19
3.1 SEJARAH SINGKAT BADAN USAHA
Organisasi dapat diibaratkan seperti tubuh manusia, yang terdiri dari bagian – bagian yang saling bekerjasama antara organ tubuh yang satu dengan yang lainnya, sehingga tubuh manusia dapat berfungsi sesuai dengan yang diinginkan. Begitu juga dengan organisasi yang ada pada Rental VCD D-NOS masing – masing bagian bekerjasama sesuai dengan bidangnya untuk mencapai tujuan yang sama.
Rental VCD D-NOS di buka pada tanggal 1 November 2005, Oleh Dolly Novarudin Siregar. Rental VCD D-NOS bertempat di jalan Peninggaran Raya No.4, Kebayoran Lama Utara, Jakarta Selatan. Rental VCD D-NOS ini bergerak dibidang jasa penyewaan VCD.
3.1.1 Struktur Organisasi
Untuk mencapai tujuan dari organisasi maka Rental VCD D-NOS melakukan pengorganisasian yang sesuai dengan fungsi dari organisasi tersebut. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 3.1 sebagai berikut :
Gambar 3.1 : Struktur Organisasi Pemilik
Bagian Keuangan Pelayanan Bagian Pemeliharaan
Adapun tugas dan fungsi dari masing – masing bagian adalah sebagai berikut : 1) Pemilik
a. Sebagai pihak yang bertanggung jawab atas segala kebutuhan dari badan usaha tersebut.
b. Memantau perkembangan badan usaha tersebut dari waktu ke waktu.
c. Menerima laporan dari Setiap bagian.
2) Bagian Keuangan
Bertanggung jawab atas kegiatan yang berhubungan dengan pembuatan laporan keuangan badan usaha.
3) Bagian Pelayanan
Mempertanggung jawabkan segala macam hal yang berkaitan dengan penyewaan VCD.
4) Bagian Pemeliharaan
Bertanggung jawab atas kegiatan yang berkaitan dengan pemeliharaan VCD.
3.1.2 Analisa Sistem Yang Berjalan
Dalam membahas sistem yang berjalan, yang terdiri dari prosedur – prosedur dalam melakukan berbagai kegiatan adalah sebagai berikut :
1. Penyewa menyerahkan kartu anggota dan memberikan kode VCD yang akan disewanya kepada bagian penyewaan.
2. Bagian Penyewaan Vcd lalu melakukan pengecekan terhadap kartu anggota dan VCD yang akan di sewa.
3. Setelah dilakukan pengecekan dan VCD yang akan di sewa maka bagian penyewaan menyerahkan bukti penyewaan kepada penyewa.
4. Pengembalian VCD dilakukan dengan membawa bukti penyewaan dan VCD.
5. Bagian Penyewaan membuat laporan penyewaan berdasarkan bukti penyewaan untuk diserahkan kepada pemilik.
3.1.3 Flow Of Dokumen Sistem Yang Sedang Berjalan
Gambar 3.2 FOD yang berjalan
3.1.4 Permasalahan
Setelah dilakukan analisa pada system yang digunakan pada proses penyewaan VCD di Rental VCD D-NOS, Ditemukan permasalahan sebagai berikut : 1. Proses Penyewaan VCD yang masih Menggunakan proses manual.
2. Proses Pengadaan bukti penyewaan yang masih manual.
3. Tidak adanya bukti pengembalian.
Arsip anggota & penyewaan yang tidak teratur sehingga proses pembuatan laporan menjadi terhambat.
3.2 Prosedur Sistem Yang Di Usulkan
3.2.1 Dasar Pemikiran Sistem Yang Di Usulkan
Sistem penyewaan yang sedang berjalan sekarang masih memiliki prosedur yang baik, tetapi terjadi permasalahan yang menyangkut kecepatan dan ketelitian pada informasi yang dibutuhkan. Dalam hal ini penulis mengajukan sebuah rancangan Sistem Informasi untuk bagian pelayanan yang diharapkan dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi Keseluruhan Sistem pada D – NOS (Video – CD - Rental)
3.2.2 Tujuan Sistem Yang Di Usulkan
Adapun system yang diusulkan ini dapat diharapkan dapat mempermudah pencarian data dan dapat dirasakan langsung oleh berbagai pihak baik pada bagian Pelayanan maupun Pelanggan.
1. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja bagian Pelayanan dalam mengolah informasi dengan memberikan kemudahan dan kecepatan pelayanan dalam menangani pengolahan informasi
2. ketelitian dan ketepatan pencarian data pinjaman yang telah tersusun rapih.
3.2.3 Flow Of Dokumen Yang Di Usulkan
Gambar 3.3 FOD yang diusulkan
3.3 Data Flow Diagram 3.3.1 Diagram Konteks
Gambar 3.4 Diagram Konteks
3.3.2 Diagram Zero
Gambar 3.5 Diagram Zero
Level 1 Proses 1
Cek Anggota 1.1
Anggota
Input Pinjaman
1.2
Kartu Anggota Data Anggota
Faktur Pinjaman Anggota
VCD
PINJAM Data Pinjaman
Data VCD
Gambar 3.6 Level 1 Proses 1 Level 1 Proses 2
Kembali VCD 2.1
Cetak Faktur Pengembalian
2.2
PINJAM Data Pinjaman
Faktur Pinjaman
Data Pinjaman
Faktur Pengembalian Anggota
Gambar 3.7 Level 1 Proses 2 Level 1 Proses 3
Gambar 3.8 Level 1 Proses 3
3.3.3 Entity Relation Diagram
Gambar 3.9 Entity Relationship Diagram 3.3.4 Normalisasi
A. Unormalized Form (Bentuk Tidak Normal) / Normalisasi 1NF
Gambar 3.10 Normalisasi 1NF kd_ang
nama alamat telp NBP kd_ang kd_F
TGL_pinjam TGL_kembali JmlPinjam Kembali_TGL denda
kd_F judul jenis stock harga
B. Normalisasi 2NF
Data Anggota Data Pinjam
Gambar 3.11 Normalisasi 2NF
C. Normalisasi 3NF
Data Anggota Data Pinjam Data VCD
Gambar 3.12 Normalisasi 3NF kd_ang *
nama alamat telp
NBP * kd_ang **
kd_F **
TGL_pinjam TGL_kembali JmlPinjam Kembali_TGL denda
kd_F * judul jenis stock harga kd_ang *
nama alamat telp
kd_F * judul jenis stock harga
NBP * kd_ang **
kd_F **
TGL_pinjam TGL_kembali JmlPinjam Kembali_TGL denda
3.4 Spesifikasi File
Dalam mengerjakan file data dapat disesuaikan menurut kebutuhan sesuai dengan program yang akan dibuat. File database program ini terdiri dari 3 file terpisah yaitu :
1. Struktur File Anggota,
file ini memiliki struktur dan record-record sebagai berikut : Nama File : rentalvcd.mdb
Nama Tabel : Anggota Primary Key : kd_Ang
No Nama Field Type Width Description 1 kd_ang* Text 9 Kode Anggota
2 nama Text 25 Nama Anggota
3 alamat Text 40 Alamat Anggota
4 telp Text 13 Nomer Telpon / Hp Anggota
Total : 77
Tabel 3.1 File Anggota
2. Struktur File Pinjam, file ini memiliki struktur dan record-record sebagai berikut :
Nama File : rentalvcd.mdb Nama Table : Pinjam
Primary Key : NBP Foreign Key : kd_ang
Kd_F
No Nama Field Type Width Description
1 NBP* Text 10 Nomer Bukti Pinjaman
2 kd_ang Text 9 Kode Anggota
3 kd_F Text 5 Kode VCD
4 TGL_pinjam Date 8 Tanggal Peminjaman VCD 5 TGL_kembali Date 8 Tanggal Kembali VCD 6 JmlPinjam Integer 1 Jumlah Pinjaman VCD 7 Kembali_TGL Date 8 Tanggal Pengembalian VCD 8 denda Currency 8 Denda Peminjaman
Total 57
Tabel 3.2 File Pinjam
3. Struktur File VCD, file ini memiliki struktur dan record-record sebagai berikut :
Nama File : rentalvcd.mdb Nama Table : VCD
Primary Key : kd_F
No Nama Field Type Width Description
1 kd_F* Text 5 Kode VCD
2 judul Text 25 Judul VCD
3 jenis Text 10 Jenis VCD
4 stock Integer 2 Stock VCD 5 Harga Currency 8 Harga Sewa VCD
Total : 50
Tabel 3.3 File VCD
3.5 Rancangan Input / Output 3.5.1 Rancangan Input 3.5.1.1 Struktur Menu
Gambar 3.13 Struktur Menu
3.5.1.2 Menu Utama
Menu Utama X
File Master Transaksi Laporan Keluar
_
Gambar 3.14 Menu Utama
3.5.1.3 Input Data Anggota
Gambar 3.15 Input Data Anggota
3.5.1.4 Input Data VCD
Gambar 3.16 Input Data VCD
3.5.1.5 Input Pinjaman
Pinjaman X
DATA GRID1
SIMPAN CETAK KELUAR NBP
NAMA
Kode Anggota Kd_ang Nama
Data Grid 1
Harga Sewa Jenis VCD
Judul VCD Kode VCD
Kd_f judul jenis harga
V
V
TOTAL TOTAL TANGGAL Tgl_Pinjam V
TANGGAL Tgl_Kembali V nbp
PINJAMAN
Gambar 3.17 Input Pinjaman
3.5.1.6 Input Pengembalian
Pengembalian X
PENGEMBALIAN
DATA GRID1
TOTAL TOTAL NBP
NAMA
Kode Anggota Kd_Ang
Nama
V nbp
SIMPAN CETAK KELUAR Tanggal Kembali_TGL V
Gambar 3.18 Input Pengembalian 3.5.1.7 Cetak laporan Pinjaman
Gambar 3.19 Cetak Laporan Pinjaman
3.5.1.8 Cetak Laporan Stok VCD
Gambar 3.20 Cetak Laporan Stok VCD 3.5.2 Rancangan Output
3.5.2.1 Faktur Pinjaman
Gambar 3.21 Faktur Pinjaman 3.5.2.2 Faktur
Pengembalian
Gambar 3.22 Faktur Pengembalian
3.5.2.3 Output Laporan Pinjaman
Gambar 3.23 Output Laporan Pinjaman 3.5.2.4 Output Laporan Stok VCD
Gambar 3.24 Output Laporan Stok VCD 3.6 Konfigurasi Komputer
Agar jalannya program ini dapat berhasil dengan baik, beberapa komponen yang akan disebutkan nanti harus dipenuhi. Jika salah satu komponen tidak ada atau kurang memenuhi syarat, maka akan mengalami kendala dan program tidak akan berjalan dengan baik.
A. Perangkat Keras Utama (Hardware)
Prosesor : Pentium 1 atau lebih tinggi
Memory Ram : 32 MB
Harddisk : minimal 700 Kb ruang kosong
Monitor : VGA 800 X 600 pixel dengan 16 bit warna
Mouse
B. Perangkat Lunak (Software)
Sistem operasi : Mocrosoft windows 9X, atau yang terbaru
Microsoft visual basic
Crystal report 8,5
