1 I.1. Latar Belakang
Dunia pendidikan di Indonesia dan Jakarta pada khususnya semakin berkembang dan banyak perguruan tinggi maupun universitas yang hadir untuk menyediakan jasa pendidikan yang berkualitas. Seiring dengan meningkatnya jumlah para lulusan sekolah menengah atas yang mencari universitas yang menyediakan sistem pendidikan yang bagus serta fasilitas yang mendukung, dan juga terbatasnya kuota di perguruan tinggi negeri. Universitas swasta saling berkompetisi dan berlomba menyediakan program serta fasilitas yang bagus dan bahkan berlabel internasional untuk memikat para calon mahasiswa.
Salah satu yang paling dibutuhkan calon mahasiswa yaitu tempat tinggal yang lokasinya dekat dengan kampus mereka, terutama calon mahasiswa yang tinggal di luar daerah. Mereka sangat membutuhkan tempat tinggal yang nyaman dan dekat dengan tempat kuliah dan juga memberikan ketenangan bagi para orang tua jika anaknya tinggal disana. Dengan adanya hal tersebut banyak universitas menyediakan asrama bagi para mahasiswa dari yang berkonsep seperti rumah susun, rumah dan maupun berkonsep semi apartemen dan full apartemen.
Universitas Bina Nusantara yang berlokasi di Jakarta Barat adalah salah satu dari sekian banyak universitas yang menyediakan asrama yang bagi para calon mahasiswanya. Bina Nusantara mendirikan anak perusahaan yang bernama Binus Square Hall of Residence yang bergerak di bidang jasa yang menyediakan
tempat tinggal bagi mahasiswa yang berkonsep apartemen, dengan daya tampung penghuni sebanyak 1.544 kamar yang terdiri dari 708 kamar untuk mahasiswa laki-laki dan 806 untuk mahasiswa perempuan. Asrama Binus Square di bangun untuk menjadi tempat tinggal yang nyaman dan aman serta tempat untuk berinteraksi dan berkeja sama antara mahasiswa. Asrama Binus dibangun untuk mengakomodir para calon mahasiswa yang dari daerah untuk mencari tempat tinggal yang sangat nyaman dan serta aman, sehingga para orangtua tidak merasa khawatir selama anaknya menempuh pendidikan di luar kota serta juga yang tinggal di Jakarta yang ingin anaknya hidup mandiri dan bersosialisasi dengan mahasiswa lainnya dan membangun karakter.
Dalam menjalankan operasionalnya tentu tidaklah mudah untuk berkomunikasi dengan jumlah sebanyak itu. Asrama Binus Square merupakan area yang sangat luas dan besar dan tidak mudah untuk mengakomodasi keperluan mereka dan menyediakan informasi bagi mereka. Penghuni diharuskan mandiri dan mencari informasi tentang kegiatan, pembayaran uang sewa, jadwal ruang belajar, serta jadwal kuliah, dan lainnya. Perlu suatu cara dan alat komunikasi untuk memberikan informasi yang cepat dan mudah diakses bagi para penghuni asrama.
Asrama Binus Square mengunakan banyak media dalam menyediakan informasi bagi para penghuni asrama, media yang digunakan dari cetak, mading, hingga media televisi dengan informasi berjalan, bertatap muka dengan mengadakan gathering serta media web. Informasi mencakup peraturan selama
tinggal dan jadwal pembayaran, ruangan belajar serta semua informasi selama berada di Asrama Binus Square.
Media cetak berupa handbook juga di bagikan pada saat penghuni asrama mendaftar dan masuk menjadi penghuni asrama. Namun berdasarkan hasil pra riset yang dilakukan peneliti, pada kenyataanya media handbook hanya dijadikan buku panduan yang menjadi barang pajangan di kamar ataupun hanya di diletakan diantara tumpukan buku oleh para penghuni asrama. Hal tersebut terjadi dikarenakan bentuknya yang kaku dengan banyaknya tulisan dan peraturan sehingga penghuni merasa bosan dan malas membaca. Asrama Binus square juga menyediakan informasi dengan membuat mading di tower pria dan perempuan, dengan diletakkan di depan lift sehingga bisa langsung dibaca dan dilihat oleh para penghuni asrama serta diletakkan di dekat lobby dan ruang baca atau lounge.
Agar informasi dapat diakses selama 24 jam dan terus menerus di-update, pihak Binus Square juga membuat web untuk memudahkan para penghuni asrama dalam mengakses informasi yang diberi nama “Boarder Portal”. Web Boarder Portal dibuat karena sasaran khalayaknya adalah anak muda yang sangat akrab sekali dengan teknologi, dan dapat mengirimkan pesan tanpa batas dan secepat kilat serta web dibuat agar mereka lebih menarik dan bisa mengakses infomasi dimanapun dan kapanpun.
Kemudahan akses Boarder Portal diharapkan dapat memudahkan para penghuni asrama dan menjadi pusat informasi yang dibutuhkan oleh penghuni asrama. Dan menjadi penunjang dari semua media informasi yang ada karena keterbatasan dari media seperti handbook yang masih kaku dan dianggap sebagai
buku peraturan bukan sebagai buku panduan dan sumber informasi. Media mading sebenarnya cukup efektif karena letaknya yang strategis akan tetapi karena terbatasnya tempat sehingga media tersebut kurang dapat dimaksimalkan dalam memuat informasi yang ada. Dan media televisi dengan televisi berjalan seperti di mall – mall hanya digunakan sebagai media informasi berupa jadwal perubahan kuliah dan kegiatan saja. Binus square juga menggunakan buletin sebagai media dalam meyediakan informasi bagi para penghuni asrama. Buletin tersebut belum maksimal dan informasi hanya berupa agenda kegiatan acara yang dilakukan oleh pihak universitas dan artikel – artikel dari para mahasiswa dan tidak ada informasi yang dibutuhkan oleh penghuni asrama. Konten informasi asrama Binus Square hanya sedikit sekali dan buletin ini lebih banyak menyediakan informasi tentang universitas dan pada saat ini buletin sedang vakum.
Dari semua itu hanya media web yang diharapkan mampu menjadi sarana pemenuhan kebutuhan informasi bagi para penghuni asrama. Mudah diakses dan
update informasi yang cepat serta dapat diakses dari handphone serta teknologi
lainnya. Serta bisa dengan mudah pula diakses oleh para orang tua dalam mencari informasi tentang anaknya selama tinggal di Asrama Binus Square dan kegiatan yang dilakukan oleh anak-anaknya. Website juga memberikan kemudahan informasi dan komunikasi, proses komunikasi berlangsung dalam hitungan jam,bukan hari atau minggu. Pelayanan informasi yang diberikan kepada penghuni asrama dapat disediakan 24 jam sehari, tujuh hari dalam seminggu. Dan
info yang dapat ditampung di dalam website sangat banyak dan tidak memakan tempat jika menggunakan media cetak, ataupun di mading.
Dalam mengelola media web sebagai sumber informasi tentu tidaklah mudah, tugas tersebut tidak dapat dilakukan sendiri oleh manajer atau pimpinan perusahaan. karena luas dan sangat rumit maka seorang pimpinan atau general manager mendelegasikan tugas tersebut kepada suatu bagian atau divisi untuk menjalankan program kegiatan komunikasi. Pejabat yang ditugaskan tersebut dinamakan Public relations officer. Perwujudan kegiatan komunikasi yang dilembagakan dalam bentuk biro atau divisi yang tepat untuk mengelola program komunikasi serta kegiatan komunikasi tersebut dapat dikategorikan kedalam PR sebagai “State of being”.
Untuk mengelola semua media di atas tentulah dibutuhkan seorang parktisi public relations oficer dalam mengelola media komunikasi sebagai sarana pemenuhan kebutuhan informasi. Praktisi public relations mempunyai tugas untuk menjaga hubungan baik dengan pihak internal maupun eksternal dan mampu menyediakan semua informasi yang dibutuhkan oleh semua stakeholder dan penghuni Asrama Binus Square pada khususnya.
Binus Square dalam melakukan kegiatan komunikasi termasuk kedalam PR “State of being”, karena pimpinan mendelegasikan kegiatan komunikasi kepada divisi operation, divisi operation sering melakukan interaksi dengan para penghuni asrama dan sebagian besar aktifitas mereka berinteraksi dengan para penghuni asrama dan lebih mengerti apa saja kebutuhan yang dibutuhkan oleh para penghuni asrama daripada divisi lain.
Web Boarder Portal di kelola oleh Divisi Operational Team, karena tidak adanya divisi public relations di Asrama Binus Square. Semua pengelolaan web diatur dan semua informasi dikontrol oleh divisi operation serta di supervisi oleh general manager apa saja yang akan diinformasikan dan juga berkordinasi dengan pihak divisi lainnya dalam menyebarkan informasi yang update maupun kegiatan seminar dan sosialisasi selama tinggal di Asrama Binus Square.1
Dalam pengelolaanya Web boarder portal belum dapat memenuhi kebutuhan informasi yang dibutuhkan para penghuni asrama. Informasi yang disediakan hanya terbatas info pengambilan paket, pelayanan komplain, service serta peminjaman dan data para penghuni asrama. Informasi tentang pembayaran dan masa sewa masih belum jelas dan tersaji lengkap karena informasi yang disediakan tidak detail. Informasi tentang peraturan juga tidak selalu di update secara rutin dan bahkan berbeda dengan yang ada dilapangan2, Sehingga informasi yang diberikan jadi tidak kredibel dan membuat bingung para penghuni asrama.
Jadwal tentang operasional fasilitas dan syarat untuk meminjam ruangan belum maksimal. Bahkan untuk data kamar mereka dan lantai tidak akurat sehinga menyulitkan bagi para orangtua untuk berkunjung dan pengiriman paket yang jadi terkendala bagi penghuni asrama yang ingin mengambil. Informasi yang dibutuhkan paling penting adalah akses informasi pembayaran masa sewa dan peraturan update. Pihak Binus Square sudah melakukan pemberitahuan melalui
sms blast, tetapi tidak maksimal karena ada beberapa mahasiswa menganti nomer
1
Hasil wawancara dengan narasumber Ibu Tjia F Choe 2
handphone tanpa memberi informasi nomor telepon terbaru yang bisa dihubungi
ke pihak Binus Square. Sehingga program komunikasi tersebut tidak maksimal dan tercapai. Pemberitahuan juga diberikan melalui mading tetapi juga tidak maksimal karena di pasang atau ditempel pada waktu mendekati hari untuk melakukan pembayaran masa sewa.
Para penghuni asrama setiap per tiga bulan selalu merasa bingung, karena pada saat mereka kembali dari liburan semester lisrik dimatikan dan akses ke lift juga dimatikan karena masalah pembayaran masa sewa. Pemberitahuan sudah dilakukan oleh pihak Binus Square dengan blast message akan tetapi dilakukan pada waktu mendekati masa pembayaran. Masalah tersebut dapat menggangu kenyamanan penghuni asrama selama mereka tinggal. Penghuni asrama merasa masih merasa belum jatuh tempo kerena tidak adanya informasi yang belum detail tentang masalah pembayaran dan masa tinggal di Asrama binus Square
Karena tidak terpenuhinya informasi selama mereka tinggal, banyak para mahasiswa yang checkout atau pindah dari asrama. Mereka merasa kurang nyaman dan merasa bingung dalam mencari informasi yang dibutuhkan dan perbedaan informasi yang disaediakan dengan yang ada di lapangan. Dari data
form checkout total 806 orang, data per april 2013 dan comment yang terbanyak
adalah mereka kesulitan dalam mendapatkan informasi yang update dan pemenuhan kebutuhan informasi yang minim selama mereka tinggal.3
Atas dasar permasalahan yang ada di atas peneliti merasa tertarik untuk meneliti di tempat tersebut sebagai bahan penelitian. Peneliti tertarik melakukan
3
penelitian di Binus squrare dengan judul “ PENGELOLAAN WEB “BOARDER PORTAL”DALAM MEMENUHI KEBUTUHAN INFORMASI MAHASISWA DI ASRAMA BINUS SQUARE JAKARTA”.
I.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka dari permasalahan ini dapat dirumuskan “Bagaimana pengelolaan web “Boarder Portal” dalam memenuhi kebutuhan informasi mahasiswa di asrama binus square jakarta ?
1.3 Tujuan Penelitian
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana pengelolaan web “Boarder Portal” sebagai sarana pemenuhan kebutuhan informasi mahasiswa di asrama Binus Square Jakarta.
1.4 Kegunaan Penelitian
Sedangkan kegunaan penelitian ini adalah :
1.4.1 Kegunaan Akademis
1. Penelitian ini diharapkan bermanfaat bagi perkembangan Ilmu Komunikasi pada umumnya dan ilmu PR khususnya mengenai pengelolan media web sebagai sarana pemenuhan kebutuhan informasi yang dibutuhkan mahasiswa.
2. Penelitian ini juga diharapkan dapat digunakan oleh para mahasiswa sebagai referensi untuk penelitian selanjutnya
1.4.2 Kegunaan Praktis
Dapat dijadikan sebagai acuan oleh pihak Binus Square maupun sebagai referensi untuk mengelola web dan dibentuknya divisi public relations sebagai divisi yang tepat dalam mengelola web “Boarder Portal” sebagai sarana pemenuhan kebutuhan informasi mahasiswa di Asrama Binus Square Jakarta.
