BAB III ANALISA MASALAH DAN PERANCANGAN. - sekarang. Didirikan oleh Bpk Toto Mardianto, Drs yang sebelumnya hanya staff

(1)

BAB III

ANALISA MASALAH DAN PERANCANGAN

3.1. Sejarah dan Struktur PT. XXX

PT.XXX industri Penyediaan alat – alat kantor didirikan pada tahun 1983 - sekarang. Didirikan oleh Bpk Toto Mardianto, Drs yang sebelumnya hanya staff karyawan kantor biasa dan ingin nantinya saat pensiun mempunyai usaha sendiri untuk menambah penghasilan. Ini adalah salah satu perusahaan terkemuka yang awalnya hanya perusahaan kecil dimana modal awal diperoleh bapak Toto dari uang hasil pensiun dan tabungan. PT.XXX adalah: komitmen yang berkelanjutan di berorientasi kepuasan layanan pelanggan kemampuan tinggi tingkat adaptasi dalam mencapai kepuasan pelanggan, kualitas tinggi, harga terjangkau dan pelayanan terbaik. Terbukti dari pelanggan PT.XXX yang semulanya hanya beberapa perusahaan di jakarta dan sekitarnya, kini berkembang ke beberapa negara tetangga seperti Malaysia, Singapore dan Brunai darussalam.

V i s i

Terdepan dalam Penyediaan alat – alat kantor berkualitas tinggi M i s i

Adapun misi dari PT. XXX adalah : Make a Good service and Quality

Membuat pelayanan dan kualitas yang baik bagi pelanggan

PT.XXX yang semulanya hanya menyediakan alat – alat kantor seperti meja, kursi dan lemari yang berkualitas, kini berkembang ke alat – alat kantor elektronik seperti komputer, printer, mesin fotokopi dan lain – lain.

28

(2)

BAGAN 3.1

Bagan Struktur Organisasi PT XXX Keterangan tugas masing – masing bagian :

∗ Officer settlement : bagian yang membuat laporan - laporan piutang.

∗ Officer dok SPM (Super Market) : bagian yang menyiapkan dokumen – dokumen ekspor dipelabuhan

∗ Officer dok Lokal : bagian yang menyiapkan dokumen – dokumen lokal

∗ Group leader finance : bagian yang memantau kegiatan settlement dan mengelola web

∗ Manager finance : bagian yang menaungi semua kegiatan finance

Dan user hanya akan berhubungan dengan group leader finance jika ada sesuatu yang berhubungan dengan hutang piutang.

(3)

3.2 Perancangan Sistem berorientasi Objek dengan UML

Divisi Finance di lingkungan PT. XXX dalam melakukan administrasinya lebih terfokus pada sistem pencatatan uang masuk atau uang keluar. Untuk saat ini pengkontrolan pencatatan tersebut masih belum maksimal sehingga perlu mendapat perhatian penuh. Dalam bahasan ini di gambarkan dengan menggunakan diagram use-case dan diagram aktifitas yang terjadi untuk administrasi data Outstanding Piutang yang meliputi pencatatan Invoice pelanggan.

Dalam perancangan Sistem Informasi Outstanding piutang PT. XXX ini berdasarkan batasan yang diambil oleh penulis maka dapat diidentifikasi aktor- aktor yang terlibat di dalamnya yaitu:

1. Pelanggan, yang berperan sebagai penerima output dan pemberi input dan di dalam model rancangan yang diusulkan pelangan berinteraksi langsung dengan sistem melalui intranet.

2. Staff Finance, yang merupakan sebagai user dalam untuk mengelola data piutang outstanding.

3. Manager Finance, berperan sebagai pemakai sistem untuk keperluan analisa setiap kebijakan yang berhubungan dengan piutang pelangan.

3.2.1 Use-case Bisnis Sistem Yang Berjalan

Diagram use-case yang terlihat pada Gambar 3.1 merupakan model yang ditinjau dari sisi penerima output atau pemberi input yaitu pelangan PT. XXX yang disebut sebagai Aktor, kegiatan yang dilakukan oleh aktor ini (yang disebut dengan Use-Case) terdiri dari:

(4)

• Use-Case Pelangan mengajukan order pesanan yaitu memberikan data pesanan order barang kepada Bagian finance

• Use-Case Pelangan Menerima bukti tagihan dari finance.

• Use-Case Pelangan Melakukan pembayaran ke finance.

GAMBAR 3.1

Use-Case Bisnis SI Outstanding Piutang Yang Berjalan

3.2.2 Diagram Aktifitas Mengajukan Order Pesanan

Untuk mengajukan order pesanan, terlebih dahulu pelangan melakukan pemesanan awal barang kepada staff finance, setelah itu staff finance akan melakukan cek ketersediaan barang di gudang jika tersedia maka akan di buatkan document mencatat pesanan order jika tidak tersedia akan melakukan konfirmasi ke pelanggan. Aktifitas ini dapat dilihat pada Gambar 3.2.

Melakukan order

Menerima invoice Pelanggan

Melakukan pembayaran

(5)

PELANGGAN FINANCE

Order pesanan

cek order Konfirmasi ke pelanggan

GAMBAR 3. 2

Diagram Aktifitas Order Sistem Berjalan

3.2.3 Diagram Aktifitas Pelanggan Menerima Invoice (Tagihan)

Dalam aktifitas pelangan menerima tagihan ini, Staff Finance melihat kedalam sistem ERP mengenai status piutang pelangan, setelah tahu status piutang maka staff finance melakukan pencetakan dan pengiriman invoice kepada pelangan. Aktifitas ini dapat dilihat pada Gambar 3.3

Catat order Tdk tersedia

Tersedia

(6)

FINANCE PELANGGAN

Lihat piutang Terima piutang

Cetak piutang

Kirim piutang

GAMBAR 3. 3

Diagram Aktifitas Pelangan Menerima Invoice Yang Berjalan

3.2.4. Diagram Aktivitas Pelanggan Melakukan Pembayaran

Dalam aktivitas pelangan melakukan pembayaran, setelah pelangan menerima pemberitahuan piutang usaha maka pelangan melakukan pembayaran melalui bank. Aktifitas ini dapat dilihat pada Gambar 3.4

(7)

PELANGGAN BANK

Lihat piutang

Terima pembayaran

Melakukan pembayaran

GAMBAR 3.4

Diagram Aktifitas Pembayaran Invoice yang berjalan

3.3 Analisa sistem yang diusulkan

Berdasarkan analisa sistem yang berjalan ada beberapa kelemahan yaitu :

• Pelanggan tidak mengetahui kapan piutangnya akan jatuh tempo karena harus menunggu informasi dari perusahaan.

• Pihak perusahaan mengalami kesulitan didalam memonitoring pelanggan yang jatuh tempo secara cepat dan tepat.

• Pihak perusahaan membutuhkan banyak biaya dalam pengelolaan piutang.

(8)

3.3.1 Sistem use case yang diusulkan

Dalam sistem yang diusulkan ini finance dan pelanggan dapat berinteraksi langsung dengan sistem. Disini finance bisa mengelola data piutang dan data pelanggan dan pelanggan dapat melihat piutangnya. Aktifitas ini dapat dilihat pada Gambar 3.5

GAMBAR 3.5

Sistem use case yang diusulkan Berikut skenario dari use case Gambar 3.5 diatas :

Tabel 3.1

Skenario usa case finance kelola data pelanggan Nama use case Kelola data pelanggan

Aktor Finance Deskripsi Admin dapat menikmati fasilitas dalam

Login

Kelola data piutang

Kelola data pelanggan

Verifikasi data

Lihat data piutang Staff finance

Pelanggan include

(9)

aplikasi

Fungsi utama Mengelola data pelanggan

Tabel 3.2

Skenario usa case finance kelola data piutang Nama use case Kelola data piutang

Aktor Finance Deskripsi Admin dapat menikmati fasilitas dalam

aplikasi

Fungsi utama Mengelola data piutang

Tabel 3.3

Skenario usa case pelanggan verifikasi akun data Nama use case Verifikasi akun data

Aktor Pelanggan Deskripsi Pelanggan dapat melihat data piutang

Fungsi utama kecocokan data verifikasi

Tabel 3.4

Skenario usa case pelanggan lihat data piutang Nama use case Lihat data piutang

Aktor Pelanggan

Deskripsi Lihat data piutang

Fungsi utama Pelanggan bisa lihat data piutang

(10)

3.3.2 Diagram aktifitas finance

Alur kerja dari diagram aktifitas finance, diawali finance yang berhubungan langsung dengan sistem, finance login masukkan user id dan password setelah berhasil maka akan muncul tampilan menu dan finance akan mengelola data pelanggan dan data piutang setelah berhasil lalu cetak sebagai berkas laporan dan selesai. Lihat gambar 3.6

FINANCE SISTEM

GAMBAR 3.6

Aktifitas mengelola data pelanggan dan data piutang

Login

Tambah pelanggan

Edit pelanggan

Tampilkan perubahan cetak

verifikasi Login salah

(11)

3.3.3 Diagram aktifitas pelanggan

Didalam diagram akifitas pelanggan ini pelanggan bisa langsung melihat data piutang yang akan jatuh tempo sendiri sehingga tidak perlu menunggu konfirmasi dari finance lagi. Lihat gambar 3.7

PELANGGAN SISTEM

GAMBAR 3.7 Diagram aktifity pelanggan

Input user & password

Lihat outstanding piutang Tampilkan menu

Verifikasi Password salah

(12)

3.3.4 Sequence Diagram Pelanggan

Adapun proses detail dari gambar sequence diagram dibawah adalah pelanggan memasukkan data untuk login kemudian sistem akan mengirimkan ke database untuk lihat data invoice. Pelanggan akan bisa melihat data invoice.

Lihat gambar 3.8

Pelanggan Login Sistem

Data

Verifikasi

GAMBAR 3.8

Sequence diagram Pelanggan lihat data Piutang

Login

Lihat data piutang

Tampilkan data Login salah

Aktor

(13)

3.3.5 Sequence diagram Finance kelola data piutang dan pelanggan

Proses detail dari gambar dibawah finance login pada aplikasi. Finance melakukan input data piutang dan data pelanggan yang akan disimpan pada sistem setelah proses simpan data selesai maka finance memperoleh pesan berhasil.

Lihat gambar 3.9

GAMBAR 3.9

Sequence diagram finance kelola data piutang/pelanggan

3.3.6 Skema relasi

Skema relasi yang dibangun sebagai berikut : 1. Pelanggan

(#custcode,custname,invdate,due_date,add1,add2,add3) 2. Outstanding

Kelola data piutang /pelanggan

Login Sistem

Finance

Aktor Verifikasi Input data Sistem

Login

Input data piutang/pelanggan Login salah

Simpen data

Pesan penyimpanan berhasil

(14)

(#custcode,custname,totso,totde,ltotinv,category,crlimit) 3. Finance

(#custcode,custname,so,inv,invdate,add1,add2,add3,stockname,qty,unitpri ce,duedate,diskon,sj)

4. Masterstock

(#stockcode,stocktname)

GAMBAR 3.10

Diagram hubungan antar Objek

³ Custcode

• Custname

• So

• Inv

• Inv_date

• Add1

• Add2

• Add3

• Stockname

• Qty

• Unitprice

• Duedate

• Diskon

• Sj

Finance

³ custcode

• custname

• totso

• totdel

• totInv

• category

• crlimit

Outstanding

³ Custcode

• Custname

• Add1

• Add2

• Add3

• crlimit

Pelanggan Master stock

m ³ Stockcode

• stockname

m

1 n

m

1

m

1

(15)

3.4 Perancangan Struktur Basis Data

Untuk keperluan pengolahan data, maka diperlukan file-file yang berfungsi untuk menyimpan data-data. File database yang dibuat dengan menggunakan MySQL ini mempunyai dua belas table utama, spesifikasi file sebagai berikut

TABEL 3.5 Struktur Table Finance

No. Nama Field Tipe Field Panjang Keterangan 1. CUSTCODE CHAR 10 No kode pelangan [PK]

2. Custname VARCHAR 35 Nama Pelangan

3. SO CHAR 10 No Sales order

4. Inv CHAR 6 Nilai Tagihan

5. Inv_Date DATETIME 8 Tanggal Penagihan

6. Addres1 VARCHAR 35 Alamat 1

9. Stockname VARCHAR 50 Nama Barang 10. Qty DECIMAL (20.8) Jumlah barang 11. Unitprices DECIMAL (28.8) Harga satuan 12. Duedate DATETIME 8 Tanggal jatuh tempo

13. Diskon VARCHAR 6 Potongan

14. SJ VARCHAR 20 Surat jalan

(16)

TABEL 3.6 Struktur Table outstanding

No. Nama Field Tipe Field Panjang Keterangan

1. CUSTCODE CHAR 10 Kode Pelangan [PK]

2. Custname VARCHAR 35 Nama Pelangan

3 Totso Decimal 18 Total Amount Sales Order

4 TotDel Decimal 18 Total Delivery

5 TotInv Decimal 18 Total Invoice

6 Category VARCHAR 4 Kategory

7 Crlimit VARCHAR 20 Nilai Uang deposit

TABEL 3.7 Struktur Table login

1. ID CHAR 4 Id User [Primary key]

2. Datetime VARCHAR 100 Waktu Login 3. IP_address VARCHAR 16 Alamat User

4 Username VARCHAR 32 Nama User

5 Password VARCHAR 32 Kata Kunci

6 Correct TINYINT 1 Status

(17)

TABEL 3.8

Struktur Table Master Barang

1. Stock_code CHAR 10 Kode barang

2. Nm_Brg VARCHAR 35 Nama Barang

TABEL 3.9

Struktur Table Master Customer

1. CustCode CHAR 10 Kode customer

2. Custname VARCHAR 35 Nama pelangan

3 Addres1 VARCHAR 35 Alamat1

6 CRLIMIT TINYINT 1 Status

3.5 Perancangan Masukan dan Keluaran.

Dapat dilihat perancangan Input Output secara keseluruhan dan hubungan antar halaman mulai dari halaman utama, halaman pelangan beserta halaman yang berkaitan dengan pesanan Pelangan, halaman Tagihan. Untuk kemudahan

(18)

desain web penulis membuat template untuk tampilan header dan footer agar setiap halaman mempunyai header dan footer yang sama dan juga jika ada perubahan pada desain header dan footer cukup hanya dengan merubah file template tersebut, maka secara otomatis seluruh halaman yang memakai file template tersebut akan ikut berubah.

GAMBAR 3.11 Perancangan halaman utama

Depan Login admin Buku tamu Kontak kami Berita

Frame Header

Login user

Frame Footer

Frame Utama Pelanggan

Piutang Usaha

Home | Contact Us | Guess Book | Profile

(19)

GAMBAR 3.12

Perancangan halaman login untuk autentifikasi User

Frame Header

Login user

Pelanggan

Piutang Usaha User User Id

Password Password

Home | Contact Us | Guess Book | Profile Frame Footer

(20)

GAMBAR 3.13

Perancangan Halaman Tampil Input Data Invoice

GAMBAR 3.14

Perancangan halaman tampil daftar piutang Oustanding

SO Number Invoice Piutang Credit Limit

Total piutang

Total SO

Total delv note

Sisa C/L xxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxx

xxxxxxxxxx Cust name

Cust code SJ Number Invoice date

Frame Header

Login user

Due date

Frame Footer Home | Contact Us | Guess Book | Profile Pelanggan

Piutang Usaha

No SO

Diskon Stock name

Add 3 Qty SJ

Unit price invoice

Invoice date

Customer code Customer name

Add 1

Save Cancel

Add 2

(21)

GAMBAR 3.15

Perancangan halaman Master Customer

Frame Header

Login user

Pelanggan Cust code C/L

Cust name Piutang Usaha

Add 1

Add 2

Add 3

Save Cancel

Frame Footer Home | Contact Us | Guess Book | Profile

(22)

Home

Login user Login admin Buku tamu Kontak kami Berita

Bagan 3.2 Struktur navigasi

User id

Password

User id

Password

Master customer

Pelanggan Piutang usaha

List piutang List customer

Master stok code

List stok code

piutang