BAB 3
ANALISIS SISTEM I NFORMASI
3.1 Kerangka Pikir
Berikut ini merupakan sebuah bagan yang dapat digunakan untuk membantu dan menggambarkan kerangka pemikiran dalam penyusunan skripsi ini:
Gambar 3.1 Kerangka pikir
Input P ros es O u tput GAP FIT
Berikut ini merupakan langkah-langkah dalam penyusunan tulisan ini berdasarkan pada bagan kerangka pikir di atas:
• INPUT
Dalam input terdapat beberapa kegiatan yang dilakukan untuk mendapatkan data-data yang berguna sebagai bahan analisis proses, antara lain:
o M engumpulkan data-data yang ada dalam PT. XYZ terkait dengan proses bisnis yang berjalan, sistem informasi yang berjalan, Sumber Daya M anusia (SDM ) serta kebutuhan bisnis PT. XYZ berhubungan dengan sistem NCP dalam submodul quality management.
• PROSES
Dalam proses terdapat beberapa kegiatan yang dilakukan untuk dapat melakukan diagnosa masalah, akar permasalahan sehingga dapat merumuskan usulan dan perbaikan sistem, antara lain:
o Ranking Requirements
M empelajari proses bisnis berjalan pada PT. XYZ, kemudian membuat sebuah daftar kebutuhan terkait dengan sistem NCP dalam submodul quality management dalam Work In-Process(WIP) di PT. XYZ yang nantinya akan dievaluasi serta ditentukannya RANK dari setiap kebutuhan tersebut.
o Degree of Fit
M elakukan evaluasi terhadap sistem NCP dalam submodul quality management yang berjalan dan secara sistem EBS kemudian mencocokkan pada kebutuhan-kebutuhan perusahaan dengan metode FIT/GAP Analysis untuk mengukur seberapa jauh proses bisnis dan
sistem EBS yang dipakai, dapat memenuhi kebutuhan yang diperlukan perusahaan, khususnya dalam sistem NCP dalam submodul quality management di proses WIP.
o Gap Resolution
M embuat tindakan alternatif dan rekomendasi usulan untuk mengatasi daftar GAP yang ditemukan dalam sistem NCP dalam submodul quality management dalam WIP di PT. XYZ berdasarkan metode FIT/GAP Analysis.
• OUTPUT
Dari hasil analisis yang dilakukan baik dari proses bisnis yang berjalan dan juga sistem informasi EBS, maka proses selanjutnya adalah membuat sebuah usulan perbaikan dan pengembangan sistem berupa kustomisasi dalam sistem EBS, membuat flowchart usulan proses bisnis, serta membuat sebuah prosedur kerja baru yang telah disesuaikan pada proses bisnis yang diusulkan.
3.2 Profil Perusahaan
3.2.1 Sejarah Perusahaan
PT. XYZ merupakan subsidiari dari PT. ABC sesuai dengan budaya PT. ABC yang menomorsatukan kualitas, PT. XYZ berkomitmen menghadirkan ban bermutu. PT. XYZ berada di Kawasan Industri M enara Permai Jalan Raya Narogong Km. 23,8 Cileungsi, Bogor. Berdiri pada tanggal 26 A gustus 1991 sesuai akte notaris. Produksi awal dimulai pada awal Juli 1994. Dengan luas area 91.378 m2 dimana lahan seluas 64.612 m2 dan bangunan 26.766 m2. Jumlah karyawan yang dimiliki hingga April 2009
adalah 1.328 orang. Kapasitas produksi pertahun untuk TIRE kurang lebih 11 juta per tahun dan untuk TUBE 12 juta per tahun.
M elalui kerja sama teknis dengan Shinko Rubber, Yokohama Rubber Company dan Continental AG, PT. XYZ menerapkan teknologi mutakhir dari Jepang dan Jerman dalam menciptakan xxTIRE, ban berkualitas yang menjadi ban resmi balap motor Indonesia tahun 2006-2007(M otorprix, Indoprix), serta xTIRE, ban resmi di perusahaan motor.
Ban-ban produksi PT. XYZ telah digunakan oleh jutaan pengguna sepeda motor di Indonesia. PT. XYZ memiliki misi untuk menghadirkan beragam pilihan terlengkap untuk beragam kebutuhan pelanggannya. M ulai dari untuk motor sahabat keseharian menuju kerja, hingga motor racing untuk lomba.
Setiap ban PT. XYZ dirancang dan diproduksi sesuai dengan Standar Nasional Indonesia (SNI). Bahkan lebih dari itu, ban PT. XYZ juga memperoleh pengakuan mutu internasional dengan sertifikasi ISO 9001:2000.
3.2.2 Visi PT. XYZ
M enjadi perusahaan terbaik dan memiliki keuangan yang solid, serta menjadi pemimpin pasar dan reputasi global sebagai produsen ban yang berkualitas di Indonesia.
3.2.3 Misi PT. XYZ
Untuk menjadi produsen terkemuka dan dapat diandalkan dari berbagai optimal harga yang kompetitif, ban kualitas unggul dengan mengejar ekuitas merek dan tanggung jawab sosial perusahaan serta memberikan keuntungan kepada para pemegang saham dan nilai-nilai kepada para stakeholder.
3.2.4 Nilai-nilai dari PT XYZ
PT. XYZ manajemen berkeyakinan bahwa setiap keputusan yang dibuat dalam rangka menjalankan bisnis perusahaan harus sesuai dengan budaya kerja PT.XYZ yang selalu fokus pada kualitas dan kebutuhan pelanggan. Sepanjang sejarah PT. XYZ, filosofi ini memiliki manajemen yang dipandu dan terus berfungsi sebagai perangkat internal penting yang tercermin dalam semua aspek operasional Perseroan.
Dikarenakan perkembangan bisnis yang semakin kompleks selama proses bertahun-tahun, sebuah proses manajemen terstruktur diperlukan untuk mengelola kegiatan usaha PT. XYZ untuk memastikan bahwa perusahaan beroperasi sesuai dengan budaya kerja tersebut, serta untuk menjamin operasi berkelanjutan di tahun-tahun mendatang.
M enyadari kebutuhan ini, PT. XYZ telah merumuskan pedoman untuk menjamin bahwa manajemen usaha oleh Dewan Direksi adalah profesional, transparan dan bertanggung jawab. The Good Corporate Governance (GCG) Pedoman berfungsi sebagai panduan untuk para anggota Direksi dan Dewan Komisaris atas cara efektif untuk mengoperasikan perusahaan dengan
kepatuhan penuh terhadap aturan-aturan dan peraturan, Anggaran Dasar Perusahaan serta prinsip-prinsip GCG - transparansi, akuntabilitas, tanggung jawab dan adil.
3.3 S truktur Organisasi
Gambar 3.2 Struktur Organisasi (Sumber: Divisi HRD-PT.XYZ)
3.3.1 Tugas dan Tanggung Jawab
Board of Director bertanggung jawab dalam:
Memimpin seluruh dewan atau komite eksekutif, menawarkan visi dan imajinasi di tingkat tertinggi serta berperan dalam menentukan, mengimplementasikan dan mengevaluasi secara berkala anggaran serta program kerja perusahaan.
Memimpin rapat umum, dalam hal: untuk memastikan pelaksanaan tata-tertib; keadilan dan kesempatan bagi semua untuk berkontribusi secara tepat; menyesuaikan alokasi waktu per item masalah; menentukan urutan agenda; mengarahkan diskusi ke arah konsensus; menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan.
Menjalankan tanggung jawab dari direktur perusahaan sesuai dengan standar etika dan hukum, sehingga tercapainya keselarasan dan efektivitas.
Mengambil keputusan sebagaimana didelegasikan oleh BOD atau pada situasi tertentu yang dianggap perlu, yang diputuskan, dalam pertemuan BOD.
GROUP FUNCTION bertanggung jawab dalam:
Membantu tugas-tugas board of director dalam menentukan, mengimplementasikan dan mengevaluasi secara berkala anggaran serta program kerja perusahaan. .
Merencanakan dan mengembangkan sumber-sumber pendapatan serta pembelanjaan dan kekayaan perusahaan.
Melaporkan kinerja serta membuat keputusan jangka panjang dan menengah.
Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan-kegiatan di bidang administrasi keuangan, kepegawaian dan sekretariat.
IT & BPRE bertanggung jawab dalam:
Mengembangkan dan menyusun strategi dan rencana TI perusahaan untuk jangka pendek, menengah dan panjang untuk memastikan kesesuaian dengan strategi dan rencana perusahaan dalam mencapai sasaran usaha.
Menganalisis dan mengkaji perkembangan dan tren teknologi informasi serta pengaruhnya ke industri dan bidang usaha berkecimpung, untuk menjadi landasan bagi penetapan dan penyusunan rekomendasi pengembangan TI secara korporat.
Menyusun anggaran bagian TI dan mengontrol penggunaan dan realisasi dari anggaran tersebut untuk memastikan efektifitas dan efisiensinya. Mengkordinir perencanaan arsitektur TI dengan membangun suatu
pendekatan arsitektural TI dan penciptaan manajemen pelayanan TI yang efektif untuk keseluruhan sistem perusahaan/korporat.
Mengkordinir perencanaan dan pelaksanaan proyek TI yang besar di seluruh perusahaan, untuk memastikan integrasi korporat dan pencapaian target penyelesaian proyek dengan tepat waktu.
Marketing & Purchasing Dir. bertanggung jawab dalam:
Melakukan proses pengaturan, pengontrolan dan berkoordinasi secara aktif dengan staff marketing dan purchasing serta memberikan kebijakan-kebijakan strategis yang membantu dalam pencapaian target dalam dept. marketing dan purchasing.
Berperan aktif mengatur alur komunikasi antara bagian marketing dan purchasing dan menentukan rencana marketing dan purchasing jangka pendek, menengah dan panjang untuk memastikan kesesuaian dengan strategi dan rencana perusahaan dalam mencapai sasaran usaha.
¾ Marketing bertanggung jawab dalam:
Menentukan harga jual, produk yang akan diluncurkan, jadwal kunjungan serta sistem promosi Tire dan Tube untuk memastikan tercapainya target penjualan Tire dan Tube.
Memonitor perolehan order serta merangkumkan forecast untuk memastikan kapasitas produksi terisi secara optimal.
Menganalisis dan mengembangkan strategi marketing untuk meningkatkan jumlah pelanggan dan area sesuai dengan target yang ditentukan.
Menganalisis dan memberikan arah pengembangan desain & warna, untuk memastikan pengembangan produk sesuai dengan kebutuhan pasar.
Melakukan evaluasi kepuasan pelanggan dari hasil survey seluruh sales team untuk memastikan tercapainya target kepuasan pelanggan yang ditentukan.
Sales 1 bertanggung jawab dalam:
o M embangun dan mengembangkan serta menjaga kerahasiaan database pelanggan di area 1.
o M enjamin kepuasan pelanggan selalu terpenuhi baik sebelum, ketika maupun sesudah penjualan terjadi.
o M engembangkan program-program penjualan yang bertujuan untuk meningkatkan penjualan dan nama baik produk.
o Bekerja sama dengan departemen lain untuk memastikan inventori peralatan mencukupi untuk mendukung penjualan yang berkelanjutan.
o M elakukan evaluasi kepuasan pelanggan dari hasil survey seluruh sales team untuk memastikan tercapainya target kepuasan pelanggan yang ditentukan.
Sales 2 bertanggung jawab dalam:
o M embangun dan mengembangkan serta menjaga kerahasiaan database pelanggan di area 2.
o M enjamin kepuasan pelanggan selalu terpenuhi baik sebelum, ketika maupun sesudah penjualan terjadi.
o M engembangkan program-program penjualan yang bertujuan untuk meningkatkan penjualan dan nama baik produk.
o Bekerja sama dengan departemen lain untuk memastikan inventori peralatan mencukupi untuk mendukung penjualan yang berkelanjutan.
o M elakukan evaluasi kepuasan pelanggan dari hasil survey seluruh sales team untuk memastikan tercapainya target kepuasan pelanggan yang ditentukan.
Marketing sales bertanggung jawab dalam:
o M engatur strategi marketing agar meningkatkan penjualan dan memperkenalkan produk baru di dalam pasar.
o M engembangkan dan menjaga hubungan baik dengan pelanggan dengan menjalin komunikasi secara rutin dan berkelanjutan.
o M enganalisis dan mengembangkan strategi marketing untuk meningkatkan jumlah pelanggan dan area sesuai dengan target yang ditentukan.
o M enganalisis dan memberikan arah pengembangan desain & warna, untuk memastikan pengembangan produk sesuai dengan kebutuhan pasar.
o M enentukan harga jual, produk yang akan diluncurkan, jadwal kunjungan serta sistem promosi untuk memastikan tercapainya target penjualan.
¾ Purchasing bertanggung jawab dalam:
Membuat dan mencetak PO (Purchase Order) dan mengirimkannya ke vendor, agar proses pembelian dapat berjalan dengan baik sesuai jadwal dan spesifikasi yang diinginkan.
Melakukan input biaya-biaya yang timbul untuk pengiriman barang yang dibebankan kepada penerima barang.
Membuat laporan bulanan untuk pembelian dan outstanding PO, untuk menjadi bahan informasi bagi atasan dalam pengambilan keputusan.
Melakukan pengiriman sample, barang dagangan & dokumen ke pelanggan.
Melakukan pembelian alat- alat, barang seperti office supplies dan production supply, agar tersedia sesuai dengan yang dibutuhkan oleh setiap departemen.
Sub Dept 1 bertanggung jawab dalam:
o M elakukan pembelian peralatan, perlengkapan serta barang-barang kepada vendor office, seperti bahan office supplies, agar tersedia sesuai dengan kebutuhan setiap departemen.
o M embuat dan mencetak PO (Purchase Order) dan mengirimkannya ke vendor, agar proses pembelian dapat berjalan dengan baik sesuai jadwal dan spesifikasi yang diinginkan.
Sub Dept 2 bertanggung jawab dalam:
o M elakukan pembelian peralatan, perlengkapan serta barang-barang kepada vendor produksi, seperti bahan baku produksi, agar tersedia sesuai dengan kebutuhan setiap departemen.
o M embuat dan mencetak PO (Purchase Order) dan mengirimkannya ke vendor, agar proses pembelian dapat berjalan dengan baik sesuai jadwal dan spesifikasi yang diinginkan.
Manufacturing and R&D Dir. bertanggung jawab dalam:
Melakukan proses pengaturan, pengontrolan dan berkoordinasi secara aktif dengan staff QA/QC, Plant, Engineer dan R&D serta memberikan kebijakan-kebijakan strategis yang membantu dalam pencapaian target dalam Dept. Manufacturing and R&D.
Berperan aktif mengatur alur komunikasi antara bagian QA/QC, Plant, Engineer dan R&D dan menentukan rencana QA/QC, Plant, Engineer dan R&D jangka pendek, menengah dan panjang untuk memastikan kesesuaian dengan strategi dan rencana produksi perusahaan dalam mencapai sasaran usaha.
¾ QA/PC bertanggung jawab dalam:
Melakukan kontrol terhadap proses produksi dan melakukan pengecekan laporan grafik pengujian proses per masing-masing area produksi.
Melakukan kontrol mengenai laporan barang defect produksi yang terjadi serta berperan dalam pengendalian jumlah barang defect dalam area produksi.
Melakukan koordinasi terhadap Quality Assurance (QA) dan Process Control Analyst dalam menjamin serta mengendalikan proses mutu barang berupa Tire dan Tube yang diproduksi pada masing-masing area.
Memimpin rapat evaluasi mengenai kinerja QA/QC serta berwenang dalam mengambil kebijakan strategis sehingga tercapainya peningkatan kualitas produk secara berkesinambungan.
Quality Assurance (QA) bertanggung jawab dalam:
o Kontrol harian proses produksi dijalankan sesuai ketentuan yang ditetapkan serta memastikan data sampling di check sheet diisi dengan baik dan benar.
o M elakukan pengisian data dan mengolah data untuk pembuatan grafik pengendalian proses dan memberikan informasi secara mingguan/bulanan hasil pengujian grafik pengendalian proses ke proses produksi terkait.
o M elakukan perbaikan proses dengan melibatkan seksi terkait agar tren grafik pengendalian dalam batas terkontrol.
o M elakukan evaluasi bulanan hasil pengujian kemampuan proses dimasing-masing area, hasil pengujian kemampuan proses di bandingkan dengan defect yang terkait dengan point yang diuji.
o Buat PICA (Problem Identification and Corrective Action) masalah dengan melibatkan bagian terkait untuk meningkatkan kemampuan proses.
Tanggung jawab:
o M eningkatkan kemampuan proses produksi sehingga tercapai kualitas produk yang stabil dan terkendali.
o M engurangi terjadinya gagal proses yang disebabkan oleh variasi proses.
Process Control Analyst/ QC bertanggung jawab dalam:
o M emeriksa dan menginformasikan perbaikan terhadap quality system yang dipakai.
o M emeriksa dan menilai capability process di semua bagian dan meminta perbaikan jika diketemukan nilai capability yang di bawah standar.
Tanggung Jawab:
o M elakukan kontrol proses mulai dari raw material sampai barang jadi (WIP F/G).
o M enjaga capability process sesuai dengan kebutuhan sistem quality.
o M elakukan koordinasi perbaikan dalam rangka penurunan defect/claim.
o M elakukan koordinasi terhadap pengaturan NCP.
¾ Plant bertanggung jawab dalam:
Merencanakan implementasi strategi dan operasional pabrik secara tepat sesuai strategi bisnis perusahaan.
Memonitor penyusunan rencana kerja harian pabrik sesuai rencana tahunan dan bulanan.
Memonitor dan menganalisis pencapaian produktivitas pabrik serta rencana operasional harian untuk pemenuhan pencapaian target yang telah ditetapkan.
Mengevaluasi produktivitas serta kapasitas pabrik untuk penentuan pencapaian target serta penentuan target berikutnya.
Mengatasi dan mengarahkan pemecahan masalah strategis pabrik untuk meminimalisir kesalahan serta efisiensi.
Menjalankan tugas-tugas terkait lainnya dalam upaya pencapaian target sales perusahaan.
PPC (Production Planning Control) bertanggung jawab dalam: o Pengawasan perencanaan produksi, penjadwalan produksi,
menyiapkan jadwal produksi untuk pembuatan produk industri atau komersial.
o M enganalisis spesifikasi dan data produksi pabrik dengan kapasitas dan melakukan perhitungan matematis untuk menentukan proses produksi, peralatan dan kebutuhan sumber daya manusia.
o Perencanaan dan penjadwalan alur kerja untuk setiap departemen dan operasi sesuai dengan urutan manufaktur ditetapkan sebelumnya dan lead time.
o M enentukan status proyek yang ditugaskan, mempercepat operasi yang keterlambatan jadwal dan jadwal mengubah untuk memenuhi kondisi tak terduga.
o M enyiapkan definisi paket pekerjaan, termasuk petunjuk rinci, gambar, bill of material, referensi, persyaratan inspeksi dan lain lain, untuk memulai dan mengendalikan pekerjaan produksi.
Prod 1 bertanggung jawab dalam:
o M engawasi proses produksi, menyusun jadwal produksi dalam proses mixing, extruding, building, curing dan semi finish goods.
o M emastikan bahwa produksi adalah biaya efektif sehingga produk yang dihasilkan tepat waktu dan berkualitas baik. o M enyusun skala waktu untuk pekerjaan yang disesuaikan oleh
jadwal rencana produksi oleh bagian PPC.
o M emperkirakan biaya dan menetapkan standar mutu.
o Pemantauan proses produksi dan menyesuaikan jadwal yang diperlukan seperti jadwal produksi, jadwal maintenance produksi dan lainnya.
o Pemantauan pelaksanaan standar produk dan kualitas kontrol produk yang diproduksi pada masing-masing area.
Prod 2 bertanggung jawab dalam:
o M engawasi proses produksi, menyusun jadwal produksi dalam proses Tube dan Tire (finish goods).
o M emastikan bahwa produksi adalah biaya efektif sehingga produk yang dihasilkan tepat waktu dan berkualitas baik. o M enyusun skala waktu untuk pekerjaan yang disesuaikan oleh
jadwal rencana produksi oleh bagian PPC.
o M emperkirakan biaya dan menetapkan standar mutu.
o Pemantauan proses produksi dan menyesuaikan jadwal yang diperlukan seperti jadwal produksi, jadwal maintenance produksi dan lainnya.
o Pemantauan pelaksanaan standar produk dan kualitas kontrol produk yang diproduksi pada masing-masing area.
FI bertanggung jawab dalam:
o M elakukan pengontrolan dan juga memastikan kualitas produk sebelum masuk kedalam proses Semi Finish Goods. o M embuat laporan mengenai barang defect yang ditemukan
dalam proses inspeksi final yang dilakukan untuk produk Tire dan Tube.
¾ Engineering bertanggung jawab dalam:
Berunding dengan personil lain untuk menerapkan prosedur operasi, mengatasi kerusakan sistem dan menyediakan informasi teknis.
Penelitian, desain, mengevaluasi, meng-install, mengoperasikan dan memelihara produk mekanis, peralatan, sistem dan proses untuk memenuhi persyaratan, menerapkan pengetahuan tentang prinsip-prinsip rekayasa.
Membantu perancang dalam mengembangkan desain struktur produk, menggunakan alat-alat perancangan atau desain dengan bantuan komputer/peralatan rancangan dan perangkat lunak.
Mengawasi instalasi, operasi, pemeliharaan dan perbaikan untuk memastikan bahwa mesin dan peralatan yang terpasang dan berfungsi sesuai dengan spesifikasi.
Merekomendasikan modifikasi desain untuk menghilangkan kerusakan mesin atau sistem.
Membentuk dan mengkoordinasikan prosedur perawatan dan keselamatan kerja, jadwal pelayanan dan pasokan bahan yang
dibutuhkan untuk menjaga mesin dan peralatan dalam kondisi yang ditentukan.
Utilities and Building bertanggung jawab dalam:
o M elakukan pengaturan furnitur baru dalam bangunan; set up dan mengambil bawah bangku-bangku, kursi lipat dan perabotan lainnya dan peralatan untuk memenuhi kebutuhan di dalam gedung perusahaan.
o M emberikan tugas-tugas rutin yang bekerja untuk melakukan pemeliharaan barang kepada staff kebersihan seperti mendirikan perancah, membersihkan alat-alat kerja dan tugas berjalan.
Engineer 1 bertanggung jawab dalam:
o M engawasi instalasi, operasi, pemeliharaan dan perbaikan untuk memastikan bahwa mesin produksi dan peralatan yang terpasang dan berfungsi sesuai dengan spesifikasi.
o M erekomendasikan modifikasi desain untuk menghilangkan kerusakan mesin atau sistem.
o M embentuk dan mengkoordinasikan prosedur perawatan dan keselamatan kerja, jadwal pelayanan dan pasokan bahan yang dibutuhkan untuk menjaga mesin dan peralatan dalam kondisi yang ditentukan.
o Penelitian, desain, mengevaluasi, menginstal, mengoperasikan dan memelihara produk mekanis, peralatan, sistem dan proses untuk memenuhi persyaratan, menerapkan pengetahuan tentang prinsip-prinsip rekayasa.
Engineer 2 bertanggung jawab dalam:
o M engawasi instalasi, operasi, pemeliharaan dan perbaikan untuk memastikan bahwa peralatan yang terpasang dalam gedung dan berfungsi sesuai dengan kebutuhan.
o M erekomendasikan modifikasi desain untuk menghilangkan kerusakan mesin atau sistem.
o M embentuk dan mengkoordinasikan prosedur perawatan dan keselamatan kerja, jadwal pelayanan dan pasokan bahan yang dibutuhkan untuk menjaga mesin dan peralatan dalam kondisi yang ditentukan.
o Penelitian, desain, mengevaluasi, menginstal, mengoperasikan dan memelihara produk mekanis, peralatan, sistem dan proses untuk memenuhi persyaratan, menerapkan pengetahuan tentang prinsip-prinsip rekayasa.
¾ R&D bertanggung jawab dalam:
Memastikan kualitas performansi serta standar spesifikasi produksi sebagai acuan produksi dan bagian quality dalam melakukan pengontrolan kualitas produk.
Mengelola sejumlah dana tertentu yang telah dianggarkan perusahaan untuk riset dan pengembangan. R&D melakukan test dan tak jarang membuat alat test sendiri dan terus mengembangkan teknologi baru untuk meningkatkan kualitas produk yang dihasilkan perusahaan. Mengatur dalam pembangunan dan pelaksanaan penelitian
laboratorium secara terperinci serta rencana kerja untuk memenuhi tujuan penelitian perusahaan.
Mengontrol dan bekerja sama dengan bagian quality dalam proses disposition yaitu perbaikan produk defect non standar dari bagian produksi.
Melakukan riset perusahaan serta mengembangkan prototipe untuk berbagai produk berdasarkan teknologi perusahaan.
Melakukan evaluasi bulanan hasil pengujian spesifikasi produk dimasing-masing area.
Research bertanggung jawab dalam:
o Bertanggung jawab untuk segala aktivitas riset dan pengembangan di perusahaan tersebut.
o M engelola sejumlah dana tertentu yang telah dianggarkan perusahaan untuk riset dan pengembangan.
o M engatur dalam pembangunan dan pelaksanaan penelitian laboratorium secara terperinci serta rencana kerja untuk memenuhi tujuan penelitian perusahaan.
Prod. Development bertanggung jawab dalam:
o M engembangkan prototipe untuk berbagai produk berdasarkan teknologi perusahaan.
o M elakukan test dan tak jarang membuat alat test sendiri dan terus mengembangkan teknologi baru untuk meningkatkan kualitas produk yang dihasilkan perusahaan.
o M emastikan kualitas performansi dalam perusahaan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan perusahaan.
Proc. Development bertanggung jawab dalam:
o M erancang proses baru, atau memperbaiki yang sudah ada, untuk mengoptimalkan proses manufaktur.
o Perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan proses uji coba di laboratorium.
o M eningkatkan hasil dengan mengurangi biaya, misalnya menyelidiki bahan alternatif atau mesin baru untuk meningkatkan efisiensi, kualitas.
o M enerapkan proses kontrol dan merumuskan metode pengujian untuk menilai proses produksi.
o M engontrol dan bekerjasama dengan bagian quality dalam proses disposition yaitu perbaikan produk defect non standar dari bagian produksi.
Finance and Administration Dir.
Melakukan proses pengaturan, pengontrolan dan berkoordinasi secara aktif dengan staf HR&GA dan FIN&ACC serta memberikan kebijakan-kebijakan strategis yang membantu dalam pencapaian target dalam Dept. Finance and Administration.
Berperan aktif mengatur alur komunikasi antara bagian HR&GA dan FIN&ACC dan menentukan rencana HR&GA dan FIN&ACC jangka pendek, menengah dan panjang untuk memastikan kesesuaian dengan strategi dan rencana produksi perusahaan dalam mencapai sasaran usaha.
¾ HR & GA
Melakukan kontrol terhadap kondisi SDM di perusahaan serta fasilitas, sarana dan prasarana yang mendukung terciptanya kondisi lingkungan kerja yang kondusif dan nyaman.
Melakukan kontrol mengenai laporan kinerja SDM serta operasional perusahaan sebagai acuan dalam menentukan kebijakan pengelolaan SDM .
Melakukan koordinasi terhadap Human Resource dan General Affair dalam menjamin serta mengendalikan situasi kerja serta pemenuhan kebutuhan tenaga kerja perusahaan.
Memimpin rapat evaluasi mengenai kinerja Human Resource dan General Affair serta berwenang dalam mengambil kebijakan strategis sehingga tercapainya target perusahaan secara berkesinambungan.
Human Resource
o M enyusun strategi dan kebijakan pengelolaan SDM di perusahaan berdasarkan strategi jangka panjang dan jangka pendek yang telah ditetapkan sesuai dengan yang diinginkan perusahaan.
o M enyusun rencana kerja dan anggaran bagiannya sesuai dengan strategi, kebijakan dan sistem SDM yang telah ditetapkan untuk memastikan tercapainya sasaran bagian SDM .
o M engkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan fungsi SDM di seluruh perusahaan untuk memastikan semuanya sesuai dengan strategi, kebijakan, sistem dan rencana kerja yang telah disusun.
o M engkoordinasikan dan mengontrol penyusunan dan pelaksanaan program pelatihan dan pengembangan untuk memastikan tercapainya target tingkat kemampuan dan kompetensi setiap karyawan.
o M erencanakan kebutuhan tenaga kerja sesuai dengan perkembangan organisasi, serta mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan kegiatan rekrutmen dan seleksi untuk memastikan tersedianya tenaga kerja yang dibutuhkan.
o M enyusun sistem manajemen kinerja, serta mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan siklus
manajemen kinerja, mulai dari perencanaan, pembimbingan sampai dengan penilaian kinerja.
GA (General Affair)
o Procurement/purchasing (Pembelian terkait office supplies) o Vehicle operation (M engelola kendaraan operasional) o Office facilities (M esin FC, fax, telp/pabx, projector, ruang
meeting, dsb.)
o Asset management (Pengelolaan inventaris kantor) o Housekeeping (Kebersihan kantor)
o Security (Keamanan kantor)
o Building maintenance (Perawatan gedung kantor) o Building resources & analysis
o Printing (name card, form-form, dll.) o Canteen
o Tata tertib penggunaan sarana dan prasarana kantor o Legallity
¾ Fin & ACC
Melakukan kontrol terhadap financial perusahaan dan melakukan pengecekan laporan akunting perusahaan.
Melakukan kontrol mengenai laporan keuangan perusahaan baik dari neraca, L/R dan juga perubahan modal sebagai acuan dalam pendukung penentuan HPP pada produk yang dihasilkan.
Melakukan koordinasi terhadap Finance dan Accounting dalam menjamin serta mengendalikan sistem keuangan perusahaan pada masing-masing departemen perusahaan.
Memimpin rapat evaluasi mengenai kinerja Finance dan Accounting serta berwenang dalam mengambil kebijakan strategis sehingga tercapainya target perusahaan secara berkesinambungan.
Finance
o M embuat, memeriksa dan mengarsip faktur, nota supplier, laporan AP/AR untuk memastikan status hutang/piutang dan menjaga ketertiban administrasi dan memudahkan penelusuran dokumen.
o M embuat, mencetak tagihan dan surat tagihan untuk memastikan tagihan terkirim kepada pelanggan dengan benar dan tepat waktu.
o M enerima, memeriksa tagihan dari vendor dan membuat rekapnya untuk memastikan pembayaran terkirim tepat waktu. o M enginput penerimaan pembayaran dari pelanggan dan
pembayaran ke supplier dengan tepat waktu dan akurat untuk memastikan ketepatan waktu dan keakuratan penerimaan maupun pembayaran.
o M emeriksa laporan rekonsiliasi untuk memastikan data terinput dengan benar.
o M elakukan stock opname setiap akhir bulan untuk melihat ada/tidaknya selisih jumlah barang di gudang dan catatan di keuangan.
Accounting
o M erencanakan strategi akunting perusahaan secara tepat sesuai strategi bisnis perusahaan.
o M engatur dan mengarahkan pencatatan neraca perusahaan sesuai aktivitas perusahaan dan menjaga keseimbangan neraca R/L.
o M engontrol dan mengevaluasi pencatatan neraca R/L dan aktivitas akunting lainnya agar dapat berjalan secara tepat dan akurat.
o M engevaluasi dan menganalisis implementasi sistem akunting untuk memberi masukan terhadap sistem keuangan dan strategi bisnis.
o M engarahkan fungsi dan kinerja unit dan bagian akunting agar dapat berjalan optimal dan meningkatkan kinerja SDM akunting.
o M enjalankan tugas-tugas terkait lainnya dalam upaya pencapaian target perusahaan.
3.4 Tata Laksana Sistem Berjalan
3.4.1 Proses Bisnis Berjalan Secara Umum
Gambar 3.3 Proses Bisnis Produksi Umum PT. XYZ Keterangan:
PSS : Part Stock Supply
NCP: Non Conforming Product NG : Barang Defect
Dalam proses produksi TIRE (ban luar) terdiri dari beberapa tahap yaitu: Dimulai dari raw material datang warehouse material, kemudian barang
tersebut akan dikirimkan ke bagian mixing berdasarkan kebutuhan produksi di proses mixing. Proses mixing akan menghasilkan compound yang nantinya akan digunakan untuk bagian extruding dan SA (Special Article – meliputi callendering dan bead wire). Dalam proses extruding, compound akan diolah menjadi tread (bagian kulit terluar dari TIRE).
Pada proses SA, terdapat 2 macam proses yaitu proses callendering dimana membutuhkan material berupa compound dari mixing dan nylon cord dari warehouse material yang akan menghasilkan plycord (lembaran pembentuk TIRE) dan proses bead wire dimana membutuhkan material berupa compound dari mixing dan wire dari warehouse material yang akan menghasilkan bead wire (berupa kawat pembentuk TIRE).
Hasil dari extruding dan SA akan dikirimkan ke bagian building, dimana bagian building akan merangkai compound, plycord dan bead wire menjadi green tire (TIRE setengah jadi). Setelah itu, green tire akan dikirimkan ke bagian curing untuk dilakukan pemasakan dan pencetakan TIRE sesuai model tertentu dengan menggunakan tenaga air dan pemanasan suhu yang tinggi.
Setelah green tire dimasak dalam proses curing, maka akan menghasilkan sebuah TIRE jadi dimana akan masuk kedalam proses inspeksi dalam PCI Process. Pengecekan ini berupa visual inspection terhadap TIRE yang sudah jadi.
Setelah TIRE lulus inspeksi dalam PCI Process, maka TIRE tersebut akan dikirim ke bagian SFG (Semi Finish Good) dimana TIRE tersebut akan di-wrapping, diberikan merek dan kemudian di-packing. Semua proses dalam SFG, menggunakan raw material juga yang berasal dari warehouse material dan siap untuk di kirim berdasarkan pemesanan customer.
3.4.2 Sistem Informasi Berjalan
Sistem Non Conforming Product (NCP) merupakan sistem non-standard yang ada dalam proses produksi. Sistem NCP akan dijalankan apabila dari setiap masing-masing proses produksi yang dijalankan, ditemukan barang defect atau barang yang tidak sesuai standar yang telah ditentukan oleh Reasearch and Development. Dalam hal ini bagian quality memiliki tugas dalam pengontrolan barang defect atau barang non-standard yang ada dan kemudian melakukan pengaturan agar disposisi barang dapat segera dilaksanakan.
Dalam sistem NCP memerlukan beberapa tingkatan approval yang dijalankan dan proses yang dijalankan menggunakan paper based sebagai pusat informasi mengenai barang defect yang ditemukan.
Proses NCP
Sta f Pro du ksi Lo g NC P & MOT Me masa ng kan H ol d Tag D istrib usi L .Pen yel esa ian
Kasi e pl p ap pro val ka de pt p lp a pp rova l
PIC N CP
Sta f PIC D isp osis i D isp osi si
Ka sie d isp a pp rova l Kad ep t d isp a ppr ova l
Me ne mpe lka n Di spo sisi tag
Ek seku si Di spo sisi S ta f Pro du ksi P IC D isp osi si
NC P NC P NC P NC P NC P NC P NC P
Gambar 3.4 Proses NCP barang defect
Apabila dalam setiap proses ditemukan defect pada barang secara visual, maka akan dilakukan pemisahan terhadap barang defect dari barang-barang produksi lainnya. Kemudian data barang defect akan dipindahkan ke locator defect WIP secara data, hal ini dilakukan oleh bagian produksi.
Setelah itu, dilakukan pengisian nomor hold tag dan kertas laporan penyelesaian secara manual. Kertas hold tag akan ditempelkan ke barang defect sebagai tanda barang defect tersebut telah dimasukkan ke sistem. Laporan penyelesaian akan diedarkan ke KaSie pelapor dari produksi untuk mendapatkan approval, kemudian laporan penyelesaian akan diberikan ke
KaDept pelapor untuk disetujui, kemudian PIC NCP akan menentukan PIC disposisi, lalu menyerahkan laporan penyelesaian tersebut ke PIC disposisi tersebut.
Apabila barang defect tersebut merupakan raw material atau WIP produk, maka akan diberikan kepada PIC disposisi bagian R&D, namun apabila barang defect tersebut merupakan TUBE atau TIRE, maka akan diberikan kepada PIC disposisi bagian Q-SM &CA. Setelah PIC disposisi ditentukan, maka PIC akan mulai melaksanakan tugasnya dan menentukan disposisi untuk barang-barang defect tersebut. Setelah PIC disposisi telah menentukannya, maka laporan penyelesaian tersebut akan diberikan kepada KaSie Disposisi, lalu diserahkan kepada KaDept Disposisi untuk melakukan approval. Apabila hasil disposisinya adalah scrap, maka diperlukan persetujuan dari KaDiv Plant untuk pelaksanaannya. Bagian quality process control akan memindahkan data barang defect ke locator bersangkutan. Setelah mendapatkan approval, PIC disposisi akan menempelkan disposisi tag ke barang defect. Bagian produksi akan mengecek, apakah barang defect telah ditempelkan disposisi tag. Bila sudah, maka akan dilaksanakan disposisi terhadap barang defect tersebut.
3.4.3 Proses Bisnis sistem Non Conforming Product (NCP) dalam Work in-
Process
3.4.3.1 Proses Non Conforming Product (NCP)
Tabel 3.1 Keterangan Flowchart NCP Umum Process flowchart NCP umum Keterangan M ulai (inspection Transaction)
Proses nonconformance dapat dilakukan apabila terjadi / ditemukan barang defect (barang tidak sesuai standar) pada saat proses inspeksi/ pengecekan barang dalam proses produksi.
M ulai (Transaction Independence)
Proses nonconformance dapat dilakukan apabila terjadi / ditemukan barang defect (barang tidak sesuai standar) diluar dari proses inspeksi/ pengecekan barang dalam proses produksi.
Pencatatan Nonconformances
Proses pencatatan data nonconformance oleh bagian produksi terhadap data barang defect yang ditemukan dalam proses produksi. Bagian produksi akan melakukan peng-entry-an data barang defect pada sistem EBS dan mengisi form Laporan Penyelesaian yang nantinya didistribusikan kepada bagian terkait untuk mendapatkan disposisi barang defect.
Penentuan Disposition
Penentuan disposition terhadap data barang defect yang tercatat oleh PIC disposition di dalam laporan penyelesaian, penentuan disposition berdasarkan hasil analisis, tracing problem yang terjadi pada barang defect bersangkutan.
Process flowchart NCP umum
Keterangan
Proses disposisi Berdasarkan disposisi yang telah ditentukan oleh PIC disposition, bagian produksi akan melakukan disposisi pada barang defect yang sudah ditentukan disposisinya. Evaluasi Disposisi Bagian quality akan melakukan pengecekan pada
proses disposisi barang yang sudah dilakukan oleh bagian produksi. Hasil dari evaluasi akan ditulis kembali oleh bagian quality.
Penutupan Disposisi
Proses closing terhadap data barang defect yang sudah di disposisi dan setelah dilakukan proses evaluasi oleh bagian quality.
3.4.3.2 Proses Nonconformance
Tabel 3.2 Keterangan Proses Flowchart Detail Nonconformance Process flowchart
NCP Detail
Keterangan
Proses Produksi Perencanaan produksi dalam setiap proses dibuat oleh PPC dan selanjutnya. Bagian produksi akan melakukan proses produksi sesuai dengan rencana tersebut. Proses produksi ini hanya mencakup area WIP saja yaitu proses mixing, extruding, SA, building, curing hingga SFG.
NCP PROCESS Pemisahan Barang
Defect
Bagian mixing akan melakukan pemisahan kepada barang yang defect secara actual.
Penulisan Tanda sementara pada
barang
Penulisan tanda pada barang yang defect sehingga tidak diproduksi dan menunggu hasil disposisi pada barang.
Lapor pada Leader M elaporkan pada leader mengenai barang defect yang ditemukan dalam proses produksi.
Penulisan data laporan NCP
Leader akan melakukan pencatatan data NCP di dalam buku laporan barang defect dalam proses produksi.
EQR NCP sistem EBS
M elakukan proses peng-entry-an Entry Quality Result terhadap data barang defect secara EBS (collection Plan NCP) dan akan memakai No. Hold
Process flowchart
NCP Detail
Keterangan
Tag yang dhasilkan sistem EBS untuk mengisi hold tag yang akan menempel di barang defect.
M embuat MOT to Defect WIP
M elakukan proses M OT yang digunakan untuk mengirimkan data barang defect ke locator defect WIP dan melakukan proses allocate terhadap data yang telah di M OT.
Transact MOT Defect WIP
M elakukan proses transact terhadap data barang defect yang dikirimkan tadi dan nantinya secara otomatis akan menambah stok barang defect di locator defect WIP.
M engisi Hold Tag & Lap. Penyelesaian
Bagian produksi akan mengisi form laporan penyelesaian seperti tanggal kejadian, problem, problem clarification, operator dan sebagainya. Bagian produksi juga akan melakukan mengisi hold tag yaitu berupa no. hold tag, item, tanggal dan sebagainya.
M emasang Hold Tag to item
Bagian produksi akan menempelkan hold tag kepada barang defect yang bersangkutan (dengan memakai dokumen standar kerja CM -601-5003). Approve KASIE Laporan penyelesaian yang sudah diisi oleh bagian
Process flowchart
NCP Detail
Keterangan
kepada Kepala Seksi Produksi untuk meminta tanda tangan persetujuan.
Approve KA.Dept Laporan penyelesaian yang sudah disetujui oleh Kepala Seksi Produksi, akan didistribusikan kepada Kepala Departemen Produksi untuk meminta tanda tangan persetujuan.
Receive Lap. Penyelesaian
Laporan penyelesaian yang sudah disetujui oleh Kepala Seksi Produksi, akan didistribusikan kepada bagian Quality Process Control untuk diproses ke tahap selanjutnya.
M enyebar Lap. Penyelesaian
Setelah bagian Quality Process Control menentukan PIC disposisi terhadap data barang defect berdasarkan laporan penyelesaian yang diterima, maka laporan penyelesaian akan didistribusikan kepada PIC disposisi yang bersangkutan:
¾ Defect WIP kepada bagian R&D ¾ Final Product kepada bagian QA Proses Disposition
dan Corrective Action
M enjalankan proses penentuan terhadap disposisi pada barang defect yang masuk kedalam sistem NCP oleh PIC disposisi dengan melakukan analisis dan penentuan akar masalah.
Process flowchart
NCP Detail
Keterangan
M enjalankan proses penentuan tindakan corrective berdasarkan data barang defect yang ada, tindakan corrective ini diisi oleh PIC disposisi yang ditentukan.
M emasang Disposition Tag
PIC disposisi akan menempelkan disposition tag kepada barang defect di proses produksi berdasarkan disposisi yang ditentukan.
Eksekusi Disposition
Setelah hasil disposisi ditentukan dan disposition tag sudah dicetak dan ditempelkan ke barang oleh PIC disposisi, maka bagian produksi akan melakukan eksekusi terhadap barang tersebut sesuai dengan disposisi yang ada.
M enerima Lap. Penyelesaian
Bagian Quality Process Control akan mendapatkan laporan penyelesaian dan akan melakukan proses MOT dan allocate pada barang defect di locator defect WIP.
Scrap? Pemilahan laporan penyelesaian baik yang disposisi “SCRAP” atau disposisi biasa.
MOT Defect WIP ke Onhand
Bagian Quality Process Control akan melakukan proses MOT dan allocate kepada bagian produksi bersangkutan sesuai dengan disposisi yang
Process flowchart
NCP Detail
Keterangan
ditentukan. MOT Defect WIP
ke Scrap
Bagian Quality Process Control akan melakukan proses M OT dan allocate kepada bagian waste control karena disposisi “SCRAP”.
Evaluasi Disposition
Bagian Quality Process control akan melakukan evaluasi mengenai disposisi barang yang dilakukan oleh bagian produksi atau waste control dan akan ditulis pada laporan penyelesaian.
Disposition Berhasil?
Bagian Q-PC akan melakukan evaluasi atas disposisi yang sudah dilakukan oleh bagian
produksi dan akan mencatat hasil evaluasi kedalam laporan penyelesaian.
M embuat Laporan penyelesaian baru
Apabila hasil evaluasi tidak sesuai dengan yang diharapkan dan barang masih dapat di disposisi, maka bagian produksi akan membuat laporan penyelesaian yang baru untuk barang tersebut. Approval kasie
NCP
Setelah evaluasi dilakukan, maka laporan penyelesaian akan didistribusikan kepada bagian Kasie Quality Process Control untuk meminta tanda tangan dan menutup laporan data barang defect yang bersangkutan.
3.4.3.3 Proses Disposition
Flowcha rt Dispo sition Process
PIC DISPO SIS I Produ ction
Ya TId ak yes Ana lis is Masa la h Tub e/Tire
Pen entu an tin da kan Co rrec ti ve App rove o leh KA. Divi si Pl ant App rove D isp osi ti on o le h KaSi e Tire /Tu be D isp osi ti on Scrap ? P ene ntua n D isp osi ti on Tub e/Tire App rove D isp osi ti on o le h KaD ep t Tire /Tu be 1 3
Tabel 3.3 Keterangan Proses Flowchart Disposition Proses flowchart Disposition Keterangan Analisis M asalah Tube/Tire
Bagian PIC disposisi akan menerima laporan penyelesaian yang berisi mengenai masalah barang defect terkait dan berdasarkan laporan itu, PIC disposisi akan melakukan trouble analysis untuk mengetahui penyebab masalah. Penentuan
Disposition Tube/Tire
Bagian PIC disposisi akan menentukan disposisi yang sesuai dengan masalah yang ditemukan dan akan menuliskan kedalam laporan penyelesaian.
Laporan penyelesaian yang sudah ditentukan disposisi, akan didistribusikan kepada Kepala Seksi PIC disposisi untuk di tandatangani. Approve Disposition
oleh KaSie Tire/Tube
Bagian Kepala Seksi PIC disposisi akan mengecek disposisi terhadap barang dan apabila disetujui maka Kepala Seksi Disposisi akan menandatangani laporan penyelesaian.
Laporan penyelesaian kemudian akan didistribusikan kepada Kepala Departemen PIC Disposisi untuk di tandatangani.
Proses flowchart Disposition Keterangan Approve Disposition oleh KaDept Tire/Tube
Bagian Kepala Departemen PIC disposisi akan mengecek disposisi terhadap barang sudah ditendatangani oleh Kepala Seksi PIC disposisi dan apabila disetujui maka Kepala Departemen PIC disposisi akan menandatangani laporan penyelesaian.
Selanjutnya secara prosedur, laporan penyelesaian yang sudah ada disposisinya akan didistribusikan kepada bagian quality sehingga bagian quality dapat melakukan proses MOT dan transact untuk mengatur barang defect dari loc. Defect WIP, sedangkan PIC disposisi akan menempelkan disposition tag pada barang bersangkutan.
Disposition Scrap?
Bagian Quality Process Control (Q-PC) akan menerima laporan penyelesaian dan akan mengecek disposisi barang tadi, apabila hasil disposisi bernilai “SCRAP” , maka bagian Q-PC akan meminta Kepala Divisi Plant untuk menandatangani namun apabila bukan “SCRAP” maka bagian Q-PC akan menyimpan
Proses flowchart
Disposition
Keterangan
laporan penyelesaian dan menunggu bagian produksi mendisposisi barang defect secara fisik.
Approve oleh KA. Divisi Plant
Kepala Divisi Plant akan menandatangani laporan penyelesaian apabila disposisi yang dilakukan bernlai “SCRAP”.
Penentuan tindakan Corrective
Setelah disposisi ditentukan oleh bagian PIC Disposisi, maka tahap selanjutnya yaitu melakukan penentuan tindakan corrective action yang dilakukan oleh PIC Corrective Action. Namun dalam proses berjalan tindakan corrective dilakukan oleh PIC Disposition.
3.4.3.4 Proses Corrective action
Flowchart Corrective Action Process
PIC Corrective Action Production
Me nentukan Ro ot Cause Me nentukan tind aka n cor rective Melakukan An alisa Data Cor rective 3 4 Penutupan disposisi dan cor rective action
Tabel 3.4 Penjelasan Proses Flowchart Corrective Action Process flowchart Corrective Action Keterangan M elakukan Analisis Data Corrective
Bagian PIC corrective action akan melakukan melihat masalah dan data-data lengkap mengenai barang defect dan berdasarkan laporan itu, PIC corrective action akan melakukan analisis data-data terkait.
M enentukan root cause
Bagian PIC corrective action akan menentukan root cause (akar penyebab) terhadap masalah yang ditemukan.
M enentukan tindakan corrective
Bagian PIC corrective action akan menentukan:
¾ tindakan Corrective: tindakan perbaikan ¾ tindakan Preventive: tindakan pencegahan ¾ tindakan Containment: tindakan penahanan
Penutupan disposisi dan corrective action
Setelah ditentukan tindakan corrective action dan dituliskan pada laporan penyelesaian. Laporan penyelesaian akan diberikan kepada bagian Quality Process Control yang nantinya akan melakukan proses M OT dan juga evaluasi terhadap tindakan disposisi dan corrective.
3.4.4 Setting Awal Collection Plan Sistem Nonconformance
Konsep pengaturan dalam sistem E-Business Suite Oracle Application dalam submodul quality management secara umum adalah sebagai berikut:
• Semua data yang berkaitan dengan pengecekan parameter proses (seperti temperatur mesin dan sebagainya) dan pengecekan visual akan disimpan dalam elemen-elemen yang sudah ditentukan pada collection plan di masing-masing proses.
• Semua collection plan yang telah dibuat memiliki sebuah ID plan tersendiri yang digunakan sebagai kode unik untuk memanggil data-data elemen yang sudah diisi oleh operator di lapangan/produksi.
• Collection plan dibuat berdasarkan banyaknya data proses produksi yang ingin disimpan.
• Jumlah collection plan yang mendukung proses nonconformance dalam work in-process disesuaikan dengan proses-proses yang ada dalam work in-process seperti mixing, extruding, building, SA, curing dan SFG.
• Jumlah collection plan yang mendukung proses nonconformance dalam work in-process disesuaikan dengan banyaknya hak akses user yang terkait dengan sistem nonconformance, misal: NCP Kasie A0.
• Terdapat hubungan parent child yang dapat diatur pada collection plan yang ditentukan untuk mempermudah menghubungkan data elemen yang satu dengan yang lain pada collection plan yang berbeda.
Konsep dasar setting collection plan yang dipakai pada sistem berjalan, khususnya pada submodul quality management yang mendukung sistem nonconformance di program E-Business Suite adalah sebagai berikut:
¾ Membuat beberapa collection plan untuk setiap proses produksi work in-process seperti:
• Collection plan NCP MX A0
Collection plan NCP M X digunakan sebagai collection plan yang menyimpan data-data elemen barang defect produksi dari pelapor dalam proses mixing.
• Collection plan NCP EXT A0
Collection plan NCP EXT digunakan sebagai collection plan yang menyimpan data-data elemen barang defect produksi dari pelapor dalam proses extruding.
• Collection plan NCP SA A0
Collection plan NCP SA digunakan sebagai collection plan yang menyimpan data-data elemen barang defect produksi dari pelapor dalam proses SA.
• Collection plan NCP Building
Collection plan NCP building digunakan sebagai collection plan yang menyimpan data-data elemen barang defect produksi dari pelapor dalam proses building.
• Collection plan NCP Curing A0
Collection plan NCP curing digunakan sebagai collection plan yang menyimpan data-data elemen barang defect produksi dari pelapor dalam proses curing.
• Collection plan NCP SFG A0
Collection plan NCP SFG digunakan sebagai collection plan yang menyimpan data-data elemen barang defect produksi dari pelapor dalam proses semi finish goods.
¾ Membuat beberapa collection plan berdasarkan hak akses user yang dibuat untuk masing-mas ing proses produksi work in process, yaitu dalam mixing, extruding, building, SA, curing dan SFG. M isal daftar collection plan untuk proses mixing sebagai berikut:
• Collection plan NCP MX A0
Collection plan yang digunakan oleh pelapor produksi untuk menyimpan data-data barang defect hasil produksi. Collection plan ini digunakan pada saat pelapor produksi melakukan transaksi quality result pada saat ditemukan barang defect diproses produksi. Pengaturan collection element yang dilakukan adalah:
Tabel 3.5 Pengaturan Collection Element NCP MX A0
Collection Element
Element Type
Prompt Hint Data Type Reporting
Length
NoHoldTag Attribute No. HoldTag
No HoldTag
Shift Attribute Shift Shift Character 2
Date Reference
Information
Tanggal Tanggal Date 11
ProductName Attribute Product Name Jenis Item Character 15 No.Part/WIP Reference Information No.Part / WIP Item Character 15
No.Lot Attribute No. Lot - Character 15
Qty_ch Attribute Qty - Character 6
UOM Attribute UOM - Character 10
Problem_ch Attribute Problem - Character 10
ProblemClarif ication_ch Attribute Problem Clarificati on - Comment 100
TAG Attribute Available
Tag
- Character 5
Sie.Pelapor Attribute Sie. Pelapor
- Character 15
Operator Attribute Opr - Character 5
Penjelasan collection Elemen NCP MX A0 adalah sebagai berikut:
Tabel 3.6 Penjelasan Collection Element NCP MX A0
Collection Element Penjelasan
NoHoldTag NoHoldTag merupakan elemen unik yang digunakan untuk mengidentifikasikan data barang
Collection Element Penjelasan
defect yang di-entry dalam sistem EBS. No. Hold Tag ini akan muncul dan ter-generate secara otomatis pada saat data barang defect yang di-entry oleh pelapor produksi melakukan proses save.
No. Hold Tag ini nantinya akan ditulis dalam hold tag yang ditempelkan di barang defect.
Shift Shift merupakan elemen yang mengidentifikasian shift kerja karyawan berupa shift 1, shift 2
dan shift 3.
Date Date merupakan elemen yang mengidentifikasikan tanggal entry data NCP oleh pelapor produksi.
ProductName Product name merupakan elemen yang
mengidentifikasikan tipe dari produk / barang defect yang di-entry. Nilainya berupa compound, tread, greentire, tire, tube dan other.
No.Part/WIP No.Part/WIP merupakan elemen yang
mengidentifikasikan jenis barang defect yang di-entry dalam sistem EBS. Contohnya: TMDK, TM DY dan lainnya.
No.Lot No.Lot merupakan elemen yang
Collection Element Penjelasan
dimana ditemukan kondisi defect. M isal: C3 K 28072010.
Qty_ch Qty_ch merupakan elemen yang
mengidentifikasikan jumlah barang defect yang ditemukan dalam proses produksi.
UOM UOM merupakan elemen yang mengidentifikasikan satuan jumlah barang defect yang ditemukan. Contohnya: KG, KTB, Gram dan lainnya.
Problem_ch Problem_ch merupakan elemen yang
mengidentifikasikan masalah yang ditemukan pada barang hasil produksi. M isalnya: Yake (untuk barang yang terlalu matang), M H(-) untuk kadar MH yang kurang dari standar).
Problem_Clarification_Ch Problem_Clarification_Ch merupakan elemen yang mengidentifikasikan penjelasan mengenai masalah (Problem) yang ada.
TAG TAG merupakan elemen yang mengidentifikasikan bahwa berdasarkan barang defect yang di-entry ditempelkan hold tag. Nilai hanya berupa: Yes dan No.
Collection Element Penjelasan
Sie.Pelapor Sie.Pelapor merupakan elemen yang mengidentifikasikan grup bagian produksi per masing-masing area. Contohnya sie. mixing, extruding, building, SA, curing dan SFG.
Operator Operator merupakan elemen yang
mengidentifikasikan Id Pekerja yang melakukan pengisian data barang defect dalam sistem EBS.
• Collection plan NCP Kasie plp A0
Collection plan yang digunakan oleh Kepala Seksi Produksi untuk melakukan approval data defect produksi.
Pengaturan collection element yang dilakukan adalah:
Tabel 3.7 Collection Element NCP Kasie plp A0
Collection Element
Element Type
Prompt Hint Data Type Reporting Length APRV_KASIE_ PLP Attribute APRV KASIE PLP APRV KASI E PLP Character 10 DATE_APRV_ KASIE_PLP Reference Information DATE APRV KASIE PLP DATE APRV KASI E PLP Date 11
Penjelasan Collection Element NCP Kasie plp A0 adalah sebagai berikut:
Tabel 3.8 Penjelasan Collection Element NCP Kasie plp A0
Collection Element Penjelasan
APRV_KASIE_PLP APRV_KASIE_PLP merupakan elemen yang mengidentifikasikan approval yang dilakukan oleh Kepala Seksi Produksi. Nilainya adalah Accept dan Reject.
DATE_APRV_KASIE_PLP DATE_APRV_KASIE_PLP merupakan elemen yang mengidentifikasikan tanggal approval kepala Seksi Produksi.
• Collection plan NCP Kadept plp A0
Collection plan yang digunakan oleh Kepala Departemen Produksi Mixing untuk melakukan approval data defect produksi.
Pengaturan collection element yang dilakukan adalah:
Tabel 3.9 Pengaturan Collection Element NCP Kadept plp A0
Collection Element
Element Type
Prompt Hint Data
Type Reporting Length APRV_KADE PT_PLP Attribute APRV KADEPT PLP APRV KADEPT PLP Character 10
DATE_APRV KADEPT_PLP Reference Information DATE APRV KADEPT PLP DATE APRV KADEPT PLP Date 11
Penjelasan collection element NCP Kadept plp A0 adalah sebagai berikut:
Tabel 3.10 Penjelasan Collection Element NCP Kadept plp A0
Collection Element Penjelasan
APRV_KADEPT_PLP APRV_KADEPT_PLP merupakan elemen yang mengidentifikasikan approval yang dilakukan oleh Kepala Departemen Produksi. Nilainya adalah Accept dan Reject.
DATE_APRV_KADEPT_PLP DATE_APRV_KADEPT_PLP merupakan elemen yang mengidentifikasikan tanggal approval kepala Departemen Produksi.
• Collection plan NCP QPC A0
Collection plan yang digunakan oleh Quality Process Control untuk menentukan PIC disposisi.
Tabel 3.11 Collection Element NCP QPC A0
Collection Element
Element Type
Prompt Hint Data Type Reporting
Length
PIC_Disposisi Attribute PIC Disposisi PIC Disposisi Character 10 Tanggal_ Penentuan Reference Information Tanggal Penentuan Tanggal Penentuan Date 11
Penjelasan collection element NCP QPC A0 adalah sebagai berikut:
Tabel 3.12 Penjelasan Collection Element NCP QPC A0
Collection Element Penjelasan
PIC_Disposisi PIC_disposisi merupakan elemen yang
mengidentifikasikan PIC disposisi yang ditentukan oleh bagian Quality Process Control.
Tanggal_Penentuan Tanggal_Penentuan merupakan elemen yang
mengidentifikasikan tanggal penentuan PIC disposisi yang ditentukan oleh bagian Quality Process Control.
• Collection plan NCP PIC Disp A0
Collection plan yang digunakan oleh PIC disposisi untuk menyimpan data hasil disposisi.
Tabel 3.13 Collection Element NCP PIC Disp A0
Collection Element
Element Type
Prompt Hint Data Type Reporting
Length Problem_ Analysis Attribute PIC Disposisi PIC Disposisi Character 10
Disposisi Attribute Disposisi Disposisi Comment 150 Tanggal_ Disposisi Reference Information Tanggal Disposisi Tanggal Disposisi Date 11 Batas_ disposisi Attribute Batas Disposisi Batas Disposisi Date 11 Sie_Pelaksan a_Disposisi Attribute Sie. Pelaksana Sie. Pelaksana Character 10
Penjelasan collection element NCP PIC Disp A0 adalah sebagai berikut:
Tabel 3.14 Penjelasan Collection Element NCP PIC Disp A0
Collection Element Penjelasan
Problem_Analysis Problem_Analysis merupakan elemen yang mengidentifikasikan mengenai analisis penyebab masalah yang timbul dalam data barang defect yang ada.
Disposisi Disposisi merupakan elemen yang
mengidentifikasikan hasil disposisi yang telah ditentukan oleh PIC disposisi berhubungan dengan
Collection Element Penjelasan data barang defect
Tanggal_Disposisi Tanggal_Disposisi merupakan elemen yang mengidentifikasikan tanggal penentuan disposisi oleh PIC disposisi
Batas_disposisi Batas_Disposisi merupakan elemen yang
mengidentifikasikan tanggal deadline dilakukannya implementasi disposisi yang ditentukan pada barang defect
Sie_Pelaksana_ Disposisi
Sie_Pelaksana_Disposisi merupakan elemen yang mengidentifikasikan seksi PIC disposisi yang menentukan disposisi pada barang defect. Contoh: Sie. R&D, Sie. QA
• Collection plan NCP Kasie Disp A0
Collection plan yang digunakan oleh Kepala Seksi Disposisi untuk melakukan approval terhadap hasil disposisi.
Pengaturan collection element yang dilakukan adalah:
Tabel 3.15 Collection Element NCP Kasie Disp A0
Collection Element
Element Type
Prompt Hint Data Type Reportin
g Length APRV_KASIE_ DISP Attribute APRV KASIE APRV KASIE Character 10
DISP DISP DATE_APRV_ KASIE_DISP Reference Information DATE APRV KASIE DISP DATE APRV KASIE DISP Date 11
Penjelasan collection Element NCP Kasie Disp A0 adalah sebagai berikut:
Tabel 3.16 Penjelasan Collection Element NCP Kasie Disp A0
Collection Element Penjelasan
APRV_KASIE_DISP APRV_KASIE_DISP merupakan elemen yang mengidentifikasikan approval yang dilakukan oleh Kepala Seksi PIC disposisi. Nilainya adalah accept dan reject.
DATE_APRV_KASIE_ DISP
DATE_APRV_KASIE_DISP merupakan elemen yang mengidentifikasikan tanggal approval kepala Seksi PIC disposisi.
• Collection plan NCP Kadept Disp A0
Collection plan yang digunakan oleh Kepala Departemen Disposisi untuk melakukan approval terhadap hasil disposisi.
Pengaturan collection element yang dilakukan adalah:
Tabel 3.17 Collection Element NCP Kadept Disp A0
Collection Element
Element Type
Prompt Hint Data Type Reporting
Length APRV_ KADEPT_ DISP Attribute APRV KADEPT DISP APRV KADEPT DISP Character 10 DATE_ APRV KADEPT_ DISP Reference Information DATE APRV KADEPT DISP DATE APRV KADEPT DISP Date 11
Penjelasan collection element NCP Kadept Disp A0 adalah sebagai berikut:
Tabel 3.18 Penjelasan Collection Element NCP Kadept Disp A0
Collection Element Penjelasan
APRV_KADEPT_DISP APRV_KADEPT_DISP merupakan elemen yang mengidentifikasikan approval yang dilakukan oleh Kepala Departemen PIC disposisi. Nilainya adalah Accept dan Reject. DATE_APRV_KADEPT_
DISP
DATE_APRV_KADEPT_DISP merupakan elemen yang mengidentifikasikan tanggal approval kepala Departemen PIC disposisi.
• Collection plan NCP Kadiv Plant A0
Collection plan yang digunakan oleh Kepala Divisi Plant untuk melakukan approval terhadap hasil disposisi yang scrap.
Pengaturan collection element yang dilakukan adalah:
Tabel 3.19 Collection Element NCP Kadiv Plant A0
Collection Element
Element Type
Prompt Hint Data
Type Reporting Length APRV_KADIV _PLANT Attribute APRV KADIV PLANT APRV KADIV PLANT Character 10 DATE_APRV_ KADIV_ PLANT Reference Information DATE APRV KADIV PLANT DATE APRV KADIV PLANT Date 11
Penjelasan collection element NCP Kadiv Plant A0 adalah sebagai berikut:
Tabel 3.20 Penjelasan Collection Element NCP Kadiv Plant A0
Collection Element Penjelasan
APRV_KADIV_PLANT APRV_KADIV_PLANT merupakan
elemen yang mengidentifikasikan approval yang dilakukan oleh Kepala Divisi Plant. Nilainya adalah accept dan reject.
DATE_APRV_KADIV_PLANT DATE_APRV_KADIV_PLANT merupakan elemen yang
mengidentifikasikan tanggal approval Kepala Divisi Plant.
• Mengatur hubungan parent-child pada collection plan tersebut sehingga dapat berhubungan satu dengan yang lainnya. M isal: collection plan NCP M X A0 dengan collection plan NCP Kasie plp A0.
Gambar 3.9 Konsep Setting Parent-Child
Penjelasan konsep setting parent child yaitu:
• Membuat sebuah plan parent yang memiliki beberapa elemen mandatory untuk menyimpan data awal yang dijadikan sebagai acuan dan laporan mengenai data defect produksi. M isal: collection plan NCP M X A0 yang memuat data-data mengenai data barang
defect produksi dalam proses mixing yang akan diinput oleh bagian produksi mixing.
• Membuat sebuah plan child 1 yang merupakan child dari plan parent yang disetting “Automatic” sehingga pada saat plan parent diisi, maka secara otomatis elemen yang ada dalam plan parent akan tersalin dalam plan child 1. M isal: collection plan NCP Kasie plp A0 sebagai child dari collection plan NCP M X A0 yang nantinya apabila collection plan NCP MX A0 diisi oleh pelapor produksi, maka secara otomatis data akan tersalin kedalam collection plan NCP kasie plp A0 secara read only sehingga kepala seksi produksi hanya dapat melakukan update data untuk melakukan approval (pada elemen7) dan begitu seterusnya hingga plan child ke 3.
• Plan child ke 3 dapat diatur sebagai hasil akhir dari hubungan parent child sehingga plan child 3 dapat dijadikan bahan untuk membuat sebuah laporan mengenai data NCP yang mencakup semua data elemen yang ada pada plan parent sebelumnya.
3.4.5 Prosedur NCP yang berlaku
Gambar 3.10 Procedure bisnis berjalan
