7
LANDASAN TEORI
2.1 Teori Umum
2.1.1 Sistem Informasi Akuntansi 2.1.1.1 Definisi Sistem
Menurut Mulyadi (2001, p2) definisi sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Sistem menurut O’Brien (2001, p8) merupakan kumpulan dari komponen–komponen yang saling bekerja sama menuju suatu tujuan dengan menerima input dan menghasilkan output melalaui proses transformasi yang terorganisir.
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekelompok unsur yang saling berhubungan dan bekerja sama dengan menerima input dan menghasilkan output untuk mencapai tujuan tertentu.
2.1.1.2 Komponen Sistem
Menurut O’Brien (2001, p8) suatu sistem memiliki tiga komponen dasar, yaitu:
1. Input: menangkap dan mengubah elemen-elemen yang dimasukkan ke dalam sistem untuk diproses.
8
2. Processing: proses transformasi yang mengubah input menjadi output.
3. Output: mengirim elemen-elemen yang telah dihasilkan melalui proses transformasi ke tujuan yang telah ditentukan.
2.1.1.3 Definisi Informasi
Informasi menurut Mcleod (2001, p15) adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti.
Laudon dan Laudon (2003, p8) mendefinisikan bahwa informasi adalah data yang sudah diubah menjadi suatu bentuk yang lebih berarti dan berguna bagi manusia.
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang telah diproses menjadi suatu bentuk yang lebih berarti dan berguna bagi manusia.
2.1.1.4 Definisi Akuntansi
Definisi Akuntansi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah seni pencatatan dan pengikhtisaran transaksi keuangan dan penafsiran akibat transaksi ini terhadap suatu kesatuan ekonomi.
2.1.1.5 Definisi Sistem Informasi
Menurut Hall (2001, p7) sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan di distribusikan kepada para pemakai.
Menurut Whitten (2001, p8) sistem informasi adalah suatu penataan dari orang-orang, data, proses, presentasi informasi, dan teknologi informasi yang berinteraksi untuk mendukung dan meningkatkan operasi sehari-hari dalam bisnis sekaligus mendukung pemecahan masalah dan kebutuhan pengambilan keputusan dari manajemen dan pemakai.
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah rangkaian prosedur dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan di distribusikan kepada para pemakai untuk pengambilan keputusan dari manajemen.
2.1.1.6 Definisi Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Jones dan Rama (2003, p15) Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu subsistem dari sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan manajemen yang diperoleh dalam kegiatan rutin dari transaksi akuntansi.
10
Menurut Bodnar dan Hopwood (2000, p6) seperti yang diterjemahkan Amir Abadi Jusuf, sistem informasi akuntansi adalah sebagai sistem berbasis komputer yang dirancang untuk mengubah data akuntansi menjadi informasi.
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah subsistem dari sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan manajemen untuk mengubah data akuntansi menjadi informasi.
2.1.1.7 Manfaat Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Jones dan Rama (2003, p6) Manfaat dari Sistem Informasi Akuntansi antara lain:
1. Menghasilkan laporan eksternal.
2. Mendukung kegiatan rutin.
3. Mendukung pengambilan keputusan.
4. Perencanaan dan pengendalian.
5. Mengimplementasikan pengendalian internal.
2.1.2 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi 2.1.2.1 Pengertian Analisis Sistem
Analisis sistem menurut Mcleod (2001, p190) adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbarui.
Menurut Bodnar dan Hopwood (2000, p21) analisis sistem meliputi formulasi dan evaluasi solusi–solusi masalah sistem, penekanan dalam analisis sistem adalah pada tujuan keseluruhan sistem dan dasar dari semua ini adalah analisis untung rugi diantara tujuan–tujuan sistem.
Dari definisi tersebut dapat disimpulkan analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dan evaluasi solusi masalah sistem untuk merancang sistem baru atau diperbaharui.
2.1.2.2 Pengertian Perancangan Sistem
Menurut McLeod (2001, p192) perancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Jika sistem itu berbasis komputer, rancangan dapat menyertakan spesifikasi jenis peralatan yang akan digunakan.
2.1.2.3 UML (Unified Modeling Language)
Menurut Jones dan Rama (2003, p68) Unified Modeling Language (UML) adalah suatu bahasa untuk menentukan, menggambarkan, membuat, dan mendokumentasikan suatu sistem informasi dan merupakan diagram yang menunjukkan urutan dari kegiatan dalam suatu proses.
12
2.1.2.4 Pedoman menentukan events
Pedoman untuk menentukan events menerut Jones dan Rama (2003, p24) yaitu:
1. Mengenali events pertama dalam suatu proses ketika orang atau bagian pada organisasi bertanggung jawab pada suatu kegiatan.
2. Abaikan kegiatan yang tidak dilakukan oleh internal agent.
3. Mengenali event baru ketika perpindahan tanggung jawab antara internal agent dengan yang lainnya.
4. Mengenali event baru ketika suatu proses akan dilakukan atau dijadwalkan kembali oleh internal agent yang sama.
5. Memberikan nama pada event.
2.1.2.5 UML Activity Diagram
Menurut Jones dan Rama (2003, p99) UML Activity Diagram merupakan suatu diagram yang menunjukkan urutan kegiatan dalam suatu proses.
Menurut Jones dan Rama (2003, p69) UML activity diagram dapat dibedakan menjadi dua jenis yaitu:
1. The overview diagram merupakan UML activity diagram yang menggambarkan proses bisnis dengan mencatat event atau kejadian-kejadian penting, dan alur informasi antara event tersebut.
2. The detailed diagram merupakan UML activity diagram yang menggambarkan dengan lebih detail dari kegiatan yang berhubungan dengan satu atau dua event pada overview diagram.
2.1.2.6 Pengertian Workflow Table
Menurut Jones dan Rama (2003, p99) workflow table yaitu menggambarkan dua-kolom table yang menjelaskan actor dan actions atau kejadian dalam suatu proses.
2.1.2.7 UML Class Diagram
Menurut Jones dan Rama (2003, p188) UML class diagram yaitu suatu diagram yang dapat digunakan untuk membuat dokumen-dokumen seperti table, hubungan antar table, dan atribut dari table-table.
Contoh UML Class Diagram menurut Jones dan Rama (2003, p219):
Gambar 2.1 Contoh UML Class Diagram
2.1.2.8 UML Use Case Diagram
Menurut Jones dan Rama (2003, p321) UML Use Case adalah urutan kejadian yang terjadi ketika actor berinteraksi dengan sistem untuk tujuan tertentu.
Contoh UML Use Case Diagram menurut Jones dan Rama (2003, p338) :
Gambar 2.2 Contoh UML Use Case Diagram
2.1.2.9 Pengertian Formulir
Menurut Jones dan Rama (2003, p347) formulir adalah suatu dokumen yang telah diformat yang berisi field kosong sehingga dapat diisi data oleh user.
Jenis-jenis formulir menurut Jones dan Rama (2003, p316) yaitu:
1. Single Record Entry Form
Digunakan untuk meng-entry atau memodifikasi suatu record pada satu tabel.
Gambar 2.3 Single Record Entry Form
2. Tabular Entry Form
Digunakan untuk meng-entry atau memodifikasi beberapa record pada satu tabel.
Gambar 2.4 Tabular Entry Form Inventory Maintenance Form
ISBN Author Title
Cash Receipt Form Cash
Receipt#
Date Invoice# Customer# Customer Name
Check# Amount
Cumulative Amount
16
3. Multi Table Entry Form
Digunakan untuk meng-entry atau memodifikasi record dalam satu atau lebih tabel.
Gambar 2.5 Multi Table Entry Form
2.1.2.10 Jenis Laporan
Jenis-jenis laporan menurut Jones dan Rama (2003, p281) yaitu:
1. Simple Event List
Gambar 2.6 Simple Event List Order Entry Form Order#
Order Date
Customer# Customer Address
Customer Name Phone
Contact Person
ISBN Title Author Unit
Price
Quantity Extended Price
Sales Tax Total
Inventory Sales Date: 12/15/03-12/16/03; Order by:Sale#
Sale# Product# Quantity Price Extended Price
201 101 13 $2,00 $26,00
201 103 1 $1,50 $1,50
201 101 12 $1,50 $21,00
Total $77,50
2. Grouped Event Detail Report
Gambar 2.7 Grouped Event Detail Report
3. Group Event Summary Report
Gambar 2.8 Group Event Summary Report
4. Single Event Report
Gambar 2.9 Single Event Report Inventory Sales by Product#
Date: 12/15/03-12/16/03; Products:101-102 Group by:Product#
Sale# Quantity Sold Price Extended Price Product 101
201 13 $2,00 $26,00
202 14 1,50 21,00
203 10 2,00 20,00
Subtotal 37 $67,00
Product 102
202 2 $3,00 $6,00
204 1 3,00 3,00
3 $9,00
Sales Summarized by Product#
Date:12/15/03 Product:101-103 Type:Sales Summarize by:Product#
Product# Total Quantity Total Sales
101 37 $67,00
102 3 9,00
103 1 1,50
Receipt
Sale#:201 Date:12/15/03
Product# Description Quantity Sold Price Extended Price
101 Regular gas 13 $2,00 $26,00
103 Antifreeze 1 1,50 1,50
Subtotal $27,50
Tax 0,83
Total 28,33
18
2.1.2.11 Pengertian Navigation Diagram
Menurut Mathiassen (2000, p344) Navigation diagram merupakan diagram yang berfokus pada tampilan keseluruhan bagi user. Navigation diagram menunjukkan keterkaitan antara windows dan hubungannya.
2.2 Teori Khusus 2.2.1 Pembelian
2.2.1.1 Definisi Pembelian
Menurut Mulyadi (2001, p299) Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan.
Jenis transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi 2 (dua) menurut Mulyadi (2001, p300) yaitu :
1. Pembelian Lokal
Pembelian lokal merupakan pembelian dari pemasok dalam negeri.
2. Pembelian Impor
Pembelian Impor merupakan pembelian dari pemasok luar negeri.
2.2.1.2 Fungsi yang terkait dalam Pembelian
Menurut Mulyadi (2001, p300) Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian adalah :
1. Fungsi Gudang
Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.
2. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
3. Fungsi Penerimaan
Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahan.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan.
Fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas
20
keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang.
Fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.
2.2.1.3 Prosedur Pembelian
Menurut Mulyadi (2001, p301-303) Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian meliputi :
1. Prosedur Permintaan Pembelian
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian.
2. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain.
3. Prosedur Order Pembelian
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan (misalnya
fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barang, dan fungsi pencatat utang) mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
4. Prosedur Penerimaan Barang
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.
5. Prosedur Pencatatan Utang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen- dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.
6. Prosedur Distribusi Pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
22
2.2.1.4 Dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian
Menurut Mulyadi (2001, p303-308) dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah :
1. Surat Permintaan Pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut.
2. Surat Permintaan Penawaran Harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi, yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
3. Surat Order Pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.
4. Laporan Penerimaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
5. Surat Perubahan Order Pembelian
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang,
spesifikasi, penggantian (substitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.
6. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok.
2.2.2 Persediaan
2.2.2.1 Definisi Persediaan
Menurut Fess, Reeve, Niswonger & Warren (2002, p352) persediaan merupakan sejumlah bahan-bahan yang disediakan dan bahan-bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi, serta barang-barang jadi, produksi yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau langganan setiap waktu.
Menurut Smith dan Skousen (1997, p328) seperti diterjemahkan Alfonsus Sirait persediaan menunjukkan barang- barang yang dimiliki untuk dijual dalam kegiatan normal perusahaan, serta untuk perusahaan manufaktur merupakan barang-barang yang sedang diproduksi atau akan dimasukkan ke dalam proses produksi.
24
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa persediaan adalah barang-barang yang dimiliki perusahaan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau langganan setiap waktu.
2.2.2.2 Jenis Persediaan
Menurut Smith dan Skousen (1997, p327-328) persediaan pada perusahaan manufaktur dapat dibagi menjadi:
1. Bahan baku
Merupakan barang-barang yang diperoleh untuk digunakan dalam proses produksi.
2. Barang dalam proses
Terdiri dari bahan baku yang sebagian telah diproses dan perlu dikerjakan lebih lanjut sebelum dapat dijual.
3. Barang jadi
Merupakan produk yang telah diproduksi dan menunggu untuk dijual.
2.2.2.3 Fungsi Persediaan
Menurut Assauri (1998, p178) dilihat dari fungsinya persediaan dapat dibedakan :
1. Batch stock atau lot size inventory
Yaitu persediaan yang diadakan karena kita membeli atau membuat bahan-bahan/ barang-barang dalam jumlah lebih besar dari jumlah yang dibutuhkan saat itu.
2. Fluctuation stock
Adalah persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan.
3. Anticipation stock
Yaitu persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan, berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun dan untuk menghadapi penggunaan atau penjualan/ permintaan meningkat.
2.2.2.4 Metode Pencatatan Persediaan
Menurut Mulyadi (2001, p556) ada dua macam metode pencatatan persediaan, yaitu:
1. Metode mutasi persediaan (perpetual inventory method)
Adalah dimana setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan.
2. Metode persediaan fisik (physical inventory method)
Dalam metode ini hanya tambahan persediaan dari pembelian saja yang dicatat, sedangkan mutasi berkurangnya persediaan karena pemakaian tidak dicatat dalam kartu persediaan.
26
2.2.2.5 Metode Penilaian Persediaan
Menurut Fess, Reeve, Niswonger & Warren (2002, p366) dalam menilai persediaan, metode yang digunakan yaitu:
1. Metode FIFO (First In First Out)
FIFO adalah metode penetapan harga pokok persediaan, di mana dianggap bahwa barang-barang yang pertama kali dibeli akan merupakan barang yang dijual pertama kali. Dalam metode ini persediaan akhir dinilai dengan harga pokok pembelian paling akhir.
2. Metode LIFO (Last In First Out)
LIFO adalah metode penetapan harga pokok persediaan di mana dianggap bahwa barang-barang yang paling akhir dibeli merupakan barang yang dijual pertama kali. Dalam metode ini, persediaan akhir akan dinilai dengan harga pokok pembelian terdahulu.
3. Metode Rata-Rata (Average)
Rata-rata adalah metode penetapan harga pokok persediaan di mana dianggap bahwa harga pokok rata-rata dari barang yang tersedia dijual akan digunakan untuk menilai harga pokok barang yang akan dijual dan yang terdapat dalam persediaan.
2.2.2.6 Pengertian Just In Time (JIT)
Menurut Bodnar dan Hopwood (2000, p315-317) Just-in- Time (JIT) adalah istilah yang digunakan untuk menjelaskan
sistem persediaan dimana barang-barang hanya disediakan sesuai kebutuhan operasi mendatang. Sistem Just-in-Time (JIT) berbeda dengan sistem persediaan konvensional dimana persediaan barang dalam proses, bahan baku, dan produk jadi diminimalkan atau bahkan dieleminasi secara total.
2.2.2.7 Prosedur Sistem Akuntansi Persediaan
Menurut Mulyadi (2001, p559) Sistem dan prosedur yang bersangkutan dengan sistem akuntansi persediaan adalah:
1. Prosedur pencatatan produk jadi.
2. Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual.
3. Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang diterima kembali dari pembeli.
4. Prosedur pencatatan tambahan dan penyesuaian kembali harga pokok persediaan produk dalam proses.
5. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli.
6. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok.
7. Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang.
8. Prosedur pencatatan tambahan harga pokok persediaan karena pengembalian barang gudang.
9. Prosedur penghitungan fisik persediaan.
28
2.2.2.8 Pengendalian terhadap Fisik Persediaan
Menurut Mulyadi (2001, p581) pengendalian terhadap fisik persediaan menyangkut fungsi-fungsi sebagai berikut:
1. Fungsi Pembelian
Pembelian barang hanya dilakukan berdasarkan surat permintaan pembelian dari bagian yang membutuhkan barang.
Berdasarkan surat permintaan pembelian yang diterima dan surat penawaran dari pemasok, maka pembelian membuat order pembelian. Formulir ini akan ditandatangani oleh kepala bagian yang bersangkutan supaya dapat dipertanggung jawabkan. Order pembelian ini harus bernomor urut untuk memudahkan pengecekan atas order pembelian yang sudah dipenuhi dan dibatalkan.
2. Fungsi Penerimaan
Fungsi ini harus menimbang, menghitung dan memeriksa kualitas dan kuantitas serta spesifik lainnya, kemudian penerima mempersiapkan laporan penerimaan barang.
Laporan ini antara lain menunjukkan nomor order pembelian, nama penjual, perincian tentang pengangkutan, jumlah dan macam-macam barang yang diterima.
3. Fungsi Penyimpanan
Fungsi ini bertanggung jawab atas keamanan barang-barang yang ada di dalam gudang. Pengeluaran dari gudang harus dilakukan berdasarkan surat permintaan barang yang telah
dibuat secara tertulis dan telah disetujui oleh pejabat yang berwenang.
4. Fungsi Produksi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat formulir permintaan bahan pada saat bagian produksi membutuhkan barang untuk diproduksi dan formulir ini harus disetujui oleh pejabat yang berwenang. Fungsi ini juga bertanggung jawab atas barang yang diterimanya sampai barang tersebut selesai diproduksi menjadi barang jadi.
2.2.2.9 Jurnal Umum
Menurut Mulyadi (2001, p3) jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya.
Menurut Mulyadi (2001, p103) jurnal berfungsi untuk menggolongkan transaksi keuangan dan sekaligus berfungsi untuk meringkas transaksi keuangan yang terjadi dalam suatu periode akuntansi.
Pada umumnya jurnal umum berbentuk jurnal dua kolom (artinya kolom rupiahnya hanya terdiri dari dua kolom) yaitu kolom debit dan kolom kredit. Jika jenis transaksi perusahaan masih sedikit, jurnal umum dengan dua kolom, debit dan kredit, sudah cukup memadai sebagai catatan akuntansi pertama.
30
JURNAL UMUM
Halaman _________
Tanggal Keterangan Nomor Bukti
Nomor Rek.
Debit Kredit
Tabel 2.1 Jurnal Umum
