BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Hasil Penelitian
1. Gambaran Perusahaan a. Sejarah singkat
Pendirian BUMDes BINA WARGA karena adanya intruksi dari Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Pemerintahan Desa Kab. Barito Kuala yang berlandaskan pada UU No. 32 tahun 2004 tentang pemerintah daerah pasal 213 ayat (1) yang berbunyi “Deesa dapat mendirikan badan usaha milik desa sesuai dengan kebutuhan dan potensi desa”. Maksud pembentukan BUMDES BINA WARGA adalah untuk menampung dan mendorong seluruh kegiatan ekonomi masyarakat, baik yang tumbuh dan berkembang menurut adat istiadat, budaya setempat, maupun kegiatan perekonomian yang diserahkan untuk dikelola oleh masyarakat melalui program Pemerintah, Pemerintah Provinsi, Pemerintah Daerah, dan Pemerintahan Desa. BUMDes BINA WARGA ini beralamatkan di Gang Baliuk 1 Rt.01 Desa baliuk kec. Marabahan, Kab.
Barito Kuala, Kalimantan Selatan. Modal BUMDes BINA WARGA ini diperoleh dari Duit dari APBDEs berasal dari APBN yg disetorkan ke rek.
Desa.
b. Struktur organisasi
Suatu badan/perusahaan pasti memiliki struktur organisasi yang akan menjalankan suatu sistem yang diterapkan. Fungsi struktur organisasi sangat penting untuk kedudukan, wewenang, dan tanggung
jawab masing-masing bagian, dengan demikian maka kelancaran proses pelaksanaan administrasi dan operasional tidak mengalami hambatan.
Adapun bentuk struktur organisasi pengurusan BUMDes BINA WARGA adalah sebagai berikut:
Keterangan:
Penasehat berfungsi memberi arahan, masukan, dan pertimbangan-pertimbangan dalam suatu ide atau program dalam pengembangan organisasi.
Direksi berfungsi sebagai organ perusahaan yang berwenang dan bertanggung jawab penuh atas sebuah organisasi
Sekretaris berfungsi membantu direksi dalam pengelolaan program kerja di suatu organisasi
Bendahara berfungsi sebagai pembuat laporan keuangan perusahaan dan bertanggung jawab atas administrasi keuangan perusahaan
Unit Usaha perdagangan semprotan berfungsi sebagai pemegang sub unit kegiatan masyarakat perdagangan semprotan dan obat-obataan pertanian
Unit usaha penyewaan berfungsi memegang sub unit kegiatan masyarakat penyewaan alat-alat pertanian.
c. Kegiatan Usaha
BUMDes BINA WARGA merupakan Badan Usaha Milik desa yang bergerak pada kesejahteraan masyarakat bidang pertanian yaitu jual beli alat dan kebutuhan pertanian. BUMDes BINA WARGA menjalankan kegiatan usahanya kepada warga desa baliuk dengan menjual berbagai macam obat-obatan serta semprotan.
2. Sistem Informasi Akuntansi Pengelolaan Dana Desa Pada BUMDes BINA WARGA
BUMDes BINA WARGA merupakan Badan Usaha Milik Desa yang menjulan berbagai macam kebutuhan pertanian dengan sistem penjualan tunai. Sistem pencatatan data transaksi penjualan tunai BUMDes BINA WARGA ini belum terkomputerisasi dan masih menggunakan pencatatan manual untuk mencatat transaksi hariannya.
a. Deskripsi Pokok
Penjualan tunai pada BUMDes BINA WARGA di mulai saat pelanggan datang secara langsung dengan mengorder pesanan, lalu penjaga menerima pesanan dari pembeli, setelah itu bagian lapangan mencek stok barang dan mengambilkan barang pesanan pembeli lalu menyerahkan ke pembeli untuk mencek barang, setelah pembeli mencek barang tersebut, pembeli melakukan pembayaran tunai. Setelah uang di serahkan ke kasir, kasir pun menginput barang yang di beli dan membuat nota penjalan. Setelah di input kasir membuat rekapitulasi penjualan harian untuk di serahkan ke bendahara. Setelah itu bendahara menyerahkah ke direksi.
Informasi yang di perlukan dalam manajemen sistem penjualan tunai pada BUMDes yaitu:
1. Informasi data barang berupa nama barang, harga barang, dan jumlah barang.
2. Data pembeli b. Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait dalam penjualan tunai pada BUMDes BINA DESA yaitu:
1. Fungsi bagian Penjualan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melayani pembeli yang ingin mengorder perlengkapan pertanian dan mencek stok barang.
2. Fungsi Kasir
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat nota dan mencatat laporan penjualan perlengkapan pertanian, menerima pembayaran dari customer, mengisi nota untuk di serahkan kepada customer.
3. Fungsi Bendahara/keuangan.
Fungsi ini untuk mengumpulkan laporan penjualan dan membuat laporan penjualan perperiode. Dan melaporkan ke direksi.
c. Jaringan Prosedur yang membentuk Sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi penjualan tunai pada BUMDes BINA WARGA adalah sebagai berikut:
1. Prosedur order penjualan
Prosedur ini digunakan untuk melayani pelanggan dalam transaksi penjualan. Prosedur ini dilakukan oleh fungsi penjualan yang menerima order dari pelanggan, membuat nota penjualan yang akan diserahkan kepada pelanggan dan sebagai arsip.
2. Proses penerimaan pembayaran
Prosedur penerimaan pembayaran pada BUMDes BINA WARGA dijalankan oleh fungsi keuangan Prosedur penerimaan pembayaran terjadi setelah adanya kesepakatan antara pelanggan dan fungsi keuangan serta dilakukannya pembayaran atas pembelian barang sebesar jumlah yang sepakati.
3. Prosedur penyerahan barang
Prosedur penyerahan barang kepada customer dilakukan oleh fungsi keuangan. Prosedur ini dilakukan setelah fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan barang dan mengantarkannya ke bagian keuangan.
4. Dokumen yang di gunakan
Dokumen yang digunakan pada BUMDes BINA WARGA pada sistem penjualan tunai adalah sebagai berikut:
a. Catatan akuntansi yang diguakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan tunai pada BUMDes BINA WARGA yaitu berupa laporan hasil dari transaksi. Laporan Penjualan digunakan untuk mencatat sejumlah informasi yang berhubungan dengan penjualan tunai sehari-hari nya. Pencatatan pada laporan penjualan tunai ini dilakukan oleh bagian keuangan dengan mencatatkan informasi nama customer dan jumlah penjualan yang dilakukan.
b. Bagan alir dokumen
Berikut adalah bagan alir dokumen penjualan tunai yang berjalan pada BUMDes Bina Warga
Berdasarkan bagan alir dokumen penjualan tunai pada BUMDes Bina Warga dapat dijelaskan sebagai Berikut:
1. Pembeli
Membuat pesanan barang yang ingin di beli.
2. Kasir
Menerima daftar pesanan barang dan menyiapkannya.
Menerima pembayaran dari pembeli. Melakukan pecatatan pada laporan penjualan.
3. Menerima catatan penjualan. Setelah itu membuat laporan penjualan dan menyerahkan ke direksi.
4. Menerima dan mencek laporan penjualan.
B. Pembahasan hasil Penelitian 1. Permasalahan
a. Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai pada BUMDes BINA WARGA
Berdasarkan hasil penelitian yang telah diuraikan oleh penulis, maka ditemukan beberapa kelemahan pada sistem penjualan tunai yang berjalan pada BUMDes BINA WARGA. Ada pun beberapa kelemahan tersebut, yaitu:
1. Informasi yang diperlukan Manajemen
Informasi yang diperlukan manajemen selama ini dalam sistem penjualan tunai pada BUMDes BINA WARGA hanya berupa catatan penjualan tunai yang di tulis di buku dan belum terkomputerisasi.
2. Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait pada BUMDes BINA WARGA mempunyai kelemahan yaitu perangkapan fungsi pada fungsi penjualan yang juga berperan saat menerima order dari customer.
3. Jaringan prosedur yang membentuk sistem
Jaringan prosedur dalam sistem penjualan tunai pada BUMDes BINA WARGA sudah tepat yaitu meliputi prosedur order penjualan, prosedur penerimaan pembayaran, prosedur penyerahan barang. Namun segala pencatatan yang dilakukan dalam prosedur- prosedur tersebut masih dilakukan secara manual sehingga rentan terjadi kesalahan.
4. Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan pada BUMDes BINA WARGA masih memiliki kekurangan, seperti tidak lengkapnya data.
5. Catatan akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan pada BUMDes BINA WARGA dalam sistem informasi penjualan tunai yaitu laporan penjualan tunai secara manual.
2. Pemecahan Masalah
a. Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai pada BUMDes BINA WARGA
Berdasarkan permasalahan yang ada, maka pemecahan masalah yang di berikan untuk Sistem Informasi Akuntansi penjualan tunai pada BUMDes BINA WARGA yaitu sebagai berikut:
1. Informasi yang diperlukan manajemen yang disrankan
Informasi yang diperlukan manajemen yang disarankan penulis untuk sistem penerimaan kas, yaitu:
a. Laporan penjualan tunai pertanggal
b. Laporan penjualan tunai perbulan c. Laporan penjualan tunai perperiode d. Laporan penjualan tunai keseluruhan 2. Fungsi terkait yang disarankan
Fungsi yang dalam sistem penjualan tunai iyalah fungsi penjualan, fungsi kasir, fungsi keuangan.
3. Jaringan prosedur yang membentuk sistem yang disarankan
Jaringan prosedur membentuk sistem yang disarankan penulis pada BUMDes BINA WARGA sudah tepat karena sesuai dengan keperluan dan kondisi perusahaan akan tetapi pencatatan transaksi dilakukan melalui sistem.
4. Dokumen yang disarankan
Dokumen yang disarankan pada BUMDes BINA WARGA adalah sebgai berikut:
a. Nota penjualan
Dokumen ini dibuat oleh bagian kasir sebagai bukti pembayaran dar pelanggan. Invoice di buat sebanyak 3 rangkap.
Berikut ini desain invoice pembayaran yang di sarankan penulis untuk BUMDes BINA WARGA.
b. Laporan penjualan tunai
Dokumen ini dibuat oleh bagian keuangan. Dokumen ini digunakan sebagai transaksi penjualan harian. Laporan ini gunanya untuk melihat pelaksanaan operasi penjualan dalam satu periode. Berikut desain laporan penjualan tunai yang disarankan penulis.
c. Laporan penjualan pertanggal
Laporan penjualan per tanggal dibuat oleh fungsi keuangan. Laporan ini digunakan untuk menampilkan keseluruhan transaksi penjualan dalam satu periode bulan dalam bentuk penanda dan rekapitulasi masuk serta tidak masuknya transaksi .Gambar dibawah merupakan laporan penjualan per tanggal yang disarankan.
Keterangan:
Variasi laporan penjualan terdiri dari laporan penjualan pertanggal, laporan penjualan per bulan, laporan penjualan per periode.
Berdasarkan bagan alir dokumen sistem penjualan tunai yang disarankan maka dapat di jelaskan sebagai berikut:
1. Bagian Penjualan
Fungsi Penjualan sebagai berikut:
a. Menerima orderan dari pembeli b. Mengecek stok barang
c. Menyiapkan barang pesanan pembeli
d. Menyerahkan nota beserta barang yang di siapkan ke pembeli
2. Bagian kasir
Fungsi kasir sebagai berikut:
a. Menerima daftar pesanan pembeli b. Melakukan input data penjualan
c. Membuat nota penjualan terdiri dari 3 rangkap dengan rangkap pertama ke bagian keuangan, rangkap ke 2 untuk pembeli dan rangkap ke 3 untuk arsip
d. Menerima pembayaran dari pembeli
e. Menyerahkan nota pembayaran ke bagian fungsi penjualan.
3. Bagian keuangan/ bendahara
Fungsi keuangan/bendahara sebagai berikut:
a. Menerima dan Merekapitulasi nota penjualan
b. Mecek variasi laporan penjualan yang terdiri dari laporan penjualan pertanggal, perbulan, dan perperiode.
c. Menyerahkan variasi laporan penjualan kepada Direksi
d. Mengarsip variasi laporan penjualan 4. Fungsi Direksi
Fungsi pimpinan sebagai berikut:
Pimpinan berhak untuk menerima dan mencocokan laporan penjualan dengan penghasilan penjualan barang yang di serahkan oleh fungsi keuangan. Kemudian pimpinan akan memvalidasi laporan tersebut.
b. Sistem informasi penjualan tunai pada BUMDes BINA WARGA berbasisweb yang disarankan
Langkah-langkah dalam membangun program aplikasi penjualan tunai untuk BUMDes BINA WARGA sebagai berikut:
1. Normalisasi
Pada bab sebelumnya telah dijelaskan mengenai konsep normalisasi. Dimana normalisasi merupakan suatu bagian dari perancangan basis data. Tanpa normalisasi sistem basis data akan jadi lambat, tidak akurat dan tidak efisien. Terdapat 4 (empat) tingkatan dalam melakukan normalisasi, yaitu:
a. Tidak normal
Suatu tabel terdiri dari field-field. Berikut adalah field- field yang digunakan dalam membangun program aplikasi penjualan tunai pada BUMDes BINA WARGA.
no. nama Field no. nama field
1 qty 11 jabatan
2 harga 12 no_telepon
3 sub_harga 13 username
4 no_nota 14 password
5 tanggal 15 kode_barang
6 total bayar 16 nama_barang
7 nik 17 keterangan
8 nama_lengkap 18 jumlah 9 nama_panggilan 19 harga_beli 10 tanggal_lahir 20 harga_jual
1. Bentuk normal pertama(1NF)
Telah memenuhi bentuk normal kesatu (1NF), yaitu jika nilai untuk semua atribut adalah anatomik atau tidak dapat dibagi lagi menjadi unit yang lebih kecil.
NO PENGGUNA
1 id 2 nik
3 nama_lengkap 4 nama_panggilan 5 tanggal_lahir 6 jabatan 7 no_telepon 8 username 9 password
NO PERSEDIAN 1 ID
2 kode_barang 3 nama_barang 4 keterangan 5 jumlah 6 harga_beli 7 harga_jual
2. Bentuk normal kedua (2NF)
Telah memenuhi syarat bentuk normal kedua (2NF), jika : (1) Telah berbentuk normal pertama (1NF).
(2) Semua atribut utama harus bergantung fungsional penuh pada kunci relasi. Contohnya atribut nama_pelanggan, alamat_pelanggan, dan nohp_pelanggan bergantung penuh pada kunci relasi id pada tabel pelanggan.
NO INPUT HEADER 1 ID
2 NO_NOTA 3 USER_ID 4 TANGGAL 5 TOTOAL_BAYAR
3. Bentuk nolmal ketiga (3NF)
Telah memenuhi syarat bentuk normal ketiga (3NF), jika : (1) Telah berbentuk normal kedua (2NF).
(2) Relasi tidak boleh memuat ketergantungan fungsional diantara atribut-atribut bukan utama. Contohnya pada tabel barang terdapat dua atribut bukan kunci, yaitu persentase dan limit. Atribut persentase tidak bergantung pada limit dan begitu juga sebaliknya. Atribut bukan kunci tersebut bergantung fungsional secara penuh kepada sekumpulan atribut yang berfungsi sebagai kunci relasi.
NO INPUT DETAIL 1 ID
2 BARANG_ID 3 QTY
4 HARGA 5 SUB_HARGA 6 INPUT_HEADER_ID
Dengan dilakukannya normalisasi maka dapat dihindari anomali-anomali selama melakukan manipulasi data seperti berikut :
a) Anomali penyisipan (insertion)
Anomali penyisipan merupakan kesalahan yang terjadi akibat dari operasi panyisipan record pada sebuah relasi. Sebagai contoh apabila kita menyisipakan atau menambahkan satu data barang pada tabel barang maka kita tidak perlu lagi menambahkan data barang pada tabel transaksi_detail.
b). Anomali penghapusan (delete)
Anomali penghapusan merupakan kesalahan yang terjadi akibat dari operasi penghapusan terhadap record dari sebuah relasi. Sebagai contoh apabila kita menghapus data nama barang pada tabel barang, maka kita tidak perlu lagi menghapus nama barang pada tabel transaksi_detail.
c). anomali modifikasi (update)
Anomali modifikasi atau kesalahan mengubah adalah kesalahan pada waktu mengubah sebuah data pada satu tabel, maka tabel lain juga ikut berubah.
Sebagai contoh apabila kita mengubah nama barang pada tabel barang, maka kita tidak perlu lagi merubah nama barang tersebut pada tabel transaksi_detail.
2. Sistem basis data
Sistem basis data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan atau memiliki relasi. Berikut merupakan diagram relasi antar tabel:
Penjelasan relasi antar tabel pada gambar di atas adalah sebagai berikut:
a. Tabel persediaan
Tabel persediaan adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan dan menambah data Persediaan. Tabel ini memiliki relasi one to many dengan tabel detail dengan field kunci id. Hal ini berarti satu kode barang bisa mempunyai banyak detail kode pada tabel detail. Dibawah ini merupakan desain tabel secara fisik:
Keterangan:
Nama tabel : persediaan Kunci utama : id
Jumlah field : 7
Fungsi : untuk menyimpan data barang
b. Tabel pengguna
Tabel pengguna adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan dan menambah data pengguna. Tabel ini memiliki relasi one to one dengan tabel pengguna dengan field kunci id.
Hal ini berarti satu kode pengguna bisa mempunyai satu data pada tabel pengguna. Dibawah ini merupakan desain tabel secara fisik:
no. Nama field Tipe data
1 id int(11)
2 nik int(11)
3 nama_lengkap varchar(20) 4 nama_panggilan varchar(20) 5 tanggal_lahir date
no. Nama field Tipe data
1 id int(11)
2 kode_barang int(11) 3 nama_barang varchar(20) 4 keterangan varchar(50)
5 jumlah int(3)
6 harga_beli int(11) 7 harga_jual int(11)
6 jabatan varchar(20) 7 no_telepon int(11) 8 username varchar(20) 9 password varchar(20)
Keterangan:
Nama : pengguna Kunci utam : nik Jumlah field : 9
Fungsi : untuk menyimpan data pengguna
c. Tabel detail
Tabel detail adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan dan menambah data detail transaksi. Tabel ini memiliki relasi many to one dengan tabel header dengan field kunci id. Hal ini berarti beberapa kode detail bisa mempunyai satu transaksi pada tabel header. Dibawah ini merupakan desain tabel secara fisik :
Keterangan:
Nama : input detail Kunci utama : id
Jumlah field : 6
no. Nama Field Tipe data
1 id int(11)
2 barang_id int(11)
3 qty int(2)
4 harga int(10)
5 sub_harga int(3) 6 input_header_id int(11)
Fungsi : untuk menyimpan data transaksi input detail.
d. Tabel input header
Tabel header adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan dan menambah data header yang baru. Tabel ini memiliki relasi one to many dengan tabel detail dengan field kunci id. Hal ini berarti satu kode transaksi_header bisa mempunyai banyak transaksi pada tabel transaksi_detail. Dan memiliki relasi one to one dengan tabel laporan_transaksi dengan field kunci id . hal ini berarti satu kode transaksi_header hanya bisa memiliki satu transaksi pada laporan_transaksi.
Dibawah ini merupakan desain tabel secara fisik:
No Nama field Tipe data
1 id int(11)
2 no_nota int(11)
3 user_id int(11)
4 tanggal date
5 total_bayar int(11)
Keterangan:
Nama : input header Kunci utama : id
Jumlah field : 5
Fungsi : untuk menyimpan data transaksi header
3. Data Flow Diagram(DFD) a. Diagram Jenjang
Merupakan kumpulan komponen alat perancangan sistem yang bisa di gambarkan sebagai keseluruhan proses yang berlangsung di dalam sebuah program aplikasi yang jelas serta terstruktur.
b. Diagram Konteks
Merupakan Gambaran dari bagian apa saja yang berhubungan dalam sebuah sistem progpram aplikasi penjualan tunai.
c. DFD Level 0
Diagram konteks adalah diagram tingkat atas, yaitu diagram secara global dari sebuah sistem informasi yang menggambarkan
aliran-aliran data ke dalam dan ke luar dari dalam dan luar entitas eksternal.
b. DFD level 1
DFD level 1 menggambarkan keseluruhan, entitas digambarkan pada masing-masing bagian sesuai dengan kebutuhan pada level 1.
Proses 1
Proses 2
Proses 3
4. Desain Interface menggunakan PHP a. Form login
From login merupakan halaman pertama yang ditampilkan saat program aplikasi dijalankan, dan untuk bisa masuk ke dalam program aplikasi maka pengguna perlu memasukkan username dan password terlebih dahulu. Berikut tampilan form login.
b. Form menu utama
Form menu utama merupakan form yang muncul pertama kali setelah proses login dilakukan. Lalu, di bagian samping terdapat beberapa data transaksi penjualan. Berikut tampilan form menu utama.
c. Form Master Data
Master data merupakan menu yang berisi data utama yang berhubungan dengan transaksi-transaksi yang akan dilakukan.
Master data yang ada pada program aplikasi penjualan yang penulis buat terdiri dari 6 bagian, yaitu master data yang berisi data barang, data customer, data karyawan,data jabatan,data transportir dan data pengguna. Setiap data pada master data dapat diedit, dihapus dan ditambah. Berikut merupakan tampilan dari master data pada program aplikasi penjualan yang telah penulis buat :
1. Master data barang
2. Data master pengguna
Master data Pengguna digunakan untuk menyimpan data informasi pengguna yang dapat mengakses program aplikasi penjualan tunai pada BUMDes BINA WARGA yang telah penulis buat. Berikut merupakan tampilan master data pengguna pada program aplikasi penjualan yang telah penulis buat:
3. Transaksi
Menu transaksi terdiri dari 1 menu, yaitu penjualan tunai. Menu ini digunakan untuk memasukkan data transaksi yang ingin dilakukan oleh pengguna. Berikut merupakan tampilan dari menu transaksi pada program aplikasi penjualan tunai yang penulis buat :
a. Transaksi penjualan tunai
Form transaksi penjualan digunakan untuk memasukkan sejumlah data atau informasi mengenai penjualan barang yang terjadi pada BUMDes BINA WARGA. Pada form transaksi penjualan yang penulis buat mampu digunakan untuk memasukkan data penjualan tunai.Berikut merupakan tampilan form transaksi penjualan tunai pada aplikasi penjualan tunai yang telah penulis buat:
b. Daftar transaksi
Daftar transaksi penjualan berisikan informasi penjualan yang terjadi pada BUMDes BINA WARGA.
Pada daftar transaksi penjualan setiap data dapat dihapus dan dapat dilihat informasi secara detail dari penjualan tersebut. Serta pengguna juga dapat melakukan filter data transaksi penjualan berdasarkan tanggal. Berikut merupakan tampilan dari daftar transaksi penjualan yang ada pada program aplikasi penjulan yang telah penulis buat:
4. Laporan
Menu laporan dapat digunakan untuk melihat dan mencetak berbagai jenis laporan yang diinginkan. Menu laporan terbagi atas beberapa sub menu, yaitu laporan penjualan perperiode, laporan penjualan perbulan dan laporan penjualan pertanggal. Berikut merupakan tampilan dari laporan yang telah penulis buat pada aplikasi penjualan tunai:
