7
LANDASAN TEORI
2.1 Teori-Teori Dasar 2.1.1 Pengertian Data
Menurut Inmon (2002, p388), dikemukakan bahwa “Data is a recording of facts, concepts, or instructions on a storage medium for communication, retrieval, and processing by automatic means and presentation as information that is understandable by human being” yang dapat diartikan bahwa data adalah sebuah rekaman fakta, konsep, atau instruksi pada sebuah media penyimpanan untuk komunikasi, pencarian, dan pemrosesan secara otomatis dan dapat memberikan informasi yang dapat dimengerti oleh pemiliknya atau pihak yang bersangkutan.
Menurut Laudon (2006, p13), data adalah kumpulan data yang masih mentah yang menjelaskan aktivitas-aktivitas yang terjadi dalam organisasi atau lingkungan fisik, sebelum terorganisir dan diubah menjadi bentuk yang dimengerti dan dapat digunakan.
Berdasarkan pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa data adalah sebuah rekaman fakta yang berupa informasi yang masih mentah atau belum diolah. Yang didapatkan dari aktivitas-aktivitas yang terjadi dalam suatu organisasi atau perusahaan yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan informasi suatu organisasi.
2.1.2 Pengertian Database
Menurut Connolly (2002, p14), Database merupakan kumpulan dari data logical yang berhubungan dan deskripsi dari data tersebut yang dirancang untuk kebutuhan informasi suatu organisasi.
Menurut James A. O’ Brien (1998, p166), “Database is an integrated collection of logically related record of file”, yang artinya bahwa basis data merupakan suatu koleksi yang terintegrasi di mana secara logika berhubungan dengan record dari file.
Sedangkan menurut Inmon (2002, p388), ”a database is a collection of interrelated data stored (often with controlled, limited redudancy) according to a schema” yang dapat diartikan bahwa database adalah sekumpulan penyimpanan data yang berhubungan (sering dengan pengontrolan, redudansi yang terbatas) yang berdasarkan suatu skema.
Berdasarkan pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa database merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan dan terintegrasi di mana dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan informasi suatu organisasi.
Database terbagi dalam beberapa kategori umum, diantaranaya sebagai berikut:
1. Paper-based, merupakan database yang paling sederhana yang disimpan dalam bentuk kumpulan kertas dokumen yang terorganisasi.
2. Legacy Mainframe, biasa disebut juga VSAM (Virtual Storage Accsess Method). Legacy Mainframe menggunakan kemampuan mainframe untuk melakukan penyimpanan dan pengaksesan data.
3. RDBMS (Relational Database Management System), merupakan sistem database untuk jumlah user yang besar dengan integritas data yang lebih baik. RDBMS memiliki kemampuan untuk menjaga integritas data.
4. Object-oriented Database, menggunakan sistem objek dalam penyimpanan data. Data disimpan bukan dalam bentuk tabel melainkan dalam bentuk objek-objek yang terpisah.
5. DBase, mengandung ISAM (Index Sequential Accsess Method) yang merupakan metode pengaksesan data secara berurutan yang memiliki index. Pada umumnya menggunakan file yang terpisah untuk setiap tabelnya. Contoh database yang menggunakan sistem ini antara lain DBase, FoxPro, Microsoft Access, dan Paradox.
6. SQL (Structured Query Language) merupakan suatu bahasa akses data atau sub-bahasa data dan dalam pengertian itu SQL merupakan bahasa yang sangat terbatas yang hanya mampu mengatur bagaimana tabel data dapat dimanipulasi. SQL dibagi menjadi tiga komponen utama, yaitu DDL (Data Definition Language) yang mencakup perintah create, alter, dan drop.
DML (Data Manipilation Language) yang mencakup perintah select, insert, delete, dan update. Dan yang terakhir adalah DCL (Data Control Language) yang mencakup perintah grant, revoke.
2.1.3 Siklus Hidup Aplikasi Database
Aplikasi daur hidup basis data adalah pengumpulan pewarisan dengan daur hidup dari sistem informasi. Siklus / daur hidup sebuah aplikasi basis data menurut Connoly and Begg (2002, p 272) digambarkan sebagai berikut:
Gambar 2.1 Siklus Hidup Aplikasi Basis Data
2.1.3.1 Perencanaan Database (Database Planning)
Database Planning atau perancangan basis data adalah merencanakan bagaimana tahap-tahap dari lifecycle dapat
Database Planning
System Definition
Requirement Collection and Analisyst
Logical Database Design
Physical Database Design Conseptual Database Design DBMS Selection (Optional)
Aplication Design
Prototyping (Optional) Implementation
Data Convertion and Loading
Testing
Operational Maintenance
direalisasikan dengan cara yang paling efisien dan efektif.
Perencanaan basis data harus terintegrasi dengan strategi sistem informasi. (Connolly, 2002, p273).
1. Identifikasi rencana dan tujuan perusahaan dengan penentuan sistem informasi yang diperlukan.
2. Evaluasi sistem informasi sekarang digunakan untuk menentukan kelemahan dan kekuatan.
3. Penilaian tentang ruang IT yang mungkin menghasilkan keuntungan yang kompetitif.
Perencanaan database juga harus meliputi pengembangan standar pengumpulan data, bagaimana penetapan format, dokumentasi yang diperlukan, bagaimana desain dan implementasi diproses.
2.1.3.2 Pendefinisian Sistem (System Definition)
Pada system definition (pendefinisian sistem) mendeskripsikan batasan dan cakupan dari aplikasi database dan user view. User view di sini adalah kebutuhan aplikasi yang diperlukan, dilihat dari posisi kerja (seperti manajer dan supervisor) atau dilihat dari departemen dalam enterprise (seperti produksi, penjualan, operasional).
2.1.3.3 Pengumpulan dan Analisa Kebutuhan (Requirement Collection and Analysis)
Proses pengumpulan dan analisa kebutuhan mengenai bagian dari organisasi yang akan mendukung aplikasi database dan
menggunakan informasi ini untuk mengidentifikasikan kebutuhan user pada sistem baru.
Pada bagian ini dilakukan pengumpulan dan analisa informasi mengenai bagian-bagian dari enterprise yang akan dibuat. Untuk itu digunakan teknik yang disebut dengan fact-finding techniques.
Terdapat lima teknik fact-finding yang umum digunakan (Connoly, 2002, p305) :
1. Mengevaluasi dokumen.
2. Interview.
3. Mengobservasi jalannya kegiatan kerja pada perusahaan.
4. Research.
5. Questioner.
2.1.3.4 Database Desigm
Database design adalah proses membuat sebuah desain untuk sebuah database yang mendukung kegiatan operasional suatu enterprise (Connoly, 2002, p279). Pada tahap database design ini dibagi menjadi tiga tahap, yaitu konseptual, logikal, dan fisikal.
2.1.3.5 Pemilihan DBMS (DBMS Selection)
Menurut Connolly (2002, p16), Database Management System adalah suatu sistem piranti lunak yang memungkinkan pengguna untuk mendefinisikan, membuat, memelihara, serta mengatur akses terhadap basis data.
Pemilihan DBMS (Database Management System) dilakukan untuk memilih DBMS yang sesuai dengan aplikasi database. Berikut
ini adalah langkah-langkah utama dalam memilih DBMS (Connoly, 2002, p284) :
1. Mendefinisikan hubungan-hubungan referensi yang diamati.
2. Shortlist 2 (dua) atau 3 (tiga) produk.
3. Evaluasi produk.
4. Rekomendasi pemilihan dan laporan produk.
Secara khusus DBMS menyediakan beberapa fasilitas sebagai berikut:
1. Data Definition Language (DDL)
Memperbolehkan pemakai untuk membuat spesifikasi tipe data, mendefinisikan basis data, struktur data, dan constraint data untuk disimpan dalam basis data.
2. Data Manipulation Language (DML)
Memperbolehkan pemakai untuk memasukkan, memperbaharui, menghapus, dan mengirim atau mengambil data dari basis data.
3. DBMS menyediakan akses kontrol ke database. Sebagai contohnya DBMS menyediakan :
a. Security system, di mana mencegah user otorisasi untuk mengakses database.
b. Integrity system, di mana menangai konsistensi penyimpanan data.
c. Concurrency Control System, di mana mengijinkan database untuk diakses secara share.
d. Recovery control system, di mana database dapat di restore pada saat terjadi kesalahan pada hardware ataupun software.
e. User-accesible catalog, di mana berisi deskripsi data di dalam database.
2.1.3.6 Rancangan Aplikasi (Aplication Design)
Rancangan tampilan untuk pengguna (user interface) beserta program aplikasi yang akan mengakses dan memproses database.
Tampilan merupakan salah satu komponen penting karena akan menentukan keberhasilan penyampaian informasi kepada penggunanya. (Connollly, 2002, pp287--288).
2.1.3.7 Prototyping
Tujuan utama prototype adalah mengizinkan user untuk menggunakan prototype itu untuk mengetes apakah fitur-fitur pada sistem telah lengkap bekerja sesuai dengan spesifikasi pengguna.
Dengan cara ini, kita dapat memperjelas kebutuhan pemakai dan pengembang sistem serta mengevaluasi kelayakan desain sistem tertentu.
Ada dua strategi untuk membuat prorotype (Connolly, 2002, p291), yaitu :
1. Requirement prototyping
Menggunakan prototype untuk menentukan kebutuhan suatu aplikasi database yang diusulkan dan ketika kebutuhan dirasakan sudah lengkap maka prototype tersebut tidak digunakan lagi.
2. Evolutionary prototyping
Digunakan dengan tujuan yang sama, tetapi perbedaannya adalah prototype tetap digunakan.
2.1.3.8 Implementasi (Implementation)
Implementasi merupakan perwujudan fisik dari basis data dan desain aplikasi (Connolly, 2002, p292). Setelah menyelesaikan tahap desain (dengan atau tanpa prototype), kini kita berada pada tahap implementasi database dan program aplikasi.
2.1.3.9 Loading dan Konversi Data (Data Conversion and Loading)
Pemindahan data yang ada ke dalam basis data yang baru dan mengubah aplikasi yang sedang berjalan agar dapat digunakan dalam basis data yang baru (Connolly, 2002, p293). Tahapan ini dibutuhkan ketika sistem baru menggantikan sistem yang lama.
2.1.3.10 Testing
Testing adalah suatu proses melaksanakan program aplikasi dengan tujuan menemukan kesalahan (Connolly, 2002, p293). Dalam melakukan testing, para pemakai sistem yang baru harus dilibatkan untuk menguji proses aplikasi dan database tersebut. Situasi yang ideal untuk pengujian sistem adalah mempunyai suatu tes database pada suatu sistem perangkat keras yang terpisah, tetapi ini sering tidak tersedia. Jika data riil diharapkan untuk digunakan, maka penting untuk mempunyai backup. Setelah pengujian diselesaikan, maka sistem aplikasi dan database ini telah siap untuk digunakan.
2.1.3.11 Operasi Pemeliharaan (Operational Maintenance)
Setelah melakukan tahap-tahap diatas, maka tahap terakhir adalah pemeliharaan (maintenance), yang melibatkan aktivitas berikut (Connolly, 2002, p293):
1. Monitoring perfomance dari sistem, jika perfomance jatuh di bawah suatu tingkatan yang bisa diterima, penyetelan atau reorganisasi database mungkin diperlukan.
2. Maintaning dan meningkatkan mutu aplikasi basis data (ketika diperlukan). Kebutuhan baru disatukan ke dalam aplikasi basis data dengan mengikuti langkah-langkah sebelumnya yang terdapat dalam database lifecycle.
Proses montoring akan terus berlanjut sepanjang seluruh hidup suatu aplikasi database tersebut dan pada waktu tertentu boleh melakukan reorganisasi database untuk mencukupi kebutuhan dari sistem. Perubahan ini menyediakan informasi pada evolusi sistem dan sumber daya yang pada masa depan mungkin diperlukan. Hal ini memungkinkan DBA (Database Administrator) untuk terlibat dalam perencanaan kapasitas dan untuk memberitahu staff senior siaga untuk melakukan penyesuaian rencana. Jika DBMS kekurangan kegunaan tertentu, DBA dapat menggunakan kegunaan yang diperlukan atau untuk membeli tools tambahan, jika tersedia.
2.1.4 Entity Relationships Modelling 2.1.4.1 Entity Type
Entity type adalah sekelompok objek-objek dengan property yang sama, yang diidentifikasikan dengan keberadaan yang independent di perusahaan (Connolly, 2002, p331). Sebuah entity type mempunyai keberadaan yang tidak terikat dan dapat menjadi objek dengan dengan keberadaan fisik atau konseptual. Entity occurrance adalah objek dari sebuah entity type yang diidentifikasikan dengan unik (Connolly, 2002, p333). Pada buku Connolly digunakan pengertian entity type dan entity occurrance tetapi kita di sini menggunakan pengertian umum yaitu “entity”.
2.1.4.2 Relationship
Relationship type adalah sebuah kumpulan yang memiliki arti antara entity type (Connoly, 2002, p334). Relationship occurrance adalah suatu kumpulan objek yang diidentifikasikan dengan unik, yang termasuk kejadian dari tiap-tiap tipe entity yang ada. Pada buku Connoly digunakan pengertian relationship type atau relationship occurrance tetapi kita disini menggunakan pengertian yang umum yaitu “relationship”.
2.1.4.3 Attribute
Attribute adalah sebuah entiti atau tipe relasi (Connoly, 2002, p338). Atribut-atribut yang terdapat pada diagram entity relationship ditujukan pada:
Tabel 2.1 Atribut pada Diagram Entity Relationship
No. Gambar Keterangan Arti
1 Kotak persegi
panjang
Mewakili entiti (entity)
2. Garis Menghubungkan
atribut dengan atribut dari entiti dengan
relationship
2.1.4.4 Entity Relationship Diagram (ERD)
Konsep hubungan antar entity dapat digambarkan dengan ER diagram. ERD merupakan salah satu contoh hasil permodelan hubungan antar data yang dijelaskan pada spesifikasi kebutuhan sistem (Connolly and Begg, 2002, p330). Multiplicity adalah constraint yang umumnya membatasi hubungan antar entity.
Tabel 2.2 Tabel Entity Relationship Diagram
No. Keterangan Gambar
1. One-to-One (1:1) Suatu entity occurance saling
Manages 1..1 0..1
Staff Branch
No. Keterangan Gambar berhubungan
dengan entity occurrance tunggal yang lain.
2. One-to-Many (1:*) Suatu entity occurance saling
berhubungan dengan banyak entity
occurrance.
Oversees 0..1 0..*
3. Many-to-Many (*:*) Banyak instance saling berhubungan dengan banyak instance.
Advertises 0..* 1..*
Staff PropertyForRent
Newspaper PropertyForRent
2.1.5 Normalisasi
Menurut Whitten (2001, p288) normalisasi adalah teknik analisis data yang mengatur atribut-atribut data dengan mengelompokkannya dalam bentuk yang tidak berulang, fleksibel, dan disesuaikan dengan basis data.
Menurut Hoffer (2002, p189) normalisasi adalah proses mendekomposisi relasi yang mengandung anomali guna menghasilkan relasi yang lebih sederhana dan terstruktur dengan baik.
Menurut Connolly (2002, p379) normalisasi adalah suatu teknik untuk mengorganisasikan data ke dalam tabel-tabel guna memenuhi kebutuhan data dalam sebuah organisasi.
Tujuan normalisasi adalah untuk menghilangkan redudancy atau kerangkapan data, mengurangi kompleksitas, dan mempermudah modifikasi data.
2.1.5.1 Bentuk Normalisasi
1. Unnormalized Form (UNF)
Menurut Connolly (2002, p387), UNF merupakan suatu tabel yang berisikan satu atau lebih group yang berulang.
2. First Normal Form (1NF)
Menurut Connolly (2002, p388), 1NF merupakan sebuah relasi di mana persimpangan dari tiap baris dan kolom berisi nilai satu dan hanya satu.
3. Second Normal Form (2NF)
Menurut Connolly (2002, pp391--392), 2NF merupakan dasar dari konsep full functional depedency, yang dapat diartikan bahwa full
functional depedency adalah pernyataan bahwa jika A dan B merupakan atribut dari sebuah relasi, B secara fungsional bergantung penuh pada A jika B secara fungsional bergantung pada A, tetapi tidak pantas pada beberapa sub bagian dari A. Jadi, definisi dari 2NF, yaitu sebuah relasi yang terdapat dalam 1NF dan setiap atribut non-primary-key secara fungsional bergantung penuh pada primary key.
4. Third Normal Form (3NF)
Menurut Connolly (2002, p394), 3NF merupakan sebuah relasi yang terdapat dalam 1NF dan 2NF, dan di mana tidak ada atribut non-primary-key yang bergantung secara transitif pada primary key.
5. Fourth Normal Form (4NF)
Menurut Connolly (2002, p408), 4NF merupakan sebuah relasi yang terdapat dalam Boyce-Codd Normal Form dan tidak berisi nontrivial multi-valued depedencies.
6. Fifth Normal Form (5NF)
Menurut Connolly (2002, p410), 5NF merupakan sebuah relasi yang tidak mempunyai join depedency.
2.1.5.2 Relational Key
Menurut Connoly (2002, p78), key terdiri dari : 1. Super key
Super key adalah sebuah atribut atau set dari atribut yang secara unik mengidentifikasikan sebuah tuple dalam relasi.
2. Candidate Key
Candidate key adalah sebuah super key yang tidak memiliki subset adalah sebuah superkey dalam relasi.
3. Composite Key
Composite key adalah key yang memiliki lebih dari satu atribut.
4. Primary Key
Primary key adalah candidate key yang dipilih untuk mengidentifikasikan tuple secara unik dalam relasi.
5. Foreign Key
Foreign key adalah sebuah atribut atau set dari atribut-atribut dalam satu relasi yang cocok dengan candidate key dari beberapa (kemungkinan sama) relasi.
2.1.6 Metodologi Database Design
Menurut Connolly ( 2002, p419 ), perancangan basis data adalah proses pembuatan sebuah rancangan untuk sebuah basis data yang mendukung operasi dan tujuan dari perusahaan. Perancangan basis data dibagi ke dalam 3 (tiga) tahapan utama, yaitu perancangan basis data konseptual, perancangan basis data logical, perancangan basis data fisikal.
2.1.6.1 Perancangan Basis Data Konseptual
Proses membangun sebuah model data dari informasi yang diperoleh dari suatu perusahaan yang bebas dari pertimbangan fisikal (Connoly, 2002, p419).
Berikut ini adalah langkah-langkah dalam perancangan basis data konseptual :
1. Membangun model data konseptual local untuk setiap view.
a. Mengidentifikasikan tipe entiti.
b. Mengidentifikasikan tipe relasi.
c. Mengidentifikasikan dan menghubungkan atribut dengan tipe entity atau relasi.
d. Menentukan domain atribut.
e. Menentukan atribut candidate key dan primary key.
f. Mempertimbangkan penggunaan enhanced modeling concepts (optional).
g. Memeriksa model terhadap redudansi.
h. Memvalidasi model data konseptual lokal terhadap transaksi pengguna.
i. Meninjau ulang model data konseptual local dengan pengguna.
2.1.6.2 Perancangan Basis Data Logikal
Proses untuk membuat sebuah rancangan informasi yang digunakan dalam perusahaan berdasarkan suatu model data spesifik, tetapi masih bebas dari DBMS dan pertimbangan-pertimbangan fisik lainnya. (Connolly, 2002, p149).
Berikut ini adalah langkah-langkah dalam perancangan basis data logikal:
1. Membuat dan memvalidasi model data logical local untuk setiap view.
a. Menghilangkan fitur-fitur yang tidak kompatibel dengan model relasional (optional).
b. Membuat hubungan relasi untuk model data logical local.
c. Memvalidasi hubungan dengan menggunakan normalisasi.
d. Validasi relasi hubungan terhadap transaksi pengguna.
e. Menentukan integrity constraints.
f. Meninjau ulang model data logical local dengan pengguna.
2. Membangun dan memvalidasi model data logical global.
a. Menggabungkan data logical local kedalam model global.
b. Validasi model data logical global.
c. Memeriksa perkembangan di masa yang akan datang.
d. Meninjau kembali model data logical global dengan pengguna.
2.1.6.3 Perancangan Basis Data Fisikal.
Proses menghasilkan sebuah deskripsi dari implementasi basis data pada media penyimpanan sekunder, dengan menggambarkan hubungan dasar, organisasi file dan indeks yang digunakan untuk memperoleh akses yang efesien terhadap data, beserta segala integrity constrain yang terkait dan pertimbangan keamanan. (Connolly, 2002, p419).
Berikut ini adalah langkah-langkah dalam perancangan basis data fisikal:
1. Menerjemahkan model data logical global untuk DBMS.
a. Merancang relasi dasar.
b. Merancang gambaran dari data yang telah didapat.
c. Merancang enterprise constraints.
d. Menganalisa transaksi.
e. Memilih file organisasi.
f. Memperkirakan kebutuhan disk space.
2. Merancang representasi fisik.
3. Mendesain mekanisme keamanan.
4. Mempertimbangkan penggunaan dari redudansi terkontrol.
5. Melakukan pengawasn dan pemeliharaan terhadap system operasional.
2.1.7 Tools yang dipakai
2.1.7.1 Data Flow Diagram (DFD)
Menurut Whitten (2001, p308), data flow diagram adalah alat yang menggambarkan aliran data yang melewati sistem beserta hasil yang diperoleh dari sistem tersebut.
Menurut McLeod (2001, p401), adalah suatu gambaran grafis yang menggunakan sejumlah bentuk. Bentuk simbol untuk menggambarkan bagiamana data mengalir melalui suatu proses yang saling berkaitan.
Simbol-simbol tesebut diantaranya adalah:
Tabel 2.3 Simbol-Simbol Data Flow Diagram
No. Simbol Keterangan
1.
Proses adalah sesuatu untuk mengubah input dan output. Tiap simbol proses diidentifikasikan dengan tabel. Teknik pembuatan tabel yang paling umum adalah dengan menggunakan kata kerja atau objek, tetapi dapat juga menggunakan sistem atau program komputer.
2
Arus data terdiri dari
sekelompok elemen data yang dapat digambarkan sebagai garis lurus atau lengkung.
3
Penyimpanan data (data store) adalah suatu tempat penampung data proses dapat memasukkan atau mengambil data dari data store.
No. Simbol Keterangan
4
Di gunakan untuk
menggambarkan elemen-elemen lingkungan yang berada di luar sistem, yang menandai titik berakhirnya sistem dapat berupa sistem lain, orang atau
organisasi.
2.1.7.2 State Transition Diagram (STD)
State Transition Diagram (STD) merupakan suatu tools permodelan yang menggambarkan sifat ketergantungan pada waktu dari suatu sistem. Adapun simbol yang digunakan:
Tabel 2.4 Simbol-Simbol State Transition Diagram (STD)
No. Simbol Keterangan
1. State / keadaan
2. Perubahan State / keadaan
Untuk melengkapi STD masih diperlukan dua hal lagi, yaitu : 1. Condition (kondisi), adalah sebuah sinyal yang menyebabkan
perubahan terhadap state dari state satu ke state berikutnya.
2. Action (aksi), adalah yang dilakukan sistem bila terjadi perubahan state atau merupakan reaksi terhadap kondisi.
2.1.7.3 Bagan Alir (Flow Chart )
Berikut ini adalah simbol-simbol standar dengan maknanya masing-masing.
Tabel 2.5 Simbol-Simbol Bagan Alir
Simbol Nama Keterangan
Dokumen Menggambarkan semua jenis dokumen, yang merupakan
formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi.
Dokumen dan tembusannya
Menggambarkan dokumen asli dan tembusannya. Nomor lembar dokumen dicantumkan di sudut kanan atas.
Berbagai dokumen
Menggambarkan berbagai jenis dokumen digabungkan bersama didalamnya suatu paket. Nama dokumen dituliskan di dalam masing-masing simbol dan nomor lembar dokumen dicantumkan di
Simbol Nama Keterangan
sudut kanan atas simbol dokumen yang bersangkutan.
Catatan Menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen atau formulir.
Penghubung pada halaman yang sama (on-page connector)
Karena keterbatasan ruang halaman kertas untuk menggambar, maka diperlukan simbol penghubung untuk memungkinkan aliran dokumen tertentu di suatu lokasi pada halaman tertentu dan kembali berjalan di lokasi lain pada halaman yang sama. Dengan memperlihatkan nomor yang tercantum di dalam simbol penghubung pada halaman yang sama, dapat dikatakan aliran dokumen dalam sistem yang digambarkan dalam bagan alir.
Simbol Nama Keterangan Penghubung
pada halaman yang berbeda (off-page connector )
Menunjukkan kemana dan bagaimana bagan alir terkait satu dengan lainnya. Nomor yang tercantum dalam simbol penghubung menunjukkan
bagaimana bagan alir yang tercantum pada hal tertentu terkait dengan bagan alir yang tercantum pada hal yang lain.
Kegiatan manual
Uraian singkat kegiatan manual dicantumkan di dalam simbol ini.
Keterangan, komentar
Untuk menambahkan keterangan guna memperjelas pesan yang disampaikan dalam bagan alir.
Arsip sementara
Menunjukkan tempat
penyimpanan dokumen. Terdapat dua tipe arsip dokuman: arsip sementara dan arsip permanen.
Arsip sementara adalah tempat penyimpanan dokumen yang dokumennya akan diambil
Simbol Nama Keterangan
kembali diarsip tersebut di masa yang akan datang untuk keperluan pengolahan lebih lanjut terhadap dokumen tersebut untuk pengurutan pengarsipan dokumen digunakan simbol berikut ini: A = menurut abjad.
N = menurut nomor urut
T = kronologis, menurut tanggal.
Arsip permanen
Menggambarkan arsip permanen yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi dalam sistem yang bersangkutan.
Mulai/berakhir (terminal)
Menggambarkan awal dan akhir suatu sistem.
Keputusan Menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data. Keputusan yang dibuat ditulis dalam bentuk simbol.
2.2 Teori-Teori Khusus
2.2.1 Pengertian Administrasi
Menurut Ulbert (1999) yang dikutip oleh Husein Umar (2004, p2) yaitu administrasi secara luas didefinisikan sebagai penyususnan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal dengan maksud menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperolehnya kembali baik sebagian maupun menyeluruh. Sementara secara sempit lebih tepat disebut tata usaha (clerical work, office work). Kegiatan tata usaha terdiri dari rangkaian beberapa kegiatan, yaitu penerimaan, pencatatan, pengklasifikasian, pengolahan, penyimpanan, pengetikan, penggandaan, pengiriman data dan informasi secara tertulis yang diperlukan oleh organisasi.
2.2.2 Pengertian Arsip
Dalam persektif hukum pengertian arsip sudah cukup jelas yakni naskah-naskah yang dibuat atau diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan pemerintahan, swasta, atau perorangan dalam bentuk dan corak apapun dalam rangka pelaksanan kegiatan administrasi atau bukti transaksi atau penyelenggaraan kehidupan kebangsaan (UU No.7 tahun 1971). Arsip adalah data, catatan, dan keterangan yang dibuat atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar (UU No.8, 1997).
Arsip adalah data, catatan, dan keterangan yang dibuat atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelakasanaan kegiatannya, baik tertulis di atas
kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar. Sementara itu, rumusan yang lebih umum mengenai pengertian arsip adalah “rekaman informasi, tanpa memandang media atau karakteristiknya, dibuat atau diterima organisasi yang digunakan untuk menunjang kegiatan operasiaonal ” (Risck, 1992:3).
Menurut McKemmish (1993:7) arsip dapat dikelompokkan ke dalam tiga kelompok, yaitu:
1. Arsip kertas. Banyak sebutan untuk media rekam kertas seperti “arsip kertas”, “arsip konvensional”, “arsip tekstual”, “hard copy”, “human readable” atau “paper based records”.
2. Arsip audio visual (audio-visual base records). Termasuk dalam kelompok ini adalah arsip gambar statik (still images), arsip citra bergerak (moving images), dan arsip rekaman suara (sound records).
3. Arsip komputer atau elektronik (computer/electronic base records).
Termasuk dalam kelompok ini adalah data-data yang tersimpan dalam floppy disk, optik, hardisk, dan CD.
2.2.3 Pengertian LAN (Local Area Network)
Local Area Network biasa disingkat LAN adalah jaringan komputer yang jaringannya hanya mencakup wilayah kecil, seperti jaringan komputer kampus, gedung, kantor, dalam rumah, sekolah atau yang lebih kecil. Saat ini, kebanyakan LAN berbasis pada teknologi IEEE 802.3 Ethernet menggunakan perangkat switch, yang mempunyai kecepatan transfer data 10, 100, atau 1000 Mbit/s. Selain teknologi Ethernet, saat ini teknologi 802.11b (atau biasa disebut
Wi-fi) juga sering digunakan untuk membentuk LAN. Tempat-tempat yang menyediakan koneksi LAN dengan teknologi Wi-fi biasa disebut hotspot.
Pada sebuah LAN, setiap node atau komputer mempunyai daya komputasi sendiri, berbeda dengan konsep dump terminal. Setiap komputer juga dapat mengakses sumber daya yang ada di LAN sesuai dengan hak akses yang telah diatur. Sumber daya tersebut dapat berupa data atau perangkat seperti printer. Pada LAN, seorang pengguna juga dapat berkomunikasi dengan pengguna yang lain dengan menggunakan aplikasi yang sesuai.
Berbeda dengan Jaringan Area Luas atau Wide Area Network (WAN), maka LAN mempunyai karakteristik sebagai berikut :
1. Mempunyai pesat data yang lebih tinggi.
2. Meliputi wilayah geografi yang lebih sempit.
3. Tidak membutuhkan jalur telekomunikasi yang disewa dari operator telekomunikasi.
Biasanya salah satu komputer di antara jaringan komputer itu akan digunakan menjadi server yang mengatur semua sistem di dalam jaringan tersebut.
