BAB 3
DATA DAN ANALISIS
3.1
Riwayat Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahaan
PT. Dentsu Indonesia sebelumnya adalah salah satu perusahaan
advertising lokal di Indonesia yang berdiri pada Januari 1975 dengan jumlah 130
orang karyawan dan berafiliasi dengan Dentsu Inc.(Tokyo) pada tahun 1978.
Dentsu Inc., adalah salah satu konglomerasi perusahaan advertising
terbesar di dunia yang berdiri sejak tanggal 1 Juni 1901. Pusatnya terletak di
Dentsu Building, Shiodome, di Minato, Tokyo. Founder Dentsu adalah Tateo
Mataki (Chairman and CEO) Tatsuyoshi Takashima (President and COO).
Inti bisnis Grup Dentsu adalah advertising communications. Dentsu
terikat pada empat pasar strategis: (1) pasar periklanan domestik, yang
berkecimpung pada periklanan mass media tradisional; (2) advertising-related
markets, seperti layanan pemasaran khusus dan promosi penjualan; (3) new
markets, content bisnis sangat khusus, termasuk sports marketing dan
entertainment; and (4) overseas markets.
Dentsu Indonesia, salah satu dari 60 overseas subsidiaries yang dimiliki
grup Dentsu merupakan full service advertising company yang melayani
pembuatan produk advertising berupa iklan yang dikemas dalam berbagai
package, yaitu tv, koran, majalah, radio, billboard, dan lain-lain. Beberapa
perusahaan yang mempercayakan periklanan brand product-nya pada Dentsu
adalah Toyota Corporation(Yaris, Fortuner, dll), KAO Corporation(Laurier,
Biore, dll), Otsuka (Pocari Sweat), PT. Garuda Indonesia (brand commercial),
Garuda Food, PT. Djarum( LA Light) dan BNI (ATM BNI, Debit BNI, dll).
Saat ini, Dentsu Indonesia tidak memiliki cabang di Indonesia. Dentsu
Indonesia mengalami kemajuan yang pesat dalam jumlah karyawan. Saat ini,
Dentsu Indonesia memiliki lebih dari 205 karyawan. Manajemen Dentsu
Indonesia terdiri dari Senior Technical Advisor, Junior Technical Advisor,
President Director, dan Strategic Planning, Dentsu Indonesia memiliki delapan
departemen meliputi Dentsu Media, Account Service, Creative, DMSP, Human
Resource, General Affair, MIS, dan Finance.
3.1.2 Visi dan Misi
Berikut adalah visi dan misi dari PT. Dentsu Indonesia:
Visi : Be Digital and Global
Misi :
Menjadi perusahaan advertising yang menyediakan diversifikasi jasa
iklan dalam berbagai media
Untuk menyampaikan solusi komunikasi dengan jangkauan terluas secara
inovatif
Mencapai perencanaan media yang efektif dan efisien secara bersamaan
dalam rangka memaksimalkan value untuk klien.
3.1.3
Alamat Perusahaan
PT. Dentsu Indonesia
Lantai 22, GRAHA NIAGA
Jalan Jendral Sudirman Kav. 58
Jakarta 12190, Indonesia
Tel. (Hunting) : (021) 250-5020, 250-5025
Fax
: (021) 250-5010, 250-5011
3.1.4 Struktur Organisasi
3.1.5
Tugas dan Wewenang
Berikut adalah tugas dan wewenang dari setiap elemen-elemen dalam
struktur organisasi PT. Dentsu Indonesia yang meliputi :
1. President Director
Presiden Director merupakan CEO yang memiliki hak dan
wewenang mengambil keputusan-keputusan konseptual dan strategis,
menetapkan aturan-aturan dalam organisasi dan mengarahkan organisasi
menuju visi, misi dan strategi-strategi jangka panjang maupun jangka
pendek yang dibuat agar dapat bersama-sama mencapai tujuan yang telah
ditetapkan sebelumnya.
2. Senior Technical Advisor
Senior Technical Advisor bertugas mengontrol, mengawasi kinerja
bisnis secara fungsional hingga finansial dan membuat laporan rutin
untuk diserahkan kepada President Director. Senior Technical Advisor
merupakan regulator yang memberikan norma-norma, aturan general
dalam perusahaan yang akhirnya membentuk budaya PT. Dentsu
Indonesia.
3. Junior Technical Advisor
Setiap divisi dalam Dentsu memiliki satu Junior Technical
Advisor yang bersama dengan Director maupun Associate Director
bertugas mengontrol, dan mengawasi kinerja masing-masing departemen
yang menjadi tanggung jawabnya. Junior Technical Advisor adalah
perpanjangan tangan Senior Technical Advisor
yang bertugas
menjalankan dan mensosialisasikan keputusan-keputusan dan
regulasi-regulasi yang telah disetujui oleh Senior Technical Advisor dan
memberikan guidance pada Director maupun Associate Director yang
berada langsung di bawahnya. Segala permasalahan maupun kebutuhan
pengambilan keputusan terkait kepentingan divisi, harus dikonsolidasikan
bersama Senior Technical Advisor.
4. Strategic Planning
Divisi strategic planning memiliki tugas sebagai pemberi
masukan untuk membantu President Director dan Senior Technical
Advisor dalam aktivitas-aktivitas menyelaraskan posisi strategis Dentsu
dalam bisnis dengan berbagai interpretasi atas informasi dari berbagai
sumber guna mengecek kevalidan filosofi-filosofi Dentsu, seperti visi,
misi, strategi, tujuan bisnis agar Dentsu terus dapat bertahan dalam dunia
persaingan global. Strategic planning juga berwenang melakukan riset
atas seluruh kinerja operasional dan fungsional setiap unit departemen di
Dentsu, dan riset-riset lainnya yang harus dilakukan guna mengetahui
lokasi Dentsu dalam peta strategis: kekuatan, kelemahan, peluang, dan
ancaman.
5. Media (Dentsu Media)
Divisi Media, atau disebut juga Dentsu Media, menangani hal-hal
yang berhubungan dengan realisasi produk periklanan dan hal-hal terkait
dengan alokasi budget dan mediasi pihak ketiga (pemilik media iklan).
6. Creative Division
Divisi kreatif, merupakan divisi yang memiliki tugas untuk
melakukan brainstorming ide-ide kreatif untuk konsep iklan dan
mengilustrasikannya dalam medium-medium seperti story board, digital
raw illustration, dan lain-lain sesuai dengan keinginan client atas
spesifikasi produk, filosofi perusahaan, hingga detil seperti konsep materi
dan permintaan khusus dari perusahaan berupa “pesan-pesan” tersirat
dalam iklan, dan sebagainya. Divisi Creative memiliki sub departemen
production yang merealisasikan ide-ide berupa story board, raw digital
illustration tadi ke dalam bentuk materi yang siap diberikan ke bagian
media untuk selanjutnya ditayangkan / diterbitkan oleh pihak ketiga.
Pihak Production dapat melakukan tugasnya jika pihak Creative dan
client setuju mengenai konsep iklan yang dibuat. Tugas masing-masing
Creative dan Production spesifik menangani proyek client-client tertentu.
7. Account Service
Account Service adalah salah satu divisi dalam Dentsu yang
bertugas sebagai mediator antara perusahaan dengan client. Tugas
seorang Account Service, juga masing-masing spesifik menangani proyek
client-client tertentu, terutama client-client yang merupakan long standing
client. Kepada client, Account Service bertugas memberitahukan
mengenai paket-paket periklanan atraktif dari Production dan Media.
Oleh karena itu, Account Service wajib untuk mendata seluruh data Client
yang berhubungan dengan Dentsu. Account Service merupakan gerbang
utama client PT. Dentsu Indonesia. Maka dari itu, Account Service adalah
hulu tempat tugas dihasilkan dan didistribusikan sesuai permintaan order
client. Misalnya kepada Dentsu Media, Account Service bertugas
memberikan tugas-tugas berupa permintaan monitoring iklan tertentu,
briefing mengenai permintaan pembuatan iklan langsung pada Media
(jika client sudah membawa materi iklan siap tayang), hingga bekerja
sama dalam pembuatan anggaran belanja Media (Media Estimate) guna
menyesuaikan budget client dan perusahaan. Contoh lain, kepada
Creative team, Account Service bertugas menyampaikan permintaan
pembuatan iklan berikut order detail-nya, juga menginformasikan
deadline pekerjaan.
8. Dentsu Marketing Sales and Promotion (DMSP)
DMSP adalah divisi dalam Dentsu yang bertugas menangani
permintaan client atas promosi guna meningkatkan penjualan mereka atau
memperkenalkan program-program atas produk mereka seperti
paket-paket atraktif ataupun produk/ pelayanan baru melalui event-event. DMSP
memiliki 2 sub departemen, yaitu Event Organizer dan Marketing. Event
Organizer bertugas untuk mengatur segala keperluan yang dibutuhkan
guna mengadakan suatu event yang dihendaki client, mulai dari konsep,
tempat, susunan acara, hingga booking pengisi acara. Marketing bertugas
untuk membuat konsep pemasaran atau promosi khusus sesuai dengan
permintaan client. Setiap client yang ingin memakai jasa DMSP harus
menemui Account Service terlebih dahulu.
9. Finance
Divisi Finance dalam Dentsu memiliki tugas sebagai berikut:
Traffic, bertugas merekam data-data transaksi keluar yang
dilakukan Dentsu setiap hari, dan bertugas membuat client invoice
berdasarkan invoice dari Vendor. Traffic yang memegang aplikasi
SAP R/3 modul Finance dan beberapa modul lainnya, merupakan
sub departemen yang memeriksa dan mengkoreksi kevalidan data
yang diinput oleh karyawan lain terkait administrasi agar datanya
dapat terekam dengan baik dalam modul Finance SAP.
Accounting, berkewajiban untuk memonitor, menganalisa, dan
membuat summary/pembukuan kinerja keuangan atau cash flow
dan melaporkannya kepada President Director (dalam hal ini
dilakukan oleh Finance Director).
Tax, bertugas untuk mengalokasikan pembayaran berbagai pajak,
seperti pajak pertambahan nilai, dan sebagainya, menghitung
jumlah
pajak,
mengeluarkan
aliran
dana
pajak
dan
membukukannya agar dapat di-trace dan dipertanggung jawabkan
secara hukum pada korporasi maupun pemerintah.
10. Human Resource
Departemen Human Resource merupakan departemen yang
menangani semua masalah yang berhubungan dengan karyawan berikut
dengan hubungan kontrak maupun internship. Hal-hal lain yang menjadi
tugasnya meliputi penggajian, penghitungan uang lembur dan pensiun,
jaminan kehidupan sosial, perekrutan dan mendata seluruh aktivitas
rotasi dan mutasi di dalam PT. Dentsu Indonesia.
11. General Affair
Departemen General Affair adalah departemen yang bertugas
mengurus kepentingan-kepentingan umum yang menyangkut dukungan
kelangsungan operasional perusahaan, seperti maintenance fasilitas (AC,
listrik, lift, dan lain-lain). Departemen General Affair juga mengatur
segala aktivitas karyawan seperti office boy, driver, serta messenger dan
mengalokasikan beberapa fasilitas untuk digunakan oleh mereka seperti
alat-alat kebersihan, keamanan, hingga mobil dinas kantor.
12. Management Information System (MIS)
Departemen MIS adalah departemen yang mengelola teknologi
informasi yang mendukung kinerja bisnis Dentsu. Aktivitas-aktivitas
seperti system development, user needs analysis, network administrator,
hingga aktivitas-aktivitas pendukung seperti technical support merupakan
beberapa
tugas-tugas
yang
dilakukan
oleh
departemen
MIS.
3.1.6
Proses Bisnis Perusahaan
PT. Dentsu Indonesia merupakan full service advertising company yang
melayani pembuatan produk advertising berupa iklan yang dikemas dalam
berbagai media, yaitu televisi, koran, majalah, radio, billboard, dan media
lainnya. PT. Dentsu Indonesia menyediakan berbagai macam service sesuai
dengan kebutuhan clientnya, dimana setiap servicenya memiliki proses bisnis
yang berbeda-beda.
Berikut ini macam-macam service yang disediakan oleh PT. Dentsu Indonesia
yaitu :
1. Full Service
Dalam full service ini, client cukup memberitahukan budget yang
mereka sediakan, selanjutnya pihak perusahaan yang akan memanage
biaya tersebut untuk membuat iklan yang diinginkan client. Proses
bisnisnya dimulai dari client yang datang membawa job mengenai produk
yang akan mereka iklankan ke bagian Account Service, kemudian
Account Service akan membuat Job Request yang didalamnya berisi
nama client, data-data produk, dan kapan produk tersebut akan
diiklankan. Job Request akan dikirimkan ke bagian Traffic, kemudian
Traffic akan mengirimkan job bag ke bagian Media Planner, bagian
Creative, dan bagian Production.
Bagian Creative akan mendesign iklan berdasarkan Job Bag,
design yang dibuat sesuai dengan keinginan client atas spesifikasi
produk, filosofi perusahaan, hingga detil seperti konsep materi dan
permintaan khusus dari perusahaan berupa “pesan-pesan” tersirat dalam
iklan, dan sebagainya
.Hasil desain serta biaya internal dan eksternal Job
akan dikirimkan ke bagian Production. Biaya internal merupakan biaya
yang dikeluarkan perusahaan untuk mendesign iklan, sedangkan biaya
eksternal merupakan biaya yang berhubungan dengan supplier dimana di
dalamnya termasuk biaya syuting, biaya sewa tempat dan peralatan, biaya
pemasangan iklan, dll.
Setelah menerima job bag dari bagian Traffic, maka Media
Planner akan membuat surat permintaan harga (Price Request) dan
dikirimkan ke perusahaan media
periklanan untuk mendapatkan
informasi mengenai biaya yang diperlukan untuk memasang iklan
tersebut berdasarkan waktu (jam) yang diinginkan dan seberapa sering
iklan tersebut akan ditayangkan jika melalui media elektronik, serta
jangka waktu pemasangan iklan. Kemudian pemilik akan mengirimkan
perincian biaya-biaya yang dibutuhkan oleh Media Planner untuk
membuat Media Plan yang didalamnya terdapat perencanaan belanja
Media. Media plan yang sudah dibuat, dikirim ke bagian Production.
Berdasarkan biaya dari bagian creative dan Media Plan dari
Media Planner, maka bagian Production akan membuat penawaran harga
(Quotation) dan memberikan finished job ke bagian Traffic, kemudian
dari Traffic dikirimkan ke bagian Account Service untuk mendapatkan
persetujuan dari client. Apabila client sudah menyetujui job dan harga
yang ditawarkan maka client akan menandatangi Quotation yang
diberikan oleh Account Service. Selanjutnya Account Service akan
membuat penjualan atau Cost Profile dan dikirimkan ke bagian Traffic,
kemudian Traffic akan mengirimkannya ke bagian Production dan bagian
Finance.
Apabila alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan untuk
pembuatan story board, raw digital illustration kurang, maka bagian
Production akan membuat Purchase Order kepada supplier yang dipilih.
Supplier akan mengirimkan barang-barang yang dipesan beserta invoice
yang akan diberikan ke bagian Finance. Berdasarkan invoice dari
Supplier, bagian Finance akan mentransfer sejumlah uang yang ditagih
dan kemudian akan mengirimkan bukti transfer ke supplier. Supplier
akan melakukan konfirmasi apabila sudah menerima uang yang
ditransfer.
Bagian Finance akan membuat faktur penagihan untuk diberikan
kepada client yang berisi total biaya yang harus dibayar client untuk iklan
yang sudah dibuat. Client akan membayar via transfer dan memberikan
bukti transfer ke bagian Finance. Kemudian bagian Finance akan
mencatat pembayaran dari client ke dalam sistem.
ACCOUNT SERVICE CLIENT PRODUCTION TRAFFIC SUPPLIER A CREATIVE 1. Job 2. Job_Request
5a. Internal + External_Job_Cost + Finished_Job $ VISIO CORPORATION FINANCE 9. Quotation + Finished_Job 10. Approved_Job 8. Quotation + Finished_Job 12. Cost_Profile 3c. Job_Bag 11. Cost_Profile 14. Purchase_Order 7. Quotation + Finished_Job 3a.Job_Bag 16. Payment 13. Cost_Profile MEDIA PLANNER 3b. Job_Bag 6b. Media_Plan 15. Invoice 17. Invoice MEDIA IKLAN 18. Bukti Transfer 4b. Price_Request 5b. Price 4a.Quotation_ Request
2. Creative Service
Creative service merupakan layanan jasa yang dilakukan oleh
perusahaan apabila client hanya menginginkan jasa dari bagian Creative
dan Production untuk melakukan brainstorming ide-ide kreatif untuk
konsep iklan dan mengilustrasikannya dalam medium-medium seperti
story board, digital raw illustration, dan lain-lain sesuai dengan
keinginan Client atas spesifikasi produk, filosofi perusahaan, hingga detil
seperti konsep materi dan permintaan khusus dari perusahaan berupa
“pesan-pesan” tersirat dalam iklan, dan sebagainya. Proses bisnis dari
creative service ini kurang lebih sama dengan full service, hanya saja
tidak melibatkan Media Planner di dalamnya.
ACCOUNT SERVICE CLIENT
PRODUCTION
TRAFFIC
SUPPLIER CREATIVE
1. Job 2. Job Request
4. Job Procedure 5. Internal & External Job Cost
$
VISIO CORPORATION
FINANCE
8. Quotation & Finished Job
9. Approved Job
7. Quotation & Finished Job
12. Cost_Profile
3a. Job Bag 10. Cost_Profile 14. Purchase Order 6. Quotation 3b. Quotation Request 17. Invoice 18. Bukti Transfer 16. Payment 15. Invoice 13. Cost_Profile
3. Media Consulting
Divisi Media, atau disebut juga Dentsu Media, menangani hal-hal
yang berhubungan dengan realisasi produk periklanan dan hal-hal terkait
dengan alokasi budget dan mediasi pihak ketiga (perusahaan media
periklanan). Divisi Media merupakan departemen yang dapat berdiri
sendiri. Jadi apabila client hanya ingin berkonsultasi mengenai
bagaimana sebaiknya produk mereka diiklankan, media iklan apa yang
tepat, dan berapa biaya yang dibutuhkan untuk pemasangan iklan sesuai
dengan budget mereka, maka client dapat langsung mendatangi divisi
Media.
Service yang dimiliki oleh Media Consulting terbagi atas dua, yaitu :
Indirect Service
Pada Indirect Service ini Client tidak membuat iklan di
PT. Dentsu Indonesia, tapi hanya menggunakan jasa Divisi Media
untuk melakukan konsultasi mengenai Placement dari iklan yang
mereka bawa, dimana Account Service
sebagai media
perantaranya.
Account Service akan membuat Media Action dan
memberikannya kepada Media Planner. Media planner membuat
Media Plan yang berisi perencanaan belanja media disesuaikan
dengan budget yang dimiliki oleh client. Media Plan tersebut
akan dikirim ke Account Service untuk mendapatkan persetujuan
dari client. Apabila client menyetujui perencanaan alokasi budget
untuk pemasangan iklan, maka Account Service membuat Order
dan dikirimkan ke Media Buyer dan bagian Finance.
Media Buyer kemudian mengirimkan Purchase Order ke
media iklan untuk membeli space pemasangan iklan. Selanjutnya
media iklan akan menyediakan space untuk pemasangan iklan
selama kurun waktu tertentu
.
Media Admin menerima Invoice dari
media iklan dan memasukkannya ke dalam sistem, kemudian
dikirimkan ke bagian Finance untuk melakukan pembayaran.
Pembayaran tagihan ke media iklan dilakukan via transfer.
Berdasarkan perjanjian, space yang sudah dibeli tidak dapat dijual
lagi ke perusahaan advertising yang lain, apabila media iklan
melakukan hal tersebut maka PT. Dentsu Indonesia akan
mendapatkan bayaran ganti rugi.
Bagian Finance akan mencetak bukti penagihan (Invoice)
dan diberikan kepada client. Pembayaran tagihan dari client
dilakukan via transfer ke no rekening perusahaan, selanjutnya
ACCOUNT SERVICE
CLIENT MEDIA PLANNER
MEDIA IKLAN 1. Placement $ VISIO CORPORATION FINANCE 4. Media_Plan 5. Approved_Media_Plan 6a. Order 8. Invoice 11. Invoice 12. Bukti_Transfer MEDIA ADMIN MEDIA BUYER 2. Media_Action 7. Purchase_Order 10. Payment$ $ 6b. Order 9. Invoice 3. Media_Plan
