”.
Artikel ini membahas tentang sistem presensi menggunakan garis telapak tangan dengan masukan citra garis telapak tangan yang ditangkap menggunakan webcam. Metode yang digunakan pada perangkat lunak ini adalah Principal Components Analysis (PCA) dan jarak Euclidean.
a. Pra Pengolahan
Konversi citra berwarna menjadi citra aras keabuan bertujuan untuk menyederhanakan proses pengolahan karena bit citra aras keabuan tidak terlalu banyak dibandingkan citra berwarna. Citra berwarna yang terdiri dari 3 lapis matriks, yaitu lapisan R, lapisan G, dan lapisan B yang diolah menjadi 1 lapis aras keabuan. Proses pengubahan citra RGB ke dalam citra aras keabuan dapat dilihat pada Gambar 2.4
Gambar 2.4 Proses pengubahan citra RGB menjadi citra aras keabuan
Pemotongan citra atau image cropping bertujuan untuk memilih sebagian objek yang akan diolah dengan melakukan proses pemotongan citra pada koordinat
tertentu pada area citra.
Pemotongan citra ini diperlukan dua koordinat, yaitu koordinat awal sebagai titik awal koordinat dan koordinat akhir sebagai titik akhir koordinat citra hasil potong sehingga akan menghasilkan citra segi empat dimana tiap-tiap piksel pada koordinat tertentu akan disimpan sebagai citra baru. Proses pemotongan citra ditunjukkan pada Gambar 2.5
Gambar 2.5 Proses pemotongan citra
Gambar 2.5 menjelaskan proses pemotongan citra. Pada citra awal ukuran piksel dari citra asli adalah 5x5 piksel, kemudian dilakukan pemotongan citra dengan lebar dan tinggi masing-masing 3 piksel sehingga terbentuk citra baru berukuran 3x3 piksel. Citra baru ini berisi nilai piksel dari koordinat (1,1) sampai (3,3) pada citra asli.
Normalisasi intensitas digunakan untuk mengurangi ketidaksempurnaan gambar akibat adanya derau (noice) maupun ketidakseragaman pencahayaan. Proses normalisasi dilakukan terhadap setiap piksel pada citra (pixel wise operation).
a. Ekstraksi Ciri Menggunakan Principal Component Analysis (PCA)
Principal Component Analysis (PCA) merupakan salah satu hasil berharga dari aljabar linear terapan. Prosedur PCA pada dasarnya adalah bertujuan untuk menyederhanakan variabel yang diamati dengan cara menyusutkan (mereduksi) dimensinya. Hal ini dilakukan dengan cara menghilangkan korelasi diantara
variabel bebas melalui transformasi variabel bebas asal ke variabel baru yang tidak berkorelasi sama sekali tanpa menghilangkan informasi penting yang ada di dalamnya atau yang biasa disebut dengan principal component. Dengan reduksi ini maka waktu komputasi dapat dikurangi dan kompleksititas dari citra wajah yang tidak perlu dapat dihilangkan
c. Pengenalan Menggunakan Jarak Euclidean Ternormalisasi
Setelah melalui proses ekstraksi ciri dan dihasilkan suatu nilai-nilai parameter tertentu, maka dilanjutkan dengan perhitungan jarak Euclidean. Jarak Euclidean digunakan pada proses pengenalan. Jarak Euclidean antara nilai vector ciri citra uji dan nilai vector citra basisdata dinyatakan oleh (2.3)
𝐷(𝐴, 𝐵) = √∑ (|𝐴𝑖−𝐵𝑖|)
𝐴𝑖 𝑛
𝑖=0 ……….(2.3)
D(A,B) : Jarak euclidean antara gambar A dan B A : Vektor ciri citra masukan
B : Vektor ciri citra basis data N : Panjang vektor a dan vektor B
d. Evaluasi dan pengujian
Pengujian data ini bertujuan untuk menganalisi pengaruh penggunaan jumlah komponen utama. Selain itu, dari pengujian ini akan dapat diketahui jumlah komponen utama yang optimal yang dapat digunakan pada program ini. Hasil pengenalan dengan variasi jumlah komponen utama dapat dilihat pada Tabel 2.1
Tabel 2.1 Hasil Pengujian Pengaruh Jumlah Komponen Utama
Dari Tabel 2.1 dapat diketahui bahwa komposisi penggunaan jumlah komponen utama memberikan tingkat pengenalan dan waktu pembelajaran yang berbeda. Pada penggunaan 50 komponen memberikan tingkat pengenalan 95% dengan membutuhkan waktu pembelajaran 16.75 detik. Pada penggunaan 75 komponen memberikan tingkat pengenalan 96.67% dan membutuhkan waktu 17.09 detik, pada penggunaan 100 komponen menghasilkan tingkat pengenalan 95% dengan waktu pembelajaran 17.37 detik. Selain itu dapat disimpulkan jumlah komponen utama yang cocok digunakan untuk pengenalan pada presensi adalah 75 komponen dikarenakan selain tingkat pengenalan yang tinggi yaitu 96.67% waktu pembelajaran juga lumayan cepat yatu 17.09 detik.
Pada tahap pengujian presensi menggunakan sepuluh individu untuk mewakili 30 individu yang dijadikan basisdata. sepuluh individu ini dipilih dikarenakan saat melakukan presensi kemungkinan sistem mengenali benar lebih tinggi dibanding yang lain. Alasan untuk menguji hanya 10 individu yang dikenal selalu benar adalah membuat sistem yang pada implementasi nyata hanya akan menghitung jumlah presensi yang dikatakan selalu benar.
e. Kesimpulan
Sistem presensi telapak tangan menggunakan metode Principal Component Analysis (PCA) dan jarak Euclidean telah dapat dikembangkan. Pada sistem presensi yang dibuat menggunakan jumlah komponen utama 75 dikarenakan tingkat keberhasilan yang tinggi yaitu 96,67% dan kecepatan latih yang lumayan tinggi yaitu 17,09 detik.
Kegagalan pengidentifikasian pada sistem pengenalan disebabkan perbedaan antara nilai jarak Euclidean citra uji yang gagal di identifikasi, mendekati dengan citra latih dalam basisdata yang tidak sesuai dengan identitas citra yang diujikan. Sistem presensi telapak tangan yang dibuat terhubung dengan Microsoft Excel yang menghasilkan daftar presensi harian dan rekapitulasi bulanan.
2.4.3 Literatur Ketiga
Judul Penelitian : “Sistem Informasi Perhitungan Presensi Pegawai STMIK AUB Surakarta”.
Artikel ini membahas mengenai sistem yang menangani presensi kehadiran pegawai STMIK AUB Surakarta. Sistem mencatat data pegawai yang berhalangan tetapi kehadirannya masih dihitung. Dari data dan pencatatan tersebut dapat dihasilkan jumlah kehadiran yang sah untuk masing-masing dan semua pegawai sesuain aturan yang ada.
Alat yang digunakan dalam proses pembuatan penelitian ini adalah sebagai berikut :
a. Perangkat keras berupa 1 unit laptop dengan spesifikasi Intel Core I3.
b. Perangkat lunak berupa Windows XP, Visual Basic, Microsoft Access dan Microsoft Office 2007.
Bahan yang digunakan untuk penelitian adalah : a. Data pegawai STMIK AUB Surakarta. b. Aturan presensi pegawai yang berlaku.
Metode yang digunakan pada penelitian ini adalah metode deskriptif analisis yaitu dengan cara mengumpulkan data, menganalisa data, membuat suatu pemecahan masalah, dan kemudian disusun untuk menarik kesimpulan mengenai masalah tesebut.
Tahapan untuk pengembangan sistem dalam menggunakan metode Incremental yang sudah dikembangkan dari model waterfall, karena metode Incremental ini terdiri dari tahap-tahap yang memberikan kemudahan, jika pada satu tahap tidak sesuai atau mengalami kesalahan maka dapat kembali ketahap sebelumnya.
a. Requirements analysis and definition adalah mengumpulkan kebutuhan secara lengkap kemudian dianalisis dan didefinisikan kebutuhan yang harus dipenuhi oleh program yang akan dibangun. Fase ini harus dikerjakan secara lengkap untuk bisa menghasilkan desain yang lengkap.
b. System and software design adalah desain dikerjakan setelah kebutuhan selesai dikumpulkan secara lengkap.
c. Implementation and unit testing adalah desain program diterjemahkan ke dalam kode-kode dengan menggunakan bahasa pemrograman yang sudah ditentukan program yang dibangun langsung diuji baik secara unit.
d. Integration and system testing adalah penyatuan unit-unit program kemudian diuji secara keseluruhan.
e. Operation and maintenance adalah mengoperasikan program di lingkunganya dan melakukan pemeliharaan, seperti penyesuaian atau perubahan karena adaptasi dengan situasi sebenarnya.
Analisis Kebutuhan Sistem Tujuan dari fase analisis adalah memahami dengan sebenar-benarnya kebutuhan dari sistem baru dan mengembangkan sebuah sistem yang mewadahi kebutuhan tersebut, atau memutuskan bahwa sebenarnya pengembangan sistem baru tidak dibutuhkan.
a. Kebutuhan Fungsional (Functional Requirement)
Jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. Kebutuhan fungsional juga berisi informasi-informasi apa saja yang harus ada dan dihasilkan sistem.
b. Kebutuhan Nonfungsional (Nonfunctional Requirements)
Kebutuhan ini adalah tipe kebutuhan yang berisi property perilaku yang dimiliki oleh sistem
Untuk merancang sistem yang dikembangkan, perlu dibuat suatu diagram arus sistem dari proses setelah menerapkan sistem yang baru, diagram Use Case, diagram kelas, diagram aktivitas, perancangan database, relasi antar tabel dan
a. Diagram Use Case
Diagram Use Case memperlihatkan himpunan Use Case dan aktor-aktor dan sangat penting untuk mengorganisasi dan memodelkan perilaku dari suatu sistem. Sistem ini terdiri dari model presensi datang dan pulang, pengolahan data pegawai, pengolahan data ijin atau tugas, konversi data dan mencetak rekap kehadiran seperti pada Gambar 2.6
Gambar 2.6 Diagram use case b. Diagram Aktifitas
Diagram aktivitas digunakan untuk menggambarkan proses bisnis (alur kerja) suatu sistem informasi. Sebuah Diagram aktivitas menunjukkan suatu alur kegiatan secara berurutan. Diagram aktivitas digunakan untuk mendiskripsikan kegiatan-kegiatan dalam sebuah operasi meskipun juga dapat digunakan untuk mendeskripsikan alur kegiatan yang lainnya seperti use case atau suatu interaksi seperti yang ditunjukan pada gambar 2.7
c. Diagram Klas
Model statis yang menggambarkan struktur dan deskripsi class serta
hubungannya antara class. Class diagram mirip ER-Diagram pada
perancangan database, bedanya pada ER-diagram tdk terdapat
operasi/methode tapi hanya atribut. Class terdiri dari nama kelas, atribut dan operasi/methode seperti pada Gambar 2.8
Gambar 2.8 Diagram klas d. Desain Basis Data
Dalam sistem yang dibuat menggunakan Microsoft Access sebagai basis data untuk menyimpan data dengan nama basis datanya adalah datab.mdb. Dalam
basis data terdapat lima tabel yang berfungsi untuk menyimpan data yang dibutuhkan. Selain basis data datab.mdb, sistem yang dibuat juga menggunakan basis data eksternal yang berasal dari mesin sidik jari bernama att2000.mdb
Sistem dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman visual basic dan microsoft access sebagai basis datanya. Data eksternal yang dibutuhkan adalah data presensi sidik jari yang didapat dari mesin sidik jari, kemudian datanya diunduh dan dikonversi ke dalam sistem yang dibuat untuk dilakukan perhitungan jumlah presensi yang sah sesuai aturan yang berlaku. Sistem yang dibuat memiliki menu data pegawai, aturan waktu, Ijin atau tugas, transfer data, hitung presensi, rekap presensi, rekap presensi, daftar presensi dan selesai seperti yang ditunjukan pada Gambar 2.9
Gambar 2.9 Tampilan menu utama
Menu aturan waktu berfungsi menampilkan form aturan waktu datang, waktu pulang dan tanggal berlaku. Dalam form aturan waktu hanya terdapat fasilitas untuk menyimpan data saja. Dari data aturan waktu inilah dasar untuk menghitung jumlah presensi yang sah untuk semua pegawai. Tampilan aturan waktu seperti pada gambar 2.10.
Gambar 2.10 Form Aturan Waktu Presensi
Pilihan ijin atau tugas berfungsi untuk memasukkan data pegawai yang tidak masuk atau tidak melakukan presensi pulang dikarenakan ada tugas atau ijin. Form ijin atau tugas seperti yang ditunjukan pada gambar 2.11
Menu pilihan hitung presensi untuk menampilkan daftar presensi seorang pegawai yang terdiri dari tanggal, jam masuk, jam pulang dan sah atau tidak. Dengan form ini seorang pegawai dapat melihat detail presensi yang dilakukan selama satu bulan dan bisa cek kebenaran dari keabsahan presensi yang dilakukan oleh sistem seperti pada gambar 2.12
Gambar 2.12 Form Daftar Presensi Pegawai
Menu rekap presensi berfungsi untuk menampilkan jumlah kehadiran yang sah dari semua pegawai. Tampilannya seperti pada gambar 2.13
Gambar 2.13 Form Rekap Presensi Pegawai Adapun kesimpulan yang diperoleh adalah sebagai berikut :
a. Telah dirancang dan dibuat sistem perhitungan presensi pegawai STMIK AUB Surakarta yang bertujuan untuk memberikan kemudahan dalam menghitung presensi yang sah sesuai aturan yang ada dan data yang diambil dari mesin sidik jari.
b. Analisa kebutuhan sistem terdiri dari kebutuhan fungsional dan non fungsional, Tahap analisa kelemahan sistem menggunakan analisa PIECES.
c. Perancangan sistem ini menggunakan diagram usecase, diagram kelas, diagram aktifitas. Desain input dan output dibuat untuk dijadikan dasar dalam membuat form menggunakan visual basic. Perancangan database berisi Tabel pegawai, Tabel jam, Tabel ijin, Tabel hitung, Tabel rekap dan relasi antar tabel.
d. Dalam sistem yang dibuat dapat memasukkan data pegawai yang ijin atau sedang tugas yang dilampiri surat resmi. Dari aturan yang dimasukkan dan data ijin atau tugas dapat menghasilkan daftar presensi pegawai dan keterangan kabsahan atas presensi yang dilakukan. sistem juga dapat menghasilkan rekap jumlah presensi yang sah dari semua pegawai yang dijadikan dasar dalam perhitungan uang kehadiran.
2.5 Aplikasi audit IDEA
Merupakan software audit yang dapat digunakan untuk membuat rekonsiliasi, investigasi kecurangan, internal/operational audit, pemindahan file, mempersiapkan laporan manajemen dan analisis-analisis lainnya, termasuk menelusuri security log.
IDEA adalah software yang powerful dan mudah dioperasikan untuk membantu akunting dan professional keuangan meningkatkan keahlian auditing, mendeteksi kecurangan, dan memenuhi dokumen-dokumen standar. Software ini memungkinkan kita untuk mengimpor data dengan cepat, menyertakan, menganalisa, mengambil sample dan mengekstrak data dari berbagai macam sumber, termasuk laporan yang dicetak dari sebuah file.
Didesain oleh Akuntan untuk Akuntan, IDEA menawarkan sebuah tampilan antar muka yang intuitif termasuk fungsi point dan klik, menu bantuan, toturial dan multi tampilan. Dengan kemampuan ukuran file yang tak terbatas, IDEA dapat mengakses dan menganalisa data yang berukuran besar dalam beberapa detik saja, membebaskan anda untuk menganjurkan manajemen dalam proyek tambahan dan memberikan analisa yang mendalam. Menurut survey, lebih separo dari 100 Kantor
Akuntan Publik Besar di Amerika Serikat menggunakan IDEA untuk melakukan analisis data yang diperlukan pada saat melakukan audit.
IDEA adalah sebuah software audit yang dapat membaca data asli yang telah diimpor. Field baru dapat dibuat, walaupun data asli tidak pernah diubah. Tidak seperti Microsoft Access dan Microsoft Excel, yang memungkinkan pengguna untuk melakukan manipulasi data yang telah diimpor yang dapat mengakibatkan kerusakan data akibat pengeditan ataupun penghapusan data.
IDEA juga bekerja secara otomatis memberikan satu macam dari masukan file control keseluruhan dan statistic, yang dapat diperiksa setiap kali file tersebut digunakan. Banyaknya fitur control memberikan jaminan penggunaan sebagai kesatuan dari data yang dianalisis. Kontrol-kontrol tersebut dapat membuat formulir yang cepat, mudah untuk menghasilkan control menyeluruh menghitung record, jumlah uang ataupun total item dari field yang diseleksi ataupun seluruh file, atau beberapa jumlah yang dipertimbangkan oleh auditor.
Penambahan pengeditan field-field dapat ditambahkan pada database untuk komentar, untuk mencocokkan item-item atau untuk mengoreksi data. Anda dapat menambahkan field virtual untuk membuktikan perhitungan-perhitungan dalam sebuah database, melakukan perhitungan-perhitungan baru dan rasio-rasio dari field-field yang ada tanpa database atau untuk mengkonversikan data dari sebuah tife menjadi tife lainnya. Field-field yang dapat diedit, berupa ruang kosong utuk memasukkan komentar atau pernyataan-pernyataan yang disertakan dengan field virtual.
Statistik dapat dihasilkan dari keseluruhan nomor dan field tanggal tanpa sebuah database. Untuk setiap field numeric, nilai-nilainya seperti nilai bersih, maksimum, minimum, dan nilai rata-rata seperti jumlah debet, kredit dan zero value item yang diberikan. Untuk setiap field tanggal, statistic memberikan informasi seperti tanggal terakhir dan harian dan analisis bulanan dari jumlah setiap transaksi-transaksi yang terjadi.
Kegunaan lain bagi kontrol audit adalah IDEA secara otomatis akan menghasilkan catatan sejarah yang merekam setiap proses yang dilaksanakan oleh auditor, menunjukkan jejak audit (audit trail) atau catatan seluruh operasi yang dilakukan pada sebuah database. Informasi ini kemudian disajikan dalam sebuah daftar yang dapat dikembangkan. Sejak catatan sejarah merekam seluruh proses yang dijalankan pada masa lalu dalam sebuah data, pengguna dapat mengidentifikasi bagian-bagian dari informasi yang didapat dari data asli.
Setiap pengujian atau fungsi yang dijalankan akan secara otomatis menghasilkan script/kode pemrograman, yang kemudian dapat dicopy dalam IDEAScript editor (IDEAScript adalah sebuah bahasa pemrograman yang kompatibel dengan visual basic). Kode ini dberikan kepada pengguna dengan sebuah record yang dapat dicopy secara mekanis dalam kertas kerja audit. Tampilan antar muka aplikasi IDEA dapat dilihan pada Gambar 2.14.
Gambar 2.14 Antar muka aplikasi IDEA
2.6 Peraturan Pendukung Sistem Presensi Pegawai
Kedudukan Pegawai Negeri Sipil (PNS) memiliki peran yang sangat penting dan menentukandalam penyelenggaraan pemerintahan untuk mewujudkan cita- cita pembangunan nasional. Pegawai Negeri Sipil bukan saja unsur aparat negara tetapi juga abdi masyarakat yang selalu hidup ditengah masyarakat dan bekerja untuk kepentingan masyarakat, oleh Karena itu dalam pelaksanaan pembinaan Pegawai Negeri Sipil bukan saja dilihat dan diperlakukan sebagai Aparatur Negara tetapi dilihat dan diberlakukan sebagai warga negara.
Pembinaan Pegawai Negeri Sipil bertujuan untuk menghasilkan Pegawai Negeri Sipil yang professional, memiliki nilai dasar, etika profesi, bebas dari intervensi politik , serta bersih dari praktik korupsi, kolusi dan nepotisme. Maka perlu diatur pembinaan Pegawai Negeri Sipil secara menyeluruh yaitu suatu pengaturan pembinaan yang berlaku bagi Pegawai Negeri Sipil yang ada ditingkat pusat maupun daerah.
Dalam pembuatan sistem presensi pegawai tentunya mempertimbangkan terhadap peraturan yang berlaku. Pada saat penelitian dilakukan, perturan yang masih berlaku dan mejadi dasar untuk pembuatan sistem presensi di lingkungan Kementerian XYZ adalah Pemerintah nomor: 53 Tahun 2010 tentang disiplin pegawai negeri sipil (PNS), Peraturan Menteri XYZnomor; PM 181 Tahun 2015 tentang perubahan atas peraturan Menteri XYZ nomor PM 107 Tahun 2013 tentang tata cara penghitungan dan pemberian tunjangan kinerja pegawai di lingkungan Kementerian XYZ, Peraturan Menteri XYZ nomor PM 90 Tahun 2014 tentang hari dan jam kerja di lingkungan Kementerian XYZ dan Surat Edaran Menteri XYZ nomor: SE 11 Tahun 2013 tentang petunjuk pengelolaan administrasi kehadiran pegawai di lingkungan Kementerian XYZ
2.6.1 Peraturan Pemerintah nomor: 53 Tahun 2010
Dalam upaya meningkatkan kedisiplinan Pegawai Negeri Sipil, pemerintah telah memberikan kebijakan dengan dikeluarkannya Peraturan Pemerintah Nomor 53 Tahun 2010 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil
Peraturan Pemerintah nomor: 53 Tahun 2010 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil menjelaskan yang berkaitan tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil, hukuman disiplin, bentuk hukuman disiplin, jenis hukuman disiplin, dan tentang keterlambatan jam masuk atau pulang kerja.
Disiplin Pegawai Negeri Sipil adalah kesanggupan PNS untuk menaati kewajiban dan menghindari larangan yang ditentukan dalam peraturan perundang undangan dan/atau peraturan kedinasan yang apabila tidak ditaati atau dilanggar
disiplin adalah setiap ucapan, tulisan, atau perbuatan PNS yang tidak menaati kewajiban dan/atau melanggar larangan ketentuan disiplin PNS, baik yang dilakukan di dalam maupun di luar jam kerja. Jenis hukuman disiplin, hukuman disiplin dan pelanggaran jam kerja ketentuan pelanggaran jam kerja seperti pada Tabel 2.2
Tabel 2.2. Jenis Hukuman Disiplin dan sanksi.
No Jenis Hukuman
Disiplin Hukuman Disiplin
Pelanggaran Jam Kerja
1. Ringan a. Teguran lisan; b. Teguran tertulis;
c. Pernyataan tidak puas secara tertulis
5 hari 6 s.d 10 hari 11 s.d 15 hari
2. Sedang a. Penundaan kenaikan gaji berkala selama 1 (satu) tahun; b. Penundaan kenaikan pangkat
selama 1 (satu) tahun; dan c. Penurunan pangkat setingkat
lebih rendah selama 1 (satu) tahun.
16 s.d 20 hari
21 s.d 25 hari
26 s.d 30 hari
3. Berat a. Penurunan pangkat setingkat lebih rendah selama 3 (tiga) tahun;
31 s.d 35 hari
b. Pemindahan dalam rangka penurunan jabatan setingkat lebih rendah;
c. Pembebasan dari jabatan; d. Pemberhentian dengan hormat
tidak atas permintaan sendiri sebagai PNS;
e. Pemberhentian tidak dengan hormat sebagai PNS. 41 s.d 45 hari 46 hari kerja atau lebih 46 hari kerja atau lebih
Untuk pelanggaran jam kerja, dihitung secara kumulatif s.d akhir tahun berjalan Untuk keterlambatan masuk kerja dan/atau pulang cepat dihitung secara kumulatif dan dikonversi 7,5 (tujuh setengah) jam sama dengan 1 (satu) hari tidak masuk kerja;
2.6.2 Peraturan Menteri XYZ nomor: PM 181 Tahun 2015
Peraturan Menteri XYZ nomor: PM 181 Tahun 2015 merupakan perubahan atas Peraturan Menteri XYZ nomor PM 107 Tahun 2013 tentang Tata Cara Penghitungan dan Pemberian Tunjangan Kinerja Pegawai di lingkungan Kementerian XYZ. Pada peraturan ini diatur mengenai pemberian tunjangan kinerja, penghitungan tunjangan kinerja, pelaksanaan kontrak kerja, pelaksanaan tugas tambahan, laporan kegiatan bulanan pegawai, tahapan penghitungan dan pembayaran kinerja.
Pemberian tunjangan kinerja kepada pegawai diperhitungankan berdasarkan Unsur Disiplin Kerja (40%) dan Unsur Prestasi Kerja (60%). Unsur Disiplin Kerja sesuai pasal 7 terdiri dari:
a. Jumlah waktu terlambat masuk kerja bukan karena alasan kedinasan, dengan kontribusi terhadap penghitungan penambahan tunjangan kinerja sebesar-besarnya 5%;
b. Jumlah waktu pulang cepat bukan karena alasan kedinasan, dengan kontribusi terhadap penghitungan penambahan tunjangan kinerja sebesar-besarnya 5%; c. Jumlah hari tidak hadir tanpa alasan yang sah atau mangkir, dengan kontribusi
terhadap penghitungan penambahan tunjangan kinerja sebesar-besarnya 15%;dan
d. Pengenaan hukuman disiplin tingkat ringan, sedang dan berat sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil, dengan kontribusi terhadap penghitungan penambahan tunjangan kinerja sebesar-besarnya 15%
Penghitungan aspek sebagaimana dimaksud dalam huruf a, b dan c, didasarkan pada rekapitulasi daftar hadir biometrik, sedangkan waktu terlambat masuk kerja, pulang cepat dan hari tidak hadir yang disertai dengan surat keterangan dan disahkan oleh atasan langsung, tidak dihitung dalam aspek sebagaimana dimaksud dalam huruf a, b, dan c.
2.6.3 Peraturan Menteri XYZ nomor PM 90 Tahun 2014
Peraturan Menteri XYZnomor PM 90 Tahun 2014 adalah tentang hari dan jam kerja di lingkungan Kementerian XYZ .Peraturan ini mengatur tentang hari dan jam kerja, daftar hadir dan mekanisme pelaporan ketidakhadiran. Sesuai dengan pasal 6 ayat (2) jam kerja masuk pegawai adalah:
a. Jam masuk bekerja dimulai pukul 07.00 waktu setempat sampai dengan pukul 08.30 waktu setempat;
b. Jam pulang bekerja:
1) Senin – Kamis dimulai pukul 15.30 waktu setempat sampai dengan pukul 17.00 waktu setempat; dan
2) Jumat dimulai pukul 16.00 waktu setempat sampai dengan pukul 17.30 waktu setempat;
c. Jam istirahat:
1) Senin – Kamis dimulai pukul 12.00 waktu setempat sampai dengan pukul 13.00 waktu setempat; dan
2) Jumat dimulai pukul 11.30 waktu setempat sampai dengan pukul 13.00 waktu setempat.
Sedangkan untuk pegawai yang termasuk kategori terlambat atau pulang cepat sesuai dengan pasal 7 adalah:
a. Pegawai masuk kerja lambat, apabila masuk bekerja setelah pukul 08.30 waktu setempat.
1) Masuk bekerja pukul 07.00 dan pulang bekerja hari Senin – Kamis sebelum pukul 15.30 waktu setempat dan hari Jumat sebelum pukul 16.00 waktu setempat;
2) Masuk bekerja pukul 08.30 dan pulang bekerja hari Senin – Kamis sebelum pukul 17.00 dan hari Jumat sebelum pukul 17.30 waktu setempat; 3) masuk bekerja lebih dari pukul 07.00 sampai dengan kurang dari pukul
08.30 waktu setempat, dan pulang dari bekerja sebelum mencapai jumlah waktu kerja normatif 7,5 (tujuh setengah) jam perhari dan waktu istirahat pada hari dimaksud, dihitung dari waktu datang masuk bekerja sampai dengan pulang dari bekerja.
Daftar Hadir biometrik merupakan sistem pencatatan kehadiran pegawai yang dilakukan melalui perekaman, pemindaian, dan pengenalan sidik jari dan/atau geometri tangan.Daftar Hadir Biometrik paling sedikit merekam informasi:
a. Identitas Pegawai; b. Unit kerja;
c. Jam datang masuk kerja; d. Jam pulang dari kerja;
e. Jumlah waktu terlambat datang masuk kerja; f. Jumlah waktu pulang cepat dari kerja; dan g. Jumlah hari tidak hadir.
2.6.4 Surat Edaran Menteri XYZnomor: SE 11 Tahun 2013
SE 11 Tahun 2013 adalah tentang petunjuk pengelolaan administrasi kehadiran pegawai di lingkungan Kementerian XYZ .Peraturan ini mengatur
tentang ketentuan jam kerja, pengisian daftar hadir elektronik, pelaporan pegawai tidak masuk kerja, terlambat dan pulang cepat,pemantauan dan rekapitulasi daftar hadir pegawai.
Ketentuan pengisian daftar hadir secara elektronik di lingkungan Kementerian XYZ adalah sebagai berikut:
a. Pengisian daftar hadir dilakukan paling sedikit 2 (dua) kali, yaitu pada saat masuk kerja dan pulang kerja;
b. Pengisian daftar hadir pertama merupakan bukti pengisian daftar hadir masuk kerja;
c. Pengisian daftar hadir kedua merupakan bukti pengisian daftar hadir pulang kerja;
